Assetti Organizzativi, di Controllo e Risk Governance nei Confidi. Firenze, 28 Febbraio 2013

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1 Assetti Organizzativi, di Controllo e Risk Governance nei Confidi Firenze, 28 Febbraio 2013

2 Indice ß Introduzione ß Assetti Organizzativi ß Sistema dei Controlli Interni ß Risk Governance ß Conclusioni ß Contatti Firenze, 28 Febbraio 2013 Pagina 2

3 Introduzione Obiettivo della presentazione è illustrare gli Assetti Organizzativi, il Sistema dei Controlli Interni e la Risk Governance nei Consorzi di Garanzia Collettiva dei Fidi di maggiori dimensioni. Tali aspetti sono strettamente correlati tra di loro, in quanto all interno dei più generali assetti organizzativi che un Confidi dovrebbe porre in essere, si innesta il sistema dei controlli interni, all interno del quale la risk governance ricopre un ruolo fondamentale. SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI ASSETTI ORGANIZZATIVI RISK GOVERNANCE Firenze, 28 Febbraio 2013 Pagina 3

4 Assetti Organizzativi Gli Assetti Organizzativi per i Confidi attualmente iscritti nell Elenco Speciale sono disciplinati dalla Circolare di Banca d Italia n. 216 Istruzioni di Vigilanza per gli Intermediari Finanziari iscritti nell Elenco Speciale. E necessario e opportuno inoltre considerare le Disposizioni di attuazione al D.Lgs. 141, (gennaio 2012) tenuto conto della loro ormai prossima emissione definitiva da parte dell Autorità di Vigilanza. Tale fonte normativa, che andrà a sostituire la Circolare 216, detta dei requisiti organizzativi più stringenti. Circ. Banca d Italia n.216 Disp. attuaz. al D.Lgs. 141 PRINCIPI DI ORGANIZZAZIONE Firenze, 28 Febbraio 2013 Pagina 4

5 Assetti Organizzativi Circ. Banca d Italia n.216 I soggetti che svolgono funzioni di amministrazione e direzione presso gli intermediari finanziari assumono un ruolo fondamentale ai fini della definizione di un adeguato sistema organizzativo e del conseguimento di un efficiente sistema dei controlli interni. La ripartizione di competenze tra gli organi aziendali deve garantire in ogni caso una costante dialettica interna tra gli organi, evitando sovrapposizioni di competenze che possano incidere sulla funzionalità aziendale. L operato degli organi amministrativi deve essere sempre documentato, al fine di consentire un controllo sugli atti gestionali e sulle decisioni assunte. La documentazione dell azione amministrativa e la presenza di una dialettica costante con l alta direzione e il collegio sindacale assumono particolare rilevanza nel caso in cui vi sia un amministratore unico. Disposizioni di attuazione al D.Lgs. 141 PRINCIPI GENERALI DI ORGANIZZAZIONE Presupposto di un sistema di governo e controllo completo e funzionale è l esistenza di un organizzazione aziendale adeguata per assicurare la sana e prudente gestione degli intermediari e l osservanza delle disposizioni loro applicabili. Per essere conformi alla disposizione in oggetto, i Confidi devono definire e adottare i presidi dettagliati nella slide seguente: Firenze, 28 Febbraio 2013 Pagina 5

6 Assetti Organizzativi PRINCIPI GENERALI DI ORGANIZZAZIONE ex Attuazione D.Lgs solidi dispositivi di governo societario nonché processi decisionali e una struttura organizzativa adeguati. I rapporti gerarchici e la suddivisione delle funzioni sono definiti in forma chiara e documentata 2 3 politiche di governo e procedure per la gestione e il controllo dei rischi aziendali e per la prevenzione dei conflitti di interesse, idonee ad assicurare la sana e prudente gestione dei rischi aziendali, nel rispetto delle previsioni di cui al presente capitolo un efficace sistema dei controlli interni 4 misure che assicurino che il personale e i soggetti terzi di cui l intermediario si avvale per lo svolgimento delle proprie attività conoscano le procedure da seguire per il corretto esercizio delle proprie funzioni e siano provvisti delle qualifiche, delle conoscenze e delle competenze necessarie per l esercizio delle responsabilità loro attribuite; 5 6 criteri e procedure volti agarantire che l affidamento di funzioni al personale o ai soggetti terzi di cui l intermediario si avvale per lo svolgimento delle proprie attività non sia tale da impedire loro di svolgere in modo adeguato e professionale una qualsiasi di tali funzioni; efficaci flussi interni di comunicazione delle informazioni Firenze, 28 Febbraio 2013 Pagina 6

7 Assetti Organizzativi PRINCIPI GENERALI DI ORGANIZZAZIONE ex Attuazione D.Lgs un sistema informativo idoneo a: - fornire supporto alla conduzione delle attività e all attuazione delle strategie aziendali; - conservare registrazioni ordinate dei fatti di gestione dell intermediario, della sua organizzazione interna e di ogni operazione con il richiesto grado di dettaglio, assicurandone la corretta attribuzione sotto il profilo temporale; - assicurare flussi informativi adeguati e tempestivi agli organi aziendali, alle funzioni di controllo e ad ogni livello dell organizzazione aziendale, con particolare riferimento ai dati necessari per il corretto esercizio delle proprie responsabilità e per seguire l evoluzione dei rischi; - fornire alla Banca d'italia un quadro fedele della posizione patrimoniale, economica e finanziaria dell intermediario; 8 9 procedure e sistemi idonei a tutelare la sicurezza, l integrità e la riservatezza delle informazioni, tenendo conto della natura delle informazioni medesime; politiche, sistemi, risorse e procedure per la continuità dell attività e dei servizi, formalizzati in un apposito piano aziendale di continuità operativa, adeguati ad assicurare la capacità di operare su base continuativa, limitare le perdite in caso di gravi interruzioni dell operatività, recuperare tempestivamente i dati e le funzioni al fine di riprendere tempestivamente i servizi. Firenze, 28 Febbraio 2013 Pagina 7

8 Assetti Organizzativi In concreto l implementazione di un sistema organizzativo completo si sostanzia nella definizione e formalizzazione (o implementazione) dei seguenti principali presidi: Corporate Governance; - Organo con funzione di supervisione strategica; - Organo con funzione di direzione; - Organo con funzione di controllo. Struttura Organizzativa: Regolamento aziendale/ Funzionigramma/ Organigramma che definiscano chiaramente ruoli e responsabilità delle diverse strutture aziendali, gerarchie e relativi riporti; Policy di gestione dei rischi aziendali e per la prevenzione di Conflitti di Interesse; Sistema di Controlli Interni adeguato (regole, funzioni, strutture, risorse, mappatura processi, procedure e controlli); Sistema informativo aziendale adeguato a supportare efficacemente l operatività aziendale e garantisca la qualità/ sicurezza dei dati e la continuità operativa; Specifici Programmi di Formazione (esempio: Antiriciclaggio). Per garantire la costituzione e tenuta del sistema organizzativo aziendale, si rendono pertanto opportuni interventi di implementazione e manutenzione periodici a livello organizzativo. Firenze, 28 Febbraio 2013 Pagina 8

9 Sistema dei Controlli Interni Analogamente agli Assetti Organizzativi, il Sistema dei Controlli Interni per i Confidi attualmente iscritti nell Elenco Speciale è disciplinato dalla Circolare di Banca d Italia n. 216 Istruzioni di Vigilanza per gli Intermediari Finanziari iscritti nell Elenco Speciale. E necessario e opportuno inoltre considerare le Disposizioni di attuazione al D.Lgs. 141, tenuto conto della loro ormai prossima emissione da parte dell Autorità di Vigilanza. Tale fonte normativa, che andrà a sostituire la Circolare 216, detta dei requisiti organizzativi più stringenti. Circ. Banca d Italia n.216 Disp. attuaz. al D.Lgs. 141 SISTEMA DEI CONTROLLI INTERNI Firenze, 28 Febbraio 2013 Pagina 9

10 Sistema dei Controlli Interni Circ. Banca d Italia n.216 Il sistema dei controlli interni è costituito dall insieme di regole, procedure e strutture organizzative che mirano ad assicurare il rispetto delle strategie aziendali e il conseguimento dell efficacia ed efficienza dei processi aziendali, della salvaguardia del valore delle attività e protezione dalle perdite, dell affidabilità e integrità delle informazioni contabili e gestionali, della conformità delle operazioni con la legge, la normativa di vigilanza, le disposizioni interne dell intermediario. Disposizioni di attuazione al D.Lgs. 141 Il sistema dei controlli interni è costituito dall insieme di regole, funzioni, strutture, risorse, processi e procedure volti ad assicurare, nel rispetto della sana e prudente gestione, il conseguimento delle seguenti finalità: verifica dell attuazione delle strategie e delle politiche aziendali; salvaguardia del valore delle attività e protezione dalle perdite; efficacia ed efficienza dei processi aziendali; affidabilità e sicurezza delle informazioni aziendali e delle procedure informatiche; prevenzione del rischio che l intermediario sia coinvolto, anche involontariamente, in attività illecite (con particolare riferimento a quelle connesse con il riciclaggio, l usura ed il finanziamento al terrorismo); conformità delle operazioni con la legge e la normativa di vigilanza, nonché con le politiche, i regolamenti e le procedure interne Firenze, 28 Febbraio 2013 Pagina 10

11 Sistema dei Controlli Interni Il Sistema dei Controlli Interni deve essere strutturato, tenendo conto del principio di proporzionalità, secondo il seguente schema: Controlli 3 Livello Controlli 2 Livello Controlli 1 Livello Revisione Interna (internal audit): in tale ambito rientra la valutazione periodica della completezza, funzionalità e adeguatezza del sistema dei controlli interni, inclusi quelli sul sistema informativo (EDP audit),con cadenza prefissata in relazione alla natura e all intensità dei rischi. L attività è condotta da funzioni diverse e indipendenti da quelle produttive, anche attraverso verifiche in loco. Controlli sulla gestione dei rischi (risk management, compliance) che hanno l obiettivo di verificare: - Il rispetto dei limiti operativi assegnati alle varie funzioni; - La coerenza dell operatività delle singole aree produttive con gli obiettivi di rischio-rendimento assegnati; - La conformità alle norme dell operatività aziendale. Le funzioni preposte a tali controlli sono distinte da quelle produttive; esse concorrono alla definizione delle politiche di governo dei rischi e del processo di gestione dei rischi. Controlli di Linea: diretti ad assicurare il corretto svolgimento delle operazioni connesse con l attività di concessione di finanziamenti e le altre attività esercitate. Essi sono effettuati dalle stesse strutture operative (es. controlli di tipo gerarchico, sistematici e e a campione), incorporati nelle procedure (anche automatizzate) ovvero eseguiti nell ambito dell attività di back office. Firenze, 28 Febbraio 2013 Pagina 11

12 Sistema dei Controlli Interni I Confidi devono istituire le funzioni di controllo (Internal Audit, Risk Management, Compliance) assicurandone l indipendenza dalle funzioni operative. Nello specifico: Indipendenza Tali funzioni dispongono dell autorità, delle risorse e delle competenze necessarie per lo svolgimento dei loro compiti; I responsabili non sono gerarchicamente subordinati ai responsabili delle funzioni sottoposte a controllo e sono nominati dall organo con funzione di gestione, d accordo con l organo con funzione di supervisione strategica, sentito l organo con funzione di controllo. Essi riferiscono direttamente agli organi aziendali; coloro che partecipano alle funzioni aziendali di controllo non partecipano direttamente alla prestazione delle attività che essi sono chiamati a controllare ( ); le funzioni aziendali di controllo sono tra loro separate sotto un profilo organizzativo ( ); il metodo per la determinazione della remunerazione di coloro che partecipano alle funzioni aziendali di controllo non deve comprometterne l obiettività. Le funzioni aziendali di controllo presentano agli organi aziendali, almeno 1 volta all anno, relazioni sull attività svolta e forniscono agli stessi organi consulenza per i profili che attengono ai compiti di controllo svolti. Firenze, 28 Febbraio 2013 Pagina 12

13 Sistema dei Controlli Interni Ai fini dell effettuazione di adeguati controlli sull operatività, è necessaria la formalizzazione dei processi aziendali. Nel dettaglio questi possono classificarsi come illustrato: Processi di Business sono i processi core aziendali ed hanno un maggior impatto sui risultati di business dell'azienda. Ad esempio, per i Confidi ricopre particolare rilevanza il processo creditizio di Concessione di Garanzie. Nello specifico il processo in oggetto è composto dai seguenti sottoprocessi: Istruttoria Delibera Monitoraggio Reporting Gestione deteriorati attività di analisi relative alle richieste di rilascio garanzie attività di approvazione della concessione delle garanzie attività di monitoraggio e controllo sulle diverse garanzie rilasciate attività di predisposizione ed invio di reporting direzionale e di controllo attività di rilevazione e gestione delle posizioni deteriorate (rettifiche sulle garanzie). Processi di Supporto sono i processi necessari per la gestione operativa dell azienda. Predispongono le risorse, le infrastrutture, le competenze e le conoscenze necessarie per i processi aziendali e possono essere previsti dalla normativa di riferimento. Per quanto riguarda i processi disciplinati, ad esempio ricoprono particolare rilevanza i processi di Segnalazioni di Vigilanza e disclosure: segnalazioni statistiche, segnalazioni prudenziali, segnalazione LGD, Resoconto Icaap, Pillar 3. Nello specifico il processo in oggetto è composto dai seguenti sottoprocessi: Per la produzione delle Segnalazioni di Vigilanza la normativa prevede di effettuate opportune attività di data quality, tese a garantire la correttezza delle segnalazione, e l implementazione di strumenti di reportistica (cruscotti di controllo). Firenze, 28 Febbraio 2013 Pagina 13

14 Risk Governance Con riferimento alla Risk Governance, come già anticipato nelle slide precedenti, i Confidi devono costituire delle apposite funzioni di controllo dei rischi, nello specifico la funzione di Risk Management e la funzione di Compliance, in grado di gestire e governare i rischi aziendali. In dettaglio le funzioni in oggetto devono svolgere i seguenti compiti: Risk Management collabora alla definizione delle politiche e del processo di gestione del rischio e delle relative procedure e modalità di rilevazione e controllo; presiede al funzionamento del sistema di misurazione e controllo dei rischi e ne verifica il rispetto da parte dell intermediario; in tale contesto sviluppa e applica indicatori in grado di evidenziare situazioni di anomalia e inefficacia dei sistemi di misurazione e controllo dei rischi; monitora costantemente l evoluzione dei rischi aziendali e il rispetto dei limiti operativi all assunzione delle varie tipologie di rischio; analizza i rischi dei nuovi prodotti e servizi e di quelli derivanti dall ingresso in nuovi segmenti operativi e di mercato; verifica l adeguatezza e l efficacia delle misure prese per rimediare alle carenze riscontrate nel sistema di controllo dei rischi. Compliance La funzione di compliance, al fine di valutare l adeguatezza delle procedure interne rispetto all obiettivo di prevenire la violazione di leggi, regolamenti e norme di autoregolamentazione applicabili all intermediario finanziario: identifica le norme applicabili all intermediario finanziario e alle attività da esso prestate e ne misura/valuta l impatto sui processi e sulle procedure aziendali; propone modifiche organizzative e procedurali volte ad assicurare l adeguato presidio dei rischi di non conformità alle norme; predispone flussi informativi diretti agli organi aziendali e alle altre funzioni aziendali di controllo; verifica l efficacia degli adeguamenti organizzativi suggeriti per la prevenzione del rischio di non conformità. Firenze, 28 Febbraio 2013 Pagina 14

15 Risk Governance Compliance La funzione di conformità alle norme è coinvolta nella valutazione ex ante della conformità alla regolamentazione applicabile di tutti i progetti innovativi (inclusa l operatività in nuovi prodotti o servizi) che l intermediario intenda intraprendere nonché nella prevenzione e nella gestione dei conflitti di interesse anche con riferimento ai dipendenti e agli esponenti aziendali. Altre aree di intervento della funzione di conformità alle norme sono: la verifica della coerenza del sistema premiante aziendale (in particolare retribuzione e incentivazione del personale) con gli obiettivi di rispetto delle norme, dello statuto nonché di eventuali codici etici o altri standard di condotta applicabili all intermediario; la consulenza e assistenza nei confronti degli organi aziendali dell intermediario in tutte le materie in cui assume rilievo il rischio di non conformità nonché la collaborazione nell attività di formazione del personale sulle disposizioni applicabili alle attività svolte, al fine di diffondere una cultura aziendale improntata ai principi di onestà, correttezza e rispetto dello spirito e della lettera delle norme. Firenze, 28 Febbraio 2013 Pagina 15

16 Conclusioni I Confidi di maggiori dimensioni, tenuti alla prossima implementazione degli assetti organizzativi e di controllo illustrati nelle slides precedenti, svolgono in misura prevalente l attività di garanzia collettiva dei fidi e possono esercitare anche attività residuali (attività riservate ad altri intermediari finanziari entro un limite pari al 20% del totale dell attivo) e attività connesse e strumentali (attività accessorie che consentono di sviluppare l'attività esercitata); L implementazione di assetti organizzativi, di controllo e della risk governance conformi alla normativa di riferimento comporta dei costi di adeguamento, in termini monetari e di impegno di risorse; L adeguamento normativo implica recuperi di efficienza ed efficacia nell operatività (assetti organizzativi) e nella gestione dei rischi (sistema dei controlli interni e risk governance) che può riflettersi in miglioramenti nelle performance aziendali. Firenze, 28 Febbraio 2013 Pagina 16

17 Contatti Per maggiori informazioni contattare: Salvatore Spagnolo Executive Director FSO Advisory Services: Financial Services Risk Management Tel Firenze, 28 Febbraio 2013 Pagina 17

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