People raising Il manuale per la ricerca di volontari

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1 People raising Il manuale per la ricerca di volontari a cura di Romina Sapignoli

2 3 Indice 1. Prepararsi alla ricerca di volontari 1.1 Perché si cercano i volontari? 1.2 Qual è il profilo del volontario ricercato? 1.3 Che immagine ha l associazione di volontariato? 1.4 Dove cercare i volontari? 2. Reclutare i volontari 2.1 Chi si deve occupare della ricerca dei volontari? 2.2 Quali tecniche utilizzare? Mass Media Pubblicazioni specializzate Incontri pubblici Proiezione di diapositive e videocassette Stand e mostre Mailing Eventi speciali Materiale Stampato 2.3 Che tono utilizzare per rivolgersi ai volontari? 2.4 Rifiutare un candidato 3. Gestire i volontari 3.1 Sviluppare e rafforzare il rapporto con i volontari. 3.2 Quanto dura e come si trasforma la relazione con i volontari? Conclusioni Per approfondimenti

3 4 5 Presentazione

4 7 Introduzione > Il tema dei volontari, oltre ad essere diventato protagonista di diverse testate giornalistiche, è da anni notevolmente apprezzato da tutti i protagonisti del terzo settore. Qualsiasi organizzazione senza scopo di lucro è grata ai volontari per il loro impegno, per il loro contributo e per i frutti nati da ore e ore di lavoro insieme. Sono, infatti, numerose le associazioni che grazie alla gratuità di queste persone hanno potuto raggiungere risultati soddisfacenti o molto ambiti. Si sente parlare di ringraziamenti ai volontari, di merito dei volontari, di entusiasmo dei volontari e di ricerca dei volontari. E proprio su quest ultimo punto che vogliamo soffermarci ora, affrontando un aspetto che nel linguaggio comune spesso passa inosservato. In fondo, se ci sono volontari è perché qualcuno ha chiesto di fare volontariato ma spesso chiederlo non è così facile come può sembrare. Non lo è perché chi chiede non ha ben chiaro i fini della sua domanda e non sa bene come reagire ad una risposa, sia essa positiva o meno; capita anche che chi cerca volontari non sappia bene a chi rivolgersi. Inoltre, ancor oggi la parola volontariato a volte è vista all insegna dello sfruttamento e dell inutilità.

5 8 Il lavoro svolto dai volontari e dalle organizzazioni nelle quali essi operano è la dimostrazione che va ad opporsi a chi associa ai volontari una connotazione negativa. Fare volontariato produce ricchezza, per gli altri e per se. Se analizziamo, infatti, le motivazioni che muovono i volontari a operare per progetti di utilità sociale a favore del prossimo si nota che essi sono spinti da puri interessi personali. I volontari donano tempo per finalità di interesse comune, altruistiche, ma ritrovano una gratificazione puramente propria nell avverarsi di un desiderio personale. Così si fa volontariato per compiere il proprio dovere civico, per stare con persone diverse da se, per tenersi impegnati, per fare nuove amicizie, per conoscere una nuova carriera, per avere qualcosa da inserire nel curriculum vitae, per tradizione famigliare, perché si cerca di cambiare il mondo, ecc. Dall altra parte ci sono poi le persone che si rifiutano di fare volontariato. In questo caso le motivazioni possono essere innumerevoli, ma la cosa più interessante e che dovrebbe incuriosirvi tantissimo, è che spesso le persone non fanno volontariato non perché si rifiutano ma perché non gli è stato chiesto! Fare pubblicità non equivale a fare ricerca di volontari. Affiggere un manifesto o distribuire una newsletters può servire ad informare il pubblico sulle vostre esigenze in termini di volontariato, non è una richiesta esplicita e ci sono molti che potrebbero non accorgersi di essere potenziali candidati. Questo manuale si propone di affrontare i temi essenziali utili alla ricerca dei volontari e se vogliamo anche alla vita di tutti i giorni. Anche se prenderete alla lettera le indicazioni seguenti, non è detto che troverete tutti i volontari che desiderate e come voi li cercate, ma sicuramente le tecniche qui descritte funzionano veramente, sono realisticamente attuabili e se vogliamo anche divertenti. Ed il segreto sta proprio qui, se cercare volontari vi piace ci riuscirete meglio! 1. Prepararsi alla ricerca di volontari Come accade per la raccolta fondi, anche la ricerca di volontari non è un attività che può essere improvvisata e fatta in modo sporadico, magari attraverso qualche annuncio casuale che ne manifesti l esigenza. Se riflettete un attimo vi torneranno in mente le tante volte che, dopo lunghe chiacchierate organizzative, avete sospirato. se avessimo qualche volontario in più., senza però poi chiedervi effettivamente come e cosa fare per trovarli. Viceversa, vi sarà capitato di avere una risposta, ad un semplice annuncio di aiuto, maggiore alle vostre aspettative e così impreparati avrete dovuto rinunciare o comunque non siete stati in grado di valorizzare un ottima risorsa umana che si era offerta per la vostra associazione. La ricerca di volontari deve essere fondata su un valido programma e in questo capitolo vedremo quali sono le prime riflessioni che è utile fare prima di cimentarsi nella richiesta di fare volontariato. 1.1 Perché si cercano i volontari? Prima di tutto è bene chiarire le finalità per cui la vostra associazione necessita volontari. Certo è vero che può sembrare illogico chiedere ad un associazione di volontariato, che vive per e attraverso i volontari, perché ricerca volontari ma vi assicuro che non è così. Infatti, se ci pensate bene, può essere un occasione giusta per ridefinire la mission della vostra associazione e per identificare il ruolo che il volontariato è tenuto a coprire. E necessario definire i compiti di volontariato che hanno una funzione autentica e che sono interessanti per i potenziali volontari. Come quando promuovete una campagna di raccolta fondi rivolta a persone ben definite, vi rivolgete a loro descrivendo la vostra attività cercando di cogliere il loro interesse ed evidenziando le opportunità di cui beneficerebbe la vostra associazione grazie al loro sostegno, così anche con i volontari dovete esplicitare il bisogno che ha l associazione e i risultati attesi con i loro interventi. 9

6 10 1. Prepararsi alla ricerca di volontari 11 E bene, quindi, dopo aver chiarito il motivo per cui cercate volontari (per l organizzazione di una festa, per l allestimento di una mostra, per la realizzazione di banchetti di beneficenza, per portare assistenza nelle case agli anziani o altro ancora), definire i risultati che vi aspettate di ottenere nei determinati casi, sia perché una tale definizione di obiettivi è utile a voi sia perché facilita loro e li guida verso un chiaro compito. La necessità di individuare le loro reali possibilità di adoperarsi e rendersi utili è giustificata perché un associazione che si trova impreparata in questo rischia di perdere le persone che era riuscita ad avvicinare. A dimostrazione di quanto appena detto, cito la conversazione che recentemente ho avuto con il direttore della direzione provinciale di una famosa organizzazione di volontariato. Questa associazione prevede per i volontari una valida formazione preliminare volta a renderli capaci di operare con le valide competenze. Un po attratti dalla formazione, un po per la tipologia d intervento e un po per la fama locale dell associazione sono molte le persone che si offrono e che desiderano entrare a far parte di tale realtà. A malincuore, il direttore ha dichiarato che, dopo averli cercati, trovati e formati ora stanno perdendo molti volontari perché, in seguito a recenti cambiamenti istituzionali, incontrano difficoltà nel farli operare sul campo e quindi a renderli attivi. Questo serve a capire l importanza di una chiara impostazione e identificazione delle reali possibilità d impiego per i volontari che entrano a far parte della vostra associazione. Senza di queste rischiate di raccogliere volontari inutilmente. 1.2 Qual è il profilo del volontario ricercato? Oltre a chiedervi il perché della ricerca vi siete mai chiesti che tipo di volontari cercate ovvero di che volontari avete bisogno? Dietro all analisi dei bisogni della vostra associazione dovete anche pensare a chi meglio li può soddisfare, a chi è più indicato a fare quella tipologia di lavoro. Questa seconda riflessione vi permetterà di rivolgervi a chi effettivamente v interessa evitando poi di trovarvi di fronte a dover fare una selezione dei candidati presenti. Così se volete costruire un database per organizzare e utilizzare tutti i dati che ruotano attorno alla vostra associazione non esitate a specificare che il volontario deve conoscere i linguaggi Office, se necessitate di qualcuno che sia in grado amministrare gli aspetti burocratici allora sarà giusto richiede un titolo di studio o una qualifica che garantisca certe conoscenze e abilità, oppure se vi serve qualcuno che si occupi dell installazione del palco per un evento musicale allora sarà bene rivolgersi a ragazzi atletici con ampie destrezze manuali. A questi annunci ci sarà sicuramente chi troverà gratificante prestare servizio volontariamente utilizzando le proprie capacità maturate in anni di studio e pratica e voi avrete gia fatto una giusta selezione. E importante che il profilo del volontario sia disegnato da tutte le persone che contribuiscono all associazione e quindi prima della ricerca è bene interpellare il presidente, i dipendenti, i consiglieri e i volontari in modo che possano emergere le diverse esigenze e le diverse considerazioni. Nell elaborazione del profilo dei volontari ricercati bisogna considerare le categorie di persone che gradirebbero i compiti da voi descritti. Pensate a ruoli come assistente o aiutante oppure sono disponibili anche ruoli dirigenziali? E prevista molta attività fisica o il lavoro è prevalentemente sedentario? Quante conoscenze tecniche sono richieste? La specificazione di questi elementi è determinante per mettere in evidenza la categoria di persone a cui potrebbe interessare il vostro annuncio. Tenete sempre presente che se i lavori che assegnate ai volontari sono di basso profilo e poco stimolanti, allora troverete persone che prediligono questo tipo di lavori; se invece definite per i volontari ruoli impegnativi, creativi, sofisticati, attrarrete volontari interessati a quel tipo di attività. Impegnativo e creativo sono ovviamente concetti relativi, in quanto lavori che per certe persone sono poco interessanti possono invece essere attraenti per tante altre. Il concetto importante è che si devono allargare le vedute dell organizzazione non profit sulle potenzialità del personale volontario. Orizzonti limitati portano a risultati

7 12 1. Prepararsi alla ricerca di volontari 13 limitati; non abbiate paura di ricercare profili troppo qualificati, l importante è che siano adatti a ricoprire l incarico ricercato. Nel delineare il profilo del volontario può essere utile riflettere sui seguenti punti: Titolo: la parola volontario è una tipologia contributiva, non un titolo e quindi è bene specificare il nome attinente all incarico, ovvero guida turistica, coordinatore, assistente, cassiere ecc. Responsabilità: è bene che siano esplicitate le responsabilità legate al ruolo richiesto; Risultati e obiettivi: identificare il modo con cui si potrà valutare la riuscita o meno del progetto; Formazione e sostegno: stabilire il metodo con cui il volontario sarà preparato al lavoro e come sarà aiutato; Relazioni: specificare che tipo di relazioni saranno richieste, in che forma e con quale frequenza; Monte ore: indicare l orario minimo settimanale/mensile. Qualifiche necessarie: indicare le qualifiche richieste; Incentivi: sarà utile specificare tutti gli incentivi che i volontari riceveranno in cambio del servizio prestato, siano essi tangibili che intangibili. 1.3 Che immagine ha l associazione di volontariato? Un ruolo importantissimo nella ricerca di volontari è rappresentato dall idea che il pubblico ha rispetto alla vostra associazione. Più questa è conosciuta, più l opinione pubblica è alta, più sarà facile trovare nuovi volontari. A meno che non si tratti di una nota associazione (es: Avis, Scout, Caritas) non date mai per scontato che il pubblico sappia che esistete. Anche se fate parte di una famosa associazione, non presupponete che chi vi conosce sia correttamente informato o aggiornato sul vostro operato. Molti genitori pensano di conoscere gli Scout perché si ricordano com erano venticinque anni fa, quando anche loro ne facevano parte, senza considerare che le attività odierne dei gruppi scout potrebbero essere cambiate. La prima sfida da affrontare è quindi quella di presentare la vostra associazione in modo breve ma attraente, agli ascoltatori, ai lettori, o in ogni caso al target della vostra campagna di ricerca di volontari. Ogni volontario, infatti, si candida perché attratto dall associazione e perché si configura con essa e con la sua mission. Come fare ora a capire che immagine ha la vostra associazione, com è sentita e giudicata? E sorprendente scoprire come, le piccole cose, nella maggior parte dei casi, influenzano maggiormente l opinione pubblica, per questo è utile chiedersi se: >L associazione ha una sede fissa? Ha un recapito telefonico fisso e non solo mobile? Questo piccolo accorgimento serve per dare agli utenti un idea di stabilità e durata, e di conseguenza di serietà; >L entrata dell associazione e i luoghi di ritrovo sono accoglienti? Ai muri sono appesi i manifesti e quanta altra informazione pertinente? >Che informazioni si trovano sui vostri pieghevoli e su altri documenti stampati? Si fa riferimento ai volontari, al loro lavoro e ai benefici da loro apportati? >Siete visibili al pubblico solamente quando ricercate donazioni oppure date continue informazioni sui vostri risultati e partecipate agli eventi paesani? >Che pubblicità ha ricevuto recentemente l associazione? Il corriere locale ha pubblicato qualche articolo? Ha appena finito una campagna di raccolta fondi? Ha organizzato un evento speciale? E intervenuta in un incontro pubblico? I volontari hanno partecipato a tali eventi? Meglio è gestita l attività di pubbliche relazioni e più semplice vi risulterà la ricerca di volontari. Non dimenticate inoltre che buona parte dell immagine è data dai costituenti dell associazione ovvero da tutti coloro che partecipano all attività associativa. L età, il sesso e la provenienza della maggioranza dei componenti può influenzare molto la scelta dei volontari.

8 14 1. Prepararsi alla ricerca di volontari Dove cercare i volontari? Se volete attirare l attenzione dei potenziali volontari e di conseguenza dare buon esito al vostro piano di ricerca occorre delineare in modo chiaro le fonti da cui attingere le candidature. Per ottenere risultati sicuri e soddisfacenti dovete, prima di cimentarvi in qualsiasi tecnica di ricerca, concentrarvi su un profilo di volontario desiderato e pensare ai luoghi in cui può essere più probabile avere un riscontro positivo. Così, ad esempio, avete bisogno di un ragazzo tra i 20 e 30 anni che organizzi incontri con svago di giovani adolescenti, sarà bene considerare come fonti di risorse luoghi in cui maggiore è la probabilità di rivolgersi a ragazzi: >Università; >Biblioteche; >Scuole di Specializzazione; >Enti di Formazione; >Palestre; >Piscine. Supponiamo invece che un associazione abbia bisogno di autisti per servizi di accompagnamento di persone portatrici di handicap e consegna di pasti a domicilio. La domanda da porsi è: Dove possiamo trovare, all interno della nostra comunità, volontari che sappiano guidare?. Anche se spontaneamente penserete che si possono trovare ovunque, è consigliabile invece cercare di restringere i campi e considerare ad esempio: >Autolavaggi; >Sedi dell ACI; >Autoscuole; >Sedi di assicurazioni; >Pompe di benzina; >Concessionarie auto; >Depositi di taxi e bus; >Punti d incontro di camionisti; >Autonoleggi; >Officine di riparazione auto; >Negozi per accessori auto; >Parcheggi; >Gommisti. Fatto ciò potrete eliminare punti come i luoghi d incontro dei camionisti oppure le pompe di benzina perché molte persone reperibili in questi luoghi saranno probabilmente di passaggio, mentre la vostra associazione necessita di volontari residenti. Si potrà invece prestare maggiore attenzione ai parcheggi e magari rivolgersi a quelli situati in zone diverse della città. È evidente ora come questo processo consenta di scoprire potenziali fonti di volontari mai notate prima. In questo modo si superano i luoghi tradizionali di ricerca e si eviterà di rivolgersi a volontari sbagliati; infatti, se si comunica alle persone sbagliate non si fa altro che perdere tempo. Un altro accorgimento che vi consiglio di considerare nel decidere e a chi rivolgersi, è quello di iniziare dalle risorse più vicine alla vostra associazione. E importante mettersi in strada con penna e block notes e girare nei dintorni dell associazione annotando ogni cosa che vedete. Anche se vi sentite sicuri di conoscere a perfezione il vostro quartiere è molto importante svolgere questa attività. Vi accorgerete che: 1. Tendete a notare solo le cose che vedete ogni giorno sulla strada che percorrete per recarvi in associazione; 2. Dopo un po non fate più caso a quello che vedete; 3. Alcune cose non sono immediatamente identificabili. Dopo aver fatto l inventario di tutte le realtà presenti sulla vostra strada, sulle strade laterali, su quelle perpendicolari e su quelle parallele, spostatevi di un paio d isolati e fate la stessa cosa. Ricordate che se la vostra associazione

9 16 ha sede in un condominio, il primo passo da compiere è salire in ascensore ed esplorare ogni singolo piano per scoprire chi sono i vostri vicini; troverete un discreto numero di vicini che non sapevate di avere e tutti questi possono trasformarsi in potenziali risorse. Dopo aver raccolto gli indirizzari decidete in base ai mezzi e alle possibilità a disposizione come contattare le persone o gli enti elencati; potete inviare il materiale della vostra associazione e poi, dopo una settimana, mettervi in contatto telefonicamente, oppure potete decidere di rivolgervi personalmente. Nel comunicare esprimete, nei confronti dei vostri vicini, lo stesso sincero interesse che vorreste ricevere in cambio per voi e la vostra associazione. Ricordate che tutti questi contatti sono finalizzati a diversi scopi; servono ad informare i vicini sulle attività dell associazione e assicurarsi ricadute positive nell immagine pubblica. Inoltre le persone contattate possono esservi d aiuto o interessati ai servizi da voi offerti e, se non direttamente, potrebbero conoscere a chi altri rivolgersi. Ciascuna associazione dovrà elaborare le proprie idee. Sia che vi troviate in centro storico, sia a diversi chilometri di distanza dal paese più prossimo, anche voi avete dei vicini. Poiché persone e aziende di ogni tipo fanno volontariato e donano per una miriade di buone cause, tutti rappresentano una potenziale fonte di sostegno. Abitare vicini è già un buon inizio, una cosa in comune da cui partire: ed è difficile trovare un argomento migliore con cui attaccare bottone! 2. Reclutare i volontari Dopo aver identificato gli ambiti d intervento, dopo aver definito il profilo del volontario ideale e dopo aver delineato le fonti in cui maggiore è la probabilità di trovare la persona desiderata siete quasi pronti per passare all azione, dovete solo decidere la tecnica più giusta per il target interessato e fare attenzione al modo con cui vi rivolgete ai candidati. Di seguito saranno analizzati questi aspetti e prese in considerazione alcune situazioni tipo, in modo da rendervi pienamente pronti a dare il via alla vostra prossima campagna di ricerca volontari. 2.1 Chi si deve occupare della ricerca dei volontari? Dato che la ricerca di volontari rappresenta, per l associazione, un processo continuo di coinvolgimento e di accoglienza di nuove persone, è bene che questa attività sia gestita da tutti i costituenti. Una sola persona non è in grado di contattare tutte le fonti di volontari presenti in una data comunità ed è quindi necessaria la collaborazione di tutti affinché il messaggio di ricerca trovi la più ampia diffusione possibile. E bene che sia il responsabile dei volontari o il coordinatore a prendere le decisioni strategiche; spetta a lui scegliere come comunicare al pubblico la ricerca, in che modo e con che mezzi e materiali. Sarà poi compito di tutti, volontari compresi, distribuire il materiale e diffondere il messaggio di ricerca. Ecco di seguito la sequenza delle attività necessarie; >Iniziate dal presidente o direttore dell associazione. Parlategli del suo possibile coinvolgimento nelle operazioni di people raising e chiedete a tutti di fare lo stesso. In ogni discorso pubblico e incontro a cui partecipa è consigliabile che l amministratore di punta porti con se tutto il materiale relativo all attività di ricerca volontari, chiedendo che tale materiale venga affisso in bacheca o distribuito. Ricordatevi poi di appuntare dove questi materiali sono stati 17

10 18 2. Reclutare i volontari 19 lasciati per evitare di ripetere due volte le stesse azioni con gli stessi mezzi. >Analizzate le brochures, le newsletters, la documentazione sui donatori, le relazioni annuali e altri materiali utilizzati per descrivere la vostra associazione. I volontari sono citati? In modo consistente o superficiale? Se c è modo di inserire maggiori informazioni sui volontari nelle pubblicazioni, non esitate a farlo. >Individuate le opportunità; dove è possibile diffondere gli annunci di people raising presso i vostri clienti, visitatori e presso il personale retribuito? E possibile costruire una bacheca pubblica con informazioni sul volontariato? Sono visibili materiali di people raising nelle zone dove transitano i vostri visitatori? I vostri soci o donatori sono informati anche delle opportunità di volontariato? >Cosa fa il consiglio d amministrazione per cercare nuovi volontari? Almeno una volta l anno, occorre chiedere al CdA di individuare i luoghi e metodi per diffondere gli annunci sulle nuove opportunità di volontari disponibili. Ad esempio, se all interno del Consiglio d Amministrazione figura il dirigente di un impresa profit, gli si può chiedere di far pubblicare un articolo sulla newsletter interna della sua azienda. Se nel Consiglio d Amministrazione è presente un sacerdote, gli si può chiedere di organizzare una presentazione del programma di people raising durante gli incontri di catechismo o durante le lezioni di religione nelle scuole della diocesi. >Vi sono altre persone all interno dell associazione il cui lavoro richiede un contatto con il pubblico? Anche in questo caso, chiunque abbia occasione di incontrare molte persone dovrebbe offrire la propria collaborazione per diffondere materiali sul vostro programma di volontariato nei discorsi che tiene in pubblico. 2.2 Quali tecniche utilizzare? Esiste una svariata gamma di modi per chiedere di fare volontariato e non tutti provocano le stesse reazioni. Alcune volte potrete ricevere subito risposta, altre volte riceverla dopo mesi o non riceverla affatto ma, comunque, non dovete scoraggiarvi perché il people raising è un processo di semina, dove chi semina deve lasciare trascorrere il tempo necessario per raccogliere i frutti del proprio lavoro. Non esistono metodi perfetti, giusti o sbagliati per ricercare volontari; la cosa più importante è adeguare la tecnica alla fonte di volontari a cui s intende attingere. Di seguito analizzeremo le tecniche più utilizzate da chi si occupa di ricerca e promozione del volontariato Mass Media Per mass media s intende radio, televisioni, quotidiani, riviste, con le rispettive suddivisioni. Potreste organizzare un programma televisivo su una rete locale, trasmette uno spot radiofonico oppure pubblicare un articolo sul giornale locale. In generale tutti questi canali rappresentano un potenziale e valido mezzo pubblicitario per le associazioni e possono essere utilizzati per sensibilizzare le persone su vari aspetti. Come già detto è molto importante farsi conoscere dal pubblico e valutare la fama della vostra associazione prima di chiedere di prestare servizio volontario e, in questo caso, i mass media sono un ottimo mezzo per rendere visibile in breve tempo la vostra associazione, la mission e il lavoro svolto. D altra parte se è vero che questi canali sono in grado di offrire una valida pubblicità è altrettanto vero che si tratta di una forma di ricerca volontari indiscriminata, e richiede quindi un attenta selezione dei candidati che proverranno da fonti sconosciute. Per questo motivo, nella maggioranza delle situazioni, i mass media non sono una tecnica da prediligere sulle altre, e non rappresentano senz altro la tecnica adeguata se si ha bisogno soltanto di un paio di volontari per riempire alcuni posti vacanti Pubblicazioni Specializzate Dato che i mass media spesso si rivelano non del tutto efficaci come strumenti

11 20 2. Reclutare i volontari 21 di people raising, allora vi potete indirizzare verso l utilizzo delle pubblicazioni specializzate che escono a scadenza regolare. Tra le pubblicazioni specialistiche, occorre considerare le seguenti tipologie. >Newsletters interne che vengono lette da tutto il personale dell organizzazione che le pubblica. Talora queste newsletters possono dedicare un numero speciale ad un particolare settore o gruppo all interno dell organizzazione; >Riviste dedicate al volontariato; >Bollettini di associazioni o discipline accademiche che raggiungono un vasto numero di iscritti; >Giornali scolastici; >Riviste o newsletters di associazioni professionali. Per ottenere queste pubblicazioni è sufficiente contattare il redattore e proporgli la vostra intenzione di presentare l articolo o il messaggio di ricerca volontari, specificando l interesse che tale inserto potrebbe suscitare nei lettori della rivista Incontri Pubblici Spesso, ai rappresentanti delle associazioni di volontariato, capitano occasioni per parlare in pubblico. In ogni città ci sono conferenze, feste pubbliche o incontri con la cittadinanza: in questi casi occorre proporsi agli organizzatori di tali incontri e mostrare il vostro interesse a tenere un discorso al pubblico, dove questo è composto da potenziali volontari adatti alla vostra associazione. Fin da subito occorre organizzarsi e sapere quali iniziative sono in programma, da chi sono organizzate e chi sarà il pubblico. Una volta constatato che si tratta dell evento giusto vi resta solo da stabilire di che cosa parlare e ovviamente di tenere il discorso. A quest ultimo proposito, se vi trovate a disagio o in difficoltà a parlare in pubblico consiglio di lavorare a quattro mani con un volontario o un collega che possa aiutarvi, oppure di leggere qualche manuale sul tema o iscrivervi ad un corso. Vedrete sarà per voi formativo e permetterà alla vostra associazione di non farsi sfuggire un occasione importante. Riguardo a cosa dire, consiglio di parlare semplicemente dell associazione e delle sue attività, con lo scopo di informare e provocare una reazione nei vostri spettatori. Pensate alle problematiche che la vostra associazione affronta e a come queste sono risolte grazie al lavoro congiunto di dipendenti (se ci sono) e volontari Proiezioni di diapositive e videocassette Spesso un immagine vale più di mille parole. Le figure mostrate riflettono, infatti, l immagine di tutta l associazione: persone di diverse età che lavorano insieme con entusiasmo, attività di grande utilità sociale, messaggi di solidarietà e così via. Inoltre i materiali audiovisivi raccontano una storia, mostrano com è fatta l organizzazione non profit, e rispondono a tutta una serie di domande. Se c è chi non sa come è fatta la vostra sede, perché non mostrarla in foto? Le diapositive sono abbastanza economiche da produrre e offrono una buona flessibilità. E possibile selezionarle e presentarle nell ordine più consono al pubblico che si ha di fronte, e si possono sempre aggiornare scattandone delle nuove. Si può cambiare il commento ogni volta che si mostrano, oppure si può preparare un commento scritto da riproporre in ogni occasione in cui vengono proposte al pubblico. In alternativa, un volontario con una bella voce e una buona dizione potrà registrare una cassetta con il commento, dando così un impressione più professionale. I filmati registrati su nastro e su cd sono assai più complicati e costosi ed hanno il grosso svantaggio di non essere flessibili. Le scene saranno mostrate ogni volta nella stessa sequenza impiegando 10 numero di minuti. Tuttavia se l associazione ha i finanziamenti necessari per realizzare un filmato video questo può essere ben utilizzato e ben utile alla campagna di ricerca volontari. Occorre anche ricordare che gli audiovisivi creati per il people raising hanno anche altri utilizzi non meno validi. Possono essere mostrati, ad esempio, ai corsi di orientamento e formazione per i volontari e sono molto efficaci durante gli eventi speciali organizzati per ringraziare i volontari, specialmente se

12 22 2. Reclutare i volontari 23 aggiungete ogni anno diapositive nuove che fungano da rassegna di eventi dell anno Stand e mostre Non di minore considerazione è la possibilità di presentare la vostra associazione e l attività di ricerca volontari attraverso uno stand allestito all interno di una festa, di una mostra o di una fiera. Tutte queste tipologie di manifestazioni pubbliche sono frequenti nelle vostre città e nei paesi e spesso sono rivolte proprio alle associazioni di volontariato (es. Travolgente la festa delle associazioni di volontariato della provincia di Rimini). Queste sono ottime occasioni per promuovere la vostra associazione e perché no per chiedere agli altri di fare volontariato insieme a voi. Per questo occorre uno stand o un banchetto che vi rappresenti bene. Sarà bene, quindi, raccogliere tutto il materiale espositivo della vostra associazione e individuare le persone più capaci ad organizzare lo stand e ad essere presenti durante l evento per dare tutte le informazioni necessarie alle persone interessate. Di seguito sono elencati alcune domande che è bene porsi: >Sarà sempre presente qualcuno allo stand oppure i materiali saranno lasciati incustoditi? In quest ultimo caso vale forse la pena di presentare delle diapositive in automatico? >Che tipo di materiali trasportabili utilizzare? (Volantini, depliant, adesivi...) >Il pubblico girerà attorno al vostro stand o arriverà solamente da una parte? > Dove è posizionato il vostro stand? > Quanto sarà grande lo stand? > E possibile appendere del materiale? (es: ingrandimenti fotografici o poster) Mailing Il mailing consiste nel contatto con un potenziale volontario attraverso lettera inviata direttamente a casa facendo giungere la richiesta a un nome gia individuato. Si usa suddividere il mailing in tre tipologie principali che si differenzia- no secondo i loro destinatari. Si utilizza il mailing di massa quando ci si rivolge ad una gran quantità di indirizzari generalmente non singolarmente selezionati. Questa tecnica è molto costosa e può capitare che i risultati non ripaghino l investimento fatto. Bisogna valutare bene, prima d intraprenderla, la validità dell indirizzario e quindi, dopo averlo accuratamente formato, cercare di fare un ipotesi sulla probabilità di risposta. Altra tipologia di mailing, molto più economico, è quello già confezionato vale a dire quando a farlo è un altro ente che lo spedisce per diverse ragioni. In questo caso potreste chiedere al direttore dell ente inviante di inserire un vostro volantino nel loro pacchetto di mailing raggiungendo, così, a costo nullo (o quasi), un buon numero di soggetti. Al direttore dell ente potete chiedere questa collaborazione ricercando un legame di implicita sponsorizzazione; meglio voi presenterete la mission dell associazione più lui ne sarà attratto e quindi facilitato ad inserire il vostro volantino nelle sue lettere. Terza e ultima tipologia di mailing è rappresentata dalle lettere personalizzate. In questo caso l invio è ristretto a persone ben selezionate che spesso possono fungere da referenti trasmettendo il messaggio a loro schiera d influenza (es: il sacerdote che invita chi abitualmente frequenta la parrocchia a fare volontariato per la vostra associazione). Se decidete di inviare lettere personalizzate dovete ricordarvi che più successo avrà la vostra azione se dopo circa una settimana dall invio della lettera contattate al telefono la persona interessata presentandovi personalmente. Tale gesto è utile per sottolineare l importanza della vostra campagna, il vostro impegno e la vostra determinazione nel cercare volontari ed è inoltre la prima mossa giusta per dare spazio ad un legame più stretto e consolidato Eventi speciali Oltre a partecipare con il vostro stand agli eventi che si manifestano in paese, potete decidere voi di organizzarne uno. Può essere una mostra, una conferen-

13 24 2. Reclutare i volontari 25 za, un concerto, una giornata dedicata allo sport e quanto altro ancora è più adatto per promuovere la vostra attività. In quest occasione potete richiamare alla vostra attenzione svariate persone e quindi, nel comunicare i vostri impegni e il vostro lavoro, potete rilevare l importanza che i volontari hanno nell associazione e il vostro interesse a ricercarne altri. Organizzare un evento può dare molta notorietà all associazione ma a sua volta richiede energia tempo e denaro per l organizzazione. E bene essere molto metodici, partire per tempo e pianificare bene il messaggio che si vuole comunicare e le attività che si vogliono svolgere Materiale stampato Ogni campagna di ricerca volontari prevede l utilizzo di materiale stampato per comunicare e lasciare un messaggio scritto in segno di promemoria. L associazione può scegliere il materiale che più le piace e più le si addice, ricordandosi che in questi casi è bene rivolgersi ad un tecnico della comunicazione grafica che studierà come trasmettere il messaggio nel modo più efficace. Di seguito prendiamo in esame le varie tipologie di materiale stampato; >DEPLIANT: offrono una descrizione formale e generica del programma di un organizzazione non profit nel suo complesso e occupano varie pagine o riquadri in uno dei formati standard a disposizione della tipografia e su carta generalmente più rigida del volantino. Per questo motivo i depliant sono abbastanza costosi e quindi è bene realizzarne una versione che non vada modificata per almeno un anno o due. Poiché un depliant è generico e abbastanza lungo non rappresenta di per se uno strumento di people raising, anche perché non è flessibile e adattabile ai diversi tipi di pubblico. Un depliant di qualità, tuttavia, fa conoscere l organizzazione non profit, consente di verificare che essa stia realizzando un programma credibile, è ottimo come risposta materiale quando qualcuno chiede informazioni e si rivela molto utile anche con i colloqui con i potenziali volontari; >VOLANTINI: sono fogli di carta singoli, quasi mai costosi in quanto non richiedono l intervento di una tipografia e possono essere anche semplicemente fotocopiati, e poi distribuiti presso specifiche fonti di volontari a cui il volantino sia direttamente rivolto, con una descrizione degli incarichi volontari disponibili. I volantini possono essere anche appesi alle bacheche, inseriti nei pacchetti di mailing, distribuiti ai banchetti o in centinaia di altri modi. Un volantino può essere creato per un occasione specifica, ad esempio per distribuirlo dopo un discorso pubblico, oppure può avere una durata di vita più lunga; >MANIFESTI: possono essere di varie dimensiono, da piccolissimi ad enormi e servono per attirare lo sguardo dei passanti e comunicare un messaggio in modo rapido. Di conseguenza i manifesti hanno un utilità limitata di people raising perché non è possibile farvi rientrare molte informazioni. >INSERTI E FASCICOLI SPECIALI: sono una particolare forma di volantino, sia per la forma che per il contenuto e variano a seconda dei gusti e delle finalità Così si possono fare cartoline, segnalibro, adesivi e così via. Inoltre è possibile anche pensare di stampare il proprio messaggio su oggetti come tovaglie e bicchieri in carta, penne, cappellini Che tono utilizzare per rivolgersi ai volontari? Usate un tono amichevole ricordando che è possibile trasmettere la serietà del lavoro da svolgere pur parlando dei lati divertenti del volontariato. Il tono da usare traspare da molte cose. Ad esempio dallo stile di chi parla (formalità, umorismo, disponibilità alle domande ecc ) e dal lessico (scegliete attentamente l uso di espressioni di settore, frasi complesse e parole colte). Fare volontariato è un opportunità che l associazione da a tutti i potenziali candidati; chi fa volontariato deve essere felice di sostenere e aiutare l associazione ma deve esserne anche grato perché così facendo ha l opportunità di inserirsi all interno di una nuova realtà e di essere partecipe ad un progetto costruttivo

14 26 2. Reclutare i volontari 27 per lui e per gli altri. E bene capovolgere l interpretazione istintiva che è data all attività di volontariato e mettere in evidenza i vantaggi e benefici dati a chi fa volontariato. Stando a quanto appena detto, la richiesta di fare volontariato deve essere un invito e non una supplica. Il messaggio da trasmettere è del tipo: L incarico che vi offriamo vale il vostro tempo e le vostre energie. Vi offriamo l opportunità di impegnarvi con noi per mettere a frutto vostri talenti e per farvi sentire di star dando un contributo significativo alla nostra buona causa. In questo modo vi troverete di fronte a diversi canditati che si offrono con lo spirito giusto e con interesse reciproco a svolgere l attività da voi evidenziata. Sarà compito vostro quello di saper presentare l associazione in modo attraente e saper valutare le potenzialità e l adeguatezza delle persone ai diversi incarichi. Nei colloqui che seguiranno la candidatura avrete modo di cogliere tutte le informazioni necessarie per fare la vostra selezione. Lo scopo è quello di trovare i migliori candidati per gli incarichi volontari vacanti; non è quindi il caso di far sembrare il lavoro facile, ma occorre far capire fin dall inizio ai candidati i lavori più ostici. All inizio occorre chiedere ciò che si vuole anche a rischio di sembrare troppo esigenti e di lasciare un incarico vacante piuttosto che assegnarlo al volontario sbagliato (farete sempre in tempo a scendere a compromessi). Un punto importantissimo da ricordare è che cercare volontari non significa mai chiedere a qualcuno di farvi un favore. Anzi, è l organizzazione non profit ad offrire ai potenziali volontari un occasione per fare qualcosa di importante, e a non volerli privare di questa prospettiva. Quando vi sembra di avere di fronte un candidato sbagliato dovete valutare bene le vostre impressioni attraverso maggiori approfondimenti e pareri di altri soci. Potete contattare i referenti citati nel suo curriculum vitae e chieder all interessato di fare una prova invitandolo a spendere qualche giorno nell associazione a compiere qualche incarico. Facendo quest invito dovete rendere esplicita la finalità per cui lo fate che è quella di pura conoscenza. Proprio per non escludere la possibilità di dover rifiutare un candidato è bene che nel messaggio di ricerca volontari esprimiate bene il concetto di ricerca e quindi di selezione senza alludere ad un impegno garantito. In questo modo, nei colloqui, saprete portare valide giustificazioni, come: > Stiamo chiamando a colloquio varie persone e dobbiamo individuare le più qualificate ; > In base all esito del colloquio, non penso che la nostra associazione faccia per lei, sicuramente può trovare un opportunità più adatta ai suoi interessi ; > Lei ha un talento che merita di essere speso in un associazione che abbia davvero bisogno di queste abilità. Ovviamente possono essere innumerevoli le motivazioni che vi spingono al rifiuto. L importante è che siano fondate, ovvero ottenute valutando diversi pareri e informazioni certe, e che voi siate leali nel rapporto con il candidato, che abbiate quindi chiarito fin da subito le vostre perplessità senza lasciare margine all illusione. 2.4 Rifiutare un candidato Fare ricerca di volontari non significa dover accogliere qualsiasi persona che si presenti alla vostra associazione perché è probabile che il candidato non abbia i requisiti da voi richiesti e non sia correttamente motivato. E vero che i casi di rifiuto saranno in minoranza, ma anche se rari dovete sentirvi legittimati a farli senza timore.

15 28 3. Gestire i volontari Gestire i volontari Un altro aspetto molto importante che riguarda i volontari è la loro gestione all interno dell associazione. Dopo tanto lavoro di ricerca è, infatti, importante essere preparati ad accogliere i volontari e a saper impostare insieme a loro un valido lavoro di gruppo. Qualsiasi numero di volontari sarete riusciti a reclutare, basso o elevato, vi ritroverete di fronte ad una risorsa che deve essere valorizzata e impiegata al meglio. La Gestione dei volontari è un argomento molto ampio che meriterebbe almeno un manuale tutto suo, tuttavia mi è sembrato opportuno farne qualche accenno. In fondo, come già constatato, un volontario che non riesce a mettere in pratica le sue capacità e non può contribuire alla mission associativa è un volontario perso. 3.1 Sviluppare e rafforzare il rapporto con i volontari? All interno di un associazione di volontariato sono diverse le risorse umane che contribuiscono alla vita associativa; oltre ai volontari può esserci un direttore, un presidente, gli associati e altre tipologie di sostenitori. In un simile contesto è importante che il volontario venga inserito nel team e valorizzato per le sue capacità. Molte associazioni tendono ancora ad esonerare i volontari da incarichi responsabili e assegnano attività poco professionali perché giudicano l incarico volontario non affidabile. Questo atteggiamento si spiega perché contrappongono al volontario la figura del dipendente come referente sicuro in grado di garantire: 1. continuità nel lavoro, 2. un orario potenzialmente flessibile, 3. controllo sull attività svolta, 4. qualifiche ed esperienza. Oggi giorno un interpretazione simile è scorretta perché non considera l attri- buto che fa vera distinzione tra chi è volontario e chi è dipendente, ovvero non considera la motivazione, lo stimolo che spinge tutti i volontari ad offrire gratuitamente il loro lavoro. E su questo concetto che si stanno ora rivoluzionando le modalità di gestione del personale che hanno guidato i decenni passati; chi è mosso da motivazione e da passione, per l attività svolta e il fine perseguito, saprà garantire il migliore lavoro rispetto a qualsiasi altro. Sono proprio le organizzazioni non profit ad avere questa grande opportunità, cioè quella di portare con se la migliore tipologia di lavoratori; i volontari. Un corretto sistema di gestione volontari deve: > Permettere ai volontari di imparare operando e di verificare i progressi fatti sia nella gestione delle attività sia nel raggiungimento degli obiettivi; > Promuovere e assegnare nuove attività: le persone a cui piace svolgere sempre lo stesso lavoro anche quando sono brave e hanno acquisito esperienza sono poche; dargli la possibilità di scegliere nuove attività e di assumersi maggiori responsabilità è un modo per valorizzare l impegno, l esperienza acquisita e la capacità; si risponde così anche ai nuovi interessi e aspettative; > Assicurare la formazione: il piacere d imparare motiva alcune persone ad offrire il loro tempo; > Creare un clima organizzativo che comunica accettazione e apprezzamento: questo clima è costituito dall insieme delle politiche adottate dall associazione per sostenere la partecipazione dei volontari; > Prevedere modalità per rafforzare il senso di appartenenza all organizzazione; > Garantire periodo di vacanza: anche per i volontari devono essere garantiti periodi di riposo; > Ascoltare richieste e lamentele dei volontari: è bene individuare modalità attraverso cui i volontari possano esprimere le proprie opinioni o dare suggerimenti anche se non specifici alle azioni svolte;

16 30 >Utilizzare un archivio elettronico o banca dati del volontario: in tale modo sarà possibile recuperare tutte le informazioni necessarie all esigenza, ad esempio per rilasciare referenze; >Rimborsare le spese sostenute durante l attività; >Organizzare eventi per festeggiare i volontari e i risultati raggiunti insieme. 3.2 Quanto dura e come si trasforma la relazione con i volontari? Di solito la permanenza di ciascun volontario all interno dell associazione dipende dagli obiettivi iniziali dell associazione, dalle intenzioni del volontario e quindi da quanto era stato accordato nel momento dell inserimento iniziale. Così può esserci il volontario, diciamo, fisso che garantisce continuità all organizzazione dando disposizione per un lungo periodo di tempo spesso indefinito, oppure ci può essere il volontario stagionale che si rende disponibile per un periodo limitato nell arco dell anno. Tuttavia, anche se il rapporto di volontariato cessa, non è detto che non si possa continuare ad avere altre eventuali collaborazioni con i vecchi volontari magari in maniera occasionale. Gli ex volontari rappresentano un interessante categoria perché conoscono l associazione meglio di tanti altri sostenitori e questo li porta ad avere, se il rapporto è terminato correttamente e pacificatamene, un legame più profondo e a continuare ad appoggiare l operatività dell associazione non più donando tempo ma qualcos altro. Rimarranno per sempre testimoni dell attività associativa e anche solo una loro buona opinione sulla vostra attività può essere di sostegno a voi e alla fama dell associazione. A proposito dei volontari stagionali, è interessante notare che settembre, dicembre o giugno, rappresentano spesso periodi assai fruttuosi per il people raising. La vita sociale delle famiglie italiane tende, infatti, ad organizzarsi intorno al calendario scolastico: anche gli adulti- specialmente se sono genitoriorganizzano la loro vite intorno ai periodi di scuola o di vacanza. E quindi più facile avvicinare i potenziali volontari quando si organizzano per le loro attività durante il periodo scolastico o durante le vacanze natalizie o estive. Conclusioni Dopo aver letto queste pagine avrete constatato che la ricerca volontari è un attività che risulta essere più facile tanto più è pianificata e organizzata con criterio. Dunque non può essere improvvisata e nemmeno deve essere povera di richieste qualificate solo perché non viene remunerata. E questo uno dei concetti più importanti che abbiamo esaminato insieme e che permettono di porsi di fronte alla ricerca di volontari con lo stile necessario per ottenere le persone più adatte a fare le mansioni che più apportano benefici alla vostra associazione. Sicuramente vi sarete ritrovati in molte cose fatte, anche azioni inconsapevoli e istintive che nell esperienza passata avete utilizzato senza aver ben chiaro il perché o le possibili alternative. Così, ora che avete appena terminato la lettura vi consiglio di mettervi all opera, ricordandovi che: >bisogna definire i bisogni che ha l associazione e l incarico adatto a ricoprirli; > Dovete identificare la figura ideale del volontario e delinearle il ruolo; > La ricerca di volontari si collega alla pubblicità, alle pubbliche relazioni e alle operazioni promozionali, ma è distinta da tutte queste attività. La reputazione della vostra associazione può rappresentare un vantaggio o un ostacolo per le vostre possibilità di trovare volontari; > Non bisogna mai dare per scontato che i potenziali volontari sappiano già che l organizzazione non profit ha bisogno o voglia di coinvolgerli; > Non bisogna avere timore di correre dei rischi o di intraprendere strade nuove per ricercare volontari. Occorre essere sicuri di se, creativi e pieni d inventiva; > E sempre lusinghiero sentirsi chiedere di fare volontariato; > Per trovare nuovi volontari bisogna chiedere alle persone di fare i volontari o di unirsi a voi entrando a far parte di un gruppo. Tenendo a mente tutto ciò, mi auguro che questo manuale vi sia servito a fare 31

17 32 33 le giuste riflessioni e che vi sia utile ora e nelle future campagne di ricerca volontari. Per approfondimenti > Melandri V., ELLIS J. E.,People Raising, manuale pratico per la ricerca di volontari, Carocci Faber, Roma, > De Palma E., I volontari: una risorsa da valorizzare, Città Aperta, Troina (EN), > Zamagni S., Volontario dove sei?, in Vita, n. 25, giugno > Melandri V., Masacci A., Fund Raising per le organizzazioni non profit, Il Sole 24 Ore, Milano, seconda edizione > > (sito della Fondazione Italiana per il Volontariato) >