Guida per l'utente della Postazione centrale di risposta (CAP)

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1 Guida per l'utente della Postazione centrale di risposta (CAP) Avaya Business Communications Manager Versione 6.0 Stato del documento: Standard Versione del documento: Numero del documento: NN Data: Maggio 2010

2 2010 Avaya Inc. Tutti i diritti riservati. Avvisi Anche se è stato fatto qualsiasi ragionevole sforzo per garantire la completezza e la precisione delle informazioni contenute in questo documento, Avaya non si assume alcuna responsabilità di qualsiasi errore. Avaya si riserva il diritto di apportare modifiche e correzioni alle informazioni di questo documento senza l'obbligo di comunicare tali modifiche a nessuna persona o organizzazione. Disconoscimento di responsabilità per la documentazione Avaya non sarà responsabile di alcuna modifica, aggiunta o eliminazione rispetto alla versione pubblicata originale di questa documentazione, a meno che tali modifiche, aggiunte o eliminazioni non siano eseguite da Avaya. 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3 Postazione centrale di risposta (CAP) La postazione centrale di risposta (CAP) è composta da un telefono Avaya 7316E Digital Deskphone e da uno a nove moduli Avaya 7316E Digital Key Expansion Modules. CAP consente di effettuare le seguenti operazioni: rispondere alle chiamate in entrata e trasferirle ai telefoni dei propri colleghi controllare lo stato occupato/non occupato o lo stato Blocca chiamate in entrata dei telefoni nel sistema in uso utilizzare numerose funzioni e numeri di composizione automatica con tasti di accesso rapido. Modulo di espansione Avaya 7316E Digital Key Il modulo Avaya 7316E Digital Key (Avaya 7316E KEM) è un dispositivo aggiuntivo in grado di fornire 24 pulsanti di memoria o di linea aggiuntivi per il telefono Avaya 7316E Digital Deskphone. È possibile collegare al telefono Avaya 7316E Digital Deskphone fino a 9 moduli Avaya 7316E KEM. Un modulo Avaya 7316E KEM è connesso a un lato del telefono Avaya 7316E Digital Deskphone, quindi è possibile collegare fino a otto altri moduli Avaya 7316E KEM al primo modulo Avaya 7316E KEM. Il modulo Avaya 7316E KEM consente di visualizzare lo stato delle chiamate del telefono al quale è collegato. Fare riferimento alla Scheda di installazione del modulo di espansione Avaya 7316E Digital Key per istruzioni sull'installazione. Postazione CAP potenziata L'amministratore del sistema deve assegnare la postazione CAP come CAP/ Avaya 7316E KEM potenziata durante la programmazione del sistema per poter visualizzare la linea esterna, la linea di destinazione e i gruppi di ricerca sui pulsanti dei moduli Avaya 7316E KEM. È possibile ricevere chiamate esterne solo se la postazione CAP funziona in modalità potenziata. Per utilizzare un numero maggiore di pulsanti programmati sulla postazione oppure per ulteriori informazioni sui gruppi di ricerca, consultare il proprio amministratore. 1

4 Personalizzazione della postazione CAP Prima di iniziare a ricevere o effettuare chiamate sulla postazione CAP, è necessario personalizzare la postazione CAP per gestire le chiamate con maggiore efficienza. Le operazioni di personalizzazione sono: Programmazione dei pulsanti di memoria Spostamento delle linee dai pulsanti del telefono Avaya 7316E Digital Deskphone ai pulsanti dei moduli Avaya 7316E KEM o delle postazioni CAP avanzate Etichettatura dei pulsanti della postazione CAP (Avaya 7316E Digital Deskphone e Avaya 7316E KEM) Programmazione dei pulsanti di memoria Per impostazione predefinita, i pulsanti di memoria Avaya 7316E KEM sono vuoti. È possibile programmare a scelta pulsanti di memoria sul modulo Avaya 7316E KEM per la selezione rapida di una funzione o di numero interno o esterno. Se si utilizza una postazione CAP potenziata, è inoltre possibile programmare i pulsanti per la linea di destinazione e i gruppi di ricerca. In modalità potenziata, è inoltre possibile programmare pulsanti duplicati. Ad esempio, è possibile programmare più di un pulsante per una linea di destinazione specifica o per un sistema di composizione automatica esterna. Suggerimento: I numeri interni di composizione automatica possono essere assegnati automaticamente ai pulsanti di memoria del modulo Avaya 7316E KEM durante un avvio a freddo. Per ulteriori informazioni, fare riferimento alla sezione Avvio a freddo del modulo Avaya 7316E KEM in questa guida. È possibile sfruttare al massimo l'efficienza della postazione CAP utilizzando le seguenti funzioni: Prenota ( ) Inoltra ( ) Chiamata prioritaria ( fl ) Assicurarsi che le funzioni siano programmate sul telefono Avaya 7316E Digital Deskphone o sul modulo Avaya 7316E KEM attenendosi ai passaggi indicati di seguito, relativi alla programmazione dei pulsanti di memoria. 2

5 Composizione automatica interna 1. Premere. 2. Premere un pulsante di memoria. 3. Comporre il numero dell'interno. 4. Premere OK per memorizzare il numero. Oppure Premere Esci per uscire dalla sequenza di programmazione. Nomi per chiamata automatica esterna sul KEM 1. Premere. 2. Premere un pulsante di memoria. 3. Digitare il numero esterno. 4. Premere OK per memorizzare il numero. 5. Utilizzare la tastiera per immettere il nome che corrisponde al numero programmato. 6. Premere OK per memorizzare il nome insieme al numero corrispondente. Funzioni 1. Premere. 2. Premere un pulsante di memoria. 3. Premere e immettere il codice funzione. 4. Premere OK per memorizzare il codice funzione. Oppure Premere Esci per uscire dalla sequenza di programmazione. Composizione automatica esterna 1. Premere. 2. Premere un pulsante di memoria. 3. Comporre il numero telefonico esterno. 4. Premere OK per memorizzare il numero. Oppure Premere Esci per uscire dalla sequenza di programmazione. Verifica del nome programmato per un pulsante di chiamata automatica 1. Premere. 2. Premere il pulsante di memoria programmato per cui si desidera vedere il nome programmato. Appare il nome programmato per quel pulsante di chiamata automatica esterna. Procedura per cancellare i pulsanti di memoria 1. Premere. 2. Premere un pulsante di memoria. 3. Premere OK per cancellare la programmazione associata al pulsante. 3

6 Gli amministratori possono anche programmare i nomi per un pulsante programmabile di chiamata automatica esterna del telefono attraverso l'interfaccia di amministrazione Telset, usando la procedura specificata di seguito. Per accedere all'interfaccia di amministrazione Telset, gli amministratori devono avere privilegi di amministratore. Per ulteriori informazioni sul modo per accedere all'interfaccia di amministrazione Telset e utilizzarla, gli amministratori possono consultare la Telset Administration Guide (NN ). Per le procedure a livello di amministratore relative alla programmazione dei pulsanti di memoria del telefono IP mediante Business Element Manager e l'interfaccia di amministrazione Telset, vedere Configurazione di Avaya Business Communications Manager Dispositivi (NN ). Spostamento pulsanti di linea Se si dispone di una postazione CAP avanzata, è possibile spostare linee esterne, linee di destinazione e gruppi di ricerca dai pulsanti sul telefono Avaya 7316E Digital Deskphone ai pulsanti del modulo Avaya 7316E KEM. 1. Premere. 2. Sul proprio Avaya 7316E Digital Deskphone, premere il pulsante su cui si desidera spostare la linea. 3. Sul proprio modulo Avaya 7316E KEM, premere il pulsante di memoria su cui si desidera spostare la linea. 4. Premere. Il pulsante di linea è ora memorizzato sul modulo Avaya 7316E KEM. 4

7 Etichette associate ai pulsanti Utilizzare le quattro schede etichette pulsanti sul modulo Avaya 7316E KEM per mostrare la programmazione associata. Schede etichette pulsanti aggiuntive vengono fornite con il modulo Avaya 7316E KEM. Utilizzare le tre schede etichette pulsanti sul telefono Avaya 7316E Digital Deskphone per mostrare la programmazione associata. Insieme al telefono vengono fornite schede etichette pulsanti aggiuntive. Procedura per assegnare un'etichetta ai pulsanti 1. Rimuovere la targhetta di plastica e la scheda etichette pulsanti dal telefono e dal modulo Avaya 7316E KEM. 2. Premere. 3. Premere ciascun pulsante sul modulo Avaya 7316E KEM e leggere il display. 4. Scrivere il nome assegnato a ciascun pulsante sulla relativa scheda di etichette dei pulsanti del modulo Avaya 7316E KEM. 5. Premere ciascun pulsante sul telefono e leggere il display. 6. Scrivere il nome assegnato a ciascun pulsante sulla relativa scheda etichette pulsanti. 7. Al termine, premere. 8. Reinserire la scheda delle etichette dei pulsanti nel modulo Avaya 7316E KEM e nel telefono. 9. Inserire la targhetta di plastica facendo corrispondere le linguette della targhetta alle apposite tacche del modulo Avaya 7316E KEM e del telefono. 5

8 Suggerimento: Utilizzare Desktop Assistant per personalizzare le schede delle etichette dei pulsanti. Collegarsi al sito e scaricare l'applicazione Desktop Assistant sul proprio computer. Monitoraggio dei telefoni nel sistema È importante tenere sotto controllo i diversi tipi di indicatori posizionati accanto ai pulsanti di composizione automatica interna sul modulo Avaya 7316E KEM. Questi indicatori mostrano lo stato di un interno. I seguenti indicatori vengono visualizzati sul modulo Avaya 7316E KEM, oltre ai pulsanti di composizione automatica interna, quando: L'interno telefonico è attivo su una linea interna o esterna oppure è utilizzato per controllare la casella vocale. La funzione Blocca chiamate in entrata è attivata nel telefono dell'interno. La funzione Trasferimento chiamata è attivata nel telefono dell'interno. Risposta e inoltro di una chiamata La maggior parte delle chiamate dovrebbe richiedere le seguenti procedure: 1. Rispondere a una chiamata. 2. Determinare il destinatario della chiamata. 3. Verificare lo stato dell'interno del destinatario desiderato sul modulo Avaya 7316E KEM. 4. Se l'indicatore è disattivato, inoltrare la chiamata all'interno. OPPURE Se viene visualizzato l indicatore, il collega è occupato su un altra chiamata. In tal caso, è possibile attivare le seguenti funzioni: Prenota: consente di reindirizzare la chiamata all'interno richiesto anche se tutte le linee del telefono sono occupate. Premere o il pulsante di memoria, se ne è stato programmato uno per questa funzione. Richiamata: segnala la necessità di richiamare non appena l interno risulti disponibile. 1) Chiamare l'interno desiderato. 2) Premere o il pulsante di memoria, se ne è stato programmato uno per questa funzione. 6

9 Chiamata prioritaria: consente di interrompere la chiamata corrente del collega. 1) Chiamare l'interno desiderato. 2) Premere fl o il pulsante di memoria, se ne è stato programmato uno per questa funzione. OPPURE Se l'indicatore (DND) viene visualizzato, prendere nota del messaggio oppure inoltrare la chiamata direttamente alla casella vocale dell'interno (se disponibile). OPPURE Se l'indicatore (Trasferimento di chiamata) viene visualizzato, inoltrare la chiamata all interno. La chiamata viene inoltrata automaticamente a un altro numero interno o esterno. Avvio a freddo del modulo Avaya 7316E KEM In seguito a un avvio a freddo, i numeri di composizione automatica vengono assegnati in ordine ascendente a partire dal pulsante in alto a sinistra (pulsante 01) sul modulo Avaya 7316E KEM. È possibile avviare a freddo un solo modulo Avaya 7316E KEM o tutti i moduli Avaya 7316E KEM installati sulla propria postazione CAP. L'avvio deve avvenire entro i primi dieci secondi dall'accensione di un modulo Avaya 7316E KEM, quando quest'ultimo lampeggia. 7

10 Nota: Se si dispone di una postazione CAP avanzata, un avvio a freddo su un modulo Avaya 7316E KEM potrebbe influire sulle assegnazioni dei pulsanti sul telefono Avaya 7316E Digital Deskphone. Per entrambi i tipi di avvio a freddo 1. Scollegare il cavo di linea del telefono Avaya 7316E Digital Deskphone, quindi ricollegarlo per accenderlo. 2. Per avviare a freddo un singolo modulo Avaya 7316E KEM Mentre gli indicatori lampeggiano su un modulo Avaya 7316E KEM singolo, premere contemporaneamente i due pulsanti superiori e i due pulsanti inferiori del secondo gruppo di pulsanti nel modulo Avaya 7316E KEM, come mostrato nella figura. OPPURE Per avviare a freddo tutti i moduli Avaya 7316E KEM Mentre gli indicatori lampeggiano sul primo modulo Avaya 7316E KEM (accanto al telefono), premere contemporaneamente i due pulsanti superiori e i due pulsanti inferiori del modulo Avaya 7316E KEM, come mostrato nella figura. 3. All'inizio dell'avvio a freddo, gli indicatori accanto a ciascun pulsante del modulo Avaya 7316E KEM lampeggiano brevemente a partire dal pulsante in basso a destra. 4. Una volta completato il riavvio del modulo Avaya 7316E KEM, il display del telefono Avaya 7316E Digital Deskphone visualizza automaticamente la data e l'ora. Altra documentazione Per ulteriori informazioni relative al proprio telefono, consultare la Scheda funzioni del telefono. In questa scheda vengono presentate tutte le funzioni disponibili sulla postazione CAP. Leggere la Scheda per l'utente di Avaya 7316E Digital Deskphone (NN ). Questa scheda contiene informazioni su tutti i pulsanti del telefono, incluso il gruppo di pulsanti audio (Vivavoce, Disattivazione del microfono, Cuffia). 8 Copyright Avaya Tutti i diritti riservati. NN Maggio 2010