Ambito progetto GESTIONE INFORMATICA GLOBALE DEL CENTRO. Realizzato per H2SPORT - PISTOIA

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1 Ambito progetto GESTIONE INFORMATICA GLOBALE DEL CENTRO Realizzato per H2SPORT - PISTOIA Esigenza Un unico e globale sistema informatico integrato col web per la gestione del centro

2 PROFILO DEL CLIENTE Nella primavera del 2011 Carlesi Danio, proprietario di H2SPORT di Pistoia, ci chiede di formulare un progetto di informatizzazione del centro benessere polivalente che stava realizzando a Pistoia. La richiesta era di fornire un sistema informatico che da solo potesse gestire e controllare ogni reparto del centro in modo tale da avere a disposizione un unico DATA BASE contenente globalmente tutti i dati e le informazioni dei clienti e soprattutto quelli relativi alla vita di questi nel centro, in modo tale da avere la possibilità di poter effettuare un CRM di grande efficacia. Aderiamo entusiasti alla richiesta anche perché sappiamo che la richiesta espressa dal Sig. Carlesi potrà essere soddisfatta dal nostro sistema informatico e ci permetterà di dimostrare quanto questo è veramente potente. Il centro polivalente si sviluppa su due piani, Al piano terra avrà gli spogliatoi piscine dedicati ad una bellissima area vasche coperta costituita da una vasca 25 metri natatoria e da 2 vasche ludiche per attività aerobiche e ludiche, avrà inoltre un parco estivo all aperto con vasca ludica e spazi verdi per sdraio e ombrelloni. Sempre al piano terra trovano collocazione il bar e l ampio ristorante, oltre alle sale per la danza bambini e adulti. Al piano superiore trovano spazio gli spogliatoi palestre, perché verrà realizzata una ampia sala attrezzi per attività fitness e cardio, e due ampie sale corsi per attività aerobiche. Ci sarà una bellissima SPA e un ampio reparto beauty con annessa area benessere con sauna, bagno turco, vasca ad alta concentrazione salina.

3 Il centro avrà tre reception, una principale all ingresso al piano terra, una al piano primo per il reparto spa/beauty, ed una per la sala attrezzi. Al piano terra il centro avrà anche uno shop abbigliamento e parrucchiera. Tutte le attività che si svolgeranno in questi reparti dovranno essere gestiti dal sistema informatico. Il progetto è realizzato per iniziativa completamente privata e da questo si capisce che è stato dato un giusto equilibrio al rapporto tra i vari reparti e le dimensioni del centro e all investimento per la realizzazione. Nelle esperte mani della famiglia Carlesi, oggi questa equilibrata realtà funziona a pieno ritmo fornendo alla popolazione opportunità di salute e benessere.

4 ESIGENZE Il centro polivalente H2SPORT è dotato di una reception principale dotata di 4 postazioni operative corredate di codificatori e stampanti per la gestione della vendita a iscritti e occasionali, a cui seguono due barriere: la prima barriera per il controllo accessi alle piscine costituita da due tornelli a tripode e relativi lettori RFID e due macchine CATCH TAG per il recupero dei trasponder in uscita, la catch tag è in questo caso strategica per la gestione del recupero automatico dei trasponder dei clienti occasionali in uscita dal centro, realtà consistente soprattutto nel periodo estivo, la seconda barriera per il controllo accessi all aerea palestre costituita da un tornello a tripode e portello per disabili. Vi è poi una terza barriera costituita da un tornello a tripode con relativi lettori rfid che consente il transito tra l area piscina e l area palestra e viceversa per i clienti che ne hanno diritto. Il centro ha poi un altra reception, dotata di una postazione operativa, al piano primo, con annessa barriera con un tornello e portello disabili per l accesso all area attrezzi e una barriera con un tornello e portello disabili per l accesso alle sale corpo libero.

5 Vi è poi una terza reception, presso la spa, dotata di una postazione operativa, lettori rfid e stampanti, per la gestione della vendita e controllo di fruizione dei servizi relativi alla spa e al beauty. Il centro è dotato di spogliatoi al piano terra e al piano primo, entrambi con armadietti dotati di serratura elettronica T-LOCK che consentono una comoda gestione dell armadietto. E presente inoltre un ascensore il cui utilizzo è gestito da lettori rfid, per permettere a chi è autorizzato di transitare dal primo piano (area palestre- benessere) al piano terra (area piscine) e viceversa. Dovrà inoltre essere gestita l area estiva sia per quanto riguarda il controllo accessi che per la gestione degli affitti di piazzole, ombrelloni, sdraio. Nel centro è presente un bar/ristorante e shop la cui gestione dovrà essere integrata con quella generale del centro. Il software necessario dovrà consentire la gestione della vendita e controllo di servizi in abbonamento, basati sulla gestione del PLANNING CORSI per la scuola nuoto e sulla gestione del PLANNING AGENDE per le attività collettive a prenotazione, sia in acqua che in asciutto. Dovrà inoltre gestire il rapporto umano/commerciale con i clienti in logica CRM, attraverso il lavoro di personale addetto alla vendita e alla relazione coi clienti.

6 La gestione degli occasionali sia in inverno che d estate verrà demandata al software TICKETING e la gestione del parco estivo al software VIRTUAL BEACH. I reparti spa/beauty si avvarranno del software BOOKING e MONEY CARD per la gestione delle prenotazioni e pagamento dei servizi/trattamenti effettuati. Il bar/ristorante e gli shop, dotati di postazioni operative, lettori rfid e stampanti fiscali e di tiket, verranno gestiti dal software PRODOTTI MAGAZZINO affiancato al software FRONT OFFICE TOUCH, e attraverso il software MONEY CARD si gestiranno lì i pagamenti cashless. Altra importante gestione richiesta è quella relativa al web per attività software di E- COMMERCE ed E-BOOKING, per le relative attività integrate con le procedure interne. Per il completamento della attività di CRM il centro verrà dotato del software SMS/ che si occuperà di tutta l attività di advertising. Essendo il centro gestito da più ragioni sociali verrà fornito il software in soluzione MULTIAZIENDALE affiancato al software RIPARTIZIONE FISCALE per consentire la configurazione e gestione della vendita di servizi e pacchetti ripartita su più ragioni sociali.

7 PROGETTO REALIZZATO H2SPORT nell ottobre del 2011 si affida alle soluzioni Zucchetti Itaca per procedere all informatizzazione del nuovo centro sportivo/benessere di Pistoia. Il centro polifunzionale è stato dotato di 5 barriere di controllo accessi che regolano la gestione degli ingressi in ogni area dell impianto. La barriera di controllo degli accessi alla piscina è stata realizzata con due tornelli bidirezionali con 4 lettori RFID (2 in entrata e 2 in uscita) e 2 macchine CATCH TAG, per il recupero automatico in uscita dei tag di quei clienti a cui va recuperato. Da questa barriera si accede agli spogliatoi piscine al paino terra del centro. Dagli spogliatoi si accede alle vasche natatorie. La barriera di controllo accessi alla palestra è costituita da 1 tornello dotato di 2 lettori rfid, 1 in entrata e 1 in uscita, ed un portello disabili. Da questa barriera si accede agli spogliatoi palestre al piano primo del centro. Vi è poi una barriera costituita da un tornello a tripode bidirezionale dotato di 2 lettori rfid, che consente il transito dalla piscina alla palestra e viceversa per i clienti autorizzati. La sala attrezzi è dotata di una barriera costituita da un tornello a tripode bidirezionale dotato di due lettori rfid e un portello per disabili. Le sale corpo libero sono dotate di una barriera costituita da un tornello a tripode bidirezionale dotato di due lettori rfid e un portello per disabili. Gli spogliatoi sono dotati di n. 240 serrature T-LOCK per armadietti, e n. 2 lettori a muro per info/armadietto. Sono state poi dotate le tre reception: la principale, quella spa/beauty e quella palestre, con lettori, stampanti allo scopo di rendere velocissima la procedura di vendita e di controllo. Il bar/ristorante e gli shop sono stati dotati di postazioni operative, lettori e stampanti fiscali per rendere velocissime le procedure di vendita e il pagamento cash e cashless. A H2SPORT è stato fornito il software Gymgest 6 CRM con 12 workstation. Con il modulo CRM verrà gestita tutta l attività di relazione tra personale di vendita e clienti abbonati, soprattutto della palestra.

8 La gestione della piscina coperta e scoperta è stata affidata ai moduli software Planning corsi, Planning Agende, e Ticketing Occasionali. La gestione del centro Spa/Beauty, del Bar/Ristorante e degli Shop, è stata affidata ai moduli Booking, Money Card Ricaricabile, Servizi Singoli/Trattamenti, Prodotti/Magazzino. Con il modulo Sms/ viene gestita tutta l attività di advertising dei clienti. L attività web è gestita dai moduli specifici E-commerce ed E-booking. Il progetto di informatizzazione di H2SPORT di Pistoia è stato implementato grazie alle seguenti soluzioni Zucchetti Itaca: Gymgest Versione 6 HARDWARE SOFTWARE Barriera Piscine Barriera Fitness Barriera transito piscine-palestre Barriera sala attrezzi Barriera sale corpo libero Ascensore 6 Tornelli a tripode 3 Portelli Meccanici 22 lettori RFID 240 serrature T-LOCK 2 CATCH TAG TAG: Bracciali e Card RFID Gymgest 6 12 workstation CRM Modulo Occasionali - Ticketing Modulo Planning Agende Modulo Planning Piscina Modulo Booking Modulo Money Card - ricaricabile Modulo Servizi Singoli Trattamenti Modulo Magazzino Modulo E-Booking Modulo E-Commerce Modulo Sms/ PERCHE ZUCCHETTI ITACA Per il nostro centro polivalente avevamo bisogno di un software molto semplice ed intuitivo che ci consentisse nella complessità del sistema di controllo accessi e di gestione una operatività molto semplice e dinamica. Abbiamo trovato queste caratteristiche nel sistema Gymgest della Zucchetti Itaca. Carlesi Danio Amminstratore H2O Sport Pistoia