Il 6 giugno scorso è scattata la fatturazione elettronica

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1 Tecnologie e soluzioni per la gestione elettronica dei documenti e la collaborazione aziendale N 18 Ottobre 2014 Fattura Elettronica PA, il D-Day è passato Scattata una rivoluzione digitale che porterà all uso obbligatorio della gestione in azienda Il 6 giugno scorso è scattata la fatturazione elettronica obbligatoria verso la PA, il secondo step è fissato per il 31 marzo 2015 e riguarderà gli enti pubblici locali. Si è così messa in moto una rivoluzione digitale di vasta portata che avrà benefiche ricadute su tutto il Sistema Economico italiano. Duplice offerta applicativa I clienti Top Consult hanno potuto rispettare senza problemi la scadenza del 6 giugno, adeguandosi con successo alla nuova normativa mediante le soluzioni e gli strumenti progettati a questo scopo dalla società. Duplice e versatile è l offerta applicativa Top Consult in questo campo, con il Pacchetto Social NED Fatturazione Elettronica, in house o su cloud, e con il Servizio in outsourcing FEPA Service. Il pacchetto applicativo consente in modo semplice ed efficace di archiviare e trasmettere le fatture, monitorarne la ricezione, effettuarne la conservazione digitale a norma. Ne fanno parte anche due moduli progettati per semplificare al massimo la gestione della fattura elettronica PA: FEPA Creator e FEPA Distiller. Il primo crea la fattura elettronica nel formato XML richiesto dalla normativa PA, quando il sistema gestionale dell azienda non è in grado di farlo; il secondo gestisce il colloquio con lo SDI, il Sistema di Interscambio, rendendo intellegibile il percorso della fattura al suo interno, consultando le risposte e i dati di correttezza SDI e mettendoli a disposizione della contabilità aziendale. Come funziona il processo con il pacchetto applicativo? Le fatture in XML sono archiviate in TopMedia, firmate digitalmente e spedite in forma massiva allo SDI tramite PEC, gli attestati di accettazione e consegna via PEC sono automaticamente archiviati e correlati con le fatture inviate; il colloquio telematico con lo SDI fornisce risposte e dati che vengono comunicati al sistema gestionale. Infine si effettua la conservazione digitale a norma, in house o su cloud, delle fatture elettroniche e delle PEC scambiate con SDI. Il Servizio in outsourcing FEPA Service effettua le stesse operazioni utilizzando il Data Center Top Consult, dotato di standard molto elevati di sicurezza logica e applicativa. Il cliente trasmette le fatture a Top Consult nel formato XML PA oppure le archivia direttamente via Web Service nel Data Center; in alternativa genera le fatture in XML PA digitando i dati in un portale Web Service di Top Consult oppure fornendo un file TXT con i dati delle fatture secondo un tracciato concordato. Il cliente ha a disposizione, fra l altro, un client Web per l esibizione a norma di legge delle fatture e delle PEC conservate. Sia con il Pacchetto applicativo che con il Servizio in outsourcing, la gestione del colloquio con lo SDI, la ricerca e visualizzazione delle fatture archiviate, dei messaggi spediti a SDI e delle notifiche ricevute, avviene tramite un apposito client Windows o un App nativa in ambiente ios o Android. Soluzione unica per PA e imprese Ma le aziende che attivano il sistema per la fattura elettronica verso la PA, possono usare la stessa soluzione Top Consult anche per la fatturazione elettronica fra imprese. Per questa infatti dall 1/1/2013 sono in vigore notevoli semplificazioni introdotte alla fine del 2012 recependo una Direttiva UE. La recente circolare N.18/E dell Agenzia delle Entrate ha chiarito che è possibile creare fatture elettroniche in Pdf e spedirle alle altre aziende private, senza doverle firmare digitalmente ma fornendo un sistema di controllo che abbini la fattura ai documenti correlati, come ordine del cliente, corrispondenza, pagamenti ricevuti. L emittente può anche creare e conservare in digitale la propria copia fattura (godendo così di tutti i vantaggi associati alla fatturazione elettronica e alla conservazione digitale) e invece spedirla al cliente in forma cartacea o Pdf allegata a o Pec. La Pec è sempre lo strumento ideale per la spedizione delle fatture elettroniche attribuendo data certa al suo ricevimento e quindi consentendo di applicare gli segue a pag. 8 IN QUESTO NUMERO Firme elettroniche, a ciascuna la sua efficacia probatoria Processi automatici in Orchestra Dussmann Service, Fatturazione Elettronica PA: sfida vinta Top Consult rottama il vecchio software 31 marzo 2015: scatta l obbligo di fattura elettronica verso la PA locale, step ancora più impegnativo

2 Firme elettroniche, a ciascuna la sua efficacia probatoria Per una scelta corretta ci vuole il partner giusto 2 Il nuovo sistema TopMedia Social NED gestisce qualsiasi tipo di firma elettronica: semplice, avanzata e digitale; locale e remota, interattiva e massiva La firma elettronica si va estendendo assieme alla diffusione del documento informatico, all emanazione delle relative normative e all evoluzione delle stesse. Di pari passo si sono evolute anche le tecnologie di firma, mentre l organizzazione del lavoro e del business oggi richiede di poter firmare un documento ovunque, in ufficio sul PC, a casa sul portatile, in viaggio sullo smartphone. TopMedia Social NED, che concretizza per le aziende il nuovo modo di lavorare concesso dal legislatore, consente di usare qualsiasi tipo di firma elettronica, con qualsiasi tecnologia e in qualsiasi contesto applicativo. L utente può così abbandonare la vecchia firma autografa, lavorare meglio e con maggiore sicurezza nel nuovo mondo di documenti informatici. Molto importante nella scelta del tipo di firma elettronica da usare è la relativa efficacia probatoria in caso di contenzioso: la tabella riepilogativa di questa pagina indica il valore probatorio associato a ogni tipo di firma che l utente deve scegliere in funzione delle proprie esigenze. Per quanto riguarda le tecnologie di firma, tre sono i tipi di sottoscrizione digitale secondo gli standard europei adottati anche in Italia: gli acronimi che li identificano sono CAdES, PAdES e XAdES. Il formato di firma digitale CAdES è uno dei più diffusi, con la sua estensione.p7m; PAdES è invece un file con estensione.pdf, usato nella cosiddetta firma PDF ; XAdES rappresenta un estensione dello standard di firma XML, come.xml, usato ad esempio per firmare le fatture elettroniche PA trasmesse allo SDI. TopMedia Social NED consente di utilizzare la firma digitale partendo dall interfaccia utente Surfer, da Surfer Mobile (per la firma remota), da Orchestrator (ad esempio per firme massive sul Libro Unico del Lavoro, sulle fatture XML verso la PA, oppure per la conservazione digitale), mentre per la firma grafometrica Top Consult usa la soluzione Namirial. Al di là della tecnologia (che non è l elemento più importante), la firma elettronica è un processo complesso. Top Consult, che ha realizzato e mantenuto aggiornati tutti gli strumenti necessari alla firma elettronica, è quindi il partner ideale per consigliare con la sua esperienza alle imprese il tipo di firma più adatta alle loro esigenze e al grado di efficacia probatoria necessaria, la tecnologia di firma migliore, in quale contesto applicativo dei flussi documentali realizzare la soluzione (cioè interattiva o massiva, locale o remota). Tabella riepilogativa delle firme elettroniche e del loro valore probatorio Firma Elettronica Firma Elettronica Avanzata Firma Elettronica Qualificata Firma Elettronica Digitale Definizione Valore probatorio Esempi Insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici, utilizzati come metodo di autenticazione informatica Insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che consentono l identificazione del firmatario del documento e garantiscono la connessione univoca al firmatario, creati con mezzi sui quali il firmatario può conservare un controllo esclusivo, collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati Un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma Un particolare tipo di firma elettronica avanzata basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici Efficacia probatoria valutabile dal giudice caso per caso Efficacia probatoria della scrittura privata integra la forma scritta ad substantiam tranne che per i contratti immobiliari Efficacia probatoria della scrittura privata integra la forma scritta ad substantiam Efficacia probatoria della scrittura privata integra la forma scritta ad substantiam Invio di una mail dopo aver digitato Username e Password Firma su tablet, firma grafometrica OTP, SMS Smart card, token, HSM Smart card, token, HSM

3 Processi automatici in Orchestra Il ruolo della Piattaforma di Orchestrazione che esegue centinaia di lavori massivi Il cuore delle applicazioni documentali in azienda è costituito dai cosiddetti processi batch, cioè quei processi che eseguono su grandi volumi di documenti operazioni automatiche e massive, non presidiate, di archiviazione, spedizione, conservazione, firma digitale, e così via. Le medie e grandi aziende lanciano ogni giorno col sistema centinaia di lavori diversi di questo tipo, che devono svolgersi in modo ordinato, spesso sincronizzati fra loro, integrati con il sistema gestionale, con metodi automatici e sicuri che sovrintendano e controllino le operazioni condotte il più delle volte in orario notturno per non interferire con quelle giornaliere ordinarie. Sono tutte attività vitali, tipiche del business aziendale, che nel sistema TopMedia Social NED vengono eseguite dalla Piattaforma di Orchestrazione, preposta appunto al governo e all esecuzione dei vari processi documentali massivi e automatici, eseguiti dai vari moduli specializzati. L Orchestrator è il client che permette di definire processi e lavori e che mette a disposizione il process monitor, grazie al quale gli amministratori di sistema controllano l esecuzione dei processi e il loro stato di avanzamento. L esito di ciascun processo può essere inviato via notifica Surfer (l interfaccia utente smart del sistema, disponibile anche come Surfer Mobile su smartphone e tablet) a un insieme di utenti, compresi ad esempio i manager responsabili dei diversi processi. Programmazione non necessaria L Orchestrator non è solo uno schedulatore di lavori, ma è anche uno strumento che permette di definire regole per l interpretazione e la lavorazione dei documenti senza richiedere alcuna programmazione. Le regole, anche molto complesse, vengono definite in fase di analisi dei documenti da elaborare e successivamente interpretate in base alla schedulazione definita. La definizione dei lavori può, inoltre, sfruttare un insieme di funzionalità che consentono di manipolare i dati individuati all interno dei documenti elaborati prima di procedere alla loro archiviazione (String CommandSet e PDF CommandSet). I vari moduli preposti ai processi batch sono pronti all uso e non richiedono programmazione. L Orchestrator può definire e controllare centinaia di lavori automatici e massivi, senza dover scrivere ogni volta un programma. La Piattaforma di Orchestrazione può servire più piattaforme documentali su più server e, nell ambito di una stessa piattaforma, può servire più archivi di documenti; le caratteristiche enterprise di TopMedia Social NED, dotate di fault tolerance e load balancing, garantiscono comunque il funzionamento continuo del server anche in situazioni critiche. I moduli gestiti dall Orchestrator sono molteplici. Ci sono quelli per l archiviazione massiva di un lotto di documenti: Mail Archiver (posta elettronica e PEC), PDF Archiver, Barcode Archiver, Replicator; quelli per la spedizione massiva e il monitoraggio delle operazioni: Mail Sender (via mail o PEC), Mail Query, Postel Sender e Postel Query. I moduli per l aggiornamento dei lotti di documenti sono Updater e Batch Updater; quello per la firma digitale massiva con marca temporale è Signer; Sap Archiver e Sap Barcode gestiscono l insieme dei lavori al servizio dell integrazione con Sap. Ci sono infine moduli di utility e di manutenzione. Il modulo PDF Archiver, ad esempio, esegue l archiviazione di singoli documenti PDF utilizzando come chiavi di archiviazione dati presenti all interno dei documenti stessi. Ciascun file PDF elaborato può contenere un singolo documento oppure un insieme di documenti (il sistema si occupa della suddivisione in singoli documenti prima dell archiviazione). Il modulo Barcode Archiver archivia i documenti cartacei sui quali è stata apposta un etichetta barcode e successivamente scanditi utilizzando le informazioni presenti nel barcode come dati di archiviazione. Il controllo delle operazioni può essere delegato all utente che ha effettuato la scansione ottimizzando così il processo di archiviazione. Eventuali informazioni mancanti possono essere aggiunte mediante aggiornamento prelevando i dati dai sistemi gestionali (Updater). Content Management e Document Management Alcuni sistemi documentali si limitano a fare del Content Management, archiviazione e ricerca del contenuto di un documento (attività generalmente interattiva condotta da un singolo utente su singoli documenti). Al contrario, TopMedia Social NED unisce al Content Management anche il Document Management. Offre cioè un sistema enterprise di document management, con moduli pronti all uso e dotati di generatori di soluzioni che gestiscono la movimentazione dei documenti nelle varie applicazioni automatiche e massive, in grandi quantità e in piena integrazione con il sistema gestionale. Per concludere, si può dire che archiviare ad esempio un PDF non è in sé difficile, lo fa qualunque programma scritto però a questo scopo; ma se il PDF lo devo spedire, come fattura, devo scrivere un altro programma ad hoc per la spedizione. Con Orchestrator ho tutto già pronto per seguire centinaia di lavori diversi con documenti diversi. Orchestrator, valore aggiunto della gestione con TopMedia Social NED 3

4 Dussmann Service, Fatturazio Con clienti in prevalenza pubblici, l azienda ha risp Impiegando l apposita soluzione T 4 Servizi innovativi per la pubblica amministrazione e le aziende Dussmann Service Italia fa parte di Dussmann Group, società internazionale di servizi che conta dipendenti in 20 Paesi. Da oltre 40 anni la società è specialista nell erogazione di servizi integrati di pulizia e sanificazione, ristorazione e facility management per la sanità, le scuole, l industria e le forze armate. In Italia Dussmann Service ha sede centrale in provincia di Bergamo, conta dipendenti, 5 filiali e un fatturato 2013 che ha superato i 320 milioni di euro. Il progetto fatturazione elettronica In Dussmann Service Italia il sistema Top Consult è entrato nel 2004 per affrontare la gestione elettronica dei cicli attivo e passivo. Ben presto è stato impiegato anche nel trattamento dei documenti legati al personale, un fattore critico per la dimensione della forza lavoro e un attività basata su molti contratti di appalto e team di lavoro distaccati presso i clienti. Nel 2014 scatta una sfida molto importante, la fatturazione elettronica obbligatoria nei confronti della PA. Gli enti pubblici costituiscono per noi la stragrande maggioranza dei clienti afferma Pietro Sola, Responsabile dei Progetti Documentali nei Sistemi Informativi Dussmann e il 6 giugno era la prima impegnativa scadenza per le fatture elettroniche emesse alla PA centrale. Il sistema TopMedia NED, già in casa e già impiegato con successo anche per la creazione, spedizione e controllo delle fatture attive (circa all anno), era lo strumento più adatto per gestire il nuovo processo. Top Consult era già pronta in anticipo per la fatturazione elettronica, avendo progettato per tempo sia l acquisizione delle fatture XML create dal gestionale, sia il nuovo modulo FEPA Distiller per la gestione delle risposte del Sistema di Interscambio SDI. Da parte nostra abbiamo reso il sistema gestionale capace di generare le fatture nel formato XML richiesto dalle normative PA. Così siamo potuti partire in modo semplice e veloce: il sistema integrato con il gestionale funziona regolarmente, segue le normative ed è ormai pienamente rodato. Adesso possiamo affrontare con fiducia la seconda fase, quella della fatturazione elettronica obbligatoria verso la PA locale, in scadenza nel marzo Con la soluzione Top Consult per la fatturazione elettronica PA, le fatture create in XML dal gestionale vengono archiviate in TopMedia NED, mediante processi automatici sono firmate digitalmente e inviate via PEC mediante QMail Sender. FEPA Distiller rende intellegibile il percorso della fattura all interno di SDI e consente di consultare mediante tutti i client TopMedia le risposte e i dati di correttezza ottenuti da SDI, mettendoli a disposizione della contabilità aziendale. Fatture elettroniche e PEC scambiate sono poi poste in conservazione digitale a norma, come richiesto dalle normative per i documenti informatici. Da settembre la conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche viene effettuata in outsourcing da Top Consult. Questa è per noi una garanzia continua Sola perché Sopra: Pietro Sola, Responsabile dei Progetti Documentali nei Sistemi Informativi Dussmann Conservazione fatture in outsourcing: è per noi una garanzia perché Top Consult conosce perfettamente le nostre esigenze e le nostre applicazioni, è il pioniere della conservazione digitale...

5 ne Elettronica PA: sfida vinta ettato senza problemi la prima scadenza di legge. op Consult, semplice e completa. Top Consult conosce perfettamente le nostre esigenze e le nostre applicazioni, è il pioniere della conservazione digitale, sempre aggiornata all ultima normativa. I documenti firmati qui verranno spediti alla server farm di Top Consult, che provvederà a conservarli in modo sostitutivo, a seguire i cambiamenti delle normative, a perseguire la certezza del dato e a preservarla nel tempo. Due milioni di documenti in linea In questo momento in Dussmann Service sono complessivamente archiviati nel sistema e disponibili in linea oltre 2 milioni di documenti amministrativi e del personale. Fra i primi ci sono anche le fatture passive, circa all anno, che vengono digitalizzate e archiviate per consentirne la consultazione e lo smistamento automatico ai manager coinvolti mediante uno specifico workflow approvativo. Nel campo del personale le due applicazioni principali sono il Libro Unico del Lavoro (LUL) e il Fascicolo del Dipendente. Il LUL, che dal 2009 sostituisce libro paga, libro matricola e libro presenze, è realizzabile e conservabile come documento informatico. La sua conservazione digitale a norma rappresenta una grossa semplificazione: un unico libro al posto dei tre precedenti, richiesta di autorizzazione preventiva all ufficio del lavoro una volta solo per provincia, non si stampano più documenti all anno e non servono ogni anno nuovi spazi di archivio. Il Fascicolo del Dipendente contiene in forma elettronica tutti i documenti e le comunicazioni interni ed esterni, dal curriculum alla lettera di assunzione, dalle richieste di assegni familiari alle modifiche dell orario di lavoro, dai certificati di malattia agli adempimenti Inps e Inail; documenti quasi tutti sensibili che vanno a costituire l archivio digitale del personale. L abbinamento archiviazione elettronica e conservazione sostitutiva ha introdotto in azienda consistenti dosi di efficienza nei processi di gestione, che diventano più veloci e controllati, ed ha eliminato gli spazi e i costi di stoccaggio della carta. Da noi procedure OK, ma PA non sempre pronta Nel progetto di fatturazione elettronica in primo piano c è naturalmente la Direzione Amministrativa della società. La fattura elettronica obbligatoria verso la PA è stata una novità forte, complessa dice Oscar Pappalardo, Responsabile Amministrativo di Dussmann Service. Ma sfruttando soprattutto il sistema Top Consult e i suoi nuovi moduli progettati per l occasione siamo riusciti ad avviare il progetto rapidamente, a superare qualche difficoltà iniziale (del tutto normale in una materia così nuova) e a rispettare la scadenza di legge. Ora Top Consult è diventato per noi non un semplice fornitore, ma un partner capace di fornire anche supporto tecnico, conoscenza delle normative e quanto è necessario per affinare via via il processo. Dal lato PA, quali difficoltà si sono incontrate? Abbiamo già emesso un numero consistente di fatture elettroniche verso la PA: la stragrande maggioranza sono state accettate subito, un certo numero accettate per scadenza dei termini di risposta del ricevente, solo per alcune la trasmissione non è andata a buon fine e quindi abbiamo inoltrato ad esempio al cliente la copia in Pdf. Il fatto è che negli enti pubblici c è ancora molta confusione su questa vera e propria rivoluzione e mancano canali di supporto. I problemi nascono non dal nostro invio, ma dalle difficoltà di gestione di certi enti: in molti casi i nostri interlocutori sono i presidi delle scuole (che sono piccoli enti, ma fanno parte del Ministero Istruzione Università Ricerca - MIUR), che possono rifiutare la fattura non solo per un errore ma anche per un minimo dettaglio non gradito. Si sono già calcolati i ritorni in efficienza della fatturazione elettronica? Rispetto al processo cartaceo naturalmente qui c è la sparizione della carta, c è la rapidità di spedizione delle fatture, c è la gestione delle risposte SDI assicurata da TopMedia NED. Però se una fattura è rifiutata dalla PA, dobbiamo poi andare a gestire puntualmente il problema. Il lavoro è facilitato se dall altro lato c è un interlocutore qualificato, avremo quindi più alti ritorni a mano a mano che la PA maturerà in questi processi. In campo amministrativo quali sono gli sviluppi previsti nel settore? Oltre alla conservazione sostitutiva delle fatture elettroniche, partita da poco, metteremo in atto nel 2015 la conservazione digitale a norma di tutti i registri, i libri contabili, il libro giornale: è una vera montagna di carta destinata così a sparire. Ormai in azienda la gestione ha assunto un ruolo chiave, sottolineato ancor più dall avvio della fatturazione elettronica, nella gestione di tutti i processi amministrativi: la carta, a cui eravamo abituati negli anni scorsi, sta lasciando il passo a una realtà molto diversa, più efficiente e produttiva. Oscar Pappalardo, Responsabile Amministrativo di Dussmann Service 5 Top Consult è per noi non un semplice fornitore, ma un partner capace di fornire supporto tecnico, conoscenza delle normative e quanto è necessario per affinare il processo

6 Top Consult rottama il vecchio software Supervaluta l usato, offre TopMedia Social NED scontato fino al 50% 6 La gestione non è più la stessa. TopMedia Social NED ha di fatto creato un nuovo standard tecnologico e applicativo, che ha reso obsoleto qualsiasi software Top Consult ha lanciato l offerta speciale Rottama la vecchia gestione. Il software obsoleto, di qualsiasi casa produttrice, viene supervalutato e sostituito a condizioni particolarmente vantaggiose (sconto fino al 50 per cento) con TopMedia Social NED, la nuovissima piattaforma social e collaborativa progettata da Top Consult con un approccio rivoluzionario. L offerta si rivolge a chi non è soddisfatto del proprio sistema o è in possesso di un software ormai vecchio e obsoleto. Capire se il proprio software è in queste condizioni non è difficile: basta rispondere ad una serie di semplici domande (vedi anche tabella in questa pagina). La mia gestione è solo un pacchetto applicativo e non una piattaforma completa dotata di funzionalità di fault tolerance e load balancing? Può funzionare sia in house che su cloud? Posso archiviare un documento con un tag personale? Devo ricercare i documenti archiviati solo mediante complessi metadati? Il mio workflow è rigido, poco collaborativo e coinvolge le varie persone via ? Utilizzo ancora l per condividere documenti e file all interno dell organizzazione? Per la collaborazione realizzo un social network interno? La mia gestione ha funzionalità native Windows, Web, ios, Android? Gestisce la fatturazione elettronica verso la PA e le imprese e la conservazione digitale e sostitutiva secondo le ultimissime norme e regole tecniche? Il software di nuova generazione TopMedia Social NED, proposto dall offerta speciale, è una piattaforma completa per la Gestione Documentale e la Collaborazione Aziendale, che realizza il Social Business. Supporta fra l altro i processi collaborativi aziendali con l uso di un social network interno sicuro e protetto, elimina l uso delle e la rigidità dei workflow tradizionali, allarga l impiego delle applicazioni documentali anche ai manager e ai mobile Tabella comparativa: il mio software è vecchio? worker ovunque si trovino, ha funzioni native Windows, Web, ios, Android. Realizza la fatturazione elettronica verso la PA e le imprese, adotta la conservazione digitale secondo le nuove norme e regole tecniche. La sua architettura enterprise, dotata di funzioni di fault tolerance e load balancing, è affidabile, potente e robusta anche in condizioni di carico molto elevate. TopMedia Social NED ha di fatto creato un nuovo standard tecnologico e applicativo: in mancanza delle sue funzionalità il vecchio sistema impiegato è chiaramente inadeguato e obsoleto. A chi lo possiede conviene quindi aderire subito all offerta speciale Top Consult Rottama la vecchia gestione, valida fino al 31/12/2014: può così buttare il suo usato obsoleto di qualsiasi produttore, che viene supervalutato, e passare alla nuova piattaforma TopMedia Social NED scontata fino al 50%, con la possibilità di fare gestione elettronica dei documenti in modo nuovo e innovativo, migliorare i metodi di lavoro, aumentare l efficienza e la competitività. I vantaggi concreti del Social Business I vantaggi concreti del nuovo modo di lavorare sono stati calcolati anche nel white paper Top Consult-Politecnico di Milano Dalla Gestione Documentale al Social Business : l eliminazione delle con tecnologie social aumenta ad esempio la produttività degli utenti del 20-25% (dati IDC ed elaborazioni McKinsey Global Institute) e questa aumenta a sua volta il fatturato aziendale anche del 2%. Per quanto riguarda le caratteristiche enterprise di TopMedia Social NED, uguali a quelle dei principali attori internazionali del settore, è stato stimato da Top Consult che i suoi costi di licenze, manutenzione, sviluppo ed evoluzione progetti a parità di soluzione siano inferiori anche di 2-3 volte; le performance generali (dalla velocità di sviluppo soluzioni alla integrabilità, alle soluzioni pronte) sono superiori del 40%, per non parlare della conformità nativa alle normative italiane del tutto assente nelle piattaforme straniere. Caratteristiche sistema Il mio software TopMedia Social NED È una piattaforma dotata di funzionalità di fault tolerance e load balancing? NO (= vecchio) SI Funziona sia in house che su cloud? NO (= vecchio) SI Posso archiviare documenti con tag personali? NO (= vecchio) SI Ricerco i documenti anche senza metadati? NO (= vecchio) SI Usa un workflow collaborativo, senza ? NO (= vecchio) SI Condivide documenti e file all interno dell organizzazione senza ? NO (= vecchio) SI Realizza un social network interno per i processi collaborativi? NO (= vecchio) SI Ha funzionalità native Windows, Web, ios, Android? NO (= vecchio) SI Gestisce la fatturazione elettronica verso la PA e le imprese e la Conservazione digitale e sostitutiva secondo le ultimissime norme e regole tecniche? NO (= vecchio) SI

7 Notizie in breve TopMedia Social NED: prosegue il successo Continua la risposta positiva del mercato all offerta della nuova piattaforma TopMedia Social NED per la Gestione Documentale e la Collaborazione Aziendale, un prodotto innovativo che ha cambiato radicalmente il modo di fare gestione elettronica dei documenti. In primo luogo gli ordini di upgrade al nuovo sistema dei clienti Top Consult, fra cui solo per citarne alcuni Lavazza, ENI Finance International e Banque ENI di Bruxelles, Acciaierie Beltrame, Digilan e Datacol. Ma c è anche un nutrito drappello di nuovi clienti: fra essi il polo tecnologico Umbra Cuscinetti di Foligno, la multiutility Bim Gestione Servizi Pubblici di Belluno. A breve inizieranno installazioni, migrazioni e messa a punto di nuove applicazioni social e collaborative. 7 Sistemi e soluzioni in giro per l Italia Molto intensa l attività di presentazione dal vivo ai clienti e al mercato del nuovo sistema TopMedia Social NED e delle soluzioni Top Consult per la fattura elettronica integrata verso la PA, novità 2014 di grande rilievo per tutti i fornitori degli enti pubblici. Ai seminari organizzati sul territorio, in tutta Italia, si sono aggiunti anche Web seminar specifici condotti direttamente da Top Consult o in collaborazione con partner come ICT4Executive del Politecnico di Milano, e la partecipazione ad Omat, lo storico convegno milanese sulla gestione. Massiccia anche la presenza a Smau, in tutte le tappe della stagione , da Milano a Roma, da Torino a Bologna, da Padova a Firenze, da Napoli a Bari, con uno stand di grande appealing centrato sulla nuova piattaforma. A tutte queste manifestazioni hanno partecipato con grande interesse un migliaio di rappresentanti del mondo delle imprese, della PA e delle società di software. White Paper Dalla Gestione Documentale al Social Business Un white paper Dalla Gestione Documentale al Social Business è stato realizzato da Top Consult in collaborazione con ICT4Executive. Esamina le esigenze e gli scenari alla base dei profondi cambiamenti della gestione elettronica dei documenti, e la realizzazione concreta di una piattaforma enterprise per la gestione e la collaborazione aziendale, sviluppata da Top Consult, che realizza il Social Business: processi collaborativi aziendali, interfacce smart e funzionalità social per l utente, coinvolgimento di manager e mobile worker, superamento delle . Il white paper calcola anche i vantaggi concreti del nuovo modo di lavorare: l eliminazione delle aumenta ad esempio la produttività degli utenti del 20-25% e questa a sua volta il fatturato aziendale anche del 2%. Per scaricare gratuitamente il white paper, consultare Dalla Gestione Documentale al Social Business Una trasformazione radicale: processi collaborativi aziendali, interfacce smart e funzionalità social per l utente, superamento delle . Un modo nuovo di lavorare, esteso a manager e mobile worker, che favorisce le nuove idee e stimola l intelligenza collettiva. In collaborazione con WHITE PAPER 00_TOPCONSULT_WHITEPAPER_ICT4_ indd 1 05/06/14 14:18 Bim, servizio multiutility Il nuovo sistema TopMedia Social NED ha fatto il suo ingresso in Bim, la multiutility dei Comuni Bellunesi che gestisce in provincia di Belluno i servizi idrico integrato (acquedotto fognatura e depurazione), gpl e teleriscaldamento. Molti i compiti affidati al sistema : la gestione della fattura elettronica PA, mediante FEPA Distiller per la gestione del colloquio con SDI, l archiviazione e spedizione delle fatture via PEC, la gestione dei solleciti e delle relative ricevute di ritorno. Per la bollettazione, le bollette tranne i MAV vengono archiviate e poi mandate in conservazione digitale presso Feinar, la società di servizi per le imprese industriali e artigiane di Belluno, che utilizza a questo scopo il proprio sistema TopMedia; anche i registri Iva sono in corso di archiviazione per passare poi in conservazione digitale presso Feinar. Nel 2015 il sistema sarà integrato con il nuovo gestionale Sap R3.

8 Fattura Elettronica PA, il D-Day è passato Scattata una rivoluzione digitale che porterà all uso obbligatorio della gestione in azienda 8 (segue da pag. 1) L obbligo di fatturazione elettronica verso la PA porta con sé l obbligo per le imprese di gestione elettronica dei documenti interessi previsti dalla legge in caso di ritardato pagamento, in particolare nel settore agroalimentare. Anche nella fatturazione elettronica verso le imprese, la ricerca e visualizzazione delle fatture archiviate e dei documenti di controllo correlati, possono essere usati un apposito client Windows o una App nativa ios o Android. I fornitori della PA si preparano ora alla scadenza del 31/3/15 che rende obbligatoria la fattura elettronica anche verso la PA locale. E dal 2/2/15 lo SDI richiede una nuova versione delle regole tecniche, che recepisce osservazioni e suggerimenti degli utenti e si allinea al decreto del MEF 17/6/14 sulla conservazione digitale. Come sempre, Top Consult provvederà naturalmente per tempo a incorporare tutti gli aggiornamenti nei propri moduli e nelle proprie soluzioni. Obbligatoria è la gestione Dietro l obbligo di fatturazione elettronica verso la PA il vero obbligo per le imprese è quello di gestione elettronica dei documenti. Non basta infatti creare la fattura elettronica: le aziende devono digitalizzare i vari processi legati alla fatturazione elettronica, dall archiviazione alla spedizione, fino alla conservazione digitale a norma di legge, obbligatoria per documenti informatici di questo tipo. La casella PEC, obbligatoria per qualsiasi azienda e ormai diventata sede elettronica legale, deve essere per legge gestita in modalità informatica. Anche la spedizione via PEC dei documenti informatici, che fornisce data certa ed efficacia probatoria in caso di contenzioso, richiede però il rispetto degli obblighi di legge per un Conservazione digitale: nuove regole tecniche Dieci anni dopo i primi decreti del 2004, con le regole CNIPA per la conservazione sostitutiva, sono state pubblicate in Gazzetta Ufficiale (12/3/2014) le nuove regole tecniche, emanate in riferimento all art.71 del Codice dell Amministrazione Digitale. Definiscono le caratteristiche dei nuovi sistemi di Conservazione Digitale, garantendo l autenticità, l integrità, l affidabilità, la leggibilità e la reperibilità sia dei documenti informatici che dei fascicoli di documenti informatici (aggregazione di documenti informatici). Le regole definiscono inoltre i modelli organizzativi, i ruoli e le responsabilità distinguendo le figure dl produttore dei documenti, dell utente e del responsabile della conservazione; rendono obbligatorio il manuale della conservazione, nel quale fra l altro vengono definiti il processo della conservazione stessa, le modalità di esibizione e i formati degli oggetti destinati alla conservazione. I sistemi di conservazione preesistenti e realizzati a norma delle regole CNIPA n.11/2004, restano validi fino all 11/3/2017: dopo tale data sarà obbligatorio applicare le nuove regole tecniche. documento informatico come la PEC, cioè archiviazione e conservazione digitale a norma. Inoltre, anche la fattura elettronica verso le imprese è destinata entro breve tempo a diventare obbligatoria e quindi a seguire i vari obblighi fissati per legge. Le imprese devono quindi abbandonare necessariamente la gestione cartacea, ormai fuori legge, aggiornare i processi aziendali e renderli digitali, rispettando le norme di legge obbligatorie per i documenti informatici. Il mercato deve cioè cogliere l occasione e la spinta della fatturazione elettronica obbligatoria per iniziare il cammino verso la gestione, necessaria per operare nei nuovi scenari del documento informatico. Top Consult è in grado di affiancare le aziende, di qualsiasi dimensione, perché possano sfruttare la spinta della fattura elettronica e procedere verso la digitalizzazione dei processi e la gestione dei documenti informatici, con tutti i vantaggi di efficienza e risparmio connessi. Ha infatti una piattaforma social e collaborativa all avanguardia, è stata pioniere della conservazione sostitutiva e della gestione digitale a norma dei documenti informatici, mette a disposizione soluzioni economiche e flessibili, fruibili sia in house che su cloud per partire anche in modo graduale. AVANTI VELOCE Periodico Trimestrale Autorizzazione del Tribunale di Torino N del 21/7/2006 Direttore responsabile: Pier Luigi Zaffagnini Ottobre 2014 Realizzazione editoriale: I/C Immagine Comunicazione Milano Progetto grafico: Why P Communication Torino Stampa: Stilgraf Srl Vicoforte (CN) TOP CONSULT Via Valeggio 22/E Torino Tel marketing@topconsult.it