UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DELL INSUBRIA CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO

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1 UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DELL INSUBRIA CAPITOLATO SPECIALE D APPALTO PROCEDURA APERTA PER L AFFIDAMENTO DEL SERVIZIO DI ASSISTENZA E CONSULENZA ASSICURATIVA PER IL PERIODO 01/01/ /12/2011.

2 Indice Art. 1 - Oggetto del servizio e modalità di esecuzione della prestazione... 3 Art. 2 Durata inziale, rinnovo e proroga del contratto... 3 Art. 3 - Corrispettivo... 3 Art. 4 - Modalità di espletamento del servizio... 3 Art. 5 - Pagamento dei premi... 5 Art. 6 - Situazione assicurativa dell Ente... 5 Art. 7 - Oneri e obblighi contrattuali... 5 Art. 8 - Sistema informativo per la gestione dei sinistri e delle scadenze Art. 9 - Trasferimento pratiche... 6 Art Unico referente per polizze... 6 Art Divieto di cessione del contratto e subappalto... 6 Art. 12 Penali... 6 Art Risoluzione... 6 Art Recesso... 7 Art Oneri e spese contrattuali... 7 Art Controversie e foro competente... 7 Art Tutela della Privacy... 7 Art Approvazione specifica di clausole

3 UNIVERSITÀ DEGLI STUDI DELL INSUBRIA Art. 1 - Oggetto del servizio e modalità di esecuzione della prestazione L incarico ha per oggetto lo svolgimento del servizio di assistenza e consulenza assicurativa (Brokeraggio Assicurativo) a favore dell Università degli Studi dell Insubria, ai sensi del D.Lgs. 209/2005. Il servizio consiste, principalmente, nell indirizzare l Ateneo nell individuazione dei prodotti assicurativi più idonei a soddisfare le esigenze di copertura dei propri rischi e nell assistenza in fase di negoziazione, stipulazione, esecuzione e gestione dei contratti di assicurazione. Art. 2 Durata inziale, rinnovo e proroga del contratto Il contratto oggetto della presente gara ha la durata di tre anni, a decorrere dal 01/01/2009 al 31/12/2011. Dalla data di decorrenza dell incarico il Broker dovrà assicurare la completa gestione del programma assicurativo indicato all art. 4. Allo scadere del primo triennio, l Amministrazione si riserva la facoltà di valutare il servizio erogato e di verificare l economicità delle modalità organizzative. Se tale verifica dovesse essere positiva il contratto potrà protrarsi per un ulteriore biennio e la scadenza cadrà il 31/12/2013. L Amministrazione, alla scadenza del contratto o del rinnovo, si riserva la facoltà di disporre la proroga del contratto per un periodo non superiore a sei mesi alle medesime condizioni contrattuali, nelle more dell espletamento della nuova procedura ad evidenza pubblica. Qualora l Università voglia avvalersi della facoltà di cui sopra è tenuta a darne comunicazione per iscritto all Appaltatore prima della scadenza naturale del contratto, mediante lettera raccomandata AR o mediante altra forma idonea a garantire data certa. L incarico cesserà di produrre effetti, con decorrenza immediata, qualora venga meno l iscrizione all Albo di cui al D. Lgs. 209/2005. Art. 3- Corrispettivo L attività relativa all incarico in oggetto, come da consuetudini di mercato, non comporterà alcun onere finanziario diretto a carico del Committente, in quanto il servizio del broker, svolto conformemente alle modalità di cui al successivo art. 4, sarà remunerato esclusivamente dalle Compagnie di assicurazione con provvigioni calcolate sui premi assicurativi relativi ai contratti conclusi dal Committente. Dette provvigioni saranno calcolate tenendo conto della percentuale indicata dal broker, in sede di presentazione dell offerta. Il broker si impegna a non modificare la percentuale per mezzo della quale è espressa la provvigione, per tutta la durata del contratto e del suo possibile rinnovo. Il broker non potrà, inoltre, richiedere all Ateneo altro compenso, integrazione o rimborso, di qualsiasi natura. Art. 4- Modalità di espletamento del servizio Il broker durante tutta l esecuzione del contratto dovrà garantire l espletamento delle attività sotto elencate. a) Assistenza e consulenza nella gestione del servizio: 1. puntuale ricognizione dei contratti assicurativi in essere e delle coperture assicurative in corso;

4 2. costante adeguamento e/o revisione delle polizze assicurative in essere, tenendo conto di modifiche o integrazioni della normativa di settore, delle possibili evoluzioni giurisprudenziali in materia, dei mutamenti del mercato assicurativo e delle mutate esigenze dell Ateneo; 3. assistenza nell individuazione dei rischi per i quali si rende necessaria una copertura assicurativa, anche in base agli eventi dannosi verificatisi in passato, indicando gli eventuali accorgimenti tecnici che possono ridurre l incidenza del rischio e conseguentemente i costi assicurativi; 4. consulenza nella redazione degli atti di gara (in particolare i capitolati d oneri) per l affidamento dei servizi assicurativi, predisponendo i testi dei documenti di gara almeno sette mesi prima della scadenza delle polizze ovvero entro 30 giorni dalla conoscenza nel caso di cessazione anticipata del contratto assicurativo; 5. verifica dell uniformità dei contratti rispetto al capitolato prima della trasmissione al committente per la sottoscrizione; 6. collaborazione alla gestione amministrativa delle polizze acquisite e assistenza sotto il profilo tecnico in tutte le vicende interessanti i contratti (variazione, modifiche, scambi di documenti e dichiarazioni annuali, certificazioni e relazioni assicurative ecc.); 7. comunicazione, con almeno 60 giorni di anticipo, le scadenze dei termini di pagamento dei premi assicurativi; 8. consulenza e assistenza continua, anche telefonica, per tutte le problematiche che si presenteranno nel corso di esecuzione del contratto con suggerimenti e consigli in merito alle soluzioni ottimali, sia da un punto di vista tecnico che economico, con visite a cadenza almeno bimestrale, salvo questioni urgenti per le quali sarà sufficiente la richiesta di incontro con preavviso di almeno tre giorni; 9. redazione di una relazione annuale sulla congruità ed efficacia delle coperture assicurative in essere. b) Gestione dei sinistri: 1. predisposizione, con cadenza trimestrale, di riepiloghi dei sinistri con indicazione di quelli liquidati, riservati, dichiarati senza seguito; 2. assistenza e collaborazione nelle varie fasi della trattazione dei sinistri attivi e passivi con le modalità confacenti ad ogni tipologia di rischio e con le modalità che soddisfino una celere chiusura dei danni; c) Formazione del personale: 1. organizzazione diretta o tramite terzi di corsi di formazione dedicati al personale universitario che collabora nella gestione delle polizze; 2. formazione di uno o più funzionari, al fine di consentire loro l eventuale futura gestione diretta di polizze, sinistri e recupero danni; 3. organizzazione, presso la sede dell Ateneo, di incontri informativi e di formazione con il personale universitario coinvolto nella segnalazione dei sinistri. Il broker incaricato non avrà alcun titolo per impegnare il Committente verso terzi: la sottoscrizione delle polizze, la formulazione delle disdette, così come qualsiasi altra operazione comportante modifiche, anche di mero carattere amministrativo, ad obblighi precedentemente assunti dal Committente rimangono di esclusiva competenza dello stesso, anche se effettuate tramite il broker incaricato. Non sono rilevabili interferenze ai sensi della L.123/07, gli oneri per la sicurezza risultano pertanto pari a zero. 4

5 Art. 5 - Pagamento dei premi I premi assicurativi saranno pagati dal Committente alla Società o all Agenzia alla quale è assegnata la polizza, per il tramite del Broker. Il Broker si impegna, previa richiesta scritta, ad anticipare i premi assicurativi in nome e per conto del Committente. Quest ultimo rimborserà l importo versato entro 30 gg dalla data di anticipazione. Qualsiasi ritardo del Broker nell effettuazione dei pagamenti alla Società o all Agenzia alla quale è assegnata la polizza non sarà imputabile al Committente, a tal fine il mandato di pagamento fatto valere a favore del broker sarà ritenuto a tutti gli effetti come quietanza liberatoria per l Università. Art. 6 - Situazione assicurativa dell Ente I contratti in vigore al momento della gara sono i seguenti: Polizza Scadenza Premio annuo soggetto a regolazione Polizza All Risks ,00 Polizza Infortuni ,00 Polizza RCT/O ,00 Polizza Kasko (Dipendenti in missione) ,00 Polizza RC Auto (Libro Matricola) ,15 Polizza RC Patrimoniale ,00 1 Art. 7 - Oneri e obblighi contrattuali Tutti gli obblighi e gli oneri necessari per l espletamento del servizio in oggetto devono intendersi a completo carico del broker. Quest ultimo dovrà individuare un unico referente diretto per l esecuzione dell incarico, senza oneri organizzativi o aggravanti di coordinamento in capo al Committente. L Università degli Studi dell Insubria ha diritto al risarcimento degli eventuali danni subiti, tenuto conto della natura dell incarico, nei termini previsti dalla D. Lgs. 209/2005 ed imputabili a negligenze, errori ed omissioni del Broker. Art. 8 - Sistema informativo per la gestione dei sinistri e delle scadenze. Il broker dovrà rendere disponibile un applicazione web based, accessibile tramite browser, con criteri di sicurezza e autenticazione utenti attraverso user id e password, che consenta in ogni momento la visualizzazione dello stato dei sinistri dell Ente e delle scadenze. Tale applicazione sarà oggetto di valutazione tecnica. Il sistema informatizzato, proposto in sede di gara dall appaltatore, dovrà essere reso esecutivo a decorrere dal trentesimo giorno dall aggiudicazione del servizio. 1 Tale premio è da ritenersi indicativo in quanto è in corso la procedura per la copertura di tale rischio. 5

6 Art. 9 - Trasferimento pratiche Al fine di garantire la piena continuità del servizio l aggiudicatario si impegna a prendere accordi con l attuale broker per concordare il trasferimento dei sinistri e delle polizze anche mediante l utilizzo di strumenti informatici. Parimenti, l aggiudicatario si impegna inoltre, alla scadenza del contratto, a fornire tutta la documentazione necessaria all eventuale subentro di un nuovo broker. Art Unico referente per polizze Al fine di ottimizzare l efficienza dal punto di vista operativo, il servizio dovrà essere svolto attraverso un unico interlocutore con cui interfacciarsi per tutte le problematiche inerenti all esecuzione del presente servizio. Prima dell avvio del servizio l aggiudicatario è tenuto a comunicare il nominativo e i recapiti del referente nonché di un eventuale sostituto in caso di assenza e/o impedimento. Anche nella gestione dei sinistri, i rapporti tra l Università e l aggiudicatario avverranno attraverso la mediazione del referente unico, che interverrà direttamente nella risoluzione di eventuali problematiche relative ai singoli sinistri. Art Divieto di cessione del contratto e subappalto Non è ammessa la cessione del contratto, in tutto o in parte a pena di nullità, ai sensi dell art. 118, comma 1 del D.Lgs. 163/06. In caso di inadempimento da parte dell aggiudicatario degli obblighi di cui sopra, l Amministrazione, fermo restando il diritto al risarcimento del danno, ha facoltà di dichiarare risolto il contratto. In ragione della particolarità del rapporto fiduciario intrattenuto con l Università è altresì vietato il subappalto del servizio ovvero di parti di esso, pena la risoluzione immediata del contratto stesso ai sensi dell art. 13 del presente Capitolato. Art. 12 Penali L Università degli Studi dell Insubria, nei casi di violazione ad uno o più obblighi indicati nel presente capitolato, sarà legittimata ad applicare una penale in misura variabile da 100,00 ad 2.000,00 sulla base dell entità della violazione accertata. Le infrazioni saranno accertate in contraddittorio con l impresa appaltatrice. L importo della penale sarà trattenuto, dalla cauzione definitiva che dovrà essere successivamente integrata, con le somme eventualmente prelevate, entro 10 (dieci) giorni dalla notifica dell Amministrazione, pena la risoluzione del contratto dopo 15 (quindici) giorni dalla messa in mora senza esito, con le modalità di cui al successivo art. 13. Art. 13- Risoluzione Nel caso in cui sia rilevata una situazione di grave inadempimento, l Università degli Studi dell Insubria invierà all appaltatore, a mezzo raccomandata AR, diffida ad adempiere entro il termine di quindici giorni dalla ricezione. Se l affidatario non provvederà all adempimento nel termine predetto, si procederà alla risoluzione di diritto del contratto, ai sensi dell art c.c., fatta salva l azione per il 6

7 risarcimento del maggior danno subito ed ogni altra azione che l Amministrazione ritenesse opportuno intraprendere a tutela dei propri interessi. Si procederà, altresì, alla risoluzione del contratto, a prescindere dalla fissazione di un termine di costituzione in mora, nel caso in cui: - in caso di applicazione di tre penali nel corso di esecuzione dell incarico; - si verifichi situazione di fallimento, concordato preventivo e liquidazione coatta amministrativa della ditta; - si verifichi frode nell esecuzione del servizio; - si verifichi la violazione del divieto di subappalto; - si verifichi l inosservanza degli obblighi di riservatezza di cui all'art. 16 Tutela della Privacy. La risoluzione del contratto comporta la perdita, in capo all appaltatore, della cauzione definitiva. Art. 14- Recesso L Università degli Studi dell Insubria potrà recedere in qualunque momento dal contratto, anche se è stata iniziata l esecuzione del servizio, tenendo indenne l appaltatore delle spese sostenute, del servizio eseguito e del mancato guadagno, ai sensi dell art c.c. Art Oneri e spese contrattuali A carico dell Impresa che risulterà aggiudicataria del contratto graveranno le spese di bollo, i diritti e le spese di registrazione del contratto nonché ogni altro onere fiscale presente o futuro che per legge non sia inderogabilmente posto a carico dell Amministrazione Appaltante. Art Controversie e foro competente Qualunque contestazione dovesse eventualmente sorgere nel corso dell esecuzione del contratto, non si ammetterà alcun diritto in capo all Appaltatore di sospendere unilateralmente il servizio, né di procedere alla riduzione o alla modificazione del medesimo. Per tutte le controversie che dovesse insorgere circa l interpretazione, l esecuzione o la risoluzione del contratto, sarà competente il Foro di Varese. Art Tutela della Privacy Il Broker ha l obbligo di agire in modo che il personale dipendente, incaricato di effettuare le prestazioni contrattuali, mantenga riservati i dati e le informazioni di cui venga in possesso, non li divulghi e non ne faccia oggetto di sfruttamento. Ha inoltre l obbligo di trattare i dati personali di cui verrà a conoscenza nell esecuzione del contratto in qualità di responsabile, assicurando il rispetto di tutte le prescrizioni di legge e con gli obblighi civili e penali conseguenti. I soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati sono: a) il personale interno dell amministrazione universitaria implicato nel procedimento; b) ogni altro soggetto che vi abbia diritto, ai sensi della L. 241/1990 e s.m.i. e del D.Lgs. 196/

8 Il Broker è responsabile per l esatta osservanza degli obblighi di segretezza anzidetti da parte dei propri dipendenti e collaboratori. In caso di inosservanza degli obblighi di riservatezza, l Università ha la facoltà di dichiarare risolto di diritto il presente contratto, fermo restando che il Broker sarà tenuto a risarcire tutti i danni che dovessero derivare all Università. Le parti comunicheranno, prima della sottoscrizione del contratto, le informazioni di cui all articolo 13 del D.Lgs. 196/2003, circa il trattamento dei dati personali conferiti per l esecuzione del contratto stesso, nonché di essere a conoscenza dei diritti che spettano loro in virtù dell art. 7 della citata normativa. L Università tratta i dati ad esso forniti esclusivamente per la gestione dell appalto e la sua esecuzione, per l adempimento degli obblighi legali ad esso connessi, nonché per fini di studio, statistici e gestionali. Le parti si impegnano ad improntare il trattamento dei dati a principi di correttezza, liceità e trasparenza nel pieno rispetto di quanto definito dal citato D.Lgs. 196/2003, con particolare attenzione a quanto prescritto riguardo alle misure minime di sicurezza da adottare. Il Legale rappresentante dell impresa Art Approvazione specifica di clausole Ai sensi e per gli effetti degli artt e 1342 del c.c. l appaltatore dichiara di aver preso integralmente visione delle disposizioni contenute negli artt. 2, 3, 5, 11, 12, 13, 14 e 16 del presente capitolato e di approvarli incondizionatamente, sottoscrivendo la presente dichiarazione. Il Legale rappresentante dell impresa 8

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