Seminario Istruzione Segretari Eletti

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1 Seminario Istruzione Segretari Eletti Massimiliano Tacchi Segretario Alessandro Stefanelli Co-Segretario Montecatini Terme, 28 marzo 20

2 Compiti della Segreteria Distrettuale

3 Compiti della Segreteria Distrettuale La Segreteria Distrettuale, oltre l attività richiesta dal Governatore: assicura un orario sufficientemente ampio in cui vi sia la presenza di una persona in grado di rispondere alle eventuali richieste dei Club o indirizzarli alla Commissione o Sotto Commissione Distrettuale competente; predispone per il Governatore, in occasione delle visite ai Club, una cartella con tutte le notizie utili sul Club che sarà visitato; invia alla Segreteria di Zurigo i rapporti sull assiduità dei Club che devono giungere alla Segreteria Distrettuale 2071 entro il di ogni mese; predispone la realizzazione dell organigramma; predispone la stampa dell annuario.

4 Compiti della Segreteria Distrettuale in occasione delle riunioni distrettuali la Segreteria provvede a: raccogliere le prenotazioni dei partecipanti preparare i badges allestire la reception e la sala/e che ospiterà i lavori raccogliere i files dei relatori per le proiezioni

5 Compiti della Segreteria Distrettuale in occasione delle riunioni distrettual la Segreteria Distrettuale provvede a: raccogliere e controllare i rapporti di Assiduità dei Club verificare con il Tesoriere l avvenuto pagamento delle quote trimestrali dei Club avvisare preventivamente i Club in prossimità della visita sulle richieste del Governatore inviando orario del programma e l elenco delle informazioni da predisporre informarsi sul luogo della riunione e sulla sistemazione logistica del Governatore controllare l aggiornamento del data base distrettuale per stampa annuario

6 Compiti del Segretario di Club

7 Compiti del Segretario di Club il ruolo svolge funzioni complementari a quelle del Presidente del club; dà supporto alle attività del club e ne cura l'efficienza amministrativa; collabora con il Presidente, con il Consiglio Direttivo, con le Commissioni; opera insieme con il Tesoriere ed il Prefetto per il corretto funzionamento del club e delle sue riunioni; tiene rapporti con il Distretto, con il R.I., con la F.R., con gli altri club.

8 Compiti del Segretario di Club i compiti mantiene aggiornati gli Archivi Soci e Club nella propria Area Soci del sito 2071; predispone e svolge le attività di sua responsabilità elabora le statistiche richieste; mantiene i rapporti di tipo amministrativo con il Distretto,conilR.I.,conlaF.R.,conglialtriClub; cura l archiviazione, la conservazione e l uso delle documentazioni del club e della corrispondenza; movimenta le proposte di candidatura di nuovi soci; è il solo responsabile del Libro dei Verbali del Club da tenere aggiornato ed in costante ordine.

9 Compiti del Segretario di Club attività sistematiche operazioni con scadenza operazioni senza scadenza prefissata operazioni legate alla riunione settimanale

10 Compiti del Segretario di Club operazioni con scadenze 1 trimestre (luglio-settembre) Scadenza Descrizione Modello Destinazione 5 consegna tessere ai soci fogli di 10 tessere tutti i soci LUG da richiedere a Zurigo 10 pagamento quote 1 trimestre LUG al download dal web del nominativi dei componenti tabella predisposta tutti i soci LUG Consiglio Direttivo e Commissioni dal segretario 20 LUG avviso ai soci che hanno raggiunto la dispensabilità dalla frequenza lettera predisposta dal segretario soci aventi requisito 31 pagamento quote semestrali si riceve da R.I. Rotary International LUG al Rotary International insieme con la fattura * AGO rapporto di Assiduità del club per il mese di Luglio si scarica dal web del per l'intero semestre Distretto rapporto di Assiduità del club aggiornamento Distretto SET per il mese di Agosto dal mese precedente

11 Compiti del Segretario di Club operazioni con scadenze 2 trimestre (ottobre-dicembre) Scadenze Descrizione Modello Destinazione 10 Pagamento quote 2 trimestre download dal web del OTT al Rapporto di Assiduità del club aggiornamento OTT per il mese di Settembre dal mese precedente Rapporto di Assiduità del club aggiornamento NOV per il mese di Ottobre dal mese precedente Rapporto di Assiduità del club aggiornamento DIC per il mese di Novembre dal mese precedente 31 Aggiornamento informazioni scrittura ONLINE Rotary International DIC per Official Directory su sito R.I. (

12 Compiti del Segretario di Club operazioni con scadenze 3 trimestre (gennaio-marzo) Scadenze Descrizione Modello Destinazione 10 pagamento quote 3 trimestre GEN al download dal web del Rotary 2071 GEN rapporto di Assiduità del club per il mese di Dicembre aggiornamento 31 pagamento quote semestrali si riceve da Rotary International Rotary International GEN al Rotary International insieme con la fattura 31 componenti del Consiglio Direttivo scrittura ONLINE GEN entrante e dati della Segreteria sul web del FEB rapporto di Assiduità del club per il mese di Gennaio download dal web del Rotary 2071 valido per l intero semestre MAR rapporto di Assiduità del club per il mese di Febbraio aggiornamento

13 Compiti del Segretario di Club operazioni con scadenze 4 trimestre (aprile-giugno) r Descrizione Modello Destinazione 10 pagamento quote 4 trimestre download dal web del APR al Distretto APR MAG GIU rapporto di Assiduità del club per il mese di Marzo rapporto di Assiduità del club per il mese di Aprile rapporto di Assiduità del club per il mese di Maggio aggiornamento aggiornamento aggiornamento 30 passaggio consegne se occorre Segretario entrante GIU al Segretario entrante LUG rapporto di Assiduità del club per il mese di Giugno aggiornamento Distretto anno precedente

14 Compiti del Segretario di Club operazioni senza scadenza prefissta Descrizione Modello Destinazione Aggiornamento dati per nuovo socio, socio cessato, variazioni Inserimento dati per nuovo C.D., indirizzo segreteria, incarichi Autorizzazione di un candidato a comunicare il suo nome ai soci Autorizzazione del nuovo socio a comunicare i dati a Distretto e R.I. Modulo per contribuzioni a Rotary Foundation e richiesta riconoscimenti (con il Tesoriere) scrittura ONLINE su sito 2071 entro fine mese dell evento scrittura ONLINE su sito 2071 entro il mese di Gennaio download da sito 2071 download da sito 2071 download da sito 2071 e Rotary International Area Soci 2071 e Rotary International Area Soci 2071 e Rotary International Archivio club Archivio club Zurigo Proposta di candidatura nuovo socio download da sito 2071 Consiglio Direttivo Archivio club Ordinazione di pubblicazioni e/o di tessere rotariane Avviso convocazione riunioni Cons. Direttivo e Assemblee Stesura verbali riunioni Cons. Direttivo e Assemblee download da sito 2071 Predisposto dal segretario schema definito dal segretario Zurigo Membri del C.D. o tutti i soci Libro dei Verbali

15 Compiti del Segretario di Club operazioni legate alla riunione settimanale Descrizione Modello Destinazione registrazione delle presenze dei soci tabella predisposta dal segretario * archivio del club registrazione e attestazione delle presenze di visitatori da altri club tabella e attestato predisposti dal segretario * visitatori, archivio del club registrazione delle presenze di ospiti del club e ospiti dei soci tabella predisposta dal segretario * Tesoriere, archivio del club certificazione delle presenze di tutti i presenti Elaborazione dei dati di assiduità dei soci trasferimento di informazioni al redattore del bollettino disponibilità di guidoncini per eventuali scambi segnalazione di eventuali situazioni speciali ruota in cartoncino per le firme dei presenti modello scaricato ONLINE per ognuno dei due semestri accordi interpersonali guidoncino del club informale archivio del club invio mensile al redattore del bollettino Visitatori da altri club Presidente, Prefetto, Tesoriere

16 web distrettuale

17 Modulistica

18 Area Soci 2071 del Club nel web distrettuale

19 web internazionale

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