Formazione a Supporto dell Inserimento Lavorativo. Elementi di Word avanzato. Docente Franchini Gloria

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1 Formazione a Supporto dell Inserimento Lavorativo Elementi di Word avanzato Docente Franchini Gloria

2 Impostare i punti di tabulazione Sul righello sono impostati vari punti di Tabulazione. Esistono cinque tipi di tabulazione: tabulazione sinistra (predefinita); i caratteri si allineano a destra partendo dal punto di tabulazione. tabulazione destra; i caratteri si allineano a sinistra partendo dal punto di tabulazione. tabulazione centrata; per centrare il testo attorno al punto di tabulazione. tabulazione decimale; per allineare i numeri in base alla posizione della virgola decimale: i caratteri restano a sinistra fino a che non si digita la virgola decimale. tabulazione a barra: viene visualizzata a video una barra e sistemato il testo in base a questa. Nota: in Office XP nella casella per la scelta del tipo di tabulazione sono stati aggiunti i pulsanti per definire il rientro sinistro, il rientro di prima riga e il rientro sporgente. Per impostare i punti di tabulazione col righello occorre : selezionare VISUALIZZA/RIGHELLO se il righello non è visibile a video cliccare sulla casella a sinistra del Righello per selezionare il tipo di tabulazione cliccare sul righello nel punto in cui si vuole impostare la tabulazione. I punti predefiniti di tabulazione che si trovano a sinistra della tabulazione impostata vengono cancellati. Per cancellare una tabulazione impostata, trascinare il punto di tabulazione verso il basso. Per spostare un tabulazione, trascinare l indicatore nella nuova posizione. Si possono effettuare le stesse operazione tramite la finestra di dialogo FORMATO/TABULAZIONI. Impostare POSIZIONE TABULAZIONI/ALLINEAMENTO e premere IMPOSTA per ogni tabulazione da impostare. Selezionare una tabulazione e CANCELLA per cancellare una tabulazione. CANCELLA TUTTO per cancellare le tabulazioni predefinite Per cambiare i punti di tabulazione predefiniti ugualmente spaziati impostare TABULAZIONI PREDEFINITE. I punti di tabulazione predefiniti posti alla sinistra di un punto di tabulazione impostato vengono cancellati Si può scegliere un carattere di riempimento tra un punto di tabulazione e l altro.

3 La struttura degli elenchi puntati e numerati Creare una struttura ad un elenco significa applicare una struttura gerarchica a qualsiasi elenco. Un documento può contenere fino a nove livelli di struttura. In una struttura elenco numerato le voci di un elenco vengono visualizzate su livelli differenti anziché rientrate di un livello. Selezionare i paragrafi del testo già digitato e seguire le seguenti istruzioni per impostare la struttura dell elenco: 1. Scegliere Elenchi puntati e numerati dal menu Formato e quindi fare clic sulla scheda Struttura. 2. Selezionare un formato di elenco non contenente il testo "Titolo", quindi scegliere OK. Il primo numero dell'elenco verrà visualizzato nel documento. 3. Se non si è proceduto con la selezione del testo prima di applicare la struttura dell elenco, digitare il testo dell'elenco, premendo INVIO dopo ciascuna voce. I numeri successivi verranno inseriti automaticamente all'inizio di ciascuna riga allo stesso livello di numerazione. 4. Per spostare una voce di un elenco numerato a struttura al livello di numerazione corretto, effettuare una delle seguenti operazioni sulla barra degli strumenti Formattazione: o Per spostare una voce a un livello di numerazione più basso, fare clic su un numero dell'elenco, quindi fare clic sul pulsante Aumenta rientro. o Per spostare una voce a un livello di numerazione più alto, fare clic su un numero dell'elenco, quindi fare clic sul pulsante Riduci rientro. È possibile utilizzare la procedura che segue per modificare i punti elenco esistenti in un tema o per aggiungerne altri in modo da creare più livelli in un elenco. 1. Scegliere Elenchi puntati e numerati dal menu Formato, quindi fare clic sulla scheda Struttura. 2. Fare clic su uno stile di elenco nella riga superiore o selezionare uno stile di punto elenco con immagine esistente, quindi scegliere Personalizza. 3. Nella casella Livello selezionare Nella casella Stile numero selezionare un'immagine esistente oppure fare clic su Nuova immagine per selezionare un'immagine. 5. Ripetere i passaggi 3 e 4 selezionando un livello diverso e un punto elenco con immagine diversa per ciascun livello fino al termine dell'operazione. 6. Scegliere OK.

4 Stampa unione: creazione di lettere tipo È possibile creare lettere tipo in cui sono contenute parti di testo fisse e parti di testo variabile. Prima di tutto è necessario creare un documento con le parti fisse (ad esempio il corpo della lettera) e un elenco con le parti variabili del testo (ad esempio gli indirizzi). Aprire il documento che contiene le parti fisse e selezionare STRUMENTI/LETTERE E INDIRIZZI/CREAZIONE GUIDATA STAMPA UNIONE. La stampa unione è composta da 6 passaggi: 1. selezione del tipo di documento: scegliere la voce Lettere. 2. scelta del documento di partenza: Usa il documento corrente: si utilizza quando si sceglie la stampa unione avendo già un documento con le parti di testo fisso aperto. Inizia da un modello: la stampa unione viene iniziata da un documento creato come modello (.dot). Inizia da un documento esistente: simile a Usa il documento corrente con la differenza che in questo caso il testo fisso viene scelto durante la stampa unione, mentre nel primo caso il documento è già aperto. 3. selezione dei destinatari: Usa elenco esistente: se l elenco dei destinatari da inserire nelle etichette esiste già. Il documento deve essere un file di Access (estensione.mdb). Seleziona dai contatti di Outlook: i nominativi dei destinatari vengono presi dalla rubrica di Outlook. Crea un nuovo elenco: quando l elenco dei destinatari non esiste e deve essere creato. 4. composizione lettera: Blocco di indirizzi: prende le informazioni dal primo nominativo nel file indirizzi e lo inserisce nella prima etichetta. In questo caso le informazioni vengono sistemate seguendo l ordine standard di Word. Formula di apertura: permette di creare una formula di apertura da inserire nelle etichette (esempio: gentile Sig.). Affrancatura elettronica: per utilizzare questa opzione è necessario comprare un affrancatura elettronica. Altro: è possibile scegliere i campi da inserire e l ordine in cui inserirli. 5. anteprima lettere: nel testo della lettera sono stati inseriti i campi dei nominativi contenuti nel testo sorgente. Viene visualizzata la prima lettera, per vedere le successive premere le doppie frecce a sinistra e destra. 6. è possibile stampare o modificare le singole lettere.

5 Creazione di un modulo Per creare un modulo da riprodurre in seguito su carta oppure da compilare da computer. È consigliabile utilizzare le tabelle per l impaginazione del modulo. Per la creazione di moduli aprire la barra degli strumenti Moduli. In un modulo computerizzato è possibile inserire diversi tipi di campo: campo testo: permette l inserimento di testo; campo casella di controllo: utilizzato per elenchi di voci nei quali è necessaria la scelta di una o più di queste; campo elenco a discesa: crea un menu a tendina contenente un elenco di voci nelle quali è necessario sceglierne una. Per modificare le proprietà dei campi è necessario accedere alla relativa voce facendo click con il tasto destro del mouse sul campo interessato, oppure dal pulsante Opzioni per campo modulo sulla relativa barra degli strumenti. Una volta creato il modulo questo deve essere protetto col pulsante (PROTEGGI MODULO). Salvare il file come modello (tipo Modello di documento (*.dot)) nella cartella suggerita da Word. Per utilizzare il modulo aprire un nuovo documento da menu FILE/NUOVO e scegliere il modello di modulo creato. A questo punto il modulo può essere solo compilato e non modificato.