Valutazione delle procedure di autocontrollo di un ente gestore

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1 Valutazione delle procedure di autocontrollo di un ente gestore Dr.Fiorella Costa TREVISO 5 DICEMBRE

2 Con il Decreto Legislativo 31/2001 e la DGRV 4080/2004 il panorama legislativo delle acque destinate al consumo umano è andato incontro a radicali cambiamenti 2

3 Sono sensibilmente diminuiti i controlli da parte dei SIAN ed il baricentro del sistema si è spostato verso l Ente l Gestore, che diviene responsabile integralmente del suo operato e dell autocontrollo 3

4 L impostazione di un piano di autocontrollo deve ispirarsi a quelli che sono i principi del sistema HACCP ossia: Identificare esattamente ciò che si fa Motivare e mantenere il processo sotto controllo Vigilare che i limiti definiti non vengano superati Applicare le opportune azioni correttive 4

5 Non vi è l assurda pretesa di assenza di non conformità,, ma l obbligo l di risolvere efficacemente le situazioni non conformi che possono verificarsi ed essere rilevate nell autocontrollo 5

6 Il concetto di autocontrollo si basa sul principio della responsabilizzazione ad ogni livello della filiera acquedottistica istituendo un sistema documentato nel quale ognuno sia in grado di dimostrare di aver operato in modo da minimizzare il rischio, nei limiti del possibile 6

7 La documentazione è prerogativa essenziale del piano di autocontrollo in quanto deve permettere di dimostrare in ogni momento la due diligence ovvero che sono stati adottati tutti i mezzi possibili per minimizzare i rischi 7

8 Il rapporto controllore e controllato diviene collaborativo ma con ruoli che devono essere e restare chiari e distinti. 8

9 Il controllore,infatti, viene ad assumere un ruolo simile a quello del certificatore che deve valutare la conformità della impostazione del piano di autocontrollo e verificarne la corretta applicazione facendo ricorso a verifiche sia ispettive che documentali 9

10 Propedeutico alla valutazione del piano di autocontrollo è la verifica dei prerequisiti ossia dei requisiti amministrativi/tecnico-costruttivi costruttivi dei vari elementi che costituiscono l acquedotto: 10

11 Tali elementi sono: Le fonti (pozzi e/o opera di presa) Opera di trasporto dalla fonte all impianto Impianto di trattamento Serbatoi e vasche di accumulo Rete di distribuzione 11

12 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO 12

13 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO IDENTIFICAZIONE DELL ENTE GESTORE SEDE AMMINISTRATIVA RAPPRESENTANTE LEGALE E RELATIVI DATI ANAGRAFICI 13

14 DATI ANAGRAFICI DELL ENTE GESTORE Ente Gestore Via.. N N.. Comune..... AATO. Via.. N N.. Comune. Impianto di potabilizzazione:... Via.. N N Comune di.. Responsabile Legale: Sig... Nato a a il e residente in Via.. N N Comune.. 14

15 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Predisposizione del gruppo di lavoro (team) attraverso un mandato della direzione dell azienda Ente Gestore ( management commitment ) per la redazione o la revisione del piano di autocontrollo Nomina del responsabile del piano di autocontrollo ed eventuale delega scritta 15

16 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Dati identificativi dell impianto acquedottistico Sede dell impianto di potabilizzazione Volume di acqua prodotto (m 3 /die) Popolazione servita 16

17 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Definizione dell acqua prodotta: Tipologia della fonte acqua superficiale acqua di falda freatica acqua di falda artesiana Trattamenti subiti trattamento fisico semplice trattamento chimico-fisico semplice trattamento chimico-fisico spinto disinfezione Ambito di distribuzione comuni serviti 17

18 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Organigramma aggiornato per mansioni con relativa assegnazione delle responsabilità 18

19 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Identificazione degli elementi costitutivi dell Acquedotto Valutazione dei prerequisiti Eventuale piano di adeguamento con scala delle priorità 19

20 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Valutazione prerequisiti: Fonti idropotabili utilizzate (descrizione ubicazione, profondità, emungimento) Aree di salvaguardia (zona di rispetto e tutela assoluta): individuazione misure di protezione Impianti di potabilizzazione (dati tecnici dell impianto, schede tecniche dei prodotti utilizzati e certificazione analitica che garantisca l assenza l di contaminazione alla produzione) Serbatoi di stoccaggio (ubicazione, schema, distribuzione) Schema della rete di trasporto e di distribuzione ed aree di influenza Ubicazione e tipologia utenze particolari (scuole, ospedali, case di riposo) Punti di pericolo lungo la rete di distribuzione a partire dalla captazione ai terminali di rete 20

21 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Definizione del diagramma di flusso Secondo il principio di definire esattamente ed identificare, una fase fondamentale è quella della descrizione esatta del processo mediante la definizione di un diagramma di flusso funzionale all analisi analisi dei pericoli 21

22 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO E necessario descrivere il processo di produzione partendo dalle fasi iniziali (attingimento)) fino alla distribuzione E auspicabile adottare il sistema dello schema a blocchi con numerazione ed identificazione delle fasi 22

23 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Identificazione dei pericoli e dei rischi e determinazione delle misure necessarie per il loro controllo ( misure preventive): individuare ed elencare tutti i pericoli ed i rischi microbiologici, chimici e fisici correlati alle singole fasi del processo indicate nel digramma di flusso. L analisi dei rischi correlati ad ogni fase consente di indirizzare tutte le decisioni relative all autocontrollo autocontrollo ed alle verifiche da eseguire sul processo. 23

24 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Identificazione dei pericoli e dei rischi e determinazione delle misure necessarie per il loro controllo ( misure preventive): Determinare quindi le misure preventive o di controllo, cioè quelle azioni ed attività che sono richieste per eliminare o ridurre i rischi a livelli accettabili 24

25 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Identificazione dei punti critici di controllo (CCP) Individuare le fasi del diagramma di flusso nelle quali è maggiore la possibilità di contenere il rischio ovvero dove il rischio può essere minimizzato e dove la perdita di controllo può determinare un rischio inaccettabile o non più recuperabile in una fase successiva del processo 25

26 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Identificazione dei limiti critici per ogni CCP Stabilire i limiti critici per ogni CCP. Il mancato rispetto dei limiti critici indica la perdita di controllo e la necessità di una azione correttiva immediata. I limiti critici possono essere sia limiti di Legge o derivare dall esperienza pratica e dalle buone norme tecniche 26

27 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Determinazione delle azioni correttive da applicare allorchè si verifichi una deviazione dai limiti critici o quando si sia verificata una non conformità à. Le azioni correttive devono essere previste per ogni CCP identificato al fine di assicurare che il processo ritorni ad essere sotto controllo. 27

28 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Determinazione delle azioni correttive da applicare allorchè si verifichi una deviazione dai limiti critici o quando si sia verificata una non conformità à. La definizione delle azioni correttive è estremamente importante in un piano HACCP, in quanto evidenzia il concreto impegno da parte dell azienda nella prevenzione dei rischi. Proprio per questo le azioni correttive, oltre ad essere definite, devono essere chiaramente documentate in modo tale da garantire la sicurezza dell acqua e concorrere all eliminazione di non conformità in futuro. 28

29 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Definizione delle procedure per la verifica affinchè il piano di autocontrollo sia efficace. La verifica del piano di autocontrollo è la fase in cui si valuta se quello che è stato deciso, pianificato ed attuato consente di raggiungere gli obiettivi, in caso contrario, si procede alla revisione del piano. Nella verifica possono essere utilizzati diversi strumenti come i metodi di monitoraggio, i dati derivanti dalla gestione delle segnalazioni, dagli esiti dei controlli interni ed esterni. 29

30 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Descrizione del monitoraggio della qualità dell acqua Individuazione: dei punti di campionamento rappresentativi della qualità dell acqua nei diversi elementi dell impianto acquedottistico,, dall attingimento attingimento alla rete di ditribuzione tenuto conto delle eventuali situazioni di criticità individuate Della tipologia e frequenza dei controlli Della individuazione dei limiti critici Della banca dati cartacea e/o informatica Delle procedure 30

31 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Piano di intervento per le non conformità e le emergenze idriche Presenza delle procedure di pronto intervento con definizione: Della struttura operativa di ricezione della segnalazione Del responsabile Delle risorse umane con le specifiche mansioni Delle risorse tecniche-logistiche Dell orario di ricezione ed attivazione pronto intervento Dei criteri di priorità e dei tempi di intervento Delle procedure operative scritte Della modulistica Delle comunicazioni al SIAN ed all AATO Della banca dati dei casi di pronto intervento 31

32 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Definizione delle procedure delocalizzate In un piano di autocontrollo basato sul sistema HACCP le procedure delocalizzate se correttamente applicate, permettono di tenere sotto controllo più fasi del processo che potrebbero essere considerate critiche 32

33 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Le principali procedure delocalizzate che possono trovare applicazione in un piano di autocontrollo acquedottistico sono: Procedura di igiene e pulizia Procedura di disinfestazione e derattizzazione Procedura di manutenzione ordinaria e straordinaria Procedura di omologazione dei fornitori Procedura per la formazione del personale 33

34 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Procedura di igiene e pulizia E la descrizione vera e propria con cui vengono effettuate le operazioni di pulizia è necessario che siano specificati: Identificazione aree, denominazione prodotti (schede tecniche), attrezzature, frequenza, modalità,, responsabile delle operazioni Documento di verifica che comprende i punti di verifica, metodi utilizzati, limiti di accettabilità,, azioni correttive da adottare, programmazione delle verifiche. 34

35 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Procedura di disinfestazione e derattizzazione E la descrizione delle modalità con cui viene garantito il controllo degli animali indesiderati; è necessario che siano specificati: identificazione delle aree, frequenza e modalità degli interventi, prodotti utilizzati, operatori, responsabili delle operazioni. 35

36 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Procedura di disinfestazione derattizzazione In caso di interventi effettuati da ditte esterne copia del contratto; la planimetri riportante, numerati, i punti di posizionamento delle esche Le schede tecniche e tossicologiche dei prodotti utilizzati I I rapporti compilati per ogni intervento Le relazioni dei monitoraggi periodici eseguiti internamente all azienda azienda 36

37 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Procedura di manutenzione ordinaria e straordinaria Gli interventi di manutenzione ed i controlli agli impianti devono essere programmati. Deve essere indicata la periodicità prevista per i singoli interventi che riguarderanno: le strutture, gli impianti, i materiali. Per quanto sopra l obiettivo l è la prevenzione da condizioni di deterioramento ed usura che possono influire negativamente sul prodotto. 37

38 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Procedura di manutenzione ordinaria e straordinaria Per ogni intervento di manutenzione eseguito dovranno essere annotati gli estremi (data, tipo di intervento, operatore) devono essere annotati anche gli eventuali inconvenienti o guasti e le riparazioni effettuate (manutenzione straordinaria). 38

39 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Procedura di omologazione dei fornitori Deve essere specificato in base a quali criteri si introduce e si mantiene un fornitore Procedura di selezione verifica dei fornitori Elenco aggiornato delle additivi/reagenti o materiali a contatto con l acqual Schede di registrazione dei fornitori 39

40 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Procedura di omologazione dei fornitori Deve essere specificato in base a quali criteri si introduce e si mantiene un fornitore Schede tecniche degli additivi/reagenti e materiali a contatto con l acqual Piano delle verifiche analitiche Definizione dei limiti di accettabilità Azioni correttive in caso di non conformità Moduli di ricevimento materiali correttamente compilati 40

41 VERIFICA DOCUMENTALE DEL PIANO DI AUTOCONTROLLO Procedura per la formazione del personale Procedura sulle iniziative di formazione previste (date, argomenti, docenti, partecipanti), livelli di formazione a seconda del personale coinvolto, modalità di aggiornamento e di verifica, obiettivi. Documentazione sugli incontri riportante data,durata, temi trattati, docenti 41

42 Valutazione dell applicazione del piano di autocontrollo La valutazione di un piano di autocontrollo consiste in un insieme di attività finalizzate ad accertare da parte dell organo di controllo che: Le procedure siano applicate Il piano di autocontrollo sia stato correttamente implementato e mantenuto 42

43 Valutazione dell applicazione del piano di autocontrollo L attività svolta sia conforme alle procedure documentate ed il piano di autocontrollo sia adeguato adatto all azienda azienda acquedottistica sottoposta a controllo La documentazione in generale, valutandone disponibilità,, aggiornamento, corrispondente a quanto dichiarato e corretta archiviazione 43

44 Valutazione dell applicazione del piano di autocontrollo La valutazione comprende osservazioni, prelievi o interviste; è importante in particolare chiedere al personale chiarimenti, in modo da ottenere un quadro sul livello di conoscenza delle procedure da parte di chi è tenuto ad applicarle 44

45 Valutazione dell applicazione del piano di autocontrollo Per quanto riguarda l organizzazione l del sopralluogo e della valutazione dell autocontrollo, non esiste una scansione predefinita degli interventi da effettuare, adattabile a tutte le situazioni. L esperienza pratica e la necessità di effettuare il sopralluogo sul campo possono suggerire un percorso indicativo 45

46 Valutazione dell applicazione del piano di autocontrollo Procedere preliminarmente ad un incontro con i responsabili dell azienda, finalizzato alla presentazione e motivazione della visita Prendere visione della documentazione relativa alle procedure ed al piano di autocontrollo per quanto riguarda le varie fasi e il diagramma di flusso 46

47 Valutazione dell applicazione del piano di autocontrollo Effettuare un sopralluogo nell impianto e valutare i rischi strutturali, di processo; questa attività comprende osservazioni o interviste che devono essere documentate Procedere alla revisione della documentazione relativa al piano di autocontrollo ed ai prerequisiti; alla valutazione della adeguatezza e accuratezza tenendo conto degli spunti emersi durante il sopralluogo In chiusura, procedere alla discussione con i responsabili dell azienda, riassumendo le conclusioni ed i principali rilievi emersi 47

48 Valutazione dell applicazione del piano di autocontrollo Un problema che può presentarsi all organo di controllo è l impossibilità pratica di effettuare una valutazione approfondita di tutto il piano di autocontrollo stante il notevole impegno di tempo. E E una situazione che si può verificare ad esempio negli enti gestori medio-grandi laddove la mole di documentazione predisposta può essere considerevole. 48

49 Valutazione dell applicazione del piano di autocontrollo In questi casi, va comunque tenuto presente che: È preferibile approfondire la valutazione su un singolo aspetto dell autocontrollo piuttosto che esaminare tutto il piano superficialmente E bene che sul verbale di sopralluogo sia adeguatamente documentato ciò che è stato valutato e ciò che non è stato sottoposto ad accertamento 49

50 Valutazione dell applicazione del piano di autocontrollo Poiché la valutazione del piano di autocontrollo deve essere documentata, riportando, ad esempio, personale intervistato, registrazioni esaminate, impianti ispezionati, dettagli del processo, non conformità rilevate; a questo scopo possono essere utilizzate check-list appositamente predisposte 50

51 Valutazione dell applicazione del piano di autocontrollo L uso di check-list nella valutazione dell autocontrollo presenta molti vantaggi: Funzionano come aiuto per la memoria Aiutano a mantenere l attenzione l e l obbiettivitl obbiettività della valutazione Costituiscono una registrazione della valutazione, attestando l attivitl attività svolta Aiutano ad assicurare l accuratezza l del sopralluogo Contribuiscono ad uniformare gli interventi tra diversi operatori Assicurano la trasparenza della valutazione Responsabilizzano l operatorel Costituiscono un riferimento per tutti i soggetti coinvolti controllori e controllati 51

52 (CHECK-LIST)????????? 52

53 CONCLUSIONE Possibile fallimento del piano di autocontrollo 1. Assenza di un mandato della direzione dell azienda per scarsa o nulla convinzione sull utilit utilità pratica dell autocontrollo considerato come mero adempimento ad una ennesima imposizione legislativa, icui esiti non devono influenzare l andamento l dell impresa ma devono rassicurare gli organi di vigilanza e, possibilmente, contribuire a ridurre la pressione del controllo ufficiale 53

54 CONCLUSIONE Possibile fallimento del piano di autocontrollo 2. Delega totale ad un consulente esterno, che potrà essere presente in azienda solo saltuariamente; il consulente fornisce il necessario supporto tecnico, ma non può sostituirsi alle figure aziendali chiamate a seguire l applicazione pratica del piano di autocontrollo, ad evidenziare tempestivamente eventuali problemi e a proporre cambiamenti 54

55 CONCLUSIONE Possibile fallimento del piano di autocontrollo 3. Mancato coinvolgimento del personale addetto, chiamate ad effettuare attività previste nel piano senza conoscerne le motivazioni 55