L'invio automatico della fattura da gestionale SENZA PEC 1/9. Terminata la redazione di una fattura ci si troverà nella situazione seguente:

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1 L'invio automatico della fattura da gestionale SENZA PEC 1/9 Terminata la redazione di una fattura ci si troverà nella situazione seguente: Tralasciando le due opzioni Modifica ed Elimina di significato ovvio per predisporsi all'invio della fattura si deve cliccare su Prepara per l'invio come indicato dalla freccia in verde. L'invio consiste in realtà in una serie di attività che di seguito andremo a illustrare: 1. Preparare la fattura per l'invio Cliccate sul link Prepara per l'invio ; comparirà la seguente videata Il programma effettua una serie di controlli sulla fattura da inviare ed evidenzia POTENZIALI anomalie in un riquadro in giallo; nell'esempio viene evidenziato che non sono stati inseriti i dati di pagamento; di seguito l'immagine ingrandita: Leggete con attenzione le eventuali segnalazioni e cliccate sul pulsante ANNULLA qualora fosse necessario integrare/rettificare i dati nel caso sia tutto a posto basterà cliccare sul bottone CONFERMA

2 L'invio automatico della fattura da gestionale SENZA PEC 2/9 Il campo CODICE PROGRESSIVO FILE (vedi immagine seguente) è proposto dal programma e non dovrebbe mai essere modificato manualmente; si tratta di un identificativo univoco richiesto per la trasmissione della fattura; NON ha alcuna relazione con la numerazione progressiva delle fatture. Il programma consente comunque la sua libera modifica, ma occorre aver chiaro che, in questo caso, dovrete gestire autonomamente questi codici di trasmissione, facendo attenzione ad assegnarne uno diverso ad ogni fattura, pena lo scarto da parte del Sistema di Interscambio con motivazione Nome del file duplicato. Cliccando sul bottone Conferma si passerà alla fase di firma della fattura 2. Firmare la fattura Cliccando sul bottone Conferma comparirà la seguente videata: Il documento deve essere firmato, al di fuori del programma, con le solite modalità con cui vengono firmati digitalmente i documenti. I formati di firma supportati sono il CAdES-BES (file firmato con estensione.p7m ) e lo XAdES-BES (firma XML). Attenzione però che il Sistema di Interscambio è molto restrittivo sulla variante di firma XML supportata (dev'essere di tipo enveloped ) ed il risultato prodotto da alcuni software di firma potrebbe non essere compatibile (con conseguente scarto). Per questo consigliamo, per andare sul sicuro, di usare la firma CAdES- BES, con generazione del file.p7m. Scaricate quindi sul vostro PC il file XML da firmare cliccando sul link evidenziato, nell'immagine sopra riportata, dalla freccia azzurra. Come consiglio è bene creare una cartella sul PC dove salvare l'xml da firmare e l'xml firmato ATTENZIONE

3 L'invio automatico della fattura da gestionale SENZA PEC 3/9 Il file firmato deve essere caricato nel nostro programma perché è QUESTO IL DOCUMENTO CHE DOBBIAMO INVIARE DA GESTIONALE E CONSERVARE PER 10 ANNI. Firmato il documento ritornate quindi sul nostro programma e selezionate il file con il pulsante Seleziona il file XML firmato da caricare in corrispondenza della freccia verde, come da immagine seguente. Prestate ovviamente attenzione a caricare il file firmato: se avete usato il formato di firma CAdES- BES, esso avrà estensione.p7m (ed in genere un'opportuna icona che lo contraddistingue); se invece avete usato il formato di firma XAdES-BES, il file avrà estensione XML, però occorre fare attenzione che il file firmato da caricare non abbia il nome alterato rispetto a quello originale (ad esempio alcuni software di firma aggiungono il suffisso _signed prima dell'estensione.xml), altrimenti il programma lo rifiuterà.

4 L'invio automatico della fattura da gestionale SENZA PEC 4/9 Se il caricamento si conclude con successo comparirà la seguente videata: Cliccando sul tasto Fine (freccia verde) ci si troverà nella seguente situazione Di seguito ingrandiamo l'area indicata dalle due frecce 3. INVIO da gestionale della fattura Per l'invio automatico da gestionale basta cliccare sul link Invia e attendere l'esito della trasmissione; vedere le videate seguenti: cliccando su Invia comparirà il seguente messaggio di conferma: confermate l'invio cliccando sul bottone OK ; vi troverete nella situazione seguente:

5 L'invio automatico della fattura da gestionale SENZA PEC 5/9 Si tratta solo di aspettare l'esito della trasmissione; esito che vi sarà notificato a video nel campo stato; inizialmente verrà notificato l'invio al gestore centrale Successivamente la consegna: cliccando sul link consegnata al destinatario sarà visualizzata la ricevuta di consegna A questo punto si tratta di attendere la risposta del destinatario (Accettazione, Rifiuto o scadenza termini), che al più si protrarrà per 15 giorni solari. L'esito vi verrà sempre notificato automaticamente dal gestionale nella colonna stato come illustrato nelle immagini seguenti: Accettazione:

6 L'invio automatico della fattura da gestionale SENZA PEC 6/9 Decorrenza termini: Rifiuto: Come sempre cliccando sul link dell'esito troverete il dettaglio, utile soprattutto nel caso del rifiuto per cornoscerne il motivo, così come specificato dal destinatario stesso: Nel caso ci siano invece dei problemi nella trasmissione, si possono incontrare i casi seguenti. se la fattura presenta dei problemi formali (firma non valida, data di firma non coerente, nome di file duplicato, ecc.), essa verrà scartata automaticamente dal Sistema di Interscambio prima di essere recapitata al destinatario; in questo caso, anziché passare in stato Consegnata al destinatario, la fattura passerà in stato Scartata ; cliccando sullo stato si potrà conoscere il motivo dello scarto se, per qualche motivo tecnico, il Sistema di Interscambio non è in grado di consegnare la fattura al destinatario, la fattura, anziché passare in stato Consegnata al destinatario, passerà in stato Tentativi di consegna in corso ; in ogni caso, non dovete fare nulla, se non attendere ulteriori sviluppi; la fattura potrebbe passare in stato Consegnata al destinatario dopo alcuni giorni, oppure in stato Trasmessa, non recapitata (si veda il punto seguente) se la fattura è stata inviata al codice ufficio fittizio , poiché il destinatario non si è ancora dotato di codice ufficio univoco, oppure se, per qualche motivo, il Sistema di Interscambio non è stato in grado per alcuni giorni di consegnare la fattura al destinatario, questa passerà in stato Trasmessa, non recapitata ; dal punto di vista del cedente/prestatore, questo stato è fiscalmente equiparato allo stato di Accettazione o di Decorrenza Termini (fatto evidenziato dall'icona di colore verde)

7 L'invio automatico della fattura da gestionale SENZA PEC 7/9 Nel caso di scarto o rifiuto (icona di colore rosso), la fattura va riportata in stato bozza, corretta, ripreparata per l'invio ed inviata nuovamente. Non cambia il numero della fattura (e tipicamente neppure la data), perché una fattura scartata o rifiutata in realtà fiscalmente non esiste e va corretta e reinviata nuovamente come se fosse la prima volta. Non vanno quindi fatte note di credito per fatture scartate o rifiutate! 4. CONTROLLO della fattura con gli strumenti forniti dall'agenzia delle Entrate Per le prime due/tre fatture, prima di effettuare il vero e proprio invio, vi consigliamo di eseguire un controllo della fattura mediante il link dedicato messo a disposizione dall'agenzia delle Entrate sul sito Cliccate sul bottone utilizza nella sezione Strumenti in altro a destra - vedi immagine A sinistra del sito comparirà il menu come da immagine:

8 L'invio automatico della fattura da gestionale SENZA PEC 8/9 selezionate la voce Controllare la FatturaPA (vedi freccia gialla nell'immagine di sopra) e caricate il file xml FIRMATO

9 L'invio automatico della fattura da gestionale SENZA PEC 9/9 Cliccate sul bottone Controlla ; se tutto è andato bene comparirà il seguente messaggio: Se l'esito del controllo è positivo, si ridurrà notevolmente la possibilità che la fattura possa essere scartata automaticamente dal Sistema di Interscambio, una volta inviata. Tuttavia questo controllo non entra nel merito del contenuto, pertanto la fattura potrebbe comunque venire successivamente rifiutata dal destinatario qualora non concordi su quanto indicato nella stessa. *********************************