Manuale di gestione file di posta Ver4.00

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1 AreaIT - Servizio Servizi agli Utenti Ufficio Office Automation Manuale di gestione file di posta Ver4.00 Introduzione: Per un corretto funzionamento del programma di posta elettronica, presente nella configurazione dei client amministrativi in versione OA 4.0 (Outlook 2003), è necessario effettuare una manutenzione periodica del file di posta. Tali operazioni si rendono necessarie al fine di evitare un sovradimensionamento del file di posta elettronica e, di conseguenza, possibili problemi allo stesso programma di posta elettronica (rallentamenti, comportamenti anomali), fino ad arrivare nei casi più gravi, alle perdita delle . Outlook, a differenza di altri client di posta elettronica, ingloba messaggi ed allegati in un unico file. Questo fa si che il sopra indicato file cresca di dimensioni fino a raggiungere valori critici. Microsoft consiglia di non superare come dimensione 1 GigaByte (mille MegaByte) ed afferma che i 2 GigaByte (duemila MegaByte) siano il punto di rottura. Raggiunta la dimensione critica (1 GB), possono comparire i primi problemi con il programma di posta, mentre raggiunta la dimensione massima (2 GB), risulta talvolta impossibile accedere alle proprie . Il file di posta, nei PC in configurazione OA standard, è localizzato generalmente nella partizione D del disco fisso (D:\dati\posta\nemefile.pst). Onde evitare che il proprio file di posta arrivi alle dimensioni critiche sopra citate, occorre seguire alcuni semplici accorgimenti, di seguito elencati: 1. Pulizia Cestino: cancellare periodicamente i messaggi di posta inutili (ad esempio i messaggi di spam - fenomeno di ricezione di indesiderate), soprattutto quelli con allegati, e svuotare periodicamente il cestino. 2. Salvataggio allegati: se si hanno molti messaggi con allegati di dimensione non trascurabile (sopra la dimensione di 1MB), e nel caso in cui questi non possano essere cancellati data la loro importanza, occorre salvare i file allegati su disco, in modo che siano facilmente collegabili al messaggio da cui sono stati rimossi e di seguito eliminare l'allegato dal messaggio. 3. Compressione: utilizzare la funzione di compressione dopo aver fatto le operazioni sopra descritte per renderle effettive. AreaIT Manuale di gestione file di posta 1/5

2 Descrizione delle operazioni 1. Pulizia Cestino Cliccare con il tasto destro su "Posta eliminata", apparirà il menù contestuale. Cliccare su Svuota la cartella "Posta eliminata", e poi su Si nella finestra che appare in seguito: 2. Salvataggio Allegati Aprire il messaggio con l'allegato da salvare e fare click col tasto destro dove appare il nome dell'allegato e poi su Salva con nome: AreaIT Manuale di gestione file di posta 2/5

3 Una volta salvato il file su disco cliccare nuovamente col tasto destro dove appare il nome dell'allegato e selezionare Rimuovi: 3. Compressione Le operazioni fin qui descritte richiedono come ultima fase la compressione del file. Questa operazione risulta essenziale perché se non viene eseguita il file di posta non si riduce di dimensione! Cliccare col tasto destro su Cartella personale (spesso compare al posto di questa dicitura il nome dell utente stesso)e selezionare Proprietà. AreaIT Manuale di gestione file di posta 3/5

4 Nella finestra che apparirà cliccare sul pulsante Avanzate Nella nuova finestra cliccare su Comprimi AreaIT Manuale di gestione file di posta 4/5

5 Apparirà ora una piccola finestra con scritto Compressione in corso In base alle dimensioni del file e al numero di mail cancellate, questa operazione potrà avere una durata variabile (da pochi secondi a numerosi minuti). Attendere che la finestra di dialogo scompaia, e poi premere OK nelle due finestre rimaste sul desktop per tornare alla schermata principale di Outlook. Per ogni dubbio o chiarmento contattare il Service Desk di Ateneo all interno 5050 (011/ per chi chiama dall esterno) o all'indirizzo di posta elettronica Aggiornato al 27/05/2010 AreaIT Manuale di gestione file di posta 5/5

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