Centrale Regionale Acquisti. Come acquistare in convenzione con i contratti stipulati dalla Centrale Regionale Acquisti

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1 Come acquistare in convenzione con i contratti stipulati dalla Centrale Regionale Acquisti Tutta la documentazione relativa alle Convenzioni è disponibile sul portale nel canale Contratti della Centrale Acquisti > Vaccini Antinfluenzali campagna 2011/2012. È possibile inviare richieste di informazione sulle Convenzioni (condizioni previste, modalità di adesione, modalità di compilazione ed invio degli ordinativi, ecc.) alla casella di posta elettronica supporto.centraleacquisti@lispa.it oppure chiamando il numero verde

2 Guida alla Convezione Fornitura di Vaccini Antinfluenzali Campagna 2011/2012 per gli enti La presente guida ha l obiettivo di sintetizzare le principali caratteristiche della Convenzione e non sostituisce né integra la documentazione contrattuale sottoscritta fra le parti. Pertanto le informazioni in essa contenute non possono essere motivo di rivalsa da parte degli Enti nei confronti del fornitore e/o della Centrale Regionale Acquisti né possono ritenersi prevalenti rispetto alle disposizioni contrattuali. Data di attivazione della convenzione 11/10/2011 Data di scadenza della convenzione 11/04/2012 Durata della Convenzione Durata dei contratti di fornitura 6 mesi a decorrere dalla data di attivazione della convenzione. Tale durata è prorogabile soltanto da Lombardia Informatica S.p.A. fino ad un massimo di ulteriori 3 mesi, nell ipotesi in cui alla scadenza del termine non sia stato esaurito il massimale della Convenzione. 6 mesi a decorrere dall invio dell ordinativo di fornitura Tale durata non è prorogabile dall Ente. Convenzione per la fornitura di Vaccino anti virus influenzale subvironico split (Lotto 1) e per la fornitura di Vaccino anti virus influenzale intradermico 15 microgrammi (lotto 4) Prezzo unitario Massimale della convenzione Fornitore aggiudicatario - Lotto 1-3,23 - Lotto 4-5,28 I prezzi unitari si intendono IVA esclusa - Lotto dosi di antinfluenzale subvironico - Lotto dosi di antinfluenzale intradermico adulti Sanofi Pasteur MSD S.p.A. (riferimenti del fornitore a pagina 10) - 2 -

3 Convenzione per la fornitura di Vaccino anti virus influenzale virosomale (Lotto 2) Prezzo unitario Massimale della convenzione Fornitore aggiudicatario - Lotto 2-5,30 Il prezzo unitario si intende IVA esclusa dosi di antinfluenzale virosomale Crucell Italy S.r.l. (riferimenti del fornitore a pagina 11) Convenzione per la fornitura di Vaccino anti virus influenzale adiuvato con MF59 (Lotto 3) Prezzo unitario Massimale della convenzione Fornitore aggiudicatario - Lotto 3-5,29 Il prezzo unitario si intende IVA esclusa dosi di vaccino antinfluenzale adiuvato Novartis Vaccines and Diagnostics S.r.l. (riferimenti del fornitore a pagina 11) - 3 -

4 Prodotti e servizi in convenzione (art. 3 della Convenzione) Oggetto della Convezione è la fornitura dei vaccini antinfluenzali rispondenti per ceppi e composizioni alle indicazioni dell OMS per la stagione 2011/2012, comprensiva dei servizi connessi, per gli Enti Sanitari della Regione Lombardia. In particolare i vaccini oggetto della convenzione sono, rispettivamente per ciascun lotto: Lotto 1 - Vaccino anti virus influenzale subvironico - VAXIGRIP; Lotto 2 - Vaccino anti virus influenzale virosomale - INFLEXAL V; Lotto 3 - Vaccino anti virus influenzale adiuvato con MF59 - FLUAD; Lotto 4 - Vaccino anti virus influenzale intradermico 15 microgrammi INTANZA 15 mcg. Servizi aggiuntivi (art. 3 della Convenzione) I servizi connessi sono comprensivi dei servizi di consegna e assistenza per tutta la durata della Convenzione e dei singoli Contratti di fornitura. Modalità di acquisto È possibile acquistare in convenzione con i contratti stipulati dalla Centrale Acquisti tramite negozio elettronico NECA. Gli Enti che utilizzano per la prima volta i servizi della Centrale Regionale Acquisti dovranno procedere alla registrazione (una tantum). Le informazioni necessarie per registrarsi alla Centrale Regionale Acquisti sono disponibili sul Portale alla pagina Registrazione. Acquisto tramite Negozio Elettronico - NECA Cos è il NECA Si tratta di un vero e proprio catalogo elettronico delle convenzioni attivate dalla Centrale Regionale Acquisti, in cui i fornitori aggiudicatari di Convenzione che hanno ottenuto l'abilitazione offrono i propri - 4 -

5 beni e servizi direttamente on-line; gli Enti registrati possono consultare il catalogo delle offerte ed emettere direttamente ordini di acquisto. Una volta effettuata la registrazione, per accedere al NECA è necessario collegarsi al portale della Centrale Regionale Acquisti e, nel menu accesso rapido situato in alto a destra, cliccare sulla voce NECA ed inserire la username e la password rilasciate all atto della registrazione. Cosa fare per acquistare in convenzione tramite il NECA - 5 -

6 Ordinativi di fornitura (art. 5 della Convenzione) Contratto Nel momento in cui l Ente invia l ordinativo di fornitura al fornitore, da origine al contratto di fornitura, uno specifico contratto tra l Ente ed il fornitore stesso. Tale contratto può essere stipulato dagli enti del servizio sanitario regionale (art.1 della L.R. 30 del 27/12/2006). Gli Ordinativi di Fornitura non possono essere prorogati, hanno durata di 6 mesi decorrenti dalla loro data di emissione e si intendono conclusi: al raggiungimento del quantitativo massimo della fornitura indicato nell ordinativo di fornitura; a sei mesi dalla data di emissione dell ordinativo di fornitura. Soltanto a seguito della completa erosione del quantitativo totale indicato nell ordinativo di fornitura, l Ente può emettere un nuovo ordinativo di fornitura, entro l arco temporale di validità e qualora sia ancora disponibile il massimale della convenzione. Si ricorda che entro la data di validità dell'ordinativo, l'ente ha la possibilità di ridurre il quantitativo dello stesso del 20%, senza che il fornitore possa avanzare alcuna pretesa, inviando comunicazione a mezzo fax al fornitore e a Lombardia Informatica S.p.A.. In tal caso tali quantitativi saranno reinseriti nel massimale di gara e resi disponibili per gli altri Enti. Modello Al fine della corretta compilazione del modello ordinativo di fornitura è necessario che gli Enti indichino: il quantitativo totale della fornitura; il nome commerciale del vaccino; i riferimenti per la fatturazione; il CIG della procedura ed il CIG dedicato. Il modello sarà compilabile direttamente online, seguendo le istruzioni contenute nella guida al NECA

7 Quantitativo Il quantitativo della fornitura, che va indicato nell ordinativo di fornitura, non vincola in alcun modo l Ente all acquisto di quantitativi minimi bensì impone al Fornitore di accettare gli ordinativi di fornitura emessi dagli Enti che utilizzano la Convenzione fino a concorrenza del quantitativo massimo contrattuale. Soltanto dopo l invio dell ordinativo di fornitura, e fino alla completa erosione del quantitativo indicato nell ordinativo, gli uffici dell Ente legittimati potranno emettere le richieste di consegna per la fornitura che di volta in volta desiderano ricevere. Nel momento in cui l ordinativo di fornitura risulterà completamente eroso, prima di inviare ulteriori richieste di consegna, gli Enti dovranno emettere un nuovo ordinativo di fornitura. L emissione di ulteriori ordinativi di fornitura sarà accettata dal fornitore soltanto se gli ordinativi precedentemente emessi sono stati completamente utilizzati. Richiesta di consegna Le richieste di consegna possono essere inviate entro sei mesi dalla data di emissione dell ordinativo di fornitura e fino a concorrenza del quantitativo totale della fornitura indicato dall ordinativo stesso. Modelli Al fine della corretta compilazione del modello richiesta di consegna è necessario che gli Enti indichino: i riferimenti dell Ordinativo di Fornitura a cui tale Richiesta di Consegna fa riferimento (in particolare: il N. di Protocollo Ordine di Fornitura / numero di protocollo); il luogo o i luoghi sedi e/o uffici dell Ente Contraente presso il quale o i quali il Fornitore deve consegnare i vaccini richiesti.; i riferimenti del soggetto delegato all emissione della Richiesta di Consegna; il nome commerciale dei vaccini e le relative quantità da consegnare. Il modello sarà compilabile direttamente online, seguendo le istruzioni contenute nella guida al NECA. Invio e Revoca (art. 5 e 6 della Convenzione) L invio, la conferma di invio e la revoca dell ordinativo di fornitura e/o delle richieste di consegna avverrà direttamente online, seguendo le istruzioni contenute nella guida al Negozio Elettronico

8 Verbale (Paragrafo del Capitolato Tecnico) All atto della consegna il fornitore consegnerà all Ente il verbale di consegna o, in sostituzione, il "Documento di Trasporto". Il verbale o il documento di trasporto dovranno contenere: il riferimento alla Convenzione per la fornitura di vaccini antinfluenzali - campagna 2011/2012 ; il numero identificativo del Lotto di fabbricazione; il codice fiscale/partita IVA del Fornitore; i dati relativi all Unità Richiedente dell Ente Contraente; il numero di protocollo e la data di ricezione della Richiesta di Consegna; la data dell avvenuta consegna; l elenco dettagliato dei Prodotti consegnati con l indicazione del numero di dosi di vaccino consegnato e relative date di scadenza. La firma dell addetto dell Ente posta su tale documento all atto del ricevimento della merce indica esclusivamente la corrispondenza dei prodotti consegnati rispetto a quanto previsto nella Richiesta di Consegna. L Ente si riserva di accertare l effettiva quantità e qualità dei prodotti consegnati in un successivo momento (cfr. paragrafo resi, del Capitolato Tecnico). Condizioni economiche (art. 9 della Convenzione) Fatturazione e pagamenti Il pagamento per il bene/servizio fornito viene effettuato dall Ente sulla base delle fatture emesse dal fornitore. I pagamenti sono effettuati a 60 (sessanta) giorni dalla data della ricezione della fattura, con accredito sul conto corrente intestato al fornitore: In relazione alle forniture della Sanofi Pasteur MSD S.p.A. (Vaccino anti virus influenzale subvironico Lotto 1 e Vaccino anti virus influenzale intradermico 15 microgrammi Lotto 4): - 8 -

9 presso CREDITO BERGAMASCO IBAN IT 13 X presso MONTE DEI PASCHI DI SIENA IBAN IT 88 V presso SOCIETE GENERALE IBAN IT 69 O EU presso POSTE ITALIANE IBAN IT 52 U In relazione alle forniture della Crucell Italy S.r.l. (Vaccino anti virus influenzale virosomale Lotto 2): presso ISTITUTO BANCARIO DEUTSCHE BANK IBAN IT31 X per l ASL di Monza e Brianza e l ASL di Mantova presso ISTITUTO BANCARIO UNICREDIT BANCA SPA IBAN IT87Q per l ASL di Milano IBAN IT77N per l ASL di Milano 2 e l ASL di Milano 1 IBAN IT20E per l ASL di Como, l ASL di Varese e l ASL di Cremona IBAN IT30V per l ASL di Lecco IBAN IT27R per l ASL di Sondrio e l ASL di Vallecamonica e Sebino IBAN IT75T per l ASL di Bergamo IBAN IT17D per l ASL di Lodi IBAN IT17F per l ASL di Brescia IBAN IT23Y In relazione alle forniture della Novartis Vaccines and Diagnostics S.r.l. (Vaccino Vaccino anti virus influenzale adiuvato con MF59 Lotto 3): - 9 -

10 presso INTESA SAN PAOLO IBAN IT66 Q presso MONTE DEI PASCHI DI SIENA IBAN IT10 G presso POSTE ITALIANE IBAN IT43 B Prezzi (art. 8 della Convenzione) Gli importi dovuti per le consegne effettuate a fronte delle richieste di consegna, sono calcolati sulla base dei prezzi unitari e dei quantitativi consegnati. I prezzi unitari sono iva esclusa, e comprendono il costo di eventuali servizi connessi e prestazioni accessorie alla fornitura (ad esempio: trasporto, consegna, call center e reportistica). Detti prezzi sono riportati negli allegati D - Corrispettivi. Riferimenti del fornitore (art. 24 della Convenzione) Forniture della Sanofi Pasteur MSD S.p.A. (Convenzione per la fornitura di Vaccino anti virus influenzale subvironico split Lotto 1 - e per la fornitura di Vaccino anti virus influenzale intradermico 15 microgrammi Lotto 4) Call Center per gli ordinativi di fornitura: Tel: 06/ Fax: 06/ ufficiogare@spmsd.com Call Center per le richieste di consegna: Numero Verde: Tel: 06/ Fax: 06/ sclienti@spmsd.com Responsabile della fornitura:

11 Dott. Paolo Fonti Tel: 06/ Fax: 06/ Collaboratore scientifico: Dott. Vincenzo Caggio Cell: 334/ Forniture della Crucell Italia S.r.l. (Convenzione per la fornitura di Vaccino anti virus influenzale virosomale Lotto 2) Call Center: Amalia Porcellini Tel: 02/ Fax: 02/ Responsabile della fornitura: Dr.ssa Silvana Della Cagnoletta Tel: 02/ Collaboratore scientifico: Sig. Alberto Pellegrini Cell. 335/ Forniture della Novartis Vaccines and Diagnostics S.r.l. (Convenzione per la fornitura di Vaccino anti virus influenzale adiuvato con MF59 Lotto 3) Call Center: Tel: Fax: novartis.com

12 Responsabile della fornitura: Piergiulio Lucaroni Tel: 0577/ Regional Manager: Dr. Luca Polastri Cell. 340/ Collaboratore scientifico: Dr. Cammelli Alberto Cell. 335/ I fornitori mette a disposizione un Call Center disponibile in tutti i giorni lavorativi dell anno, esclusi sabato, domeniche e festivi, nei seguenti orari: - Mattina: dalle 8.30 alle Pomeriggio: dalle ore alle ore Per le chiamate ricevute al di fuori della fascia oraria prevista è attivo un servizio di segreteria telefonica al fine di registrare le chiamate che saranno intese come ricevute all inizio del giorno lavorativo successivo. Il call center del fornitore è a disposizione per: richiedere informazioni sui servizi compresi nella Convenzione; richiedere chiarimenti sulle modalità di compilazione ed invio dell Ordinativo di Fornitura e delle Richieste di Consegna; richiedere chiarimenti sulle modalità di consegna; richiedere chiarimenti ed informazioni relativi allo stato delle consegne; inoltrare i reclami. Il Responsabile della Fornitura è il referente per tutti gli Enti che emettono ordinativi di fornitura e richieste di consegna e dovrà: essere il referente per tutti gli Enti che emettono Ordinativi di Fornitura e Richieste di Consegna; implementare le azioni necessarie per garantire il livello dei servizi attesi nonché il rispetto delle prestazioni richieste; essere costantemente in contatto con il Collaboratore Scientifico; gestire gli eventuali reclami/segnalazioni di disservizi provenienti dagli Enti e/o da Lombardia Informatica S.p.A

13 Il Collaboratore Scientifico è il referente clinico per tutti gli Enti che emettono ordinativi di fornitura e richieste di consegna e dovrà: fornire, anche presso le sedi di ciascun Ente, tutte le eventuali informazioni di carattere farmacologico e clinico relative ai singoli Prodotti; fornire qualunque tipologia di informazione che supporti gli Enti nell utilizzo operativo quotidiano dei Prodotti

14 Breve glossario Contratto di fornitura: il contratto tra l Ente ed il fornitore originato dall invio da parte dell Ente dell ordinativo di fornitura. Convenzione: l atto nonché i suoi allegati e i documenti in esso richiamati che regolano i rapporti tra il fornitore aggiudicatario e l Ente che ha emesso l Ordinativo di Fornitura. Data di attivazione: data a partire dalla quale la Convenzione è utilizzabile dagli Enti. Durata della Convenzione: periodo temporale - intercorrente dalla data di attivazione alla data di scadenza della convenzione - entro il quale l Ente può aderire alla convenzione ed inviare l'ordinativo di Fornitura. Durata del singolo Contratto di fornitura: periodo temporale - intercorrente dalla data di attivazione della fornitura stessa. Tale durata non è prorogabile né estendibile. Massimale della Convenzione: quantitativo massimo entro cui il fornitore si impegna a garantire la fornitura del bene/servizio alle condizioni contrattuali di riferimento. NECA: Negozio Elettronico delle convenzioni attivate dalla Centrale Regionale Acquisti, in cui i fornitori aggiudicatari che hanno ottenuto l'abilitazione offrono i propri beni e servizi direttamente on-line. Sedi di consegna: il luogo o i luoghi sedi e uffici dell Ente Contraente e/o delle Unità Richiedenti indicati nella Richiesta di Consegna, presso il quale o i quali il Fornitore deve consegnare il quantitativo di Prodotto richiesto; Sito: lo spazio web all indirizzo in cui è reperibile la documentazione relativa alla Convenzione oggetto della presente guida. Unità Richiedenti: i referenti degli Enti Contraenti legittimati ad emettere le Richieste di Consegna, nonché a gestire operativamente il rapporto contrattuale derivante dall emissione dei predetti Ordinativi di Fornitura