Procedure Organizzative

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1 Procedure Organizzative Roma, 17 Novembre 2011

2 Il concetto di impronta La conservazione sostitutiva dei documenti tributari è regolata dal D.M. 23/01/2004 che prevede all articolo 5..il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato, al fine di estendere la validità dei documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l impronta dell archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale.

3 Il concetto di impronta La definizione di Impronta dell archivio deriva dall articolo 3 comma 2 del DM : Il processo di conservazione dei documenti informatici avviene mediante le modalità di memorizzazione previste al comma 1, lettera d), e secondo il procedimento indicato nell'art. 3 della deliberazione AIPA n. 42 del 2001 e termina con la sottoscrizione elettronica e l'apposizione della marca temporale, in luogo del riferimento temporale, sull'insieme dei predetti documenti ovvero su un'evidenza informatica contenente l'impronta o le impronte dei documenti o di insiemi di essi da parte del responsabile della conservazione di cui all'art. 5 della deliberazione dell AIPA n. 42 del 2001.Il processo di conservazione è effettuato con cadenza almeno quindicinale per le fatture e almeno annuale per i restanti documenti.

4 Il concetto di impronta Il provvedimento n. 2010/ stabilisce le modalità di formazione e invio dell impronta, stabilisce le informazioni da inviare, prevede un apposito campo per allegare la marca temporale.

5 La fase di generazione L azienda o il responsabile della conservazione, dovrà: 1. generare l impronta dell archivio informatico oggetto della conservazione; 2. redigere una comunicazione in formato XML da trasmettere telematicamente all Agenzia delle Entrate tramite Fisconline o Entratel (commercialisti)

6 La fase di generazione Il contribuente può scegliere se effettuare una comunicazione dell impronta complessiva oppure tante comunicazioni quante sono gli archivi. Ifin Sistemi ha scelto di fare una impronta complessiva ovvero farà una conservazione delle conservazioni fatte in dato anno fiscale. Ad ogni impronta complessiva corrisponde una comunicazione

7 Agenda 1. I soggetti obbligati all invio dell impronta 2. Il termine 3. Il contenuto 4. L intermediario 5. Dati archivio informatico 6. La trasmissione 7. Le ricevute 8. Domande e risposte

8 I soggetti obbligati all invio dell impronta

9 I soggetti obbligati all invio dell impronta? Tutte le aziende sono tenute ad effettuare l adempimento se fanno conservazione sostitutiva di documenti fiscali; Le aziende possono delegare un intermediario (commercialista o Caf) all invio dell impronta.

10 I soggetti obbligati all invio dell impronta? Aggiornamento del 3/11/2011 Controllo Comunicazione dell impronta dei documenti informatici versione 2.0. Questa modifica permette ai responsabile della Conservazione, indicati nella comunicazione, di inviare la comunicazione per proprio conto, senza rivolgersi agli intermediari.

11 Il Termine

12 Termini della comunicazione Entro il quarto mese successivo alla scadenza del termine di presentazione della dichiarazione dei redditi come modificato dal decreto ministeriale 6 marzo 2009.

13 Esempio 1 Società con esercizio coincidente con l anno solare 01/01-31/12 Cosa significa? Documentazione relativa anno 2010 La presentazione della dichiarazione di questo periodo va fatta entro 9 mesi + 4 mesi per l invio. Scadenza invio dichiarazione dei redditi: 31/09/2011. Scadenza chiusura processo di conservazione 30/12/2011. Scadenza invio comunicazione impronta anno 2010 e pregressi: 31/01/2012

14 Esempio 2 Società con esercizio a cavallo di due anni solari 01/ 06/2009 al 31/05/2010 Cosa significa? Scadenza invio dichiarazione dei redditi 28/02/2011. Scadenza chiusura processo di conservazione 31/05/2011. Scadenza invio comunicazione impronta anno 2009/2010 e anni pregressi 30/06/2011.

15 Il contenuto

16 Contenuto della fornitura Dati del titolare della contabilità (azienda) Se il titolare della contabilità è una persona giuridica NON si deve indicare anche la persona fisica Dati titolare della contabilità 1. Denominazione 2. Sede legale 3. Codice Fiscale : NO PARTITA IVA. L indicazione di un codice fiscale non presente in Anagrafe tributaria comporta lo scarto

17 Dati del titolare della contabilità (azienda) Contenuto della fornitura Flag fatturazione elettronica: questo flag è da attivare se il soggetto effettua invio e ricezione di fatture elettroniche. Non è da attivare se effettua soltanto la conservazione elettronica.

18 Contenuto della fornitura Dati del responsabile della conservazione sostitutiva Nome /Cognome,data di nascita, luogo di nascita Codice fiscale : NO PARTITA IVA Domicilio fiscale/sede legale I responsabili non residenti prima dell invio dell impronta dovranno richiedere codice fiscale, nei dati Residenza sede dovrà essere indicato domicilio in Italia.

19 Contenuto della fornitura Dati del delegato (Dato non obbligatorio se non presente) Nome /Cognome / data di nascita /luogo di nascita Codice fiscale : NO PARTITA IVA Domicilio Fiscale/sede Legale

20 Il Codice della fornitura : valore predefinito imp000 Contenuto della fornitura Periodo di imposta: Anno imposta cui si riferiscono i documenti di cui si trasmette l impronta. Si presume che in tutti i casi in cui l anno d imposta non coincide con l anno solare, vada indicato l anno iniziale Es. 01/07/2008 al 30/06/2009. Indicare l anno 2008.

21 Tipo di comunicazione Contenuto della fornitura 1. Comunicazione ordinaria 2. Comunicazione sostitutiva correttiva: corregge una comunicazione già inviata. E consentito sostituire la comunicazione per una sola volta, a condizione che si riferisca al medesimo periodo di riferimento e la sostituzione avvenga non oltre 30 giorni dal termine di trasmissione dei dati. Es: anno 2010 EFS_ invio impronta 31 gennaio2012_ termine per la sostitutiva correttiva 1 marzo Sostitutiva di riversamento (sostituisce una comunicazione già inviata)

22 L intermediario La spedizione può essere effettuata dall azienda tramite il servizio Fisconline o tramite il servizio Entratel se rientra nella categoria delle autorizzate o esser affidata ad un intermediario autorizzato. L identificazione dell intermediario avviene attraverso il codice fiscale, va anche indicata la data dell impegno a trasmettere e il tipo di impegno. Il codice Caf va indicato solo nel caso sia un Caf a trasmettere. Se il campo non è valorizzato con 5 cifre viene generato errore. Per cui inserire forzatamente (campo numerico) 00000

23 L intermediario Un altro capo obbligatorio è <impegno trasmissione> Cosa scrivo? 1. Trasmettere comunicazione predisposta dal contribuente (titolare) 2. Predisporre e trasmettere presentazione da parte dell intermediario

24 1. Luogo di conservazione 2. Impronta 3. La marca temporale 4. Indice documenti in archivio Dati archivio informatico

25 Luogo di conservazione LUOGO IN CUI RISIEDONO FISCALMENTE I DATI LUOGO DELL ARCHIVIO INFORMATICO O DELL EVIDENZA DA CUI E STATA GENERATA L IMPRONTA Comune Stato Via Frazione Num. Civico Sigla Prov. CAP La definizione data dall agenzia delle Entrate non è affatto precisa. Ci aspettiamo dei chiarimenti in merito con la nuova circolare.

26 Impronta Nel campo dedicato all impronta va riportata l impronta dell archivio che è stato sottoposto a marcatura. < a 3985b81b669092ee35bd63bb73e1edce594e81</Impronta

27 Marca temporale In questo campo va riportata la marca temporale convertita in base 64 dell impronta di cui sopra.

28 Indice dei documenti Vanno indicati i tipi di documenti conservati ( da scegliere da una tabella allegato1) la quantità di documenti presenti e la data di inizio e fine validità. Per data inizio e fine si intende il periodo preso in esame dai documenti conservati. Esempio: Se si tratta di fatture emesse avremo la data inizio anno fiscale e data fine anno fiscale Relativamente all indice, va fatta attenzione a non duplicare la tipologia all interno di una impronta. Se abbiamo conservato 100 fatture sezionale 01, dal al e 100 fatture accompagnatorie, sezionale 2, dal 07/01/2009 al 31/12/2009, dovremo indicare in un solo record fatture emesse, quantità 200 dal 05/01/2009 al 31/12/2009.

29 La trasmissione Per procedere alla trasmissione telematica del file, è necessario controllare, la correttezza delle informazioni inserite. Tale controllo può essere effettuato dal menu documenti dell applicazione Entratel o dalla funzione prepara file dell applicazione Fileinternet.

30 La trasmissione Se tutto ha esito positivo viene prodotto un file telematico che dovrà essere firmato digitalmente prima di essere inviato.

31 La trasmissione Per gli utenti Entratel tale file è contenuto nella cartella Entratel\documenti\controllati, mentre per gli utenti Fisconline, in quella Uniconline\invio. Se il file viene correttamente acquisito dall Agenzia, verrà messa a disposizione del mittente una ricevuta, identificata da un numero di protocollo, comprovante l avvenuta ricezione del file. Qualora, invece il file dovesse essere scartato, al soggetto inviante perverrà una ricevuta che indicherà il motivo dello scarto.

32 Ricevute L Agenzia delle Entrate comprova l avvenuta ricezione del predetto file mediante un attestazione, identificata da un numero di protocollo, contenuta in un file munito del codice di riscontro per il servizio (Fisconline) o del codice di autenticazione per il servizio Entratel. Nel caso in cui vengano rilevati errori, si riceverà una ricevuta di scarto con le motivazioni.

33 Scarto della comunicazione La ricevuta di avvenuta ricezione non è rilasciata e quindi i dati si considerano non trasmessi quando il file viene scartato 1. File non elaborabile, in quanto non verificato utilizzando il Sw di controllo; 2. Mancato riconoscimento del soggetto tenuto alla trasmissione dei dati; Le circostanze elencate al punto 5 del provvedimento dell AE sono comunicate al soggetto che ha effettuato la trasmissione del file, il quale è tenuto a riproporre la trasmissione entro cinque giorni lavorativi successivi alla comunicazione di scarto.

34 Sanzioni Si potrà applicare la sanzione prevista per LA NON CORRETTA TENUTA DI DOCUMENTI fiscali (va da 258,00 a 2058,00 euro) poi sarà il verificatore a valutare le condizioni in cui versa il sistema contabile del contribuente. Chiaro che se le condizioni lo giustificano si potrebbe arrivare al disconoscimento del valore probatorio della contabilità (in aggiunta alla sanzione di cui sopra) che comporta da un lato un procedimento penale (da 6 mesi a 3 anni) e, soprattutto, la possibilità di procedere ad un accertamento induttivo. (In pratica si considera la contabilità non affidabile e si prescinde dalle scritture).

35 Caso Outsourcer Se un il titolare della contabilità (Azienda) ha affidato un processo di conservazione ad un Outsourcer.

36 Chi fa cosa?

37 Caso Outsourcer (1) L Outsourcer preparerà la comunicazione indicando : 1. Titolare contabilità. Denominazione, Sede legale, Codice fiscale 2. Se una azienda ha stipulato un contratto di outsourcing con una società (outsourcer) allora i dati del RC sono l anagrafica dell Outsourcer, e il primo delegato sarà la persona fisica responsabile all interno dell Outsourcer. 3. Dati del Responsabile della Conservazione_codice fiscale_ 4. Dati del delegato (dato non obbligatorio se non presente). Possono essere inseriti fino a un massimo di 20 delegati NOTA BENE: si raccomanda di inserire il codice fiscale non la P.IVA

38 Caso Outsourcer (2) L Outsourcer preparerà la comunicazione indicando : 5. Dati dell archivio informatico 6. Il luogo di conservazione. Esso coincide con il luogo di tenuta delle scritture salvo diverse disposizioni, quindi azienda salvo disposizioni contrarie. SI DEVE METERE L AMMNISTRAZIONE FINANZIARIA NELLA CONDIZIONE DI ESIBIRE L EVIDENZA. 7. La marca temporale apposta sull archivio informatico di cui si sta inviando l impronta 8. Indice documenti in archivio ( tabella contenente le indicazioni dei documenti cui l impronta si riferisce) 9. Numero elemento indice: numero di tipologie differenti di documenti presenti nell archivio

39 Caso Outsourcer (3) L Outsourcer preparerà la comunicazione indicando : 10. Documento: numero di documenti della tipologia indicata 11. Data inizio validità: data inizio anno fiscale 12. Data fine validità:data fine anno fiscale

40 Chi invia l impronta? Caso Outsourcer 1. Titolare della contabilità tramite Fisconline 2. Intermediario, Caf o commercialista tramite Entratel 3. Il responsabile della conservazione o i delegati alla conservazione che invieranno l impronta senza rivolgersi agli intermediari

41 Conservazione in house Chi fa cosa?

42 Conservazione in house 1. Il titolare della contabilità è il soggetto passivo, quindi l'azienda stessa. E importante inserire il CF dell'azienda; 2. Se una azienda fa conservazione in casa, allora i dati del RC sono i dati della persona fisica incaricata. 3. Dove l AE va a fare i controlli ci deve essere la possibilità di accedere all'impronta, quindi si consiglia vivamente che il luogo di conservazione coincida con il luogo di tenuta delle scritture contabili.

43 Conservazione in house Dati dell archivio informatico 4 Il luogo di conservazione. Esso coincide con il luogo di tenuta delle scritture salvo diverse disposizioni. 5. La marca temporale apposta sull archivio informatico di cui si sta inviando l impronta 6. Indice documenti in archivio ( tabella contenente le indicazioni dei documenti cui l impronta si riferisce) 7. Numero elemento indice: numero di tipologie differenti di documenti presenti nell archivio 8. Documento: numero di documenti della tipologia indicata. 9. Data inizio validità: data inizio anno fiscale 10. Data fine validità: data di fine anno fiscale

44 Conservazione in house Chi invia l impronta? 1. Titolare della contabilità tramite Fisconline 2. Intermediario, Caf o commercialista tramite Entratel

45 La trasmissione Se l azienda invia l impronta attraverso il canale fiscoline sarà necessaria l abilitazione. Per le società: devono richiedere il PIN TRAMITE IL PROPRIO RAPPRESENTANTE che a sua volta deve essere già abilitato al servizio Fisconline. TEMPO STIMATO PER ESSERE ABILTATI: 15 GG.

46 Domande e Risposte Se si conserva in forma elettronica il registro IVA vendite ed il registro IVA acquisti, e quindi si dispone di 2 file firmati e marcati, si dovrà inviare un unica impronta, oppure due? Sarebbe opportuno per ogni periodo di imposta, un unico archivio di documenti fiscalmente rilevanti e generasse un unica impronta che sarà oggetto di comunicazione all Agenzia delle entrate. Il contribuente può scegliere se effettuare un comunicazione dell impronta complessiva oppure tante comunicazioni quanti sono gli archivi.

47 Va trasmessa l impronta del libro unico del lavoro? Domande e Risposte No sebbene il LUL è comunque un documento rilevante ai fini fiscali (art. 21 DPR 600), la metodologia per conservarlo in forma elettronica è disciplinata dal DM 9 luglio 2008 del Ministero del Lavoro, della Salute e delle Politiche sociali, che non prevede la trasmissione dell impronta.

48 Domande e Risposte Il campo periodo di imposta, da indicare nel file xml della comunicazione dell impronta, prevede un valore numerico di 4 cifre. Nel caso di un periodo di imposta diverso dall anno solare (1 aprile marzo 2010) come va valorizzato? Il campo periodo di imposta va valorizzato in relazione al modello unico presentato dal soggetto. Pertanto, per il periodo di imposta 1 aprile marzo 2010,il relativo campo andrà valorizzato con il 2009.

49 Domande e Risposte Il campo fatturazione elettronica, da indicare nel file.xml della comunicazione dell impronta, richiede la valorizzazione SI oppure NO? Ma se l azienda ha adottato una conservazione sostitutiva del documento informatico con spedizione cartacea ai clienti cosa dovrà indicare? Si dovrà indicare NO dato che trattasi della conservazione sostitutiva di un documento informatico.

50 Domande e Risposte Cosa fare in caso di invio di una comunicazione errata? I 30 giorni entro cui trasmettere la comunicazione correttiva, decorrono dalla data di trasmissione della comunicazione correttiva ordinaria, oppure dalla scadenza ultima del termine di trasmissione, che per l anno 2010 è il 31 gennaio 2012? E possibile inviare una comunicazione sostitutiva correttiva di una comunicazione inviata. E possibile sostituire per correzione solo una comunicazione ordinaria e solo una volta. La comunicazione correttiva può essere trasmessa NON OLTRE 30 giorni dal termine di trasmissione dei dati da sostituire, quindi per il 2010 sarà entro 1 marzo 2012.

51 Domande e Risposte Qual è la data di inizio e di fine validità che bisogna indicare nella comunicazione: per esempio nelle fatture passive il primo documento non necessariamente ha la data più vecchia, ma semplicemente è stato registrato prima. In questo caso quali sono le date da indicare? Per quanto riguarda il ciclo passivo si deve far riferimento alla data di registrazione del documento ricevuto: questo consente di far coincidere i documenti indicati nell archivio di conservazione con quelli annotati nei registri Iva ( art. 25 del DPR 26 ottobre 1972)

52 Domande e Risposte Esempio: una fattura passiva con data 27 dicembre 2010, annotata nel registro IVA acquisti del cliente in data 15 gennaio 2011,confluirà nell archivio informatico dell anno 2011 la cui impronta di esercizio coincidente con l anno solare, dovrà essere comunicata entro il 31 gennaio 2013.

53 Domande e Risposte Le "copie" delle dichiarazioni (non gli originali) vanno segnalate all'ade tramite la Comunicazione dell'impronta? Sulla base della Risoluzione n. 298/E del , anche l'impronta dell'archivio informatico relativo alle "copie" delle dichiarazioni va trasmessa entro il 4 mese successivo al termine per la presentazione della DR del CAF/Commercialista che ha predisposto le dichiarazioni in oggetto. Dato per certo questo assunto cosa deve fare l outsourcer che fa la conservazione delle copie dei dichiarativi per conto degli intermediari? Una impronta complessiva di tutti i dichiarativi? Le copie delle dichiarazioni dei professionisti seguono le regole generali dell'impronta, mentre, per quanto riguarda l'outsourcer può tranquillamente generare un'unica impronta delle copie dei dichiarativi.

54 In caso di riversamento sostitutivo Il provvedimento chiarisce che, in caso di riversamento sostitutivo di documenti contenuti in un archivio la cui impronta è stata già comunicata, sarà obbligatoria la comunicazione della nuova impronta entro 4 mesi dal completamento del procedimento di riversamento sostitutivo.

55 Grazie per l attenzione IFIN SISTEMI SRL Via G. Medici 9/A Padova Stefania Rampazzo stefania.rampazzo@ifin.it Nessuna parte di questo documento può essere riprodotta o trasmessa, in tutto o in parte, senza autorizzazione scritta di Ifin Sistemi, a persone fisiche o giuridiche che non siano l azienda indicata in intestazione. I contenuti del documento non possono altresì essere copiati, donati o venduti a terze parti senza autorizzazione scritta di Ifin Sistemi, né i suoi contenuti possono essere rivelati a persone fisiche o giuridiche che non siano indicati in intestazione senza autorizzazione scritta di Ifin Sistemi. No part of this document may be reproduced or transmitted in any form or by any means, electronic or mechanical, for any purpose, without the express written permission of Ifin Sistemi, to persons, physical or legal that are not part of the company indicated in the document heading. The information contained in this document can neither be copied, given or sold to third parties without the express written permission of Ifin Sistemi, nor can this document be revealed to persons, physical or legal or that are not part of the company indicated in the document heading without the express written permission of Ifin Sistemi.