DIREZIONE APPALTI, LOGISTICA E ATTIVITA NEGOZIALI

Transcript

1 Allegato n. 6 al D.D.G. n. 436 del 30/06/2016 IL DIRETTORE GENERALE DIREZIONE APPALTI, LOGISTICA E ATTIVITA NEGOZIALI A) ORGANIGRAMMA DELLA DIREZIONE APPALTI, LOGISTICA E ATTIVITA NEGOZIALI

2 B) FUNZIONIGRAMMA DELLA DIREZIONE APPALTI, LOGISTICA E ATTIVITA NEGOZIALI La Direzione Appalti, Logistica e Attività Negoziali è articolata nelle seguenti Sezioni e corrispondenti Unità Operative: - Sezione Contratti e Logistica: - U.O. Appalti pubblici di lavori; - U.O. Logistica e gestione forniture di servizi; - U.O. Appalti pubblici di servizi e forniture. - Sezione Economato: - U.O. Funzionamento servizi sociali; - U.O. Fondo Economale e Inventario; - U.O. Forniture di Beni e Servizi. La seguente Unità Operativa supporta direttamente le attività del Direttore: - U.O. Affari Generali e Segreteria di Direzione. A tutte le Sezioni della Direzione Appalti, Logistica e Attività Negoziali sono associati i seguenti processi e subprocessi: Codifica processo Processi Subprocessi LEG_9 Regolamenti e schemi-tipo Ricerca normativa/giurisprudenziale LEG_9 Regolamenti e schemi-tipo Razione testo regolamentare LEG_9 Regolamenti e schemi-tipo Stesura proposta di delibera per Consiglio di Amministrazione e Senato Accademico LEG_9 Regolamenti e schemi-tipo Stesura decreto di emanazione regolamento LEG_5 LEG_5 LEG_5 Richiesta pareri legali Avvocatura dello Stato Richiesta pareri legali Avvocatura dello Stato Richiesta pareri legali Avvocatura dello Stato Istruttoria (raccolta della documentazione) e studio. Ricerca normativa/giurisprudenziale Stesura e trasmissione richiesta di parere A tutte le Unità Operative della Direzione Appalti, Logistica e Attività Negoziali sono associati, relationem materiae, i seguenti processi e subprocessi: Codifica processo RF_4 RF_4 Processi Subprocessi Richiesta d'acquisto all'ufficio competente Richiesta d'acquisto informale con definizione dei contenuti Ciclo passivo - Richiesta di verifica disponibilità di contratti/convenzioni diversi da budget e fattibilità tecnica acquisto beni e servizi Ciclo passivo - contratti/convenzioni diversi da Richiesta di servizio in convenzione acquisto beni e servizi pag. 2 di 12

3 Codifica processo RF_4 RF_7 RF_7 RF_7 LEG_10 CRUGE_1 Processi Ciclo passivo - contratti/convenzioni diversi da acquisto beni e servizi Ciclo passivo - incarichi e compensi Ciclo passivo - incarichi e compensi Ciclo passivo - incarichi e compensi Adempimenti in materia di Privacy Gestione Amministrazione Trasparente Subprocessi Verifica della regolare esecuzione Attribuzione incarico e inserimento su easy incarichi richiesta di impegno del compenso Richiesta liquidazione del compenso, ad attività avvenuta (compensi senza partita iva) Verifica del rispetto degli adempimenti in materia di privacy ai fini della pubblicazione Gestione e conferimento dati di competenza ai fini della pubblicazione nella sezione "Amministrazione Trasparente" del Portale Istituzionale Aggiornamento tempestivo, semestrale, annuale dei dati CRUGE_1 Gestione Amministrazione Trasparente CRUGE_2 Gestione adempimenti di anticorruzione Calcolo del livello di rischio CRUGE_5 Pianificazione, programmazione e Misurazione degli obiettivi e della controllo qualità dei servizi offerti IST_2 Protocollo e gestione documentale Gestione archivio documentale corrente IST_3 Archivio documenti Gestione dell'archivio di deposito IST_3 Archivio documenti Riordino, trasferimento in archivio generale o di scarto documentale IST_8 Comunicazione e informazione istituzionale Pubblicazione albo on line IST_8 Comunicazione e informazione istituzionale Pubblicazione sul Bollettino Ufficiale IST_9 Segreteria di Direzione Notifica Decreti Rettorali e Direttoriali COM_01 Altri subprocessi comuni Decertificazione e controlli sulla veridicità di dichiarazioni e di autocertificazioni COM_01 COM_01 COM_01 COM_01 Altri subprocessi comuni Altri subprocessi comuni Altri subprocessi comuni Altri subprocessi comuni Organizzazione degli orari di servizi e di lavoro Istruttorie giuridico-amministrative nelle materie di competenza Pareri tecnici per le materie di competenza Gestione degli eventi/collaborazioni di competenza COM_01 Altri subprocessi comuni Front office COM_01 Altri subprocessi comuni Gestione banche dati e reportistica COM_01 Altri subprocessi comuni Prisposizione della modulistica/informative/linee operative COM_01 Altri subprocessi comuni Raccolta e ri, monitoraggio e rendicontazione per le materie di competenza COM_01 Altri subprocessi comuni Rilascio certificati COM_01 Altri subprocessi comuni Supporto alle commissioni permanenti Di seguito, si riporta il dettaglio dei processi e subprocessi attribuiti alle singole Unità Operative della Direzione Appalti, Logistica e Attività Negoziali: Unità operativa Affari Generali e Segreteria di Direzione RF_5 Ciclo passivo - missioni Richiesta preventivi agenzie di viaggi e prenotazioni pag. 3 di 12

4 RF_5 IST_2 IST_2 IST_2 IST_9 IST_9 IST_9 IST_9 IST_9 Ciclo passivo - missioni Protocollo e gestione documentale Protocollo e gestione documentale Protocollo e gestione documentale Segreteria di Direzione Segreteria di Direzione Segreteria di Direzione Segreteria di Direzione Segreteria di Direzione Supporto alla prisposizione della richiesta di rimborso da parte dei dipendenti e del personale esterno e verifica della correttezza della documentazione consegnata e delle autorizzazioni Gestione del Repertorio dei Decreti Gestione del sistema di Repertoriazione delibere organi collegiali/contratti/circolari Registrazione e tenuta del registro fatture elettroniche Cura dell agenda degli appuntamenti e degli eventi Cura della corrispondenza in entrata e in uscita, della posta elettronica istituzionale e della posta certificata in ingresso e in uscita Collaborazione nella gestione e coordinamento con gli altri Uffici Tenuta del registro dei decreti (numerazione, registrazione, raccolta e notifica) Raccolta e tenuta regolare dei verbali originali degli Organi Collegiali Sezione Contratti e Logistica U.O. Appalti pubblici di lavori APP_4 APP_4 APP_4 APP_4 APP_4 Lavori in economia (affidamento diretto art. 32 co 14, art. 36 con 2 lett. a); art. 37 co 1) Lavori in economia (affidamento diretto art. 32 co 14, art. 36 con 2 lett. a); art. 37 co 1) Lavori in economia (affidamento diretto art. 32 co 14, art. 36 con 2 lett. a); art. 37 co 1) Lavori in economia (affidamento diretto art. 32 co 14, art. 36 con 2 lett. a); art. 37 co 1) Lavori in economia (affidamento diretto art. 32 co 14, art. 36 con 2 lett. a); art. 37 co 1) Lavori - procure negoziate Lavori - procure negoziate Lavori - procure negoziate Richiesta d'acquisto all'ufficio competente Acquisizione di almeno 5 offerte per l'esecuzione dell'opera (lavori importo > ,01) Affidamento del contratto (diretto del RUP fino a ,00) Verifica regolare esecuzione Istruttoria per la liquidazione delle fatture Istruttoria per provvimento autorizzativo Adempimenti connessi agli obblighi di pubblicità e trasparenza A.NA.C Convocazione della commissione per la individuazione delle imprese e razione del verbale di selezione pag. 4 di 12

5 APP_7 APP_7 APP_7 APP_7 APP_7 APP_7 Lavori - procure negoziate Lavori - procure negoziate Lavori - procure negoziate Lavori - procure negoziate Lavori - procure negoziate Lavori- procure aperte o ristrette (art. 36. co 2 lett. d) Lavori- procure aperte o ristrette (art. 36. co 2 lett. d) Lavori- procure aperte o ristrette (art. 36. co 2 lett. d) Lavori- procure aperte o ristrette (art. 36. co 2 lett. d) Lavori- procure aperte o ristrette (art. 36. co 2 lett. d) Lavori- procure aperte o ristrette (art. 36. co 2 lett. d) Avvio procura di cottimo fiduciario/procura negoziata con stesura di lettere di invito o avviso sui quotidiani/ Espletamento della procura (supporto amministrativo) Adempimento post aggiudicazione (accertamenti, comunicazione, pubblicazioni, ecc.) Prisposizione del conferimento d'ordine Acquisizione documentazione per la liquidazione fattura e adempimenti di pubblicazione (es. DURC, inventario, visto di regolare esecuzione) Prisposizione del bando e relativi adempimenti di pubblicità (per lavori oltre soglia comunitaria anche GUCE) Avvio procura di aperta Espletamento della procura (supporto amministrativo) Adempimento post aggiudicazione (accertamenti, comunicazione, pubblicazioni, ecc.) Stipula del contratto inserimento del documento su UNIMOD e sul Repertorio cartaceo Acquisizione documentazione per la liquidazione fattura e adempimenti di pubblicazione (es. DURC, inventario, visto di regolare esecuzione) U.O. Logistica e gestione forniture di servizi BIB_2 APP_6 APP_6 APP_6 Acquisizioni (Back office) Gestione altre forniture (pulizie, servizi di vigilanza, servizi di manutenzione immobili, utenze, fonia fissa e mobile) Gestione altre forniture (pulizie, servizi di vigilanza, servizi di manutenzione immobili, utenze, fonia fissa e mobile) Gestione altre forniture (pulizie, servizi di vigilanza, servizi di manutenzione immobili, utenze, fonia fissa e mobile) Gestione monografie (acquisizione e gestione) Richiesta d'acquisto all'ufficio competente Emissione buono d'ordine Gestione dei contratti di fornitura (portierato e vigilanza, pulizia, fonia, altre utenze) pag. 5 di 12

6 APP_6 APP_6 STU_12 IST_2 Gestione altre forniture (pulizie, servizi di vigilanza, servizi di manutenzione immobili, utenze, fonia fissa e mobile) Gestione altre forniture (pulizie, servizi di vigilanza, servizi di manutenzione immobili, utenze, fonia fissa e mobile) Gestione procure selettive Protocollo e gestione documentale Coordinamento del personale addetto al servizio automezzi Verifica Regolare Esecuzione per liquidazione fattura Gestione copertura assicurativa personale Organizzazione delle procure selettive (individuazione spazi, gruppi di supporto, ritiro e consegna materiale concorsuale anche presso il CINECA) Gestione della corrispondenza in arrivo U.O. Appalti pubblici di servizi e forniture BIB_2 BIB_2 Acquisizioni (Back office) Acquisizioni (Back office) Gestione risorse elettroniche (acquisizione e gestione) Acquisizione altri servizi correlati Richiesta d'acquisto all'ufficio competente (con visto DG) Prisposizione del provvimento autorizzativo (oltre ,01) Richiesta di impegno di spesa Ordine relativo a beni o servizi di competenza (entro ODA, oltre RDO) Richiesta d'acquisto punto istruttore MEPA - Ordine Diretto sul MEPA (ODA) Gestione Richiesta D'Ordine su MEPA- RDO (con invito a 5 o più ditte selezionate per la tipologia di fornitura) Emissione ordini sul MEPA Invio ai punti ordinanti per accettazione e invio ordine alle ditte Emissione buono d'ordine e inserimento su EASY Verifica Regolare Esecuzione Prisposizione e verifica atti per la fatturazione elettronica Richiesta d'acquisto informale con definizione dei contenuti Prisposizione del provvimento autorizzativo pag. 6 di 12

7 STU_7 Gestione convenzioni e servizi agli studenti Istruttoria per l'organo collegiale (eventuale) Adempimenti connessi agli obblighi di pubblicità e trasparenza A.NA.C Avvio procura di cottimo fiduciario con stesura di lettere di invito/ procura aperta con stesura di bando Prisposizione atti/adempimenti propeutici alla procura di gara Espletamento della procura (supporto amministrativo) Adempimento post aggiudicazione (accertamenti, comunicazione, pubblicazioni, ecc.) Emissione lettera d'ordine/contratto (per i contratti anche inserimento sulla piattaforma UNIMOD e SISTER e Repertorio cartaceo vidimato) Verifica Regolare Esecuzione Acquisizione documentazione per la liquidazione fattura e pagamento fornitore (es. DURC, inventario, visto di regolare esecuzione) Studio di fattibilità e progettazione (servizi) Istruttoria per l'organo collegiale Adempimenti connessi agli obblighi di pubblicità e trasparenza A.NA.C Prisposizione del bando e relativi adempimenti di pubblicità (anche GUCE) Avvio procura di aperta Espletamento della procura (supporto amministrativo) Adempimento post aggiudicazione (accertamenti, comunicazione, pubblicazioni, ecc.) Stipula del contratto inserimento del documento su UNIMOD, SISTER e Repertorio cartaceo Acquisizione documentazione per la liquidazione fattura e adempimenti di pubblicazione (es. DURC, inventario, visto di regolare esecuzione) Verifica della regolare esecuzione Gestione dei collaboratori (coperture assicurative, stipula del contratto e gestione della collaborazione) pag. 7 di 12

8 STU_11 Gestione studenti corsi post laurea (Scuole di Specializzazione, TFA-Pass, Master, Corsi di Perfezionamento e alta formazione) Sezione Economato Gestione delle coperture assicurative U.O. Funzionamento servizi sociali U.O. Fondo Economale e Inventario Individuazione/ricezione proposte di enti esterni da convenzionare o per la stipula di accordi Prisposizione della bozza di accordi e convenzioni Istruttoria per approvazione convenzioni e accordi (organi eventuale contrattazione decentrata) Stipula di accordi e convenzioni per i servizi rivolti al personale Gestione adempimenti successivi (bollo e trasmissione, divulgazione, scadenze e pagamenti se previsti) Gestione sussidi, benefit e servizio sostitutivo di mensa al personale Gestione dei rapporti con gli enti convenzionati Organizzazione di iniziative culturali a favore del personale Diffusione di iniziative culturali a favore del personale Misure e iniziative per favorire il benessere organizzativo Acquisto del servizio presso terzi Inventario mobili immobili Caricamento bene emissione buono di carico Inventario mobili immobili Etichettatura beni inventariali Inventario mobili immobili Buono di scarico, previa delibera CdD Inventario mobili immobili Passaggio beni tra consegnatari Inventario mobili immobili Inventario mobili immobili Inventario mobili immobili Calcolo ammortamenti/svalutazioni Cambio ubicazione e nuova assegnazione Ricognizione inventariale (Amministrazione centrale anche eventuali segnalazioni anomalie) pag. 8 di 12

9 Inventario mobili immobili Gestione comodati in entrata e uscita Inventario mobili immobili Gestione patrimonio in donazione RF_2 Inventario mobili immobili Inventario mobili immobili Realizzazione e razione Consuntivo Concordanza inventariale tra stato patr./inventario Dismissione beni del patrimonio (anche su richiesta dai Dipartimenti) Ricognizione del patrimonio ai fini della Razione dello Stato Patrimoniale RF_12 Fondo economale Apertura fondo economale RF_12 Fondo economale Inserimento operazioni (in entrata e in uscita) RF_12 Fondo economale Gestione assegni RF_12 Fondo economale Reintegro fondo economale RF_12 Fondo economale Chiusura fondo economale U.O. Forniture di Beni e Servizi BIB_2 Acquisizioni (Back office) Gestione periodici cartacei (acquisizione e gestione) Richiesta d'acquisto all'ufficio competente (con visto DG) Prisposizione del provvimento autorizzativo (oltre ,01) Richiesta di impegno di spesa Ordine relativo a beni o servizi di competenza (entro ODA, oltre RDO) Richiesta d'acquisto punto istruttore MEPA - Ordine Diretto sul MEPA (ODA) Gestione Richiesta D'Ordine su MEPA- RDO (con invito a 5 o più ditte selezionate per la tipologia di fornitura) Emissione ordini sul MEPA Invio ai punti ordinanti per accettazione e invio ordine alle ditte Emissione buono d'ordine e inserimento su EASY Verifica Regolare Esecuzione Prisposizione e verifica atti per la fatturazione elettronica Richiesta d'acquisto informale con definizione dei contenuti Prisposizione del provvimento autorizzativo pag. 9 di 12

10 Istruttoria per l'organo collegiale (eventuale) Avvio procura di cottimo fiduciario con stesura di lettere di invito/ procura aperta con stesura di bando Prisposizione atti/adempimenti propeutici alla procura di gara Espletamento della procura (supporto amministrativo) Adempimento post aggiudicazione (accertamenti, comunicazione, pubblicazioni, ecc.) Emissione lettera d'ordine/contratto (per i contratti anche inserimento sulla piattaforma UNIMOD e SISTER e Repertorio cartaceo vidimato) Verifica Regolare Esecuzione Acquisizione documentazione per la liquidazione fattura e pagamento fornitore (es. DURC, inventario, visto di regolare esecuzione) C) UNITA DI PERSONALE AFFERENTE ALLA DIREZIONE COGNOME NOME ACCETTURA DONATO C3 ARPICELLI ANTONIO C3 BUCCI RENATO D3 CASCARANO PASQUALE B5 CELIBERTI MARIA TERESA C3 CHIARITO TOMMASO B4 CICCOLELLA TERESA C3 CIRASOLA MARIO D3 COPPOLECCHIA CRISTINA C1 DABBICCO NICOLAVITO C3 DE FAZIO MARIA TERESA D3 DE GIOSA ANTONIO C3 DEL MASTRO AMALIA FABIOLA D3 DI BARI VINCENZO B3 POSIZIONE ECONOMICA AREA tecnica, tecnica, servizi servizi servizi FUNZIONE RESPONSABILE SERVIZIO RESPONSABILE AREA D'ONOFRIO ALFREDO D3 pag. 10 di 12

11 COGNOME NOME FERRANTE ENZA D3 FERRARA FABIO B3 FERRULLI ENZO D3 FILOGRASSO ANGELO ANTONIO C3 FRACCALVIERI MICHELE D3 FRANCIOSA FRANCESCO D3 GIACONELLA MICHELE C3 GIANNINI GRAZIA EP3 IACOVELLI EMILIANA B3 LACATENA DESDEMONA D3 LAPOLLA ANGELO B4 LAPOLLA DOMENICO B3 LEPORE GIUSEPPE B3 LOBASCIO FELICE D2 LOBUONO FRANCESCO D3 LOMUSCIO LORENZO EP3 LOPEZ DONATO C3 MARTINO VITO C3 MARZANO MARGHERITA EP3 MASTROGIACOMO FABIO D2 MAURO GRAZIANA B3 MILILLO SAMANTA B3 MODESTO LUCIA C3 NESTA MARIO C3 NUNZIANTE FERDINANDO C2 PALMIOTTO AMELIA D3 POSIZIONE ECONOMICA AREA FUNZIONE servizi tecnica, RESPONSABILE AREA tecnica, RESPONSABILE AREA servizi servizi AUTISTA servizi AUTISTA servizi tecnica, CAPO DIVISIONE tecnica, tecnica, CAPO DIVISIONE tecnica, servizi servizi - pag. 11 di 12

12 COGNOME NOME PANARESE MARIO C3 PAPA LEONARDO B5 PAPAGNA ANNAMARIA D3 PASOTTI CARLO B3 PASTORE FLAVIO C1 PERROTTI SAVERIO D3 POVEROMO VITO B3 ROSSIELLO ANNA EP3 ROSSIELLO FRANCESCO D3 SAVINO MARIA TERESA C1 SEMILIA MARIA CARMELA D3 SERVEDIO DONATO D3 SERVIDDIO FILOMENA EP3 SIGNORILE CESARIA D3 SIMONE CARMELO D3 SPADAVECCHIA LIBERA D3 SQUICCIARINI MARGHERITA D3 TARULLI ROSA C3 VICINO MICHELE B3 ZUPO PASQUALE C3 POSIZIONE ECONOMICA AREA gestionale tecnica, servizi servizi tecnica, servizi tecnica, FUNZIONE CAPO DIVISIONE RESPONSABILE AREA RESPONSABILE AREA RESPONSABILE AREA pag. 12 di 12