GESTIONE DELLE COMMESSE MIGLIORA L EFFICIENZA LA PRODUTTIVA E LA REDDITIVITÀ DELLA TUA AZIENDA CON LA NOSTRA SOLUZIONE DI

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1 Progettiamo e sviluppiamo Servizi e Soluzioni in ambito gestionale e logistico per le Aziende della Distribuzione del materiale elettrico. SOLUZIONI INFORMATICHE CERTIFIED MIGLIORA L EFFICIENZA LA PRODUTTIVA E LA REDDITIVITÀ DELLA TUA AZIENDA CON LA NOSTRA SOLUZIONE DI GESTIONE DELLE COMMESSE

2 w w w. s is olin f. it PERCHE SOLUZIONI INFORMATICHE PUO AIUTARTI A INCREMENTARE IL TUO BUISNESSUTARTI

3 S.I. Soluzioni Informatiche S.r.l. Tel Con oltre 20 anni di attività, siamo diventati leader nel settore informatico per le Aziende di distribuzione di materiale elettrico, per numero di installazioni, numero di transazioni effettuate con il nostro applicativo e fatturato sviluppato dai nostri circa 200 Clienti. Grazie ad uno staff di oltre 30 persone, e la presenza di sedi e strutture direttamente collegate, situate a Napoli, Roma, Milano, Bari, Catania, Cagliari e Verona, forniamo servizi e soluzioni in ambito Supply Chain su tutto il territorio nazionale. Essere un Azienda votata ad un unico segmento del mercato ci permette di pensare, progettare e sviluppare soluzioni e servizi che rispondono in modo preciso e mirato a tutte le richieste dei distributori di materiale elettrico. Per questo motivo la nostra Azienda ha creduto fin dal suo nascere, nei servizi e nelle soluzioni Metel. Offrire al mercato una soluzione integrata con i servizi Metel, vuol dire offrire un opportunità alle Aziende del settore elettrico, non solo di abbattere i costi di gestione dei documenti legati al ciclo dell ordine, ma di recuperare anche in efficienza e competitività. Per raggiungere questi obiettivi, da diversi anni sviluppiamo, miglioriamo ed innoviamo il nostro software, GADMEL, una soluzione perfettamente integrata con lo Standard Metel. GADMEL Express 2.0 è Supply Chain, Logistica Avanzata, Business Intelligence, CRM, Commercio Elettronico, Mobile: la soluzione completa per le Aziende di Distribuzione di Materiale Elettrico. Oltre Metel, un altro nostro Partner d eccellenza è Ibm Italia Spa, che garantisce presenza, continuità, sviluppo ed innovazione. Con IBM condividiamo la soluzione software A.C.G. (Applicazioni Contabili Gestionali), nella quale sono concentrate tutte le soluzioni per gestire in modo rapido ed efficiente i processi amministrativi e non solo, in cui convergono i dati aziendali e da cui partono informazioni organizzate vitali per tutti i processi di business, soprattutto per il management. Le nostre Soluzioni sono specializzate, scalabili, modulari e multi piattaforma ed aiutano a far crescere l efficienza ed il Business della tua Azienda.

4 REVENTIVAZIONE A NOSTRA SOLUZIONE INTEGRATA N GADMEL PER LA REALIZZAZIONE GESTIONE DEI PREVENTIVI

5 Visto di fattibilità Quando arriva un Computo Metrico da parte del Cliente, verrà aperta una Richiesta di fattibilità. Tale richiesta deve essere passata al vaglio di un responsabile che deve decidere se tale Computo Metrico può essere affrontato dall azienda in base a politiche aziendali e/o tipologia di lavoro Se il responsabile accetta il Computo Metrico, si passa alla fase di importazione del Computo Metrico e alla realizzazione del preventivo Importazione Computo Metrico (Capitolato) Il Cliente potrà fornire un file contenente il computo metrico in esame. Tale file potrà essere in formato Excel o PDF e verrà caricato in un programma che permetterà una più facile importazione delle voci del Computo Metrico nel preventivo. Per rendere più veloce e corretta l importazione dei file Excel consigliamo di strutturarli in base al tracciato record da noi fornito, in modo che vengano subito riconosciuti dal programma. Nel caso in cui il file non dovesse rispettare questi Standard l importazione non potrà essere totalmente automatica. La creazione, la formattazione e la schematizzazione di un file PDF non segue nessuno standard specifico, in quanto l utilizzo di tabelle e altri elementi all interno di quest ultimo è strettamente legato al programma che genera il PDF (Adobe Distiller, PDF 995, PDFCreator, OpenOffice, ecc...) Associazione Voci da Computo Metrico (I Componenti) Dopo aver importato tutte le voci nel programma di creazione/ gestione preventivi, per ogni voce sarà necessario associare una o più voci dalla biblioteca dei componenti centralizzata. In questo modo, si terrà traccia delle voci originarie mandate dal Cliente. Nelle fasi future di preventivazione sarà facile, per ogni voce inserita dall operatore, capire a quale voce del Cliente corrisponde. Biblioteca degli elementi di preventivo La Biblioteca Centralizzata conterrà tutti gli elementi utilizzati per la creazione di preventivi. Tali elementi potranno essere inseriti in maniera immediata al fine di rendere veloce la stesura di un preventivo. I componenti conterranno il prezzo Standard suddiviso per Materiale Manodopera (a ore) e Servizi correlati. Il prezzo del materiale potrà essere reperito tramite il gestionale (Costo Articolo da listino o da offerta fornitore). Per ogni Componente saranno indicati una serie di marchi fornitori che lo producono, tali Marchi potranno essere utilizzati per interrogazioni future. Ogni componente deve appartenere a un Gruppo Merceologico di riferimento. Ogni Componente può essere composto da altri componenti presenti in biblioteca (Es.: Componete Plafoniera 4x4 composto da 5 sotto-componenti). In questo caso i prezzi Standard, di Manodopera e dei Servizi correlati possono essere calcolati come somma dei prezzi dei sotto-componenti o decisi in maniera discrezionale dall operatore. E possibile reperire un particolare articolo non presente direttamente in Biblioteca dei componenti Centralizzata in due modi: Direttamente dal gestionale (Anagrafica Articoli). Tramite Offerta Fornitore. Ogni componente deve appartenere ad una Tipologia di componenti impostabili tramite tabelle. Esempi di tipologie sono Elettrici, Speciali, Meccanici, Opere Murarie, ecc... La biblioteca dei componenti centralizza conterrà anche le voci per i costi assoluti e costi indiretti. Sarà inoltre possibile inserire dei costi diretti in maniera arbitraria, cioè non reperibili direttamente da biblioteca dei componenti. In biblioteca centralizzata è anche possibile memorizzare tempari e preziari.

6 Il Preventivo Il preventivo può essere di due tipi: commessa e gara. In entrambi i casi, cambia solo il modo di gestire il preventivo, ma la procedura di gestione è la stessa. Il preventivo sarà disponibile in 2 viste. Dati principali Preventivo: Possibilità di creare una struttura ad albero per i capitoli del preventvo. Gestione dei referenti del preventivo: Commerciale, Direttore dei lavori, etc... Gestione dei documenti extra legati al preventivo: Qualsiasi formato digitale, PDF, DOC, etc... Dettaglio Preventivo: Tale vista visualizzerà tutte le voci con i relativi costi suddivisi per materiali, mano d opera e costi correlati. Ogni voce del dettaglio preventivo potrà essere raggruppata sotto un settore. Un settore è una suddivisione logica del lavoro da svolgere. Tale settore potrà essere utilizzato come linea guida per l avanzamento dei lavori una volta che il preventivo sarà accettato e diventato commessa. Inoltre ogni componete del preventivo potrà essere a sua volta suddiviso in altri componenti (composto da...). Riepilogo Generale Questa funzione consente, dopo aver inserito degli opportuni valori, di calcolare i margini e i costi dell intero preventivo. Scheda Di vendita: Consiste in un riepilogo delle voci dalla vista Dettaglio Preventivo e sarà suddivisa in costi diretti, costi indiretti, costi assoluti e Operai. I costi diretti comprenderanno materiali, mano d opera e Servizi Esterni. I costi assoluti comprenderanno tutti quei costi sostenuti dall azienda indipendentemente dal buon esito della commessa come ad esempio: tempo di preventivazione, sopralluoghi, etc... I costi indiretti sono rappresentati da tutti gli altri costi, come ad esempio: automezzi, trasferte, pedaggi, ecc... Tali costi possono essere calcolati in base oraria, ad importo o in Percentuale sul preventivo. La voce Operai sarà indicata dal responsabile del preventivo per indicare le ore necessarie alla lavorazione della commessa e il numero preventivato di operai impegnati in tale opera. Le voci dei costi diretti vengono calcolati in automatico dalla vista Dettaglio Preventivo. Le voci dei costi indiretti come quelli assoluti vengono reperiti dalla biblioteca dei componenti centralizzata. Per ogni voce del preventivo è sempre presente un campo commento per l aggiunta di eventuali note. Dal momento dell accettazione del preventivo, per ogni variazione, verrà salvata una copia ; tale copia verrà chiamata revisione. Ogni preventivo avrà un numero univoco più il numero di revisione. Nel momento in cui il preventivo è finito, potrà essere emesso una documento in formato PDF che potrà essere inviato al Cliente tramite e/o stampato su supporto cartaceo. E anche possibile accodare altri documenti in formato PDF all offerta da inviare. Per eseguire tale operazione sarà necessaria l autorizzazione di un responsabile per l emissione di tale documento. Quando il Cliente avrà accettato il preventivo, quest ultimo diventerà una commessa. La commessa, in prima analisi, è una copia speculare del preventivo accettato dal cliente. E possibile cambiare i dati dei cliente in fase di preventivazione, ma non dopo la sua trasformazione in commessa.

7 Sappiamo che l Innovazione per un azienda passa anche attraverso la scelta di un sistema informativo adeguato, efficace ed efficiente, e nell individuazione di un partner che la affianchi sposandone obiettivi e metodi e che investa risorse umane ed economiche nella direzione comune. Per questi motivi innovazione è: SOLUZIONI INFORMATICHE. Rosario Russo OPERAI TERZI MACCHINE OPERATRICI SERVIZI PROGRAMMA LAVORI GESTIONE COMMESSA COMPUTO METRICO BIBLIOTECA ELEMENTI ANAGRAFICA FORNITORE MAGAZZINO GESTIONE PREVENTIVI GADMEL ENTRATA MERCI PRODOTTI GENERAZIONE PREVENTIVO FORMATO DIGITALE ANAGRAFICA ARTICOLI ORDINI FORNITORI

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9 MIGLIORA L EFFICIENZA, LA PRODUTTIVA E LA REDDITIVITÀ DELLA TUA AZIENDA CON LA NOSTRA SOLUZIONE DI GESTIONE DELLE COMMESSE Come abbiamo potuto vedere nella sezione Preventivazione, la commessa in prima analisi è la copia del preventivo approvato da Cliente. Possono esistere quattro tipi di commessa : Piccola Media (chiamata STANDARD) Manutenzione In economia Cambia solo il modo di gestirle dell operatore. I flussi applicativi sono gli stessi. Ad ogni commessa corrisponde un numero di contratto. La commessa segue la stessa logica del preventivo, per quanto riguarda le modifiche. Ci sarà sempre una storicità della commessa tramite revisioni. Ad ogni commessa possono essere associati una o più Varianti di commessa. Ogni variante di commessa è legata ad un nuovo contratto con il Cliente. Quando il preventivo diventa commessa, viene assegnato un Capo Commessa che avrà la supervisione di tutti gli aspetti della commessa, materiali, operai, Macchine Operatrici. Ogni commessa avrà dei contatori per tenere traccia dell andamento generale della commessa i quali terranno traccia di: Manodopera Materiali Costi (indiretti e assoluti) Tempi di consegna Andamento Aziendale (totale commesse) Tutti i Costi Assoluti indicati nel preventivo verranno riportati nella commessa. Per gestire e verificare i diversi flussi di informazioni il modulo Commessa ha 6 viste differenti: Scheda Commessa Una scheda riepilogativa della commessa con informazioni sul Cliente, sulle variazioni economiche della commessa (Varianti) e lo stato avanzamento lavori con sette contatori : Assoluto, Materiale, Mano d opera, Impianti a corpo, Costi indiretti, Fatturato, Costo globale Ad esempio il contatore materiale, tiene sotto controllo il materiale utilizzato in cantiere mentre quello relativo alla mano d opera, consente di conoscere in tempo reale quante ore sono state lavorate rispetto a quelle preventivate. Il contatore, del fatturato tiene traccia del rapporto costi/ricavi per capire se si è in linea con le stime effettuate. Tutti i contatori indicheranno i valori sia in termini assoluti che in percentuale. L aggiornamento dei dati è di competenza del Capo Cantiere (C.C.). Scheda Commessa Dettaglio Commessa Lista Materiali Automezzi In Cantiere (Veicoli e Macchine Operatrici) Operai In Cantiere Programma Lavori Gestione del Materiale

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11 MIGLIORA L EFFICIENZA, LA PRODUTTIVA E LA REDDITIVITÀ DELLA TUA AZIENDA CON LA NOSTRA SOLUZIONE DI GESTIONE DELLE COMMESSE Dettaglio Commessa E una lista di tutte le voci appartenenti alla commessa con i relativi costi, quantità e numeri di articoli da magazzino e/o da Offerta Fornitore associati. Lista Materiali: Una lista dei materiali utilizzati in cantiere già prelevati dal magazzino e/o tramite Offerta Fornitore. Gli articoli sono associati in modo automatico alla commessa. Automezzi In Cantiere (Veicoli e Macchine Operatrici) Una lista degli automezzi che sono stati utilizzati e i loro costi, su base chilometrica o oraria. Tali automezzi saranno presenti in una tabella con tutti i macchinari a disposizione dell Azienda o in affitto da terzi. Operai In Cantiere Una lista degli operai che hanno lavorato per la commessa. Questa lista si popolerà in maniera automatica dall inserimento dei rapportini da parte del C.C. Terrà traccia degli operai che hanno lavorato in commessa e le relative ore. Programma Lavori Sarà una vista simile a quella del Dettaglio Commessa. Per ogni settore (se presente) e voci relative verrà associato un calendario per la tracciabilità dell avanzamento lavori di quel particolare settore/voce. Ad ogni settore/ voce saranno associate le seguenti informazioni: Tempi stimato di realizzazione Commenti su stato avanzamento lavori Giorni lavorati per la voce/settore Giorni Programmati di lavorazione Sarà possibile inserire in maniera arbitraria altri settori per avere un dettaglio maggiore per l avanzamento lavori. Gestione del Materiale Il Capo Commessa è responsabile del reperimento degli articoli necessari al completamento della commessa. Tali articoli possono essere reperiti in 4 modalità differenti: Richiesta a Magazzino (immediata o differita); Tramite Offerta Fornitore; Tramite Materiali da altri cantieri (in eccesso); Tramite Materiali di risulta immagazzinati in un area speciale (non codificati). Gli articoli necessari per il completamento della commessa dovranno essere inseriti in richieste di acquisto. La richiesta di acquisto dei materiali, inserita direttamente sul gestionale GADMEL, viene inoltrata automaticamente all ufficio acquisti, che

12 MIGLIORA L EFFICIENZA, LA PRODUTTIVA E LA REDDITIVITÀ DELLA TUA AZIENDA CON LA NOSTRA SOLUZIONE DI GESTIONE DELLE COMMESSE deciderà se effettuare un ordine a fornitore o meno per tale materiale. In automatico è possibile quindi tenere traccia dei materiali ordinati (costi preventivi) e non ancora bollettati verso la commessa. Sempre automaticamente quando il materiale entra e poi viene fatturato, il suo costo viene inserito in commessa. Gestione Operai Ogni giorno gli operai compileranno un rapportino di lavoro che consegneranno al C.C., il quale dovrà inserire questi rapportini a fine giornata. Le ore lavorate dagli operai andranno così ad alimentare il contatore della mano d opera. E possibile che vengano inserite delle ore extra, per lavori richiesti dal cliente ma non preventivate dall azienda. Grazie ad un Report in un qualsiasi momento sarà possibile utilizzare il filtro operai che consentirà di vedere sia il monte ore sia i costi della mano d opera. Gestione Macchine Operatrici e Automezzi In modo analogo, all inserimento dei rapportini degli operai, il C.C. inserirà anche le ore di utilizzo di una particolare Macchina Operatrice/Automezzo. Grazie ad un Report in un qualsiasi momento sarà possibile utilizzare il filtro Macchina Operatrice/ Automezzo che consentirà di vedere sia il monte ore sia i costi. Una eventuale nuova macchina per essere gestita in commessa dovrà essere inserita nell apposita tabella di codifica Automezzi, con il suo costo/ore o costo/kilometri. Gestione Ordini Di servizio L ordine di servizio arriva dal gestionale GADMEL e viene associato ad una commessa esistente. Un Ordine di servizio può essere di tre tipologie: Subappalto in economia (a ore) Subappalto a commessa (a corpo) Noli e altro. In tutti e tre i casi, dovranno essere emessi dei certificati di S.A.L. per i lavori eseguiti da terzi. Tali certificati possono essere espressi a valore oppure in percentuale avanzamento lavori. Dopo aver approvato il certificato, verrà emessa una fattura a fronte di quest ultimo. Gestione Lavori In Corso Il C.C. ha la responsabilità di coordinare l avanzamento dei lavori della commessa. Il C.C. Deve gestire: il programma Lavori la pianificazione lavori I lavori in corso della commessa possono essere espressi a valore, indicando quali voci sono state completate, oppure in percentuale avanzamento lavori.

13 Essere un Azienda votata ad un unico segmento del mercato ci permette di pensare, progettare e sviluppare soluzioni e servizi che rispondono in modo preciso e mirato a tutte le richieste dei distributori di materiale elettrico. Claudio Cerutti Il C.C. pianifica le vari fasi di lavorazione, indicando i tempi di realizzazione previsti e i giorni di inizio e fine lavori preventivati. Dalla pianificazione dei lavori, verrà generato un calendario di attività che sarà disponibile per il Capo Cantiere. Dal calendario attività sarà anche possibile (opzionale) creare dei fogli di lavoro per la registrazione di specifiche attività degli operai a fronte di voci indicate dal C.C.. Tali fogli di lavoro confluiranno in rapportini di ore lavoro relative alla commessa. Le ore dei rapportini potranno essere imputate a specifiche voci di Commessa (ove previsto) o imputati in maniera generica alla commessa. Se le ore vengono imputate a singole voci di commessa, sarà possibile seguire l andamento dei lavori per ogni singola voce della commessa. Il Capo Cantiere in accordo con il Capo Commessa gestirà l avanzamento dei lavori delle singole fasi di lavorazione inserire dal Capo Commessa. In modo opzionale, è possibile far visionare tali documenti al Cliente per un eventuale revisione. Gestione Stato Avanzamento Lavori (S.A.L.) Il Capo Commessa concorda con il Cliente lo Stato Avanzamento Lavori in base al computo metrico dato dal Cliente. Le voci del Computo Metrico del Cliente sono state precedentemente associate ad una o più voci della commessa (provengono da preventivo). Il Capo Commessa avrà, quindi, in tempo reale lo stato avanzamento lavori dal punto di vista del cliente. Esistono 3 tipi di S.A.L.: acconto in fase di apertura commessa; corso d opera in fase di realizzazione dei lavori; Finale a lavori ultimati e chiusura commessa. I tre tipi di S.A.L. vengono gestiti nella medesima maniera, in tutti i casi verrà prodotto un documento da sottoporre al cliente. Tale Documento dovrà avere l approvazione del responsabile commerciale. Il S.A.L. verrà sottoposto al cliente, e quest ultimo autorizzerà l emissione di fattura. Il valore del S.A.L. verrà aggiornato a livello di commessa, fino all emissione finale del documento di fine lavori. Tale area prevede altre tre funzioni essenziali: S.A.L. Fornitore, che è identico al S.A.L. Cliente, visto dalla parte del Fornitore. Stampe Lavori in corso, un resoconto dettagliato di tutte le commesse aperte ad una certa data. Stampa commesse Interne e Bacheca, ovvero una stampa che riepiloga tutte le commesse con i soli dati salienti.

14 MIGLIORA L EFFICIENZA, LA PRODUTTIVA E LA REDDITIVITÀ DELLA TUA AZIENDA CON LA NOSTRA SOLUZIONE DI GESTIONE DELLE COMMESSE Soluzioni Informatiche è consulenza aziendale a 360 con una profonda esperienza e una salda direzione. Innovazione, flessibilità, affiatamento, attenzione verso i nostri Clienti sono il nostro credo. Siamo diventati fornitori leader per le Aziende della Distribuzione del materiale elettrico ed illuminotecnico a livello nazionale per il numero crescente di Clienti che hanno deciso di concederci la propria fiducia e per gli importanti risultati raggiunti. La nostra azione va al di là della mera logica economica: siamo convinti che il successo non sia dato solo dal guadagno, ma anche dal valore aggiunto che deriva dalla valorizzazione della persona. La nostra azienda si impegna attraverso metodologie di qualità accertate, ad identificare i bisogni dei Clienti, stabilirne gli obiettivi per tutti i livelli rilevanti dell organizzazione e favorire la crescita dell efficienza aziendale e conseguentemente del Business.

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16 SOLUZIONI INFORMATICHE Sede di Milano c/o Sidim S.p.A. Via Pergolesi, 9 (MI) Trezzano Sul Naviglio T F Sede di Roma Via Casale Ferranti, Roma T F Sede di Bari c/o Meta Informatica Via Einaudi Bari T F Sede di Napoli Via Napoli 125 Casalnuovo (NA) T F