Domanda di Certificazione Fairtrade

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1 Domanda di Certificazione Fairtrade Procedura operativa standard Valida dal: Distribuzione: pubblica

2 Indice 1. Scopo Campo di applicazione Chi deve presentare domanda di certificazione di prodotto Fairtrade? Domande di autorizzazione per l utilizzo del marchio Fairtrade Domande integrative / Estensione dell ambito di applicazione Definizioni Contatti FLO-CERT Commissione di certificazione Responsabilità del richiedente / requisiti della certificazione Ambito del commercio equo Fairtrade Requisiti Fairtrade Costi Guida alla procedura di certificazione passo dopo passo FLO-CERT trasmette la modulistica necessaria Il richiedente presenta formale domanda di certificazione a FLO- CERT FLO-CERT valuta la domanda di certificazione FLO-CERT comunica l esito della valutazione della domanda Audit iniziale e certificazione Preparazione per l audit iniziale Decisione finale sulla certificazione Diritto di ricorso Pagina 2 di 15

3 7.7 Sospensione della domanda Ripresentazione della domanda di certificazione Richiesta di estensione dell ambito Estensione dell ambito per i produttori Estensione dell ambito per i trader Riferimenti Pagina 3 di 15

4 1. Scopo Il presente documento descrive le procedure per la presentazione delle domande di certificazione Fairtrade e dei quesiti riguardanti il sistema (di certificazione) Fairtrade a FLO-CERT, nonché le relative modalità di gestione. 2. Campo di applicazione Le procedure delineate nel presente documento si applicano esclusivamente alle richieste e alle domande riguardanti la certificazione Fairtrade. Lo scopo è di fornire una panoramica dell intera procedura di certificazione, ivi compresa la domanda di estensione dell ambito di certificazione Fairtrade. La procedura qui descritta va seguita sia dalla parte richiedente, sia dal personale FLO-CERT addetto alla gestione e alla valutazione delle domande. 2.1 Chi deve presentare domanda di certificazione di prodotto Fairtrade? Tutti gli operatori (produttori e trader) interessati a coltivare, trasformare, produrre, acquistare e vendere prodotti alle condizioni previste da Fairtrade sono tenuti a presentare domanda di certificazione Fairtrade. Anche gli operatori addetti alla ricezione e alla gestione dei Premi Fairtrade hanno l obbligo di presentare domanda di certificazione Fairtrade. Si sottolinea come i trader che abbiano ottenuto la certificazione di prodotto Fairtrade sono autorizzati a rifornirsi di prodotti Fairtrade esclusivamente presso operatori in possesso di certificazione FLO-CERT in corso di validità. I trader hanno l obbligo di verificare il rispetto di questo requisito da parte dei rispettivi fornitori. Gli operatori che trattano prodotti già etichettati e confezionati per il consumo non sono tenuti a presentare domanda di certificazione di prodotto Fairtrade. Questo non vale per gli operatori che trattano prodotti deperibili e non pronti per il consumo come ad esempio frutta fresca, fiori, vino sfuso ecc. 2.2 Domande di autorizzazione per l utilizzo del marchio Fairtrade FLO-CERT non consente l utilizzo del marchio FAIRTRADE. Al fine di poter utilizzare il marchio FAIRTRADE su un prodotto finito, ogni fase della catena di approvvigionamento deve essere certificata in rapporto agli Standard Fairtrade; inoltre occorre avere stipulato un contratto di licenza valido con un Organismo Fairtrade Nazionale o con Fairtrade International. Le parti interessate a utilizzare il marchio FAIRTRADE su prodotti finiti dovranno rivolgersi all organismo Fairtrade responsabile per il loro mercato di riferimento. Per ulteriori informazioni, consultare il sito web Fairtrade International Le parti interessate all utilizzo del Marchio FAIRTRADE su prodotti non finiti oppure su materiale pubblicitario dovranno contattare direttamente Fairtrade International: 2.3 Domande integrative / Estensione dell ambito di applicazione FLO-CERT impone agli operatori interessati ad ampliare l attività svolta col marchio Fairtrade mediante l aggiunta di prodotti, organizzazioni socie/terreni/piantagioni/enti e/o funzioni commerciali integrative, di presentare domanda di certificazione integrativa. Consultare il capitolo 8 per maggiori informazioni. Pagina 4 di 15

5 3. Definizioni Standard Fairtrade: Gli Standard Fairtrade, composti dagli Standard Fairtrade generici e dagli Standard Fairtrade specifici di prodotto, consistono in un insieme di requisiti che i produttori e i trader devono soddisfare per ottenere la certificazione di prodotto Fairtrade. Organismo Fairtrade Nazionale: Membro effettivo di Fairtrade International responsabile delle attività di rilascio delle licenze, marketing, sviluppo di business e sensibilizzazione in una specifica area geografica. Organismo di marketing Fairtrade: Organizzazione incaricata da Fairtrade International per l attività di marketing, sviluppo di business e sensibilizzazione in una specifica area geografica. La responsabilità per il rilascio delle licenze in tali territori rimane a carico di Fairtrade International. Criteri di conformità: I criteri di conformità traducono i requisiti previsti dagli Standard Fairtrade e le politiche di certificazione FLO-CERT in elementi di controllo verificabili. Tali criteri sono sottoposti a valutazione durante la procedura di certificazione, al fine di stabilire la conformità agli standard Fairtrade e ai requisiti della certificazione. ID FLO: Codice identificativo univoco assegnato da FLO-CERT ad ogni operatore Fairtrade. La presenza di un ID FLO non implica necessariamente la certificazione dell operatore. ID domanda: Codice identificativo temporaneo assegnato per l identificazione delle domande di certificazione prima dell'assegnazione dell'id FLO. Categoria di prodotto: Si riferisce alla classificazione standard dei prodotti Fairtrade, come ad esempio frutta fresca, cacao, caffè ecc. Tipo di prodotto: Sempre e comunque associato a uno standard di prodotto Fairtrade, descrive i vari prodotti classificati all interno di una specifica categoria di prodotto. Singola piantagione: Impresa agricola che strutturalmente ricorre al lavoro dipendente. Col termine piantagione si intende una proprietà singola che, pur disponendo di uno o più siti di produzione, viene gestita da un unica amministrazione centrale. Multiproprietà: Impresa che strutturalmente ricorre al lavoro dipendente, composta da più piantagioni amministrate in maniera indipendente, ma con una direzione centrale responsabile delle condizioni lavorative di tutti i lavoratori su tutte le piantagioni. Organizzazione di 1 livello: Con organizzazione di 1 livello si intende una piccola cooperativa di produttori i cui soci siano rappresentati esclusivamente da piccoli coltivatori. Organizzazione di 2 o 3 livello: Con organizzazione di 2 o 3 livello si intende una piccola cooperativa di produttori i cui soci siano rappresentati esclusivamente da organizzazioni affiliate di 1 o 2 livello. Piccolo licenziatario: Soggetto autorizzato ad utilizzare il marchio Fairtrade da Fairtrade International o da un Organismo Fairtrade Nazionale e conforme ai criteri stabiliti dalla politica per i piccoli licenziatari di FLO-CERT. Organismo aggiuntivo Qualsiasi soggetto, tra cui (ma non solo) siti e subfornitori aggiuntivi coinvolti nelle attività svolte col marchio Fairtrade da un determinato operatore, e le cui attività siano gestite dallo stesso operatore tramite diritto di proprietà o contratto. Pagina 5 di 15

6 4. Contatti FLO-CERT Commissione di certificazione FLO-CERT è lieta di fornire tutte le informazioni necessarie riguardanti la certificazione Fairtrade. Le varie commissioni di certificazione operano in base al territorio di riferimento, e sono contattabili direttamente via per chiarimenti e informazioni: Asia (incl. Isole del Pacifico), Australia e Nuova Zelanda: America Centrale, Caraibi e Messico: Sud America: Europa, Canada e America del Norte: Africa, incluso Palestina e Medio Oriente: Francia: 5. Responsabilità del richiedente / requisiti della certificazione Il richiedente ha il dovere di procurarsi tutte le informazioni (tramite il sito FLO-CERT o direttamente presso la commissione di certificazione) riguardanti l'ambito Fairtrade di riferimento, nonché di documentarsi sui requisiti che devono essere soddisfatti per la richiesta e il mantenimento della certificazione di prodotto Fairtrade. FLO-CERT raccomanda in particolare questa responsabilità, in quanto non è previsto rimborso per la quota di certificazione versata (cfr. capitolo 6). 5.1 Ambito del commercio equo Fairtrade Le domande di certificazione di prodotto Fairtrade sono ammissibili solo per i prodotti inclusi negli ambiti del commercio equo Fairtrade definiti da Fairtrade International. Ogni ambito Fairtrade comprende: 1. Il prodotto di cui si richiede la certificazione 2. Il paese in cui tale prodotto viene coltivato/commercializzato 3. La struttura organizzativa del soggetto o impresa richiedente la certificazione di prodotto Fairtrade L ambito Fairtrade può essere verificato tramite uno strumento di controllo online disponibile sul sito FLO-CERT Certification Scope of certification È possibile richiedere un'estensione dell'ambito di certificazione presso la Standards Unit di Fairtrade International. Per ulteriori informazioni, consultare Standards Setting the Standards 5.2 Requisiti Fairtrade Al fine di ottenere la certificazione di prodotto Fairtrade, i richiedenti devono superare una verifica (o audit) iniziale finalizzato ad accertare il rispetto di tutti i criteri di conformità applicabili. Per Pagina 6 di 15

7 minimizzare il rischio di insuccesso di questa verifica iniziale, FLO-CERT raccomanda a tutti i richiedenti di familiarizzarsi con i requisiti previsti dagli Standard Fairtrade e i con relativi criteri di conformità FLO-CERT, prima di trasmettere la domanda ufficiale. Tutti gli standard Fairtrade, compresi i requisiti, sono disponibili sul sito Fairtrade International: Standards I criteri di conformità FLO-CERT sono disponibili sul sito FLO-CERT Certification Requirements Contattare direttamente FLO-CERT per ulteriori domande o dubbi nell'interpretazione delle informazioni fornite online. 6. Costi A copertura delle spese di coordinamento e valutazione della domanda di certificazione, FLO- CERT richiede il versamento di una tassa amministrativa pari a 525 euro 1. Tale quota comprende le spese connesse alla gestione della pratica ed è pertanto indipendente dall esito della valutazione. Essa non sarà rimborsata anche in caso di rigetto della domanda o della certificazione. Sono possibili costi supplementari connessi alla valutazione degli indicatori sociali a carico dei trader del cotone. In caso di domanda di certificazione a FLO-CERT per più attività commerciali o prodotti, la tariffa di certificazione viene addebitata una volta sola. In caso di domanda di certificazione a FLO-CERT per organizzazioni complesse, ad esempio multiproprietà o organizzazioni di produttori di 2 o 3 livello, la tariffa di certificazione viene addebitata una volta sola. Tutti gli oneri connessi alla presentazione della domanda di certificazione e alla certificazione previsti nella procedura di certificazione sono riportati nel tariffario di FLO-CERT, pubblicato sul sito web di FLO-CERT: Certification Cost of Certification 7. Guida alla procedura di certificazione passo dopo passo 7.1 FLO-CERT trasmette la modulistica necessaria Su richiesta, la commissione di certificazione di FLO-CERT assegna all'operatore un codice ID di riferimento e trasmette la modulistica necessaria composta da: un questionario di domanda ulteriori moduli da allegare al questionario di domanda informazioni sulla certificazione e sui requisiti Fairtrade, specificando anche i relativi costi un contratto di certificazione che regoli diritti e responsabilità contrattuali. 1 La tariffa per i clienti con sede in Germania è pari a 624,74 euro. Pagina 7 di 15

8 7.2 Il richiedente presenta formale domanda di certificazione a FLO-CERT Con l invio del questionario debitamente compilato, l operatore formalmente richiede a FLO- CERT la certificazione di prodotto Fairtrade. È dunque estremamente importante accertarsi che il questionario di domanda sia stato debitamente firmato. Esso sarà corredato della documentazione integrativa prevista, compresa la distinta di avvenuto pagamento della quota di certificazione. I questionari pervenuti saranno ammessi a valutazione solo a conferma dell'avvenuto pagamento della quota di certificazione. I richiedenti sono tenuti a indicare il proprio codice ID di riferimento sul questionario di domanda, specificandolo anche sul pagamento della quota di certificazione. 7.3 FLO-CERT valuta la domanda di certificazione Alla ricezione del pagamento della quota di certificazione, la commissione di certificazione FLO- CERT procede con la valutazione della domanda. L obiettivo di questa fase è di valutare se il richiedente è formalmente certificabile, e comprende un accertamento dell ambito Fairtrade e la verifica della completezza e coerenza delle informazioni riportate nel questionario e nei documenti allegati. I dati del richiedente sono inseriti nel database di certificazione di FLO-CERT; viene assegnato un codice identificativo ID FLO in sostituzione del precedente ID. Il richiedente può iniziare a svolgere attività commerciali col marchio Fairtrade solo dopo aver ricevuto la Licenza di commercializzazione o la certificazione Fairtrade da parte di FLO-CERT (cfr. capitolo 7.5). 7.4 FLO-CERT comunica l esito della valutazione della domanda Se la domanda consente di dimostrare che il richiedente è in linea di principio certificabile e se la documentazione fornita risulta esaustiva e coerente, la domanda viene accettata. L accettazione della domanda viene comunicata al richiedente entro 30 giorni. Successivamente il richiedente riceve i dati di accesso al portale di certificazione di FLO-CERT. Il portale consente di tenersi aggiornati sulla calendarizzazione della verifica iniziale e in seguito sui risultati di tale verifica. 7.5 Audit iniziale e certificazione È di fondamentale importanza comprendere cosa comporta e cosa implica la certificazione Fairtrade per gli anni successivi al positivo superamento dell istruttoria. Tutti i chiarimenti e i dettagli sulla verifica ispettiva e sulla procedura di certificazione FLO-CERT sono riportati nella procedura di certificazione (CERT Certification SOP), pubblicata nel sito web di FLO-CERT: Certification Processes Preparazione per l audit iniziale Emissione della fattura per il pagamento della fattura di certificazione e calendarizzazione dell audit Una volta accettata la domanda di certificazione, FLO-CERT invia la fattura (salvo per i Piccoli Licenziatari) per il pagamento della tariffa di certificazione iniziale (cfr. capitolo 6) Certificazione come produttore Alla ricezione del pagamento della quota di certificazione iniziale, il richiedente viene contattato per fissare la data della verifica iniziale, i cui risultati consentiranno a FLO-CERT di stabilire se assegnare o meno la certificazione di prodotto Fairtrade. La Licenza di commercializzazione sarà rilasciata solo se nel corso dell audit iniziale non verranno riscontrate non conformità rilevanti. La Licenza di commercializzazione costituisce un permesso intermedio e temporaneo per iniziare a operare alle condizioni del commercio equo Pagina 8 di 15

9 Fairtrade, e non costituisce in alcun modo un certificato Fairtrade valido. Ai richiedenti è assegnato questo status per facilitare l avvio delle vendite in ambito Fairtrade all'interno della rispettiva filiera. Alla positiva correzione di tutte le ordinarie non conformità, nel rispetto delle tempistiche specificate nel documento CERT Certification SOP ed entro la data di scadenza della Licenza di commercializzazione, l operatore riceve la certificazione Fairtrade. Qualora FLO-CERT dovesse riscontrare che un produttore richiedente ha iniziato a operare col marchio Fairtrade prima di aver ricevuto la Licenza di commercializzazione o la certificazione Fairtrade, a) sia il richiedente sia l acquirente dovranno versare la tariffa annua di certificazione calcolata in quota proporzionale dalla data della prima transazione Fairtrade, moltiplicata per due, se l'acquirente è un trader richiedente che ha svolto attività col marchio Fairtrade prima di aver ricevuto la Licenza di commercializzazione, oppure b) se il trader è già certificato, il produttore richiedente dovrà versare la tariffa annua di certificazione in quota proporzionale dalla data della prima transazione Fairtrade, moltiplicata per due Certificazione come trader Alla ricezione del pagamento della tariffa iniziale di certificazione, i trader ricevono una Licenza di commercializzazione" preliminare con validità nove mesi (cfr. punto per le informazioni sulla certificazione come Piccolo Licenziatario). La licenza di commercializzazione costituisce un permesso intermedio e temporaneo, che consente di iniziare ad operare alle condizioni del commercio equo Fairtrade ma non costituisce in alcun modo una certificazione Fairtrade valida. È subordinata alla seguenti condizioni: Entro 6 mesi circa, lo stato di conformità agli Standard Fairtrade deve essere accertato tramite verifica ispettiva sul campo. L attività commerciale è circoscritta alle categorie di prodotto indicate nella domanda di certificazione. Solo dopo aver superato positivamente la verifica ispettiva inziale, all'operatore viene concessa la certificazione di prodotto Fairtrade e rilasciato il relativo certificato. Qualora FLO-CERT dovesse riscontrare che il trader richiedente ha iniziato a operare in ambito Fairtrade prima di aver ricevuto la Licenza di commercializzazione, non potrà essere emessa alcuna licenza prima dello svolgimento della verifica. È a discrezione di FLO-CERT decidere se condurre una visita ispettiva sul posto o una verifica esclusivamente documentale. La visita ispettiva sul posto sarà addebitata alla stessa maniera della verifica documentale. Se il richiedente ha acquistato prodotti presso un fornitore certificato, tali prodotti non possono essere venduti col marchio Fairtrade. Qualora FLO-CERT riscontrasse che i prodotti sono stati commercializzati prima dell emissione della Licenza di commercializzazione, al trader richiedente sarà addebitata la quota di certificazione annua, calcolata in quota proporzionale dalla data della prima transazione col marchio Fairtrade, moltiplicata per due. È importante sottolineare che la Licenza di commercializzazione non sarà emessa in caso di ripresentazione della domanda di certificazione, qualora le principali non conformità non siano state risolte. In questo caso, la verifica verrà condotta prima della certificazione e non sarà possibile svolgere alcuna attività commerciale prima dell emissione della Licenza di commercializzazione o della certificazione Fairtrade. I costi relativi a tale verifica sono a carico del cliente che ripresenta la domanda di certificazione Certificazione come piccolo licenziatario Durante la fase di istruttoria, FLO-CERT invia ai piccoli licenziatari la fattura per il pagamento della tariffa di certificazione. Al versamento della quota di certificazione e all invio della documentazione integrativa, il trader piccolo licenziatario riceve una Licenza di commercializzazione con validità 3 anni. Solo dopo aver superato positivamente l audit iniziale, al sesto anno all'operatore viene concessa la certificazione di prodotto Fairtrade e rilasciato il Pagina 9 di 15

10 relativo certificato. La stessa procedura descritta precedentemente per i trader che iniziano a operare col marchio Fairtrade prima di aver ricevuto la Licenza di commercializzazione è applicabile anche ai piccoli licenziatari. Tutte le informazioni dettagliate sulla certificazione come piccolo licenziatario sono riportate nella Politica per i Piccoli Licenziatari, il tariffario per i piccoli licenziatari e la procedura di certificazione con FLO-CERT (CERT Certification SOP) sono pubblicati sul sito FLO-CERT Decisione finale sulla certificazione FLO-CERT concede la certificazione di prodotto Fairtrade ai richiedenti solo dopo che tutte le eventuali non conformità siano state risolte. Presa una decisione positiva sulla certificazione, FLO-CERT conferma la certificazione di prodotto Fairtrade con l emissione di un certificato Fairtrade valido. Per ulteriori chiarimenti sulla procedura di gestione e risoluzione delle non conformità, e sulle motivazioni per cui FLO-CERT potrebbe non concedere la certificazione di prodotto, consultare la procedura di certificazione FLO-CERT (CERT Certification SOP) pubblicata sul sito FLO-CERT: Certification Processes. In caso di rifiuto della certificazione, gli operatori possono adoperarsi per correggere le non conformità e ripresentare domanda in un periodo successivo (cfr. capitolo 7.8). 7.6 Diritto di ricorso In caso di disaccordo dei richiedenti con la decisione di FLO-CERT in merito alla valutazione o alla certificazione, essi hanno il diritto di presentare ricorso ovvero di richiedere una revisione della valutazione. Questo diritto si applica anche in caso di dissenso del richiedente rispetto alla decisione presa da FLO-CERT sulla domanda formale di certificazione. Per ulteriori informazioni, consultare la Procedura ufficiale di ricorso e revisione di FLO-CERT (QM Appeals&Review SOP), pubblicata sul sito FLO-CERT: Quality Management Quality Improvement System 7.7 Sospensione della domanda Richiedenti che abbiano già versato la tariffa di certificazione: La procedura di certificazione viene sospesa qualora il richiedente comunichi in maniera esplicita di non essere più interessato alla certificazione, ovvero nel caso in cui l'impresa/organizzazione cessi di esistere. FLO-CERT sospende la procedura di certificazione entro 12 mesi dalla data del versamento della tariffa di certificazione, qualora il richiedente non abbia trasmesso tutta la documentazione necessaria entro tale periodo. Il richiedente può, tuttavia, riattivare la domanda entro 12 mesi dalla data di sospensione, fornendo tutta la documentazione mancante. In questo caso non sarà tenuto a versare nuovamente la quota di certificazione. Qualora il cliente dovesse ripresentare domanda dopo 12 mesi dalla data di sospensione, dovrà ricominciare da capo la procedura di certificazione e versare nuovamente la tassa di certificazione. Qualora la procedura di certificazione sia stata completata e la fattura per il pagamento della tariffa iniziale già emessa, ma il cliente abbia omesso di saldare l importo entro 12 mesi dalla data della fattura, FLO-CERT sospende la domanda. Qualora il cliente intendesse riattivare la domanda entro 12 mesi dalla data della sospensione, la quota iniziale di certificazione dovrà essere versata prima della calendarizzazione della verifica iniziale. Qualora il cliente dovesse ripresentare domanda dopo 12 mesi dalla data di sospensione, dovrà ricominciare da capo la procedura di certificazione e versare nuovamente la tassa di certificazione prima della calendarizzazione della verifica iniziale. Pagina 10 di 15

11 7.8 Ripresentazione della domanda di certificazione Ripresentazione della domanda in caso di mancata concessione della certificazione I clienti cui sia stata negata la certificazione dopo lo svolgimento della verifica iniziale, possono ripresentare domanda alle seguenti condizioni: Il cliente non è tenuto al pagamento della quota di certificazione e all invio di tutta la documentazione necessaria, se la domanda viene ripresentata entro 12 mesi dalla mancata concessione della certificazione. In caso di ripresentazione della domanda dopo questa data, i clienti sono tenuti a versare nuovamente la quota di certificazione e a trasmettere tutta la documentazione aggiornata. Il cliente riceve la fattura con la tariffa da versare, e al pagamento di questo importo viene fissata la data della verifica iniziale Ripresentazione della domanda a seguito del ritiro della certificazione per non conformità I clienti cui sia stata ritirata la certificazione per non conformità agli Standard Fairtrade, possono ripresentare domanda di certificazione Fairtrade alle seguenti condizioni: Eventuali tariffe di certificazione non pagate relative al periodo precedente al ritiro della certificazione, devono essere saldate prima dell'avvio del procedimento di certificazione. Il cliente non è tenuto al pagamento della quota di certificazione e all invio di tutta la documentazione necessaria, se la domanda viene ripresentata entro 12 mesi dal ritiro della certificazione. In caso di ripresentazione della domanda dopo questo periodo, i clienti sono tenuti a versare nuovamente la quota di certificazione e a trasmettere tutta la documentazione aggiornata. Il cliente viene riammesso al sistema di certificazione dall ultimo ciclo di certificazione trascorso (ad es. se la certificazione è stata ritirata al quarto anno di certificazione, la prima visita ispettiva dopo la ripresentazione della domanda andrà a verificare i requisiti di conformità rispetto al terzo anno di certificazione) Ripresentazione della domanda a seguito del ritiro della certificazione per mancato pagamento degli oneri di certificazione I clienti cui sia stata ritirata la certificazione per il mancato pagamento degli oneri di certificazione, possono ripresentare domanda di certificazione Fairtrade alle seguenti condizioni: Saldare l importo non versato e versare una sanzione di 300 euro, entro due settimana dalla data effettiva di annullamento del contratto. Al pagamento della sanzione e di tutti gli importi arretrati, l operatore può rientrare nel sistema di certificazione Fairtrade senza dover ripresentare domanda. In questo caso il ritiro della certificazione per mancato pagamento è reso nullo da FLO-CERT. Se il cliente non effettua il pagamento degli arretrati e della sanzione di 300 euro entro due settimane dalla data effettiva di annullamento del contratto, è tenuto al pagamento dell'importo arretrato e della quota di certificazione annuale per poter rientrare nel sistema di certificazione Fairtrade. Pagina 11 di 15

12 Per rientrare nel sistema di certificazione Fairtrade dopo 12 mesi dall annullamento del contratto, il cliente è tenuto a ripresentare domanda, versare la tariffa di certificazione e inviare tutta la documentazione necessaria, compreso un nuovo contratto firmato con FLO-CERT. Dovrà inoltre pagare tutte le fatture arretrate prima di rientrare nel sistema. Il cliente viene riammesso al sistema di certificazione dall ultimo ciclo di certificazione trascorso (ad es. se la certificazione è stata ritirata al quarto anno di certificazione, la prima visita ispettiva dopo la ripresentazione della domanda andrà a verificare i requisiti di conformità rispetto al terzo anno di certificazione) Ripresentazione della domanda a seguito della sospensione volontaria della certificazione In caso di sospensione volontaria della propria certificazione, gli operatori possono ripresentare domanda di certificazione Fairtrade alle seguenti condizioni: Eventuali tariffe di certificazione non pagate relative al periodo precedente la sospensione volontaria della certificazione, devono essere saldate prima dell'avvio del procedimento di certificazione. Se il cliente ripresenta domanda entro 12 mesi dalla data di sospensione volontaria della certificazione, non è tenuto a versare nuovamente la quota di certificazione, tuttavia dovrà aggiornare la documentazione di riferimento se necessario. Se ripresenta domanda di certificazione dopo 12 mesi dalla sospensione volontaria della certificazione, dovrà versare la tariffa di certificazione e inviare tutta la documentazione di riferimento aggiornata, compreso un nuovo contratto di certificazione firmato. Il cliente viene riammesso al sistema di certificazione dall ultimo ciclo di certificazione trascorso (ad es. se la certificazione è stata ritirata al quarto anno di certificazione, la prima visita ispettiva dopo la ripresentazione della domanda andrà a verificare i requisiti di conformità rispetto al terzo anno di certificazione). 8. Richiesta di estensione dell ambito Gli operatori già certificati hanno la facoltà di estendere l'ambito della propria certificazione. Questa è un operazione possibile in qualsiasi momento del ciclo della certificazione. Nei seguenti casi, i clienti devono però presentare domanda a FLO-CERT e chiedere l autorizzazione prima di operare attivamente con il marchio Fairtrade in un nuovo ambito. 8.1 Estensione dell ambito per i produttori I produttori certificati Fairtrade devono comunicare al proprio ispettore di riferimento la volontà di estendere l'ambito della certificazione e ottenere l autorizzazione, al fine di poter: Aggiungere un nuovo prodotto all attività svolta col marchio Fairtrade. Questo punto riguarda in particolare nuove categorie di prodotto ma anche varie tipologie di prodotti richiedenti una speciale autorizzazione, anche nel caso in cui il produttore stia già coltivando un prodotto appartenente alla stessa categoria. I produttori sono tenuti a verificare presso FLO-CERT se il nuovo prodotto è effettivamente soggetto ad autorizzazione. Per aggiungere una nuova organizzazione socia/piantagione/proprietà all attività svolta col marchio Fairtrade: Questa sezione si applica solo alle organizzazioni di piccoli produttori di 2 e 3 livello o alle multiproprietà che abbiano limitato la propria certificazione Fairtrade a un numero specifico di organizzazioni socie/proprietà affiliate. Non si applica alle singole piantagioni o a strutture complesse in cui le Pagina 12 di 15

13 rispettive organizzazioni/proprietà stiano già attivamente operando col marchio Fairtrade. Per aggiungere nuove funzioni o nuovi servizi commerciali: I produttori certificati possono presentare domanda per aggiungere ulteriori funzioni commerciali alla propria certificazione, nel caso di esportazione di prodotti certificati Fairtrade per conto di soggetti certificati e/o di acquisto di prodotti presso produttori certificati. La procedura per presentare domanda di estensione dell ambito di applicazione è la seguente: 1. Il produttore trasmette la richiesta di estensione dell'ambito di applicazione all ispettore FLO- CERT di riferimento. 2. Entro 5 giorni lavorativi, FLO-CERT verifica l appartenenza all ambito Fairtrade del nuovo prodotto/organismo socio/piantagione e il fatto che questo sia formalmente certificabile. 3. L ispettore stabilisce l eventuale necessità di procedere con una visita ispettiva prima di modificare l ambito da certificare, al fine di garantire la conformità ai requisiti Fairtrade. 4. Nessun onere è dovuto per l estensione dell ambito al momento dell invio della richiesta a FLO- CERT. Tuttavia, la tariffa di certificazione applicabile sarà sommata alla quota complessiva annua di certificazione a carico dell'operatore (i dati esatti sono reperibili dal listino FLO-CERT pubblicato sul sito: Certification Cost of Certification) 5. Nell eventualità in cui la richiesta non rientri nell ambito della certificazione Fairtrade o la nuova organizzazione socia/piantagione non sia certificabile, la domanda di estensione dell'ambito di certificazione viene respinta. 6. Qualora la richiesta rientri nell ambito della certificazione Fairtrade e la nuova organizzazione socia/piantagione sia certificabile, la domanda di estensione: viene approvata sulla base della valutazione effettuata senza ricorso alla visita ispettiva sul posto e confermata dall emissione di un certificato Fairtrade modificato. Il nuovo prodotto, organismo socio o la nuova piantagione saranno oggetto di verifica durante la prima visita ispettiva utile dell operatore. OPPURE sulla base della valutazione effettuata, si ritiene necessaria una visita ispettiva sul posto prima della decisione finale. In questo caso, l ispettore ha ritenuto opportuno procedere con una verifica ulteriore a livello di prodotto/organismo socio/piantagione/funzione commerciale. La visita sul posto sarà addebitata quanto la verifica documentale. FLO-CERT prende la decisione finale sull estensione dell ambito in base dei risultati di questa verifica. In caso di esito positivo della verifica, l'attuale certificazione Fairtrade viene integrata a includere il nuovo prodotto/organismo socio/piantagione/funzione commerciale. 7. FLO-CERT conferma l estensione dell ambito inviando al produttore un certificato Fairtrade modificato. Il produttore è autorizzato a svolgere attività di coltivazione e commercializzazione nel nuovo ambito alle condizioni Fairtrade, solo alla ricezione del certificato Fairtrade modificato. La validità del certificato Fairtrade originale rimane inalterata e il regolare ciclo di certificazione viene mantenuto. 8. Produttori certificati che estendano l ambito della propria certificazione alla funzione di trader: Essi sono tenuti al versamento di una quota supplementare del 15% sulla quota di certificazione annua, a copertura dei costi della verifica come trader da svolgersi alla prima visita ispettiva di routine come produttore (i dati esatti sono reperibili nel listino FLO-CERT pubblicato sul sito: Certification Cost of Certification. Qualora un produttore abbia iniziato ad acquistare prodotti certificati Fairtrade da altri soggetti certificati e/o abbia iniziato a commercializzare prodotti certificati Fairtrade per conto di altri entri prima di aver ricevuto la certificazione Fairtrade modificata o la Licenza di commercializzazione indicante la seconda funzione di Trader, sarà tenuto al versamento della quota annuale di certificazione, calcolata in quota proporzionale dalla data della prima transazione Fairtrade, moltiplicata per due. Pagina 13 di 15

14 8.2 Estensione dell ambito per i trader Procedura operativa standard di richiesta certificazione I trader certificati Fairtrade sono tenuti a informare l ispettore di riferimento della volontà di estendere il proprio ambito di certificazione e ottenere l autorizzazione, al fine di poter: Aggiungere una nuova categoria di prodotto all attività svolta col marchio Fairtrade. Aggiungere un ulteriore soggetto all attività svolta col marchio Fairtrade. Aggiungere una nuova funzione all attività svolta col marchio Fairtrade. La procedura per presentare domanda di estensione dell ambito di applicazione è la seguente: 1. Il Trader trasmette la richiesta di estensione dell'ambito di applicazione all ispettore FLO-CERT di riferimento. 2. Entro 5 giorni lavorativi, FLO-CERT verifica l appartenenza all ambito Fairtrade del nuovo prodotto/ente/funzione e il fatto che sia formalmente certificabile. 3. Nessun onere è dovuto per l estensione dell ambito della certificazione al momento dell invio della richiesta a FLO-CERT (tranne che per la valutazione dell indicatore sociale nel caso degli operatori di cotone). Tuttavia, la tariffa di certificazione applicabile per l aggiunta di un prodotto/ente sarà sommata alla quota complessiva annua di certificazione a carico dell'operatore (i dati esatti sono reperibili dal listino FLO-CERT pubblicato sul sito: Certification Cost of Certification. 4. Se la richiesta non rientra nell ambito Fairtrade, la richiesta di estensione dell ambito viene respinta. 5. Se la richiesta rientra nell ambito Fairtrade, l'estensione dell ambito viene approvata da FLO- CERT senza ricorrere a visita ispettiva sul posto e confermata dall emissione del certificato Fairtrade modificato. L estensione dell ambito sarà oggetto di verifica durante la prima visita ispettiva di routine. Il Trader è autorizzato a svolgere attività col marchio Fairtrade nel nuovo ambito solo se ha ricevuto conferma da parte di FLO-CERT e il certificato Fairtrade modificato. La validità del certificato originale rimane inalterata e il regolare ciclo di certificazione viene mantenuto. Pagina 14 di 15

15 9. Riferimenti Procedura di certificazione FLO-CERT (CERT Certification SOP) Questionario per la richiesta di certificazione come Trader Questionario per la richiesta di certificazione come Produttore Tariffario trader e produttori pubblicato sul sito FLO-CERT Procedura di ricorso e revisione FLO-CERT (QM Appeals&Review SOP) Politica piccoli licenziatari (TC SmallLicenseePolicy ED) Documento chiarificatore sull ambito di certificazione (CERTScopeOfCertification ED) Pagina 15 di 15

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