Gestione della Formazione, Informazione e Addestramento. Caso di Studio Q170

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1 Gestione della Formazione, Informazione e Addestramento Caso di Studio Q170 Rev. 2 Maggio 2016

2 Sommario Requisiti (ISO 9001:2015 per le Risorse Umane) Proposta Qualibus Avvio e Gestione del Processo Cruscotti e Consultazioni I Benefici percepiti

3 Requisiti

4 Requisiti ( 7 - ISO 9001:2015) 7.1 Risorse GeneraIità L'organizzazione deve determinare e fornire le risorse necessarie per l istituzione, l attuazione, il mantenimento e il miglioramento continuo del sistema di gestione per la qualità. L'organizzazione deve considerare: a) le capacità delle risorse esistenti al proprio interno e i vincoli che gravano su di esse; b) che cosa ottenere dai fornitori esterni Persone L'organizzazione deve determinare e rendere disponibili le persone necessarie per l'efficace attuazione del proprio sistema di gestione per la qualità e per il funzionamento e il controllo dei suoi processi.

5 Requisiti ( 7 - ISO 9001:2015) Conoscenza organizzativa L'organizzazione deve determinare la conoscenza necessaria per il funzionamento dei propri processi e per conseguire la conformità di prodotti e servizi. Tale conoscenza deve essere mantenuta e messa a disposizione, nella misura necessaria. Nell'affrontare le esigenze e tendenze di cambiamento, l'organizzazione deve considerare la propria conoscenza attuale e determinare come acquisire o accedere ad ogni necessaria conoscenza aggiuntiva e aggiornamenti richiesti.

6 Requisiti ( 7 - ISO 9001:2015) Conoscenza organizzativa Nota 1 La conoscenza organizzativa è la conoscenza specifica dell'organizzazione, maturata generalmente attraverso l'esperienza. Queste informazioni sono utilizzate e condivise al fine di conseguire gli obiettivi dell'organizzazione. Nota 2 La conoscenza organizzativa può essere basata su: a) risorse interne (per esempio proprietà intellettuale; conoscenze maturate con l'esperienza; lezioni apprese da insuccessi o da progetti che hanno avuto successo; acquisizione e condivisione di conoscenze ed esperienze non documentate; risultati dei miglioramenti ottenuti nei processi, prodotti e servizi); b) risorse esterne (per esempio norme; fonti accademiche; conferenze; raccolta di conoscenze da clienti o fornitori esterni).

7 Requisiti ( 7 - ISO 9001:2015) 7.2 Competenza L'organizzazione deve: a) determinare le competenze necessarie per la(e) persona(e) che svolge(ono) attività lavorative sotto il suo controllo e che influenzano le prestazioni e l'efficacia del sistema di gestione per la qualità b) assicurare che queste persone siano competenti sulla base di istruzione, formazione, o esperienza appropriate c) ove applicabile, intraprendere azioni per acquisire le necessarie competenze e valutare l'efficacia delle azioni intraprese d) conservare appropriate informazioni documentate quale evidenza delle competenze Nota Le azioni applicabili possono comprendere, per esempio: il provvedere alla formazione, il mentoring, o la riallocazione delle persone attualmente impiegate; oppure l'assunzione o l'incarico a contratto di persone competenti.

8 Proposta Qualibus

9 Proposta Qualibus 1. Mantenete documenti aggiornati (Dispense, test di ingresso e di verifica della comprensione, questionari di soddisfazione, ecc.) e linkati ai modelli di evento (addestramenti) per essere sempre disponibile nell ultima revisione applicabile 2. Garantite che le anagrafiche personale e funzioni siano complete di ogni dato utile ed aggiornate 3. Analizzate le necessità di addestramento utilizzando il cruscotto del GAP formativo 4. Avviate e gestite i processi sulla base delle necessità Nota: Richiedete la Linea Guida Qualibus LGQ-GP per una efficace gestione del personale

10 Documenti aggiornati e linkati ai modelli di evento

11 Anagrafiche Personale e Funzioni aggiornate

12 GAP Formativo: Schema riassuntivo

13 GAP Formativo: Esempio Cruscotto

14 Premessa / Riferimenti Per gli aspetti relativi alla configurazione del GAP formativo e dei modelli eventi si vedano i seguenti Casi Studio: - Q082 - La gestione del GAP formativo; configurazione Titoli Formativi, funzioni e modelli di addestramento - Q132 - La gestione del centro di formazione

15 Avvio e Gestione del Processo

16 Avvio del Processo In base alle necessità, l utente responsabile: Avvia da modello gli eventi previsti definendo date e orari delle lezioni (disposizioni) Per ogni disposizione definisce l invio di messaggi o ai partecipanti Predispone la documentazione agli allievi (dispense, presentazioni, test di ingresso, ecc.) Predispone il registro per la firma dei presenti

17 Avvio Evento Avvia da modello gli eventi previsti in funzione delle necessità

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19 Avvio Evento Collega nei Riferimenti i Partecipanti Nota: il Titolo Formativo è già collegato nel modello

20 Mansione (Anagrafica Funzioni) Nota: I Partecipanti sono precedentemente inseriti nell Anagrafica Personale e collegati alle relative Mansioni (Anagrafica Funzioni)

21 Gestione Evento Inserisce i dati personalizzati, almeno quelli obbligatori (*) Nota: le Ore totali e le modalità di verifica efficacia sono predefinite nel modello

22 Gestione Evento Definisce date e orari delle lezioni (Disposizioni) Nota: la Notifica automatica ai partecipanti (check box «Notifica a rif. Personale» attivato) è definita nel modello

23 Gestione Evento E possibile inviare (ad esempio in anticipo di 7 giorni e alla data della lezione) un messaggio o una ai partecipanti e/o al docente, al responsabile o esecutore della disposizione

24 Grazie alle disposizioni definire per ogni formazione è possibile generare un documento per raccogliere la firma di tutti i partecipanti. Stampa Registro Presenze

25 Stampa Dispense e Test di Verifica Stampa le dispense e il test di verifica dell apprendimento che trova sempre nell ultima revisione applicabile in documenti collegati

26 Gestione Evento Completa i dati dei riferimenti in funzione della partecipazione e dell esito del test di verifica della comprensione.

27 Gestione Evento Chiude alla data prevista la disposizione relativa alla lezione. Nota: Il relativo impegno è visualizzato anche sul calendar.

28 Stampa test di fine corso e attestati Con il menu interattivo Nuovo da stampa produce i test di soddisfazione a fine corso e gli attestati per i partecipanti che hanno concluso positivamente il corso

29 Questionario soddisfazione a fine corso

30 Esempio Stampa Attestati

31 Esempio Stampa Attestati

32 Chiusura Evento Chiude l evento con l esito attuato

33 Anagrafica Personale Nella sezione Collegamenti sono visibili sempre i dati relativi ai processi in cui il personale è stato coinvolto

34 Cruscotti e Consultazioni

35 Cruscotti e consultazioni Di seguito alcuni esempi di: Consultazioni di eventi formativi Cruscotto del n di eventi formativi Nota: ogni griglia è esportabile in Excel o altri formati ed ogni immagine può essere copiata ed incollata su una relazione o altro documento

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39 BENEFICI PERCEPITI

40 BENEFICI PER L ORGANIZZAZIONE Rapida pianificazione ed efficace controllo dello stato della formazione di ogni persona Miglioramento delle comunicazioni fra le varie interfacce Efficace gestione di informazioni, dati, documenti e della loro distribuzione Eliminazione della carta superflua Riduzione degli errori e dello stress del personale Aumento della soddisfazione dei partecipanti

41 BENEFICI PER L UTENTE Tenuta sotto controllo degli impegni e scadenze Accesso alla Documentazione di pertinenza nell ultima revisione applicabile Gestione guidata dei processi Ogni documento e dato importante è in Qualibus Miglioramento delle comunicazioni interne Disponibilità in tempo reale di dati e statistiche

42 Grazie per l attenzione! Nord Est Systems è pronta a offrirvi la soluzione che cercate! Trasmettete le vostre esigenze a:

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