Prof. Federico Butera Professore Ordinario, Università di Milano Bicocca

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1 Facoltà di Sociologia Cattedra di Sociologia dell Organizzazione Corso base di analisi e progettazione organizzativa Prof. Federico Butera Professore Ordinario, Università di Milano Bicocca Lezione 3 I processi

2 Cos è un processo conversione di un input in un output per mezzo di lavoro e tecnologia una sequenza di eventi adeguatamente concepiti, concretamente realizzati ed efficacemente controllati che conducono al raggiungimento degli scopi dell'organizzazione e al soddisfacimento dei bisogni dei clienti/utenti, entro i limiti desiderati delle prestazioni primarie (qualità del prodotto/servizio) e delleprestazioni associate (costo, sicurezza, tempestività, qualità della vita di lavoro dei "produttori", etc.)" (Butera 1994). 2

3 Interpretare i processi in modo nuovo Le definizioni classiche Il processo è un flusso di materiali informazioni e attività Il processo é la conversione di input in output Le definizioni sociologiche Il processo è un flusso di transazioni Il processo è una sequenza compresa e governato dalle persone o da un insieme di persone che lavorano insieme 3

4 Il flusso IL PROCESSO E L ATTIVITA DI TRASFORMAZIONE DI UN INPUT IN UN OUTPUT CON IL SUPPORTO DI TECNOLOGIA E LAVORO PER LA REALIZZAZIONE DI UN OBIETTIVO SPECIFICO 4

5 Obiettivi di un processo obiettivi Obiettivi di: quantità qualità... costi ricavi... esiti nel mercato-ambiente... innovazioni valorizzazioni... flessibilità prontezza tempi funzionamento organizzativo meccanismi gestionali... NELLA REALIZZAZIONE DEL PROCESSO SI PERSEGUONO OBIETTIVI 5

6 Il processo è composto di attività ATTIVITÀ 1 ATTIVITÀ 2 ATTIVITÀ 3 ATTIVITÀ 4 RISULTATO IL PROCESSO E ANCHE UN INSIEME DI ATTIVITA 6

7 I diversi flussi di un processo FLUSSO DI MATERIALI Flusso attraverso cui i materiali vengono trasportatiimmagazzinati-trasformati-assemblati (ad es. linee di produzione per assemblare un computer) FLUSSO DI INFORMAZIONI Flusso attraverso cui dati-informazioni vengono trasmessi -archiviati recuperati-elaborati-assemblati (ad es. processi di trasmissione di informazioni) FLUSSO DI RELAZIONI Rete di rapporti-transazioni tra le persone impegnate a realizzare il processo per assicurare un prodotto-servizio (ad es. negoziare un obiettivo e soddisfare un cliente) I DIVERSI FLUSSI SONO GENERALMENTE COMPRESENTI 7

8 Il flusso di relazioni 1 CLIENTE richiede un 'azione Potresti fare? D'accordo, lo farò 2 FORNITORE accetta di fare 4 CLIENTE accetta il lavoro fatto Va bene, grazie L'ho fatto 3 FORNITORE fa il lavoro e manda un rapporto sul lavoro svolto 8

9 Livelli di processo UN PROCESSO PUO ESSERE PARTE DI UN PROCESSO AMPIO PROCESSO UN PROCESSO PUO ESSERE ARTICOLABILE IN SOTTOPROCESSI-FASI 9

10 Unità organizzative-processi GENERALMENTE I PROCESI SIGNIFICATIVI DI UN SISTEMA ORGANIZZATIVO ATTRAVERSANO PIU UNITA ORGANIZZATIVE I CONFINI DEL PROCESSO NON SI IDENTIFICANO NECESSARIAMENTE CON I CONFINI DELLE UNITÀ ORGANIZZATIVE 10

11 Architettura dei processi in una azienda Processi di direzione e controllo Strategie gestione aziendale budgeting gestione del rischio relazione con gli azionisti pianificazione degli investimenti outsourcing alleanze Processi primari Marketing Progettazione produzione vendite customer service Processi legalmente imposti sicurezza gestione contributiva assistenza medica assicurazione Processi di supporto acquisti amministrazione gestione magazzini pianificazione della produzione stoccaggio servizi legali data management gestione del personale formazione 11

12 Architettura dei processi in una azienda Conoscenza del mercato Domanda Mercato Processi di direzione e controllo Pianificazione Controllo di gestione Marketing Qualità Obiettivi / vincoli Piani / progetti / valutazioni Processi primari Prestazioni Obiettivi/vincoli Requisiti/ bisogni Risorse/ servizi Processi di supporto Risorse umane Risorse finanziarie Risorse tecnologiche Risorse tecnologiche logistiche Piani / progetti / valutazioni 12

13 Classificazione dei processi fondamentali Processi primari Processi finalizzati al raggiungimento della missione fondamentale della organizzazione e alla soddisfazione dei bisogni che hanno spinto alle realizzazione di questo processo Processi di supporto Processi che offrono servizi a strutture e ruoli interni, allo scopo di acquisire, gestire e sviluppare le risorse necessarie ai processi primari Processi di direzione e controllo Processi finalizzati alla definizione delle strategie di coordinamento, controllo e supervisione degli altri processi 13

14 Livello di certezza-incertezza dei processi input input conversione output conversione output processo standard non non formalizzato processo non non standard non non formalizzato 14

15 Varianza varianze NELLA REALIZZAZIONE DEL PROCESSO POSSONO PRESENTARSI IMPREVISTI-PROBLEMI 15

16 Circuito di controllo-regolazione regolazione delle varianze RILEVAZIONE presa di informazioni CONFRONTO verifica tra valore rilevato-previsto varianza ELABORAZIONE trattamento di informazioni DECISIONE valutazione scelta di interventi ATTUAZIONE esecuzione di interventi 16

17 Interdipendenza dei processi interdipendenza "generica" A B R procedure interdipendenza "sequenziale" A B R programmi interdipendenza "reciproca" A B R mutuo adattamento 17

18 Procedura PROCESSO STANDARD E FORMALIZZATO IN IN CUI CUI INPUT-CONVERSIONE-OUTPUT SONO CERTI E DETERMINATI il processo si svolge secondo quanto previsto gli input si presentano nello stato desiderato le modalità di conversione si ripetono costantemente per condizioni non normali ma previste sono indicate le relative azioni correttive l'output è certo PRESUPPOSTI: 18

19 Rappresentazione del processo input (e da chi) unità/ruoli organizzativi output (ed a chi) Sottoprocesso fase 19

20 Procedura PROCESSO STANDARD E FORMALIZZATO IN IN CUI CUI INPUT-CONVERSIONE-OUTPUT SONO CERTI E DETERMINATI il processo si svolge secondo quanto previsto gli input si presentano nello stato desiderato le modalità di conversione si ripetono costantemente per condizioni non normali ma previste sono indicate le relative azioni correttive l'output è certo PRESUPPOSTI: 20

21 Rappresentazione del processo input (e da chi) unità/ruoli organizzativi output (ed a chi) Sottoprocesso fase 21