METODOLOGIA DEL CONTROLLO STRATEGICO DEL COMUNE DI FAENZA

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1 METODOLOGIA DEL CONTROLLO STRATEGICO DEL COMUNE DI FAENZA _Approvazione con Atto G.C. 443 del 30/12/2013 _Variazione con Atto G.C. 255 del 30/09/2014 Servizio Pianificazione, Programmazione e Controllo 1/6

2 INDICE Art. 1 PREMESSA... 3 Art. 2 FASI... 3 Art. 3 LO STRUMENTO INFORMATICO DI SUPPORTO... 4 Art. 4 OBIETTIVI E INDICATORI STRATEGICI... 4 Art. 5 PROGRAMMAZIONE STRATEGICA... 4 Art. 6 REPORT DI VERIFICA INTERMEDIA... 5 Art. 7 VALUTAZIONE DEL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI... 5 Servizio Pianificazione, Programmazione e Controllo 2/6

3 Art. 1 PREMESSA 1. La presente metodologia disciplina in dettaglio il controllo strategico del Comune di Faenza, in attuazione del vigente Regolamento sui controlli interni e la performance e preso atto delle impostazioni organizzative definite dal Regolamento sull ordinamento generale degli uffici e dei servizi. Art. 2 FASI 1. Il controllo strategico si realizza attraverso le seguenti fasi: Fase Documento Soggetto competente 0 Definizione delle Linee Impostazione della programmazione Programmatiche di Mandato strategica di mandato conseguente Sindaco, Consiglio (d ora in poi, per brevità, all insediamento dell Amministrazione Comunale LP ) anche con riferimento al comunale programma elettorale 1 Aggiornamento annuale degli indirizzi, obiettivi e più significative iniziative previste dal programma amministrativo di mandato LP 2 Articolazione delle linee programmatiche in programmi e progetti, tramite il collegamento a cascata dei relativi obiettivi e indicatori, e tramite l attribuzione ai programmi delle risorse economiche destinate per la realizzazione (con definizione delle modalità di confronto esterno/interno) 3 Articolazione dei progetti in azioni programmatiche, tramite il collegamento a cascata dei relativi obiettivi e indicatori (con definizione delle modalità di confronto esterno/interno) 4 Articolazione delle azioni programmatiche in obiettivi gestionali annuali, tramite il collegamento a cascata dei relativi obiettivi e indicatori (con definizione delle modalità di confronto esterno/interno) 5 Monitoraggio intermedio dell andamento delle azioni programmatiche ed eventuali interventi correttivi strategici 6 Verifiche intermedie e finale di mandato della congruenza tra i Piano Generale di Sviluppo (d ora in poi, per brevità, PGS ) Relazione Previsionale e Programmatica (d ora in poi, per brevità, RPP ) allegata al bilancio di previsione Piano Esecutivo di Gestione (d ora in poi, per brevità, PEG ) Stato di attuazione dei programmi Giunta Comunale Verifica annuale delle LP Rendicontazione del PGS risultati conseguiti e le scelte Bilancio sociale annuale Giunta Comunale Servizio Pianificazione, Programmazione e Controllo 3/6

4 Fase Documento Soggetto competente strategiche individuate e successiva Rendiconto dell esercizio riprogrammazione con appositi finanziario aggiustamenti PEG consuntivo Giunta Comunale Bilancio sociale di mandato quale rendicontazione delle LP (eventuale) Art. 3 LO STRUMENTO INFORMATICO DI SUPPORTO 1. Il controllo strategico si avvale del database Access di Microsoft, realizzato internamente dall ente, denominato ciclo performance (d ora in poi, per brevità, il database ), utilizzato per la gestione del ciclo della performance organizzativa. 2. Il database gestisce gli obiettivi e gli indicatori della programmazione e controllo strategici e operativi dell ente. 3. Per informazioni di dettaglio in merito a modalità di accesso al database, descrizione delle funzionalità e modalità di utilizzo, modalità di pubblicizzazione dei dati, si fa rinvio alla specifica metodologia del sistema di misurazione e valutazione della performance organizzativa del Comune di Faenza, che regolamenta anche il controllo strategico. Agli articoli successivi della presente metodologia ci si limita ad un focus sulle specificità della programmazione e controllo strategico. Art. 4 OBIETTIVI E INDICATORI STRATEGICI 1. Gli obiettivi di PGS ed RPP, ed i relativi indicatori, discendono dalle linee programmatiche ed hanno una natura strategica. 2. Gli obiettivi di PEG, e relativi indicatori, possono derivare da obiettivi di RPP, rappresentandone azioni attuative. In questo caso gli obiettivi di PEG vengono definiti strategici ed ereditano dai livelli superiori la prima parte del loro codice numerico di identificazione. 3. Gli obiettivi di PEG che non derivano da obiettivi di RPP sono denominati tipici-istituzionali e non rilevano ai fini del controllo strategico. Art. 5 PROGRAMMAZIONE STRATEGICA 1. In sede di programmazione (fasi da A ad E dell art. 2 comma 1), per ogni obiettivo strategico gestito dal database vengono definiti dai soggetti competenti: _ descrizione; _ codice; _ unità di personale di riferimento; _ centri di costo collegati all obiettivo (solo per obiettivi di RPP); _ indicatori associati all obiettivo; 2. Per ogni indicatore vengono definiti: _ codice; _ descrizione; _ valore previsto da raggiungere (target); 3. Durante la fase A dell articolo 2 i soggetti competenti devono concordare obiettivi, indicatori e target da inserire nella proposta di PGS. Possono concordare obiettivi, indicatori e target da inserire nella proposta di RPP. Servizio Pianificazione, Programmazione e Controllo 4/6

5 Art. 6 REPORT DI VERIFICA INTERMEDIA 1. L unità preposta al controllo strategico (rappresentata dalla Conferenza dei Dirigenti che svolge la sua attività di controllo strategico sotto la direzione del Segretario Generale e avvalendosi del supporto del Servizio PPC) realizza almeno due report di verifica intermedia (fase F dell art. 2 comma 1) del grado di raggiungimento degli obiettivi strategici contenuti nel PGS, alle seguenti scadenze: _ primo report: entro 60 giorni dalla data di approvazione del bilancio di previsione; _ secondo report: entro il 30 settembre dell esercizio in corso; 2. Su richiesta della Giunta Comunale l unità preposta al controllo strategico potrà realizzare ulteriori report di verifica intermedia del grado di raggiungimento degli obiettivi strategici contenuti nel PGS. 3. L unità preposta al controllo strategico realizza almeno un report di verifica intermedia del grado di raggiungimento degli obiettivi strategici contenuti nella RPP, entro il 30 settembre dell esercizio in corso. 3. I report di cui ai commi precedenti consistono in apposite stampe del database contenenti in particolare: _ commento sull andamento intermedio dell obiettivo; _ valore intermedio raggiunto dagli indicatori; _ eventuali note; _ spunta sulla eventuale eliminazione dell obiettivo/indicatore e relativa motivazione; _ spunta sulla eventuale conclusione dell obiettivo/indicatore e relativa motivazione. 4. L inserimento nel database delle informazioni necessarie alla compilazione dei report è effettuato a cura degli uffici competenti per obiettivo. 5. I report, elaborati dal servizio di supporto PPC, sono sottoposti all esame della Giunta e al Consiglio per la successiva ed eventuale predisposizione di deliberazioni consiliari di ricognizione dei programmi da effettuarsi almeno una volta all anno in coincidenza degli adempimenti previsti per la salvaguardia degli equilibri di bilancio al 30 settembre. Art. 7 VALUTAZIONE DEL RAGGIUNGIMENTO DEGLI OBIETTIVI 1. La valutazione del raggiungimento degli obiettivi strategici, corrispondente alla fase G art. 2 comma 1, viene effettuata in sede di rendicontazione tramite: _ PEG consuntivo _ Rendiconto dell esercizio finanziario _ Rendicontazione del PGS 2. Il grado di raggiungimento di ogni singolo obiettivo è espresso tramite il grado di realizzazione aggregato degli indicatori associati (in percentuale), ovvero tramite la media semplice o ponderata del grado di realizzazione di ogni singolo indicatore associato all obiettivo. Tale media viene calcolata automaticamente dal database. 3. Il grado di realizzazione del singolo indicatore viene calcolato in maniera diversa a seconda delle due tipologie di indicatore ammesse nel database: discreto o continuo. Se l indicatore è di tipo discreto (espresso da una dicotomia del tipo sì/no ) il grado di realizzazione è calcolato automaticamente dal database 100% se il target previsto e il valore registrato a consuntivo coincidono, altrimenti 0%. Se l indicatore è continuo (espresso da una scala di valori numerici) il grado di realizzazione è calcolato automaticamente dal database secondo la seguente formula: Servizio Pianificazione, Programmazione e Controllo 5/6

6 Formula di calcolo Caso di applicazione Esempio valore consuntivo target previsto se il trend numerico programmato è a crescere Indicatore: numero pratiche completate Target: 20 Risultato: 15 Performance: 15/20=75% 2*target previsto - valore consuntivo target previsto se il trend numerico programmato è a diminuire Indicatore: numero segnalazioni disservizio Target: 15 Risultato: 20 Performance: (2*15-20)/15=66% Target e valore consuntivo vengono inseriti nel database a cura degli uffici responsabili; 4. Durante l esercizio ogni obiettivo può essere modificato, dichiarato concluso oppure eliminato, fornendo nel database i relativi commenti e motivazioni; in sede di rendicontazione ogni obiettivo può essere riproposto per l anno successivo oppure dichiarato concluso o eliminato, fornendo nel database i relativi commenti e motivazioni. Nei commenti e motivazioni alla modifica/eliminazione dell obiettivo deve emergere che la medesima modifica/eliminazione dipenda da fattori indipendenti dalla volontà o dall andamento prestazionale degli uffici responsabili dell obiettivo. 5. Durante l esercizio ogni indicatore può essere modificato, dichiarato concluso oppure eliminato, fornendo nel database i relativi commenti e motivazioni; in sede di rendicontazione ogni indicatore può essere riproposto per l anno successivo oppure dichiarato concluso o eliminato, fornendo nel database i relativi commenti e motivazioni. Nei commenti e motivazioni alla modifica/eliminazione dell indicatore deve emergere che la medesima modifica/eliminazione dipenda da fattori indipendenti dalla volontà o dall andamento prestazionale degli uffici responsabili dell obiettivo. Servizio Pianificazione, Programmazione e Controllo 6/6