Un programma intelligente a supporto delle decisioni: il caso BCC di Roma

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1 Un programma intelligente a supporto delle decisioni: il caso BCC di Roma Rossano Giuppa Responsabile Pianificazione e Gestione Rischi Banca di Credito Cooperativo di Roma Roma, 12 novembre 2004 ABI Palazzo Altieri 1

2 La Banca di Credito Cooperativo di Roma, nata nel 1954, è oggi il maggior istituto italiano di credito cooperativo. Negli ultimi dieci anni la Banca ha mostrato una dinamica continua: la raccolta complessiva e gli impieghi creditizi sono cresciuti del 12% e del 16%, il patrimonio dell 11%, il numero di dipendenti del 6%. E stata ampliata la quota di mercato con un area operativa che dall hinterland metropolitano romano è stata estesa progressivamente ad una vasta parte del Lazio e alla provincia dell Aquila. La rete commerciale si compone di 93 agenzie e di 31 sportelli di tesoreria presso Amministrazioni comunali, Enti pubblici ed Organizzazioni associative di carattere nazionale e locale. La Banca eroga servizi di tesoreria e cassa per 70 Comuni, 3 Unioni di Comuni e 5 Comunità montane del Lazio e dell'abruzzo. 2

3 L area territoriale di operatività L incremento dei costi è coinciso con i maggiori processi di incorporazione CIVITAVECCHIA ROMA CIVITA RIETI CISTERNA L AQUILA Fisiologico incremento dei costi operativi ed in particolare delle Altre spese amministrative Obiettivo strategico AVEZZANO FROSINONE Miglioramento del Cost Income 17 operazioni di incorporazione di altre Bcc Rete territoriale innervata capillarmente ma a macchia di leopardo SCANNO È comunque migliorata l incidenza dei costi rispetto al totale dell attivo 3

4 Esigenze Ridurre i costi Governare il processo Ottimizzare il rapporto Costi/Prestazioni Il modello organizzativo di Controllo Costi Funzioni coinvolte Pianificazione e Gestione Rischi Contabilità Contabilità analitica Gestione Fabbisogni Tecnologia e Logistica Attività di pianificazione e controllo di gestione Stesura ed aggiornamento del budget Pianificazione spese area Organizzazione e Sistemi Valutazione offerte da fornitori Controlli sulle forniture Presidio delle offerte sul mercato Gestione fatture ed autorizzazioni di spesa Gestione congiunta Verifica e monitoraggio spese amministrative 4

5 La Banca partecipa alla raccolta dati per il benchmark costi ABI Vengono analizzati i costi e definito il posizionamento competitivo Emerge l esigenza di un più attento monitoraggio Necessità di implementare strategie di miglioramento Realizzato un progetto pilota volto a realizzare una Reportistica evoluta per il controllo Direzionale, Balanced Scorecard (Scheda di Valutazione Bilanciata) Benefici Rapida realizzazione e facilità di utilizzo Ampia disaggregazione delle informazioni 5

6 Un sistema per il Business Performance Management Claudio Petroni Amministratore Grouping BPM Roma, 12 novembre 2004 ABI Palazzo Altieri 6

7 Lo scenario operativo più comune Fonti eterogenee dati disaggregati dati destrutturati ed estemporanei costi e tempi lunghi di consolidamento e di aggregazione risultato e logica legati all esperienza del singolo proliferazione incontrollata di modelli e rappresentazioni grafiche diversi strumenti e logiche diversi Bilancio Consuntivo Reporting Piano Strategico Benchmark Budgeting Simulazione Analisi Indici Balanced Scorecard Contabilità Analitica 7

8 L obiettivo che ci poniamo passa per il consolidamento dei dati, delle logiche e dei sistemi Bilancio Consuntivo Reporting Piano Strategico Benchmark Budgeting Simulazione Analisi Indici Balanced Scorecard Contabilità Analitica 8

9 porta alla riorganizzazione in dati omogenei, aumenta la gestibilità delle logiche, facilita la comprensione e diffusione dei risultati Bilancio Consuntivo Reporting Piano Strategico Benchmark Budgeting Simulazione Analisi Indici Balanced Scorecard Contabilità Analitica 9

10 La soluzione è capace anche di integrare i dati derivati dai sottosistemi contabili con dati di natura estemporanea e destrutturata Bilancio Consuntivo Reporting Piano strategico Benchmark budgeting Simulazione Analisi Indici Balanced Scorecard Contabilità Analitica 10

11 SCHEMA DEL PILOTA REALIZZATO Raccolta e consolidamento dei dati dal 2001 al 2003 Individuazione dei livelli di aggregazione dei dati Definizione e realizzazione dei report analitici Confronto dei dati con i benchmark ABI Implementazione di una Balanced Scorecard (scheda di valutazione bilanciata) per la funzione acquisti 11

12 Le specificità della soluzione Alto grado di flessibilità nella composizione delle analisi Facilità di utilizzo da parte dell utente Rapidità nelle fasi di elaborazione e trattamento del dato & Complessità della soluzione Tempi ristretti Competence Center OutlookSoft Competenze in ambito Amministrazione & Finanza Esperienza bancaria 12

13 I livelli interessati dal caso studio Controllo Strategico Balanced Scorecard (Scheda di Valutazione Bilanciata) Benchmarking Reportistica direzionale Controllo Direzionale Consolidato Civilistico Budget/Pianificazione Reportistica direzionale Controllo Operativo Processi Operativi e di Supporto Analisi dei Costi per Attività (ABC) Analisi Economico/Finanziarie Reportistica operativa La piramide decisionale Sistemi Contabili Integrati (ERP) Altri Sistemi Transazionali (Legacy) 13

14 L ottica in cui vengono affrontate le attività La matrice OutlookSoft PROCESSI Fasi Pianificazione Strategica Budgeting Consuntivazione Riprevisione Misurazione Prestazioni Comunicazione l l l l l ATTIVITA Raccolta Dati Consolidamento dei Dati Analisi & Reportistica Distribuzione Report l l l l l l l l l l l l l l l l l l l l 14

15 Schede inserimento dati relativi all analisi di processo 15

16 La soluzione utilizza tecnologie standard e leader di mercato =EVGET( ) 3 x * y f ( x) g( y) Logiche Database 16

17 Gli assi di analisi 17

18 Gli assi di analisi A1 A2 A3 Tempo A4 18

19 Gli assi di analisi Fornitori Società A Società B Società C A1 A2 A3 Tempo A4 19

20 Scenario Consuntivo Riprevisione Budget Gli assi di analisi Fornitori Fornitori Primo Società A Secondo Società B Terzo Società C Quarto Quinto A1 A2 A3 Tempo A4 20

21 Risultato: Il cubo multidimensionale Centri di Costo Tempo Piano dei Materiali Scenario Conti Fornitori 21

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30 Forti radici per un solido futuro 30

31 Balanced Scorecard (Scheda di valutazione bilanciata) I dati e le informazioni derivabili dal bilancio, dalla contabilità e dai sistemi tradizionali sono inadeguati all individuazione dell itinerario che porta alla creazione di valore futuro se non vengono integrati con informazioni correlate a beni intangibili, come: la qualità nelle relazioni tra clienti e fornitori la capacità di innovarsi la qualità nei processi etc. Una volta prefigurato un determinato risultato economico, con questa metodologia è possibile: definire quale debba essere la proposta valore per il cliente descrivere e implementare una corretta strategia elencare i processi in cui eccellere individuare gli indicatori chiave per monitorare le fasi di attuazione e valutare i risultati individuare risorse e tecnologie da innovare 31

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