GUIDA OPERATIVA Aggiornata al 22/07/2013

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1 GUIDA OPERATIVA Aggiornata al 22/07/ of 15

2 SOMMARIO 1 CASI D USO REQUISITI Requisiti software Requisiti software INSTALLAZIONE DI drcloud ATTIVAZIONE ATTIVAZIONE POSTAZIONE PRINCIPALE Verifica termine della prima sincronizzazione ATTIVAZIONE COMPUTER SECONDARIO Installazione Attivazione GESTIONE ACCOUNTS CONSOLE DI drcloud Appendice Impostazione archivio master Non è stato rilevato il codice fiscale dell utente Errore di sincronizzazione del dottor xxxx Nome utente e/o password inserita non è corretta of 15

3 1 CASI D USO Prima di procedere con l installazione e l attivazione di drcloud Personal è importante effettuare la seguente distinzione: CASO 1: Al momento i dati clinici dei suoi pazienti sono presenti in un unico computer (che da questo momento indicheremo come COMPUTER PRINCIPALE); CASO 2: Al momento i dati clinici dei suoi pazienti sono presenti su più computer (ad esempio il computer di studio e quello di casa) ma i dati del computer secondario (nell esempio quelli di casa) sono poco significativi e quindi vuole sostituirli completamente con quelli del COMPUTER PRINCIPALE; CASO 3: Al momento i dati clinici dei suoi pazienti sono presenti su più computer (ad esempio il computer dello studio A e quello dello studio B) e deve mantenere i dati di tutti e due gli studi. E possibile procedere con le operazioni di attivazione descritte nel presente documento solo se si trova nella situazione descritta dal CASO 1 oppure CASO 2. In particolare: CASO 1: Seguire le istruzioni presenti dal paragrafo 2 al paragrafo 5 CASO 2: Portarsi sul primo computer PRINCIPALE (con i dati clinici aggiornati) e seguire le istruzioni dal Paragrafo 2 al Paragrafo 5 Attendere il completamento della sincronizzazione del computer principale Portarsi sul computer SECONDARIO (senza dati o dove sono da azzerare perché vecchi) e seguire le istruzioni al paragrafo 6 Se si trova nella situazione descritta nel CASO 3 occorrerà contattare il servizio di supporto CGM Italia al fine di creare un archivio unico contenete i dati di tutte le postazioni (fondere i dati clinici) prima di procedere con l attivazione del drcloud. 3 of 15

4 2 REQUISITI Prima di procedere alla installazione del software, assicurarsi che il pc soddisfi i requisiti minimi, hardware e software, di seguito riportati. 2.1 Requisiti software Processore 2 core Intel o Amd equivalente 2GB di RAM (consigliati 4GB) Collegamento Internet con qualsiasi gestore telefonico (è consigliabile contattare il proprio gestore telefonico e verificare l efficienza e la stabilità della connessione i servizi cloud dipendono strettamente da questo) Video SVGA 1024X768 16bit (65000 colori) Almeno 15Gb di spazio disponibile sul disco rigido del server 2.2 Requisiti software Sistemi operativi: Windows XP SP3, Windows Vista SP1, Windows 7, Windows 8, Windows Server 2003 SP2, Windows Server 2008 Essere in possesso della versione o successiva di PROFIM o INFANTIA Aver verificato la correttezza dei seguenti dati: o Codice Fiscale corretto (posizione 4 in figura) o Numero di iscrizione all ordine dei medici corrispondente con quello fornito al momento della richiesta di attivazione di drcloud (posizione 5 in figura) 4 of 15

5 Terminate tali operazioni è sicuramente consigliabile effettuare una copia di backup 5 of 15

6 3 INSTALLAZIONE DI drcloud NOTA1: Se lavora in multiutenza (più computer collegati in rete locale come il suo computer e quello di un collaboratore o medico associato) assicurarsi che il programma si chiuso da tutte le postazioni ed effettuare l installazione del drcloud direttamente sul server ossia sullo stesso computer dove risiedono gli archivi di PROFIM o INFANTIA NOTA2: Essere in possesso del mail con le credenziali di attivazione della sua utenza su drcloud Chiudere il programma; se lavora in multiutenza da tutte le postazioni Chiudere eventuali antivirus o firewall attivi Prelevare il file di installazione Eseguire il file drcloud Client.exe scaricabile QUI per avviare l installazione del software drcloud Fare clic su Installa Attendere l avanzamento dell installazione Ad installazione completata fare clic su Avvia 6 of 15

7 Ad installazione avvenuta troverà sul desktop la presenza di una nuova icona Al primo avvio di drcloud, se sul computer sono presenti più software CGM Italia le verrà chiesto di scegliere il software per cui attivare drcloud Selezionato il software comparirà la maschera di attivazione 7 of 15

8 4 ATTIVAZIONE Installato ed avviato il drcloud va attivato per l utente desiderato. In questa fase è importante avere a postata di mano la mail di attivazione ricevuta. Avviare il drcloud facendo clic sulla rispettiva icona presente sul desktop Attendere le operazioni in corso fino a comparsa dell utente e del pulsante Attiva drcloud Nella finestra che verrà visualizzata sarà possibile attivare il medico selezionandolo e premedo sull icona Attiva drcloud Inserire le credenziali ricevute nella mail di attivazione ed al termine fare clic su OK Autorizzare l accesso ai dati facendo clic su SI al messaggio 8 of 15

9 5 ATTIVAZIONE POSTAZIONE PRINCIPALE Per la postazione principale, appena dopo l attivazione dell utente compare l elenco di tutte le informazioni che drcloud sincronizzerà tra i suoi diversi computer. La procedura di prima sincronizzazione con invio dei dati sul server è già partita. Potrà quindi chiudere la finestra per tornare sul desktop. Troverà nella trayarea una nuova icona Da cui, con i tasto destro potrà: Gestire gli utenti attivati => Gestione Account Visualizzare le attività che il drcloud ha in corso => Visualizza Console Chiudere drcloud Da questo momento il primo computer è attivo su drcloud e tutte le operazioni che realizza sono fatte in maniera silente e trasparente all utilizzatore. Occorrerà a questo punto effettuare l attivazione della seconda postazione. 9 of 15

10 5.1 Verifica termine della prima sincronizzazione Fare doppio click con il tasto destro del mouse sull icona del drcloud presente nella trayarea come indicato nell immagine in basso Verificare nel Pop-Up lo stato attuale della prima sincronizzazione che inizialmente sarà simile a quanto di seguito È consigliabile ripetere spesso almeno nelle fasi iniziali tale operazione in modo da verificare lo stato della sincronizzazione o eventuali errori durante la stessa. NOTA : In caso di errori in fase di sincronizzazione di drcloud errori gli stessi non influenzano il corretto funzionamento di PROFIM o INFANTIA. SUGGERIMENTO: drcloud verifica e ritenta automaticamente l invio in caso di temporanea indisponibilità della connessione internet. Eventuali errori segnalati in sincronizzazione per mancanza della connessione vengono automaticamente superati al ripristino della stessa. Suggeriamo pertanto, prima di contattare il servizio di supporto CGM Italia di verificare la connessione e il proseguo della sincronizzazione a distanza di 15 minuti. Se si riscontra che data e ora dell errore non varia il problema è superato, caso contrario provvedere a contattare il supporto per le verifiche del caso. 10 of 15

11 6 ATTIVAZIONE COMPUTER SECONDARIO La seconda postazione potrà essere attivata solo, dopo aver completato la sincronizzazione dalla postazione principale come descritto nel Paragrafo Installazione Per Installare drcloud sulla postazione secondaria seguire le stesse istruzioni descritte al Paragrafo 3 per la postazione principale. 6.2 Attivazione Per Attivare drcloud sulla postazione secondaria seguire le stesse istruzioni descritte al Paragrafo 4 per la postazione principale. Occorre ora scegliere cosa si desidera fare dei dati presenti su questo computer scegliendo tra le diverse opzioni: EFFETTUA L AZZERAMENTO DEGLI ARCHIVI E PROCEDI CON L ATTIVAZIONE ANNULLA L OPERAZIONE ED EFFETTUA IL BACKUP Tenendo conto che siamo nei CASI D USO 1 e 2 che brevemente riepiloghiamo: CASO 1: Al momento i dati clinici dei suoi pazienti sono presenti in un unico computer (PRINCIPALE); CASO 2: Al momento i dati clinici dei suoi pazienti sono presenti su più computer ma i dati del computer secondario sono poco significativi e quindi vuole sostituirli completamente con quelli del COMPUTER PRINCIPALE; fare clic su EFFETTUA L AZZERAMENTO DEGLI ARCHIVI E PROCEDI CON L ATTIVAZIONE. Partita la sincronizzazione con il server viene mostrato il riepilogo delle sincronizzazioni. Occorre attendere il completamento della procedura di sincronizzazione, verificandola come descritto al paragrafo 5.1 al termine della quale tutti i dati presenti nel computer principale saranno riversati nel computer secondario. 11 of 15

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13 7 GESTIONE ACCOUNTS Attraverso la Gestione Accounts, richiamabile facendo clic con il tasto destro sull icona di drloud presente nella tray area e selezionando Gestione Accounts con il sinistro, è possibile selezionare o deselezionare eventuali categorie che si desidera sincronizzare nei relativi studi. E anche possibile verificare la data di avvenuta sincronizzazione per ciascuna categoria. 8 CONSOLE DI drcloud Attraverso la funzione Visualizza Console, richiamabile facendo clic con il tasto destro sull icona di drcloud presente nella tray area e selezionando Visualizza Console con il sinistro, è possibile visualizzare le operazioni che drcloud sta realizzando. SUGGERIMENTO: La console viene utilizzata per eventuali attività di manutenzione per cui si suggerisce di non utilizzarla se non con operatori del servizio di supporto CGM Italia. 13 of 15

14 9 Appendice 9.1 Impostazione archivio master Se non è stato impostato alcun archivio principale comparirà il seguente messaggio Fare clic su Sì al messaggio e selezionare il percorso dell archivio di cartelle cliniche Fare clic su Apri 9.2 Non è stato rilevato il codice fiscale dell utente Se viene visualizzato il messaggio sotto riportato è possibile che il codice fiscale presente nel gestionale di cartella clinica è mancante. Chiudere drcloud (facendo clic con il tasto destro sull icona di drcloud presente nella tray area e selezionando Chiudi con il sinistro) Aprire il gestionale di cartella clinica e verificare i dati del codice fiscale come descritto al Paragrafo 2.2 Chiudere il gestionale di cartella clinica e riavviare drcloud. 14 of 15

15 9.3 Errore di sincronizzazione del dottor xxxx Se viene visualizzato il messaggio sotto riportato è possibile che il numero di iscrizione all ordine dei medici presente nel gestionale di cartella clinica della seconda postazione che si sta cercando di attivare Personnel (nell esempio BA099103) non è coincidente con quello presente nella postazione principale Logged Personnel (nel esempio BA999103). Chiudere drcloud (facendo clic con il tasto destro sull icona di drcloud presente nella tray area e selezionando Chiudi con il sinistro) Aprire il gestionale di cartella clinica e verificare il Numero di iscrizione all Ordine dei Medici come descritto al Paragrafo 2.2 Chiudere il gestionale di cartella clinica e riavviare drcloud. 9.4 Nome utente e/o password inserita non è corretta Se viene visualizzato il messaggio sotto riportato è possibile che le credenziali che sta inserendo non sono corrette. Occorre verificare le stesse sulla mail di attivazione che ha ricevuto e, in caso di utilizzo delle funzioni di copia/incolla, accertarsi di non copiare spazi finali aggiuntivi. 15 of 15