SISTEMI DIGITALI MULTIFUNZIONE. Manuale operatore per l'address Book Viewer

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1 SISTEMI DIGITALI MULTIFUNZIONE Manuale operatore per l'address Book Viewer

2 2009 KYOCERA MITA CORPORATION Tutti i diritti sono riservati

3 Prefazione Vi ringraziamo per aver acquistato i Sistemi digitali multifunzione in a colori. Questo manuale descrive le istruzioni di utilizzo di AddressBook Viewer; leggerlo prima di utilizzare i Sistemi digitali multifunzione in a colori. Selezionare questa opzione per importare i dati della rubrica che sono stati esportati come file CSV dalla rubrica di un altro MFP della stessa serie utilizzando AddressBook Viewer. Suggerimenti per la lettura di questo manuale Simboli utilizzati nel manuale Nel manuale si utilizzano i seguenti simboli per evidenziare delle informazioni importanti; leggere attentamente tali informazioni prima di utilizzare il Sistema. AVVERTENZA ATTENZIONE Hinweis Segnala una situazione di potenziale rischio che, se non evitata, potrebbe causare lesioni gravi a persone e danneggiare o incendiare apparecchiature o beni. Segnala una situazione di potenziale rischio che, se non evitata, può causare ferite alle persone, danni parziali alla macchina o ad oggetti nelle vicinanze oppure perdite di dati. Riporta delle informazioni alle quali fare attenzione quando si utilizza il Sistema. Il manuale riporta, inoltre, le seguenti informazioni che potrebbero aiutare l'utente nell'utilizzo del Sistema: Suggerimento Segnala informazioni utili sulle modalità di funzionamento del Sistema. Segnala le pagine contenenti informazioni sull'operazione in corso. Consultare queste pagine all'occorrenza. Schermate Le schermate riportate nel manuale possono differire da quelle visualizzate dal Sistema in funzione dell'ambiente in uso e degli accessori opzionali installati. Il manuale riporta le schermate inerenti l'utilizzo di carta di formato A/B. Se si utilizza carta di formato LT, le schermate o l'ordine dei pulsanti possono differire. Marchi di fabbrica Il nome ufficiale di Windows 2000 è Microsoft Windows 2000 Operating System. Il nome ufficiale di Windows XP è Microsoft Windows XP Operating System. Il nome ufficiale di Windows Vista è Microsoft Windows Vista Operating System. Il nome ufficiale di Windows Server 2003 è Microsoft Windows Server 2003 Operating System. Il nome ufficiale di Windows Server 2008 è Microsoft Windows Server 2008 Operating System. Microsoft, Windows, Windows NT, i nomi commerciali e i nomi di altri prodotti Microsoft sono marchi di fabbrica della Microsoft Corporation negli USA e negli altri paesi. Apple, AppleTalk, Macintosh, Mac, Mac OS, Safari, TrueType e LaserWriter sono marchi di fabbrica della Apple Inc. negli USA e negli altri paesi. Adobe, Adobe Acrobat, Adobe Reader, Adobe Acrobat Reader e PostScript sono marchi di fabbrica di Adobe Systems Incorporated. Mozilla, Firefox e il logo Firefox sono marchi di fabbrica o marchi registrati di Mozilla Foundation negli USA e negli altri paesi. IBM, AT e AIX sono marchi di fabbrica della International Business Machines Corporation. NOVELL, NetWare e NDS sono marchi di fabbrica di Novell, Inc. Altri nomi di società o di prodotti riportati nel presente manuale sono marchi di fabbrica delle rispettive società. Prefazione 1

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5 SOMMARIO Prefazione... 1 Suggerimenti per la lettura di questo manuale... 1 Capitolo 1 ESECUZIONE dell'addressbook Viewer Esecuzione dell'addressbook Viewer... 6 Avvio tramite il Gruppo programmi... 6 Avvio dalla finestra di dialogo Proprietà di stampa... 7 Informazioni sull'interfaccia dell'addressbook Viewer... 9 Utilizzo dei comandi Barra dei menu Barra degli strumenti Menu contestuali Capitolo 2 GESTIONE DELLA RUBRICA Informazioni sulle rubriche Gestione della Rubrica riservata Gestione della Rubrica pubblica Configurazione della Rubrica MAPI Gestione della Rubrica Windows Gestione della Rubrica LDAP Importazione ed esportazione della rubrica Gestione dei contatti e dei gruppi Gestione dei contatti Gestione dei gruppi Ricerca dei contatti Capitolo 3 SOLUZIONE DEI PROBLEMI Errori relativi all'addressbook Viewer Impossibile eseguire la selezione dalla rubrica INDICE ANALITICO SOMMARIO 3

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7 1.ESECUZIONE dell'addressbook Viewer Questa sezione spiega come utilizzare l'addressbook Viewer e contiene le informazioni sull'interfaccia. Esecuzione dell'addressbook Viewer... 6 Avvio tramite il Gruppo programmi...6 Avvio dalla finestra di dialogo Proprietà di stampa...7 Informazioni sull'interfaccia dell'addressbook Viewer... 9 Utilizzo dei comandi Barra dei menu...10 Barra degli strumenti...11 Menu contestuali...11

8 1 ESECUZIONE dell'addressbook Viewer Esecuzione dell'addressbook Viewer In AddressBook Viewer si possono facilmente aggiungere o modificare i nomi dei destinatari fax, i numeri di fax e gli indirizzi Internet Fax (indirizzi ) della rubrica. Questa utility permette all utente di gestire i destinatari fax, di selezionare e visualizzare i contatti dalla rubrica unitamente ai relativi numeri di fax e a tutte le altre informazioni associate. Inoltre, AddressBook Viewer permette anche di importare o esportare i dati nella/dalla rubrica o da altre rubriche elettroniche compatibili con il Sistema. È possibile avviare l'addressbook Viewer selezionandolo da: Cartella Programmi nel menu Start Finestra Proprietà di stampa del driver Fax di rete (accessibilità limitata) Avvio tramite il Gruppo programmi È possibile avviare AddressBook Viewer dal Gruppo programmi per creare e modificare la propria rubrica riservata. Avvio dell'addressbook Viewer dal Gruppo programmi 1 Fare clic sul menu [Start], selezionare [Programmi], [HS Client], quindi scegliere [AddressBook Viewer for HS]. Si apre la finestra principale dell'addressbook Viewer. 6 Esecuzione dell'addressbook Viewer

9 1 ESECUZIONE dell'addressbook Viewer 1.ESECUZIONE dell'addressbook Viewer Avvio dalla finestra di dialogo Proprietà di stampa Le operazioni di creazione e modifica dei contatti della Rubrica si possono eseguire anche dalla finestra di dialogo Stampa ma l'operatività è più limitata. Hinweis Si consiglia di utilizzare questo Sistema solo se, durante la procedura di trasmissione di un documento, si deve aggiungere un destinatario non incluso nella Rubrica. In tutti gli altri casi, avviare l'addressbook Viewer dal gruppo programmi. Avvio dell'addressbook Viewer dalla finestra di dialogo Proprietà di stampa 1 Nella finestra di dialogo [Stampa] dell'applicativo in uso, selezionare il driver Fax di rete e fare clic su [Preferenze]. Viene visualizzata la finestra di dialogo delle proprietà del driver Fax di rete. Suggerimento 2 A seconda dell'applicazione, si visualizza [Preferenze] invece di [Proprietà] nella finestra di dialogo [Stampa]. Fare clic su [Seleziona da Rubrica] nella scheda [Invia]. Si apre la finestra principale dell'addressbook Viewer. Esecuzione dell'addressbook Viewer 7

10 1 ESECUZIONE dell'addressbook Viewer Selezione dei contatti per il driver Fax di rete Accedendo all'addressbook Viewer dal driver Fax di rete si possono selezionare i contatti dall'addressbook Viewer. Selezionare i contatti che si desidera inserire, fare clic sul nome di un contatto con il tasto destro del mouse nel riquadro di destra e scegliere l'opzione [Selezione] nel menu contestuale. Suggerimento Si possono selezionare i contatti anche ricercandoli nell'addressbook Viewer. P.41 Ricerca dei contatti Si apre la finestra di dialogo [Destinazioni]. [Rimuovi] - Fare clic per eliminare i contatti selezionati dall'elenco delle destinazioni. [OK] - Fare clic per aggiungere i contatti selezionati all'elenco delle destinazioni. [Annulla] - Fare clic per annullare la selezione. [Guida] - Fare clic per visualizzare la guida in linea. 8 Esecuzione dell'addressbook Viewer

11 1 ESECUZIONE dell'addressbook Viewer Informazioni sull'interfaccia dell'addressbook Viewer La finestra principale dell'addressbook Viewer presenta le seguenti voci ) Barra dei menu È possibile eseguire varie funzioni selezionando i relativi comandi dai menu. P.10 Barra dei menu 2) Barra degli strumenti Selezionare le icone della barra degli strumenti per eseguire velocemente le principali funzioni. P.11 Barra degli strumenti 3) Riquadro Cartelle È possibile espandere o comprimere l'elenco per visualizzare/nascondere i Gruppi e i Contatti registrati nella rubrica. Il riquadro Cartelle mostra la struttura ramificata delle seguenti rubriche: - Rubrica riservata - Contiene i contatti registrati nella rubrica personale associata sul computer client. È possibile registrare fino a 200 gruppi in Gruppo, 2000 contatti in "Ubicazione/Persone" e 200 contatti in totale tra Gruppo e Ubicazione/Persone. - Rubrica pubblica - Contiene i contatti registrati nella rubrica del Sistema. - Rubrica MAPI - Contiene i contatti registrati nella rubrica del programma di posta elettronica predefinito sul computer client. - Rubrica Windows - Contiene i contatti registrati nella rubrica di posta elettronica di Windows sul computer client. Si possono registrare fino a 2000 contatti nella cartella Ubicazione/Persone. Se si scaricano più di 2000 contatti, ne verranno registrati solo 2000 e gli altri verranno ignorati. Le voci visualizzate differiscono a seconda dell'applicazione Microsoft utilizzata. - Rubrica LDAP - Contiene i contatti registrati sul server LDAP specificato. Si possono registrare fino a 2000 contatti nella cartella Ubicazione/Persone. - Importa rubrica - Se la rubrica è stata importata da un file CSV o vcard, verrà visualizzata questa rubrica. 4) Riquadro Contenuto Questo riquadro visualizza le informazioni relative alla voce della rubrica al momento selezionata. Queste informazioni appaiono sotto forma di testo non modificabile. Selezionando una voce nel riquadro Cartelle della rubrica, le informazioni relative a tale voce verranno visualizzate nel riquadro Contenuto. 5) Barra di stato Questa barra visualizza la descrizione del comando selezionato sul lato sinistro mentre sul lato destro elenca il numero delle voci inserite nella rubrica. Informazioni sull'interfaccia dell'addressbook Viewer 9

12 1 ESECUZIONE dell'addressbook Viewer Utilizzo dei comandi AddressBook Viewer consente di eseguire numerose operazioni. È possibile accedere a tutti i comandi utilizzando sia i menu riportati sulla barra dei menu sia le icone presenti sulla barra degli strumenti, nella parte superiore della finestra dell'addressbook Viewer. È anche possibile scegliere i comandi dai menu contestuali, che vengono visualizzati facendo clic con il tasto destro del mouse sui riquadri Cartelle e Contenuto. Barra dei menu La barra dei menu contiene cinque menu di comandi che consentono di eseguire varie operazioni nell'addressbook Viewer. 1) Menu File Nel menu File si possono selezionare i seguenti comandi. - Nuovo contatto - Selezionare questo comando per aggiungere un nuovo contatto alla rubrica riservata. Se al momento è selezionato un gruppo, il contatto viene aggiunto al gruppo. Se invece è selezionata la cartella "Ubicazione/Persone" o la cartella rubrica riservata, il nuovo contatto viene inserito nella cartella "Ubicazione/ Persone". Questo comando è disponibile solo quando si seleziona una voce nella rubrica riservata. - Nuovo gruppo - Selezionare questo comando per aggiungere un nuovo gruppo nella rubrica riservata. Questo comando è disponibile solo quando si seleziona la cartella "Gruppo" nella rubrica riservata. - Proprietà - Selezionare questo comando per modificare o visualizzare le proprietà di un gruppo o di un contatto registrato nella rubrica riservata o pubblica. Questo comando è disponibile solo quando si seleziona un gruppo o un contatto nella rubrica riservata o pubblica. - Elimina - Selezionare questo comando per eliminare gruppi o contatti dalla rubrica riservata o contatti registrati nella rubrica LDAP. Questo comando è disponibile solo quando si selezionano un gruppo o dei contatti nella rubrica riservata o contatti nella rubrica LDAP. - Periferica - Selezionare questo comando per eseguire il download della rubrica pubblica dal Sistema. - Importa - File CSV - Selezionare questa opzione per importare i dati della rubrica che sono stati esportati come file CSV dalla rubrica di un altro MFP della stessa serie utilizzando AddressBook Viewer. I dati verranno importati in Importa Rubrica. - Importa - File vcard - Selezionare questa opzione per importare i dati della rubrica che sono stati esportati come file CSV dalla rubrica di un altro MFP della stessa serie utilizzando AddressBook Viewer. I dati verranno importati in Importa Rubrica. Questo comando è disponibile solo se sul computer è installato Microsoft Office XP. - Esporta - File CSV - Selezionare questo comando per esportare la rubrica selezionata come file CSV. - Esporta - File vcard - Selezionare questo comando per esportare la rubrica selezionata come file vcard. Questo comando è disponibile solo se sul computer è installato Microsoft Office XP. - Esci - Selezionare questo comando per chiudere AddressBook Viewer. 2) Menu Modifica Nel menu Modifica si possono selezionare i seguenti comandi. - Copia - Selezionare questo comando per copiare negli appunti il gruppo o i contatti selezionati. I contatti o il gruppo copiati negli appunti possono essere incollati nella rubrica riservata. Questo comando è disponibile solo quando si seleziona un gruppo o un contatto in una qualsiasi rubrica. - Incolla - Selezionare questo comando per incollare, nella rubrica riservata o pubblica, i contatti o il gruppo copiati negli appunti. Se si tratta di un gruppo, l'icona è disponibile solo quando si seleziona la cartella Gruppo. Se sono stati copiati dei contatti, questa opzione è disponibile solo quando si seleziona un gruppo o la cartella "Ubicazione/ Persone nella rubrica riservata. - Seleziona tutto - Scegliere questo comando per selezionare tutti i contatti visualizzati sul riquadro di destra. Questa voce è disponibile solo quando si sfogliano i gruppi o i contatti. - Trova - Selezionare questo comando per ricercare un contatto nella rubrica. È anche possibile trovare i contatti sul server LDAP e aggiungerli alla Rubrica LDAP. 3) Menu Visualizza Nel menu Visualizza si possono selezionare i seguenti comandi. - Barra degli strumenti - Selezionare questo comando per visualizzare o nascondere la barra degli strumenti. Quando nel menu appare il segno di spunta, la barra degli strumenti è visualizzata. Selezionare di nuovo il comando per nasconderla. - Barra di stato - Selezionare questo comando per visualizzare o nascondere la barra di stato. Quando nel menu appare il segno di spunta, la barra di stato è visualizzata. Selezionare di nuovo il comando per nasconderla. - Icone grandi - Selezionare questo comando per visualizzare i contatti mediante icone grandi. - Icone piccole - Selezionare questo comando per visualizzare i contatti mediante icone piccole. - Elenco - Selezionare questo comando per visualizzare i contatti sotto forma di elenco. - Dettagli - Selezionare questo comando per visualizzare i contatti sotto forma di elenco con informazioni dettagliate. - Ordina per - Nome - Selezionare questo comando per ordinare i contatti per nome. - Ordina per - Numero fax - Selezionare questo comando per ordinare i contatti per numero di fax. - Ordina per - Indirizzo - Selezionare questo comando per ordinare i contatti per indirizzo . - Ordina per - Crescente - Selezionare questo comando per visualizzare i contatti in ordine alfabetico crescente. 10 Utilizzo dei comandi

13 1 ESECUZIONE dell'addressbook Viewer 1.ESECUZIONE dell'addressbook Viewer - Ordina per - Decrescente - Selezionare questo comando per visualizzare i contatti in ordine alfabetico decrescente. - Configurazione predefinita - Origine dati - Selezionare questa opzione per definire la rubrica predefinita per la finestra di dialogo [Trova contatto]. Selezionare la rubrica maggiormente consultata per la ricerca dei contatti. La Rubrica pubblica è la rubrica predefinita in fabbrica. - Configurazione predefinita - Selezione tipo - Selezionare questa opzione per definire il tipo di destinazione predefinito da abilitare nella finestra di dialogo [Selezione tipo] che si apre quando si ricercano dei contatti per i lavori Fax di rete. Come tipo di destinazione predefinita si può scegliere tra Numero fax, Indirizzo " o Entrambi. "Indirizzo " è il tipo di destinazione predefinito in fabbrica. È possibile impostare questa opzione solo quando AddressBook Viewer viene avviato dal driver Fax di rete. 4) Menu Strumenti Nel menu Strumenti si possono selezionare i seguenti comandi. - Impostazione LDAP - Selezionare questo comando per configurare il servizio LDAP e prelevare la rubrica LDAP dal server LDAP. - Impostazione dispositivo - Selezionare questo comando per individuare il dispositivo e prelevare la rubrica pubblica dal Sistema. 5) Guida Nel menu Aiuto si possono selezionare i seguenti comandi. - Sommario e Indice - Selezionare questo comando per visualizzare la Guida in linea. - Informazioni AddressBook Viewer for HS - Selezionare questo comando per visualizzare le informazioni sulla versione. Barra degli strumenti Le icone riportate sulla barra degli strumenti consentono di eseguire velocemente varie operazioni. (Nuovo contatto) - Selezionare questa icona per aggiungere un nuovo contatto alla rubrica riservata. Se al momento è selezionato un gruppo, il contatto viene aggiunto al gruppo. Se invece è selezionato un contatto o la rubrica, il nuovo contatto viene inserito nella rubrica. Questa icona è disponibile solo quando si seleziona una voce nella rubrica riservata. (Nuovo gruppo) - Selezionare questa icona per aggiungere un nuovo gruppo alla rubrica riservata. Questa icona è disponibile solo quando si seleziona la cartella "Gruppo" nella rubrica riservata. (Copia) - Selezionare questa icona per copiare negli appunti il gruppo o i contatti selezionati. I contatti o il gruppo copiati negli appunti possono essere incollati nella rubrica riservata. Questa icona è disponibile solo quando si seleziona un gruppo o un contatto in una qualsiasi rubrica. (Incolla) - Selezionare questa icona per incollare, nella rubrica riservata, il gruppo o i contatti copiati negli appunti. Se si tratta di un gruppo, l'icona è disponibile solo quando si seleziona la cartella Gruppo. Se sono stati copiati dei contatti, questa opzione è disponibile solo quando si seleziona un gruppo o la cartella "Ubicazione/Persone" nella rubrica riservata. (Proprietà) - Selezionare questa icona per modificare o visualizzare le proprietà di un gruppo o di un contatto. Questa icona è disponibile solo quando si seleziona un gruppo o un contatto. (Elimina) - Selezionare questa icona per eliminare un gruppo o un contatto dalla rubrica riservata. Questa icona è disponibile solo quando si selezionano un gruppo o dei contatti nella rubrica riservata. (Trova) - Selezionare questa icona per ricercare un contatto nella rubrica. (Download AB) - Selezionare questo comando per eseguire il download della rubrica pubblica aggiornata sul Sistema. (Fax) - Selezionare questa icona per aggiungere i numeri di fax dei contatti selezionati all'elenco delle destinazioni cui inviare il documento tramite il driver Fax di rete. Questa icona è disponibile solo quando si avvia AddressBook Viewer dalla finestra di dialogo delle proprietà del driver Fax di rete e si selezionano i contatti. (Mail) - Selezionare questa icona per aggiungere l'indirizzo dei contatti selezionati all'elenco delle destinazioni cui inviare il documento tramite il driver Fax di rete. Questa icona è disponibile solo quando si avvia AddressBook Viewer dalla finestra di dialogo delle proprietà del driver Fax di rete e si selezionano i contatti. (Controlla selezione) - Selezionare questa icona per visualizzare la finestra di dialogo Destinazioni e confermare le destinazioni cui inviare il documento tramite il driver Fax di rete. Questa icona è disponibile solo quando si avvia AddressBook Viewer dalla finestra di dialogo delle proprietà del driver Fax di rete e si selezionano dei numeri di fax o degli indirizzi come destinazioni. Menu contestuali I menu contestuali vengono visualizzati facendo clic con il tasto destro del mouse su una voce della finestra dell'addressbook Viewer. Utilizzo dei comandi 11

14 1 ESECUZIONE dell'addressbook Viewer Aggiungi - Contatto - Selezionare questo comando per aggiungere un nuovo contatto alla rubrica riservata. Se al momento è selezionato un gruppo, il contatto viene aggiunto al gruppo. Se invece è selezionata la cartella "Ubicazione/Persone" o la cartella rubrica riservata, il nuovo contatto viene inserito nella cartella "Ubicazione/ Persone". Questo comando è disponibile solo quando si seleziona una voce nella rubrica riservata. Aggiungi - Gruppo - Selezionare questo comando per aggiungere un nuovo gruppo alla rubrica riservata. Questo comando è disponibile solo quando si seleziona la cartella "Gruppo" nella rubrica riservata. Copia - Selezionare questo comando per copiare negli appunti i gruppi o i contatti selezionati. I contatti o i gruppi copiati negli appunti possono essere incollati nella rubrica riservata. Questo comando è disponibile solo quando si selezionano i gruppi o i contatti in una qualsiasi rubrica. Incolla - Selezionare questo comando per incollare, nella rubrica riservata o pubblica, i contatti o i gruppi copiati negli appunti. Questa voce è disponibile solo quando si seleziona un gruppo o la cartella "Ubicazione/Persone" nella rubrica riservata. Proprietà - Selezionare questo comando per modificare o visualizzare le proprietà di un gruppo o di un contatto registrato nella rubrica riservata. Queste impostazioni sono modificabili solo per la rubrica riservata. Elimina - Selezionare questo comando per eliminare i gruppi o i contatti selezionati dalla rubrica riservata. Questo comando è disponibile solo quando si selezionano dei gruppi o dei contatti nella rubrica riservata. Seleziona - Numero di fax - Selezionare questo comando per aggiungere i numeri di fax dei contatti o dei gruppi selezionati all'elenco delle destinazioni cui inviare il documento tramite il driver Fax di rete. Questa opzione è disponibile solo quando si avvia AddressBook Viewer dalla finestra di dialogo delle proprietà del driver Fax di rete e si selezionano i contatti o i gruppi. Seleziona - - Selezionare questo comando per aggiungere l'indirizzo dei contatti o dei gruppi selezionati all'elenco delle destinazioni di invio del documento tramite il driver Fax di rete. Questa opzione è disponibile solo quando si avvia AddressBook Viewer dalla finestra di dialogo delle proprietà del driver Fax di rete e si selezionano i contatti o i gruppi. Selezione - Selezionare questo comando per visualizzare la finestra di dialogo [Destinazioni] e confermare le destinazioni di invio del documento tramite il driver Fax di rete. Questa opzione è disponibile solo quando si avvia AddressBook Viewer dalla finestra di dialogo delle proprietà del driver Fax di rete e si selezionano dei numeri di fax o degli indirizzi come destinazioni. Esporta file vcard - Selezionare questo comando per esportare il contatto selezionato come file vcard. Questo comando è disponibile solo se sul computer è installato Microsoft Office XP. 12 Utilizzo dei comandi

15 2.GESTIONE DELLA RUBRICA Questa sezione spiega come gestire la rubrica in AddressBook Viewer. Informazioni sulle rubriche Gestione della Rubrica riservata...14 Gestione della Rubrica pubblica...14 Configurazione della Rubrica MAPI...21 Gestione della Rubrica Windows...21 Gestione della Rubrica LDAP...21 Importazione ed esportazione della rubrica...28 Gestione dei contatti e dei gruppi Gestione dei contatti...31 Gestione dei gruppi...37 Ricerca dei contatti...41

16 Informazioni sulle rubriche È possibile gestire i dati della propria rubrica utilizzando le seguenti rubriche: Rubrica riservata, utilizzabile come rubrica personale dell'utente. P.14 Gestione della Rubrica riservata La Rubrica pubblica consente di visualizzare le rubriche dei Sistemi della stessa serie. P.14 Gestione della Rubrica pubblica Rubrica MAPI, che consente di visualizzare i dati della rubrica del programma di posta elettronica predefinito sul computer dell'utente. P.21 Configurazione della Rubrica MAPI Rubrica di posta elettronica Windows, che consente di visualizzare i dati della rubrica del programma di posta elettronica Windows sul computer dell'utente. P.21 Gestione della Rubrica Windows Rubrica LDAP, che consente di visualizzare i dati della rubrica presente sui server LDAP. P.21 Gestione della Rubrica LDAP AddressBook Viewer consente inoltre agli utenti di importare ed esportare i dati della rubrica sotto forma di file CSV o di file vcard; gli utenti possono quindi importare il file CSV o il file vcard esportato dalla rubrica pubblica o riservata di un altro utente, e viceversa. P.28 Importazione ed esportazione della rubrica Hinweis L'importazione e l'esportazione di file vcard è possibile solo se sul computer è installato Microsoft Office XP. Per l'importazione o esportazione di file vcard, è possibile importare o esportare solo un singolo contatto. Gestione della Rubrica riservata La rubrica riservata è la rubrica personale dell'utente. L'utente può aggiungere, cancellare e modificare i contatti contenuti in questa rubrica, nonché creare, cancellare e modificare i gruppi. I contatti e i gruppi possono essere aggiunti alla rubrica riservata copiandoli da altre rubriche all'interno dell'addressbook Viewer. Per le istruzioni relative alla gestione dei contatti e dei gruppi nella rubrica riservata, consultare la seguente sezione: P.31 Gestione dei contatti e dei gruppi Gestione della Rubrica pubblica Per accedere alla rubrica pubblica su questo Sistema è necessario configurare la connessione alla periferica. La connessione può essere configurata ricercando il dispositivo sulla rete oppure inserendo manualmente il suo indirizzo IP. P.15 Collegamento all'mfp della stessa serie I dati della rubrica del dispositivo cui ci si è collegati vengono visualizzati nella rubrica pubblica. È possibile visualizzare i dati della rubrica e copiarli nella rubrica riservata. Per le istruzioni sul download della rubrica pubblica sull'addressbook Viewer, consultare la seguente sezione: P.20 Download della rubrica pubblica Hinweis Su questo Sistema non è possibile acquisire la rubrica utilizzando AddressBook Viewer con il dispositivo USB collegato. Quando il numero di indirizzi registrati nel Sistema supera i 400 o quando il numero totale dei dati registrati in ogni gruppo supera i 200, per scaricare i dati della rubrica nell'addressbook Viewer, occorre abilitare l'opzione Server FTP nelle impostazioni della Rete di COMMAND CENTER. 14 Informazioni sulle rubriche

17 2.GESTIONE DELLA RUBRICA Collegamento all'mfp della stessa serie È possibile configurare la connessione rilevando il dispositivo sulla rete. P.15 Ricerca automatica degli MFP P.16 Immissione manuale dell'indirizzo IP Ricerca automatica degli MFP 1 Fare clic sul menu [Strumenti] e selezionare [Impostazione dispositivo]. 2 Si apre la finestra di dialogo [Rilevamento locale]. Fare clic su [Avvio rilevamento]. La funzione di rilevamento locale individua l'mfp della stessa serie sulla rete. Suggerimenti Per interrompere il processo, fare clic su [Interrompi rilevamento]. È possibile che la ricerca non trovi delle periferiche allocate su segmenti di rete diversi. Se non si riesce a trovare l'mfp della stessa serie, ricercarla manualmente con [Sel. manuale]. P.16 Immissione manuale dell'indirizzo IP Se alla rete sono collegati molti client, la ricerca può richiedere del tempo. In questo caso, affinare i criteri di ricerca in [Avanzato]. P.18 Come affinare i criteri di ricerca Hinweis La funzione di rilevamento locale non riesce a trovare gli MFP della stessa serie su una rete IPX/SPX. È possibile che gli MFP della stessa serie target non vengano rilevati a causa delle configurazioni SNMP attive. In questo caso, controllare e modificare le configurazioni sulla finestra di dialogo [Configurazioni SNPM]. Per le istruzioni, vedere la seguente sezione: P.19 Modifica delle Configurazioni SNMP Informazioni sulle rubriche 15

18 3 Dall'elenco delle periferiche rilevate, selezionare il nome del proprio MFP della stessa serie e fare clic su [OK]. AddressBook Viewer si collega al dispositivo selezionato e rileva i dati della rubrica, visualizzandoli quindi nella Rubrica pubblica. Suggerimento Se la ricerca dell'mfp della stessa serie target non si conclude con successo, provare a ricercarlo manualmente immettendo l'indirizzo IP della periferica. P.16 Immissione manuale dell'indirizzo IP Immissione manuale dell'indirizzo IP 1 Fare clic sul menu [Strumenti] e selezionare [Impostazione dispositivo]. Si apre la finestra di dialogo [Rilevamento locale]. 16 Informazioni sulle rubriche

19 2.GESTIONE DELLA RUBRICA 2 Fare clic su [Sel. manuale]. 3 Si apre la finestra di dialogo [Selezione manuale]. Definire i seguenti parametri e fare clic su [OK]. IPv4 Indirizzo IP - Selezionare questa opzione per ricercare la periferica utilizzando l'indirizzo IPv4. Se si sceglie questo criterio, immettere l'indirizzo IPv4 dell'mfp della stessa serie. IPv6 Indirizzo IP - Selezionare questa opzione per ricercare la periferica utilizzando l'indirizzo IPv6. Se si sceglie questo criterio, immettere l'indirizzo IPv6 dell'mfp della stessa serie. Nome - Immettere il nome dell'mfp della stessa serie. Ubicazione - Specificare l'ubicazione dell'mfp della stessa serie. [Configurazioni SNMP] - Fare clic su questo pulsante per controllare e modificare le configurazioni SNMP. P.19 Modifica delle Configurazioni SNMP Hinweis Completare i campi [Nome] e [Indirizzo IP]. Informazioni sulle rubriche 17

20 4 La periferica specificata al punto 3 viene aggiunta all'elenco. Selezionare il nome dell'mfp della stessa serie e fare clic su [OK]. AddressBook Viewer si collega al dispositivo selezionato e rileva i dati della rubrica, visualizzandoli quindi nella Rubrica pubblica. Hinweis È possibile che gli MFP della stessa serie target non vengano rilevati a causa delle configurazioni SNMP attive. In questo caso, controllare e modificare le configurazioni sulla finestra di dialogo [Configurazioni SNPM]. Per le istruzioni, vedere la seguente sezione: P.18 Come affinare i criteri di ricerca Come affinare i criteri di ricerca Se si desidera affinare i criteri di ricerca, fare clic su [Avanzato] sulla finestra di dialogo [Rilevamento locale]. Sulla schermata [Impostazioni di Rilevamento], configurare i seguenti parametri: ) Periferica Fare clic sul pulsante freccia per aprire l'elenco a discesa e attivare le caselle degli MFP della stessa serie che si desidera ricercare. 2) Rete Attiva Trova IPX/SPX Questa opzione è disabilitata perché AddressBook Viewer non supporta la connessione IPX/SPX. Attiva Trova TCP/IP Selezionare questa opzione per ricercare gli MFP della stessa serie collegati a una rete TCP/IP. L'opzione è disponibile solo quando sul computer client è installato il protocollo TCP/IP. Quando si seleziona questa voce occorre anche specificare le condizioni di ricerca dettagliate per gli MFP della stessa serie collegati alla rete. - Trova subnet locale - Selezionare questa opzione per ricercare gli MFP della stessa serie nella subnet locale. - Specificare una gamma - Selezionare questa opzione per ricercare gli MFP della stessa serie entro un intervallo specifico di indirizzi IPv4 o IPv6. Se si sceglie questa voce, selezionare IPv4 o IPv6 e digitare gli indirizzi IP nei campi [Da] e [A]. 18 Informazioni sulle rubriche

21 2.GESTIONE DELLA RUBRICA 3) [Configurazioni SNMP] Premere questo pulsante per verificare e modificare le configurazioni SNMP. P.19 Modifica delle Configurazioni SNMP Modifica delle Configurazioni SNMP Se non si riesce a rilevare l'mfp della stessa serie desiderato sulla rete, è probabile che le Configurazioni SNMP non siano corrette. Controllare sulla finestra di dialogo [Configurazioni SNMP] che le impostazioni siano corrette e, se necessario, modificarle. Per aprire questa finestra di dialogo, fare clic su [Configurazioni SNMP] sulla finestra di dialogo Impostazioni di rilevamento ( P.18) o [Selezione manuale] ( P.16). Hinweis Per informazioni dettagliate sulle configurazioni di rete SNMP per l'mfp della stessa serie rivolgersi all'amministratore di rete ) Version Controllare che per l'mfp della stessa serie sia impostata la versione SNMP corretta e selezionare una delle seguenti opzioni: - V1/V2 - Selezionare questa opzione per abilitare SNMPv1 e v2. - V3 - Selezionare questa opzione per abilitare SNMPv3. - V1/V2/V3 (solo per la finestra di dialogo [Impostazioni rilevamento]) - Scegliere questa opzione per abilitare SNMPv1, v2 e v3. Hinweis Per ricercare l'mfp della stessa serie in ambiente SNMP V1/V2, all'mfp della stessa serie deve essere assegnato "public" come nome di community. Per un eventuale aiuto, rivolgersi all'amministratore. 2) SNMP V3 Se l'opzione SNMPv3 è abilitata, utilizzare il [pulsante opzione] per selezionare il modo di autenticazione utente. File ID utente - Scegliere questa opzione per utilizzare un file ID utente. Fare clic su [Sfoglia] e specificare il file di ID utente. Nome utente/password - Scegliere questa opzione per utilizzare nome e password utente. Se si abilita questa opzione, digitare o selezionare le seguenti voci: - Nome utente - Protocollo di autenticazione - Password Autenticazione - Protocollo Privacy - Password Privacy Hinweis Se si abilita SNMPv3, chiedere all'amministratore di rete quale metodo di autenticazione utente utilizzare. Per Nome utente, Password di autenticazione e Password Privacy si possono utilizzare fino a 32 caratteri alfanumerici per ogni voce. Informazioni sulle rubriche 19

22 Download della rubrica pubblica È possibile eseguire il download dei dati della rubrica dal Sistema all'addressbook Viewer. Hinweis Se il numero degli indirizzi registrati nel Sistema supera i 400 o quando il numero totale dei dati registrati in ogni gruppo supera i 200, l'addressbook Viewer scarica i dati della rubrica presenti nel backup sul Sistema utilizzando COMMAND CENTER tramite FTP. Solo l'amministratore può eseguire il backup dei dati rubrica. Se i dati della rubrica sono vecchi, chiedere all'amministratore di eseguire un backup dei dati aggiornati della rubrica. Download dei dati della rubrica pubblica 1 Fare clic sul menu [File], selezionare [Periferica], quindi scegliere il nome del dispositivo su cui si desidera scaricare la rubrica aggiornata. 2 3 Sul riquadro di sinistra, selezionare [Rubrica pubblica]. Viene visualizzata la finestra di dialogo [Downloading in corso]. Per annullare il download dei dati della rubrica, fare clic su [Annulla]. I dati della rubrica pubblica vengono scaricati dal dispositivo selezionato. 20 Informazioni sulle rubriche

23 2.GESTIONE DELLA RUBRICA Configurazione della Rubrica MAPI AddressBook Viewer accede automaticamente alla rubrica del programma di posta elettronica predefinito sul computer dell'utente usando l'interfaccia Messaging API (MAPI). Se AddressBook Viewer visualizza un messaggio di errore quando si seleziona la Rubrica MAPI, significa che non è stato specificato alcun programma di posta elettronica predefinito sul computer client oppure che il programma in uso non supporta l'interfaccia MAPI. In questo caso, impostare un programma di posta elettronica compatibile con il Sistema MAPI come programma predefinito. Per le istruzioni relative all'impostazione del programma di posta elettronica come programma predefinito, consultare la documentazione o la guida in linea dell'applicativo utilizzato. È possibile utilizzare la rubrica MAPI per copiare i contatti e i gruppi nella rubrica riservata. Quando si utilizza Microsoft Outlook come client di posta elettronica, disabilitare il modo cache di exchange per ottenere l'indirizzo MAPI. P.33 Copiare dei contatti da una rubrica Hinweis Non è possibile utilizzare la rubrica MAPI in Windows XP 64-bit edition, Windows Vista 64-bit edition, Windows Server 2003 o Windows Server 2003 o Windows Server bit edition. Gestione della Rubrica Windows AddressBook Viewer accede automaticamente alla rubrica Windows per rilevarne i dati. È possibile utilizzare la rubrica Windows per copiare i contatti e i gruppi nella rubrica riservata. P.33 Copiare dei contatti da una rubrica Gestione della Rubrica LDAP Per accedere alla rubrica presente sui server LDAP, occorre innanzitutto registrare i directory service LDAP cui si desidera accedere. P.22 Registrazione dei directory service LDAP Trovare i contatti nel server LDAP e aggiungerli alla Rubrica LDAP. P.23 Aggiungere dei contatti dai server LDAP È possibile utilizzare la rubrica LDAP per copiare i contatti nella rubrica riservata. P.33 Copiare dei contatti da una rubrica Informazioni sulle rubriche 21

24 Registrazione dei directory service LDAP È possibile registrare più directory service LDAP. Registrazione dei directory service LDAP 1 Fare clic sul menu [Strumenti] e selezionare [Impostazione LDAP]. 2 Si apre la finestra di dialogo [Account Internet]. Sulla scheda [Generale], specificare le seguenti informazioni. Nome del server directory - Inserire il nome del server o l'indirizzo IP di un server LDAP. Il server richiede il log on - Attivare questa casella se l'accesso al server LDAP richiede l'immissione di nome utente e password. Nome Account - Immettere il nome utente richiesto per accedere al server LDAP. Password - Immettere la password richiesta per accedere al server LDAP. Accesso con Autenticazione della password di sicurezza - Selezionare questa voce per utilizzare la password di sicurezza di accesso al server LDAP. Codice carattere - Selezionare il codice carattere per il server LDAP. Hinweis Nel campo [Nome del server directory], digitare l'indirizzo IP anziché il nome del server, se non è possibile risolvere il nome del server LDAP. 22 Informazioni sulle rubriche

25 2.GESTIONE DELLA RUBRICA 3 Sulla scheda [Avanzata], specificare le seguenti informazioni Numero porta del server - Directory service (LDAP) - Immettere il numero della porta di accesso al server LDAP. Il numero preimpostato è 389. Qualora il numero della porta del server LDAP sia stato modificato, inserire il nuovo valore. Numero porta del server - Questo server richiede una connessione sicura (SSL) - Attivare questa voce per accedere al server LDAP usando la connessione SSL. Trova - Timeout ricerca - Selezionare l'intervallo di timeout per la ricerca. Trova - Numero massimo di corrispondenze - Selezionare il numero massimo di corrispondenze per i risultati della ricerca. Trova - Criterio di ricerca - Immettere il suffisso della radice di ricerca. Fare clic su [Aggiungi]. Il directory service impostato viene aggiunto all'elenco Directory Service. Ripetere la procedura dal punto 2 al punto 4 per ciascun directory service che si desidera aggiungere. Fare clic su [Chiudi]. Aggiungere dei contatti dai server LDAP Dopo aver registrato i directory service LDAP, è possibile ricercare i contatti nei server LDAP e aggiungerli alla Rubrica LDAP. Si possono ricercare i contatti per nome, numero di fax e indirizzo . È anche possibile specificare dei criteri di ricerca per ricercare i contatti. Ricerca dei contatti per nome, numero di fax e indirizzo 1 Fare clic sul menu [Modifica] e selezionare [Trova]. Si apre la finestra di dialogo [Trova contatto]. Informazioni sulle rubriche 23

26 2 Selezionare un directory service nell'elenco a discesa [Origine dati]. 3 Aprire la scheda [Persona] e immettere il testo da ricercare nei seguenti campi. Nome display - Specificare i caratteri o la stringa da ricercare per trovare il nome del contatto. Numero fax - Specificare i caratteri o la stringa da ricercare per trovare il numero di fax del contatto. - Specificare i caratteri o la stringa da ricercare per trovare l'indirizzo del contatto. Hinweis Per avviare la ricerca di un contatto occorre specificare il testo da ricercare in almeno uno dei precedenti campi. Verranno individuati tutti i contatti che contengono la stringa di ricerca immessa. Suggerimento 4 Per cancellare i caratteri immessi, fare clic su [Azzera tutto]. Fare clic su [Trova]. Il Sistema avvia la ricerca dei contatti sul server LDAP. Al termine dell'operazione, tutti i contatti individuati appaiono in un elenco visualizzato nella parte inferiore della finestra di dialogo. Suggerimento Per interrompere la ricerca, fare clic su [Fine]. 24 Informazioni sulle rubriche

27 2.GESTIONE DELLA RUBRICA 5 Selezionare i contatti che si desidera aggiungere alla Rubrica LDAP, quindi fare clic su [Aggiungi]. I contatti selezionati vengono aggiunti alla Rubrica LDAP. Suggerimento I contatti già presenti nella Rubrica LDAP non verranno aggiunti. Per cancellare i contatti immessi, fare clic su [Azzera tutto]. Ricerca dei contatti specificando i criteri di ricerca 1 Fare clic sul menu [Modifica] e selezionare [Trova]. 2 Si apre la finestra di dialogo [Trova contatto]. Selezionare un directory service nell'elenco a discesa [Origine dati]. 3 Aprire la scheda [Impostazione dettagli] e selezionare il campo da ricercare in [Selezione campo]. Informazioni sulle rubriche 25

28 4 Selezionare la modalità di ricerca dei contatti nell'elenco a discesa [Condizione di stringa ricerca]. 5 Testo contenuto - Selezionare questa voce per trovare i contatti che contengono la stringa di ricerca. È - Selezionare questa voce per trovare i contatti che corrispondono esattamente alla stringa di ricerca. Inizia con - Selezionare questa voce per trovare i contatti che iniziano con la stringa di ricerca. Termina con - Selezionare questa voce per trovare i contatti che terminano con la stringa di ricerca. Immettere la stringa di ricerca nel campo accanto a [Condizione di stringa ricerca]. 6 7 Fare clic su [Aggiungi]. I criteri di ricerca specificati vengono aggiunti all'elenco condizioni. Suggerimento Per cancellare i caratteri immessi, fare clic su [Azzera tutto]. Ripetere la procedura dal punto 3 al punto 6 per ciascun criterio di ricerca che si desidera aggiungere. Suggerimento 8 È possibile rimuovere i criteri di ricerca aggiunti all'elenco. Selezionare il criterio da eliminare e fare clic su [Elimina]. Fare clic su [Trova]. Il Sistema avvia la ricerca dei contatti sul server LDAP. Al termine dell'operazione, tutti i contatti individuati appaiono in un elenco visualizzato nella parte inferiore della finestra di dialogo. Suggerimento Per interrompere la ricerca, fare clic su [Fine]. 26 Informazioni sulle rubriche

29 2.GESTIONE DELLA RUBRICA 9 Selezionare i contatti che si desidera aggiungere alla Rubrica LDAP, quindi fare clic su [Aggiungi]. I contatti selezionati vengono aggiunti alla Rubrica LDAP. Suggerimento I contatti già presenti nella Rubrica LDAP non verranno aggiunti. Per cancellare i contatti immessi, fare clic su [Azzera tutto]. Informazioni sulle rubriche 27

30 Importazione ed esportazione della rubrica La funzione Esporta dell'addressbook Viewer consente di creare un file CSV o un file vcard della rubrica selezionata, che potrà essere importato dall'addressbook Viewer di un altro utente. La funzione Importa/Esporta è utile quando gli utenti desiderano condividere le loro rubriche. Hinweis Il file CSV da importare nell'addressbook Viewer deve essere creato come file separato da virgole in un formato adeguato: Per maggiori informazioni sul formato, rivolgersi al tecnico dell'assistenza. L'importazione e l'esportazione di file vcard è possibile solo se sul computer è installato Microsoft Office XP. Per l'importazione o esportazione di file vcard, è possibile importare o esportare solo un singolo contatto. Suggerimento In caso di perdita di dati durante l'importazione, assicurarsi che - I campi Nome e Cognome non siano vuoti. - I campi Indirizzo e Numero di fax non siano vuoti. È possibile utilizzare la rubrica importata per copiare i contatti e i gruppi nella rubrica riservata. P.33 Copiare dei contatti da una rubrica Importazione della rubrica da un file CSV o vcard 1 Fare clic sul menu [File], quindi selezionare [Importa] e [File CSV] o [File vcard]. Viene visualizzata la finestra di dialogo [Importazione in corso]. Hinweis Il comando [File vcard] verrà visualizzato solo se Microsoft Office XP è installato sul computer. Anche se il file vcard che si desidera importare contiene molteplici contatti, è possibile importare un solo contatto. 28 Informazioni sulle rubriche

31 2.GESTIONE DELLA RUBRICA 2 Localizzare la cartella in cui è archiviato il file CSV o il file vcard, quindi selezionare il tipo di file (CSV o vcard) nell'elenco a comparsa [Tipo file]. Selezionare il file e fare clic su [Apri]. 3 I dati della rubrica vengono importati in [Importa Rubrica]. Qualora sia già stata importata una rubrica, i contatti vengono sovrascritti alla rubrica preesistente. Suggerimento Qualora una o più voci vengano ignorate durante il processo di importazione, la causa potrebbe essere una delle seguenti: - La voce è già presente. - Il nome del gruppo contiene un carattere non valido. - Il numero di fax non è valido. Informazioni sulle rubriche 29

32 Esportazione della rubrica da un file CSV o da un file vcard 1 2 Selezionare la rubrica che si desidera esportare nel riquadro Sfoglia. Fare clic sul menu [File], quindi selezionare [Esporta] e [File CSV] o [File vcard]. Viene visualizzata la finestra di dialogo [Esportazione in corso]. Hinweis 3 Il comando [File vcard] verrà visualizzato solo se Microsoft Office XP è installato sul computer. Il comando [File vcard] è selezionabile solo quando si sceglie un singolo contatto. Si può infatti esportare un singolo contatto. Individuare la cartella in cui si desidera salvare il file CSV o vcard, digitare il nome del file e fare clic su [Salva]. La rubrica riservata viene esportata come file CSV o come file vcard. 30 Informazioni sulle rubriche

33 Gestione dei contatti e dei gruppi Gli utenti possono creare dei contatti e dei gruppi nella rubrica riservata, cui accedono direttamente dalla propria postazione. La cartella Rubrica riservata contiene due sottocartelle: Gruppo e Ubicazione/Persone. La cartella Ubicazione/Persone contiene le informazioni sui singoli contatti. La cartella Gruppo contiene i gruppi e le informazioni sui singoli contatti che compongono ciascun gruppo. È possibile registrare fino a 200 gruppi in "Gruppo", 2000 contatti in "Ubicazione/Persone" e 2000 contatti in totale tra "Gruppo" e "Ubicazione/Persone". Gestione dei contatti È possibile aggiungere dei contatti alla cartella Ubicazione/Persone e ai gruppi creati nella Rubrica riservata. I contatti possono essere aggiunti alle cartelle adottando vari Sistemi. P.31 Aggiunta manuale dei contatti P.33 Copiare dei contatti da una rubrica L'utente può modificare o eliminare i contatti inseriti nella rubrica riservata. P.34 Visualizzazione o modifica delle proprietà dei contatti P.37 Eliminazione dei contatti Aggiunta manuale dei contatti È possibile aggiungere nuovi contatti alla cartella "Ubicazione/Persone" nella rubrica riservata. È anche possibile aggiungere nuovi contatti ai gruppi creati nella rubrica riservata. Aggiunta manuale di un nuovo contatto 1 Sul riquadro sinistro, selezionare la cartella in cui si desidera aggiungere un nuovo contatto. Per aggiungere un nuovo contatto alla rubrica riservata, selezionare la cartella "Ubicazione/Persone" sotto la cartella "Rubrica riservata". Per aggiungere un nuovo contatto ad un gruppo nella rubrica riservata, selezionare il gruppo desiderato all'interno della cartella "Gruppo" sotto la cartella "Rubrica riservata". Gestione dei contatti e dei gruppi 31

34 2 Fare clic sul menu [File] e selezionare [Nuovo contatto]. 3 Si apre la finestra di dialogo [Nuovo contatto]. Nella scheda [Personale] specificare le seguenti informazioni. ID Tasto unico - Selezionare il numero ID tasto unico per il contatto (se lo si desidera). Titolo - Selezionare il titolo per il contatto. Nome - Immettere il nome del contatto. Il nome può contenere fino a 32 caratteri. Cognome - Immettere il cognome del contatto. Il nome può contenere fino a 32 caratteri. Suffisso - Selezionare il suffisso per il contatto. Nome display - Il nome viene visualizzato adottando automaticamente la formula "[Titolo] [Nome] [Cognome] [Suffisso]. È comunque possibile modificarlo in base alle proprie esigenze. Si possono utilizzare fino a 80 caratteri. Società - Immettere il nome della società del contatto. Si possono utilizzare fino a 64 caratteri. Reparto - Immettere il nome del reparto del contatto. Si possono utilizzare fino a 64 caratteri. Fax - Immettere il primo numero di fax del contatto. Il numero può essere composto da massimo 128 cifre e contenere anche i seguenti simboli: +, -, [spazio], *, # Per aggiungere una pausa di 3 secondi ad un numero di fax, inserire un trattino (-) nel punto desiderato per la pausa. Secondo fax - Immettere il secondo numero di fax del contatto. Il numero può essere composto da massimo 128 cifre e contenere anche i seguenti simboli: +, -, [spazio], *, # Per aggiungere una pausa di 3 secondi ad un numero di fax, inserire un trattino (-) nel punto desiderato per la pausa. Indirizzo - Immettere l'indirizzo del contatto. Si possono utilizzare fino a 192 caratteri. Note - Immettere le note relative al contatto. Si possono utilizzare fino a 256 caratteri. Hinweis Occorre immettere [Nome] o [Cognome] e [Fax] o [Indirizzo ]. 32 Gestione dei contatti e dei gruppi

35 2.GESTIONE DELLA RUBRICA 4 Nella scheda [Opzioni di invio], specificare le informazioni indicate di seguito. Usa informazioni mittente e subindirizzo - Selezionare questa opzione per abilitare la trasmissione con subindirizzo per questo contatto. In questo modo, i documenti verranno sempre inviati utilizzando il subindirizzo e l'id mittente specificati. Il subindirizzo e la password specificati per questo contatto potranno anche essere utilizzati per eseguire la trasmissione polling dalla mailbox del fax remoto. Subindirizzo - Immettere il subindirizzo o il numero della mailbox del fax remoto cui verrà inviato il documento. È possibile definire questo parametro solo quando è abilitata la voce [Usa informazioni mittente e subindirizzo]. Identificativo mittente - Immettere la password di sicurezza per il subindirizzo, se richiesta. È possibile definire questo parametro solo quando è abilitata la voce [Usa informazioni mittente e subindirizzo]. Hinweis 5 Le altre voci di questa scheda non si possono modificare. Fare clic su [OK]. Il contatto viene aggiunto all'elenco nella cartella selezionata. Copiare dei contatti da una rubrica È anche possibile aggiungere dei contatti alla rubrica riservata copiandoli da un'altra cartella rubrica. Copiare dei contatti da un'altra cartella rubrica 1 2 Trovare la cartella contenente i contatti da copiare, quindi selezionare i contatti desiderati nel riquadro destro. Fare clic sul menu [Modifica] e selezionare [Copia]. I contatti selezionati vengono copiati negli appunti. Gestione dei contatti e dei gruppi 33

36 3 4 Sul riquadro sinistro della Rubrica riservata, selezionare la cartella in cui si desidera aggiungere i contatti copiati. Per copiare i singoli contatti nella rubrica riservata, selezionare la cartella Ubicazione/Persone" sotto la cartella Rubrica riservata. Per copiare i contatti in un gruppo registrato nella rubrica riservata, selezionare il gruppo di destinazione nella cartella "Gruppo" sotto la cartella "Rubrica riservata". Fare clic sul menu [Modifica] e selezionare [Incolla]. I contatti copiati negli appunti vengono aggiunti all'elenco nella cartella selezionata. Visualizzazione o modifica delle proprietà dei contatti È possibile visualizzare le proprietà dei contatti in tutte le rubriche; si possono anche modificare le proprietà dei contatti registrati nella rubrica riservata. Visualizzazione o modifica delle proprietà dei contatti 1 2 Trovare la cartella in cui sono inseriti i contatti che si desidera visualizzare o modificare, quindi selezionare i contatti nel riquadro di destra. Fare clic sul menu [File] e selezionare [Proprietà]. Viene visualizzata la finestra di dialogo [Proprietà]. Suggerimento È anche possibile visualizzare la finestra di dialogo Proprietà facendo doppio clic sul contatto nel riquadro di destra. Nella finestra di dialogo [Proprietà] è possibile modificare le impostazioni dei contatti solo della rubrica riservata. Quando si accede alla finestra di dialogo [Contatto] dalle altre rubriche, non è possibile modificare le impostazioni dei contatti. La finestra di dialogo [Proprietà] presenta le schede [Personale], [Opzioni di invio] e [Sicurezza]. 34 Gestione dei contatti e dei gruppi

37 2.GESTIONE DELLA RUBRICA Suggerimento La visualizzazione delle schede varia in funzione del tipo di rubrica in cui è registrato il contatto che si desidera selezionare. Scheda Personale La scheda [Personale] presenta le seguenti voci: Suggerimento Quando si visualizzano le proprietà di un contatto in una rubrica riservata, è possibile modificare tutte le voci. ID Tasto Unico - Visualizza il numero ID tasto unico per il contatto. Titolo - Visualizza il titolo per il contatto. Nome - Visualizza il nome del contatto. Cognome - Visualizza il cognome del contatto. Suffisso - Visualizza il suffisso per il contatto. Nome display - Visualizza il nome display del contatto. Società - Visualizza il nome della società del contatto. Reparto - Visualizza il nome del reparto del contatto. Fax - Visualizza il numero di fax principale del contatto. Secondo fax - Visualizza il numero di fax alternativo del contatto. Indirizzo - Visualizza l'indirizzo del contatto. Note - Visualizza le note per il contatto. Scheda Opzioni di invio La scheda [Opzioni di invio] presenta le seguenti voci: Gestione dei contatti e dei gruppi 35

38 Suggerimento Quando si visualizzano le proprietà di un contatto in una rubrica riservata, è possibile modificare le seguenti impostazioni: - Usa informazioni mittente e subindirizzo - Subindirizzo - Identificativo mittente Le altre voci non possono essere impostate. Usa impostazioni dispositivo - Questa voce è attiva quando il contatto è predisposto per utilizzare le impostazioni del dispositivo anziché quelle definite su questa scheda. Usa informazioni mittente e subindirizzo - Questa voce è attiva quando, per il contatto selezionato, è abilitata la trasmissione con subindirizzo. In questo modo, i documenti verranno sempre inviati utilizzando il subindirizzo e l'id mittente specificati. Il subindirizzo e la password specificati per questo contatto potranno anche essere utilizzati per eseguire la trasmissione polling dalla mailbox del fax remoto. Subindirizzo - Visualizza il subindirizzo o il numero della mailbox del fax remoto cui verrà inviato il documento. Identificativo mittente - Visualizza la password di sicurezza per il subindirizzo, se richiesta. Polling selettivo - Visualizza il numero della mailbox del fax remoto da cui verrà prelevato il documento. Password - Visualizza la password per il polling selettivo, se richiesta. Chiamate internazionali - Questa opzione è selezionata se il numero di fax del contatto è un numero internazionale. Modo di correzione degli errori - Questa opzione è selezionata se per il contatto è attivato il modo di correzione degli errori (ECM). Stampa rapporto di trasmissione - Questa opzione è selezionata quando è abilitata la stampa del rapporto di trasmissione dopo il completamento dell'invio. Diminuzione - Questa opzione è selezionata quando è abilitata l'attenuazione. Protocollo abbreviato - Questa opzione è selezionata quando è abilitato il protocollo abbreviato. Monitoraggio linea - Questa opzione è selezionata quando è attivata la funzione di Monitoraggio linea per la trasmissione fax. Selezione linea - Visualizza la linea (1 o 2) che dovrà essere utilizzata per la trasmissione. La Linea 2 può essere selezionata solo se è installata la scheda opzionale per la seconda linea telefonica. Tipo di trasmissione - Visualizza la trasmissione da memoria o la trasmissione diretta. Modo Internet Fax - Visualizza il modo semplice o completo per la trasmissione Internet Fax. Impostazione valore - Visualizza la modalità di rilevamento automatico o di impostazione manuale per la trasmissione Internet Fax. Quando è selezionato [Predefin.] viene attivato il rilevamento automatico. Quando invece è selezionato [Personale], vengono utilizzate le impostazioni personalizzate specificate nell'opzione [Capacità del ricevente]. Capacità del ricevente - Visualizza le impostazioni delle capacità del ricevente, quali risoluzione, compressione e larghezza pagina. Tali impostazioni saranno applicabili alle trasmissioni solo quando nell'opzione [Impostazione valore] è selezionato [Personale]. Scheda Sicurezza (solo per la rubrica riservata) La scheda [Sicurezza] presenta le seguenti voci: Proprietario - Visualizza il nome di questo contatto. Password - Visualizza la password di questo contatto. Data di modifica - Visualizza la data di creazione del contatto. 36 Gestione dei contatti e dei gruppi

39 2.GESTIONE DELLA RUBRICA Eliminazione dei contatti È possibile rimuovere i contatti dalla rubrica riservata. Eliminazione dei contatti dalla rubrica 1 2 Trovare la cartella contenente i contatti da rimuovere, quindi selezionare i contatti desiderati nel riquadro di destra. Fare clic sul menu [File] e selezionare [Elimina]. 3 Appare una casella di dialogo che richiede all'operatore di confermare l'eliminazione. Fare clic su [Sì]. I contatti selezionati vengono eliminati. Gestione dei gruppi È anche possibile aggiungere dei gruppi alla cartella "Gruppo" nella rubrica riservata. I gruppi possono essere utilizzati per trasmettere lo stesso documento a più destinazioni contemporaneamente. P.37 Creazione dei gruppi L'utente può modificare o eliminare i contatti inseriti nella rubrica riservata. P.39 Modifica del nome dei gruppi P.40 Eliminazione di gruppi Dopo aver creato un gruppo, è possibile aggiungere o eliminare i contatti contenuti. Per le istruzioni relative all'aggiunta di contatti in un gruppo, consultare la seguente sezione: P.31 Gestione dei contatti Creazione dei gruppi È anche possibile creare dei gruppi nella cartella "Gruppo" della rubrica riservata. Creazione dei gruppi 1 Selezionare la cartella Gruppo nella cartella Rubrica riservata. Gestione dei contatti e dei gruppi 37

40 2 Fare clic sul menu [File] e selezionare [Nuovo gruppo]. 3 Viene visualizzata la finestra di dialogo [Gruppo]. Inserire il nome del gruppo nel campo [Nome del gruppo]. 4 5 Nel campo [ID gruppo] viene visualizzato l'id del gruppo rilevato automaticamente. Fare clic su [OK]. Il gruppo viene creato all'interno della cartella "Gruppo" selezionata. Aggiungere i contatti al gruppo. P.31 Gestione dei contatti 38 Gestione dei contatti e dei gruppi

41 2.GESTIONE DELLA RUBRICA Modifica del nome dei gruppi È possibile modificare il nome dei gruppi nella cartella rubrica riservata; si possono anche visualizzare le proprietà di un gruppo nella cartella pubblica. Modifica del nome del gruppo 1 2 Selezionare il gruppo, per il quale si desidera visualizzare o modificare le proprietà, nella cartella "Gruppo" della rubrica riservata o di quella pubblica. Fare clic sul menu [File] e selezionare [Proprietà]. 3 Viene visualizzata la finestra di dialogo [Gruppo]. Dopo aver visualizzato le proprietà del gruppo nella cartella rubrica riservata, modificare il nome del gruppo nel campo [Nome del gruppo] e fare clic su [OK]. Il nome del gruppo selezionato viene modificato. Hinweis Non è possibile modificare il gruppo della rubrica pubblica. Gestione dei contatti e dei gruppi 39

42 Eliminazione di gruppi È possibile eliminare i gruppi dalla rubrica riservata. Hinweis Quando si elimina un gruppo, vengono automaticamente eliminati anche tutti i contatti in esso contenuti. Eliminazione di un gruppo 1 2 Selezionare il gruppo che si vuole eliminare dalla cartella "Gruppo" nella rubrica riservata. Fare clic sul menu [File] e selezionare [Elimina]. 3 Appare una casella di dialogo che richiede all'operatore di confermare l'eliminazione. Fare clic su [Sì]. Il gruppo selezionato viene eliminato. 40 Gestione dei contatti e dei gruppi

43 2.GESTIONE DELLA RUBRICA Ricerca dei contatti Per individuare velocemente un contatto è possibile utilizzare la funzione di ricerca all'interno del database Rubrica. È sufficiente digitare una stringa di caratteri da utilizzare come base per la ricerca; AddressBook Viewer ricercherà le voci contenenti la stringa specificata. Si possono ricercare i contatti per nome, numero di fax e indirizzo . È anche possibile specificare dei criteri di ricerca per ricercare i contatti. Suggerimento Se si avvia AddressBook Viewer facendo clic su [Seleziona da rubrica] nel driver Fax di rete, è possibile aggiungere i contatti ricercati come contatti per le attività fax di rete. Ricerca dei contatti per nome, numero di fax e indirizzo 1 Fare clic sul menu [Modifica] e selezionare [Trova]. 2 Si apre la finestra di dialogo [Trova contatto]. Nell'elenco a discesa [Origine dati] selezionare la rubrica in cui cercare i contatti. Suggerimento La rubrica predefinita in [Origine dati] può essere impostata selezionando [Visualizza] - [Configurazione predefinita] - [Origine dati] sulla barra del menu. Gestione dei contatti e dei gruppi 41