PMI-NIC - Tutti i diritti riservati. Progetti e Processi: un armonia competitiva

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2 Prima di tutto la buona creanza: Stefano Setti Direttore tecnico di Blulink srl ( Progettazione e sviluppo di Sistemi Informativi - aree Qualità, Sicurezza, Ambiente, Project Management, Business Process Modelling, KPI & Business Intelligence Docente di Gestione dell Informazione e Modelli per l Innovazione presso la facoltà di Scienze della Comunicazione e dell Economia - UniMoRe PMP e Direttore Aggiunto PMI (Project Management Institute), PMI-NIC Membro PDMA (Product Development Management Association) Consulente e formatore PM, BPM, Quality, ICT PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/2010 2

3 Dualismo Processo/Progetto Il processo ed il progetto rappresentano due modelli di work management complementari e talvolta antagonisti; la loro combinazione armonica in azienda costituisce una sfida organizzativa che può portare valore ad entrambe le dimensioni. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/2010 3

4 Una proficua interferenza E probabilmente vero in linea di massima che nella storia del pensiero umano gli sviluppi più fruttuosi si verificano spesso ai punti di interferenza di due diverse linee di pensiero. Queste linee possono avere le loro radici in parti assolutamente diverse della cultura umana, in tempi diversi e in ambienti culturali diversi [ ]. Perciò, se esse realmente si incontrano, cioè se vengono a trovarsi in rapporti sufficientemente stretti da dare origine ad una effettiva interazione, si può allora sperare che possano seguirne nuovi ed interessanti sviluppi Werner Heisemberg PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/2010 4

5 Andata e ritorno La mia carriera Il PMI e la comunità dei PM L agenda di oggi Questa riflessione Approccio ingegneristico, ottimizzazione & gestione Approccio filosofico, umanistico emergente PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/2010 5

9 Processo <> Progetto I protagonisti del confronto: progetto, universo della temporaneità e dell unicità (route) processo, universo della continuità e della ripetitività (routine) L idea di progetto, in sintesi: organizzare risorse per il raggiungimento di obiettivi nel rispetto di vincoli. Missione del progetto è raggiungere gli obiettivi e chiudersi. L idea di processo è presente in tutti i modelli di organizzazione; modella il fluire continuo delle attività. Missione del processo è sostenere in modo continuativo il business. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/2010 9

10 In principio del PMBOK (Project Management Body of Knowledge), laddove compare la prima definizione di progetto, si pone il dualismo con le ongoing operations : fonte PMBOK 2004 PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

11 Progetto <> Processo Progetto durata limitata unico schedulazione ha una chiusura network diagram / Gantt Processo continuo ripetitivo event-driven è infinito flow diagram PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

12 Geometrie progetto: segmento Al di fuori del progetto non esiste nulla (scope definition, what s in what s out) processo: ruota il processo può o meno ri-passare per gli stessi punti PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

15 Comunicazione Nelle due galassie si comunica in modo diverso: progetto, ogni progetto affronta il problema di miscelare linguaggi e di definire un glossario ed un lessico: tante lingue quanti sono gi stakeholder provenienze e matrici culturali diverse cosa intendi per?, in che senso, scusi occorre trasmettere dati e metadati la maggior parte delle informazioni sono destrutturate processo, il linguaggio è predefinito e procedurizzato: anche le comunicazioni sono ripetitive il lessico è ristretto e specialistico, spesso gergale si trasmettono solo i dati, mentre i metadati sono impliciti la maggior parte delle informazioni sono strutturate PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

18 Le definizioni dei guru PMBOK Juran Lewis Wideman Bibby Patel &Morris Mochal "The application of knowledge, skills, tools and techniques to project activities to meet the project requirements" "A project is a problem scheduled for solution" "A project is a multitask job that has performance, cost, time and scope requirements and that is done only one time" "The art of directing and coordinating human and material resources to achieve stated objectives within the limits of time, budget, and client satisfaction" "The art of making things happen" "The discipline of managing project successfully" "Projects are not routine,..." PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

19 PMBOK - All in one le aree previste dal PMBOK Framework Project Project Manager Modelli organizzativi Contesto professionale Phase Initiation Planning Executing Controlling Closing tecniche e strumenti Techniques WBS Budgeting Selection Gantt, PERT EVM Knowledge area Scope Time Cost Integratiion Risk Human resource Quality Procurement Communication Tools PMIS MS project Templates PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

21 Il progetto Temporaneità Un inizio (apertura) ed una fine (chiusura): Come nel gioco degli scacchi, sono le prime mosse le più decisive: dare un titolo e magari una sigla al progetto (marketing interno); posizionare il progetto nell ambito del portfolio; darne visione, asserendone la priorità, dando committment all iniziativa; identificare l ambiente di progetto (environment); affidare la responsabilità, e l autorità (!), ad un project manager, identificare fin dalle prime fasi i principali stakeholder del progetto; comunicare l esistenza e le finalità del progetto; identificare i vincoli di progetto, i paletti che debbono essere rispettati (contenuto, tempo, risorse, budget, standard, ecc.) identificare la metodologia di pianificazione e conduzione del progetto (Agile?, Waterfall?, Extreme?, Scrum? ) PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

22 Il progetto Temporaneità Un inizio (apertura) ed una fine (chiusura): Come nel gioco degli scacchi, per clamoroso che sia il nostro vantaggio, la partita non è chiusa fino allo scacco matto : accettazione del prodotto del progetto da parte del cliente; chiusura con correttezza e completezza degli aspetti commerciali e amministrativi, sia verso il cliente che verso i fornitori; formalizzazione delle lessons learned; aggiornamento della knowledge base; scioglimento e rilascio dei membri del team; comunicazione che il progetto ha avuto un esito. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

23 Il progetto Unicità Ogni progetto è un avventura a sè stante Tuttavia spesso i progetti si assomigliano, appartengono a categorie definite, presentano caratteristiche comuni: le organizzazioni investono energie nella definizione di propri modelli e template, per fornire strumenti standard al team e al project manager, massimizzando la stabilità e riproducibilità dei risultati. template: la pianificazione risulta facilitata se il nuovo progetto aderisce ad un modello noto e già collaudato (i template possono riguardare la WBS, la schedulazione, la composizione del team, i deliverables che devono essere prodotti, ecc.); deliverables: alcuni risultati tangibili del nuovo progetto possono essere recuperati da progetti precedenti (carry over) PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

24 Il progetto Unicità Ogni progetto può assomigliare ad un altro E fondamentale, per il successo del nuovo progetto, comprendere bene in che cosa esso assomigli ad altri già eseguiti in passato ed in cosa invece si differenzi. Il project manager avveduto, in presenza di un progetto déjà vu, va subito a caccia degli elementi di differenza, magari nascosti, che possono rappresentare altrettante insidie e quindi rischi di progetto. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

25 Tempo nel progetto Dopo la fine di un progetto? Il tempo finito (limitato) è finito (concluso) Questo spaesamento temporale è tanto più marcato quanto più ci si trova all interno di organizzazioni projectoriented. In questo caso sappiamo che il singolo membro del team vive di norma un appartenenza assai debole ad un dipartimento funzionale mentre è forte la sua loyalty al progetto. Alla fine del progetto è come se anche il tempo finisse. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

27 Processo - Definizioni Davenport 1993 Un insieme di attività strutturate finalizzate a produrre uno specifico output per uno specifico cliente o mercato. [ ] Il processo è pertanto uno specifico modo di organizzare le attività nello spazio e nel tempo, con un inizio, una fine e ben definiti input ed output Hammer & Champy s 1993 Una collezione di attività che riceve uno o più tipi di input e produce un output che rappresenta un valore per il cliente Rummler & Brache 1995 Il processo è un insieme di step disegnati per produrre un prodotto o servizio; la maggior parte dei processi sono interfunzionali e attraversano i diversi blocchi dell organigramma aziendale Johansson e altri 1993 Il processo è un insieme attività collegate che prendono un input e lo trasformano per creare un output. Idealmente, la trasformazione che si realizza nel processo dovrebbe aggiungere valore all input e creare un output che sia più utile ed efficace, sia a monte che a valle. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

29 Workflow Definizione(1) Il Workflow si occupa dell automazione di procedure, nelle quali vengono scambiati documenti e/o informazioni e/o vengono promosse attività tra partecipanti, in accordo su un insieme di regole definite per raggiungere, o per contribuire ad un obiettivo globale di business. Metodologie e tecnologie di workflow trovano applicazione nell automazione di procedure e quindi di processi anche all interno dei progetti. INPUT OUTPUT (1) PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

31 Workflow implementation cycle Cosa significa introdurre un sistema di workflow in un organizzazione? Disegno dei processi BI Analisi dei dati Implementazione delle regole WFM Esecuzione dei processi 11/12/ PMI-NIC - Tutti i diritti riservati

33 Rappresentazione Grafica Differenti piani semantici Dal livello alto, concettuale, di rappresentazione orientata al management al livello, operativo, orientato all automazione. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

34 Paradigma lineare-quantitativo Tempo rettilineo E il tempo che scorre irreversibile e continuo Il tempo della fisica e dei modelli matematici t Il paradigma lineare-quantitativo: il tempo è omogeneo, obiettivo, misurabile, divisibile all infinito; il passato non si può ripetere, il presente è effimero (un punto); il futuro oggetto di pianificazione e di lotta all imprevisto; il tempo di lavoro è una risorsa limitata il cui valore aumenta in funzione della scarsità. E il tempo della fabbrica, secondo l approccio tayloristico. Il tempo di tempi e metodi, delle operations PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

35 Paradigma circolare-ripetitivo Tempo circolare E il tempo dato da una rotazione Eterna ripetizione di un movimento Il paradigma circolare-ripetitivo: il tempo è ripetizione, oscillazione, rotazione; è un tempo infinito; il tempo è scandito da ri-presentazioni (es. rotazione e rivoluzione terrestre ; il futuro è interpretato come l insieme delle infinite prossime ripresentazioni; è il tempo di processi che richiedono circolarità (ruota di Deming, spirale di Juran, ) E il tempo del pendolo. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

36 Organizzazione a matrice Il dualismo progetto-processo è tanto più spinto, e potenzialmente conflittuale, quanto più l assetto organizzativo della performing organization tende alla matrice forte. In una organizzazione a matrice ogni risorsa sperimenta una doppia appartenenza, al Progetto e alla funzione e quindi al mondo dei Processi. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

38 Risoluzione del conflitto Processo o Progetto? entrambi per un apologia del compromesso e del confronto Vuoi più bene alla mamma o al papà? Ti piace di più il mare o la montagna? Vi è piaciuto di più l Ariosto o il Tasso? Il nostro obiettivo è la definizione di un paradigma di integrazione affinchè la combinazione dei due modelli di work management superi le differenze a favore di un utile integrazione PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

39 Alla ricerca di ciò che è comune Progetto inizio-fine contiene attività alloca risorse richiede competenze ha obiettivi lavoro in parallelo Processo inizio-fine contiene attività alloca risorse richiede competenze ha obiettivi lavoro in parallelo Attività e competenze PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

41 Il task di progetto come processo Esempio Nell ambito di un progetto tecnico di un nuovo prodotto su commessa, occorre commissionare al proprio laboratorio chimico interno una serie di verifiche, che devono seguire un iter (processo) normato In questo caso è il singolo task che si sviluppa attraverso un flusso di lavoro; il task è completo quando l istanza di processo è conclusa. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

43 Lo step di processo come progetto Esempio Nell ambito del processo di trattamento di un Reclamo del Cliente, dopo aver analizzato il problema e individuato le cause, la rimozione del problema costituisce in generale un progetto, con un obiettivo, un orizzonte temporale definito, risorse allocate, In questo caso è il processo che, raggiunto un suo step, genera un set di attività (task) che deve essere pianificato e portato a termine come progetto; il processo può proseguire quando il progetto è concluso. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

44 Modello a scatole cinesi Contesto primario = il punto di partenza esterno può essere un processo o un progetto Il cambio di contesto può quindi essere iterato (modello misto) PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

45 Il processo in aiuto al progetto Come la componente di processo è di ausilio al contesto progetto? Monitorando attraverso opportuni indicatori lo svolgersi dei processi, è possibile determinare misure attendibili di durate medie (a supporto della fase di duration estimate) Il workflow può costituire un sistema di Work authorization e fornisce Work results Il workflow costituisce un ottimo supporto al Change Management System del progetto PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

46 Il processo in aiuto al progetto Project life cycle Lo svolgersi di un progetto è di per se stesso un processo che può essere modellato con un sistema di workflow. Inoltre i processi si prestano bene a modellare quel limbo indefinito di attività che precedono l apertura di un progetto (es. preventivi, offerte) o seguono la chiusura (richieste di modifica, innovazione incrementale). PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

47 Il progetto aiuta il processo Come la componente di progetto è di ausilio al contesto processo? Fornisce al mondo dei processi, intrinsecamente event-driven, un supporto di pianificazione di tempi e risorse, Costituisce pertanto l unico passaggio possibile per una ottimizzazione dell allocazione delle risorse (umane e materiali). PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

48 Il progetto in aiuto al processo Processo di Problem Solving Un esempio paradigmatico Un processo event-driven ad un certo stato genera un set di attività schedulate: PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

49 Case history FiatPowerTrain Gestione anomalie (8D) Attività = soluzioni di problem solving Progetto motore Estratto da testimonianza FPT a OpenHouse Blulink 2009 PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

50 Modello misto (P&PI) Processi e progetti, in un modello misto, condividono i componenti di lavoro elementari: L unità di lavoro non ulteriormente decomposta è l attività, riconducibile ad attività-tipo Per svolgere un attività-tipo sono richieste determinate competenze Processi Competenze Attività[-tipo] Progetti PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

52 Metriche classiche Indicatori di performance di progetto Tempo (SPI) e Costo (CPI) Il metodo EVM (Earned Value Management, standard ANSI) fornisce uno strumento per determinare, in qualsiasi dimensione e tipologia di progetto, Esempio di visione unitaria di un project portfolio mappato su un piano CPI e SPI ( il sogno di ogni PMO). PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

53 Metriche evolute A. Indicatori sulle Risorse Umane Skill alignment grado di allineamento delle risorse ai requisiti di progetto o processo Competency Gap Analysis misura delloscostamento fra richiesto e posseduto Misura della crescita della competenza nell arco del progetto Indicatori HR multiproject PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

54 Metriche evolute B. Indicatori sui Processi Bottleneck step di processo più raggiunti Tempi medi di attraversamento Impiego delle risorse (misurato a posteriori) Misura delle anomalie e delle eccezioni Indicatori WFM multiproject PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

56 Ruolo del PO in ambito P&PI Quali compiti può svolgere il Project Office in questo modello misto Progetto-Processo? Scelta del modello per tipologie di progetto Determinazione delle attività-tipo Determinazione dei costi standard Modellazione delle competenze delle risorse Metriche di Skill measurement project-oriented Definire e (re-)ingegnerizzare i processi Sviluppare indicatori di performance PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

58 Case Study n. 1 Progetto di Automazione processi di laboratorio : Scoping processi esaminati: prove di laboratorio (test) richiesta taratura strumenti Dimensionamento: circa 20 laboratori 2 siti produttivi circa 100 utenti PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

59 Processi di laboratorio Richieste innescate dal ciclo produttivo (processi), che necessitano di pianificazione e di allocazione risorse (umane e materiali) di laboratorio. Accettazione (Richiedente) Ri-Esecuzione Prova (Lab) Chiusura Richieste di test Richiesta (Tutti) Verifica Preliminare (Resp. Lab.) Prova esterna Esecuzione Prova (Lab) Verifica Finale (Resp. Accettazione Lab.) (Richiedente) Analisi Risultato (Richiedente) Ri-Esecuzione Taratura (Lab) Chiusura Gantt - allocazione Richiesta (Tutti) Verifica Preliminare (Resp. Lab.) Esecuzione Taratura (Lab) Verifica Finale (Resp. Lab.) Analisi Risultato (Richiedente) Taratura esterna Metrologia Richieste di taratura strumento Dashboard - indicatori PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

60 Case Study n. 2 MediData Studi e Ricerche Progetti di studi clinico-epidemiologici definizione del protocollo clinico attivazione dei centri (ospedali) reclutamento dei pazienti raccolta, analisi e pubblicazione dei dati clinici Contesto primario: il progetto. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

61 Scheda Progetto P&PI Progetto Sistema Integrato di Project Portfolio Management : Caratteristiche dei progetti: progetti pluriennali e multifase cliente: multinazionali farmaceutiche forte riconducibilità dei progetti a categorie (possibilità di sviluppo di templates) ruolo strategico del Project Office elevato contenuto tecnico-scientifico elevato numero di stakeholders contesto normato (regole internazionali GCP) PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

62 Il processo dentro al progetto Contesto primario: il progetto. Molti task di progetto possono convenientemente essere modellati attraverso processi; ogni step interno al processo richiede competenze specifiche. Templates di fase Processo Cleaning dei dati Briefing (clinico-statistico-pm) Valutazione CRF (clinico) Identificazione check (statistico) Elaborazione check (informatico) Distribuzione MCD (monitor) PMI-NIC - Tutti i diritti riservati 11/12/

67 Un crescendo Un progetto di PPI (Project & Process Integration) si articola in una serie di passi: Analisi e comprensione del processo Analisi e comprensione del progetto Analisi dello spazio organizzativo Definizione degli obiettivi (benefici) Unificazione di attività-tipo e risorse Definizione del contesto primario Adozione della corretta leva IT e non dimentichiamo che un progetto di integrazione PPI è esso stesso un progetto! rossiniano? PMI-NIC - Tutti i diritti riservati

68 E l ICT? Il sistema informativo nelle sue componenti deve facilitare (e non ostacolare!) questa visione unitaria: Il PMIS (Project Management Information System) dovrebbe avere al suo interno un motore di workflow ( BPM inside ) Il sistema di BPM (Business Process Management) dovrebe avere al suo interno meccanismi e tools di project management. Il sistema ERP deve incorporare entrambe le visioni e non imporre una prevalenza. PMI-NIC - Tutti i diritti riservati