Verbalizzazione online Manuale operativo DOCENTI

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1 Manuale operativo DOCENTI Redatto da: Servizio Manutenzione Procedure Informatiche UNISI Versione: 2.0 Data Rilascio: 27/05/2013 Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 1 di 35

2 INDICE 1. INTRODUZIONE ACCESSO ALLA SEGRETERIA ONLINE: CREDENZIALI UNISIPASS PASSWORD DIMENTICATA CAMBIO PASSWORD NAVIGAZIONE NELL AREA WEB RISERVATA MENU DI NAVIGAZIONE RAPIDA ERRORE MALFUNZIONAMENTO CALENDARIO ESAMI ATTIVITÀ DIDATTICHE AGGREGAZIONI DI ATTIVITÀ DIDATTICHE (MUTUAZIONI, CONDIVISIONI, ESAMI COMUNI) GESTIONE DEL CALENDARIO ESAMI APPELLI SESSIONI TIPOLOGIE DI APPELLO APPELLO PER PROVA FINALE APPELLO PER PROVA PARZIALE APPELLO RISERVATO AL DOCENTE ABILITAZIONE ALLA GESTIONE DEGLI APPELLI ESEMPIO #1: ESAME ORALE ESEMPIO #2: ESAME SCRITTO ESEMPIO #3: ESAME SCRITTO E ORALE ESEMPIO #4: ESAME PER CORSI INTEGRATI/MODULARIZZATI GESTIONE APPELLI INSERIMENTO APPELLI INSERIMENTO DATI APPELLO DATA E ORA DELL APPELLO VERBALIZZAZIONE E TIPO ESAME ISCRIZIONI*(dal Al): DESCRIZIONE E NOTE APPELLO RISERVATO AL DOCENTE DETTAGLI ORGANIZZATIVI OPZIONI DI SALVATAGGIO TURNI D ESAME COMMISSIONI D ESAME VISUALIZZAZIONE APPELLI VISUALIZZAZIONE APPELLI NELL AREA WEB PUBBLICA GESTIONE APPELLI MODIFICA APPELLI ELIMINA APPELLI Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 2 di 35

3 9. GESTIONE LISTA ISCRITTI PRENOTAZIONE CONTROLLI IN FASE DI PRENOTAZIONE INSERIMENTO STUDENTE INSERIMENTO STUDENTE NELLA LISTA ISCRITTI VUOTA INSERIMENTO STUDENTE NELLA LISTA ISCRITTI INSERIMENTO STUDENTI DA UNA LISTA PRECEDENTE CANCELLAZIONE DELLE PRENOTAZIONI OPERAZIONI SUGLI ISCRITTI STAMPA LISTA ISCRITTI ESPORTA LISTA ISCRITTI (.XLS) COMUNICAZIONI AGLI ISCRITTI INSERIMENTO E GESTIONE ESITI IMPORTAZIONE ESITI (MODALITÀ OFFLINE) INSERIMENTO ESITI (MODALITÀ ONLINE) PUBBLICAZIONE ESITI CORREZIONE ESITI PUBBLICATI VERBALIZZAZIONE MODIFICA/REVOCA DI UN VERBALE FIRMATO DIGITALMENTE MODIFICA DI UN VERBALE REVOCA DI UN VERBALE Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 3 di 35

4 1. INTRODUZIONE Le procedure del presente documento sono finalizzate a perseguire obiettivi di semplificazione del procedimento, efficienza ed economicità, con il principale scopo di ridurre al massimo i tempi di aggiornamento delle carriere e del rischio di mancato rispetto delle scadenze amministrative e favorire la più ampia de materializzazione documentale. Il sistema di verbalizzazione online degli esami di profitto consente la definizione del Calendario degli Esami per le attività didattiche di cui il docente è titolare sulla base degli incarichi attribuiti in fase di programmazione didattica. Il docente per definire il Calendario degli Esami deve inserire/gestire gli appelli al fine di aprire il processo di prenotazione online degli studenti per ottenere le liste degli iscritti, attraverso cui procederà all inserimento degli esiti (con eventuale pubblicazione dove richiesto), alla generazione del verbale e alla firma digitale del verbale. La gestione dell intero processo avviene via web attraverso la segreteria virtuale accedendo alla pagina: segreteriaonline.unisi.it Il presente manuale è aggiornato con le configurazioni attive a partire dal 1 giugno Il manuale sarà aggiornato in corrispondenza di modifiche significative del sistema di verbalizzazione online e pubblicato sul sito dedicato alla Gestione Esami Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 4 di 35

5 2. ACCESSO ALLA SEGRETERIA ONLINE: CREDENZIALI UNISIPASS Il docente, per poter utilizzare la procedura, deve accedere alla propria area web riservata della segreteria online segreteriaonline.unisi.it con le credenziali UNISIPASS corrispondenti a username e password della casella di posta elettronica istituzionale di Ateneo utilizzate anche per l accesso alla rete wireless d Ateneo. Percorso segreteriaonline.unisi.it >> Area Riservata >> Login I docenti a contratto, per ricevere le credenziali UNISIPASS, devono contattare il Servizio Reti, Sistemi e Sicurezza Informatica: e fare richiesta di attivazione dell indirizzo di posta istituzionale d Ateneo compilando l apposito modulo. 2.1 PASSWORD DIMENTICATA In caso di smarrimento delle credenziali, è possibile procedere al recupero attraverso la procedura di Password dimenticata, presente nella segreteria online, inserendo il proprio codice fiscale. Il sistema invierà le credenziali UNISIPASS tramite un messaggio automatico no reply all indirizzo e mail eventualmente impostato come indirizzo e mail secondario e all indirizzo e mail istituzionale. Per caselle di posta con dominio diverso da quello istituzionale (e mail secondaria) verificare che il messaggio automatico no reply del recupero credenziali non sia intercettato dall antispam. Percorso segreteriaonline.unisi.it >> Area Riservata (no Login) >> Password dimenticata Se nessun indirizzo e mail secondario è stato impostato (o se l indirizzo è nel frattempo cambiato), il sistema restituirà l avviso impossibile recuperare la password. Scaricare l'apposito modulo che propone il sistema, compilarlo e inviarlo, unitamente a una copia di un documento di identità valido, al Servizio Reti, Sistemi e Sicurezza Informatica: 2.2 CAMBIO PASSWORD Effettuato il Login nella propria area web personale è possibile, in qualunque momento, cambiare la password. Si ricorda che, l eventuale scelta di una nuova password sarà valida per tutti i servizi di Ateneo che richiedono le credenziali UNISIPASS (posta elettronica, wireless, ecc..) Percorso Area Riservata (Login) >> Cambio Password Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 5 di 35

6 3. NAVIGAZIONE NELL AREA WEB RISERVATA Le funzionalità descritte nel presente documento sono accessibili dall area web personale (area riservata): i percorsi fanno riferimento ai menu riservati al docente che si attivano dopo aver effettuato il Login nella segreteria online e, pertanto, nei percorsi suggeriti è omesso il percorso appena illustrato. La navigazione attraverso la procedura è effettuata dalla sezione principale Didattica (presente nel menu giallo principale a sinistra dello schermo) e dalla voce di menu Calendario Esami. All interno delle varie schermate è possibile ottenere una descrizione interattiva delle icone posizionando il puntatore del mouse su di esse. Dopo 30 minuti di inattività del browser è necessario effettuare nuovamente il Login (il sistema lo ripropone in automatico). Al termine della navigazione effettuare sempre il Logout dalla propria area web riservata. Percorso Area Riservata >> Logout 3.1 MENU DI NAVIGAZIONE RAPIDA Per navigare all interno delle varie schermate proposte dalla procedura è possibile utilizzare il pulsante che, a seconda dell operazione, può attivarsi all interno della schermata stessa consentendo di tornare alla schermata precedente. In alternativa, nel caso non sia presente il tasto Esci, per la navigazione fra le varie pagine si raccomanda l utilizzo del menu di navigazione veloce in alto a sinistra cliccando sulla voce desiderara HOME» Calendario Esami»» NON utilizzare i pulsanti avanti e indietro propri della navigazione del browser poiché le pagine possono non essere salvate/visualizzate correttamente. Essendo una navigazione protetta (https) la pagina web richiede dati inseriti in precedenza per poter avere la visualizzazione corretta: è necessario inviare di nuovo questi dati ripetendo l'azione precedentemente eseguita nella pagina. Per inviare i dati e visualizzare la pagina premere il tasto per Ricaricare la pagina (dal comando del browser o con il tasto F5). 3.2 ERRORE MALFUNZIONAMENTO E possibile che, a seconda dell operazione in corso, il sistema risponda con un errore: Errore Malfunzionamento. Codice di errore:. Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 6 di 35

7 Questo tipo di errore si può presentare quando: si perde la connessione di rete, anche solo per qualche istante si naviga fra le pagine della procedura con i tasti di navigazione del browser (specie quando si tenta di ricaricare la pagina) In presenza di tale errore, effettuare il Logout e successivamente il Login Percorso Area Riservata >> Logout Login Se, al nuovo Login l errore si ripresenta, è necessario chiudere tutti i browser di navigazione aperti ed effettuare un nuovo collegamento alla pagina per procedere nuovamente con il Login. Se, al termine di queste operazioni, il problema persiste contattare il Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti: 4. CALENDARIO ESAMI Il docente può definire in autonomia il Calendario degli Esami dell anno accademico di riferimento, ovvero dal 1 ottobre al 30 settembre dell anno successivo, definendo gli appelli nel rispetto delle sessioni ordinarie e straordinarie stabilite per regolamento e definite dalle Segreterie Didattiche di Dipartimento. Il processo relativo al Calendario Esami è composto dalle seguenti fasi: 1) definizione dell appello da web attività del docente nell area personale 2) iscrizione all appello da web attività dello studente nell area personale Il docente, per definire/visualizzare Il Calendario degli esami relativo alle proprie attività didattiche, deve accedere alla sezione Didattica >> Calendario Esami dell area web riservata. Percorso segreteriaonline.unisi.it >> Area Riservata (login) >> Didattica >> Calendario Esami La pagina presenta l elenco delle attività didattiche (insegnamenti) per le quali il docente può gestire appelli d'esame. 4.1 ATTIVITÀ DIDATTICHE Nell elenco delle attività didattiche sono presenti gli incarichi (coperture) d'insegnamento definiti dalla Segreteria Didattica di Dipartimento nell'ambito della programmazione didattica annuale. Nell elenco sono disponibili le attività didattiche di cui il docente risulta: titolare di insegnamenti monodisciplinari coordinatore dell attività didattica nel caso di corsi integrati o attività didattiche modularizzate responsabile didattico per un modulo dell attività didattica modularizzata/corso integrato (compare comunque la denominazione dell attività didattica e non del singolo modulo di cui si è responsabili) Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 7 di 35

8 Nella trattazione a seguire, sarà utilizzata l accezione generica di titolare facendo comunque sempre riferimento alla distinzione sopra riportata. Si ricorda che, la gestione dei processi legati alla verbalizzazione online (definizione appelli, prenotazione e verbalizzazione) è improntata sul libretto dello studente in cui sono presenti esclusivamente le attività didattiche: nella procedura, infatti, non compare mai la denominazione dei singoli moduli in cui può essere suddiviso un insegnamento poiché la verbalizzazione, ovvero la registrazione del voto sul libretto (elettronico), avviene sull intera attività didattica. Il sistema prevede comunque l eventuale gestione delle prove sui moduli (definizione appelli, prenotazione e pubblicazione degli esiti) ad esclusione della verbalizzazione, poiché i voti conseguiti sui singoli moduli non devono essere registrati sul libretto dello studente AGGREGAZIONI DI ATTIVITÀ DIDATTICHE (MUTUAZIONI, CONDIVISIONI, ESAMI COMUNI) La lista può comprendere eventuali aggregazioni di attività didattiche: mutuazioni di un attività didattica su più corsi di studi condivisioni logistiche tra attività didattiche esami comuni di insegnamenti offerti nell anno accademico corrente con eventuali insegnamenti non piú offerti La mutuazione, la condivisione logistica e l esame comune, infatti, modellano delle aggregazioni di studenti appartenenti a diversi Corsi di Studi che per vari motivi devono sostenere l esame insieme (aggregazione degli studenti nelle liste degli iscritti): questo tipicamente succede quando un attività viene ricodificata, per esempio per cambio di ordinamento e gli studenti che hanno nel libretto il vecchio codice e sono in debito d esame si aggregano agli esami del nuovo codice (con la medesima o differente docenza). Nel caso in cui non sia possibile fare l aggregazione, l insegnamento non più offerto viene indicato con l'ultimo anno di offerta. Se nell elenco degli insegnamenti non è presente un attività didattica (offerta o non offerta) il docente deve contattare la Segreteria Didattica di Dipartimento per far abilitare l insegnamento mancante o per effettuare eventuali aggregazioni di attività (affini nei contenuti) al fine di gestire nello stesso appello studenti con attività didattica/corso di Studi analogo. 4.2 GESTIONE DEL CALENDARIO ESAMI Il docente, per definire/visualizzare gli appelli relativi ad un attività didattica deve accedere alla Lista degli Appelli. Percorso Area Riservata (Login) >> Didattica >> Calendario Esami scelta dell attività didattica Lista degli Appelli Se la lista degli appelli compare vuota, nonostante, in precedenza, siano stati già definiti degli appelli, cliccare sulle voci del menu a tendina Visualizza in alto a destra selezionare la voce tutti. Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 8 di 35

9 Percorso Lista degli appelli (nessun appello) Per default, il sistema definisce appelli non recenti quelli definiti 90 giorni dopo la data d esame. Dalla lista degli appelli, come descritto nei prossimi paragrafi) è possibile gestire il Calendario Esami e le relative funzionalità: 1. gestione appelli (definizione, modifica e visualizzazione) 2. gestione della lista iscritti 3. inserimento/gestione esiti 4. verbalizzazione con firma digitale 5. APPELLI 5.1 SESSIONI Le sessioni d esame sono definite, nel rispetto del Calendario Didattico, dalla Segreteria Didattica di Dipartimento all inizio di ogni Anno Accademico. Tutte le prove verbalizzate devono ricadere in una sessione d esame. Ad ogni appello il sistema associa automaticamente le sessioni valide in relazione alla data dell appello: questo garantisce che le prenotazioni all appello siano associate almeno ad una sessione e di conseguenza il verbale e la prova collegata possono essere caricati nel rispetto dei controlli che il sistema effettua sia in fase di prenotazione che in fase di caricamento (controllo della posizione amministrativa e contributiva dello studente, cfr. paragrafo 9.2) Le sessioni definite sul sistema si distinguono, come da regolamento, in: sessioni ordinarie: identificate dal periodo di silenzio accademico e durante le quali possono essere definiti gli appelli prenotabili da tutti gli studenti sessioni straordinarie: periodi identificati all interno dell anno accademico riservati alla sola prenotazione di studenti Fuori Corso e studenti individuati dal regolamento (studenti Erasmus, in attesa di laurea,..) In fase di definizione dell appello è il sistema stesso che, in base alla data definita per l appello, associa alla prova le sessioni d esame il cui periodo di validità comprende la data della prova: il docente non deve più impostare la condizione di prenotabilità (Tutti/Riservato ai Fuori Corso) poiché tale condizione è implicita alla sessione recuperata dal sistema in relazione alla data dell appello. E importante che il docente definisca gli appelli nel rispetto del Calendario didattico per consentire la corretta prenotazione da parte degli studenti: un appello fissato nel periodo indicato come straordinario dal Calendario didattico sarà prenotabile esclusivamente dagli studenti fuori corso e dalle accezioni individuate dal regolamento. Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 9 di 35

10 5.2 TIPOLOGIE DI APPELLO Prima di procedere alla definizione degli appelli è necessario individuare la tipologia di appello da definire. Il sistema consente la gestione di due tipologie di appelli: Appelli per PROVE FINALI cui segue verbalizzazione online dell esito Appelli per PROVE PARZIALI senza verbalizzazione dell esito APPELLO PER PROVA FINALE Un appello per prova finale (identificato in fase di definizione come Nuovo appello d esame) è un appello definito sull attività didattica, nel rispetto delle sessioni (ordinarie e straordinarie) del Calendario didattico del Corso di Studi, che si conclude con la verbalizzazione online dell esito dell esame in carriera dello studente e relativa registrazione sul libretto elettronico. Questa tipologia è legata a esami finali sull attività didattica relativa alle seguenti prove: - esame orale - esame scritto - prova orale propedeutica ad uno esame scritto - l ultima prova a cura del docente coordinatore per un insegnamento suddiviso in più moduli affidati a docenti diversi (es. Corsi integrati o modularizzati). Essendo prove cui consegue l esito da verbalizzare, a seconda della tipologia di prova (esame scritto/orale), il sistema propone due modalità di verbalizzazione: 1) Appello Web Firma Digitale con Pubblicazione: modalità che consente la gestione della verbalizzazione online degli esami che si concludono con una prova SCRITTA; la comunicazione del voto avviene per via telematica (in assenza dello studente): terminata la correzione della prova scritta, il docente pubblica gli esiti nell area web riservata dello studente che, entro i termini di pubblicazione indicati, esprime la propria volontà a concludere o meno l esame con l esito conseguito. Scaduti i termini di pubblicazione dell esito, il docente riceve, all indirizzo di posta istituzionale, il promemoria della scadenza del termine di pubblicazione e la possibilità di firmare il verbale. Con il perfezionamento del verbale online con l apposizione della firma digitale il voto viene contestualmente caricato sul libretto online dello studente. Un avviso sulla casella di posta elettronica di Ateneo avvisa lo studente dell operazione. Tale voto dovrà comunque essere registrato sul libretto cartaceo dal docente che comunicherà i tempi e le modalità per la registrazione agli studenti. 2) Appello Web Firma Digitale (senza pubblicazione): modalità che consente di gestire la verbalizzazione online degli esami che si concludono con una prova ORALE; il docente comunica verbalmente allo studente l esito (presenza dello studente) e al termine della prova lo registra sul libretto cartaceo. Il perfezionamento del verbale online avviene alla chiusura dell appello con l apposizione della firma digitale del docente, il voto viene contestualmente caricato sul libretto e lo studente ne riceve comunicazione alla casella di posta elettronica di Ateneo. Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 10 di 35

11 5.2.2 APPELLO PER PROVA PARZIALE Un appello per prova parziale (identificato in fase di definizione come Nuovo Prova Parziale) è un appello sull attività didattica che non è vincolato alle sessioni del Calendario didattico (è infatti definita una sessione annuale dedicata che consente la definizione nell intero anno accademico) e che non si conclude con la verbalizzazione di un voto: gli esiti associati a questo tipo di appello non comportano la registrazione dell esito sul libretto (online/cartaceo) quindi non è verbalizzato ma il docente deve comunque provvedere alla pubblicazione dell esito (unica modalità definita sul sistema per questa tipologia di prova, indipendentemente dal fatto che l esame sia scritto o orale) in modo che l esito rimanga al docente e allo studente per promemoria (non rimane alcuna traccia nella carriera dello studente). Questa tipologia è usata per: - prove in itinere/intermedie - per la prova scritta di un esame scritto e orale - per moduli di corsi integrati/modularizzati Tutte le prove che non portano alla registrazione di un esito nel libretto dello studente (che non sono quindi prove finali e non richiedono la generazione di un verbale e il caricamento del voto in carriera dello studente) devono essere gestite con le prove parziali APPELLO RISERVATO AL DOCENTE Sia gli appelli per le prove parziali che per le prove finali prevedono l opzione di rendere invisibile sul web l appello, selezionando la modalità Riservato al docente presente nei dati dell appello (cfr. paragrafo 6.2.5): l appello diventa visibile solo al docente, non è pubblicato sul web (né nell area pubblica né nell area web riservata dello studente), pertanto, gli studenti non possono procedere alla prenotazione online. Saranno i docenti stessi che dovranno iscrivere gli studenti quando questa opzione è attiva. Questa modalità può risultare utile, per esempio, nel caso in cui ad un appello finale sono ammessi solo gli studenti che hanno effettuato una prova parziale antecedente utilizzando la lista iscritti della prova parziale stessa ed evitare così di far prenotare nuovamente gli studenti. L attivazione e la disattivazione della modalità riservata può essere effettuata in qualunque momento dal docente. 5.3 ABILITAZIONE ALLA GESTIONE DEGLI APPELLI Il docente, in base al tipo di incarico sull attività didattica presente nel Calendario esami, può essere abilitato, dalla Segreteria Didattica di Dipartimento, alla gestione sia degli appelli di prove finali che di prove parziali o alla sola gestione delle sole prove parziali. Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 11 di 35

12 L abilitazione è visibile dalla Lista degli appelli in cui: il docente coordinatore di corso integrato/ attività didattica modularizzata o titolare unico di un attività didattica monodisciplinare è abilitato alla gestione di: 1) Appelli per le PROVE FINALI: definibili cliccando sul link contraddistinti in visualizzazione dall icona 2) appelli per le PROVE PARZIALI definibili cliccando sul link contraddistinti in visualizzazione dall icona Il docente coordinatore ha la possibilità di vedere non solo gli appelli creati da lui ma anche le prove parziali dei moduli dei colleghi. Percorso Didattica >> Calendario Esami attività didattica Lista appelli Definizione appello: e Appello visualizzato:, che compaiono automaticamente accanto alla descrizione usata per l appello il docente è responsabile didattico di un modulo di un corso integrato o di un attività didattica modularizzata), è abilitato alla gestione solo di appelli per prove parziali: definibili cliccando sul link contraddistinti in visualizzazione dall icona Il docente coordinatore ha la possibilità di vedere le prove parziali definite sui moduli dei colleghi. Percorso Didattica >> Calendario Esami attività didattica (Lista appelli) Definizione appello: Appello visualizzato: Entrambe le tipologie di appello sono definite sull attività didattica indipendentemente dalla suddivisione in moduli della stessa. Per i corsi integrati/modularizzati è importante non aprire appelli di prove finali per i singoli moduli: il voto inserito sul singolo modulo verrebbe caricato in carriera per l intera attività didattica. L eventuale definizione di appelli sui moduli di attività didattiche modularizzate deve essere effettuata esclusivamente attraverso prove parziali. Lo studente si prenoterà così alla prova parziale (non verbalizzante) definita sull intera attività didattica, il cui modulo dovrà essere chiaramente indicato nella descrizione dell appello e nelle note. Per registrare (verbalizzare) l intero corso integrato/modularizzato è necessario definire una prova finale. Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 12 di 35

13 La validità delle prove parziali è a discrezione del docente. Il sistema consente di recuperare tutti gli appelli (prove parziali e prove finali). Gli esiti conseguiti nelle prove parziali sono disponibili cliccando direttamente sul nominativo dello studente iscritto. Di seguito vengono presentati alcuni esempi di possibile applicazione della procedura di gestione di esami in relazione al tipo di prova d esame effettuata ESEMPIO #1: ESAME ORALE L esame prevede solo una prova orale. Lo studente conoscerà il suo voto al termine della prova orale e se lo accetta si procede direttamente alla verbalizzazione. 1. Si crea un nuovo appello con verbalizzazione Appello web con firma digitale (senza pubblicazione dei voti) 2. Gli studenti si iscrivono da web 3. Si stampa la lista degli iscritti In sede d esame: 4. In presenza di pc in rete, il docente riporta nella procedura web i risultati degli studenti con voto positivo e accettato, e verbalizza 5. In assenza di pc in rete, il docente riporta i voti sulla stampa degli iscritti e nel proprio studio riporta nella procedura web i risultati dei soli studenti con voto positivo e accettato, e verbalizza 6. Se il docente non può verbalizzare subito, può gestire gli esiti su uno specifico foglio Excel da importare al momento della verbalizzazione 7. Il docente contestualmente firma il libretto cartaceo dello studente ESEMPIO #2: ESAME SCRITTO L appello prevede una solo prova scritta senza nessun colloquio orale. Lo studente conoscerà il suo voto attraverso la procedura di pubblicazione dell'esito nella Bacheca esiti web (nella sua area personale) e deciderà se concludere o meno l esame con l esito conseguito. 1. Si crea un nuovo appello con verbalizzazione Appello web firma digitale con pubblicazione per fare in modo che gli studenti esprimano la volontà a concludere o meno l esame con il voto conseguito entro il tempo definito per la pubblicazione 2. Gli studenti si iscrivono da web 3. Si svolge la prova scritta e si correggono i compiti 4. Vengono inseriti i risultati in procedura web e si pubblicano gli esiti 5. Gli studenti vedono i risultati dello scritto e lo accettano o rifiutano entro un termine stabilito 6. Trascorso tale termine senza rifiuto esplicito, il voto si intende accettato nella forma del silenzio assenso, senza ulteriore possibilità per lo studente di rifiutarlo, e si verbalizza comunicando agli studenti un giorno utile per la firma del libretto cartaceo Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 13 di 35

14 5.3.3 ESEMPIO #3: ESAME SCRITTO E ORALE L appello prevede una prova scritta propedeutica ad una prova orale che avverranno con qualche giorno di distanza. Lo studente conoscerà il suo voto attraverso la procedura di pubblicazione dell'esito nella Bacheca esiti web (nella sua area personale) esprimendo la volontà di proseguire o meno l esame e in base all esito conseguito deciderà se iscriversi alla prova orale in quella sede. Il docente verbalizzerà solo la prova orale. Esistono due alternative: Alternativa 1 1. si creano due prove una prova parziale per lo scritto una prova finale per l orale 2. gli studenti si iscrivono ad entrambe le prove da web 3. si svolge la prova scritta e si correggono i compiti 4. I risultati vengono inseriti nella procedura web e pubblicati 5. Gli studenti vedono i risultati dello scritto ed esprimono la volontà a procedere o meno nell esame con il voto conseguito entro un termine stabilito e decidono se iscriversi all appello orale 6. A questo punto per la gestione della prova orale si procede come nell esempio #1 Alternativa 2 1. si creano due prove una prova parziale per lo scritto una prova finale per l orale riservata al docente se s intende utilizzare la degli iscritti della prova parziale (per avere la possibilità di importare solo gli studenti con esito accettato e/o maggiore di. In questo modo gli studenti non vedono l appello e non possono prenotarsi. ) 2. gli studenti si iscrivono ad entrambe le prove da web 3. si svolge la prova scritta e si correggono i compiti 4. I risultati vengono inseriti nella procedura web e pubblicati 5. Gli studenti vedono i risultati dello scritto ed esprimono la volontà a procedere o meno nell esame con il voto conseguito entro un termine stabilito 6. Il docente importa nella prova finale la lista degli iscritti relativa alla prova parziale impostando i criteri preferiti per l importazione degli gli studenti (il docente può creare la prova finale anche il giorno stesso della prova orale senza l opzione riservato al docente poiché i termini per le iscrizioni sono già scaduti) 7. A questo punto per la gestione della prova orale si procede come nell esempio #1 Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 14 di 35

15 5.3.4 ESEMPIO #4: ESAME PER CORSI INTEGRATI/MODULARIZZATI 1. I Docenti, responsabili didattici dei moduli, creano le prove parziali sui moduli con descrizione: Nome del modulo 2. Il docente coordinatore del corso integrato/attività didattica modularizzata crea un appello per prove finali con verbalizzazione Appello web con firma digitale (senza pubblicazione dei voti) 3. Gli studenti si iscrivono a entrambe le prove parziali 4. Si svolgono le rispettive prove parziali e i docenti dei moduli inseriscono i voti nella procedura con pubblicazione dell esito (promemoria) 5. Gli studenti che ottengono i esiti positivi su entrambe le prove possono iscriversi all appello finale del corso integrato 6. Discutono col docente responsabile del corso integrato il voto congiunto delle prove. Questo ha infatti la possibilità di vedere non solo gli appelli creati da lui ma anche le prove parziali dei moduli dei colleghi. Gli esiti conseguiti nelle prove parziali sono disponibili cliccando direttamente sul nominativo dello studente prenotato 7. Si concorda il voto, si inserisce nell appello quindi si verbalizza si procede come nell esempio #1 Alternativamente gli studenti si iscrivono solo ai moduli e il responsabile del corso integrato li invita in un giorno concordato per registrare la prova. Gli studenti che si presentano dal docente vengono iscritti sul momento, insieme al voto e verbalizzati a fine giornata. 6. GESTIONE APPELLI Le differenze operative fra la gestione di prove parziali e prove finali sono poche pertanto, nel proseguo della trattazione, si procederà, introducendo tutti gli aspetti, parlando genericamente di prove (intendendo, sia le prove parziali che le prove finali), puntualizzando le differenze fra l una e l altra tipologia solo quando necessario. 6.1 INSERIMENTO APPELLI Il docente, in base alla tipologia di appello che vuole definire, seleziona il relativo link: Percorso Area Riservata (Login) >> Didattica >> Calendario Esami attività didattica selezionare la tipologia di appello da creare o Si apre la pagina in cui il docente deve specificare i dati richiesti dal sistema (alcuni obbligatori, altri facoltativi) che caratterizzano la prova d esame. Nei paragrafi seguenti sono analizzate le varie form che caratterizzano gli appelli. Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 15 di 35

16 I campi contrassegnanti con l asterisco (*) sono dei campi obbligatori: se uno di questi campi non è correttamente definito, il sistema non consente di salvare l appello restituendo l errore relativo al campo non compilato. Si consiglia di compilare anche i campi facoltativi perché sono comunque informazioni utili allo studente. 6.2 INSERIMENTO DATI APPELLO DATA E ORA DELL APPELLO Il campo Data appello* (gg/mm/aaaa) è un campo obbligatorio che indica la data in cui viene effettuata la prova d esame; può essere inserita direttamente oppure selezionata dal calendario Il campo Ora è facoltativo ma si raccomanda il suo inserimento (dal menu a tendina) poiché è un informazione visibile allo studente VERBALIZZAZIONE E TIPO ESAME Il campo Verbalizzazione differisce in base al tipo di appello selezionato, prova finale o prova parziale ed è strettamente correlato al tipo esame che si si seleziona Scritto o Orale, ovvero a seconda che la comunicazione del voto relativo alla prova sostenuta sia effettuata in presenza/assenza dello studente e quindi senza/con pubblicazione online dell esito: Appello per una prova finale: il sistema propone due modalità (cfr. paragrafo 5.2.1) 1) Appello Web Firma Digitale: indicata per le prove orali, ovvero con comunicazione dell esito in presenza dello studente e quindi senza pubblicazione dell esito. 2) Appello Web Firma Digitale con Pubblicazione: indicata per le prove scritte, ovvero con gestione dell esito in assenza dello studente e quindi con pubblicazione dell esito. Appello per Prove parziali : il sistema gestisce (indipendentemente dal tipo di prova scritta o orale) la modalità con pubblicazione dell esito e la conseguente espressione della volontà da parte dello studente a concludere o meno l esame. Si ricorda che, in questo caso, la possibilità di esprimere la propria volontà a concludere la prova è meramente informativa per il docente ai fini della stima delle presenze nei successivi appelli e/o prove parziali. Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 16 di 35

17 6.2.3 ISCRIZIONI*(dal Al): In questi due campi devono essere indicate la data di apertura e data di chiusura della lista iscritti, ovvero delle prenotazioni all appello degli studenti. Per default, il sistema, una volta indicata la data dell appello, propone le seguenti date: data di apertura 20 giorni prima la data dell appello data di chiusura: 1 giorno prima della data dell appello per le prove di tipo ORALE 3 giorni prima della data dell appello per le prove di tipo SCRITTO Tale data deve essere sempre precedente alla data indicata in Data appello, ricordando che la chiusura avviene sempre alle 23:59 del giorno indicato. Il docente per definire eventualmente diversi termini di iscrizione può sovrascrivere la data direttamente nei campi indicati (formato gg/mm/aaaa) oppure selezionandola dal calendario. Si raccomanda di non anticipare la data oltre i 20 giorni poiché, la presenza di appelli creati per la stessa attività didattica, in periodi diversi dell anno accademico, con la stessa data inizio iscrizione, comporta una visualizzazione degli appelli agli studenti in fase di prenotazione più difficoltosa e ridondante con potenziali liste iscritti potenzialmente poco attendibili DESCRIZIONE E NOTE Il campo Descrizione* è un campo obbligatorio (40 caratteri) che deve descrivere, in modo sintetico ma significativo, l appello allo studente. A titolo esemplificativo ma non esaustivo, le diciture consigliate possono essere: per gli appelli di Prove finali nelle sessioni ordinarie: indicare il numero dell appello della sessione (I Appello, II Appello,..) nelle sessioni straordinarie: indicare eventualmente il numero dell appello e il fatto che sia riservato a studenti fuori corso (I Appello riservato ai Fuori Corso) per gli appelli di Prove Parziali relativi ai un moduli di un corso integrato (o attività didattica modularizzata): deve essere indicato il nome del modulo (se la lunghezza rientra nei 40 caratteri disponibili) o eventualmente il numero del modulo (I modulo, II modulo,..) relativi a prove in itinere: indicare nella descrizione che si tratta della prova intermedia eventualmente numerata se è prevista più di una prova (prova intermedia, I prova intermedia,..) relativi a prove scritte (di una prova scritta e orale): indicare che è lo scritto relativo al numero dell appello (prova scritta I appello,..) Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 17 di 35

18 Nel caso in cui, il campo descrizione non sia sufficiente a descrivere l appello, il docente può utilizzare il campo Note (facoltativo) per riportare eventuali informazione aggiuntive tra cui: le modalità di prenotazione nel caso siano previsti turni, o nel caso sia riservato agli studenti fuori corsi, le modalità di svolgimento dell esame, il nome del modulo (nel caso di prove parziali in cui il campo descrizione non sia sufficiente), la logistica dell esame, il materiale necessario per la prova e tutte le informazioni che posso essere utili allo studente APPELLO RISERVATO AL DOCENTE Per rendere invisibile sul web l appello, attivare l opzione Riservato al docente spuntando il relativo check box : l appello diventa visibile solo al docente, non è pubblicato sul web (né nell area pubblica né nell area web riservata dello studente), pertanto gli studenti non possono procedere alla prenotazione online. Saranno i docenti stessi che dovranno iscrivere gli studenti se questa opzione è attiva. Quest opzione può risultare utile, per esempio, nel caso in cui ad un appello finale sono ammessi solo gli studenti che hanno effettuato una prova parziale antecedente utilizzando la lista iscritti della prova parziale stessa ed evitare così di far prenotare nuovamente gli studenti. Per disattivare l opzione è sufficiente togliere la spunta cliccando sul check box essere visibile sul web. e l appello torna ad pubblico riservato (nascosto) DETTAGLI ORGANIZZATIVI Le informazioni riguardanti i campi Edificio e l Aula, sono in fase di sviluppo poiché è prevista l integrazione con University Planner, un calendario degli eventi che impegnano strutture fisse o mobili dell Ateneo per un organizzazione puntuale e articolata di tutte le attività di didattica che durante il calendario accademico condividono le risorse fisiche dell Ateneo. Attualmente il sistema non interagisce con le procedure per la prenotazione aule (che pertanto rimangono a carico del docente), ma è comunque possibile selezionare l Edificio e l Aula (se mappati all interno di ESSE3) per fornire informazioni allo studente. Nel caso in cui le informazioni non siano presenti sul sistema è necessario riportale nel campo Note (Cfr. Paragrafo 4.4) Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 18 di 35

19 I campi Partizionamento e Numero max posti consentono al docente di riservare uno o più turni dell appello agli studenti imponendo delle restrizioni in fase di prenotazione: - Partizionamento consente di riservare la prenotazione a studenti con le caratteristiche impostate nel criterio di partizionamento (matricole pari/dispari, iniziali del cognome,..) - Numero max posti consente di riservare la prenotazione ad un numero predefinito di studenti impostando il numero massimo dei posti (una volta raggiunto il numero di iscritti impostato non sarà possibile l iscrizione di altri studenti) OPZIONI DI SALVATAGGIO Dopo aver compilato i campi obbligatori e facoltativi il sistema propone, a fondo pagina, le seguenti opzioni: Salva per salvare i dati correnti ed accedere alle modifiche della prova. Se non sono stati compilati correttamente tutti i campi obbligatori (contrassegnati con l asterisco) il sistema restituirà, in corrispondenza del campo non compilato l errore (Data di inizio appello mancante o errata, Data di inizio/fine iscrizione mancante o errata, Si deve inserire una descrizione,..) Il campo Verbalizzazione*, nonostante sia obbligatorio, non è mai segnalato come errore poiché per default il sistema imposta la verbalizzazione con firma digitale (senza pubblicazione). Con questo tipo di salvataggio il sistema abilita - la commissione d esame Cfr paragrafi ## - i turni per l esame Cfr paragrafi ## ed entra nella modalità Modifica. Le modifiche sull appello possono essere effettuate o contestualmente alla definizione dell appello o in un secondo momento. Per uscire da questa pagina e tornare alla lista degli appelli premere Esci. Salva e Aggiungi Nuovo per salvare le modifiche e riaprire una nuova maschera per l inserimento di un altro appello Annulla per ripristinare le form all ultimo salvataggio effettuato Esci se premuto senza aver effettuato il salvataggio, esce dalla pagina senza salvare le modifiche Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 19 di 35

20 6.3 TURNI D ESAME La creazione di una prova d esame comporta la definizione, implicita, di un Turno (unico) della prova stessa. Il docente può suddividere la prova in più turni cliccando su, che permette di inserire un nuovo turno, introducendo informazioni simili a quelle viste per l inserimento della prova. Quando si aggiunge un nuovo turno compare: il turno 1 (generato per default dal sistema al momento della creazione dell appello) con i campi già compilati relativi all appello stesso il nuovo turno, turno 2, per il quale sono proposti i medesimi campi da compilare. I campi obbligatori sono gli stessi della definizione appello e sono contrassegnati dall asterisco. Per consentire la corretta prenotazione allo studente e facilitare il docente nella gestione delle liste degli iscritti, i turni devono essere differenziati attraverso il campo Descrizione*. In particolare, deve essere modificata la Descrizione del turno 1 che, essendo di default, prende in automatico la descrizione associata originariamente all appello I turni possono essere caratterizzati per le specifiche trattate già al paragrafo #: Data e Ora Edificio e Aula Partizionamento e numero max posti che premettono di distribuire automaticamente gli studenti fra turni (ad esempio, matricole pari e matricole dispari in turni diversi) Commissione Per definire partizionamenti non gestiti dal sistema (ad esempio, una suddivisione per numero di matricola dello studente: 00 49, 50 99) nel campo partizionamento lasciare Nessun partizionamento e specificare bene nella Descrizione del turno il criterio di partizionamento (per esempio, il nome del docente titolare del partizionamento, i numeri di matricola riservati al turno,..), specificando le modalità di prenotazione nel campo Note, perché, in questa modalità non gestita dal sistema, la prenotazione degli studenti non è vincolata al partizionamento. La verifica della correttezza della prenotazione è a carico del docente al momento dell appello. Il docente ha comunque la possibilità di spostare gli studenti da un turno ad un altro. Su ogni turno è possibile modificare la commissione d esame che può essere diversa per ciascun turno. Al termine della definizione dei turni desiderati, salvare le modifiche effettuate. L appello, con i relativi turni associati, sarà quindi visibile nella Lista appelli d esame. In sede d esame il docente può decidere se gestire separatamente le liste su ciascun turno o la lista generale dell appello. Se i turni sono differenziati per Presidente di Commissione d esame (nel caso di partizionamenti e docenti cotitolari), in sede d esame i presidenti vedono sia la lista generale degli iscritti all appello che quella relativa al proprio turno. Selezionando la lista relativa al proprio proprio turno, la gestione degli esiti diventa indipendentemente come se fossero appelli separati: la verbalizzazione e quindi la chiusura del verbale avviene per turno e può avvenire in momenti diversi; l operazione può essere effettuata esclusivamente sul turno ed esclusivamente dal docente presidente sul turno stesso. Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 20 di 35

21 Per eliminare un turno inserito cliccare sull icona a forma di cestino cancellare. in corrispondenza al turno da È possibile inserire e gestire i turni, e le informazioni in essi contenute, quali la data e la commissione associata al turno stesso, anche dopo la data dell appello. Se i turni sono definiti durante l inserimento dell appello, gli studenti in fase di prenotazione sono distribuiti automaticamente fra i turni: per permettere agli studenti di scegliere autonomamente il turno contattare la Segreteria Didattica che provvederà a cambiare il parametro di configurazione sul turno. A breve, nei prossimi aggiornamenti, sarà disponibile, per la definizione dei turni, la tipologia di scelta del turno da parte dello studente in fase di prenotazione da associare all appello (automatica, scelta libera, turni compatibili). I turni possono essere definiti anche a iscrizioni terminate: gli studenti iscritti devono essere spostati manualmente dal docente. 6.4 COMMISSIONI D ESAME La Commissione esaminatrice deve essere composta dal Presidente della commissione che, a meno di giustificati motivi, corrisponde al titolare dell attività didattica e almeno un altro membro. Sul sistema possono essere presenti due tipi di commissione: commissione ridotta: composta dal solo Presidente (titolare) che deve aggiungere, in sede d esame, almeno un membro in commissione. In fase di verbalizzazione il sistema non consente di proseguire con la firma del verbale se non si procede all aggiunta di almeno un membro. Il sistema, cliccando sull apposito link reindirizza alla pagina di modifica dell appello in cui è possibile modificare la commissione commissione standard: composta dal Presidente (titolare) e dalla rosa dei docenti affini, deliberata a inizio dell Anno Accademico dal Consiglio di Dipartimento. Il Presidente deve togliere, in sede d esame i membri non presenti in commissione il giorno dell appello. In sede di verbalizzazione il sistema prima di procedere con la firma del verbale visualizza i docenti in commissione. Se si decide di proseguire con la firma del verbale il Presidente valida la commissione proposta altrimenti, cliccando sull apposito link proposto dal sistema, è possibile entrare nella pagina di modifica dell appello e modificare la commissione (aggiungendo o eliminando i membri) Prima di firmare verbale, per ogni prova d esame, il Presidente della commissione deve verificare sempre la corretta composizione della Commissione d esame (Lista Docenti) dichiarando il/i membro/i effettivamente presenti il giorno dell appello. Il verbale è firmato solo dal Presidente della commissione che attesta la presenza dell altro/i membro/i in commissione. Contestualmente alla procedura della firma del verbale il sistema invia una comunicazione via ai membri della commissione (validata/modificata dal Presidente) dove si comunica la chiusura del lotto dei verbali da parte del Presidente. Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 21 di 35

22 Il Presidente (docente titolare), per effettuare modifiche alla commissione, deve cliccare il link e accedere all elenco dei docenti associati all appello in cui è possibile: 1. definire/cambiare il ruolo del docente all interno della Commissione tramite l apposito menù a tendina il presidente della commissione deve sempre esistere ed essere unico 2. cancellare un docente cliccando nel campo Canc sulla corrispondente confermando la cancellazione 3. stampare l elenco dei docenti cliccando sul. 4. aggiungere un nuovo docente cliccando sul link per accedere alla pagina di ricerca. Il docente può essere individuato tramite una delle modalità proposte: a) Ricerca Docente (predefinita) per Cognome e Nome b) Ricerca da Commissione: il sistema recupera commissioni valide alla data dell'appello e contenenti docenti non ancora associati c) Ricerca da appello Una volta individuato, selezionare il docente tramite l apposito check box e procedere cliccando su Associa. La lista docenti è aggiornata a seguito delle modifiche effettuate da confermare cliccando su Salva e poi Esci tornando così alla schermata di definizione dell appello dove vengono riepilogati tutti i dati. 7. VISUALIZZAZIONE APPELLI Dopo avere creato un appello è possibile gestirne le informazioni, in particolare, le informazioni organizzative e le liste di iscritti. Nella lista degli appelli è disponibile l elenco con tutti gli appelli definiti per l attività didattica selezionata. Percorso Didattica >> Calendario Esami attività didattica Lista appelli Appello per prova finale, Appello per prova parziale Gli appelli definiti sono visualizzati attraverso un pannello di controllo, che permette di avere informazioni immediate sulle prove stesse, oltre a dare la possibilità di eseguire azioni. Le informazioni sono così riepilogate: la descrizione dell appello inserito (dal docente o dalla segreteria); l icona relativa alla tipologia di prova per un appello relativo ad una prova finale (seguito da verbalizzazione) per un appello relativo ad una Prova parziale (senza verbalizzazione) Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 22 di 35

23 lo stato di avanzamento della prova, suddivisa nei tre processi fondamentali e successivi, ossia 1. iscrizione (Studenti iscritti) 2. inserimento esiti (Esiti inseriti) 3. verbalizzazione (verbali caricati) il cui stato di avanzamento è indicato dalle seguenti icone: il processo è concluso il processo è in corso il processo non è iniziato, attende che sia terminato quello precedente per poter essere avviato la colonna Azioni che permette di accedere ad alcune operazioni di gestione e modifica delle informazioni della prova, identificate dalle icone: per modificare l appello (data, modalità, commissione, turni) indica che la lista degli iscritti è vuota, non ci sono studenti iscritti all appello e consente di accedere direttamente all inserimento di uno studente indica che ci sono studenti iscritti all appello e permette di gestire la Lista degli iscritti indica che è possibile cancellare l appello (solo se non ci sono studenti iscritti). 7.1 VISUALIZZAZIONE APPELLI NELL AREA WEB PUBBLICA Il calendario degli esami definito dal docente è visibile nell area web pubblica: oltre alla data dell appello sono indicate anche le date di inizio/apertura iscrizioni e data di fine/chiusura delle prenotazioni, ovvero il periodo entro cui lo studente può prenotarsi all appello. Percorso Area web pubblica (no Login) >> Tools >> Ricerca Appelli impostare i criteri di ricerca Nell area web riservata dello studente gli appelli prenotabili sono visibili solo a partire dalla data di inizio iscrizioni. 8. GESTIONE APPELLI La gestione degli appelli avviene attraverso il pannello di controllo presente nella lista degli appelli, illustrato nel paragrafo precedente, interagendo con le varie icone disponibili. E possibile ottenere una descrizione interattiva delle icone posizionando il puntatore del mouse su di esse. Percorso Didattica >> Calendario Esami scelta dell attività didattica Lista appelli Servizio Manutenzione Procedure Informatiche e Reporting per gli Studenti pag. 23 di 35

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