I.S.G. Policy Manual. International School in Genoa ISG School Board

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1 I.S.G. Policy Manual International School in Genoa ISG School Board i

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3 ISG POLICY MANUAL GENERAL The Board of Directors, in order to guarantee that the guidelines of ISG fulfill the necessity of the continuous evolution of the school, has undertaken to totally revise together with the staff, the Policy Manual: said draft has been shared with the associates at the General Shareholders Meeting of November 6, 2007 and will be approved by the Board of Directors meeting of November 19 th The International School in Genoa Organizational Architecture Il Board of Directors, al fine di garantire che le linee guida di ISG soddisfino le necessità in continua evoluzione della scuola, ha provveduto a riscrivere insieme allo staff le Policy: il testo è stato condiviso nell Assemblea Generale tenutasi il 6 novembre 2007 ed è stato quindi approvato dal Board nella riunione del The International School in Genoa Struttura organizzativa i

4 GENERAL Table of Content Updated Accordingly SECTION I - BYLAWS Article I Name Article II Location Article III Purpose Article IV Assets Article V - Article VI - Article VII Members Article VIII - Article IX Article X Associate s Meetings Article XI Article XII Article XIII Article XIV Administration Article XV Article XVI Article XVII Chairman Vice Chairman Secretary Treasurer Article XVIII Article XIX Supervisory Board Article XX Auditor Article XXI Balance Sheet Article XXII Dissolution Article XXIII - SECTION II - POLICY MANUAL ISG POLICY MANUAL Indice Aggiornato in Conformità SEZIONE I - STATUTO Articolo I Denominazione Articolo II Sede Articolo III Oggetto Articolo IV Patrimonio Articolo V - Articolo VI - Articolo VII Associati Articolo VIII - Articolo IX Articolo X Assemblea Articolo XI Articolo XII Articolo XIII Articolo XIV Amministrazione Articolo XV Articolo XVI Articolo XVII Presidente Vice Presidente Tesoriere Articolo XVIII Articolo XIX Collegio dei Probiviri Articolo XX Revisore Articolo XXI Bilancio Articolo XXII Scioglimento Articolo XXIII - SEZIONE II - POLICY MANUAL 1. THE SCHOOL 1. LA SCUOLA 1.1 Purpose 1.1 Scopo 1.2 Mission Statement 1.2 Missione Definition of Community of Learners Definizione di comunità di discenti Responsibility of Membership Responsabilità dei membri 1.3 Philosophy 1.3 Filosofia 1.4 Goals 1.4 Obiettivi 2. THE BOARD 2. CONSIGLIO DI AMMINISTRAZIONE 2.1 Legal Status 2.1 Stato giuridico 2.2 Powers and Duties 2.2 Poteri e doveri Operating Guidelines Linee guida operative Policy Review and Evaluation Riesame e valutazione delle politiche 2.3 Board Member Ethics 2.3 Etica dei membri del Consiglio ii

5 ISG POLICY MANUAL GENERAL 2.4 Board Membership and Procedures 2.4 Membri e procedure relative al Consiglio Board Elections and Appointments Elezioni e nomina del Consiglio Openings on the Board and Notice of Board Elections Posizioni aperte all interno del Consiglio ed avviso di elezioni Distribution of Ballots Voting for Board Members Distribuzione delle schede per la votazione Votazione per l elezione dei membri del Consiglio Collection and Counting Raccolta e conteggio Term of Office - Resignation Durata della carica Dimissioni Tie Vote at the General Assembly Parità di voto nell Assemblea Generale Conflict of Interest Conflitto di interessi Removal of Board Member Rimozione di un membro del Consiglio Compensation Compenso 2.5 Board Member Orientation 2.5 Orientamento dei Membri del Consiglio 2.6 Officers of the Board 2.6 Cariche del Consiglio Election and Duties of the President Elezione e doveri del Presidente Vice-President Vice-Presidente Secretary Segretario Treasurer Tesoriere 2.7 Board Committees 2.7 Comitati del Consiglio 2.8 Relationship with the Director 2.8 Rapporti con il Preside 2.9 Board Calendar and Meetings 2.9 Calendario e riunioni del Consiglio Board Meetings Riunioni del Consiglio Board Turnover Meeting Attendance at Board Meetings and Board- Convened Meetings Riunione per l avvicendamento del Consiglio Partecipazione alle riunioni del Consiglio ed alle assemblee da esso convocate Agenda Ordine del giorno Voting Votazioni 2.10 Development and Adoption of Policies 2.10 Sviluppo ed adozione delle politiche The Decision-Making Process Il processo decisionale 2.11 Communication 2.11 Comunicazione Dissemination of Information Diffusione delle informazioni Community Concerns and Inquiries Lamentele e richieste di informazioni da parte della comunità iii

6 GENERAL ISG POLICY MANUAL 3. THE ADMINISTRATION 3. L AMMINISTRAZIONE 3.1 The Director 3.1 Il Preside Performance Responsibilities Responsabilità delle prestazioni 4. BUSINESS/FISCAL MANAGEMENT AMMINISTRAZIONE E GESTIONE FISCALE 4.1 Annual Operating Budget 4.1 Budget operativo annuale Fiscal Year Anno fiscale Budget Preparation and Approval Preparazione ed approvazione del budget Budget Deadlines and Schedules Scadenze e piani di budget Periodic Budget Variance Analysis Line Item Transfer Authority iv Analisi periodica degli scostamenti dal budget Autorizzazione per il trasferimento di una voce del budget 4.2 Authority and responsibility 4.2 Autorità e responsabilità Authorized financial institutions Istituzioni finanziarie autorizzate Authorized Signatures Firme autorizzate Investments Investimenti Accountability and reporting Responsabilità e reportistica 4.3 The Admission fee, Capital fee and Building and Maintenance funds fee, School Tuition Filing and effectiveness of the enrollment application 4.3 Quota di adesione, quota di Capitale e Fondo per la manutenzione degli edifici, Retta Scolastica Presentazione ed efficacia della domanda di iscrizione Means of Payment Metodi di pagamento Financial aid Sostegno finanziario Refund policy Politica relativa ai rimborsi Late entry to School Ammissione successiva all inizio dell anno scolastico Disciplinary Action Azioni disciplinari Unpaid Fees Rette non pagate Late Payment Pagamento in ritardo Split Payment Pagamento rateizzato Tuition Discounts Sconti sulle tasse scolastiche 4.4 Revenue from Sources 4.4 Introiti provenienti da fonti diverse Sponsorships Sponsorizzazioni 4.5 Accounting and Reporting 4.5 Contabilità e reportistica Inventories Inventari Audits Verifiche ispettive Purchasing Approvvigionamenti

7 ISG POLICY MANUAL GENERAL Purchasing procedures Procedure relative agli approvvigionamenti Conflicts of interest Conflitto di interessi Payroll Busta paga Bills Fatture Expense reimbursements Rimborsi spese Petty cash Fondo per le piccole spese 4.6 School Building and Grounds 4.6 Edifici e terreni della scuola Use of School Facility Use of School Equipment Utilizzo delle strutture di proprietà della scuola Utilizzo delle attrezzature di proprietà della scuola Disposal of School Property Smaltimento delle proprietà della scuola Emergency Plans Piani per le emergenze Student Transportation Trasporto studenti Food Services Servizio mensa Major maintenance services Servizi relativi alla manutenzione 4.7 Insurance 4.7 Assicurazione 5. FACULTY 5. FACOLTA 5.1 Staffing Philosophy and Goals 5.1 Filosofia ed obiettivi del personale 5.2 Staff Responsibilities 5.2 Responsabilità del personale Performance growth and assessment Crescita e valutazioni delle prestazioni Health Requirements for employment of new staff Requisiti sanitari per l impiego di nuovo personale 5.3 Staff conflicts of Interest 5.3 Conflitto di interessi del personale Employment Policy Politica relativa alle assunzioni Retirement Pensionamento Professional Growth Crescita professionale Professional Certification Abilitazione professionale Certification for teaching of foreign languages Abilitazione all insegnamento delle lingue straniere 5.4 Personnel Records 5.4 Documenti relativi al personale 5.5 Staff Involvement in the Decision-Making Process 5.5 Coinvolgimento del personale nel processo decisionale 5.6 Staff Involvement in Outside Community 5.6 Coinvolgimento del personale nelle attività v

8 GENERAL Activities 5.7 Professional Staff Member Code of Ethics 5.8 English language Proficiency requirement for new hires esterne della comunità ISG POLICY MANUAL 5.7 Codice etico dei membri del personale professionale 5.8 Requisiti relativi all abilità della lingua inglese per i nuovi assunti 5.9 Mangement Team 5.9 Mangement Team 5.10 Teacher Aides / Volunteers/ Substitutes 5.10 Assistenti/Volontari/Supplenti 5.11 Student Teachers 5.11 Insegnanti Stagisti 5.12 Teacher s Grievances 5.12 Reclami dell insegnante 6. INSTRUCTIONAL GUIDELINES 6. LINEE GUIDA EDUCATIVE 6.1 School Structure 6.1 Struttura della scuola 6.2 School Calendar 6.2 Calendario Scolastico School Year Anno Scolastico School Day Giornata Scolastica 6.3 Curriculum 6.3 Curriculum 6.4 Academic Freedom 6.4 Libertà accademica 6.5 Evaluation of Instructional Program 6.5 Valutazione del programma formativo 6.6 Admissions Policy 6.6 Politica relativa alle ammissioni Withdrawals Ritiro dalla scuola 6.7 English Language Proficiency 6.7 Proficiency nella lingua inglese Special Education Formazione scolastica speciale 6.8 Religious Instruction 6.8 Istruzione religiosa 6.9 Extra Curricular Programs 6.9 Programmi extra curriculari 6.10 Class Size 6.10 Dimensione delle classi 6.11 Instructional Materials Selection and Adoption 6.11 Scelta ed adozione dei materiali formativi 6.12 Field Trips 6.12 Gite 6.13 Academic Achievement 6.13 Risultati scolastici Grading Systems Sistemi per l'assegnazione dei voti Report Cards and Conferences Pagelle e colloqui Assessment Valutazione Promotion to the Next Grade Promozione alla classe successiva 6.14 High School course credits and graduation requirements 6.14 Crediti per i corsi del liceo e requisiti per il conseguimento del diploma vi

9 ISG POLICY MANUAL GENERAL 6.15 IB Preparation Re- Sit Incentive 6.15 Incentivo alla reiscrizione in preparazione all IB 6.16 Technology 6.16 Tecnologia 6.17 Summer School 6.17 Scuola Estiva 7. STUDENTS 7. STUDENTI 7.1 Educational Aims for our Students 7.1 Scopi formativi per i nostri studenti 7.2 Student Involvement in Decision-Making 7.2 Coinvolgimento degli studenti nel processo decisionale 7.3 Student Attendance 7.3 Frequenza degli studenti 7.4 Student Rights & Responsibilities 7.4 Diritti e responsabilità degli studenti Student Rights Diritti degli studenti Student Responsibilities Responsabilità degli studenti School Homework Policy Programma di compiti a casa Student Appeal Policy Politica per il diritto al ricorso degli studenti 7.5 Student Conduct 7.5 Condotta degli studenti Major Violations Violazioni significative 7.6 General Student Discipline Regulations 7.6 Disposizioni riguardanti la disciplina generale degli studenti 7.7 Student Records 7.7 Documentazione relativa agli studenti 8. COMMUNICATION AND COMMUNITY RELATIONS 8. COMUNICAZIONI E RAPPORTI CON LA COMUNITÀ 8.1 Communications Policy 8.1 Politica relativa alle comunicazioni 8.2 Official School Communication 8.2 Comunicazioni ufficiali della scuola 8.3 Communication among Community Members, Recognized School Groups and Others 8.3 Comunicazione tra membri della comunità, gruppi riconosciuti ed altri soggetti 8.4 Community Involvement 8.4 Coinvolgimento della comunità 8.5 Official Publications 8.5 Pubblicazioni ufficiali Marketing Publications Pubblicazioni legate al marketing 8.6 Exit and follow-up interviews 8.6 Interviste condotte al momento di lasciare la scuola 9. HEALTH POLICY 9. POLITICA RELATIVA ALLA SALUTE 9.1 Goals and Objectives 9.1 Scopi ed obiettivi 9.2 Health Guidelines 9.2 Linee guida relative alla salute vii

10 GENERAL ISG POLICY MANUAL School Varsity Programs Programmi scolastici relativi agli sport a squadre Vaccination Requirements Requisiti relativi alle vaccinazioni Health Requirements for Employment of New Staff Requisiti sanitari per l impiego di nuovo personale Cardio-Pulmonary Resuscitation Rianimazione cardio polmonare 9.3 Non-Smoking, Drug Free Environment 9.3 Un ambiente in cui non è consentito fumare ed è esente dalla presenza di droga 9.4 Reporting of Accidents 9.4 Relazioni sugli incidenti 9.5 Care Health Education Program 9.5 Programma per promuovere l educazione alla cura della salute 9.6 Mental Health 9.6 Salute mentale 10. WORKPLACE SAFETY 10. SICUREZZA SUL POSTO DI LAVORO 11. ISG COMMUNITY ORGANIZATIONS 11. ORGANIZZAZIONI DELLA COMUNITÀ ISG 11.1 The Parent Teacher Association 11.1 L organizzazione genitori-insegnanti Membership Appartenenza 11.2 Other Community Organizations 11.2 Altre organizzazioni legate alla comunità 12. AFFILIATED ASSOCIATIONS 12. ASSOCIAZIONI AFFILIATE 13. TRANSITORY PROVISION 13. NORMA TRANSITORIA viii

11 ISG POLICY MANUAL BYLAWS BY-LAWS ARTICLE I NAME A non-profit Association is hereby established, under the name of The American International school in Genoa The Association may operate also under the following abbreviated form of the name I.S.G.. ARTICLE II LOCATION The Association is located in Genoa. The general assembly, with the majority determined by the by-laws, has the power to establish or close secondary sites, to transfer the registered location and any secondary sites within the territory of Region of Liguria, as well as to establish, change, or close operational sites and secondary sites. ARTICLE III PURPOSE The Association shall not have any political affiliation, and is a non-profit organization. It is set up for the explicit purpose of providing an opportunity within the Region of Liguria for international cultural exchanges, promoting knowledge and education, via the adoption of criteria, and for promoting educational methods and programs adopted by International schools for students of all nationalities, in accordance with the admission requirements laid down by the Board of Directors As an example, though not exhaustive, the Association may therefore provide academic and educational activities for children and adults, provide recreational activities, and set up scholarships to promote the admission of and the acquisition of an international culture by young people, even not if they do not have economic means, and to set up international student exchanges with foreign universities, cultural organizations, and institutions. Also, as an example, though not exhaustive, the Association may offer a complete international educational program in the English language o any other language to all students from nursery to high STATUTO ARTICOLO I DENOMINAZIONE E costituita una Associazione senza scopo di lucro denominata The International School in Genoa. L Associazione potrà operare anche sotto la seguente denominazione abbreviata I.S.G. ARTICOLO II SEDE L Associazione ha sede in Genova. Spetta all assemblea degli associati, con le maggioranze previste per le modifiche dell atto costitutivo e dello statuto, l istituzione e la soppressione di sedi secondarie ed il trasferimento della sede e delle sedi secondarie nell ambito del territorio della Regione Liguria nonche l istituzione, la modifica e la soppressione di unita operative e succursali. ARTICOLO III OGGETTO L Associazione è apolitica e non ha fini di lucro; è costituita con la specifica finalità di realizzare nella Regione Liguria una opportunità per scambi culturali internazionali, di promuovere la conoscenza e l educazione adottando criteri, strumenti educativi e programmi adottati dalle scuole Internazionali per alunni di tutte le nazionalità in accordo con le condizioni di ammissibilità previste dal Consiglio di Amministrazione. A titolo esemplificativo ma non esaustivo l Associazione potrà pertanto svolgere attività scolastica e formativa per bambini e adulti, attività ricreative, istituire borse di studio per promuovere l inserimento e la acquisizione di cultura internazionale da parte dei giovani anche meno abbienti, istituire scambi internazionali per studenti con università straniere, enti culturali, fondazioni. Sempre a titolo esemplificativo e non esaustivo l Associazione potrà offrire un programma educativo completo internazionale in lingua inglese o in altra lingua per tutti gli studenti dalla scuola materna al

12 BYLAWS ISG POLICY MANUAL school level, resulting in the attainment of both the American Schools Diploma and the International Baccalaureate Diploma. It may also include the teaching of the Italian language, thereby ensuring that the students enjoy an excellent bilingual educational program, and offer all students courses in Italian as a foreign language or in any other language. The Association shall accept students without any distinction based on gender, race, language, or religion, all with the sole purpose of fostering education and an international culture. In order to pursue the association s purpose, the Association may hold shares and stakes in other non-profit organizations, albeit with different purposes, and in companies and businesses, and may also, directly or indirectly, carry out commercial activities. ARTICLE IV ASSETS The assets include: a) Moveable and fixed assets that will become property of the Association; b) Any reserve funds; c) Any endowment, donations, and inheritances. The Association s income is made up of: a) Annual association fees and admission fees; b) Income from organizing occasional public fundraising or participation to the same; c) Income from organizing course, events, and other activities that fall within the institutional purposes; d) Contributions made by public and private organizations; e) Income from commercial activity. liceo che porti al conseguimento sia dell American Schools Diploma sia dell International Baccalaureate Diploma; potrà, inoltre, integrare l insegnamento della lingua italiana assicurando così agli studenti un ottimo programma didattico bilingue e offrire a tutti gli studenti l apprendimento della lingua italiana come lingua straniera e di eventuali altre lingue. La Associazione dovrà accettare studenti senza alcuna distinzione basata sul sesso, sulla razza, sulla lingua e sulla religione, il tutto nell esclusivo perseguimento di finalità di diffusione della istruzione e della cultura internazionale. Ai fini del conseguimento dello scopo associativo, l Associazione potrà assumere partecipazioni ed interesse in altri enti non profit, ancorchè aventi scopo diverso, in società od imprese e potrà, altresì, esercitare, sia direttamente che indirettamente, attività commerciale. ARTICOLO IV PATRIMONIO Il patrimonio è costituito: a) dai beni mobili e immobili che diverranno proprietà dell Associazione; b) da eventuali fondi di riserva; c) da eventuali erogazioni, donazioni e lasciti. Le entrate dell Associazione sono costituite: a) dalle quote associative annuali e di ammissione; b) dal ricavato dall organizzazione di occasionali raccolte pubbliche di fondi o partecipazione ad esse; c) dal ricavato dall organizzazione di corsi, manifestazioni ed altre attività rientranti negli scopi istituzionali; d) dai contributi corrisposti da amministrazioni pubbliche e private; e) dai proventi dello svolgimento di attività commerciale. ARTICLE V The Association may not distribute profits, even indirectly, during its lifecycle, unless such allocation or distribution is required by law or is done in favour of other associations or public or private organizations that by law, by-laws or regulations, are linked to the same individual institution, or that pursue the same and/or similar purposes ARTICOLO V L Associazione non potrà distribuire, anche in modo indiretto, utili durante la propria vita, a meno che la destinazione o la distribuzione non siano imposte per legge o siano effettuate a favore di altre associazioni o di enti pubblici o privati che per legge, statuto o regolamento siano riconducibili alla stessa unitaria struttura o perseguano scopi sociali analoghi e/o connessi.

13 ISG POLICY MANUAL BYLAWS Profits must, obligatorily, be used for carrying out the institutional activities and those directly or indirectly associated with them. ARTICLE VI In order to pursue the purposes for which it is set up, the Association may sign agreements and conventions with other associations, or private and public organizations, without any territorial limitations. It may also sign employment contracts in compliance with the laws in force. ARTICLE VII MEMBERS Ordinary members are those people whose application for admission or request for annual renewal are accepted or not accepted by the Board of Directors, and who pay, at the time of admission or renewal, the association fess as determined annually by the Board itself. Members shall be subject to the same discipline that is valid for the associative relationship and the association procedures. Temporary membership of the association, for a period other than that laid down in by the By-Laws or by the Regulations, is explicitly excluded. Honorary members include the persons, organizations, institutions, associations, and companies that, following their specific activity in favor of the Association or owing to credit acquired in the community as a result of their involvement in activities related to the association s purposes, are appointed by the Associates, based on a proposal by the Board of Directors. Such members are exempt from payment of the annual association fee. Contributing members are those people, corporations, and public and private organizations that make financial contributions to the Association s activities by paying the admission fee and the annual association fee, in the amount determined annually for these members, by the Board of Directors. Ordinary, honorary, and contributing members have the same rights and duties. ARTICLE VIII The status of member cannot be transferred Gli utili dovranno obbligatoriamente essere impiegati per la realizzazione delle attività istituzionali e di quelle ad esse direttamente o indirettamente connesse. ARTICOLO VI Allo scopo di perseguire le finalità per cui si è costituita, l Associazione potrà stipulare accordi e convenzioni con altre associazioni, enti privati e pubblici, senza limitazioni territoriali. Potrà inoltre disporre la stipulazione di contratti di lavoro nel rispetto delle leggi vigenti. ARTICOLO VII ASSOCIATI Sono associati ordinari le persone fisiche la cui domanda di ammissione o la cui richiesta di rinnovo annuale verrà accettata o meno, dal Consiglio di Amministrazione e che verseranno, all atto dell ammissione o del rinnovo, la quota di associazione che verrà annualmente stabilita dal Consiglio stesso. Tra gli associati vige una disciplina uniforme del rapporto associativo e delle modalità associative. E espressamente esclusa la temporaneità della partecipazione alla vita associativa diversa dal periodo stabilito dallo Statuto o dai Regolamenti. Sono associati onorari le persone fisiche, gli enti, le fondazioni, le associazioni, le società che, a seguito di particolare attività a favore della Associazione o per meriti acquisiti nella Associazione in attività riconducibili agli scopi associativi, siano nominati dall Assemblea su proposta del Consiglio di Amministrazione. Tali associati sono esentati dal pagamento della quota associativa annuale. Sono associati sostenitori le persone fisiche e giuridiche, gli enti pubblici e privati che contribuiranno economicamente alla attività della Associazione mediante il versamento della quota di ammissione e della quota associativa annuale nella misura stabilita annualmente, relativamente a detti associati, dal Consiglio di Amministrazione. Gli associati ordinari, onorari e sostenitori hanno gli stessi diritti e doveri. ARTICOLO VIII La qualità di associato è intrasmissibile per atto tra

14 BYLAWS ISG POLICY MANUAL between living persons. It is, however, transferable mortis causa, but only in favor of the member s heirs, provided these are their spouse and/or direct relations. ARTICLE IX The status of member ceases as a result of death, withdrawal, or exclusion of the member. Members who have not given written notice, by registered mail or some other suitable means of providing receipt of such notice (for example, letter received by hand by the Association s legal representative, fax), of their withdrawal from the Association within the thirty-first of May of each year, will be considered as being members for the next year and will be obliged to pay the annual association fee. Each member has the power to withdraw, even after the deadline indicated above, should significant amendments be made to the by-laws without his/her consent, in the case of violation of their fundamental member rights, or owing to default of the envisaged requirements necessary for his/her admission to the Association as laid down in the Regulations and/or the decisions of the Board of Directors. Where the statement indicating their intention to withdraw from the Association is received by the thirty-first of May, such withdrawal shall become effective at the end of the current association year. However, where there is just cause, withdrawal shall bear immediate effect. Members may be excluded for failing to fulfill the obligations required by law, by the memorandum of the association, by the By-Laws or the Regulations, for failing to pay the association fees, for no longer fulfilling the requirements for admission to the Association, for failing to meet the obligations to collaborate, this being the distinctive feature of the Association, and for any other serious reason. Exclusion of a member is decided upon by the Associates Meeting, with the majority indicated in article 13. The excluded member may appeal to the judicial authorities in the manner and form laid down in article 24 of the Italian civil code. Members who have withdrawn or that have vivi; è invece, trasmissibile mortis causa ma solo a favore degli eredi dell associato che siano coniuge e/o parenti in linea retta. ARTICOLO IX La qualità di associato si perde per morte, per recesso, per esclusione dell associato. Gli associati che non avranno comunicato per iscritto, a mezzo lettera raccomandata con ricevuta di ritorno o con qualunque altro mezzo idoneo a fornire la prova dell avvenuta ricezione (a titolo esemplificativo: lettera ricevuta a mani dal legale rappresentante dell Associazione, telefax) il loro recesso dall associazione entro il trentuno maggio di ogni anno saranno considerati associati anche per l anno successivo ed obbligati al versamento della quota annuale di associazione. A ciascun associato è riconosciuto il potere di recedere anche dopo il decorso del termine innanzi previsto qualora vengano apportate allo statuto rilevanti modifiche senza il suo consenso, in caso di violazione dei diritti associativi fondamentali e per il venir meno dei requisiti richiesti per l ammissione all Associazione così come previsti nei Regolamenti e/o deliberati dal Consiglio di Amministrazione. Nel caso in cui sia comunicata, entro il trentuno maggio, la dichiarazione di voler recedere dall Associazione, il recesso produrrà effetti con lo scadere dell anno associativo in corso. Nel caso, invece, di giusta causa, il recesso produrrà effetti immediati. Gli associati possono essere esclusi per inosservanza degli obblighi imposti dalla legge, dall atto costitutivo, dallo Statuto e dai Reglamenti, per mancato pagamento dei contributi associativi, per la perdita dei requisiti richiesti per l ammissione all Associazione, per inosservanza dell obbligo di collaborazione che caratterizza l attività dell Associazione e per qualunque altro grave motivo. L esclusione di un associato è deliberata dall assemblea degli associati con le maggioranze previste dall articolo 13; l associato escluso potrà ricorrere all autorità giudiziaria nei modi e termini previsti dall articolo 24 codice civile. Gli associati che abbiano receduto o siano stati

15 ISG POLICY MANUAL BYLAWS been excluded, or who have ceased to belong to the Association may not claim the restoration of any fees paid nor shall they have any right to the Association s assets. ARTICLE X ASSOCIATE S MEETING Members are called upon to meet by the Board of Directors at least twice a year, once for approving the balance sheet, or when deemed necessary, by means of a written invitation to be sent in a manner that guarantees timely information of the persons concerned, to each member, and by displaying a notice at the Association s registered location, calling the meeting and including the agenda, at least eight days prior to the date set for the meeting. The meeting is to be called where a motivated request is made for the same, signed by at least onetenth of the members as per article 20 of the Italian civil code. The meeting is to be called at the Association s registered location or at some other place, provided this is within the Region of Liguria. ARTICLE XI The Associates Meeting decides on the balance sheet, the Association s directions and general guidelines, on the appointment of the Association s other bodies, on the amendment of the memorandum of association and the by-laws, and on anything else for which it is competent by law or by-laws. All ordinary and contributing members shall have a right to attend the meeting and vote, provided they have duly paid their annual association fees, excepting the cases in which, for the current year, exemption has been granted from payment of the annual association fees upon decision taken by the Board of Directors for serious reasons, as well as all honorary members, who are exempt from payment of the annual association fees. Each member has the right to one vote. Members may delegate other members to represent them, even if they are members of the Board of Directors, excepting, in this latter case, for the approval of the balance sheet and for decisions relating to the responsibility of board members, by esclusi o che comunque abbiano cessato di appartenere all Associazione non possono ripetere i contributi versati nè hanno alcun diritto sul patrimonio dell Associazione. ARTICOLO X ASSEMBLEA Gli associati sono convocati in assemblea dal Consiglio di Amministrazione almeno due volte all anno, una delle quali per l approvazione del bilancio, o quando ne ravvisi la necessità, mediante comunicazione scritta da inviarsi, con mezzi che garantiscano la tempestiva informazione degli interessati, a ciascun associato e mediante affissione presso la sede dell Associazione dell avviso di convocazione contenente l ordine del giorno, almeno otto giorni prima di quello fissato per l adunanza. L assemblea deve pure essere convocata in caso di domanda motivata e firmata da almeno un decimo degli associati ai sensi dell articolo 20 del codice civile. L assemblea è convocata presso la sede dell Associazione o in altro luogo purchè nell ambito della Regione Liguria. ARTICOLO XI L Assemblea delibera sul bilancio, sugli indirizzi e direttive generali dell Associazione, sulla nomina degli altri organi dell Associazione, sulle modifiche dell atto costitutivo e dello statuto, e su tutto quant altro ad essa demandato per legge o per statuto. Hanno diritto di intervenire all assemblea e di votare tutti gli associati, ordinari e sostenitori, in regola nel pagamento della quota annuale di associazione, salvo che siano stati, per l anno in corso, esentati dal pagamento della quota associativa annuale con delibera da adottarsi dal Consiglio di Amministrazione per gravi motivi; nonchè gli associati onorari, ancorchè esentati dal versamento della quota associativa annuale. Ogni associato ha diritto ad un voto. Gli associati possono farsi rappresentare da altri associati anche se membri del Consiglio di Amministrazione, salvo, in quest ultimo caso, per l approvazione di bilanci e le deliberazioni in merito a responsabilità di consiglieri, mediante delega scritta;

16 BYLAWS ISG POLICY MANUAL means of a written proxy. Each member may not represent more than five members. ARTICLE XII The meeting is chaired by the Chairman of the Board, or, in his/her absence, by the Vice Chairman. If they are not present, the meeting is chaired by the person appointed by the members attending. The Chairman of the Meeting appoints a Secretary and, if deemed necessary, two ballot counters, an interpreter, and/or a moderator. The Chairman is responsible for determining that the meeting has been duly formed and the identity and legitimacy of those present, especially the regularity of proxies and the right to take part in the meeting generally, as well as voting methods and results. Minutes are to be taken of meetings, which are to be signed by the Chairman and the Secretary, as well as any ballot counters if these were appointed. ARTICLE XIII The meeting is validly formed if at least half the members are present, and decides by a majority of votes. At the second calling, a decision becomes valid irrespective of the number of people attending. Member of the Board of Directors do not have the right to vote on decisions for approving the balance sheet, or decisions relating to their responsibilities. Should the memorandum of association or the by-laws be amended, the meeting is validly formed if at least three quarters of the members are present, and decides upon the favourable vote of the majority of those present. In order to decide upon the dissolution of the Association and the devolution of the assets, a favourable vote must be lodged by at least three quarters of the members. ARTICLE XIV ADMINISTRATION The Association is run by a Board of Directors, comprising between seven and eleven members elected by the annual associates meeting for a term of office of three years. All members of the Board may be re-elected and ciascun associato non può rappresentare più di cinque associati. ARTICOLO XII L Assemblea è presieduta dal Presidente del Consiglio ovvero, in caso di sua assenza, dal vice Presidente; in mancanza l assemblea è presieduta dalla persona designata dagli intervenuti. Il Presidente dell Assemblea nomina un segretario e, se lo ritiene, due scrutatori, un interprete e/o un moderatore. Spetta al Presidente dell assemblea constatare la regolare costituzione dell assemblea, l identità e la legittimazione dei presenti, in particolare la regolarità delle deleghe ed in generale il diritto di intervento all assemblea, le modalità ed il risultato delle votazioni. Delle riunioni dell assemblea si redige processo verbale firmato dal Presidente e dal segretario ed eventualmente dagli scrutatori. ARTICOLO XIII L Assemblea è validamente costituita con la presenza di almeno la metà degli associati e delibera a maggioranza di voti. In seconda convocazione la deliberazione è valida qualunque sia il numero degli intervenuti. Nelle deliberazioni di approvazione del bilancio e in quelle che riguardano la loro responsabilità gli amministratori non hanno diritto di voto. Nell ipotesi di modifica dell atto costitutivo e dello statuto, l assemblea è validamente costituita con la presenza di almeno tre quarti degli associati e delibera con il voto favorevole della maggioranza dei presenti. Per deliberare lo scioglimento dell Associazione e la devoluzione del patrimonio occorre il voto favorevole di almeno tre quarti degli associati. ARTICOLO XIV AMMINISTRAZIONE L Associazione è amministrata da un Consiglio di Amministrazione composto da sette ad undici membri eletti dall assemblea annuale dei soci per la durata di tre anni. Tutti i membri del Consiglio sono rieleggibili e

17 ISG POLICY MANUAL BYLAWS can be dismissed for just cause by the Associates meeting with the majority set by article 13. Any board member who, without just cause, fails to attend three consecutive meetings of the Board of Directors within the same Association s financial year, loses his/her appointment. In the case of resignations, expiry, or dismissal for just cause, or due to the death of a board member, at the next meeting the Board replaces such board member and asks for approval of such replacement at the next annual associates meeting. The Board of Directors appoints from among its number a Chairman, Vice Chairman, Treasurer, and Secretary at the first meeting of the Board immediately following the appointment of its members, which is to be held within thirty days of the approval of the appointment decision. No remuneration shall be paid to the Chairman or the Directors, with the exception of reimbursement for expenses incurred in relation to their office. ARTICLE XV The Board meets each time the Chairman deems necessary or when a request is made by at least three members, and at least eight times a year. For its decisions to be valid, at least the majority of the members of the Board must actually be present and a favourable vote must be lodged by the majority of those present. In case of parity, the Chairman s vote decides. The Board is chaired by the Chairman and, in his/her absence, by the Vice Chairman. When both are absent, it is chaired by the oldest of those present. Minutes of the Board of Directors meetings are drawn up and signed by the Chairman and the Secretary. Meetings of the Board of Directors may also be held by audio and/or video conferencing, under the following conditions, which are to be indicated in the relevant minutes: - The notification calling the meeting clearly indicates the place and method of connection; possono essere revocati per giusta causa dall assemblea degli associati con le maggioranze previste dall articolo 13. L amministratore che, senza giustificato motivo, non partecipa durante l esercizio associativo a tre riunioni consecutive del Consiglio di Amministrazione decade dalla carica. In caso di dimissioni, di decadenza di revoca per giusta causa o di decesso di un consigliere, il Consiglio alla prima riunione provvede alla sua sostituzione chiedendone la convalida alla prima assemblea annuale immediatamente successiva alla sostituzione. Il Consiglio di Amministrazione nomina nel proprio seno un Presidente, un vice Presidente, un Tesoriere, un Segretario nella prima riunione del Consiglio immediatamente successiva alla nomina dei suoi componenti, che dovrà tenersi entro il termine di trenta giorni dalla approvazione della delibera di nomina. Nessun compenso è dovuto al Presidente ed ai Consiglieri, salvo in ogni caso il rimborso delle spese sostenute per ragioni inerenti al loro ufficio. ARTICOLO XV Il Consiglio si riunisce tutte le volte che il Presidente lo ritenga necessario o che ne sia fatta richiesta da almeno tre dei suoi membri e comunque almeno otto volte all anno. Per la validità delle deliberazioni occorre la presenza effettiva della maggioranza dei membri del Consiglio ed il voto favorevole della maggioranza dei presenti; in caso di parità prevale il voto di chi presiede. Il Consiglio è presieduto dal Presidente, e in sua assenza dal vice Presidente; in assenza di entrambi dal più anziano di età dei presenti. Delle riunioni del Consiglio di Amministrazione è redatto processo verbale sottoscritto dal Presidente e dal segretario. Le adunanze del Consiglio di Amministrazione si possono svolgere anche per audio e/o video conferenza alle seguenti condizioni di cui si dia atto nel relativo verbale: - che nell avviso di convocazione siano chiaramente indicati i luoghi e le modalità di collegamento; - The Chairman and the Secretary, if appointed, - che siano presenti nello stesso luogo il presidente

18 BYLAWS ISG POLICY MANUAL are present at the same location for the meeting, and they are to see to drawing up and signing the minutes, and the meeting is to be deemed to have taken place at the venue; - The Chairman of the meeting is able to ascertain the identity of those taking part, as well as the regular running of the meeting, and to determine and announce the results of voting; - The minutes writer is able to adequately grasp the events that take place in the meeting for which he/she are taking minutes; That those involved are able to take part in discussions and voting simultaneously, on the items on the agenda, as well as to view, receive, or transmit documents relating to the items on the agenda. ARTICLE XVI The Board is granted the widest power for ordinary and extraordinary administration of the Association, without any limitations. It may draw up balance sheets and present the same to the Associates Meeting, appoint employees and outsourced professionals, determining their remuneration and/or wages in compliance with current laws and, in case of managers and employees, in compliance with the salary scale enclosed within the C.C.N.L (Italian National Contract) for managers in the commerce and services sectors and for employees in private schools, and draw up regulations for the running of the Association, whose observance is required from all associates. ARTICLE XVII CHAIRMAN VICE CHAIRMAN SECRETARY TREASURER The Chairman, and in his/her absence, the Vice Chairman, legally represents the Association in its dealings with third parties and in legal matters, and sees to the implementation of the decisions taken by the meeting and the Board of Directors. In urgent cases, in which failure to act or decide could result in serious damages to the Association, members, or third parties, he/she may exercise the Board s powers, subject to ratification of the same by the Board at the next meeting. ARTICLE XVIII The Chairman is appointed for a term of office ed il segretario della riunione, se nominato, che provvederanno alla redazione e sottoscrizione del verbale, dovendosi ritenere svolta l adunanza in detto luogo; - che sia consentito al presidente dell adunanza di accertare l identità degli intervenuti, il regolare svolgimento della stessa, constatare e proclamare i risultati della votazione; - che sia consentito al soggetto verbalizzante di percepire adeguatamente gli eventi della riunione oggetto di verbalizzazione; - che sia consentito agli intervenuti di partecipare alla discussione ed alla votazione simultanea sugli argomenti all ordine del giorno, nonchè di visionare, ricevere o trasmettere documenti relativi alle materie all ordine del giorno. ARTICOLO XVI Il Consiglio è investito dei più ampi poteri per la gestione ordinaria e straordinaria dell Associazione, senza limitazioni. Esso procede pure alla compilazione dei bilanci ed alla loro presentazione all Assemblea, all assunzione di lavoratori dipendenti, lavoratori parasubordinati e professionisti esterni determinandone retribuzioni e/o compensi nel rispetto delle leggi vigenti e, limitatamente ai dirigenti e lavoratori dipendenti, rispettivamente delle tabelle economiche allegate al C.C.N.L. dei dirigenti del settore del commercio e servizi ed al C.C.N.L. degli istituti di istruzione privata applicato dall Associazione, compila i Regolamenti per il funzionamento dell Associazione, la cui osservanza è obbligatoria per tutti gli associati. ARTICOLO XVII PRESIDENTE VICE PRESIDENTE SEGRETARIO - TESORIERE Il Presidente, in caso di sua assenza il Vice Presidente, rappresenta legalmente l Associazione nei confronti dei terzi ed in giudizio, cura l esecuzione delle deliberazioni dell assemblea e del Consiglio di Amministrazione; nei casi di urgenza in cui il mancato intervento o la mancata decisione possa causare gravi danni all Associazione, agli associati o a terzi, può esercitare i poteri del Consiglio, salvo ratifica da parte di questo alla prima riunione successiva. ARTICOLO XVIII Il Presidente viene nominato per la durata di un anno

19 ISG POLICY MANUAL BYLAWS of one year by the majority of the Directors at the first meeting of the new Board, which is to be called by the outgoing Chairman, if he/she is still a member of the Board, or by the oldest member of the Board. At the same meeting, the Board appoints the Vice Chairman, Secretary, and Treasurer. The Chairman performs the functions indicated in these by-laws. The Vice Chairman replaces the Chairman in case of absence or temporary impediment, in the tasks for which he/she is responsible, or in terms of a proxy. The Secretary draws up the minutes of the meetings and sees to the keeping of the Association s books. The Secretary is to keep the minutes of all the meetings and send them to all members of the Board who are to approve them. The Secretary is to keep the minutes of the associates meetings, and minutes approved by the Board are to be available to all members of the Association, at the school s office indicated by the Board of Directors. The Treasurer is to keep the Board informed of the Association s bookkeeping situation and it to see to all significant financial matters. ARTICLE IXX SUPERVISORY BOARD If appointed at the discretion of the general assembly, the Supervisory Board is made up of a minimum of three members and a maximum of five, provided the majority of this Board is made up of honorary members and only one ordinary member, regardless of the number of members comprising the Supervisory Board, whether an ordinary member or the remaining members be supporting members; in any case, only associates can be members of the Supervisory Board. The Supervisory Board acts as a supervisor to ensure that laws, the memorandum of association, by-laws, regulations, the state of the Association, and the respect of the principles of a fair administration are complied with. It also has the power to call the Associates Meeting in any case in which, although mandatory or if deemed necessary, the Board of Directors does not provide for. dalla maggioranza dei Consiglieri alla prima riunione del nuovo Consiglio convocata dal Presidente uscente, se ancora membro del Consiglio, o dal componente del Consiglio con maggiore anzianità; nella stessa seduta il Consiglio nomina il Vice Presidente, il Segretario ed il Tesoriere. Il Presidente svolge le funzioni previste dal presente statuto. Il Vice Presidente sostituisce il Presidente in caso di assenza o di impedimento temporaneo nelle mansioni che gli competono o in delega. Il Segretario redige il verbale delle riunioni, cura la tenuta dei libri sociali. Il Segretario deve tenere i verbali di tutte le riunioni ed inviarle a tutti i membri del Consiglio che devono approvarli. Il Segretario terrà anche i verbali delle assemblee e i verbali approvati dal Consiglio saranno a disposizione di tutti i membri della Associazione presso l ufficio della scuola indicato dal Consiglio di Amministrazione. Il Tesoriere terrà informato il Consiglio della contabilità della Associazione e riferirà rispetto a tutti gli affari di rilievo finanziario. ARTICOLO IXX COLLEGIO DEI PROBIVIRI Il Collegio dei Probiviri, se nominato a discrezione dell assemblea, è composto da un minimo di tre membri ad un massimo di cinque membri, purchè la maggioranza dei componenti il Collegio sia rappresentata dagli associati onorari e solo uno dei componenti, a prescindere dal numero dei membri che compone il Collegio, sia un associato ordinario o i componenti restanti siano associati sostenitori; in ogni caso, possono essere membri del Collegio solo gli associati. Il Collegio dei Probiviri viglia sull osservanza della legge, dell atto costitutivo, dello statuto e dei regolamenti, sul buon andamento dell Associazione e sul rispetto dei principi di corretta amministrazione; ha, altresì, il potere di convocare l assemblea degli associati in tutte le ipotesi in cui, pur essendo obbligatorio o se ne ravvisi la necessità, il Consiglio di Amministrazione non vi provvede.

20 BYLAWS ISG POLICY MANUAL The members of the Supervisory Board do not have any right to any remuneration, with the exception of reimbursement of expenses sustained in relation to their office. ARTICLE XX AUDITOR At their discretion, the associates meeting may appoint an auditor at any time to check the regularity of bookkeeping, draw up a report on the annual balance sheet, check the cash in hand and the existence of securities and bonds owned by the Association. ARTICLE XXI BALANCE SHEET The financial year is to end the 31 st August of each year. Within ninety days of the end of each financial year, the Board of Directors is to provide a balance sheet for the financial year, which is to be submitted to the associates meeting for approval. ARTICLE XXII DISSOLUTION The dissolution of the Association is decided by the associates meeting with the majority indicated in article 13 of these by-laws, that it to appoint one or more liquidators and is to decide upon the devolution of any assets. If the Association is dissolved for any reason, its assets shall be compulsory devolved to other associations or public or private organizations that by law, by-law, or regulations link up with the same institution or pursue the same and/or similar social purposes. ARTICLE XXIII For anything not covered by these by-laws, the provisions of the Italian civil code and special laws in this regard shall apply. Signed: Mariano Boletto Tiziana Bottaro notary - seal I componenti del Collegio dei probiviri non hanno diritto ad alcun compenso, salvo il rimborso delle spese sostenute per ragioni inerenti al loro ufficio. ARTICOLO XX REVISORE L assemblea degli associati, a propria discrezione, può in ogni momento nominare un revisore che dovrà accertare la regolare tenuta della contabilità, redigere una relazione ai bilanci annuali, accertare la consistenza di cassa e l esistenza di valori e titoli di proprietà sociale. ARTICOLO XXI BILANCIO L esercizio associativo si chiude il 31 agosto di ogni anno. Entro novanta giorni dalla fine di ogni esercizio verrà predisposto dal Consiglio di Amministrazione il bilancio di esercizio da sottoporre all approvazione dell assemblea degli associati. ARTICOLO XXII SCIOGLIMENTO Lo scioglimento dell Associazione è deliberato dall assemblea degli associati con le maggioranze prescritte dall articolo 13 del presente statuto, la quale provvederà alla nomina di uno o più liquidatori e delibererà in ordine alla devoluzione dell eventuale patrimonio. Il patrimonio dell Associazione dovrà, in caso di scioglimento per qualunque causa, essere obbligatoriamente devoluto ad altre associazioni o enti pubblici o privati che per legge, statuto o regolamento siano riconducibili alla stessa unitaria struttura o perseguano scopi sociali analoghi e/o connessi. ARTICOLO XXIII Per tutto quanto non contemplato nel presente statuto si fa rinvio alle disposizioni del codice civile e delle leggi speciali in materia. Firmato: Mariano Boletto - Tiziana Bottaro notaio segue sigillo