gestisci clienti/fornitori, progetti e documenti aziendali online Introduzione... 2 Punti di forza... 2 Gestione delle informazioni...

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1 DocCloud gestisci clienti/fornitori, progetti e documenti aziendali online Introduzione... 2 Punti di forza... 2 Gestione delle informazioni... 4 Business Process Management... 7 Gestione dei processi (workflow)... 8 Caricamento manuale dei documenti... 9 Preview e modifica online dei documenti Ricerca documenti Gestione anagrafica Anagrafica Persone Anagrafica Aziende Gestione progetti Gestione configurazione FTI - Full text index Apache Lucene motore di ricerca Modalità di installazione Note tecniche DocCloud v

2 Introduzione DocCloud consente di gestire in un unico punto tutte le attività che riguardano una PMI indipendentemente dal tipo di attività (commerciale, industriale, studio professionale, etc.). DocCloud consente la gestione dell anagrafica intra ed extra-aziendale, dei documenti intra ed extraaziendali (archiviazione e ricerca), la gestione di progetti e del flusso di lavoro attraverso l adozione di regole di business process management (BPMN 2.0) che consentono di controllare le logiche aziendali e, a posteriori, l analisi di tempi, costi e ricavi di ogni singolo progetto/cliente o fornitore. L utilizzo attraverso un qualsiasi dispositivo (pc/tablet/cellulare) lo rende adatto anche a contesti dinamici o multi-filiale. La possibilità di scegliere se consentire un accesso intra-net o internet, con la possibilità di criptare le comunicazioni e i documenti, garantiscono elevati standard di sicurezza. La possibilità di classificare i documenti dell azienda (commerciali, contabili, progettuali, etc.) consente di definire policy di autorizzazione tra gli utilizzatori finali e consente di tracciare ogni modifica ai documenti per seguirne l evoluzione temporale. La possibilità di ricevere/inviare i documenti a fonti esterne (software di contabilità, siti web, , etc.) lo rendono uno strumento fortemente integrato con le tecnologie già esistenti in azienda. DocCloud consente di risparmiare: - circa il 40% sui costi di archiviazione e ricerca cartacea, grazie alla gestione informatizzata dei documenti intra ed extra-aziendali - circa il 50% sui costi di gestione aziendale grazie all automazione dei processi (ciclo attivo, passivo, etc.) e all analisi degli indicatori di performance - circa il 70% sui costi IT (hardware e software) grazie all installazione in Cloud e all utilizzo di tecnologie open-source che non richiedono l utilizzo di licenze Punti di forza Gestione unificata in un un unica applicazione web raggiungibile con qualsiasi dispositivo Migliora i processi attraverso la gestione del flusso di lavoro dei tuoi progetti o dei tuoi documenti (BPMN 2.0) e analizza a posteriori tempi e costi Cataloga i documenti assegnando RELAZIONI e CLASSIFICAZIONI multiple per ritrovarli facilmente Assegna permessi in lettura/scrittura ai tuoi dipendenti/collaboratori, puoi dare accesso ad alcuni documenti (come ordini e fatture) anche ai tuoi clienti/fornitori esterni Sicurezza garantita dalla criptazione delle comunicazioni e dei documenti DocCloud v

3 Ricerca all interno dei tuoi documenti (ricerca full-text) Recupera i documenti che provengono da fonti esterne (come il software per la contabilità o l della tua azienda) per avere sempre sotto mano tutti i documenti aziendali Consenti ad altri sistemi (come il sito web aziendale) di accedere ai documenti presenti in DocCloud attraverso protocolli di comunicazione standard (SOAP/REST) Utilizza DocCloud in Casa (su server della tua azienda) oppure in Cloud (nella nuvola) per risparmiare sui costi IT DocCloud v

4 Gestione delle informazioni Il cuore di DocCloud è la gestione di tutte le informazioni aziendali attraverso l archiviazione dei documenti e la loro assegnazione a specifici progetti o entità anagrafiche (clienti/fornitori/etc.). I documenti possono provenire da qualsiasi fonte: PC, tablet, la casella aziendale, il software della contabilità, etc. Tutti i documenti entrano in DocCloud per consentire un corretto scambio di informazioni tra i vari attori del processo aziendale. Attraverso una accurata profilazione degli utenti viene dato accesso in lettura/scrittura a specifiche categorie di documenti. Il Direttore generale ha accesso a tutti i documenti, gli impiegati dell ufficio acquisti hanno accesso solo ai documenti relativi ordini e fatture di acquisto, i partner commerciali hanno accesso ai documenti relativi ai listini e così via. E anche possibile sincronizzare DocCloud affinchè renda disponibili i documenti a fonti esterne come software di contabilità/erp, il sito web aziendale, la mail aziendale, etc. DocCloud v

5 Le policy di visibilità vengono definite in base alla CLASSIFICAZIONE del documento. Se un documento viene classificato come fattura sarà consentito l accesso in lettura/scrittura solo a determinate categorie di utenti, come la persona addetta al data-entry. I documenti di uno specifico progetto saranno visibili solo al responsabile di progetto. E così via. Le struttura ad albero delle classificazioni è definita dall amministratore di sistema. Le persone che hanno visibilità su un nodo, hanno visibilità su tutti i nodi figli. Nell esempio sotto il responsabile di progetto ha visibilità su tutti i documenti classificati come Requirements analysis, Cost analysis e Development. Il Boss ha visibilità su tutti i documenti. DocCloud v

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7 Business Process Management Da WikiPedia: Il Business Process Management è l insieme di attività necessarie per definire, ottimizzare, monitorare e integrare i processi aziendali, al fine di creare un processo orientato a rendere efficiente ed efficace il business dell azienda. BPM significa comprendere il funzionamento della propria azienda e tradurre ogni singolo processo in un diagramma (workflow) che specifica chi fa che cosa. Nell esempio qui sotto viene definito un semplice workflow di vendita che prevede alcuni passi: 1) l approvazione dell ordine da parte del responsabile commerciale 2) la verifica della disponibilità in magazzino con eventuale ordine al fornitore della merce 3) la spedizione dell ordine 4) la creazione della fattura 5) e la notifica al responsabile che controlla le vendite DocCloud v

8 Gestione dei processi (workflow) DocCloud integra al suo interno un motore di workflow per il BPM che consente di attivare un workflow su ogni specifico progetto o documento. I workflow possono essere creati graficamente definendo il processo e gli attori del processo. Ogni workflow può essere creato utilizzando diversi task: - Task di Revisione: un documento è soggetto a revisione da parte di un utente o di un gruppo (esempio Gruppo Commerciale ) - Task di Autorizzazione: un documento è soggetto ad autorizzazione da parte di un utente o di un gruppo (esempio Gruppo Commerciale ) - Task di Processo: viene richiesto che un utente o un gruppo esegua una determinata azione e ne dia conferma - Task di Notifica: viene inviata una notifica a un utente o ad un gruppo Il nostro Team è sempre disponibile ad aiutare il cliente nella creazione di specifici workfllow. All interno del progetto o dell anagrafica cliente/fornitore è possibile vedere i workflow eseguiti o in esecuzione con relativo diagramma di Gantt del tempo speso. Ogni utente vede in homepage un riepilogo dei tasks in cui è coinvolto e può intervenire per modificarne lo stato. Maggiori informazioni con la versione 1.4. DocCloud v

9 Caricamento manuale dei documenti Caricare documenti in DocCloud è molto semplice con il MultiUploading: seleziona tutti i file che vuoi caricare in DocCloud Se vuoi specifica le relazioni dei documenti con le Aziende, Persone e Progetti presenti in DocCloud. Questo ti consentirà di ritrovarli facilmente! DocCloud v

10 Cataloga i documenti assegnando 1 o più classificazioni. Le classificazioni garantiscono permessi di visibilità sui documenti, è importante che ogni documento venga classificato in modo accurato. Se il documento non viene classificato rientra nella categoria documenti non classificati alla quale solo specifici utenti hanno visibilità. E possibile creare diversi alberi di classificazione e assegnare ad un documento classificazioni multiple. DocCloud v

11 Infine, cliccando su SALVA i documenti vengono salvati e archiviati in modo sicuro su DocCloud. DocCloud v

12 Preview e modifica online dei documenti E possibile scaricare un documento da DocCloud oppure aprire una anteprima e modificare il documento online. 1. in entrambe le configurazioni (intra o internet) DocCloud può essere integrato con il servizio SkyDrive (di Microsoft) che consente di aprire e modificare il documento online sfruttando le API messe a disposizione da Microsoft (fig. 1). L utente può quindi modificare il documento online con il suo browser e viene mantenuto lo storico delle modifiche. Utile per modifiche veloci. 2. In configurazione intranet: vengono dati solo ad alcuni utenti/gruppi di dominio i permessi di lettura e/o scrittura sulla cartella protetta che viene usata da DocCloud come repository. L utente accede quindi al path diretto del file (esempio C:\Program Files\...\analisi_costi.xls) che viene aperto con il software dell utente (Excel, Word, etc.). Qualsiasi modifica al file non può però essere tracciata perché gestita da Windows. Fig. 1 l utente viene rediretto sul sito di SkyDrive per il solo tempo di modifica del documento, dopodiché il documento viene automaticamente salvato su DocCloud DocCloud v

13 Ricerca documenti Ogni documento inserito in DocCloud viene indicizzato, cioè ne viene estratto il contenuto testuale per consentire la ricerca interna al documento (è possibile escludere alcuni file). Sono indicizzabili tutti i documenti che hanno al loro interno del testo scansionabile: - file di Office (Word, Excel, etc.) - file testuali (PDF, TXT, CVS, etc.) - altri formati E possibile verificare l indicizzazione di ogni singolo documento attraverso i campi: - FTI: indica lo stato di indicizzazione in base alla legenda presente in fondo alla pagina - Data FTI: indica la data di indicizzazione DocCloud v

14 Archivio: accedendo all archivio sono visibili tutti i documenti presenti in DocCloud (fig.1) ed è possibile filtrarli (pannello a sinistra) in base alle relazioni e/o alle classificazioni assegnate ai documenti. Fig.1 archivio Se selezioni le classificazioni che ti interessano, ti verranno mostrati solo i documenti appartenenti alle classificazioni selezionate. Esempio se si seleziona la classificazione Commerciale verranno mostrati solo i documenti che appartengono a tale classificazione o ad una delle classificazioni figlie. DocCloud v

15 Se specifichi le relazioni dei documenti con aziende, progetti o persone, ti verranno mostrati solo i documenti che hanno tali relazioni. In questo modo è possibile costruire specifici filtri di ricerca che ti consentono di trovare facilmente i tuoi documenti, scaricarli o modificarli. In più puoi aggiungere filtri specifici su altri parametri come il nome del file, la descrizione o la dimensione. DocCloud v

16 Ricerca full-text: se invece devi cercare all interno del testo dei tuoi documenti o effettuare ricerche di similarità basandoti su vari parametri, è possibile eseguire la ricerca full-text che ti propone solo i documenti che hanno ottenuto il punteggio di somiglianza più alto (FTI Score). In fondo alla pagina viene mostrata la stringa di ricerca usata dal motore di ricerca (Lucene) e il tempo di ricerca. Deselezionando il flag su contenuto è invece possibile costruire stringhe personalizzate di ricerca in base alla sintassi utilizzata da Apache-Lucene (vedi capitoli successivi). Cliccando sulla lente di ingrandimento è possibile vedere il contenuto testuale del file con l highlight (in giallo) del testo cercato. Esempio di ricerca della parola Budget 2011 DocCloud v

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18 Gestione anagrafica In DocCloud è possibile gestire due diverse anagrafiche: - Persone: dipendenti, collaboratori, etc. - Aziende: clienti o fornitori e ad ogni anagrafica è possibile assegnare progetti e documenti. Anagrafica Persone Per ogni persona è possibile inserire informazioni su dati anagrafici, carriera, fotografia, etc. DocCloud v

19 E possibile associare una persona ad un progetto o ad un documento cliccando sul relativo pulsante associa a Oltre a scegliere il progetto è possibile indicare ulteriori informazioni come lo stato o la situazione interna al progetto (le informazioni da inserire sono configurabili dall amministratore del sistema). DocCloud v

20 Entrando nel dettaglio della persona sono visibili tutte le informazioni a lui collegate: - dati anagrafici - lista dei progetti a lui associati - lista dei documenti a lui associati DocCloud v

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22 Anagrafica Aziende Come per le persone è possibile inserire una nuova azienda specificando: - indirizzo/i della sede - numeri di telefono e fax - indirizzi - siti web E possibile associare ad un azienda diversi progetti e documenti attraverso il pulsante azioni. DocCloud v

23 Entrando nel dettaglio dell azienda sono visibili tutte le informazioni collegate: - dati dell azienda - classificazioni associate - lista dei progetti associati o per cui è cliente - lista dei documenti associati DocCloud v

24 Gestione progetti E possibile creare un progetto assegnandolo ad un cliente e modificando in ogni momento lo stato (aperto, chiuso, sospeso, etc.). E quindi possibile ricercare i progetti in base a diversi parametri. Cliccando sullo stato del Progetto è possibile modificarlo al volo senza dover entrare nei dettagli del progetto (utile quando i progetti sono molti ed è necessario modificare lo stato agevolmente). Cliccando sul pulsante azioni è possibile visualizzare la lista di persone o aziende associate al progetto. DocCloud v

25 Selezionando una persona/azienda sul progetto (fig. 1) è possibile modificare il suo stato all interno del progetto e l esito (parametri definiti dall amministratore di sistema) ed è possibile inoltre aggiungere delle note in formato HTML a piè di pagina. Cliccando invece su Allega documento è possibile assegnargli un nuovo documento: le Relazioni del documento vengono pre-compilate con la persona e il progetto selezionati. Fig.1 persone associate al progetto DocCloud v

26 Gestione configurazione L amministratore di sistema può configurare: - gli utenti e i relativi privilegi di visibilità - la lista delle classificazioni dei documenti - le informazioni aggiuntive sui progetti - ricreare il full text index - modificare le impostazioni di sistema FTI - Full text index Il Full Text Index è un indice che viene creato dal motore di ricerca (Lucene) e che consente di indicizzare il contenuto dei documenti per poi effettuare ricerche all interno dei documenti stessi. Ogni documento inserito o aggiornato viene automaticamente indicizzato, questa operazione richiede solitamente qualche secondo (a seconda della dimensione del file). E possibile ricreare interamente l indice andando in Configurazione -> Ricrea Search Index. Questa operazione re-indicizza tutti i documenti presenti in DocCloud ed è un operazione che andrebbe fatta solo nel caso in cui l indice è corrotto o si hanno dei dubbi sul corretto funzionamento dello stesso (i tempi di indicizzazione sono di circa GB all ora, a seconda delle prestazioni della macchina). Durante una ricerca vengono proposti i documenti ordinati in base al punteggio di similarità maggiore (FTS). Il punteggio tiene conto di diversi fattori. La costruzione del punteggio è complessa e per questo vi rimandiamo alle note tecniche fornite da Apache Lucene. Apache Lucene motore di ricerca Apache Lucene è un motore di ricerca di estrema potenza realizzato dalla Apache Software DocCloud v

27 Foundation ( che consente di effettuare: - ranked searching - phrase queries, wildcard queries, proximity queries, range queries - fielded searching (title, author, contents) - date-range searching - multiple-index searching with merged results - simultaneous update and searching e dalle prestazioni ottimali: - over 95GB/hour on modern hardware - small RAM requirements -- only 1MB heap - incremental indexing as fast as batch indexing - index size roughly 20-30% the size of text indexed Per costruire query di ricerca complesse è possibile visitare la pagina: DocCloud v

28 Modalità di installazione DocCloud può essere installato in Casa (su server della tua azienda) o in Cloud (nella nuvola) per risparmiare sui costi IT Modalità in CASA in CLOUD Accesso web tramite inserimento di user/password Sì Sì Accesso solo su rete INTRANET tramite inserimento di Sì No user/password Accesso solo su rete INTRANET tramite Autenticazione Windows (l utente viene automaticamente riconosciuto in base all utente di dominio e non deve fornire credenziali di accesso) Sì No Fig. 1 esempio inserimento user/pwd con link di recupero credenziali via DocCloud v

29 Note tecniche DocCloud è installabile in CASA (su Windows Server 2008 R2 con IIS 7.5) oppure su macchina virtuale in Cloud. L installazione in Cloud consente di non dover gestire l infrastruttura IT appoggiandosi ad un provider esterno certificato. Alcuni esempi con Aruba Cloud HyperV (fonte Cloud.it): costo mensile costo annuo CPU: 1 RAM: 1 GB HARD DISK: 30 GB CPU: 2 RAM: 2 GB HARD DISK: 100 GB CPU: 2 RAM: 4 GB HARD DISK: 500 GB CPU: 4 RAM: 8 GB HARD DISK: 1 TB (1000 GB) Innovatiweb è in grado di fornire un pacchetto chiavi in mano fornendo una soluzione completamente in outsorcing presso il proprio datacenter. in CASA in CLOUD Installazione server interni all azienda server certificati (Aruba, IBM, etc.) Raggiungibilità Intranet oppure Internet Internet Autenticazione Utenti Windows oppure User/Pwd User/Pwd Accesso ai file apertura/modifica diretta apertura/modifica da servizi esterni (come SkyDrive) Harware/Manutenzione costi fissi paghi solo quello che consumi Vantaggi maggiore personalizzazione minori costi DocCloud è realizzato con tecnologie di ultima generazione: - IIS 7.5 su Win2008 R2 - C# MVC3 su framework.net WF4 - Database: Firebird (non richiede licenza) oppure SQL SERVER - Librerie Telerik MVC3 Contattaci per un preventivo o una demo -> DocCloud v