Lyra News. Sistema di Gestione Offerte e Organizzazione dell Attività Commerciale

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1 Sistema di Gestione Offerte e Organizzazione dell Attività Commerciale Lyra News nr. 26 Luglio/Agosto Link info commerciali info tecniche Sito Softeam Home page Lyra Il processo di interazione cliente-azienda che porta alla predisposizione dell offerta è molto complicato e comporta un elevato scambio di informazioni che aiutano a predisporre la migliore soluzione produttiva possibile cfr. Crescere per vivere Analisi dell evoluzione delle imprese italiane della macchina utensile a cura di FONDAZIONE UCIMU ed Lyra, è il software applicativo, sviluppato da Softeam, leader in Italia per la Gestione delle Offerte e l Organizzazione dell Attività Commerciale, che si pone l obiettivo di raccogliere, gestire e consolidare tutte le informazioni relative ad attività, progetti e relazioni esistenti tra l'azienda ed i propri Clienti. Softeam propone questo breve notiziario mensile per aggiornare in maniera semplice e sintetica i propri Clienti (e i potenziali Clienti), sulle proprie attività, ed in particolare sulle nuove funzionalità che costantemente contribuiscono alla crescita dell applicativo. In questo numero... Nuovo tool Lyra per Outlook (2) Spulciando negli archivi Tipologie di backup Tips & Tricks (consigli per l'uso) Newsletters precedenti info@softeam-tsa.it Lyra News Luglio/Agosto Pag. 1 di 7

2 Nuovo tool Lyra per Outlook (2) È disponibile, come annunciato nello scorso numero di Lyra News, il nuovo tool Lyra che permette l importazione di massa da Microsoft Outlook di una serie di informazioni che possono costituire la prima base dati dell anagrafica di Lyra. Il tool genera all interno del database di Lyra i nuovi record corrispondenti alle anagrafiche clienti, con tutti i dati più significativi: ragione sociale, indirizzo, telefono, fax, cellulare, note ecc., e prevede la gestione di più fonti di origine Outlook (ad esempio di diversi Commerciali), andando a controllare la corrispondenza delle ragioni sociali e prevedendo la gestione dei record duplicati. Il tool assicura una drastica diminuzione dei tempi di generazione di una prima base dati condivisa, naturalmente da verificare e completare con tutte quelle informazioni aggiuntive, non ricavabili da Outlook, e che sono inseribili in una fase successiva. Già a partire da settembre, insieme a grosse novità di cui parleremo nella prima uscita post-ferie di Lyra News, il tool Lyra per Outlook potrebbe essere ulteriormente potenziato: è infatti in fase di testing la possibilità di interazione tra la posta elettronica di Outlook e il database di Lyra. Il progetto prevede sostanzialmente la possibilità di importare all interno delle attività di Lyra, le inviate direttamente da o ricevute da Microsoft Outlook; naturalmente sono previsti una serie di meccanismi di filtro, aggiuntivi a quelli propri di Outlook, per assicurare che i dati importati siano attinenti alle attività commerciali gestite da Lyra. In questo modo, direttamente all interno dell applicativo, risulterà più semplice tracciare gli iter commerciali e gestire le attività collegate alle trattative, con funzioni di alert su mail, scadenze, recall telefonico, appuntamenti Tutti questi aspetti di integrazione e automazione si traducono nella presentazione di un immagine di Azienda organizzata ed efficiente, in cui tutte le azioni commerciali possono essere coerenti con un disegno omogeneo. Per maggiori informazioni, invitiamo tutti i lettori a contattare il nostro Ufficio Commerciale info@softeam-tsa.it Lyra News Luglio/Agosto Pag. 2 di 7

3 Spulciando negli archivi Spulciando negli archivi Softeam, abbiamo ricuperato alcune specifiche di analisi di un progetto relativo ad un Sistema di Creazione Automatica Offerte. Il documento è datato 26 ottobre 1993, e anche se non si parla naturalmente di Lyra (il nome attuale è stato adottato soltanto nel 2000), possiamo definire quel documento come la prima testimonianza precisa di avviamento del progetto Lyra. Si tratta di 24 pagine di analisi in cui viene presentata una prima analisi relativa alla realizzazione di un sistema di creazione automatica di offerte sulla base delle procedure attualmente utilizzate presso la Vostra società e in funzione delle esigenze emerse nell incontro del 9 c.m. presso la Vostra sede. Si tratta di un documento iniziale da utilizzarsi come base di confronto per la stesura di specifiche più dettagliate in base a integrazioni che verranno di volta in volta apportate. Di virgole nel testo nemmeno l ombra, ma il significato è comunque chiarissimo: è l inizio di un progetto che oggi, a dodici anni di distanza, ha un nome ben preciso e che si è affermato come il prodotto leader in Italia per la Gestione delle Offerte e l Organizzazione dell Attività Commerciale. Nel documento si analizza tra l altro la situazione attuale che prevede anche un inventario degli Strumenti utilizzati, distinti in software: MS DOS 6.0, MS Windows 3.1, MS WinWord 2.0, MS Excel 4.0 e in hardware: IBM 6150, 4 PC 386 e una stampante Laser connessi in rete. Il 6150 è usato come disco di rete per il deposito dei dati utilizzati dai PC.. L immagine a lato è appunto quella di un PC IBM Personal System/2: si tratta di un modello 386, che nella configurazione con 16MB di RAM e 120MB di spazio disco, veniva proposto da IBM al prezzo di listino di ,00 US$! La soluzione proposta, per quanto datata (e oggi un tantino più esigente in termini di prerequisiti hardware ), è comunque ancora assolutamente attuale dal punto di vista dell analisi, visto che si prefigge l automatizzazione (!) di tutte le operazioni di produzione delle offerte, compresa la definizione dei dati master, avendo come scopo: l ottimizzazione dei tempi; l ottimizzazione dello spazio fisico utilizzato sul disco; la riduzione al minimo delle operazioni che l utente deve compiere; il controllo sulla congruenza dei dati prodotti; la revisione dei documenti; l archiviazione dei dati per scopi analitici e statistici; la parametrizzazione rispetto a eventuali possibili personalizzazioni; la riduzione dei tempi di apprendimento Si prevede di fornire un applicativo sotto Windows che, utilizzando una apposita interfaccia grafica e Microsoft Access per l archiviazione dei dati, guidi l utente durante le operazioni di configurazione, creazione e revisione delle singole offerte. Il database costituisce il nucleo centrale dell applicazione, in quanto strumento di archiviazione e di gestione dei dati utilizzati, nonché della strutturazione che tali dati devono assumere.. Il progetto prende forma nei mesi successivi, fino a concretizzarsi, il 28 febbraio 1994, in un documento di offerta che prevede anche l adeguamento dell hardware del Cliente; i prerequisiti per il funzionamento dell applicativo prevedono infatti PC IBM compatibile MHz o superiore Almeno 8 Mbytes di RAM Scheda VGA 256 colori Monitor a colori. Una botta di vita info@softeam-tsa.it Lyra News Luglio/Agosto Pag. 3 di 7

4 Tipologie di backup Il corretto funzionamento delle attività aziendali dipende principalmente dalla corretta gestione dei dati critici. Le tecnologie di backup e ripristino rappresentano un elemento fondamentale delle strategie di protezione dei dati, che consentono alle organizzazioni di soddisfare i requisiti relativi alla disponibilità e all'accessibilità dei dati. I centri dati possono utilizzare componenti ridondanti e tecnologie per la tolleranza di errore (quali il clustering di server e il mirroring del software o dell'hardware) per assicurare un'elevata disponibilità tramite la replica dei dati fondamentali. Di conseguenza è necessario disporre di una strategia di protezione dei dati che includa un piano completo di backup e ripristino per proteggere i dati da qualsiasi tipo di interruzione o danno non previsto e che sia conforme a tutti i requisiti di rilevanti per la memorizzazione dei dati. Durante la pianificazione della soluzione di backup è consigliabile considerare alcuni fattori, quali la selezione esclusiva delle informazioni di cui è necessario eseguire il backup, l'attenta pianificazione dei backup e la scelta del tipo appropriato di backup da eseguire. Si distinguono sostanzialmente tre tipologie di backup: completo, incrementale, differenziale. Un backup completo acquisisce tutti i dati, inclusi i file di tutte le unità disco rigido. È possibile utilizzare un nastro di backup completo aggiornato per ripristinare completamente un server in un determinato momento. Vantaggi Copia completa dei dati Per backup completo si intende una copia completa di tutti i dati nel caso in cui sia necessario un ripristino del sistema. Accesso rapido ai dati di backup Per trovare il file che si desidera ripristinare non è necessario cercare in diversi nastri, in quanto i backup completi includono tutti i dati presenti sui dischi rigidi in un determinato momento Dati ridondanti Svantaggi I backup completi contengono dati ridondanti, poiché sia i dati modificati sia quelli non modificati vengono copiati su nastro ad ogni esecuzione di questo tipo di backup. Tempo L'esecuzione di backup completi richiede una maggiore quantità di tempo, che può essere anche considerevole. Un backup incrementale acquisisce tutti i dati modificati dopo il backup completo o incrementale più recente. Per ripristinare un server, è necessario utilizzare un nastro di backup completo, indipendentemente dalla data di creazione, e tutte le serie successive di backup incrementali. Vantaggi Utilizzo efficiente del tempo Il processo di backup richiede una minore quantità di tempo, in quanto solo i dati modificati o creati dopo l'ultimo backup completo o incrementale vengono copiati su nastro. Utilizzo efficiente dei supporti di backup Il backup incrementale utilizza una minore quantità di nastro, in quanto solo i dati modificati o creati dopo l'ultimo backup completo o incrementale vengono copiati su nastro. Svantaggi Complessità dei ripristini completi Per un ripristino completo del sistema potrebbe essere necessario ripristinare i dati da una serie incrementale di più nastri. Ripristini parziali più lunghi Per un ripristino parziale potrebbe essere necessario cercare in vari nastri per trovare i dati necessari. info@softeam-tsa.it Lyra News Luglio/Agosto Pag. 4 di 7

5 Un backup differenziale acquisisce i dati modificati dopo l'ultimo backup completo. Per eseguire un ripristino completo del sistema saranno necessari un nastro di backup completo e il nastro del backup differenziale più recente. Ripristino rapido Vantaggi Il vantaggio dei backup differenziali è rappresentato dalla maggiore rapidità rispetto ai backup incrementali, in quanto viene utilizzato un minor numero di nastri. Per un ripristino completo sono necessarie al massimo due serie di nastri, ovvero il nastro dell'ultimo backup completo e il nastro dell'ultimo backup differenziale. Svantaggi Backup più lunghi e di maggiori dimensioni I backup differenziali richiedono una maggiore quantità di spazio su nastro e tempi più lunghi rispetto ai backup incrementali, poiché maggiore è il tempo trascorso dall'ultimo backup completo e maggiore sarà la quantità di dati da copiare sul nastro di backup differenziale. Aumento del tempo di backup Dopo un backup completo, la quantità di dati sottoposti a backup aumenta ogni giorno. (materiale parzialmente estratto dal sito di Microsoft Italia info@softeam-tsa.it Lyra News Luglio/Agosto Pag. 5 di 7

6 Tips & Tricks... (consigli per l uso) D. Qual è il metodo più rapido per visualizzare un riepilogo delle offerte da sollecitare o in scadenza? R. Direttamente dal Menu di Lyra, è possibile selezionare le voci CRM Portafoglio Offerte Offerte da sollecitare (o Offerte in scadenza), per visualizzare la griglia che riporta in maniera cronologica le offerte secondo le modalità richieste. È possibile ottenere lo stesso risultato, direttamente dalla Barra degli Strumenti, cliccando sull icona con il simbolo della Valigetta (v.immagine a lato): dalla finestra popup che si apre, è possibile scegliere la visualizzazione delle offerte da sollecitare o in scadenza. Se fosse necessario filtrare le offerte (per agente, per zona, per tipologia di prodotto ) è possibile farlo, impostando la ricerca attraverso Offerte Ricerca Avanzata, e inserendo i relativi filtri. Se si tratta di operazioni ripetitive è anche possibile decidere di memorizzare la ricerca, in modo da non dovere ridigitare i criteri di selezione ogni volta che si debba effettuare la stessa ricerca. Ricordiamo anche che dal Menu Tabelle Valori di Default Tab Giorni, è possibile indicare i giorni che per default, vogliamo vengano calcolati, a partire dalla data di emissione dell offerta, per considerare da sollecitare, o scaduta, la relativa offerta. La seconda parte della stessa form permette invece di indicare quanti giorni prima delle scadenze calcolate da Lyra, si desidera venga generato un avviso relativo al sollecito da effettuare o alla scadenza dell offerta. Gli avvisi generati in questo modo sono automaticamente proposti ad ogni avvio/riavvio di Lyra. Lyra continuerà a riproporre gli avvisi di sollecito e scadenza dell offerta, fino a che la stessa sarà attiva nel portafoglio offerte, e quindi fino al momento in cui la stessa non sarà chiusa, o attraverso la conferma dell ordine o attraverso l indicazione di chiusura negativa dell offerta. Come sempre il Servizio Tecnico Softeam resta a disposizione per un supporto telefonico, o per qualunque chiarimento sulla funzionalità illustrata. info@softeam-tsa.it Lyra News Luglio/Agosto Pag. 6 di 7

7 Newsletter precedenti... Per chi fosse interessato alle precedenti uscite delle newsletters LyraNews, ricordiamo che le stesse sono tutte disponibili, in formato PDF,sul sito Softeam nell area Prodotti / Lyra. Di seguito l indice degli ultimi numeri: Marzo Aprile Maggio Giugno Lyra: l importanza di una buona partenza Chi è... (conosciamo i Clienti Lyra): LSI Lastem Settala P.go (MI) Come creare password efficaci (1) Tips & Tricks (consigli per l uso). Gestione dei Referenti Lyra a condizioni riservate Associati UCIMU Utilizzo di Lyra da remoto Come creare password efficaci (2) Tips & Tricks (consigli per l uso). La tabella Giorni Lyra e la zona d ombra dei gestionali SQL Server Express Edition per Lyra Google Desktop Search Tips & Tricks (consigli per l uso). La funzione Alert Nuovo tool Lyra per Outlook (1) Chi è... (conosciamo i Clienti Lyra): Record Garbagnate M. (LC) Software e antipirateria Tips & Tricks (consigli per l uso). Conferme d Ordine La presente documentazione si intende ad uso interno Softeam e non costituisce offerta commerciale. Tutti i marchi citati sono registrati dai rispettivi Proprietari. mailto:info@softeam-tsa.it Antonello Bonelli Direttore Commerciale Area Prodotti mailto:abonelli@softeam-tsa.it info@softeam-tsa.it Lyra News Luglio/Agosto Pag. 7 di 7