ORGANIZZAZIONE DEGLI UFFICI DI SEGRETERIA. a.s

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1 L i c e o C l a s s i c o St. M. M i n g h e t t i Via Nazario Sauro n Bologna Centralino Fax C. F pec: ORGANIZZAZIONE DEGLI UFFICI DI SEGRETERIA a.s Direttore dei Servizi Generali e Amministrativi Dott. IANNICELLI Leonardo Responsabile degli Uffici Tel Riceve su appuntamento Svolge attività lavorativa di rilevante complessità ed avente rilevanza esterna. Sovrintende, con autonomia operativa, ai servizi generali amministrativo-contabili e ne cura l'organizzazione svolgendo funzioni di coordinamento, promozione delle attività e verifica dei risultati conseguiti, rispetto agli obiettivi assegnati ed agli indirizzi impartiti, al personale ATA, posto alle sue dirette dipendenze. Organizza autonomamente l attività del personale ATA nell ambito delle direttive del dirigente scolastico. Attribuisce al personale ATA, nell ambito del piano delle attività, incarichi di natura organizzativa e le prestazioni eccedenti l orario d obbligo, quando necessario. Svolge con autonomia operativa e responsabilità diretta attività di istruzione, predisposizione e formalizzazione degli atti amministrativi e contabili; è funzionario delegato, ufficiale rogante e consegnatario dei beni mobili. Può svolgere attività di studio e di elaborazione di piani e programmi richiedenti specifica specializzazione professionale, con autonoma determinazione dei processi formativi ed attuativi. Può svolgere incarichi di attività tutoriale, di aggiornamento e formazione nei confronti del personale. AREA DIDATTICA E SERVIZI AGLI STUDENTI n. 2 Assistenti Amministrativi: sig.ra LANZONI Antonella (tel ) e sig.ra MAGRI Anna (tel ) L Ufficio cura ed esegue, su indicazione del DSGA, tutte le pratiche relative agli studenti e nello specifico opera abitualmente secondo la seguente ripartizione: riceve le richieste di documenti e certificati e provvede alla loro consegna (Magri); invia fascicoli e documenti alle scuole riguardanti gli alunni (Magri); raccoglie e archivia i registri di classe, le relazioni degli insegnanti, i compiti in classe degli alunni (Magri con il supporto materiale dei CC.SS); provvede alla rilevazione delle assenze degli alunni (Lanzoni); consegna i libretti di giustificazione (Lanzoni/Magri) cura la gestione delle adozioni dei libri di testo e degli adempimenti necessari alla loro pubblicazione e diffusione presso l utenza (Magri); 1

2 cura gli adempimenti connessi alle borse di studio (Magri); è incaricata per le rilevazioni Anagrafe Regionale degli Studenti (Lanzoni); fornisce documentazione per l orientamento (Magri); cura il completamento archivio-sistemazione dei fascicoli personali degli alunni (Lanzoni /Magri); cura la gestione degli infortuni degli alunni. Predispone gli atti, li sottopone tempestivamente alla firma del D.S. e provvede all invio degli stessi all Inail, alla Questura, all Agenzia delle Assicurazioni, entro 48 ore dalla ricezione (Magri); cura la corrispondenza cartacea e online con le famiglie (Magri - Lanzoni); cura le statistiche degli alunni inviando i dati richiesti al MIUR e agli altri Uffici (Lanzoni); gestisce sul piano informatico i dati degli alunni in particolare l anagrafe degli alunni, quelli relativi alle valutazioni (scrutini e registro elettronico) (Lanzoni); segue le operazioni informatiche relative agli esami di Stato e cura la stampa e la conservazione degli atti (Lanzoni); compila i diplomi e stampa gli allegati, provvedendo alla consegna agli interessati (Lanzoni); provvede all anagrafe delle statistiche e delle iscrizioni (Lanzoni); conserva i verbali dei Consigli di Classe, dei dipartimenti e del Collegio dei Docenti (Lanzoni); segue gli adempimenti elettorali e le attività connesse al funzionamento degli OO.CC. (Magri); cura le iscrizioni e i trasferimenti (Magri): collabora con il docente preposto al conseguimento del patentino di guida del ciclomotore (Magri); collabora con il docente preposto all attività scuola-lavoro (Magri) cura la documentazione relativa agli studenti che frequentano un anno di studio all estero (Lanzoni); gestisce le richieste di accesso agli atti riguardanti gli alunni secondo le indicazioni fornite dal DSGA e/o dal DS (Magri); raccolgono le adesioni e i bollettini dei versamenti relativi alle attività integrative controllando l esattezza degli stessi (Lanzoni / Magri); stampa le pagelle scolastiche e i registri dei voti (Lanzoni); aggiorna costantemente e fornisce i dati relativi al pendolarismo e alla frequenza dell ora di Religione Cattolica (Magri); registra sull apposito registro le tasse e i contributi scolastici (Magri); cura le uscite didattiche nel territorio comunale e quelle fuori dal territorio comunale che non prevedono l affidamento di servizi ad esterni mediante gare ma solo l utilizzo dei normali trasporti pubblici, (Magri); cura l archivio corrente e storico degli alunni (Magri). La divisione dei compiti è prevista solo quando sono presenti entrambe le unità; in caso di assenza e/o impedimento di una delle due dipendenti, l altra provvederà anche al disbrigo delle pratiche già assegnate al collega assente in modo particolare quelle urgenti ed improcrastinabili. Le due unità collaborano, comunque, su tutte le problematiche dell area alunni e svolgono il servizio di interfaccia con l esterno per quanto riguarda le pratiche relative agli alunni e su quelle, comunque,di pertinenza (Lanzoni / Magri). AREA del PERSONALE (DIRIGENTE/DIRETTORE AMMINISTRATIVO/DOCENTI e 2

3 A.T.A.) n. 2 Assistenti Amministrativi: sig.ra PUGLIESE Rosa (tel ) e sig. CARCIOFFI Corrado (tel ). L Ufficio fornisce e cura i seguenti servizi: gestisce i fascicoli personali del Dirigente Scolastico, del Direttore Amministrativo, dei docenti e degli ATA con gli adempimenti relativi (congedi, pensionamenti, ricostruzione di carriere, stipendi); provvede agli adempimenti connessi con il periodico inserimento informatico di dati per le graduatorie, per il TFR e i certificati di disoccupazione; inserimento dati per le domande degli esami di Stato, per le assenze del personale e per tutte le pratiche riguardanti il personale. Provvede inoltre: a contattare per le vie formali gli aspiranti inseriti nelle graduatorie per il conferimento delle supplenze temporanee; a rilasciare i certificati di servizio a sostituire, secondo i criteri stabiliti, i collaboratori scolastici assenti; a fornire collaborazione per la elaborazione degli organici; alla identificazione e accesso ai servizi internet del MIUR; a fornire assistenza allo staff dell Ufficio della Dirigenza Scolastica nella sostituzione quotidiana dei docenti, con quelli disponibili; alla gestione completa dell orario degli ATA; esami di Stato parte inerente al personale; alla gestione degli infortuni del personale; a curare il raffronto dei dati con le Amministrazioni certificanti in sede di controllo delle dichiarazioni sostitutive rese ai fini del DPR 445/2000; a curare le autorizzazioni all esercizio della libera professione; a redigere le graduatorie interne e organici; a curare le domande per prestiti e assegno per il nucleo familiare; a curare le istanze relative alla buonuscita, alle dichiarazioni dei servi pre-ruolo; rilevazione mensile assenze personale; curano l archivio corrente e storico dell area di riferimento; gestiscono le richieste di accesso agli atti riguardanti le aree di riferimento secondo le indicazioni fornite dal DSGA e/o dal DS. L Assistente Amministrativo Corrado Carcioffi provvederà, inoltre: - a curare le iniziative esterne alla scuola (scambi, visite guidate, viaggi d istruzione) avendo cura di rapportarsi al Docente Funzione Strumentale prescelto dal Collegio dei Docenti che e curerà gli aspetti didattici di tali iniziative; - verbali assemblee ATA; - ad aggiornare il giornale del magazzino, al controllo delle giacenze, al controllo delle forniture del materiale, all inventario generale dei beni, a consegnare il materiale di pulizia curandone la registrazione sul giornale di magazzino e il controllo delle giacenze. AREA BILANCIO E CONTABILITA n. 1 Assistente Amministrativo sig.ra TRENTI Emanuela (tel ) + supporto dell A.A. sig. Corrado Carcioffi. L Ufficio fornisce e cura: 3

4 -la gestione operativa della contabilità; elabora tutte le tabelle contabili per i progetti, per gli esami di Stato, per il pagamento degli stipendi; gestisce, col DSGA, tutti gli adempimenti connessi alle attività negoziali, con il programma Athena e con il revisorato dei conti; collabora con i docenti per gli aspetti burocratici relativi ai progetti: - le schede finanziarie del POF; - la tenuta del registro dei c/c postali; - la predisposizione e la stipula dei contratti (prestazioni d opera, convenzioni, CO.CO.CO.); - elaborare dati per i monitoraggi e per il Programma Annuale e Consuntivo; - la gestione degli adempimenti contributivi e fiscali : invio all INPS dei modelli DM ed EMENS, predisposizione CUD, invio telematico dei DMA, compilazione e invio Modelli F24, trasmissione telematica all Agenzia delle entrate dei Modd. 770 e IRAP; - gestione CO.CO.CO.(registri pagamenti rapporti INAIL, INPS etc.); - provvede a predisporre i dati amministrativi per la pubblicazione sul sito ufficiale della scuola, alla archiviazione dei mandati di pagamento e delle reversali d incasso; - provvede alla registrazione informatica dei versamenti a favore del conto corrente postale della scuola; - collabora con i docenti per gli aspetti burocratici relativi ai progetti, alla stesura e tenuta dei contratti/convenzioni e del relativo registro; - gestisce le richieste di accesso agli atti riguardanti l area di riferimento secondo le indicazioni fornite dal DSGA e/o dal DS; - cura l archivio corrente e storico dell area di riferimento. AREA AFFARI GENERALI PROTOCOLLO RICEZIONE E INVIO CORRISPONDENZA CARTACEA E ON LINE - CONTATTI ESTERNI PER LA FUNZIONALITA DELLE STRUTTURE n. 1 Assistente Amministrativo: sig.ra ALTOMARE Anna (tel ) Si occupa della registrazione della corrispondenza cartacea e online in entrata e in uscita, procede all invio telematico dei telegrammi, verifica che sui documenti presentati siano regolarmente apposte data e firma, provvede alla registrazione delle circolari effettuando la consegna formale delle stesse, con l ausilio dei Collaboratori Scolastici della portineria; cura l affissione e la defissione degli atti agli albi; Gestisce i rapporti con utenza esterna ed interna, la corrispondenza e gli appuntamenti del Dirigente Scolastico; si occupa della ricezione e dell invio della posta elettronica, dell invio telematico delle comunicazioni; rapporti con Provincia; provvede alla chiusura dei plichi predisponendo la trascrizione dei dati sul registro delle raccomandate a mano e sulle distinte postali. Provvede a consegnare al DS la corrispondenza in arrivo e successivamente a notificarla agli interessati, secondo le indicazioni ricevute. Secondo le indicazioni del DSGA verifica con il contributo dei CC.SS. gli interventi necessari 4

5 alle strutture e in sinergia con l A.A. addetto alla contabilità segue gli interventi che si rendono necessari per il ripristino della funzionalità delle strutture (riparazioni, riscaldamento etc.); cura l archivio corrente e storico dell area di riferimento; gestisce le richieste di accesso agli atti riguardanti l area di riferimento secondo le indicazioni fornite dal DSGA e/o dal DS. 5

6 ORARIO DI RICEVIMENTO DELL UTENZA INTERNA ED ESTERNA (ALUNNI, GENITORI, DOCENTI, ETC ) Il ricevimento dell utenza negli Uffici situati in via Nazario Sauro n. 18, avviene secondo le seguenti articolazioni: SEGRETERIA DIDATTICA E DEI SERVIZI AGLI STUDENTI ORARIO DI RICEVIMENTO DELL UTENZA INTERNA ED ESTERNA (ALUNNI, GENITORI, DOCENTI, ESTERNI, ETC.) MARTEDI : dalle ore 10,00 alle ore 12,30 MERCOLEDI : dalle ore 10,00 alle ore 12,30 GIOVEDI : dalle ore 10,00 alle ore 12,30 dalle ore 14,30 alle ore 17,00 VENERDI : dalle ore 10,00 alle ore 12,30 SABATO: dalle ore 10,00 alle ore 12,30 SEGRETERIA AREE PERSONALE e CONTABILITA ORARIO DI RICEVIMENTO DELL UTENZA INTERNA ED ESTERNA (PERSONALE ATA, DOCENTI, ALUNNI, GENITORI, ESTERNI ETC.). MARTEDI : dalle ore 10,00 alle ore 12,30 MERCOLEDI : dalle ore 10,00 alle ore 12,30 GIOVEDI : dalle ore 10,00 alle ore 12,30 VENERDI : dalle ore 10,00 alle ore 12,30 SABATO: dalle ore 10,00 alle ore 12,30 Il ricevimento pomeridiano dell utenza afferente a tali aree, verrà disposto di volta in volta in relazione alle necessità. Al di fuori degli orari di ricevimento stabiliti, non sarà consentito di norma, da parte dell utenza esterna collegarsi con gli Uffici tramite telefono. L addetto al centralino, nei casi di necessità e urgenza, contatterà l Assistente Amministrativo addetto al settore interessato che valuterà obiettivamente se sussistono gli elementi di improcrastinabilità per la ricezione della telefonata. 6

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