Laurea Specialistica Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione - Infermieristiche e ostetriche. La riunione periodica

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1 Laurea Specialistica Scienze delle Professioni Sanitarie della Prevenzione - Infermieristiche e ostetriche La riunione periodica EMPOLI 2011

2 Scambio di informazioni per un obiettivo comune Permette la condivisione dei problemi Contribuisce alla costruzione/mantenimento della squadra Aiuta a gestire le risorse e le conoscenze Per il dirigente è strumento di motivazione Mantiene il clima positivo del gruppo Mezzo per realizzare gli obiettivi del sistema organizzativo

3 Si definisce tale quando tra i membri si instaura una transazione aperta e in linea con le reciproche aspettative COMPRENDE : COMUNICAZIONE ECOLOGICA (J.Liss 1992) Coltivare le risorse di ognuno, rispettare le diversità, mantenere una coesione globale Propone una nuova evoluzione dei gruppi COMUNICAZIONE PARTECIPATA Si caratterizza per forte interazione degli scambi Vicinanza a fatti luoghi persone empatia Impiego di facilitatori (guidare senza schiacciare;stimolare senza agitare;integrare senza spaccare;rimanere paziente nelle tempeste; intervenire con giudizio)

4 POPPER Inciampiamo in qualche problema, tentiamo di risolverlo,impariamo dai nostri sbagli Il conflitto è inevitabile Deve essere gestito Puo diventare strumento di apprendimento Superiorità della collaborazione rispetto al compromesso, all accomodamento e alla competizione Importanza del ruolo del responsabile e dello stile di conduzione del gruppo

5 TIPOLOGIE DUE REQUISITI EFFICACIA capacità di fare ciò che è utile per l obiettivo Attenzione ai contenuti e alle relazioni EFFICIENZA raggiungerlo con il minor costo/tempo Informative a una via Di gruppo scambio decisionali, di consultazione negoziali di analisi e progettazione di coordinamento, motivazionali

6 Scelta obiettivo e tipo Definizione o.d.g. PREPARAZIONE Individuazione numero partecipanti Durata Preparazione della documentazione Preparazione degli interventi Scelta della logistica Aspetti organizzativi ( modalità di avviso,controllo partecipazione)

7 FASE INIZIALE IN CUI OBIETTIVO CONTENUTI E TEMPI DELLA RIUNIONE SONO IDENTIFICATI CHIARAMENTE ( a carico del conduttore) NOMINA DEL VERBALIZZATORE RIPARTIZIONE DEI TEMPI DI INTERVENTO FACILITAZIONE DELLA DECISIONE FINALE O DELLA CHIUSURA

8 CHIUSURA DECISIONI VERBALIZZATE ON LINE SCHEMA DI COMPITI E IPOTESI DI TEMPI COMUNICAZIONE SUCCESSIVA DEFINIZIONE VERBALE E INVIO A TUTTI COMUNICAZIONE DELLO STESSO AGLI ASSENTI FIRMA DI PRESA VISIONE O MAIL DI CONFERMA DI RICEVIMENTO /LETTURA

9 SAPER COORDINARE SUL PIANO DEL CONTENUTO APPROFONDIRE I CONTENUTI DELL O.D.G. SUL PIANO DELLA FLUIDITA DEL PROCESSO FUNZIONAMENTO DEL GRUPPO Aprire e introdurre Tenere viva l attenzione al contenuto Fare frequentemente il punto raggiunto Facilitare la partecipazione Coordinare tempi e interventi Verificare comprensione e consenso Sintetizzare proposte e decisioni Gestire comportamenti eccessivi Chiudere la riunione

10 GESTIRE IL DISSENSO PUO ESSERE SUL CONTENUTO O RIGUARDARE LA RELAZIONE FONDAMENTALE SAPER RICONOSCERE I DUE TIPI PER GESTIRLO NEL PRIMO CASO LASCIARLO ESPRIMERE NEL SECONDO CONTENERLO

11 ORGANIZZATIVE E DI MANAGEMENT (FARE orientato ai risultati RELAZIONARSI orientato ai rapporti) COMUNICATIVE (Fare il proprio ruolo e fare il ruolo dell altro, assertività duale, accettare la diversità ) AIUTO ( Capacità negativa, accettare momenti di indeterminatezza e assenza di direzione, non avere fretta di eliminare il problema) MOTIVATORE DI APPRENDIMENTO (Riconoscere le persone, apprendere dai conflitti, curare le parti conclusive)

12 Verifica del parlato controllo della comprensione degli altri e su quanto comunicato fino a quel momento TECNICHE DI FACILITAZIONE BREVITA E RITMO ( favorire la dinamicità dei turni e la circolarità, allineare le differenze METACOMUNICAZIONE (utili frasi tipo : parliamone meglio, mi seguite?,vi sentite di parlarne?) PARERI DIVERSI (favorire il feedback attraverso: Centratura sull altro chiedendo un parere Rimando verifica sul significato del messaggio (vuoi dire che ) Permesso (es. posso farti una critica??) Centratura su di sé

13 TECNICHE DI FACILITAZIONE Centratura su di se-altro esplorazione sul possibile punto di vista dell altro su ciò che lo riguarda (es. dimmi cosa ne pensi di questa proposta/ragionamento) SELF-FACILITATORE ci si riferisce agli aspetti di vitalità del conduttore che deve stare attento a : Respiro / Postura / Pause /Frasi positive ASCOLTO ATTIVO si basa su: Uso del silenzio Attenzione fisica e psicologica Riconoscimento del messaggio altrui con marcatori vocali Frasi invito Feedback di accettazione

14 TECNICHE DI FACILITAZIONE NEGOZIAZIONE accettare altri punti di vista senza nascondere il proprio CONCLUDERE Attenzione a decisioni e compiti in equilibrio tra le persone Necessità a volte di decidere nonostante il disaccordo per cui si usano vari metodi: Votazione a maggioranza Metodo a imbuto Metodo a matrice pesata Piano d azione

15 Si fa già bene PIANO D AZIONE Da cominciare Si fa ma si può migliorare Da non fare più La riunione deve individuare le criticità e le soluzioni Si analizza il contesto con la matrice dove si riportano procedure e comportamenti individuati dal gruppo Ognuno attacca i propri post-it su ogni area in modo di raggrupparli e individuare le aree comuni