CONTRATTO DI CERTIFICAZIONE

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1 CONTRATTO DI CERTIFICAZIONE tra FLO-CERT GMBH E RAGIONE SOCIALE DEL CLIENTE PARTI (1) FLO-CERT GmbH, società legalmente costituita e registrata a Bonn, Germania con il numero 12937, con sede legale in Bonner Talweg 177, Bonn, Germania. FLO-CERT (2) Ragione sociale del Cliente, con sede legale in [INDIRIZZO DELLA SEDE LEGALE]. Cliente TERMINI DELL ACCORDO 1. DEFINIZIONI Le parti convengono che i termini qui di seguito riportati avranno il seguente significato. Audit: processo di raccolta di evidenze atto a valutare la conformità del Cliente e/o del prodotto a specifici standard. Gli audit possono essere condotti in sede o fuori sede, e possono essere annunciati o non annunciati. Auditor: persona qualificata per la conduzione di audit per conto di FLO-CERT. L auditor può essere una figura interna a FLO-CERT oppure un consulente esterno, persona fisica o giuridica. Certificato: documento emesso da FLO-CERT in cui sono delineati l ambito e la durata della certificazione del Cliente da parte di FLO-CERT. Il possesso di un certificato valido vale come autorizzazione a commercializzare prodotti Fairtrade. Certificazione: processo con cui FLO-CERT determina la conformità del Cliente agli standard Fairtrade, inclusi i criteri di conformità. Tariffa di certificazione: importo che il cliente è tenuto a versare a FLO-CERT secondo quanto stabilito nell Appendice 1. Cliente: qualsiasi entità certificata da FLO-CERT che abbia stipulato un contratto di certificazione. Informazioni confidenziali: qualsiasi informazione da ritenersi confidenziale secondo la normale diligenza professionale in relazione a: Y:\8. QM\8.5 Forms\Approved Contracts\Approved Certification Contracts Page 1/9

2 (i) (ii) attività, affari, clienti, fornitori, progetti della parte rivelante (o di qualsiasi socio del gruppo di imprese cui appartiene la parte rivelante); operazioni, processi, informazioni sui prodotti, know-how, disegni, segreti industriali o software della parte rivelante (o di qualsiasi altro socio del gruppo di imprese cui appartiene la parte rivelante). Prodotto convenzionale: qualsiasi prodotto diverso da un prodotto Fairtrade. Data di efficacia: la data di stipula del contratto da parte del Cliente e di FLO-CERT. Fairtrade: Il termine Fairtrade fa riferimento in tutto o in parte alle attività di FLO, di FLO- CERT, delle reti di produttori Fairtrade, delle Fairtrade Labelling Initiatives e delle organizzazioni di marketing Fairtrade. Il termine Fairtrade viene usato per designare il sistema di certificazione di prodotto gestito da Fairtrade International (FLO). Marchio di certificazione Fairtrade: marchio registrato di proprietà di FLO e concesso in licenza alle singole Labelling Initiatives (LI). Il marchio di certificazione Fairtrade è utilizzabile esclusivamente sui prodotti al consumo conformiagli standard Fairtradee ai fini della promozione di tali prodotti da parte di licenziatari, operatori certificati e soggetti terzi. Fairtrade International (FLO): organizzazione multilaterale non profit tesa alla crescita e all autonomia dei produttori e dei lavoratori nei paesi in via di sviluppo tramite il commercio. FLO mette a disposizione la propria leadership nonché strumenti e servizi utili per avvicinare produttori e consumatori, promuovere condizioni di commercio più eque e la sostenibilità dei mezzi di sostentamento. La ragione sociale registrata di Fairtrade International è Fairtrade Labelling Organizations International e.v. Prodotti Fairtrade: prodotti realizzati, trasformati e commercializzati in conformità agli standard Fairtrade applicabili nell ambito di un certificato valido. Standard Fairtrade: Gli standard Fairtrade e gli standard Fairtrade specifici di prodotto costituiscono i requisiti che produttori e trader sono tenuti a soddisfare per conseguire la certificazione di prodotto Fairtrade. Tali standard vengono stabiliti da Fairtrade International. L elenco aggiornato degli standard Fairtrade è reperibile a questo link: Labelling Initiative: Le cosiddette Labelling Initiative (LI) sono soci ordinari di FLO, come stabilito dalla costituzione di FLO. Ogni LI è responsabile dell emissione delle licenze e delle attività di marketing, sviluppo commerciale e sensibilizzazione in una determinata area geografica. Ogni LI ha il diritto di concedere in licenza il marchio di certificazione Fairtrade a licenziatari e soggetti terzi nella rispettiva area di competenza. L elenco delle attuali organizzazioni iscritte è reperibile al seguente indirizzo: Produttore: qualsiasi Cliente certificato in base agli standard Fairtrade specifici per la produzione e a eventuali standard di prodotto applicabili. Trader: qualsiasi Cliente certificato in base agli standard Fairtrade generici per il commercio e a eventuali standard di prodotto applicabili. 2. SCOPO DEL CONTRATTO 2.1 Il presente contratto costituisce un accordo per il rilascio della certificazione a favore del Cliente da parte di FLO-CERT e per il versamento della tariffa di certificazione da parte del Cliente a favore di FLO-CERT. 2.2 Lo scopo del presente contratto è di consentire a FLO-CERT di certificare il Cliente rispetto agli standard Fairtrade applicabili e ai criteri di conformità FLO-CERT. 3. OBBLIGHI A CARICO DEL CLIENTE 3.1 Il Cliente è tenuto a compiere tutte le azioni necessarie per il conferimento e il mantenimento della certificazione, ivi compreso il rispetto degli standard Fairtrade applicabili e dei criteri di conformità FLO-CERT elencati integralmente in Appendice 2. Y:\8. QM\8.5 Forms\Approved Contracts\Approved Certification Contracts Page 2/9

3 In caso di violazione degli standard Fairtrade, dei criteri di conformità o delle politiche FLO-CERT da parte del Cliente, FLO-CERT è autorizzata ad applicare sanzioni commisurate allo stato della certificazione del Cliente. Le sanzioni applicabili sono riportate nella procedura operativa standard (SOP) di certificazione, di cui all'appendice 2. Il Cliente riconosce esplicitamente la validità di tale elenco sanzioni. 3.2 Il Cliente concede a FLO-CERT e ai suoi auditor libero e incondizionato accesso a ogni area, documento (compresi i report degli audit interni) e personale necessario ai fini della concessione della certificazione. 3.3 Il Cliente accetta che FLO-CERT possa incaricare eventuali collaboratori esterni per la conduzione degli audit. 3.4 Il Cliente si asterrà dall utilizzare la certificazione in maniera tale da arrecare danno alla reputazione di FLO-CERT e dal rilasciare dichiarazioni fuorvianti o non autorizzate inerenti la certificazione. 3.5 Il Cliente si asterrà dal rilasciare dichiarazioni inerenti la certificazione al di fuori dell'ambito delineato nel proprio certificato. 3.6 In caso di commercializzazione di prodotti Fairtrade, il Cliente commercializzerà esclusivamente i prodotti Fairtrade elencati nel proprio certificato. 3.7 Il Cliente utilizza la certificazione esclusivamente per indicare che i propri prodotti sono stati certificati in quanto conformi agli standard Fairtrade. 3.8 Il Cliente cita la certificazione di prodotto unicamente negli strumenti di comunicazione quali documenti, cataloghi o altro materiale pubblicitario, in conformità ai requisiti di FLO- CERT. 3.9 Il Cliente ha il dovere di mantenere aggiornata FLO-CERT tramite l invio periodico e continuativo di: (c) (d) (e) (f) (g) (h) L elenco aggiornato dei membri del gruppo di produttori; L elenco aggiornato dei siti di produzione; L elenco aggiornato dei siti di eventuali contoterzisti o subfornitori; Report periodici degli acquisti, delle vendite e della trasformazione dei prodotti Fairtrade, la conferma di ricezione dei premi Fairtrade e altri report come previsto dalle politiche FLO-CERT e dai criteri di conformità FLO-CERT; Informazioni su eventuali modifiche che incidano in maniera significativa sull aspetto o sulle specifiche dei prodotti Fairtrade, così come la segnalazione che un prodotto Fairtrade non è più conforme ai requisiti di certificazione stabiliti da FLO-CERT. Informazioni su eventuali modifiche all organizzazione del Cliente, come il passaggio da piantagione a multiproprietà, oppure il passaggio da produttore di primo livello a secondo o terzo livello. Qualsiasi informazione relativa all esistenza di un presunto o effettivo conflitto di interesse tra il Cliente e un auditor o addetto FLO-CERT in diretto contatto con il Cliente. Qualsiasi informazione che determini modifiche alle tariffe applicate da FLO- CERT Il Cliente terrà agli atti tutti i reclami di cui sia a conoscenza relativi alla conformità dei prodotti Fairtrade agli standard applicabili. Il Cliente attuerà le azioni opportune nei confronti di reclami ed eventuali difetti riscontrati nei prodotti o servizi che incidano sulla conformità ai requisiti della certificazione, producendo la relativa documentazione. Se necessario, il Cliente metterà tali documenti a disposizione di FLO-CERT. Y:\8. QM\8.5 Forms\Approved Contracts\Approved Certification Contracts Page 3/9

4 4. TARIFFE DI CERTIFICAZIONE E PAGAMENTO 4.1 Il Cliente è tenuto a versare le tariffe di certificazione. Tali quote non sono rimborsabili. Il mancato pagamento delle tariffe è condizione per la risoluzione immediata del presente contratto e per il ritiro del certificato. 4.2 FLO-CERT ha la facoltà di modificare le tariffe di certificazione con preavviso scritto di tre mesi, come specificato al comma 8.2. Il Cliente ha la facoltà di recedere dal contratto a seguito della modifica delle tariffe di certificazione, come specificato al comma Le tariffe di certificazione vanno versate entro la data di scadenza indicata sulla fattura trasmessa annualmente al Cliente da FLO-CERT. 5. OBBLIGHI A CARICO DI FLO-CERT 5.1 FLO-CERT procede tramite audit alla valutazione di tutti i Clienti rispetto agli standard Fairtrade e ai criteri di conformità e alle politiche FLO-CERT. 5.2 FLO-CERT mette a disposizione dei Clienti una descrizione aggiornata e dettagliata delle procedure di valutazione e certificazione, nonché i documenti contenenti i requisiti di certificazione, i diritti e i doveri dei richiedenti e le tariffe di certificazione. 5.3 La certificazione verrà rilasciata da FLO-CERT ai Clienti che abbiano superato positivamente il processo di certificazione. 5.4 FLO-CERT dispone di procedure per la gestione di allegazioni, reclami, appelli e contenziosi ricevuti da Clienti o terzi su questioni legate alla certificazione. Le attuali procedure sono descritte nei rispettivi documenti elencati nell Appendice Per la conduzione degli audit FLO-CERT si avvale esclusivamente di auditor addestrati e qualificati. 5.6 FLO-CERT pubblica l'elenco dei Clienti certificati sul proprio sito web, specificando nome e funzione del Cliente. 6. INFORMAZIONI CONFIDENZIALI E INFORMAZIONI DI DOMINIO PUBBLICO 6.1 Entrambe le parti convengono di mantenere riservate le informazioni confidenziali della controparte. 6.2 Le seguenti informazioni non sono da intendersi come informazioni confidenziali e possono essere divulgate da entrambe le parti: (c) (d) (e) (f) (g) (h) Informazioni di dominio pubblico; Informazioni legalmente possedute da una delle parti prima della stipula del presente contratto; Informazioni legalmente comunicate a una delle parti da terzi senza restrizioni relative alla loro divulgazione; Informazioni elaborate in maniera indipendente da una delle parti, quali elenchi di trader e produttori contenenti nome e indirizzo del Cliente, ambito e stato della certificazione; Informazioni che le parti convengono per iscritto di non ritenere confidenziali o di poter divulgare; Informazioni di cui venga richiesta la divulgazione per legge oppure da qualsiasi foro competente o ente regolamentare o amministrativo. Tutti i dati in forma aggregata la cui origine non sia attribuibile a uno specifico ente. Dati del produttore: dati indispensabili per elaborare le informazioni per la promozione e il marketing, quali i profili dei produttori per i consumatori, ivi compresi i dati sul numero di soci/lavoratori e la loro suddivisione per sesso, la capacità di produzione totale di prodotti Fairtrade e il rapporto tra prodotto Y:\8. QM\8.5 Forms\Approved Contracts\Approved Certification Contracts Page 4/9

5 biologico/convenzionale, le aree coltivate con prodotti Fairtrade, esempi sull utilizzo dei premi Fairtrade e altri dati analoghi. 6.3 Una parte può divulgare le informazioni confidenziali relative alla controparte a propri rappresentanti e partner che abbiano necessità di conoscere tali informazioni riservate ai fini dell adempimento degli obblighi previsti dal presente contratto, ovvero per sostenere l impegno di Fairtrade a supporto di produttori e trader, consentire la verifica del flusso di merci e di dati relativi alla filiera produttiva, ovvero per facilitare le vendite transfrontaliere, purché: informi tali rappresentanti e partner della natura confidenziale di tali informazioni prima della loro divulgazione; in ogni momento sia responsabile del rispetto degli obblighi di confidenzialità esposti in questo comma da parte di detti partner o rappresentanti. 6.4 FLO-CERT garantisce al Cliente il mantenimento di accordi con tutti i propri partner cui abbia fornito informazioni confidenziali, al fine di assicurare che tali informazioni confidenziali non vengano rese di dominio pubblico o comunicate ai concorrenti del Cliente. 7. DURATA E RISOLUZIONE DEL CONTRATTO 7.1 Il presente accordo entra in vigore alla data di decorrenza e lo resterà fino alla sua risoluzione ai sensi del presente articolo, sostituendo eventuali accordi di certificazione stipulati anteriormente dalle parti. 7.2 Ognuna delle due parti può recedere dal contratto per qualsivoglia ragione con preavviso scritto di almeno 3 mesi solari inviato alla controparte. 7.3 FLO-CERT può recedere dal presente accordo con effetto immediato nel caso in cui: (c) Il Cliente cita in maniera errata il sistema di certificazione, utilizza le licenze, i certificati o il marchio di certificazione Fairtrade in maniera fuorviante o impropria. Le regole sull utilizzo del logo Fairtrade sono soggette ad accordi di licenza stipulati con le Labelling Initiatives e ottenuti presso questi organismi; Il Cliente è anche licenziatario di Fairtrade International e l accordo di licenza viene risolto per qualsivoglia ragione; Il Cliente ha omesso di versare la quota di certificazione; (d) La certificazione del Cliente viene revocata (decertificazione) ; (e) (f) (g) Per violazione di qualsiasi disposizione di questo contratto da parte del Cliente in cui, in caso di violazione rimediabile, il cliente abbia omesso di porre rimedio alla violazione entro 15 giorni dalla ricezione della notifica di violazione inviata da FLO-CERT. Questa disposizione comprende il mancato pagamento delle tariffe di certificazione. In caso di bancarotta o messa in liquidazione del Cliente; In caso di acquisto del Cliente e/o del suo patrimonio da parte di altro ente. 7.4 Alla risoluzione del contratto, FLO-CERT è tenuta a pubblicare la modifica dello stato della certificazione avvenuta a seguito della risoluzione del presente contratto. 7.5 La risoluzione del presente contratto non solleva il Cliente dall obbligo di versare la tariffa di certificazione esigibile. 7.6 La risoluzione del presente contratto comporta per il Cliente la perdita dello stato di produttore o trader Fairtrade, con le seguenti conseguenze: Il Cliente interrompe l utilizzo di tutti i materiali pubblicitari e le confezioni in cui sia citata la certificazione FLO-CERT. Il Cliente informerà fornitori e clienti dell'avvenuta modifica al proprio stato di certificazione. Y:\8. QM\8.5 Forms\Approved Contracts\Approved Certification Contracts Page 5/9

6 (c) (d) Il Cliente ha la facoltà di vendere le scorte di prodotti Fairtrade presenti al momento della notifica di risoluzione del contratto per un periodo di 3 mesi solari dalla notifica di risoluzione, come disposto dal comma 7.2. Eventuali contratti di vendita entrati in vigore prima della notifica di risoluzione possono essere mantenuti per lo stesso periodo. Alla risoluzione del contratto ai sensi del comma 7.3, il Cliente cesserà di vendere tutti i prodotti Fairtrade presenti al momento della notifica di risoluzione. 8. EMENDAMENTI 8.1 Qualsiasi modifica al presente contratto deve essere concordata da entrambe le parti, generalmente per iscritto. 8.2 Per motivi di ordine pratico, FLO-CERT può decidere di modificare il presente contratto mediante preavviso scritto di tre mesi rispetto all'entrata in vigore prevista della modifica. La prosecuzione del pagamento delle tariffe di certificazione ai sensi dell articolo 4 è da intendersi come approvazione da parte del Cliente. 8.3 Nell eventualità in cui il Cliente non accetti la modifica prevista, ha la facoltà di recedere dal contratto per iscritto entro 30 giorni dalla ricezione del preavviso scritto da parte di FLO-CERT e con efficacia sulla risoluzione del contratto a decorrere dalla data della modifica. 9. GARANZIA E LIMITI DI RESPONSABILITÀ 9.1 Salvo in caso di danno intenzionale o grave negligenza, ciascuna parte e i relativi agenti o assistenti declinano ogni responsabilità quanto all esecuzione del contratto. Tuttavia, la presente disposizione non si applica in caso di violazione di obblighi contrattuali sostanziali o nell eventualità di lesioni mortali, fisiche o alla salute. Gli obblighi contrattuali sostanziali costituiscono obblighi essenziali ai fini contrattuali, il cui adempimento rende possibile la regolare attuazione del contratto e sul rispetto dei quali le parti fanno e possono fare regolare affidamento. La responsabilità per danni arrecati si limita al tipico danno prevedibile. 9.2 Il Cliente mantiene indenne FLO-CERT da qualsiasi richiesta di risarcimento danni presentata a FLO-CERT da terzi per morte, lesione personale o danno a cose derivante o in relazione a merci difettose, nella misura in cui il difetto della merce è attribuibile ad atti od omissioni del Cliente, dei suoi dipendenti, agenti o subfornitori; 9.3 Nessun elemento di questa clausola restringe o limita l obbligo per legge di ciascuna parte di mitigare l'eventuale perdita sofferta o incorsa derivante da un evento che determini una richiesta di risarcimento danni ai sensi della presente garanzia. 10. FORZA MAGGIORE 10.1 Nessuna delle due parti sarà ritenuta responsabile dei danni occorsi per eventuale ritardo o inadempienza qualora le cause di tale ritardo o inadempienza siano al di fuori del proprio ragionevole controllo quali, a titolo indicativo e non esaustivo, disastri naturali, restrizioni governative (ivi comprese la negazione o la cancellazione delle esportazioni o di altre licenze obbligatorie), guerre, sommosse e/o altre cause al di fuori del ragionevole controllo della parte in causa. Il diritto di recesso non verrà toccato In caso di inadempienza o ritardo nell esecuzione degli obblighi contrattuali, la parte in causa informerà la controparte dell evento, dell impegno contrattuale influenzato da tale evento e della durata prevista dello stesso Nel caso in cui un evento di forza maggiore renda impossibile o ritardi l esecuzione di un impegno contrattuale per un periodo superiore a sessanta giorni, la controparte ha la facoltà di recedere dal presente contratto con il dovuto preavviso. Y:\8. QM\8.5 Forms\Approved Contracts\Approved Certification Contracts Page 6/9

7 11. ASSEGNAZIONE 11.1 Le parti non possono assegnare, trasferire o in qualsiasi altra maniera consegnare a terzi i diritti o gli obblighi connessi al presente contratto, salvo diversamente concordato per iscritto dalla controparte. 12. FORMA SCRITTA 12.1 L obbligo della forma scritta si applica anche ad accordi supplementari, assicurazioni o modifiche apportate successivamente, ivi compreso l annullamento del contratto; gli eventuali accordi supplementari formulati oralmente non sono efficaci, essendo validi solo per iscritto Oltre agli obblighi di legge previsti dalla Repubblica Federale di Germania sulla forma scritta, tale obbligo sarà ritenuto soddisfatto in caso di invio tramite della copia scansionata in formato PDF del documento originale; oppure in caso di invio del documento originale tramite posta o fax. 13. LEGGE APPLICABILE E FORO COMPETENTE 13.1 Il solo foro competente per eventuali controversie derivanti dal presente contratto sarà ove applicabile il foro di Bonn, Repubblica Federale di Germania, per entrambe le parti. FLO- CERT si riserva il diritto di istituire un eventuale procedimento legale nel luogo in cui il Cliente svolge le proprie attività Nell eventualità di una controversia derivante dal presente contratto, le parti possono decidere di ricorrere alla procedura di arbitrato. L arbitro sarà concordato da entrambe le parti e ogni decisione presa dall arbitro sarà vincolante per le parti. Le spese di arbitrato saranno a carico delle parti in quote proporzionali stabilite dall'arbitro Il presente contratto e tutte le questioni relative alla sua esecuzione, validità e interpretazione sono soggette al diritto della Repubblica Federale di Germania. Il presente contratto non comprende, incorpora e non è soggetto alle disposizioni della Convenzione delle Nazioni Unite sulla vendita internazionale di merci. 14. CLAUSOLA SALVATORIA 14.1 Qualora singole disposizioni del presente contratto dovessero risultare o venire invalidate in parte o in tutto, o nel caso in cui dovessero riscontrarsi omissioni nel presente contratto, le restanti disposizioni manterranno la loro validità. Accettato e firmato in data [Data]. FLO-CERT Cliente Y:\8. QM\8.5 Forms\Approved Contracts\Approved Certification Contracts Page 7/9

8 Appendix 1 (Appendice 1) Elenco delle tariffe di certificazione In questa appendice è riportato l elenco delle tariffe di certificazione valido al momento della stipula del contratto. FLO-CERT ha la facoltà di modificare le tariffe di certificazione, con preavviso di 3 mesi dalla data prevista di aumento della quota. Il Cliente può recedere dal contratto, come specificato al comma 8.3, a seguito della modifica delle tariffe di certificazione. L aumento della tariffa sarà da ritenersi accettato dal Cliente se la notifica scritta di recesso non viene ricevuta entro 30 giorni dalla ricezione da parte del Cliente della notifica scritta inviata da FLO-CERT, ovvero se il Cliente continua a versare la tariffa di certificazione. L elenco delle tariffe aggiornato alla versione più recente è reperibile al seguente link: Y:\8. QM\8.5 Forms\Approved Contracts\Approved Certification Contracts Page 8/9

9 Appendix 2 (Appendice 2) Elenco degli standard Fairtrade e dei criteri e delle procedure di conformità FLO-CERT Fairtrade International (FLO) si riserva il diritto di modificare gli standard Fairtrade in accordo con le procedure operative standard di FLO (http://www.fairtrade.net/setting_the_standards.html ). I requisiti stabiliti dagli standard Fairtrade possono essere integrati, eliminati oppure altrimenti modificati. I soggetti che abbiano soddisfatto gli standard Fairtrade sono tenuti a monitorare le revisioni in attesa di conferma e quelle definitive sul sito web di FLO. La certificazione Fairtrade garantisce la conformità agli standard Fairtrade. La revisione degli standard Fairtrade può determinare una modifica nei requisiti di certificazione Fairtrade. I soggetti intenzionati a certificarsi o già certificati sono tenuti a monitorare i criteri di conformità FLO-CERT e la documentazione integrativa sul sito in quanto essi entreranno in vigore tramite pubblicazione sul sito. Secondo quanto sopra esposto, si accludono i seguenti documenti tramite riferimento dinamico e ove applicabile nella loro versione più recente in base alla funzione del cliente: Standard Fairtrade adottati da FLO Standard Fairtrade generici e specifici di prodotto, resi disponibili tramite pubblicazione su: Criteri di conformità FLO-CERT e documentazione integrativa La specifica versione dell elenco dei criteri di conformità, essendo soggetta a modifiche, e la relativa documentazione integrativa citata in alcuni particolari requisiti è disponibile sul sito web di FLO-CERT: Documentazione procedurale FLO-CERT Tutta la documentazione procedurale regolarmente adottata dall'organismo di certificazione è pubblicata sul sito web FLO-CERT: in particolare: Procedura operativa standard FLO-CERT per gli appelli e le revisioni Procedura operativa standard FLO-CERT per le asserzioni Procedura operativa standard FLO-CERT per i reclami Procedura operativa standard FLO-CERT per la certificazione, comprensiva dell elenco sanzioni Y:\8. QM\8.5 Forms\Approved Contracts\Approved Certification Contracts Page 9/9

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