MANUALE AZIENDALE DI GESTIONE DEI DOCUMENTI

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1 MAGD Rev. 1 del Pagina 1 di 72 certificato n 17551/08/S MANUALE AZIENDALE DI GESTIONE File MAGD Rev. 1 del Data di applicazione 01 agosto 2012 Distribuzione controllata (sito internet ASL 2 Savonese, mail list aziendale) Redazione Verifica Approvazione della revisione Deliberazione n 593 del Responsabile Servizio Protocollo, Flussi documentali e Archivi: Renato Zanelli - firmato Zanelli Direttore Struttura Complessa Affari Generali Dr. Fulvio Damonte - firmato Damonte Direttore Sanitario Dr.ssa Claudia Agosti firmato Agosti Direttore Amministrativo Dr. Graziella Baldinotti Tizzoni firmato Baldinotti Tizzoni Direttore Generale Dr. Flavio Neirotti firmato Neirotti

2 MAGD Rev. 1 del Pagina 2 di 72 INDICE PARTE I GESTIONE SEZIONE I DEFINIZIONE ED AMBITO DI APPLICAZIONE Ambito di applicazione Definizioni... 6 SEZIONE II DISPOSIZIONI GENERALI Aree organizzative omogenee Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi Valenza ed unicità del protocollo informatico Eliminazione sistemi di protocollazione interna Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti..10 SEZIONE III FORMAZIONE Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi Formazione dei documenti informatici...12 SEZIONE IV RICEZIONE Ricezione dei documenti su supporto cartaceo Ricezione dei documenti su supporto informatico SEZIONE V REGISTRAZIONE Documenti soggetti a registrazione di protocollo Non sono soggetti a registrazione di protocollo Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo Registrazione di protocollo dei documenti informatici Segnatura di protocollo Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo Annullamento delle registrazioni di protocollo Registro giornaliero di protocollo Registro di emergenza Termini di registrazione Documenti soggetti a registrazione particolare Documenti inerenti a gare d appalto Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominativamente a dipendenti Lettere anonime e documenti non firmati Ricezione ed invio di documenti a mezzo di fax o posta elettronica non certificata Documenti interni...19

3 MAGD Rev. 1 del Pagina 3 di Documenti di competenza di altre Amministrazioni.19 SEZIONE VI CLASSIFICAZIONE Piano di conservazione dell archivio Classificazione dei documenti.20 SEZIONE VII ASSEGNAZIONE, PRESA IN CARICO E RECAPITO DEI DOCUMENTI Processo di assegnazione Recapito dei documenti ricevuti su supporto cartaceo 21 SEZIONE VIII SCANSIONE RICEVUTI/PRODOTTI SU SUPPORTO CARTACEO Documenti soggetti a scansione ed uffici abilitati.21 SEZIONE IX - FASCICOLAZIONE Identificazione dei fascicoli ed uffici abilitati alla loro formazione Processo di formazione dei fascicoli 22 SEZIONE X SPEDIZIONE Spedizione dei documenti su supporto cartaceo per mezzo del servizio postale 22 SEZIONE XI FLUSSO DI LAVORAZIONE Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti Flusso di lavorazione dei documenti spediti 23 SEZIONE XII TENUTA E CONSERVAZIONE DEI FASCICOLI CARTACEI Tenuta e conservazione dei fascicoli cartacei dell archivio corrente Versamento dei fascicoli cartacei dell archivio di deposito 24 SEZIONE XIII ACCESSO AL SISTEMA AZIENDALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI DA PARTE DEGLI UTENTI APPARTENENTI ALL ASL Accesso al sistema aziendale di gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi da parte degli utenti appartenenti alla ASL 2 e gestione della privacy..24

4 MAGD Rev. 1 del Pagina 4 di 72 PARTE II PIANO DI CONSERVAZIONE DEGLI ARCHIVI SEZIONE XIV ARCHIVIO, VALENZA E TIPOLOGIA, UNITA E SERIE ARCHIVISTICHE, OBBLIGHI DI CONSERVAZIONE Archivio Valenza dei documenti Tipologie dei documenti in relazione al loro supporto Unità archivistiche Serie archivistiche Obblighi di conservazione...27 SEZIONE XV ARCHIVI DELL AZIENDA: TIPOLOGIE, RESPONSABILITA Gli archivi dell azienda Responsabilità della custodia e della conservazione.28 SEZIONE XVI QUADRO COMPLETO DI CLASSIFICAZIONE DELL ARCHIVIO GENERALE (Titolario) La classificazione Il titolario Quadro di classificazione dell ASL 2 Savonese 30 SEZIONE XVII SELEZIONE AI FINI DELLA CONSERVAZIONE E DELLO SCARTO La selezione dei documenti Modalità per la selezione dei documenti Scarto dei documenti selezionati 37 SEZIONE XVIII MODALITA DI VERSAMENTO DI DOCUMENTI, FASCICOLI, SERIE ALL ARCHIVIO GENERALE DI DEPOSITO DEI DOCUMENTI Gestione dell Archivio Generale di Deposito dei Documenti Requisiti di versamento: preparazione di documenti, di fascicoli, delle serie e modalità operative.39 SEZIONE XIX MODALITA DI ACCESSO A DOCUMENTI, FASCICOLI, SERIE CONSERVATI NELL ARCHIVIO GENERALE DI DEPOSITO (Capannoni) Accesso all archivio generale di deposito Richiesta di accesso ai documenti conservati nell archivio generale di deposito Asporto di documentazione dall archivio generale di deposito Operazioni di rientro nell archivio generale di deposito di documentazione asportata.42

5 MAGD Rev. 1 del Pagina 5 di 72 SEZIONE XX - MASSIMARIO DI SCARTO.43 SEZIONE XXI INTEGRAZIONE DEL TITOLARIO CON IL MASSIMARIO DI SCARTO Ulteriori indicazioni relative alla conservazione di fascicoli e serie 57 SEZIONE XXII DISPOSIZIONI FINALI Aggiornamenti e pubblicità del manuale di gestione dei documenti..57 PARTE III ELENCO DELLE STRUTTURE AUTORIZZATE ALLA PROTOCOLLAZIONE DIRETTA, ESEMPI, MODULISTICA SEZIONE XXIII ELENCO DELLE UU.OO./STRUTTURE AUTORIZZATE ALLA PROTOCOLLAZIONE DIRETTA Elenco UU.OO./Strutture autorizzate alla protocollazione diretta..58 SEZIONE XXIV ESEMPI Invio documenti a mezzo fax o posta elettronica ordinaria Elenchi di versamento di documenti, fascicoli, serie dell archivio generale di deposito..63 SEZIONE XXV MODULISTICA Modulistica Mod. 136 Faldoni.67 - Mod. 137 Scatole 68 - Mod. 138 Richiesta di conservazione documenti Mod. 139 Richiesta di accesso ai documenti.70 - Mod. 140 Prospetto riepilogativo per scarto d atti di archivio..71

6 MAGD Rev. 1 del Pagina 6 di 72 PARTE PRIMA GESTIONE SEZIONE I DEFINIZIONI ED AMBITO DI APPLICAZIONE 1. Ambito di applicazione 1) Il presente manuale di gestione dei documenti è adottato ai sensi degli articoli 3 e 5 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 ed ai sensi del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 14 ottobre 2003, recanti le norme tecniche per il protocollo informatico; 2) Esso disciplina le attività di formazione, registrazione, classificazione, fascicolazione, archiviazione e conservazione dei documenti, a prescindere dal loro formato e dal loro supporto, oltre che la gestione dei flussi documentali e dei procedimenti amministrativi della A.S.L. 2 Savonese. 2. Definizioni Ai fini del presente manuale si intende : a) Amministrazione: A.S.L. 2 Savonese; b) area organizzativa omogenea, un insieme di funzioni e di strutture (esempio: Unità Operativa, Presidio, Dipartimento ecc.), individuate dall Amministrazione che opera su tematiche omogenee e che presenta esigenze di gestione della documentazione in modo unitario e coordinato (articolo 2 comma 1, lettera n) del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 e art. 2.1 del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 14 ottobre 2003; c) documento: ogni rappresentazione, comunque formata su qualunque supporto purché giuridicamente valido ai sensi della normativa vigente, di dati, fatti o atti utilizzati ai fini dell attività dell amministrazione; d) firma digitale: strumento utilizzato al fine di rendere manifesta e di verificare la provenienza, l integrità e l autenticità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici; e) impronta di un documento informatico: sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto; f) gestione dei documenti: insieme delle attività finalizzate alla registrazione), alla classificazione, organizzazione, assegnazione, archiviazione e reperimento dei documenti trattati dall Amministrazione, nell ambito del sistema di classificazione adottato; g) gestione informatica dei documenti: insieme di procedure informatiche utilizzate dall Amministrazione per la gestione dei documenti; h) segnatura di protocollo: apposizione o associazione, all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso, registrazione dei documenti prodotti e ricevuti in apposito registro tramite apposizione di un codice, trascritto anche sul documento stesso;

7 MAGD Rev. 1 del Pagina 7 di 72 i) archivio corrente: parte di documentazione relativa agli affari ed ai procedimenti in corso di trattazione, o comunque verso i quali sussiste un interesse corrente. I documenti in esso contenuti sono in corso continuo di consultazione; j) archivio di deposito: parte di documentazione relativa ad affari conclusi, non più occorrenti alla trattazione degli affari in corso, la cui data supera l anno, ma non ancora destinata, istituzionalmente, alla conservazione permanente e alla consultazione da parte del pubblico. La permanenza delle carte in questo archivio è di 40 anni; è in questa fase che la documentazione subisce il periodo di trasformazione e la susseguente operazione di selezione ai fini della conservazione permanente o dello scarto; k) archivio storico (separata sezione d archivio): complesso di documenti esauriti, creati da più di 40 anni, e destinati, previe operazioni di selezione e scarto, alla conservazione permanente per garantirne in forma adeguata la consultazione al pubblico; l) titolario di classificazione: tabella di classificazione che rispecchia le competenze/funzioni di un organo amministrativo, di una struttura o di un ufficio, mediante il quale si inquadrano tutti i documenti. Sistema delineato su livelli gerarchici, che procede dal generale al particolare e che permette di assegnare classi uniche; m) piano di conservazione degli archivi: contiene i criteri di organizzazione dell archivio, di selezione periodica e conservazione permanente di documenti, nel rispetto delle vigenti disposizioni in materia di tutela dei beni culturali in conformità a quanto disposto dalla vigente normativa, in oggi dall articolo 68, comma 1, del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445; n) fascicolo/pratica: insieme minimo di documenti, composto dell ordinata riunione di carte relative ad uno stesso affare o procedimento amministrativo. Il frontespizio di ogni fascicolo deve contenere: intestazione (indicazione del Servizio che gestisce l affare) Indice di classificazione anno numero del fascicolo ed oggetto; o) classificazione: operazione che consente di organizzare i documenti in relazione alle funzioni e alle modalità operative dell amministrazione; p) fascicolazione: operazione di riconduzione dei singoli documenti classificati in tanti fascicoli corrispondenti ad altrettanti affari o procedimenti amministrativi; q) fascicolo/pratica definito: quando il fascicolo ha completato il suo ciclo all interno della trattazione dell affare, ma è conservato all interno dell ufficio utente di competenza; r) fascicolo/pratica chiuso/archiviato: quando il fascicolo ha completato il suo ciclo all interno della trattazione dell affare e viene trasferito dall ufficio utente Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi per la sua chiusura e lo spostamento in Deposito; s) assegnazione: operazione di individuazione dell ufficio utente competente per la trattazione del procedimento amministrativo o affare, cui i documenti si riferiscono; t) supporto di memorizzazione: mezzo fisico atto a registrare permanentemente informazioni rappresentate in modo digitale, su cui l operazione di scrittura comporti una modifica permanente ed irreversibile delle caratteristiche del supporto stesso; u) archiviazione ottica: operazione che genera, su supporto di memorizzazione una registrazione contenente la versione iniziale di un documento; v) testo unico: testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa, Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m. ed i.;

8 MAGD Rev. 1 del Pagina 8 di 72 w) Servizio Protocollo: Servizio per la gestione del protocollo informatico, dei flussi documentali e degli archivi, ai sensi della normativa vigente in oggi dell articolo 61, comma 1, del testo unico; x) ufficio utente: ufficio dell area organizzativa omogenea che utilizza i servizi messi a disposizione dal sistema di gestione informatica dei documenti; y) ufficio utente di competenza: ufficio utente cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo. SEZIONE II DISPOSIZIONI GENERALI 3. Aree organizzative omogenee 1) Ai sensi dell art. 61 del D.P.R. 445/2000 e s.m. ed i., ai fini della gestione della documentazione in modo coordinato ed unitario, la A.S.L. 2 Savonese è costituita da un unica area organizzativa omogenea. 4. Servizio per la tenuta del protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi 1) Il Servizio per la gestione del Protocollo, dei Flussi Documentali e degli Archivi, in seguito nel presente manuale indicato per brevità solo come Servizio Protocollo, ha il compito della tenuta del protocollo informatico, della gestione dei flussi documentali e degli archivi come più dettagliatamente indicato al successivo punto 4), è competente per tutti i documenti della A.S.L. 2 Savonese e ad esso fa capo il Responsabile del Servizio; 2) Il Servizio Protocollo, per i compiti al medesimo assegnati dalla normativa vigente, è composto dai seguenti Uffici: Ufficio Archivio/Protocollo sede di Savona, in oggi ubicato presso la Direzione dell Azienda; Ufficio Archivio/Protocollo/Posta sede di Pietra Ligure, in oggi ubicato in via XXV Aprile 38 Pietra Ligure a servizio e supporto delle Strutture ubicate nei Distretti Sanitari 4 e 5 (ex Ambiti 1 e 2) dell Azienda e del Presidio Ospedaliero di Pietra Ligure - Albenga per la protocollazione di documenti che non debbano essere visionati o non debbano essere firmati dalla Direzione Aziendale; Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti/Gestione Magazzini Archivi, in oggi ubicato presso l Archivio Generale di Deposito in Località Lidora comune di Cosseria; Ufficio Posta sede di Savona, in oggi ubicato presso la Direzione dell Azienda; Archivio Storico dell Ospedale San Paolo, in oggi ubicato nel Padiglione Vigiola del Presidio Ospedaliero San Paolo di Savona; 3) nei casi di vacanza, assenza o impedimento del Responsabile, la direzione del Servizio è affidata, come previsto dall art. 3 lettera b del D.P.C.M. 31/10/2000, al dipendente appositamente individuato dalla direzione aziendale; 4) al Servizio sono assegnati i compiti di cui all articolo 61, comma 3, del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e precisamente:

9 MAGD Rev. 1 del Pagina 9 di attribuisce il livello di autorizzazione per l accesso alle funzioni del sistema di gestione del protocollo informatico dei flussi documentali e degli archivi, e a quello di gestione delle deliberazioni e delle determine dirigenziali, distinguendo tra abilitazioni alla consultazione e abilitazioni all inserimento e alla modifica delle informazioni, predisponendo i profili dei singoli utenti (Username, Password, Codice Operatore) e conservandone gli elenchi. 4.2 garantisce che le operazioni di registrazione e di segnatura di protocollo si svolgano nel rispetto della normativa vigente; 4.3 garantisce la corretta produzione e conservazione del registro giornaliero di protocollo; 4.4 conserva le copie dei dati di protocollo e dei documenti archiviati su supporto informatico, in luoghi sicuri e differenti; 4.5 garantisce il buon funzionamento degli strumenti e dell organizzazione delle attività di registrazione di protocollo, di gestione dei documenti e dei flussi documentali, incluse le funzionalità di accesso di cui agli articoli 59 e 60 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m. ed i. e le attività di gestione dell archivio di cui agli articoli 67, 68 e 69 dello stesso Decreto; 4.6 garantisce la riservatezza, ove prevista, secondo il disposto del D.L.vo 30 giugno 2003, n 196 Codice in materia di protezion e dei dati personali ; 4.7 esplica le operazioni di annullamento delle registrazioni di protocollo; 4.8 vigila sull osservanza delle disposizioni del presente regolamento da parte del personale autorizzato e degli incaricati. Ed inoltre: 4.9 acquisisce la corrispondenza presso gli uffici postali di Savona ed Albenga, provvede al ritiro e consegna, in base alle regole interne della A.S.L. sulla funzionalità del servizio, della corrispondenza alle varie UU.OO./Strutture ovvero destinata all inoltro tramite il servizio postale; 4.10 imbusta ed affranca la corrispondenza da inviare tramite il servizio postale; 4.11 provvede a classificare corrispondenza, documenti, delibere e determine dirigenziali; 4.12 vigila sulla correttezza e conformità delle operazioni di classificazione effettuate da soggetti abilitati alla protocollazione presso le diverse Strutture dell Azienda; 4.13 provvede all apertura ed alla chiusura dei fascicoli; 4.14 provvede alle operazioni di selezione ai fini della conservazione o dello scarto dei documenti; 4.15 attende al procedimento finalizzato ad ottenere, da parte della Soprintendenza Archivistica per la Liguria, l autorizzazione allo scarto ed alla conseguente distruzione dei documenti selezionati; 4.16 gestisce i depositi aziendali dei documenti, provvedendo al deposito dei documenti, alla loro ricerca, prelievo e ricollocazione ed alle registrazioni relative alla rispettiva collocazione e movimentazione; 4.17 provvede all addestramento all utilizzo della procedura aziendale di gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi da parte degli utenti abilitati nelle diverse Strutture. 5) Al Responsabile del Servizio compete inoltre il costante aggiornamento del presente manuale.

10 MAGD Rev. 1 del Pagina 10 di Valenza ed unicità del protocollo informatico 1) Il protocollo ha funzioni e significati diversi che sono costitutivi di un unica e complessa entità: a) valenza archivistica: è strumento tecnico che indica il momento esatto dell ingresso della documentazione nella memoria (Archivio) dell Azienda ed è indispensabile per l organizzazione della memoria stessa mediante la interrelazione tra numerazione e gli altri elementi giuridicamente rilevanti (classificazione, fascicolazione, legami con numeri precedenti e successivi ecc.,); b) valenza organizzativa: è strumento tecnico indispensabile per dare alla documentazione un preciso modello organizzativo e nell espletamento delle attività pratiche e amministrative; c) valenza giuridica: è elemento destinato a produrre effetti giuridici in quanto ha natura di atto pubblico con intrinseca qualificazione giuridicamente rilevante di testimonianza privilegiata. 2) Il protocollo della A.S.L. 2 Savonese è informatico ed unico per tutta l Azienda. 3) La numerazione delle registrazioni di protocollo è unica e rigidamente progressiva, inizia il primo giorno del mese di gennaio e termina il 31 dicembre dello stesso anno. 4) Il numero di protocollo è costituito da almeno sette cifre numeriche, ai sensi dell articolo 57 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m. ed i. 5) Non è consentita l identificazione dei documenti mediante l assegnazione manuale di numeri di protocollo che il sistema informatico ha già attribuito ad altri documenti, anche se questi documenti sono strettamente correlati tra loro. 6. Eliminazione sistemi di protocollazione interna 1) Con l entrata in funzione del sistema di gestione informatica dei documenti sono eliminati tutti i sistemi di registrazione dei documenti alternativi al protocollo informatico, comunque siano definiti, come disposto dall articolo 3 comma 1, lettera d) del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000, compresi i protocolli riservati. 2) Non è pertanto consentito l utilizzo di forme di registrazione diverse dal protocollo aziendale. 3) Tutte le Strutture saranno abilitate ad accedere al sistema di protocollo aziendale. 7. Modello organizzativo adottato per la gestione dei documenti 1) La gestione dei documenti in entrata, in uscita ed interni prevede la partecipazione attiva di più soggetti ed uffici utente, ognuno dei quali è abilitato a svolgere soltanto le operazioni di propria competenza. 2) Le Strutture abilitate, oltre alla protocollazione sul sistema di protocollo aziendale dei documenti a valenza interna come previsto dal presente manuale, sono tenute alla protocollazione diretta di documenti in entrata che siano loro consegnati direttamente a mani o che pervengano loro a mezzo fax o posta elettronica. Le

11 MAGD Rev. 1 del Pagina 11 di 72 stesse Strutture sono tenute alla protocollazione diretta sul sistema di protocollo aziendale dei documenti in uscita da consegnare direttamente agli interessati o da inviare a mezzo fax o posta elettronica come previsto dal successivo articolo 26. Nel caso che documenti in uscita siano corredati da allegati e debbano essere spediti per mezzo del servizio postale debbono essere fatti pervenire agli Uffici Protocollo corredati dagli allegati, dalle buste complete di indirizzo e, in caso di raccomandate A.R., dalle cartoline di ricevuta. Non saranno protocollati, per motivi di funzionalità dagli Uffici Protocollo dell Azienda documenti che non siano completi di allegati e buste che, in tal caso, dovranno essere registrati sul sistema aziendale di protocollo direttamente dagli uffici produttori. 3) Le abilitazioni all utilizzo delle funzionalità del sistema di gestione informatica dei documenti e del personale abilitato allo svolgimento delle operazioni di registrazione di protocollo, sono predisposte dal Responsabile del Servizio Protocollo/Archivio, o da soggetto dal medesimo delegato, e costantemente aggiornate, su indicazione dei Direttori/Dirigenti responsabili delle Strutture i quali sono tenuti altresì ad informare il Responsabile del Servizio in merito ad eventuali trasferimenti o cessazioni o comunque variazioni del personale abilitato per le opportune modifiche delle autorizzazioni. 4) Le abilitazioni, o profili utenti, di cui al punto precedente sono individuali e riservate. Il personale abilitato (della dirigenza o del comparto, a tempo indeterminato o determinato o con contratto di somministrazione lavoro diretto o per il tramite di agenzie appositamente individuate) non deve in alcun modo e per nessun motivo comunicare ad altri le proprie credenziali di autorizzazione che consentono l accesso al sistema aziendale di gestione del protocollo dei flussi documentali e degli archivi, al fine dell unicità e della segretezza, devono essere custodite con ogni cura da parte degli interessati. 5) Il comunicare ad altra persona le proprie credenziali di autorizzazione costituisce grave infrazione disciplinare ed inoltre, poiché il protocollo è atto pubblico di fede privilegiata ed ogni accesso allo stesso viene registrato in capo ad ogni singolo utente abilitato, l accedere o comunque la possibilità di accedere alla procedura con credenziali di altro utente costituisce atto penalmente rilevante sia per colui che accede sia per colui che non ha custodito correttamente o ha comunicato le proprie credenziali. SEZIONE III FORMAZIONE 8. Modalità di formazione dei documenti e contenuti minimi 1) I documenti sono di norma prodotti con sistemi informatici e soggetti alle regole tecniche in materia di formazione e conservazione, come specificatamente indicato nelle norme e nei regolamenti vigenti. 2) Le regole per la determinazione dei contenuti e della struttura dei documenti sono definite dalla dirigenza. 3) Gli elementi minimi che un documento deve contenere sono: Denominazione e logo della A.S.L. 2;

12 MAGD Rev. 1 del Pagina 12 di 72 Indicazione della Struttura utente che ha prodotto il documento; Data completa: luogo, giorno, mese ed anno di produzione del documento medesimo; Oggetto del documento; Sottoscrizione del Direttore/Dirigente e/o del Responsabile del Procedimento;. 4) Oltre agli elementi indicati al precedente punto 3) un documento in uscita dall Azienda (*) deve contenere altresì:. Indirizzo completo, numero di telefono e di fax della Struttura utente; Indirizzo di posta elettronica della Struttura utente; Indice di classificazione; Anno e numero della pratica di riferimento; Destinatari con relativo indirizzo completo. 9. Formazione dei documenti informatici 1) La sottoscrizione dei documenti informatici, quando prescritta, è ottenuta con un processo di firma digitale conforme alle disposizioni contenute nel Codice dell Amministrazione Digitale (CAD) D.Lgs 82/2005 e s.m. ed i. ed alle regole tecniche vigenti nel tempo ed in oggi dal DPCM SEZIONE IV RICEZIONE 10. Ricezione dei documenti su supporto cartaceo 1) I documenti su supporto cartaceo possono pervenire alla A.S.L. 2 Savonese attraverso: a. il servizio postale; b. la consegna diretta alle Strutture/Uffici dell Azienda; c. la consegna diretta alla portineria della direzione aziendale; d. apparecchi telefax; 2) I documenti pervenuti con il servizio postale tradizionale sono ritirati presso il Servizio Postale di Savona e di Pietra Ligure dal personale addetto, ogni giorno alle ore di rito. 3) La corrispondenza pervenuta tramite il servizio postale ed indirizzata all Azienda o all indirizzo dell Azienda a soggetti che esplicano attività alle dipendenze dell Azienda stessa viene tutta aperta, smistata ed avviata per la registrazione di protocollo da parte di personale incaricato. Non viene aperta corrispondenza che rechi espressamente la dicitura riservata, personale o contiene dati sanitari che sarà recapitata chiusa ai destinatari. Sarà precisa responsabilità di questi ultimi avviare alla protocollazione quanto ritenuto necessario. (*) Lettere di comunicazione di qualunque tipologia o di trasmissione di documenti, convocazioni, ecc. anche a valenza interna

13 MAGD Rev. 1 del Pagina 13 di 72 4) I documenti consegnati direttamente alle Strutture utenti o che ad esse pervengano a mezzo fax o posta elettronica ordinaria devono essere fatti pervenire, a cura del personale che li riceve, immediatamente o comunque nel minor tempo possibile, al personale abilitato alla registrazione di protocollo dei documenti in arrivo presso le Strutture medesime, 5) Sarà cura del Personale in servizio presso la Portineria della Direzione Aziendale ritirare i documenti destinati alla Azienda, siano essi trasmessi/consegnati da utenti privati che da corrieri o ufficiali giudiziari. 6) Sarà cura dello stesso Personale rilasciare all utente ricevuta, se richiesta, corredata di data ed ora del ricezione e consegnare tale documentazione al l Ufficio Protocollo/Archivio con immediatezza e comunque in tempo utile per la protocollazione. 7) In caso di consegna di offerte per gare di appalto, domande per concorsi e/o qualunque altra documentazione con una precisa data ed ora di scadenza, la ricevuta rilasciata al consegnatario conterrà, oltre alla data, l ora di consegna e la firma dell operatore che ha proceduto al ritiro del documento medesimo; gli stessi dati saranno riportati sul documento ricevuto. 8) Per i documenti consegnati a mani presso le Strutture/Uffici dell Azienda ci si atterrà in conformità a quanto previsto dai precedenti punti 3), 4), 5) e 6). 11. Ricezione dei documenti su supporto informatico 1) La ricezione dei documenti informatici indirizzati alla ASL 2 Savonese è assicurata tramite caselle di posta elettronica istituzionale riservate a questa funzione ai sensi della normativa vigente. 2) Gli indirizzi di tali caselle di posta elettronica istituzionale individuati come segue: posta elettronica ordinaria protocollo@asl2.liguria.it e posta elettronica certificata protocollo@pec.asl2.liguria.it faranno capo all Ufficio Archivio Protocollo presso la sede legale dell Azienda. L azienda provvederà a renderli pubblici sul proprio sito internet, nelle forme e nei modi previsti e prescritti e, ai sensi del punto 2 delle Linee Guida allegate al Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 14 ottobre 2003 al Centro Tecnico per l iscrizione nell indice delle Pubbliche Amministrazioni. 3) I documenti informatici che pervengono direttamente agli uffici utenti sono da questi valutati, ai sensi dell art. 15, comma 7, del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 e, se soggetti a registrazione di protocollo o da altra forma di registrazione, immediatamente inoltrati all indirizzo elettronico istituzionale dell Ufficio Archivio Protocollo. 4) L operazione di ricezione dei documenti informatici avviene con modalità conformi alle disposizioni vigenti nel tempo recanti standard, modalità di trasmissione, formato e definizioni dei tipi di informazioni minime ed accessorie comunemente scambiate tra le pubbliche amministrazioni e associate ai documenti protocollati. Essa comprende anche i processi di verifica dell autenticità, della provenienza e dell integrità di documenti stessi.

14 MAGD Rev. 1 del Pagina 14 di 72 SEZIONE V REGISTRAZIONE 12. Documenti soggetti a registrazione di protocollo 1) I documenti ricevuti, quelli spediti e quelli prodotti dagli uffici utenti, ad eccezione di quelli elencati al successivo articolo, sono soggetti a registrazione obbligatoria. 13. Non sono soggetti a registrazione di protocollo 1) Sono esclusi dalla registrazione di protocollo, anche ai sensi dell art. 53 comma 5 del D.P.R. 445/2000 e s.m. ed i., i seguenti documenti: 1.1 gazzette ufficiali e bollettini ufficiali; 1.2 libri, riviste, giornali; 1.3 materiali pubblicitari, manifesti e materiali statistici; 1.4 inviti a manifestazioni, convegni, congressi ecc.; 1.5 corrispondenza interna esclusa quella che, in modo diretto o indiretto, ha contenuto probatorio o che sia parte di un procedimento amministrativo o abbia particolare rilevanza di carattere istituzionale. 1.6 documenti già soggetti a registrazione particolare dell Amministrazione (vedi art. 22); 1.7documenti da associare al protocollo di gabinetto del legale rappresentante dell Azienda, purché non abbiano attinenza con procedimenti amministrativi. 14. Registrazione di protocollo dei documenti su supporto cartaceo 1) La segnatura di protocollo deve essere eseguita come indicato dall articolo 53, comma 3 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e precisamente deve essere effettuata dal sistema in unica soluzione, con esclusione di interventi intermedi, anche indiretti, da parte dell operatore, garantendo la completezza dell intera operazione di modifica o registrazione dei dati. 2) La registrazione di protocollo contiene dati obbligatori e dati accessori. 3) I dati obbligatori sono: a. numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b. data di registrazione di protocollo assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c. indice di classificazione, anno e numero fascicolo/pratica; d. mittente per i documenti ricevuti o, in alternativa, il destinatario o i destinatari per i documenti spediti, registrati in forma non modificabile; e. oggetto del documento registrato in forma non modificabile; f. ufficio utente competente; g. tipo di documento. h. data e protocollo del documento ricevuto, se disponibili; 4) sono accessori gli elementi che assicurano una migliore utilizzazione dei documenti sotto il profilo giuridico, gestionale ed archivistico. Essi sono: i. data di arrivo; j. indirizzo completo di provenienza, o di destinazione, del documento;

15 MAGD Rev. 1 del Pagina 15 di 72 k. mezzo di ricezione o mezzo di spedizione; l. copie per conoscenza. 5) Sugli allegati deve essere apposto, di norma, il timbro contenente la data ed il numero di protocollo collegato al documento principale. 15. Registrazione di protocollo dei documenti informatici 1) La registrazione di protocollo di un documento informatico è eseguita dopo che l operatore addetto ne ha verificato l autenticità, la provenienza e l integrità. Nel caso di documenti informatici in partenza, questa verifica è estesa alla validità amministrativa della firma, ai sensi della normativa vigente. 2) Per i documenti informatici è prevista la registrazione delle stesse informazioni indicate per quelli a supporto cartaceo con l aggiunta, tra i dati obbligatori di protocollo, dell impronta del documento informatico, generata impiegando la funzione di hash SHA- 1 e registrata in forma non modificabile, ai sensi dell art. 53, comma 1 lett.) f del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n ) La registrazione di protocollo dei documenti informatici ricevuti per posta elettronica è effettuata in modo da far corrispondere ad ogni messaggio una registrazione, la quale si può riferire sia al corpo del messaggio e sia ad uno o più file ad esso allegati come disposto dall art. 15, comma 1 e 2 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre ) Il calcolo dell impronta previsto nell operazione di registrazione di protocollo è effettuato per tutti i file allegati al messaggio di posta elettronica ricevuto ai sensi dell art. 17, comma 1 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre Segnatura di protocollo 1) L operazione di segnatura di protocollo deve avvenire in conformità di quanto disposto dall articolo 55 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n Essa consiste nell apposizione o nell associazione all originale del documento, in forma permanente e non modificabile, delle informazioni riguardanti il documento stesso; deve consentire di individuare ciascun documento in modo inequivocabile. 17. Segnatura di protocollo dei documenti su supporto cartaceo 1) La segnatura di protocollo di un documento su supporto cartaceo è realizzata attraverso l apposizione sul documento medesimo del timbro di protocollo sul quale sono riportate, in conformità a quanto disposto dall art. 55, comma 1 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e dall articolo 9 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre 2000 le seguenti informazioni: a) denominazione dell A.S.L. 2 Savonese e della Struttura/Ufficio; b) data e numero di protocollo del documento c) estremi di classificazione.

16 MAGD Rev. 1 del Pagina 16 di Annullamento delle registrazioni di protocollo 1) Le registrazioni di protocollo possono essere annullate, con una specifica funzione del sistema di gestione informatica dei documenti, dal Responsabile del Servizio Protocollo. 2) Le registrazioni annullate rimangono memorizzate nella base di dati e sono inserite in forma non modificabile nell elenco dei documenti annullati. 3) L operazione di modifica o di annullamento di una registrazione di protocollo è eseguita con le modalità di cui all art. 8 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre ) L annullamento della registrazione al protocollo generale deve essere richiesto con specifica nota, adeguatamente motivata, da inviare al Responsabile del Servizio Protocollo, Flussi documentali e Archivi. 19. Registro giornaliero di protocollo 1) Il Responsabile del Servizio provvede alla produzione del registro giornaliero di protocollo, costituito dall elenco delle informazioni inserite con l operazione di registrazione di protocollo nell arco di uno stesso giorno (art. 53, comma 2 T.U.) 2) Il registro giornaliero di protocollo può essere prodotto esclusivamente su supporto informatico. Il suo contenuto è riversato, al fine di garantire l immodificabilità delle operazioni di registrazione, al termine della giornata lavorativa, su supporti di memorizzazione non riscrivibili i quali sono conservati ai sensi dell art. 7, comma 5 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 31 ottobre Registro di emergenza 1) Il Responsabile del Servizio autorizza lo svolgimento, anche manuale, delle operazioni di registrazione di protocollo su registri di emergenza ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare il sistema. 2) Sono abilitati alla registrazione dei documenti su registri di emergenza esclusivamente gli operatori degli uffici protocollo. 3) In condizioni di emergenza si applicano le modalità di registrazione e di recupero dei dati descritte nell art. 63 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e ribadite nell allegato del decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 14 ottobre 2003, al punto e precisamente: 3.1 Il Responsabile dell Ufficio Archivio Protocollo autorizza lo svolgimento manuale delle operazioni di registrazione di protocollo su uno o più registri di emergenza (ogni ufficio protocollo è dotato di un registro di emergenza), ogni qualvolta per cause tecniche non sia possibile utilizzare la normale procedura informatica. Sul registro di emergenza sono riportate la causa, la data e l ora di inizio dell interruzione nonché la data e l ora di ripristino della funzionalità del sistema. 3.2 Se l impossibilità di utilizzare la procedura informatica si prolunghi oltre le ventiquattro ore, per causa di eccezionale gravità, il responsabile del Servizio Protocollo, previa l adozione di un apposito Provvedimento, può autorizzare l uso del registro di emergenza per periodi successivi di non più di una

17 MAGD Rev. 1 del Pagina 17 di 72 settimana lavorativa. Sul registro di emergenza vanno riportati gli estremi dell atto di autorizzazione, sopracitato. 3.3 Per ogni giornata di registrazione di emergenza è riportato sul registro di emergenza il numero totale di operazioni registrate manualmente. 3.4 La sequenza numerica utilizzata su un registro di emergenza, anche a seguito di successive interruzioni, deve comunque garantire l identificazione univoca dei documenti registrati nell ambito del sistema documentario della A.S.L Le informazioni relative ai documenti protocollati in emergenza sono inserite nel sistema informatico, senza ritardo al ripristino delle funzionalità del sistema e prima di consentire l accesso a tutti gli operatori abilitati. Durante la fase di ripristino, a ciascun documento registrato in emergenza viene attribuito un numero di protocollo del sistema informatico ordinario, che provvede a mantenere stabilmente la correlazione con il numero utilizzato in emergenza. 21. Termini di registrazione 1) Le registrazioni di protocollo dei documenti pervenuti, di norma, sono effettuate in giornata e comunque non oltre le quarantotto ore dal ricevimento degli stessi. Eccezionalmente il Responsabile del Servizio può autorizzare, la registrazione in tempi successivi, fissando comunque un limite massimo di tempo In caso di scadenze perentorie e impossibilità oggettiva degli operatori di procedere alla protocollazione farà fede il timbro attestante la data di ricevimento i cui estremi temporali (data) saranno registrati sul sistema unitamente agli altri dati obbligatori. 2) In particolare le registrazioni sono effettuate nel seguente modo: 2.1 protocollazione in giornata di tutte le raccomandate ricevute; 2.2 protocollazione in giornata dei documenti consegnati a mano e pervenuti al Servizio; 2.3 protocollazione in giornata dei documenti consegnati tramite corriere; 2.4 protocollazione in giornata dei fax, della posta certificata, della posta elettronica. 3) Potrebbero non essere protocollati nello stesso giorno di arrivo i documenti pervenuti nella giornata del venerdì, la vigilia di una festività o nel caso di astensione dal lavoro degli operatori del protocollo per adesione allo sciopero. 22. Documenti soggetti a registrazione particolare 1) Le Deliberazioni e le Determinazioni dirigenziali, i contratti e le fatture, sono documenti già soggetti a registrazione particolare dell Amministrazione e non debbono essere registrati al protocollo. 2) I sopraelencati documenti costituiscono delle serie archivistiche, ciascuna delle quali deve contenente le seguenti informazioni: dati identificativi di ciascun atto; dati di classificazione e fascicolazione; numero di registro progressivo, annuale. 3) I contratti di lavoro individuali, a tempo determinato e/o a indeterminato, sono raccolti, previa registrazione, dal Servizio Personale. 7) I registri in dotazione alla A.S.L. 2 Savonese sono: Registro delle Deliberazioni del legale rappresentante; Registri delle Determinazioni Dirigenziali;

18 MAGD Rev. 1 del Pagina 18 di 72 Registro delle fatture; Registro dei contratti individuali di lavoro; Repertorio dei contratti. I registri sopradescritti sono tenuti di norma su supporto informatico. 23. Documenti inerenti a gare d appalto. 1) Le offerte inerenti a gare d appalto sono registrate al protocollo in busta chiusa. Gli estremi di protocollo sono riportati sulla busta medesima. 2) Le offerte pervenute sono inviate alla Struttura/Ufficio responsabile del procedimento. 3) Dopo l apertura delle buste sarà cura della Struttura/Ufficio che gestisce la gara di appalto, riportare gli estremi di protocollo sui documenti in esse contenuti. 24. Documenti su supporto cartaceo indirizzati nominativamente a dipendenti 1) La posta indirizzata nominativamente, viene regolarmente aperta e registrata al protocollo, a meno che sulla busta non sia riportata la dicitura riservata, personale oppure contiene dati sanitari. In questo caso viene recapitata in busta chiusa al destinatario il quale, dopo aver preso visione del contenuto, nel caso valuti che il documento ricevuto non sia strettamente personale, lo ritorna all Ufficio Archivio Protocollo per la registrazione. 25. Lettere anonime e documenti non firmati 1) Le lettere anonime, quelle cioè di cui non sia rilevabile l autore/mittente, non sono di norma protocollate. 2) I documenti ricevuti privi di sottoscrizione, di cui sia però rilevabile l autore/mittente, sono protocollati; sarà cura della Struttura/Ufficio di competenza provvedere alla formalizzazione della sottoscrizione da parte dell interessato nei casi previsti e consentiti. 26. Ricezione ed invio di documenti a mezzo di fax o posta elettronica non certificata 1) I documenti ricevuti o inviati a mezzo fax o per posta elettronica ordinaria, purché il documento inviato per posta elettronica sia trasmesso in formato non modificabile e riporti gli estremi di protocollo informatico aziendale, sono validi al fine dei procedimenti amministrativi se rispondenti ai requisiti previsti dalla normativa vigente in materia (in oggi D.P.R. 445/2000 e s.m. ed i. art. 43 c 6 e D.LGS. 82/2005 e s.m. ed i. artt. 45 e 47 c 1 e c 2 lett. b). In tal caso la ricezione o l invio successivo degli stessi documenti tramite servizio postale costituisce un appesantimento dell azione amministrativa e, per quelli inviati, anche un ingiustificato aumento di costi.

19 MAGD Rev. 1 del Pagina 19 di 72 2) Qualora pervengano, impropriamente, all Amministrazione, per posta tradizionale, documenti già pervenuti a mezzo fax o posta elettronica ordinaria, aventi le caratteristiche di cui al precedente punto 1, agli stessi saranno attribuiti di norma gli stessi numeri di protocollo ovvero nuovi numeri di protocollo nel caso non fosse possibile verificare se trattasi di documenti identici. 3) Nel caso non sia indispensabile la trasmissione di documenti originali o in copia autentica ad Enti, Aziende, Ditte, Organizzazioni, Associazioni e simili la trasmissione dei documenti, da parte delle Strutture dell Azienda, sarà effettuata esclusivamente a mezzo fax o tramite posta elettronica ordinaria, previa registrazione dei documenti medesimi sul protocollo aziendale da effettuarsi da parte del personale appositamente abilitato presso ogni Struttura. Esemplificazioni in tal senso sono disponibili nella Parte Terza del presente manuale da pag. 60 a pag ) Gli originali dei documenti trasmessi a mezzo fax o posta elettronica ordinaria, come previsto dal precedente punto 3), sono conservati a cura dell ufficio produttore del documenti stessi per il tempo necessario a verificare l autenticità di quanto trasmesso a mezzo fax o posta elettronica ordinaria, in caso di contestazioni. Per tempo necessario si intende quello individuato per la conservazione dei documenti previsto dalla sezione XX del presente manuale. 5) Quanto indicato al precedente punto 3) non si applica in caso di convocazioni, notifiche e/o negli altri casi previsti dalla legge e comunque quando vi sia la necessità di data certa di ricevimento mediante ricevuta di ritorno ovvero documento sottoscritto dal ricevente e altresì per inoltro a persone fisiche non in possesso di fax e/o posta elettronica o quando siano necessarie le sottoscrizioni del Direttore Generale e/o Amministrativo e/o Sanitario. 27. Documenti interni 1) Lo scambio tra Strutture/Uffici di documenti ufficiali che siano rilevanti ai fini dell azione amministrativa, dei quali occorra tener traccia nel fascicolo/pratica relativo all affare o al procedimento cui si riferisce è soggetto a registrazione di protocollo. 2) Lo scambio di informazioni che non ha valenza giuridico probatoria, né rilevanza ai fini dell azione amministrativa o che non sia parte di un procedimento amministrativo o che non abbia particolare rilevanza di carattere istituzionale è da intendersi come una comunicazione informale e pertanto non interessa il sistema di protocollo informatico, come indicato altresì all art. 13 punto 1.5. Le suddette comunicazioni sono di norma ricevute e trasmesse per posta elettronica o, in subordine, per fax. 28. Documenti di competenza di altre Amministrazioni 1) Qualora pervenga all Azienda un documento di competenza di un altro Ente, altra persona fisica o giuridica, lo stesso, se non viene aperto né protocollato, viene riconsegnato al Servizio Postale perché venga recapitato al destinatario, se già aperto e/o protocollato, lo stesso viene trasmesso a chi di competenza, se individuabile, altrimenti viene restituito al mittente.

20 MAGD Rev. 1 del Pagina 20 di 72 SEZIONE VI CLASSIFICAZIONE 29. Piano di conservazione dell archivio 1) Il Piano di conservazione dell archivio comprende il Titolario di classificazione, ed il Regolamento per la selezione dei documenti ai fini della conservazione o dello scarto, entrambi allegati al presente manuale quale parte integrante e sostanziale; 2) L aggiornamento del piano di classificazione compete esclusivamente al Responsabile del Servizio Protocollo, Flussi documentali ed Archivi ed è assicurato quanto se ne presenta la necessità, osservando quanto disposto dalla normativa vigente in materia di formazione e conservazione degli archivi degli Enti Pubblici, ai sensi della normativa vigente e dalle esigenze manifestate dalle diverse Strutture/Uffici; 3) Dopo ogni modifica del Titolario di classificazione, Il Responsabile del Servizio provvede ad informare, tutti i soggetti abilitati all operazione di classificazione dei documenti e a dare loro le istruzioni per il corretto utilizzo delle nuove classifiche. 4) Il piano di conservazione dell archivio dell A.S.L. 2 Savonese è riportato nella parte seconda del presente manuale a partire da pag Classificazione dei documenti 1) Tutti i documenti registrati nel sistema di protocollo informatico, indipendentemente dal supporto sul quale vengono formati, devono essere classificati in base al titolario sopracitato. 2) Tutti gli operatori abilitati alla registrazione di protocollo sono abilitati alla classificazione dei documenti. SEZIONE VII ASSEGNAZIONE, PRESA IN CARICO E RECAPITO 31. Processo di assegnazione e presa in carico dei documenti 1) Per assegnazione di un documento si intende l operazione di individuazione della Struttura/Ufficio utente cui compete la trattazione del relativo affare o procedimento amministrativo. 2) L assegnazione alle Strutture/Uffici utenti di competenza dei documenti ricevuti dalla Azienda è effettuata direttamente dagli operatori abilitati alla registrazione di protocollo. 3) Il processo di assegnazione dei documenti può coinvolgere più unità di smistamento, una di seguito all altra, fino ad arrivare all ufficio utente di competenza.

21 MAGD Rev. 1 del Pagina 21 di 72 4) La struttura utente di competenza prende in carico i documenti assegnati tramite una apposita funzione del sistema. E possibile altresì, da parte del Responsabile della Struttura assegnataria o di un suo delegato, tramite una apposita funzione del sistema, assegnare ciascun documento nominativamente al Responsabile del procedimento. 5) Il trasferimento di più documenti e/o di un intero fascicolo/pratica deve avvenire tramite il Servizio Protocollo/Archivio, o, per le sedi decentrate, tramite l ufficio abilitato alla protocollazione il quale provvede all attribuzione dei documenti al nuovo Ufficio utente di competenza. 6) Il sistema di gestione informatica dei documenti tiene traccia di questi passaggi, memorizzando per ciascuno di essi l identificativo dell operatore che effettua la modifica con la data e l ora di esecuzione. 32. Recapito dei documenti ricevuti su supporto cartaceo 1) I documenti ricevuti dalla Azienda su supporto cartaceo, anche quando saranno acquisiti in formato immagine con l ausilio di scanner, al termine delle operazioni di registrazione, segnatura di protocollo ed assegnazione, sono fatti pervenire alla Struttura competente. 2) Lo smistamento della posta ricevuta su supporto cartaceo presso gli uffici abilitati alla registrazione di protocollo è a carico dell ufficio stesso, tramite l utilizzo di personale apposito, tutti i giorni lavorativi, secondo l orario stabilito. SEZIONE VIII SCANSIONE RICEVUTI/PRODOTTI SU SUPPORTO CARTACEO 33. Documenti soggetti a scansione ed uffici abilitati 1) Non appena il servizio sarà dotato della necessaria attrezzatura i documenti ricevuti su supporto cartaceo, di formato inferiore od uguale all A3, dopo le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo, saranno acquisiti in formato immagine con l ausilio di scanner. 2) I documenti di formato superiore all A3 saranno acquisiti in formato immagine solo se esplicitamente richiesto dalle Strutture di competenza, avvalendosi eventualmente dei servizi di una società esterna specializzata. 3) Il Responsabile del Servizio Protocollo/Archivio individua preventivamente, con i Responsabili dei procedimenti, i criteri relativi ai documenti da sottrarre eventualmente al processo di scansione che nel ciclo di lavorazione dei documenti ricevuti segue le operazioni di registrazione e segnatura di protocollo. 4) L ufficio abilitato alla scansione dei documenti è l Ufficio Archivio Protocollo.

22 MAGD Rev. 1 del Pagina 22 di 72 SEZIONE IX FASCICOLAZIONE 34. Identificazione dei fascicoli ed uffici abilitati alla loro formazione 1) Tutti i documenti registrati nel sistema informatico e classificati, indipendentemente dal supporto sul quale sono formati, devono essere riuniti in fascicoli. 2) I fascicoli, a seconda del supporto dei documenti in essi contenuti, possono essere cartacei, digitali, misti. 3) La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l operazione di apertura che consente di registrare nel sistema informatico le seguenti informazioni: indice di classificazione; numero di fascicolo; oggetto del fascicolo; data di apertura; dati identificativi del fascicolo e Ufficio utente di competenza. Tutti gli operatori abilitati alla registrazione di protocollo possono essere abilitati all operazione di fascicolazione dei documenti in rapporto alle diverse competenze. 35. Processo di formazione dei fascicoli 1) In presenza di un documento da inserire in un fascicolo/pratica, l ufficio abilitato all operazione di protocollazione: a) stabilisce, tramite le funzioni di ricerca del sistema di protocollo informatico, se esso si colloca nell ambito di un affare o procedimento in corso, oppure se dà avvio ad un fascicolo/pratica nuova; a.1 nel primo caso, e cioè se si colloca nell ambito di un affare o procedimento in corso: si seleziona il fascicolo/pratica e vi si inserisce il documento; si invia il documento all ufficio utente cui è assegnata la pratica il quale, se si tratta di un documento su supporto cartaceo, assicura l inserimento fisico dello stesso nel relativo carteggio; a.2 nel secondo caso, e cioè se dà avvio ad una nuova pratica: esegue l operazione di apertura del fascicolo/pratica; assegna il fascicolo/pratica all ufficio utente competente; invia il documento all ufficio utente cui è assegnato il fascicolo/pratica. SEZIONE X SPEDIZIONE 36. Spedizione dei documenti su supporto cartaceo per mezzo del servizio postale 1) I documenti da spedire su supporto cartaceo sono trasmessi o consegnati agli Uffici Archivio/Protocollo, direttamente dall ufficio utente di competenza;

23 MAGD Rev. 1 del Pagina 23 di 72 2) I documenti da spedire, dopo le operazioni di protocollo, devono pervenire agli Uffici Posta della A.S.L. 2 entro e non oltre le ore 11,00 di ogni giorno lavorativo. Eventuali situazioni di urgenza saranno valutate dal Responsabile del Servizio protocollo che potrà autorizzare, in via eccezionale, procedure diverse da quella standard descritta. In ogni caso l Ufficio darà precedenza alla posta da inviare a mezzo raccomandata, assicurata o notifica. 3) I documenti devono essere trasmessi corredati da busta, già intestata dagli uffici utente. 4) Nel caso di spedizioni per raccomandata, posta celere, corriere, pacco, notifica, o altro mezzo che richiede una qualche documentazione da allegare alla busta, questa modulistica viene fornita dagli Uffici Posta dell azienda ma compilata a cura dell ufficio utente. Agli Uffici Posta aziendale competono le seguenti operazioni: imbustamento; pesatura, calcolo delle spese postali e tenuta della relativa contabilità; registrazione sul sistema informatico della data e del tipo di spedizione. SEZIONE XI FLUSSO DI LAVORAZIONE DEI DOCUMENTI 37. Flusso di lavorazione dei documenti ricevuti 1) Le fasi della gestione dei documenti ricevuti, esattamente nell ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti: a) ricezione; b) classificazione; c) fascicolazione; d) assegnazione; e) registrazione e segnatura di protocollo. 38. Flusso di lavorazione dei documenti spediti 1) Le fasi della gestione dei documenti spediti, esattamente nell ordine in cui devono essere eseguite, sono elencate nei seguenti punti: a) produzione; b) classificazione; c) fascicolazione d) registrazione e segnatura di protocollo; e) invio.

24 MAGD Rev. 1 del Pagina 24 di 72 SEZIONE XII TENUTA E CONSERVAZIONE DEI FASCICOLI CARTACEI 39. Tenuta e conservazione dei fascicoli cartacei dell archivio corrente 1) I fascicoli cartacei dell archivio corrente sono conservati nelle Strutture/Uffici di competenza. 40. Versamento dei fascicoli cartacei nell archivio di deposito 1) Per una razionale gestione dei documenti è necessario che ogni Struttura/Ufficio utente, al termine dell anno solare, verifichi quali fascicoli/pratiche possono essere chiusi o archiviati. 2) In generale, comunque, appena le Strutture di competenza individuano i fascicoli cartacei relativi ad affari o procedimenti conclusi, possono trasferirli al Servizio Protocollo/Archivio per la loro chiusura ed il conseguente trasferimento all Archivio Deposito. 3) All inizio del nuovo anno solare il Servizio Protocollo/Archivio, in collaborazione con le diverse Strutture provvederà ad aprire nuovi fascicoli/pratiche. SEZIONE XIII ACCESSO AL SISTEMA AZIENDALE DI GESTIONE DEL PROTOCOLLO, DEI FLUSSI DOCUMENTALI E DEGLI ARCHIVI DA PARTE DEGLI UTENTI APPARTENENTI ALLA A.S.L Accesso al sistema aziendale di gestione del protocollo, dei flussi documentali e degli archivi da parte degli utenti appartenenti alla A.S.L. 2 e gestione della privacy 1) La riservatezza delle registrazioni di protocollo e dei documenti informatici è garantita dal sistema attraverso l uso di profili utente e password. 2) E compito della Struttura di competenza secretare le informazioni, registrate sul sistema, relative ai documenti ricevuti intervenendo opportunamente sull apposita funzione della procedura informatizzata in relazione alle norme di cui al D.L.vo 196/2003 ed alle regole previste dal documento programmatico sulla sicurezza. 3) La funzione di secretazione di cui al punto precedente può essere attivata in automatico, da parte del Servizio Protocollo, per tutte le Strutture che ne facciano

25 MAGD Rev. 1 del Pagina 25 di 72 richiesta. In tal caso tutti i documenti registrati da parte o per tali Strutture sono secretati automaticamente dal sistema. 4) L accesso ai documenti secretati è piramidale a seconda delle tipologie di autorizzazione dei singoli operatori delle diverse Strutture. Gli operatori con autorizzazioni dipartimentali accedono alle informazioni relative al proprio Dipartimento e quelle delle Strutture afferenti il Dipartimento stesso. Gli operatori con autorizzazioni di Struttura Complessa accedono alle informazioni della Struttura Complessa e delle relative Strutture di Ambito. Gli operatori con autorizzazioni di Ambito accedono esclusivamente alle informazioni del proprio Ambito. 5) Sono da considerarsi, in ogni caso documenti riservati: a) vicende relative al personale in servizio presso l Azienda; b) ricorsi e/o atti giudiziari; c) documenti contenenti dati sensibili ai sensi del D.L.vo 196/2003. PARTE SECONDA PIANO DI CONSERVAZIONE DEGLI ARCHIVI SEZIONE XIV ARCHIVIO, VALENZA E TIPOLOGIA DEI DOCUMENTI, UNITA E SERIE ARCHIVISTICHE, OBBLIGHI DI CONSERVAZIONE 42. Archivio 1) L archivio è il complesso dei documenti prodotti o acquisiti dall Azienda nell esercizio delle sue funzioni. 2) In relazione alle diverse fasi di organizzazione si distingue in: archivio corrente: insieme organico di documenti prodotti o acquisiti dall Azienda nell esercizio delle sue funzioni e necessari allo svolgimento dell attività corrente; archivio di deposito: complesso dei documenti prodotti o acquisiti dall Azienda ancora utili per finalità sanitarie, amministrative, giuridiche o contabili, ma non più necessari allo svolgimento delle attività correnti; archivio storico: insieme dei documenti prodotti o acquisiti dall Azienda, conservati, previa selezione, per essere testimonianza e memoria dell attività dell Azienda. 3) L archivio rappresenta pertanto lo strumento conoscitivo e probatorio dell attività in corso di svolgimento (archivio corrente) o svolta (archivio di deposito e storico) dall Azienda in funzione dell esercizio delle proprie competente.

26 MAGD Rev. 1 del Pagina 26 di Valenza dei documenti 1) In relazione al loro valore i documenti dell Azienda possono avere: valore sanitario: consiste nella capacità di attestare l attività svolta dall Azienda nel campo della prevenzione, della diagnosi e della cura; valore amministrativo: consiste nella capacità di attestare l attività svolta dall Azienda nel campo dell attività amministrativa connessa alla sua missione istituzionale, di costituire altresì precedente nell azione amministrativa e testimonianza della stessa; valore giuridico: inteso come la capacità di costituire prova di fatti, di documentare interessi, diritti, doveri; valore contabile: inteso come capacità di attestare le modalità di utilizzo delle risorse finanziarie dell Azienda; valore storico: si riferisce alla capacità di essere testimonianza e memoria dell attività dell Azienda. 2) Di norma i documenti di una azienda sanitaria non sono riconducibili ad un unico valore ma, a seconda delle loro tipologie e delle loro caratteristiche hanno insiti più valori contemporaneamente. 44. Tipologie dei documenti in relazione al loro supporto 1) In relazione al loro supporto i documenti possono essere: cartacei: se prodotti su supporto cartaceo; informatici/digitali: se prodotti su supporto informatico/digitale; documenti su altri supporti: se prodotti su supporti diversi dai precedenti, purché i supporti stessi abbiano valore legale. 2) I documenti su supporti diversi, così indicati al punto precedente, possono essere fotografici, cinematografici, riprese televisive, registrazioni magnetiche, documenti iconografici di qualsivoglia natura ecc. 45. Unità archivistiche 1) Gli insiemi di documenti risultato di attività o processi amministrativi e sanitari ecc. definiti o più genericamente costituiti dall accumulazione di materiale documentario relativo ad un determinato oggetto di indagine costituiscono le unità archivistiche. 2) Unità archivistiche sono pertanto: il fascicolo: quale insieme ordinato di documenti, riferiti in modo stabile ad uno stesso affare/procedimento/processo, a una stessa materia, ad una stessa tipologia che si forma allo scopo di riunire tutti i documenti utili allo svolgimento di tali attività (esempi: fascicoli di concorsi, cartelle cliniche ecc.); il registro: documento costituito dalla registrazione in sequenza, secondo criteri predefiniti (tendenzialmente cronologici) di un unica entità documentaria di una pluralità di atti giuridici (esempi: registri operatori, protocolli della corrispondenza, repertori dei contratti ecc.); database: sono a tutti gli effetti dei registri in formato informatico (esempi: database delle presenze, database degli stipendi ecc.).

27 MAGD Rev. 1 del Pagina 27 di Serie archivistiche 1) Le serie archivistiche sono costituite da insiemi di unità archivistiche di un determinato periodo, di una determinata natura, di una determinata attività. 2) Costituiscono serie archivistiche ad esempio le delibere del legale rappresentante, le determine dirigenziali, le cartelle cliniche, i repertori dei contratti, i registri operatori ecc. 47. Obblighi di conservazione 1) i documenti dell Azienda, a prescindere dal loro supporto e dal loro formato, debbono essere conservati per il tempo necessario allo svolgimento delle attività sanitarie, amministrative e istituzionali in rapporto a prescrizioni sanitarie e giuridiche, a esigenze operative e funzionali, alla capacità di certificazione e di prova di diritti e di interessi. 2) I documenti informatici/digitali debbono essere conservati su supporti non riscrivibili e/o modificabili e debbono conservare caratteristiche di leggibilità nel tempo ai sensi della normativa vigente (in oggi D.L.Gs 82 del e s.m. ed i.). 3) I documenti e gli archivi della A.S.L. 2 Savonese, al pari dei documenti di tutti gli enti pubblici, sono considerati beni culturali e pertanto debbono essere conservati ai sensi della normativa vigente (in oggi D.L.Gs. 42 del e s.m. ed i.) 4) Per obblighi di conservazione si intende altresì il preservare la documentazione da, deterioramento, asportazione, manomissione, falsificazione. 5) La conservazione dei documenti deve essere effettuata in modo che gli stessi possano essere reperiti ed esibiti con estrema facilità e tempestività. 6) La mancata conservazione o il non reperimento di documenti imputabile a non corretta ed ordinata conservazione può rappresentare una fattispecie penalmente rilevante, perseguibile anche ai sensi dell art. 490 del Codice Penale. SEZIONE XV ARCHIVI DELL AZIENDA: TIPOLOGIE, RESPONSABILITA 48. Gli archivi dell Azienda 1) I documenti, i fascicoli, i registri delle attività correnti (archivio corrente) sono conservati presso le Strutture di competenza per il periodo necessario allo svolgimento dell attività cui gli stessi si riferiscono. 2) I documenti, i fascicoli, i registri delle attività concluse sono conservati presso: a) l archivio di deposito gestito esclusivamente, a seguito della relativa consegna da parte delle Strutture produttrici, dagli Uffici Protocollo/Archivio (fascicoli e registri relativi ad attività prevalentemente amministrative, giuridiche e contabili); b) gli archivi dei presidi ospedalieri e degli altri presidi di ricovero e cura (cartelle cliniche, registri operatori, prestazioni di pronto soccorso);

28 MAGD Rev. 1 del Pagina 28 di 72 c) l archivio generale di deposito dei documenti (capannoni) in cui vengono conservate da parte del Servizio Protocollo unità e serie archivistiche originariamente conservate nell archivio di deposito, unità e serie archivistiche originariamente conservate negli archivi dei presidi ospedalieri e degli altri presidi di ricovero e cura, unità e serie non riconducibili a quelle menzionate in precedenza anche se a conservazione temporanea. 3) Gli archivi di cui ai precedenti punti 1), 2)a e 2)b ai fini del presente manuale sono denominati archivi gestionali. 4) I documenti selezionati per costituire testimonianza e memoria dell attività dell Azienda sono conservati nell archivio storico. 5) Le modalità di versamento/consegna all archivio di deposito e/o all archivio generale di deposito (capannoni) sono indicate alla Sezione XVIII del presente manuale. 49. Responsabilità della custodia e della conservazione 1) I Direttori/Dirigenti Responsabili delle Strutture sono direttamente responsabili della custodia e della conservazione dei documenti, dei fascicoli, dei registri conservati presso le Strutture medesime, anche in relazione al reperimento degli stessi ai fini di esibizione. 2) I Direttori Medici dei Presidi Ospedalieri e degli altri Presidi di Ricovero e Cura sono direttamente responsabili della custodia e della conservazione dei documenti, dei fascicoli, dei registri conservati negli archivi dei rispettivi presidi anche in relazione al reperimento degli stessi ai fini di esibizione. 3) Il Responsabile del Servizio Protocollo, Flussi Documentali ed Archivi è direttamente responsabile della custodia e della conservazione dei documenti conservati presso l archivio di deposito o presso l archivio generale di deposito di documenti (capannoni). Tale responsabilità viene esercitata tramite gli Uffici Archivio/Protocollo e l Ufficio Conservazione e Sicurezza dei documenti. SEZIONE XVI QUADRO COMPLETO DI CLASSIFICAZIONE DELL ARCHIVIO GENERALE (Titolario) 50. La classificazione 1) La classificazione è uno schema generale di voci logiche, articolate in modo tendenzialmente gerarchico e stabilite in modo uniforme, che identificano le funzioni e le attività di ciascuna amministrazione. Tali voci non dovrebbero identificarsi con la struttura organizzativa in quando quest ultima può essere soggetta a trasformazioni. 2) Classificare significa suddividere, in modo gerarchico, un insieme di oggetti (in questo caso le molteplici funzioni di un soggetto istituzionale) in un certo numero di

29 MAGD Rev. 1 del Pagina 29 di 72 classi (titoli o classi iniziali), dal contenuto sempre più limitato e specifico. Dalle classi estreme, non suscettibili di ulteriori suddivisioni, si sviluppano i fascicoli i quali saranno caratterizzati, nell ambito della classificazione di pertinenza, dall indice numerico che ne identifica l oggetto. 3) Ogni singolo fascicolo, classificato secondo lo schema divisionale adottato, verrà così ad occupare una posizione precisa all interno dell archivio, sia cartaceo che informatico. 4) Un indice di classificazione sistematica di competenza può essere rappresentato come segue: ESEMPIO: 1 Competenze primarie (vedi art. 52.1) Competenze secondarie (vedi art. 52.2) Ulteriori competenze (vedi art. 52.3) n Fascicoli (per ciascuna delle ulteriori competenze) ESEMPIO: 2 Competenze Competenze Ulteriori Competenze primarie secondarie (art. 52.3) (art. 52.1) (art. 52.2) Pratiche generali Pratiche (art. 52.3/4.1.A) Generali Tempo pieno Personale (art. 52.2/4.1) (art. 52.3/4.1.B) (art ) Permessi studio Concorsi (art. 52.3/4.1.D) Incarichi Nomine Progressioni (art. 52.2/4.2) F1 F2 F3 F = fascicoli, nell esempio, nell ambito dell ulteriore competenza relativa ai permessi di studio.

30 MAGD Rev. 1 del Pagina 30 di Il Titolario 1) Il titolario è lo strumento che consente di classificare, in maniera logica, sistematica e coerente la documentazione archivistica che, in forma di carteggio o sotto altra forma o supporto, venga prodotta o comunque acquisita dall Azienda, durante lo svolgimento dell attività amministrativa. 2) L articolazione di un titolario aggiornato e ben strutturato rispecchia, in un quadro astratto ed uniforme, le funzioni e le attività che si svolgono quotidianamente nell ambito dell Azienda che lo ha prodotto. 3) Le funzioni pratiche di un titolario sono molteplici: da un lato esso consente di collegare tra loro i documenti attinenti ad un determinato affare di competenza dell azienda, aggregandoli materialmente (ed informaticamente) in un fascicolo (creazione dei fascicoli); dall altro, lo stesso mantiene il legame tra i fascicoli omogenei, all interno di ogni serie archivistica, e delle serie tra loro, essendo anch esse predefinite sulla base dell indice di classificazione (archiviazione dei fascicoli). 4) Attraverso le stesse voci del titolario, opportunamente integrate da altri mezzi di corredo archivistici (repertorio dei fascicoli, indici e rubriche varie), il reperimento dei precedenti e delle singole pratiche risulterà agevolato. Con l utilizzo delle tecnologie informatiche le potenzialità del titolario quale strumento d ricerca si manifestano nel modo più completo ed efficace. 52. Quadro di classificazione dell A.S.L. 2 Savonese 1 ) CATEGORIE ovvero TITOLI ovvero CLASSI INIZIALI 1 - Organizzazione generale Organi gestionali. 2 - Organizzazione uffici Statistica Liquidazioni. 3 - Sanità. 4 - Personale. 5 - Patrimonio. 6 - Contratti Lavori Acquisti. 7 - Funzioni economali. 8 - Spedalità. 9 - Contabilità. 2) CLASSI ovvero SOTTOTITOLI ovvero CLASSI MODALI Organi gestionali Commissioni Rappresentanze.

31 MAGD Rev. 1 del Pagina 31 di Riunioni Regolamenti Disposizioni Contenzioso Liti Vertenze Archivio Regione Enti vari Corrispondenza varia Servizio elettorale Organizzazioni sindacali Scioperi Iniziative di solidarietà Controllo direzionale Organizzazione Liquidazioni Elaborazione dati Oblazioni Articoli e comunicati stampa Richieste finanziamenti Servizio religioso Assicurazioni varie Varie sanità Divisioni Servizi Presidi Convenzioni Consulenze Scuola infermieri Associazioni di volontariato Farmacia interna Congressi Manifestazioni sanitarie Biblioteca Accreditamento Qualità Pratiche generali del personale Concorsi Incarichi Nomine Progressioni Richieste del personale Casse previdenza Denunce redditi - Trattenute Assistenza I.N.A.I.L Orfani di Perugia (ONAOSI) Acquisti Vendite Permute Beni Costruzioni e manutenzioni licenze Affitti Fondi rustici Operazioni finanziarie Imposte e tasse IVA Appalti - Licitazioni Acquisti CRAL - Cooperativa dipendenti.

32 MAGD Rev. 1 del Pagina 32 di Inventario Varie servizi Fuori uso - Furti - Telefoni Stampati Libri e riviste Ricoveri Pagamento spedalità Corrispondenza vara Ingiunzioni Ricorsi Anticipazioni Recuperi Crediti spedalità inesigibili Procedura per fruire di assistenza ospedaliera Corrispondenza varia ragioneria Mandati Bilanci Conti consuntivi - Rendiconti 3) SOTTOCLASSI ovvero CLASSI FINALI ovvero CLASSI ESTREME Fascicolo calderone (corrispondenza non classificata 1.1.A - Assemblea 1.1.B - Organi gestionali Collegio dei Revisori/Sindaci 1.1.C - Coordinatori/Direttori amministrativo e sanitario Responsabili dei Servizi e delle UU.OO. 1.1.D - Commissari 1.1.E - Ispezioni 1.1.F - Commissioni Rappresentanze 1.1.G - Protocolli intesa Collaborazioni 1.2.A - Convocazioni organi gestionali Verbali 1.2.B - Riunioni varie 1.3.A - Regolamento organico Tabella organica 1.3.B - Altri regolamenti Pubblicità 1.3.C - Ordini di servizio Avvisi Disposizioni Contenzioso Liti Vertenze 1.5.A - Patrimonio storico ed artistico 1.5.B - Archivio 1.6.A - A.N.C.I. Altre associazioni sanitarie 1.6.B - Regione 1.6.C - Enti vari 1.6.D - Elenco autorità 1.7.A - Corrispondenza tra USL 1.7.B - Corrispondenza con case di cura e ospedali 1.7.C - Corrispondenza varia Servizio elettorale 1.9.A - Organizzazioni sindacali Ordini professionali 1.9.B - Consiglio dei delegati Esecutivo RSU 1.9.C - Verbali riunioni con i sindacati 1.9.D - Scioperi

33 MAGD Rev. 1 del Pagina 33 di E - Permessi sindacali Assemblee sindacali Iniziative di solidarietà 1.10.A - Calamità naturali 1.11.A - Controllo direzionale 1.11.B - Mobilità sanitaria DRG SDO 1.11.C - Controllo gestione e costi 1.11.D - Procedure di contabilità e bilancio 1.11.E - Personale CCD 1.11.F - Corrispondenza varia CCD 2.1.A - Statistica 2.1.B - Organizzazione uffici 2.1.C - Corrispondenza Strutture P.T.A. Pietra Ligure 2.1.D - Corrispondenza Strutture Sanitarie Pietra Ligure 2.2.A - Rilevazione dati Informatizzazione 2.2.B - Liquidazioni Oblazioni Articoli e comunicati stampa Finanziamenti 2.6.A - Servizio religioso 2.7.A - Assicurazioni 2.7.B - Affari generali 3.1.A - Varie direzione sanitaria Ex casse mutue 3.1.B - Autopsie salme Prelievi e trapianti di organi 3.1.C - Stato civile 3.1.D - Tirocinio pratico 3.1.E - Frequenza laureati e laureandi 3.1.F - Guardia medica Pronta disponibilità 3.2.A - Divisioni e servizi ospedalieri Presidi 3.2.B - Centri malattie sociali 3.2.C - Ambulatori S.A.B. 3.2.D - Croce Rossa Pubbliche assistenze 3.2.E - Esami clinici e di diagnostica strumentale 3.2.F - Corsi 3.2.G - Igiene pubblica e degli alimenti 3.2.H - Salute mentale Tossicodipendenti 3.2.I - Sanità animale Igiene degli alimenti di origine animale 3.2.L - Materno infantile - Medicina scolastica 3.2.M - Assistenza anziani e disabili 3.2.N - Medicina di base, specialistica, farmaceutica - Distretti 3.2.O - Elenchi medici generici, specialisti, pediatri 3.2.P - Consultori 3.2.Q - ENPI, INAIL, ANCC, PROVINCIA, Ispettorato del lavoro 3.2.R - Attività sanitarie socio assistenziali 3.2.S - Servizi e dipartimenti di emergenza 3.2.T - Prevenzione e sicurezza ambienti di lavoro Medicina del lavoro Convenzioni Consulenze 3.4.A - Scuola infermieri

34 MAGD Rev. 1 del Pagina 34 di B - Scuola di ostetricia 3.4.C - Donatori di sangue AVIS Centro plasma 3.4.D - A.I.D.O. Donatori di organi e tessuti 3.4.E - A.V.O. Tutela diritti del malato Farmacia Ospedale San Paolo Congressi Manifestazioni sanitarie Biblioteca 3.8.A - Accreditamento A.S.L. 2 Savonese 3.8.B - Accreditamento U.O. Sanitarie Territoriali A.S.L. 2 Savonese 3.8.C - Accreditamento U.O. Sanitarie Ospedaliere A.S.L. 2 Savonese 3.8.D - Accreditamento altre U.O. A.S.L. 2 Savonese 3.9.A - Gestione Qualità A.S.L. 2 Savonese 3.9.B - Gestione Qualità Presidio Ospedaliero Levante 3.9.C - Gestione Qualità Presidio Ospedaliero Ponente 4.1.A - Pratiche generali del personale 4.1.B - Tempo pieno, definito Attività libero professionale 4.1.C - Fascicoli del personale 4.1.D - Permessi di studio, corsi di perfezionamento 4.1.E - Plus orario 4.1.F - Accordi 4.1.G - Distacco sindacale 4.2.A - Richieste assunzione 4.2.B - Concorsi Nomine Riammissione in servizio 4.2.C - Incarichi Supplenze 4.2.D - Contratti quinquennali a dirigenti 4.2.E - Progressione orizzontale 4.3.A - Aspettativa 4.3.B - Collocamento a riposo Dimissioni Dispense dal servizio 4.3.C - Comandi 4.3.D - Contestazioni Procedimenti disciplinari 4.3.E - Causa servizio Equo indennizzo 4.3.F - Varie personale cessato 4.3.G - Trasferimenti 4.3.H - Funzioni superiori 4.3.I - Congedo straordinario 4.3.L - Riconoscimento servizi precedenti 4.3.M - Varie 4.3.N - Missioni 4.4.A - Casse di previdenza Previdenza sociale 4.4.B - Trattenute/competenze stipendiali 4.4.C - Denunce redditi 4.4.D - Corrispondenza varia 4.5.A - I.N.A.D.E.L. I.N.P.D.A.P. 4.5.B - Sanitari 4.5.C - Impiegati 4.5.D - Altro personale I.N.A.I.L Orfani d Perugia

35 MAGD Rev. 1 del Pagina 35 di A - Acquisti - Vendite - Permute 5.2.A - Eredità Donazioni Legati 5.2.B - Trasferimento beni 5.3.A - Costruzione nuovo ospedale Bar 5.3.B - Manutenzione fabbricati e strade 5.3.C - Manutenzione servizi 5.3.D - Varie ufficio tecnico 5.3.E - Prevenzione incendi 5.4.A - Varie affitti Spese condominiali 5.4.B - Licenze demaniali 5.5.A - Varie affitti per fondi rustici 5.6.A - Acquisti/alienazioni titoli/azioni 5.6.B - Mutui Contributi 5.6.C - Conti correnti 5.6.D - Tesoreria 5.6.E - Anticipazioni Imposte e tasse IVA 6.1.A - Capitolati Appalti Affidamento lavori 6.1.B - Contratti Noleggi Comodati Acquisti 6.2.A - Attrezzature Apparecchiature 6.2.B - Strumenti e presidi chirurgici 6.2.C - Medicinali Disinfettanti Materiale di medicazione 6.2.D - Telerie Coperte Materassi 6.2.E - Vestiario Calzature 6.2.F - Combustibili - Carburanti 6.2.G - Detersivi 6.2.H - Mobili Arredi 6.2.I - Stoviglie 6.2.L - Macchine per scrivere Fotocopiatrici Elaboratori 6.2.M - Viveri 6.2.N - Materiale vario 6.3.A - Cooperativa dipendenti CRAL 6.3.B - Varie provveditorato Inventario 7.2.A - Mensa 7.2.B - Varie servizi 7.2.C - Raccolta, smaltimento rifiuti 7.2.D - Parcheggi 7.2.E - Varie economato 7.3.A - Telefoni 7.3.B - Fuori uso Furti Oggetti rinvenuti 7.3.C - Onoranze funebri Stampati Libri e riviste

36 MAGD Rev. 1 del Pagina 36 di A - Ricoveri 8.1.B - Pagamento spedalità 8.1.C - Corrispondenza varia spedalità Ingiunzioni Ricorsi Anticipazioni Recuperi Crediti spedalità inesigibili Procedura per fruire di assistenza ospedaliera Corrispondenza varia ragioneria 9.2.A - Mandati 9.2.B - Bollettari di quietanza 9.3.A - Bilanci preventivi 9.3.B - Tariffe 9.4.A - Conti consuntivi, patrimoniali Verbali di chiusura 9.4.B - Rendiconti - Verifiche di cassa 9.4.C - Centri di costo SEZIONE XVII SELEZIONE AI FINI DELLA CONSERVAZIONE E DELLO SCARTO 53. La selezione dei documenti 1) Il processo di selezione dei documenti ai fini della conservazione e dello scarto rappresenta un momento di organizzazione finalizzato alla costituzione della memoria dell Azienda. 2) La selezione costituisce un momento importante, delicato ed altamente qualificante nella gestione della documentazione, le operazioni di selezione sono infatti volte ad individuare quali documenti conservare illimitatamente e quali eliminare definitivamente dopo un periodo di conservazione definito. 3) Sono oggetto di selezione tutti i documenti a prescindere dal supporto su cui si trovino (cartaceo, informatico/digitale, altro supporto). 4) Al processo di selezione dei documenti partecipano, per quanto di rispettiva competenza, sia i soggetti aziendali produttori della documentazione sia gli Uffici Archivio/Protocollo e l Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti. 5) Il Responsabile del Servizio Protocollo sovrintende alle operazioni di selezione dei documenti, assumendo la responsabilità della selezione stessa da effettuarsi in modo pertinente e conforme alle norme in materia.

37 MAGD Rev. 1 del Pagina 37 di Modalità per la selezione dei documenti 1) Non è soggetto a selezione il materiale non propriamente archivistico su qualunque supposto si trovi (libri, riviste varie, periodici, gazzette ufficiali e bollettini ufficiali, prontuari farmaceutici, listini prezzi, modulistica non più in uso e non compilata ecc.). 2) Non sono soggette a selezione le fotocopie di documenti né le copie di file/documenti su supporto informatico/digitale normalmente detenute dalle U.O./Strutture per uso proprio e/o per comodità di consultazione. 3) Quanto descritto ai precedenti punti 1) e 2) dovrà essere distrutto di volta in volta direttamente dalle UU.OO./Strutture che detengono il materiale menzionato, con le dovute cautele nel caso che in tale materiale siano contenuti dati sanitari e/o sensibili. 4) La selezione dei documenti, qualunque sia il loro supporto, dovrà essere effettuata tenendo conto dei tempi di conservazione previsti dal massimario di scarto riportato alla sezione XX del presente manuale. 5) La selezione di cui al precedente punto, effettuata per tipologia di documenti, è soggetta a valutazione critica da parte del Responsabile del Servizio Protocollo con le modalità di cui al precedente art. 53 punto 5. 6) La selezione di cui al precedente punto sarà effettuata: a) dal personale degli archivi gestionali, individuati all art. 48 c. 3 del presente manuale, sotto responsabilità dei Direttori/Dirigenti Responsabili delle rispettive Strutture per i documenti conservati in tali archivi; b) dal personale dall archivio generale di deposito dei documenti (capannoni), sotto responsabilità del Responsabile del Servizio Protocollo. 55. Scarto dei documenti selezionati 1) Le Strutture di cui al punto 6) del precedente art. 54 indicheranno i documenti, qualunque sia il loro supporto, da avviare alla procedura di scarto compilando, con modalità informatiche in tutte le parti di loro spettanza, l apposito modulo MOD. 140, riportato nella parte terza del presente manuale, indicando altresì il relativo supporto per i documenti che non siano su supporto cartaceo. 2) Le medesime Strutture provvederanno ad inserire in apposite scatole i documenti cartacei selezionati per lo scarto, possibilmente per tipologie omogenee e periodi non superiori all anno solare. Le scatole dovranno essere opportunamente sigillate, a tutela dei dati personali, sanitari, sensibili in esse contenuti ed essere corredate dal previsto modulo MOD. 137 riportato nella parte terza del presente manuale, compilato in ogni sua parte preferibilmente con modalità informatiche. 3) Il modulo MOD. 140 di cui al precedente punto 1) dovrà essere inviato in modalità cartacea e con firma autografa del Responsabile della richiesta al Servizio Protocollo. 4) Il Responsabile del Servizio Protocollo valuterà la rispondenza dei documenti indicati sui moduli MOD. 140 di richiesta di scarto con quanto previsto dal massimario di scarto e potrà valutare se la documentazione indicata debba essere fatta oggetto di ulteriore valutazione critica. 5) Lo scarto di atti d archivio sarà di volta in volta approvato con determina dirigenziale cui saranno allegati i moduli MOD. 140 di cui al precedente punto 1), le

38 MAGD Rev. 1 del Pagina 38 di 72 determine di scarto e i rispettivi allegati saranno inviate alla Soprintendenza Archivistica per la Liguria per la prescritta autorizzazione. 6) L autorizzazione da parte della Soprintendenza Archivistica alla distruzione dei documenti sarà comunicata alle Strutture interessate e all Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti a mezzo di posta elettronica ordinaria o altri mezzi ritenuti idonei. 7) Le Strutture interessate provvederanno alla distruzione dei documenti informatici/digitali e su altro supporto (comunque non cartaceo vedi art. 44 c. 1 del presente manuale), autorizzati per lo scarto, con le cautele opportune per la tutela dei dati personali, sanitari, sensibili e ne verbalizzeranno l avvenuta distruzione. Il verbale di distruzione dovrà essere inviato al Servizio Protocollo. 8) L Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti provvederà alla distruzione dei documenti cartacei autorizzati per lo scarto, con le cautele opportune per la tutela dei dati personali, sanitari, sensibili e con le modalità indicate dalla Soprintendenza stessa. La distruzione dei documenti cartacei sarà verbalizzata da parte del medesimo Ufficio. 9) A completamento del procedimento di scarto il Servizio Protocollo trasmetterà i verbali di distruzione di cui ai precedenti punti 7) e 8) alla Soprintendenza Archivistica per la Liguria. SEZIONE XVIII MODALITA DI VERSAMENTO DI DOCUMENTI, FASCICOLI, SERIE ALL ARCHIVIO GENERALE DI DEPOSITO (Capannoni) 56. Gestione dell Archivio Generale di Deposito dei Documenti 1) L archivio di deposito costituisce una fase estremamente complessa dell attività di tenuta degli archivi. E il luogo deputato alla conservazione dei documenti in cui deve essere garantita la corretta conservazione del materiale, mantenuto il controllo conoscitivo, oltre che fisico, sulla documentazione e garantita la conservazione dell autenticità e dell accessibilità dei documenti nel tempo. 2) Gli obiettivi dell organizzazione dei documenti nell archivio generale di deposito riguardano l accesso rapido alla documentazione conservata, la conservazione del materiale secondo l ordine originario (art. 67 D.P.R. 445/2000 e s.m. ed i.), la definizione certa della durata dei documenti definiti nel piano di conservazione e la facile identificazione dei materiali destinati allo scarto.

39 MAGD Rev. 1 del Pagina 39 di Requisiti di versamento: preparazione di documenti, di fascicoli, delle serie e modalità operative 1) A seconda della tipologia di documenti da versare nell archivio generale di deposito i soggetti produttori, indicati ai commi 1) e 2) lett. b) dell art. 48 (archivi gestionali), utilizzeranno a) raccoglitori, b) faldoni, c) scatole di misura standard (cm. 31 x 47 h. 21). I contenitori di che trattasi dovranno pervenire perfettamente integri, le scatole dovranno essere sigillate. Contenitori deteriorati o rotti dovranno essere sostituiti prima del versamento. 2) Ai fini del trasporto i raccoglitori (a) ed i faldoni (b) di cui al punto precedente saranno collocati in scatole idonee di misura standard (cm. 31 x 47 h 42). Le scatole stesse dovranno essere contrassegnate con lettere dalla A alla Z, contrassegni ripetibili per ogni invio. Sulle medesime dovrà essere visibile una sommaria descrizione del contenuto. 3) Ai fini della conservazione i fascicoli saranno inseriti in faldoni o in raccoglitori. Buste, cartelline e ogni altra tipologia di documenti saranno inseriti nelle scatole. 4) Ai fini della conservazione, sia a carattere temporaneo che illimitato, i faldoni, i raccoglitori e le scatole dovranno contenere documentazione omogenea sia per tipologia sia per estremi cronologici e dovranno essere numerati da parte di tutti i soggetti che procedono al versamento. 5) La numerazione è progressiva a partire dal 1 per ciascuno dei soggetti produttori, per ciascuna delle tipologie di contenitori indicate al precedente punto 1), e per i successivi invii prosegue senza soluzione di continuità. 6) La numerazione progressiva per numero e tipologia sarà pertanto la seguente: da 1F per i faldoni, da 1R per i raccoglitori, da 1S per le scatole. 7) Sul frontespizio di ciascuna scatola utilizzata come contenitore per la conservazione (lato corto) sarà collocata un etichetta, MOD. 137 riportata nella parte terza del presente manuale, che dovrà essere compilata in ogni sua parte. Allo stesso modo si procederà inserendo sul dorso dei faldoni e dei raccoglitori l etichetta, MOD. 136 anch essa riportata nella parte terza del presente manuale. 8) I soggetti produttori provvederanno alla redazione di un elenco esaustivo della documentazione contenuta in ciascuno dei contenitori indicati al precedente punto 4) (elenchi di versamento). Gli elenchi di versamento, MOD. 138 A e MOD. 138 B riportati nella parte terza del presente manuale, dovranno indicare le tipologie dei documenti, gli estremi cronologici del periodo cui si riferiscono, gli estremi di classificazione ove esistenti, il riferimento al massimario di scarto e l indicazione dell anno di distruzione oppure se siano da considerare a conservazione illimitata (sezione XX del presente manuale). 9) Nel caso la documentazione da versare sia già provvista di mezzi di corredo (strumenti che contengono la descrizione analitica o sommaria delle unità archivistiche (vedasi art. 45) o dei singoli documenti quali inventari, elenchi, elenchi di consistenza, indici, rubriche ecc.), gli stessi saranno versati insieme alla documentazione medesima. Se i dati contenuti negli strumenti citati fossero incompleti o mancanti, contestualmente al versamento dei documenti dovrà essere fornita una opportuna integrazione. 10) Per ogni versamento sarà compilata apposita richiesta di conservazione MOD. 138, anch essa riportata nella parte terza del presente manuale, che dovrà essere inviata a mezzo fax all Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti/Gestione

40 MAGD Rev. 1 del Pagina 40 di 72 Magazzini Archivi entro i primi dieci giorni di ciascun mese, unitamente agli elenchi di versamento. 11) L Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti/Gestione Magazzini Archivi disporrà, anche in relazione a tempi e modi, per il trasferimento del materiale all archivio generale di deposito. 12) L Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti, una volta collocata la documentazione nell archivio generale di deposito, comunicherà con posta elettronica ai soggetti versanti le coordinate dei documenti medesimi che dovranno essere riportate sui rispettivi elenchi di versamento. A tal fine è indispensabile indicare l indirizzo di posta elettronica sul modulo di richiesta conservazione. 13) I moduli dovranno essere compitali in ogni parte possibilmente con strumenti informatici e in ogni caso in modo che siano perfettamente leggibili. Non saranno accettati nell archivio generale di deposito documenti che non rispondano ai requisiti di versamento indicati nel presente articolo. SEZIONE XIX MODALITA DI ACCESSO A DOCUMENTI, FASCICOLI, SERIE CONSERVATI NELL ARCHIVIO GENERALE DI DEPOSITO (Capannoni) 58. Accesso all archivio generale di deposito 1) L accesso al deposito e agli scaffali è inderogabilmente vietato al personale non autorizzato. 2) Con il termine personale autorizzato si intende il Responsabile del Servizio Protocollo, il personale dell Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti, il personale del Servizio Protocollo incaricato della conservazione dei documenti. 3) Il restante personale dell Azienda non ha accesso diretto alla documentazione del deposito, salvo casi particolari (ricerche urgentissime, ricerche all interno di documentazione non riordinata ed altri casi analoghi) previa autorizzazione del Responsabile del Servizio Protocollo o del Responsabile dell Ufficio Conservazione e Sicurezza dei documenti/gestione Magazzini Archivi. 4) L accesso del personale di cui al punto precedente o quello di altro personale non appartenente all Azienda che debba attendere a particolari lavori nel deposito (trasporto di documenti, distruzione di documenti ecc.) potrà avvenire esclusivamente in presenza del personale individuato al precedente punto 2). 5) Il personale che accede al deposito per le ragioni e con le modalità di cui ai precedenti punti 3) e 4), per ogni accesso dovrà annotare su un apposito registro: la data dell accesso, il materiale consultato, l eventuale asporto di documentazione, nome e cognome (leggibili), firma. 6) La consultazione dei documenti potrà essere effettuata direttamente, presso l ufficio annesso all archivio generale di deposito, in alternativa tramite richiesta di invio di documentazione giacente nell archivio generale di deposito.

41 MAGD Rev. 1 del Pagina 41 di Richiesta di accesso ai documenti conservati nell archivio generale di deposito 1) Per accedere ai documenti conservati nell archivio generale di deposito è necessario inviare, a mezzo fax, la richiesta, MOD. 139 riportata nella parte terza del presente manuale, all Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti presso il Deposito/Archivio. 2) La richiesta dovrà contenere tutti i dati in essa previsti sia in relazione al motivo della richiesta, all indicazione della Struttura e delle generalità del richiedente, sia in relazione ai dati identificativi del documento richiesto e della posizione del documento all interno del deposito nonché le modalità di accesso alla documentazione. 3) Per dati identificativi del documento si intendono quelli ricavabili dagli elenchi di versamento, di cui ai punti 8) e 12) del precedente art. 57, per dati identificativi della posizione del documento all interno del deposito si intendono quelli, conseguenti alle operazioni di versamento comunicati dall Ufficio Conservazione e Sicurezza dei Documenti, di cui al punto 13) del precedente art Asporto di documentazione dall archivio generale di deposito 1) La documentazione può essere asportata dall archivio generale di deposito per: consultazione diretta presso l ufficio annesso al deposito; invio alle Strutture richiedenti di copie a mezzo fax o, previa scansione, tramite posta elettronica, previa valutazione procedurale da parte del personale dell Ufficio Conservazione dei Documenti/Gestione Magazzini Archivi (ad esempio no cartelle cliniche); invio temporaneo alle Strutture richiedenti di, fascicoli, faldoni, raccoglitori o scatole per l effettuazione di ricerche o fotocopie da parte delle medesime; restauro di documenti, previa autorizzazione da parte della Soprintendenza Archivistica. 2) Non è possibile l asporto di un singolo documento, se non per l invio con strumenti telematici. Per la consultazione si preleverà l intera unità (fascicolo, faldone, raccoglitore, scatola). 3) Il personale addetto, indicato al punto 2) del precedente art. 58, dovrà annotare su apposito registro tutti gli asporti di documentazione dall archivio generale di deposito indicando la data, la posizione, la tipologia, gli estremi e lo stato del materiale asportato, le ragioni dell asporto, le generalità della persona a cui il materiale viene consegnato che firmerà per ricezione, il proprio nome e cognome (leggibili) seguiti dalla firma. 4) Nella posizione occupata dal materiale asportato sarà stato preventivamente collocato un apposito modulo contenente i dati indicati al precedente punto 2).

42 MAGD Rev. 1 del Pagina 42 di Operazioni di rientro nell archivio generale di deposito di documentazione asportata 1) Il personale addetto, indicato al punto 2) del precedente art. 58, all atto della riconsegna di fascicoli, faldoni, raccoglitori o scatole dovrà: controllare la corrispondenza del materiale rientrante con quanto annotato all atto dell uscita sull apposito registro, indicato al punto 3) del precedente art. 60; verificarne l integrità e lo stato; annotare sul registro la data di rientro ed eventuali anomalie riscontrate, procedendo in tal caso alla relativa contestazione al soggetto cui la documentazione era stata consegnata/inviata; ricollocare il materiale rientrante all interno del deposito nella posizione precedentemente occupata, asportando e distruggendo il modulo di cui al punto 4) del precedente art ) Nel caso la documentazione rientrante non potesse o non dovesse essere ricollocata nella posizione precedentemente occupata (ad esempio perché unita ad altra successiva per motivi di utilità di consultazione o per altre ragioni), il personale addetto provvederà a: asportare e distruggere il modulo di cui al punto 4) del precedente art. 60; collocare il materiale rientrante nella nuova posizione; annotare la variazione di posizione sul registro di cui al punto 3) del precedente art. 60; effettuare la variazione di posizione sull elenco di versamento, comunicandola alla Struttura di competenza perché effettui le opportune variazioni sulla propria copia dell elenco di versamento.

43 MAGD Rev. 1 del Pagina 43 di 72 SEZIONE XX MASSIMARIO DI SCARTO A) Documenti riguardanti gli Organi gestionali e l amministrazione generale LETTERA NUMERO CATEGORIA DOCUMENTALE A/1 provvedimenti degli Organi di Gestione (legale rappresentante) A/2 provvedimenti degli Organi di Controllo e Organi Consultivi A/3 provvedimenti del Coordinatore Amministrativo A/4 provvedimenti Dirigenziali A/5 registri dei provvedimenti summenzionati A/6 verbali riunioni Organi di Gestione, Organi di Controllo, Organi Consultivi A/7 pareri degli Organi di Controllo e degli Organi Consultivi A/8 ordini di servizio e disposizioni interne A/9 regolamenti A/10 protocollo generale della corrispondenza A/11 documentazione in materia di archivio generale A/12 documentazione relativa alla conservazione ed all eliminazione degli atti d archivio A/13 rubriche, inventari e strumenti di corredo in genere dell archivio A/14 denuncie/segnalazioni all autorità giudiziaria A/15 verbali ispezioni sanitarie, amministrative, contabili A/16 polizze assicurative e corrispondenza per sinistri: RCT RCO Infortuni PERIODO DI CONSERVAZIONE illimitato A/17 fascicoli e pratiche di carattere legale (a partire dalla chiusura) 20 anni A/18 protocolli interni di Strutture/Unita Operative altre polizze 10 anni (*) assicurative A/19 rilevazioni statistiche di qualsiasi tipo 10 anni (**) A/20 convegni (relazioni, interventi, estratti, materiale pubblicitario) A/21 distinte delle raccomandate, delle assicurate e della corrispondenza recapitata a mano A/22 corrispondenza varia non riguardante il patrimonio e non avente carattere legale A/23 consulenze/collaborazioni con istituzioni varie 5 anni A/24 copia lettere protocollo (2^ copia di corrispondenza in uscita) 2 anni (*) Al termine del periodo di conservazione di 10 anni, si conservano illimitatamente 2 registri, a campione, dei protocolli interni di Strutture/Unità Operative relativi al periodo. (**) Dati inviati alla Regione Liguria e conservati dalla Regione Liguria.

44 MAGD Rev. 1 del Pagina 44 di 72 B) Documenti riguardanti la gestione e l amministrazione del personale LETTERA NUMERO CATEGORIA DOCUMENTALE B/1 fascicoli del personale e stati matricolari B/2 verbali di concorsi, selezioni, avvisi di mobilità, avvisi pubblici B/3 verbali di corsi di qualificazione e riqualificazione del personale B/4 verbali delle scuole per infermieri e tecnici sanitari B/5 relazioni, valutazioni, verbali relativi alla sorveglianza medica della protezione B/6 infortuni, rapporti con Enti ed Istituti assicuratori, atti e documenti in materia di inquadramento economico e trattamento di quiescenza e di previdenza del personale B/7 schede personali relative alla sorveglianza medica della protezione B/8 documenti relativi alla pianta organica e ad attività delle commissioni del personale B/9 concorsi pubblici, avvisi pubblici, selezioni interne, incarichi (escluso domande e prove) dalla chiusura della graduatoria B/10 documenti relativi a lavoro straordinario, trasferte e missioni, indennità chilometriche, reperibilità, assegni familiari, incentivi, compensi per attività libero professionale, altre competenze variabili B/11 documenti relativi a turni ed orari di servizio, visite fiscali ai dipendenti; B/12 copie certificazioni dei redditi dipendenti B/13 documenti relativi a prestiti, cessioni di stipendio, delegazioni di pagamento, pignoramento presso terzi (a partire dall estinzione del pagamento) B/14 scritture in materia di retribuzione ai prestatori di lavoro e di compensi ai professionisti (dalla liquidazione) B/15 concorsi, avvisi, selezioni, corsi e scuole (domande, prove, registri) B/16 documenti relativi a permessi, assenze, ritardi, congedi ordinari e straordinari, malattia, cartellini/tabulati di presenza, permessi brevi e sindacali, ecc. B/17 richieste certificazioni, copie certificazioni, deleghe sindacali, domande di assunzione PERIODO DI CONSERVAZIONE illimitato Fino a cessazione del rapporto di lavoro (*) 10 anni 9 anni 6 anni 5 anni 3 anni 2 anni (*) competenza U.O. Fisica Sanitaria

45 MAGD Rev. 1 del Pagina 45 di 72 C) Documenti riguardanti, acquisti, lavori, contabilità LETTERA NUMERO CATEGORIA DOCUMENTALE C/1 atti e documentazione concernenti la contabilità generale, bilanci preventivi, conti consuntivi (libri-giornale, schede partitario, allegati ai bilanci e ai consuntivi ecc ); C/2 crediti non realizzati e debiti non estinti; C/3 atti e documenti comprovanti la proprietà di immobili; C/4 contratti, planimetrie, progetti di costruzione e ristrutturazione; C/5 interventi della Corte dei Conti; C/6 collaudi relativi ad edifici; PERIODO DI CONSERVAZIONE illimitato C/7 collaudi relativi ad apparecchiature fino a dismissione delle stesse C/8 ordinativi di pagamento (mandati, reversali, eseguiti bancari, ecc ; C/9 registri dell inventario dei beni mobili, verbali di eliminazione e trasformazione dei materiali e relativi riepiloghi nonché situazione annuale dei materiali stessi; C/10 elenchi di pagamento e relativa documentazione, distinte degli assegni, estratti conto per situazioni di cassa, fatture; C/11 corrispondenza concernente i rapporti patrimoniali; C/12 fondo economale; C/13 copie delle dichiarazioni delle denunce dei redditi; C/14 atti e documentazioni degli appalti, delle gare e delle licitazioni; C/15 documenti relativi a rette, diarie, ecc ; C/16 contabilità relativa all attività sanitaria intramuraria; C/17 albi ditte fornitrici; C/18 documentazione relativa all attività dei magazzini; C/19 utenze varie (telefono, acqua, gas, calore, illuminazione, ecc ; C/20 atti relativi all acquisto ed al consumo di stupefacenti; C/21 moduli relativi all acquisto e successiva assunzione in carico dei medicinali e dei materiali sanitari di consumo; C/22 moduli riguardanti i fatti amministrativi delle merci in genere ed in particolare il movimento dei generi e dei materiali non inventariabili nonché la manutenzione di immobili, impianti, parchi e viali; C/23 Richieste di partecipazione a gare offerte per gare C/24 atti relativi al movimento interno dei medicinali sanitari di consumo; C/25 moduli di prenotazione e di distribuzione del vitto, buoni cucina, buoni mensa dipendenti, consumi cucina, richieste a magazzino, ordini, bolle accompagnamento; C/26 elenchi dei materiali degli ospedali e dei presidi sanitari nonché quelli relativi agli effetti personali dei ricoverati compresi quelli inviati alla lavanderia ed alla disinfestazione; C/27 bollettari relativi a ricevute e diritti diversi, buoni prelievo carburante e relative richieste, registri delle telefonate, buoni lavoro, CUP riepiloghi giornalieri di cassa, rimborsi ticket; 10 anni 8 anni 5 anni 2 anni

46 MAGD Rev. 1 del Pagina 46 di 72 D) atti relativi all assistenza medico-generica, specialistica e farmaceutica LETTERA NUMERO CATEGORIA DOCUMENTALE D/1 schede personali inerenti soggetti che hanno frequentato il Centro Diagnostico per le malattie del torace (ex Dispensario) ; D/2 fascicoli dei medici generici, pediatri e specialisti convenzionati, di guardia medica e medicina dei servizi (far data dalla cessazione del rapporto professionale ); D/3 elenchi e schedari dei medici convenzionati; D/4 attività di controllo ed ispezione in materia di assistenza farmaceutica, esenzione ticket per patologia; D/5 assistenza erogata in regime di convenzione internazionale; D/6 attività dei medici generici, pediatrie specialisti convenzionati D/7 cartelle, registri, relazioni di pazienti ambulatoriali e/o psicosociali, registrazioni invalidità, autocertificazioni per esenzione ticket da reddito; D/8 riepiloghi delle prestazioni specialistiche erogate in regime di convenzionamento esterno e relative impegnative; D/9 liquidazione delle competenze ai medici generici, pediatri e specialisti convenzionati; D/10 ricette farmaceutiche, distinte riepilogative, liquidazione farmacie e rapporti con le farmacie; D/11 prestazioni integrative, rimborsi e contributi straordinari, assistenza indiretta, documenti relativi all accreditamento; D/12 attività di guardia medica domiciliare e guardia turistica ambulatoriale, attività di medicina dei servizi; D/13 elenchi e schedari degli assistiti; D/14 scelte e revoche del medico generico e pediatra convenzionato, documenti per iscrizione anagrafe sanitaria, variazioni anagrafiche, autocertificazioni anagrafiche; D/15 Registro stupefacenti (a far data dall ultima registrazione), schede e programmi metadone; D/16 impegnative e copie di referti di esami di laboratorio, radiologici e di diagnostica strumentale, certificati di residenza, stati di famiglia, registri appuntamenti per visite ambulatoriali comprese quelle per attività libero professionale, schede ambulatoriali dei pazienti; D/17 matrici e talloncini di ricettari, fonogrammi, di guardia medica (se per i fonogrammi di guardia medica si utilizzano i registri, il termine di conservazione deve intendersi di 5 anni), rapportino e fogli viaggio pubbliche assistenze; D/18 impegnative per cure termali ed atti ad esse inerenti; PERIODO DI CONSERVAZIONE illimitato 30 anni 8 anni 5 anni 3 anni 2 anni

47 MAGD Rev. 1 del Pagina 47 di 72 E) Documenti relativi all assistenza ad anziani e disabili (*) LETTERA NUMERO CATEGORIA DOCUMENTALE E/1 documenti delle strutture residenziali e semiresidenziali a gestione diretta E/2 attività di verifica e vigilanza delle strutture per anziani e disabili E/3 attività di valutazione su anziani e disabili; E/4 autorizzazioni e/o proroghe ricoveri in strutture residenziali e semi residenziali o trattamenti ambulatoriali e/o domiciliari per anziani e disabili; E/5 documenti, attività e prestazioni a favore di soggetti anziani e/o disabili non ricompresi in altre voci del presente massimario; PERIODI DI CONSERVAZIONE 10 anni 5 anni oppure, solo per E/5, 2 anni dal decesso degli interessati F) Documenti relativi all assistenza consultoriale (*) LETTERA NUMERO CATEGORIA DOCUMENTALE PERIODO CONSERVAZIONE F/1 interruzioni volontarie della gravidanza; 10 anni F/2 documenti relativi ad adozioni ed affidi; 10 anni (**) F/3 atti e documenti di area psicosociale, neuropsichiatrica infantile, pediatrica (consultoriale e di comunità), riabilitativa dell età evolutiva, ginecologica/sessuologia non ricompresi in altre voci del presente massimario ; 2anni G) Documenti relativi alle dipendenze e alla tutela della salute mentale LETTERA NUMERO CATEGORIA DOCUMENTALE G/1 cartelle individuali del trattamento (malati psichici e tossicodipendenti); G/2 attività nel campo delle tossicodipendenze, dell alcolismo e dell A.I.D.S.; G/3 ricoveri coatti; G/4 atti e documenti relativi alle dipendenze ed alla tutela della salute mentale non ricompresi in altre voci del presente massimario PERIODO DI CONSERVAZIONE illimitato 10 anni 2 anni (*) per le cartelle ambulatoriali dei pazienti vedasi voce D/7; per le cartelle cliniche vedasi voce M/1 (**) parte di procedimento effettuato per conto del tribunale dei minori

48 MAGD Rev. 1 del Pagina 48 di 72 H) Documenti relativi all igiene pubblica, degli alimenti e della nutrizione LETTERA NUMERO CATEGORIA DOCUMENTALE H/1 Collegio Medico Legale: pratiche relative a visite collegiali di idoneità al lavoro o cambio mansioni lavorative: verbali di visita H/2 registri e schede vaccinazioni H/3 profilassi su viaggiatori internazionali (schede di registrazione degli interventi) H/4 schede morte ISTAT H/5 parere per rilascio/rinnovo concessioni derivazione acque (D.M. 26/3/91, D.Lgs. 152/99, D.Lvo 31/01) PERIODO DI CONSERVAZIONE illimitato H/6 denunce, registri malattie infettive illimitato su file H/7 pareri igienico-sanitari per rilascio autorizzazioni (istanze, relazioni tecniche, planimetrie, atti istruttori copie atti autorizzativi, ecc ) fino a cessazione attività o subingresso o modifica locali H/8 pareri igienico sanitari per autorizzazioni ambulanze fino a comunicazione cessata attività mezzo H/9 apparecchi radiogeni: pratiche dei detentori fino a comunicazione cessazione di utilizzo H/10 pareri/nulla osta per autorizzazioni sanitarie per locali (istanze, relazioni tecniche, planimetrie, atti istruttori, copia atto autorizzativo, ecc ), pareri per sagre, feste paesane H/11 pareri igienico-sanitari su progetti edilizi (per nuovi insediamenti produttivi, varianti incorso d opera, ecc ) H/12 pareri per interventi di bonifica e ripristino ambientale D.M. 471/1999 H/13 Commissione Medica Locale Patenti di guida: pratiche H/14 Collegio Medico Legale: documentazione sanitaria a corredo H/15 danni da trasfusione e/o vaccinazione (L. 210/92): pratiche di indennizzo riconosciuto H/16 danni da trasfusione e/o vaccinazione (L. 210/92): pratiche di indennizzo non riconosciuto fino a cessazione attività, modifiche alla titolarità esercizio o trasferimento locali 10 anni 10 anni dall ultima visita 10 anni dal decesso 5 anni o fino alla definizione del ricorso

49 MAGD Rev. 1 del Pagina 49 di 72 H/17 certificati di idoneità sportiva agonistica e autorizzazioni H/18 indagini epidemiologiche (inchieste, sorveglianza) H/19 segnalazioni, esposti per inconvenienti igienico sanitari e atti di vigilanza conseguenti (esiti di sopralluogo, proposte di ordinanza al sindaco e atti di verifica per l ottemperanza) H/20 registri sanzioni amministrative e verbali di contravvenzione H/21 prelevamento acque di piscina (verbali di prelevamento, richieste analisi, e referti) H/22 campioni alimenti, bevande, acque potabili e superficiali(verbali di prelevamento, richieste analisi, referti e comunicazioni di campioni non conformi) H/23 atti relativi a esami vendita funghi epigei H/24 Commissioni Sanitarie di Invalidità Civile: pratiche accertamento invalidità H/25 accertamenti sanitari su lavoratori visite fiscali(richieste e referti H/26 certificati di idoneità rilascio/rinnovo patenti guida H/27 certificazioni varie medico-legali H/28 morso di animale (denunce, registri) H/29 vaccinazioni (campagne vaccinali, richieste forniture vaccini) H/30 richieste attestazioni di situazioni abitative extracomunitari 5 anni 5 anni 2 anni dal decesso dell interessato 2 anni H/31 elenchi anagrafici 1 anno

50 MAGD Rev. 1 del Pagina 50 di 72 I) Documenti relativi alla sanità animale, igiene degli allevamenti ed igiene degli alimenti di origine animale (* per tutte le lettere e numeri sottoindicati) LETTERA NUMERO CATEGORIA DOCUMENTALE I/1 alimenti (autorizzazioni sanitarie per locali e attrezzature per produzione, istanze, relazioni tecniche, planimetrie, atti istruttori, copia atto autorizzativi, ) I/2 commercio (attestati nulla osta; ) I/3 automezzi trasporto carni, latte, formaggi, prodotti ittici autorizzazioni I/4 autorizzazione importazione ed esportazione carni e sottoprodotti origine animale I/5 alveari: denunce I/6 allevamenti: scheda stalla I/7 allevamenti e mangimifici (verbali verifica); I/8 macelli, verbali di sopralluogo I/9 ambulatorio veterinario autorizzazioni I/10 animali vivi e mangimi, autorizzazione importazione ed esportazione; autorizzazioni mezzi di trasporto I/11 mangimi, autorizzazioni I/12 contravvenzioni: registri e verbali (sanzioni amministrative) I/13 esami di laboratorio e referti analitici su alimenti, verbali di prelevamento I/14 verbali d ispezione, istanze, denunce, esposti ordinanze e ingiunzioni I/15 atti vigilanza conseguenti a segnalazioni ed esposti per inconvenienti igienico sanitari (esiti di sopralluogo, proposte di ordinanza, verifica per l ottemperanza) I/16 autorizzazioni mostre, mercati, fiere, documenti anagrafe canina e colonie feline; I/17 esposti segnalazioni per inconvenienti igienici sanitari e atti di vigilanza conseguenti (esiti di sopralluogo, proposte di ordinanza al Sindaco I/18 morso da animali: denunce I/19 profilassi antirabbica: registri PERIODO DI CONSERVAZIONE fino a cessazione attività o modifica di titolarità di esercizio (subingressi) fino a cessazione mezzo fino a cessazione attività 10 anni 5 anni dopo cessazione attività 5 anni 2 anni (*) parti di procedimenti di competenza di altri soggetti (Comuni ecc.)

51 MAGD Rev. 1 del Pagina 51 di 72 L) Documenti relativi alla prevenzione e sicurezza negli ambienti di lavoro LETTERA NUMERO CATEGORIA DOCUMENTALE L/1 fascicoli aziende L/2 comunicazioni Responsabile Servizio Prevenzione e Protezione dei rischi (su file) L/3 piani di lavoro aziende PERIODO DI CONSERVAZIONE illimitato L/4 fascicoli indagini infortuni e malattie professionali 10 anni dalla conclusione procedimento L/5 documenti relativi alla idoneità ei lavoratori (art. 17 D.L. 626/94 L/6 notifiche D.Lvo 494/96 10 anni L/7 fascicoli sanzioni 5 anni dalla conclusione L/8 legge 449 sgravi fiscali 36% L/9 cartelle mediche corsisti e apprendisti L/10 segnalazione esposti 5 anni L/11 piani lavoro privati 3 anni L/12 segnalazioni infortuni senza seguito 2 anni M) Documenti relativi all assistenza ospedaliera e degli altri presidi di ricovero e cura LETTERA NUMERO CATEGORIA DOCUMENTALE M/1 cartelle cliniche e relativi referti (per ricoveri e day hospital); certificati di assistenza al parto (se non inseriti in cartella clinica); M/2 dati relativi a unità di sangue o emocomponenti, consenso informato alla donazione, risultati indagini su unità di sangue o emocomponenti M/3 determinazione gruppo sanguigno e fattore RH, tipizzazione, presenza anticorpi irregolari, reazioni trasfusionali, prove di compatibilità pretrasfusionali M/4 prestazioni di pronto soccorso e copie referti di pubblica sicurezza redatti dal medico di pronto soccorso; M/5 atti e documentazione riguardanti le strutture ospedaliere e la dotazione dei posti letto; M/6 documentazione amministrativa relativa ai ricoverati; M/7 tutela dell igiene e della sicurezza negli stabilimenti ospedalieri e nei presidi di ricovero e cura; PERIODO DI CONSRVAZIONE illimitato 30 anni 15 anni 10 anni

52 M/8 Sistema Gestione Qualità Aziendale MAGD Rev. 1 del Pagina 52 di 72 pellicole radiografiche con esclusione: a) di quelle utilizzabili agli effetti della comparazione diagnostica per gli infermi che dovessero essere ancora ricoverati, per le quali l eliminazione dovrà essere effettuata dopo il decesso dell assistito; b) di quelle, a qualsiasi epoca appartengano, che presentino un interesse scientifico; c) di quelle relative al personale dipendente, la cui eliminazione dovrà essere effettuata secondo i criteri dettati dal punto 1 della precedente lettera B; 10 anni M/9 documentazione relativa alla sperimentazione farmaci 7 anni M/10 organizzazione del lavoro in ambito ospedaliero, turni di lavoro, registri/quaderni delle consegne, versione precedente a quella in uso di: istruzioni procedure protocolli percorsi diagnostici e terapeutici assistenziali; M/11 attività di assistenza sociale rivolta i ricoverati; M/12 registro rifiuti speciali; M/13 registro prestazioni specialistiche ambulatoriali di diagnostica strumentale e di laboratorio, dei ricoveri ospedalieri ordinari, riscontri autoptici; M/14 documentazione relativa ai controlli della sterilizzazione ( MODU 302, 305, 306, 307), controlli carrelli emergenza; M/15 modulistica carico/scarico strumentario, richieste dei reparti e documentazione della sterilizzazione in genere M/16 movimento degenti, copie referti ad uso ambulatoriale, richieste di esami da parte dei reparti, copie consulenze effettuate ai vari reparti, quaderni/registri nosologici; M/17 documentazione sanitaria dei pazienti in trattamento day hospital purché non si tratti di cartella clinica; M/18 documentazione relativa allo stato civile (nascita e morte) M/19 autorizzazioni per assistenza aggiuntiva non sanitaria da parte di soggetti terzi autorizzati dalle famiglie dei degenti e relativi registri M/20 registrazione temperatura conservazione sangue ed emocomponenti, controlli di sterilità e controlli di qualità 5 anni 2 anni 1 anno

53 MAGD Rev. 1 del Pagina 53 di 72 SEZIONE XXI INTEGRAZIONE DEL TITOLARIO CON IL MASSIMARIO DI SCARTO Vedi art Da pag. 43 a pag. 52 TITOLARIO OGGETTO MASSIMARIO CONSERVAZ Fascicolo calderone corrisp. non classificata A/22 5 anni 1.1.A Assemblea 1.1.B Organi gestionali Collegio Revisori/Sindaci A/22 5 anni 1.1.C Coordinatori/Direttori amministrativo e sanitario Responsabili dei Servizi e delle UU.OO. 1.1.D Commissari 1.1.E Ispezioni A/15 illimitato 1.1.F Commissioni - Rappresentanze A/22 5 anni 1.1.G Protocolli intesa - Collaborazioni 1.2.A Convocazioni organi gestionali Verbali (*) A/23 (*) A/6 2 anni (*) illimitato 1.2.B Riunioni varie 1.3.A Regolamento organico Tabella organica A/22 5 anni 1.3.B Altri regolamenti - Pubblicità 1.3.C Ordini di servizio Avvisi - Disposizioni Contenzioso Liti Vertenze (* *dalla chiusura) A/16 (**) 20 anni 1.5.A Patrimonio storico ed artistico A/10 illimitato 1.5.B Archivio A/ A A.N.C.I. Altre associazioni sanitarie 1.6.B Regione 1.6.C Enti vari A/22 5 anni 1.6.D Elenco autorità 1.7.A Corrispondenza tra U.S.L. 1.7.B Corrispondenza con case di cura e ospedali 1.7.C Corrispondenza varia Servizio elettorale 1.9.A Organizzazioni sindacali Ordini professionali 1.9.B Consiglio dei delegati Esecutivo R.S.U. 1.9.C Verbali riunioni con i sindacati A/6 illimitato 1.9.D Scioperi B/16 3 anni 1.9.E Permessi sindacali Assemblee sindacali Iniziative di solidarietà A/22 5 anni 1.10.A Calamità naturali 1.11.A Controllo direzionale 1.11.B Mobilità sanitaria DRG - SDO C/11 8 anni 1.11.C Controllo gestione e costi 1.11.D Procedure di contabilità e bilancio 1.11.E Personale CCD A/22 5 anni 1.11.F Corrispondenza varia CCD TITOLARIO OGGETTO MASSIMARIO CONSERVAZ. 2.1.A Statistica A/18 10 anni 2.1.B Organizzazione uffici 2.2.A Rilevazione dati Informatizzazione A/22 5 anni 2.2.B Liquidazioni Oblazioni Articoli e comunicati stampa

54 MAGD Rev. 1 del Pagina 54 di Finanziamenti A/ A Servizio religioso 2.7.A Assicurazioni A/16 - A/18 Illimit. -10 anni 2.7.B Affari generali A/22 5 anni TITOLARIO OGGETTO MASSIMARIO CONSERVAZ. 3.1.A Varie direzione sanitaria Ex casse mutue A/22 5 anni 3.1.B Autopsie salme Prelievi e trapianti di organi M/ C Stato civile M/18 2 anni 3.1.D Tirocinio pratico 3.1.E Frequenza laureati e laureandi 3.1.F Guardia medica Pronta disponibilità 3.2.A Divisioni e servizi ospedalieri - Presidi A/22 5 anni 3.2.B Centri malattie sociali 3.2.C Ambulatori S.A.B. 3.2.D Croce Rossa Pubbliche assistenze 3.2.E Esami clinici e di diagnostica strumentale 3.2.F Corsi B/3 - B/15 Illimitato- 3 anni 3.2.G Igiene pubblica e degli alimenti 3.2.H Salute mentale - Tossicodipendenti 3.2.I Sanità animale Igiene degli alimenti di origine animale 3.2.L Materno infantile Medicina scolastica 3.2.M Assistenza anziani e disabili A/22 5 anni 3.2.N Medicina di base, specialistica e farmaceutica Distretti 3.2.O Elenchi medici generici, specialisti, pediatri 3.2.P Consultori 3.2.Q ENPI, INAIL, ANCC, PROVINCIA, Ispettorato del lavoro 3.2.R Attività sanitarie socio assistenziali 3.2.S Servizi e dipartimenti di emergenza 3.2.T Prevenzione e sicurezza ambienti di lavoro Medicina del lavoro Convenzioni Consulenze (* originali contratti) A/22 (*) C/4 5 anni - (*)illimitato 3.4.A Scuola infermieri B/3 B/15 Illimitato 3.4.B Scuola di ostetricia 3 anni 3.3.C Donatori di sangue AVIS Centro plasma 3.4.D A.I.D.O Donatari organi e tessuti 3.4.E A.V.O. Tutela diritti del malato A/22 5 anni Farmacia Ospedale San Paolo Congressi Manifestazioni sanitarie Biblioteca Accreditamento aziendale A.S.L. 2 Savonese 3.8.A Accreditamento Strutture Sanitarie Territoriali D/11 5 anni 3.8.B Accreditamento Strutture Sanitarie Ospedaliere dall ultima 3.8.C. Accreditamento altre Strutture revisione 3.9.-/A/B/C Gestione Qualità M/10 5 anni TITOLARIO OGGETTO MASSIMARIO CONSERVAZ. 4.1.A Pratiche generali del personale A/22 5 anni 4.1.B. Tempo pieno, definito Attività libero professionale 4.1.C. Fascicoli del personale B/1 illimitato 4.1.D Permessi di studio, corsi di perfezionamento B/16 3 anni 4.1.E Plus orario B/10 6 anni

55 MAGD Rev. 1 del Pagina 55 di F Accordi A/22 5 anni 4.1.G Distacco sindacale B/16 3 anni 4.2.A Richieste assunzione B/17 2 anni 4.2.B Concorsi Nomine Riammissioni in servizio 4.2.C Incarichi - Supplenze B/15 B/9 3 anni - 9 anni 4.2.D Contratti quinquennali a dirigenti B/2 illimitato 4.2.E Progressione orizzontale 4.3.A Aspettativa A/22 5 anni 4.3.B Colloc. a riposo Dimissioni Dispense dal servizio A/22 B/1 5 anni- illimitato (dispense serv.) 4.3.C Comandi A/22 5 anni 4.3.D Contestazioni Procedimenti disciplinari 4.3.E Causa servizio Equo indennizzo B/1 illimitato 4.3.F Varie personale cessato A/22 5 anni 4.3.G Trasferimenti - Mobilità B/15 B/2 3 anni - illimitato 4.3.H Funzioni superiori A/22 5 anni 4.3.I Congedo straordinario B/16 3 anni 4.3.L Riconoscimento servizi precedenti A/22 5 anni 4.3.M Varie 4.3.N Missioni B/10 6 anni 4.4.A Casse di previdenza Previdenza sociale 4.4.B Sanitari 4.4.C Impiegati 4.4.D Altro personale B/6 illimitato 4.5.A I.N.A.D.E.L. 4.5.B Sanitari 4.5.C Impiegati 4.5.D Altro personale I.N.A.I.L (Orfani di Perugina) - ONAOSI B/10 6 anni TITOLARIO OGGETTO MASSIMARIO CONSERVAZ. 5.1.A Acquisti Vendite Permute (* contratti originali) C/11 (*) C/3 8 anni A Eredità Donazioni - Legati (*)illimitato 5.2.B Trasferimento beni 5.3.A. Costruzione nuovo ospedale - Bar C/4 C/5 C/14 Illimitato/8 anni 5.3.B Manutenzione fabbricati e strade C/14 8 anni 5.3.C Manutenzione servizi 5.3.D Varie ufficio tecnico A/22 5 anni 5.3.E Prevenzione incendi C/14 8 anni 5.4.A. Varie affitti Spese condominiali 5.4.B Licenze demaniali C/11 8 anni 5.5.A Varie affitti per fondi rustici 5.6.A Acquisti/alienazioni titoli/azioni 5.6.B Mutui - Contributi 5.6.C Conti correnti C/10 8 anni 5.6.D Tesoreria 5.6.E Anticipazioni C/12 8 anni Imposte e tasse C/10 8 anni TITOLARIO OGGETTO MASSIMARIO CONSERVAZ. 6.1.A Capitolati Appalti Affidamento lavori C/6 C/14 C/23 illimitato 8 anni 5 anni 6.1.B Contratti Noleggi Comodati C/4 - C/14 Illimitato - 8 anni

56 MAGD Rev. 1 del Pagina 56 di Acquisti 6.2.A Attrezzature - Apparecchiature 6.2.B Strumenti e presidi chirurgici 6.2.C. Medicinali Disinfettanti Materiale di medicazione 6.2.D Telerie Coperte - Materassi 6.2.E Vestiario - Calzature 6.2.F Combustibili - Carburanti 6.2.G Detersivi 6.2.H Mobili - Arredi 6.2.I Stoviglie 6.2.L Macchine per scrivere Fotocopiatrici - Elaboratore 6.2.M Viveri 6.2.N. Materiale vario 6.3.A Cooperativa dipendenti 6.3.B Varie provveditorato C/14 C/23 C/7 (per apparecchiature) 8 anni 5 anni fino a dismissione delle apparecchiature A/22 5 anni TITOLARIO OGGETTO MASSIMARIO CONSERVAZ Inventario C/9 8 anni 7.2.A Mensa A/22 5 anni 7.2.B Varie servizi 7.2.C Raccolta, smaltimento rifiuti M/11 A/22 5 anni 7.2.D Parcheggi 7.2.E Varie economato A/22 5 anni 7.3.A Telefoni 7.3.B Fuori uso Furti Oggetti rinvenuti C/9 8 anni 7.3.C Onoranze funebri M/10 5 anni Stampati A/22 5 anni Libri e riviste TITOLARIO OGGETTO MASSIMARIO CONSERVAZ. 8.1.A Ricoveri A/22 5 anni 8.1.B Pagamento spedalità M/6 10 anni 8.1.C Corrispondenza varia spedalità A/22 5 anni Ingiunzioni Ricorsi Anticipazioni - Recuperi C/2 illimitato Crediti spedalità inesigibili Procedura per fruire di assistenza ospedaliera A/22 5 anni TITOLARIO OGGETTO MASSIMARIO CONSERVAZ Corrispondenza varia ragioneria A/22 5 anni 9.2.A Mandati C/8 10 anni 9.2.B Bollettari di quietanza C/26 2 anni 9.3.A Bilanci preventivi C/1 illimitato 9.3.B Tariffe C/15 5 anni 9.4.A Conti consuntivi, patrimoniali Verbali di chiusura C/1 illimitato 9.4.B Rendiconti Verifiche di cassa C/8 10 anni 9.4.C Centri di costo C/11 8 anni

57 MAGD Rev. 1 del Pagina 57 di Ulteriori indicazioni relative alla conservazione di fascicoli e serie 1) In relazione alla conservazione dei fascicoli e delle serie si precisa che possono essere fatti oggetto di procedura di scarto fascicoli o serie indicati come a conservazione illimitata nel caso il contenuto dei medesimi sia costituito da copie di documenti conservati in originale in altre serie o raccolte (ad esempio da delibere). 2) Sul data base del protocollo aziendale sui fascicoli oggetto di procedura di scarto vengono registrati gli estremi del provvedimento di scarto e quelli di autorizzazione da parte della Soprintendenza Archivistica. 3) Rimangono registrate sul data base di cui al punto 2), oltre a quanto indicato al precedente punto, tutte le informazioni dei fascicoli e di tutti i documenti che ne costituivano il contenuto. 4) Si assicura la conservazione e la leggibilità nel tempo delle informazioni contenute nel data base del protocollo aziendale, anche in caso di migrazione delle informazioni su sistemi diversi da quello attualmente in uso. SEZIONE XXII DISPOSIZIONI FINALI 63. Aggiornamenti e pubblicità del manuale di gestione dei documenti 1) Il presente manuale è soggetto ad aggiornamento periodico ogni volta che se ne presenti la necessità e comunque con cadenza almeno quadriennale. 2) Il presente manuale è pubblicato sul sito internet della A.S.L. 2 Savonese. 3) Il presente manuale sarà inviato, con le modalità ritenute più opportune, a chiunque ne faccia richiesta.

58 MAGD Rev. 1 del Pagina 58 di 72 PARTE TERZA ELENCO DELLE STRUTTURE AUTORIZZATE ALLA PROTOCOLLAZIONE DIRETTA, ESEMPI, MODULISTICA SEZIONE XXIII ELENCO DELLE STRUTTURE AUTORIZZATE ALLA PROTOCOLLAZIONE DIRETTA 64. Elenco Strutture autorizzate alla protocollazione diretta 1) In coerenza con le disposizioni della normativa vigente (D.P.R. 445/2000 e s.m. ed i.) e a quanto previsto dal presente manuale tutte le Strutture debbono essere autorizzate alla protocollazione diretta sul sistema aziendale di protocollo. 2) Alla data di approvazione della revisione del presente manuale sono autorizzate alla protocollazione diretta le seguenti Strutture con personale abilitato nelle rispettive sedi e nei vari Ambiti Territoriali: DIPARTIMENTI: - Cure Primarie e Attività Distrettuali - Giuridico e Risorse Umane - Prevenzione - Salute Mentale e Dipendenze - Staff - Tecnologico, Approvvigionamenti e Logistica DISTRETTI SANITARI: - Distretto Sanitario 4 Albenganese - Distretto Sanitario 5 - Finalese - Distretto Sanitario 6 Bormide - Distretto Sanitario 7 - Savonese DIREZIONI MEDICHE PRESIDI OSPEDALIERI: - Direzione Medica Ospedale Savona/Cairo - Direzione Medica Ospedale Pietra Ligure/Albenga STRUTTURE: - Affari Generali - Affari Legali - Anziani e Disabili - Assist. Psichiatrica Territoriale - Bilancio e Contabilità - Centro Controllo Direzionale - Economato e Logistica - Farmaceutica Territoriale - Igiene Pubblica - Igiene degli Alimenti e Nutrizione - Igiene degli Alimenti di Origine Animale - Ingegneria Clinica - Medicina di Base e Specialistica - Organizzazione, Gestione e Formazione del Personale - Provveditorato - P.S.A.L. - Pianificaz. e Coordinam. Professioni Sanitarie e di Assistente Sociale - Relazioni Esterne - S.E.R.T. - Sanità Animale ed Igiene degli Allevam. - Servizi Tecnici Edili ed Impiant. - Sistemi Informativi Aziendali e Progetti ICT

59 MAGD Rev. 1 del Pagina 59 di 72 - S.S.D. Gestione Privacy - S.S. Assistenza Consultoriale - S.S.D. Qualità e Governo Clinico - U.R.P. SEZIONE XXIV ESEMPI 65. Invio documenti a mezzo fax o posta elettronica ordinaria 1) I documenti da inviare a mezzo fax o posta elettronica ordinaria debbono riportare gli estremi della registrazione sul protocollo aziendale. 2) Sui documenti da inviare a mezzo fax o posta elettronica ordinaria è necessario inserire, a piè di pagina, la dicitura: Il presente documento, munito degli estremi di protocollo, viene trasmesso via fax o con posta elettronica in formato non modificabile. NON sarà ulteriormente inviato tramite servizio postale. Ciò ai sensi degli artt. 43, comma 6 D.P.R. 445/2000 e s.m. ed i., 45 e 47, comma 2 lett. b) D.Lgs 82/2005 e s.m. ed i.. 3) In caso di invio tramite posta elettronica ordinaria è buona norma tenere copia della busta di spedizione come da esempio sotto riportato. 4) L allegato sarà in formato non modificabile con la dicitura firmato seguita dalle generalità del sottoscrittore (vedi esempio sottostante) oppure scansito (vedi pag. 62).