ECM SUITE: GESTIONE CREDITI ECM AL 100%

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1 ECM Suite

2 ECM SUITE: GESTIONE CREDITI ECM AL 100% ECM Suite è una moderna piattaforma gestionale, web based (ovvero ad utenze gestionali illimitate, nessun acquisto di singole licenze client e/o server), sviluppata in tecnologia web 2.0 e con logica modulare, per la completa informatizzazione della gestione degli eventi formativi ECM di qualunque tipologia (RES, FAD, FSC, blended), dalla loro fase di creazione fino a quella di erogazione all utenza finale e rendicontazione all Agenas (tracciato XML) ed a tutti gli altri Enti coinvolti a vario titolo nel processo ECM. ECM Suite gestisce inoltre anche eventi NON ECM, consentendo al Provider di erogare anche formazione diversa da quella ECM (corsi per amministrativi, formazione finanziata ecc.). Si tratta di una piattaforma web specializzata per i Provider ECM che integra anche strumenti per l erogazione dei corsi in modalità FAD (piattaforma FAD integrata nel gestionale). La piattaforma è flessibile grazie alla sua architettura in MODULI FUNZIONALI e personalizzabile sia dal punto di vista grafico che da quello funzionale, per rispondere in maniera specifica alle esigenze di ciascun Provider. ECM Suite rappresenta un sistema informatizzato per tenere sotto controllo utenti, docenti, crediti erogati, costi degli eventi formativi, test, attestati di partecipazione, documentazione AGENAS etc. e rispondere così alle richieste della normativa al 100%. ECM Suite, grazie alla sua installazione su un numeroso parco clienti, è costantemente aggiornata e migliorata, per guidare il provider alla corretta progettazione e rendicontazione degli eventi formativi. La soluzione è sempre perfettamente conforme ed allineata alle caratteristiche tecniche indicate da Agenas e aderente alla normativa ECM nazionale al 100%. In questo documento si riporta un breve focus sulle caratteristiche di ECM Suite che qualificano e differenziano il nostro software dagli altri presenti ad oggi sul mercato e ne fanno il gestionale di riferimento. ECM Suite è web based, è una soluzione semplice e completa per la gestione della formazione continua in medicina e non ECM ed è 100% aderente alla normativa vigente. Come viene erogato al Provider ECM Suite? ECM Suite esiste in varie configurazioni software (5 versioni) che si diversificano essenzialmente in merito alla presenza o meno di alcuni moduli funzionali quali: il modulo per il pagamento e fatturazione on line dei corsi (SISTEMA DI PAYMENT E FATTURAZIONE ON LINE); il modulo per l erogazione di corsi FAD, ovvero della piattaforma FAD ( SCORM PLAYER). 2

3 Inoltre ECM Suite può essere erogata ai provider in duplice modalità: - licenza d uso e canone di manutenzione oppure - pagamento di un canone di noleggio di tipo SAAS (Software As A Service). Nel primo caso il Provider ha l onere di mettere a disposizione di Intema una macchina server con le caratteristiche che indichiamo di seguito e rimane in carico allo stesso la gestione dell infrastruttura hardware dove il software viene installato, nel caso della scelta del canone SAAS invece, il Provider che si sgrava completamente di qualunque onere infrastrutturale e delega al Fornitore, Intema srl, la gestione di tutta l infrastruttura tecnica hardware e software applicativo che viene in questo caso allocato presso la server farm aziendale. Versioni software di ECM Suite Modalità Versione ECM Suite Payment e fatturazione SCORM Player (FAD) Licenza Complete SI SI Licenza Basic NO SI Licenza Basic SI NO SAAS FAD Professional SI NO SAAS NO FAD SI NO Scelta della modalità licenza d uso e canone di manutenzione In questo caso ECM Suite viene installata da nostro personale esperto da remoto su macchina server di proprietà del Provider e rimane di proprietà dello stesso Cliente dietro pagamento UNA TANTUM del costo della licenza software illimitata temporalmente, ma limitata al singolo cliente. Esistono 2 diverse versioni di licenza d uso di ECM Suite che si differenziano per i loro moduli componenti: 1) ECM SUITE Complete con integrati entrambi i moduli SCORM player e sistema di payment e fatturazione on line dei corsi. 2) ECM SUITE Basic che integra alternativamente o lo SCORM Player o sistema di payment e fatturazione on line a seconda delle esigenze del Provider. In tutti i casi il numero di utenti, di corsi e di attestati gestiti dal sistema è illimitato. 3

4 Al costo della licenza, sia Complete che Basic, deve necessariamente aggiungersi l onere annuale del canone di manutenzione correttiva ed adeguativa dell applicativo, che serve a mantenerlo sempre aggiornato ed allineato alla normativa ECM vigente. I requisiti minimi della macchina server sono indicati di seguito: Requisiti minimi del server Macchina Windows Server 2003 o successivo / Linux. 300 Mb di spazio su disco per l applicativo. Almeno 256 Mb di memoria RAM (1-2 Gb consigliati). Scheda di rete con supporto a Gigabit Ethernet. Esempio di eccellente macchina server unica per front-end e back-end (le indicazioni riportate variano in base al contesto d uso ed all utenza, contattare l assistenza tecnica per indicazioni personalizzate in base al proprio scenario): Processore quad-core a 2,5 / 3 Ghz. Da 4 ad 8 Gb di RAM (calibrata secondo il rapporto 1 GB = 50 utenti concorrenti, il numero di utenti concorrenti è al più circa il 23% degli utenti registrati in condizioni normali d uso). 4 dischi SATA da 140 Gb in RAID 5. Doppia alimentazione. Requisiti software del server (ambiente applicativo) Server web Apache 2.2.X con OpenSSL. PHP 5.3.X o superiore con acceleratore di cache (consigliamo eaccelerator) + estensioni: PDO (con driver MySQL), PHP-XML, GD2, XML-RPC, CURL, XSL. MySQL Server 5 o successivo (motore di memorizzazione utilizzato: InnoDB ). Client SVN per gli aggiornamenti remoti. Client grafico per DBMS MySQL (come PHPMyAdmin). Banda consigliata Almeno 10 Mbps (dipende fortemente dal numero di utenti che utilizzerà l applicativo). Requisiti software per gli utenti di ECM Suite Sistema operativo: Windows/Linux/OS X (si tratta di un applicazione web, il sistema operativo non è vincolante). 4

5 Browser web tra quelli supportati con Javascript e cookie abilitati (per Internet Explorer è buona pratica aggiungere l URL dell applicazione nella lista dei siti attendibili). Adobe Flash player. Adobe Acrobat Reader. Microsoft Office System 2007 o successivi / Microsoft Office Plug-in manipolazione file nel nuovo formato basato su XML / Open Office 3.0 o successivi. Browser supportati ECM Suite è stato testato e risulta compatibile con la seguente lista di browser web: Internet Explorer 6 o successivo, Firefox 2 o successivo, Google Chrome, Safari, Opera. Scelta della modalità servizio da remoto ( SAAS ) In questo caso ECM Suite viene installata presso la Server Farm di Intema. La modalità SAAS di acquisto del servizio della piattaforma, consente al Provider di sgravarsi completamente dell onere di sostenere costi per l infrastruttura hardware e software del sistema gestionale ECM che viene noleggiato da remoto dalla Server Farm del fornitore, protetta e sicura, erogando il servizio al Provider via web. In questo caso il Provider paga un canone annuale per il noleggio della piattaforma ECM Suite ; il canone è forfettario (FLAT) ed inclusivo di ogni onere, anche per connettività, lasciando a carico del Provider e dei suoi utenti il solo costo della linea internet personale. La base dati (anagrafiche utenti, corsi, documenti ecc.) nel caso del servizio può essere consegnata in versione integrale al Provider in qualunque momento ed il Provider ne è l assoluto ed unico titolare. Le versioni di ECM Suite disponibili in modalità servizio da remoto sono le seguenti: ECM SUITE FAD Professional,, essa ha non solo ha tutte le funzionalità gestionali ECM, ma integra anche lo SCORM PLAYER ed il SISTEMA DI PAYMENT e FATTURAZIONE on line, è quindi la versione applicativa completa. La gestione delle anagrafiche utenti (RES, FAD, FSC) è sotto il completo dominio del Provider che gestisce le iscrizioni e le cancellazioni a suo insindacabile giudizio. In questo caso il Provider paga un canone annuale per il 5

6 noleggio della piattaforma ECM Suite per un numeri di utenti (solo dei corsi FAD) pari a 500 utenti massimo per mese ovvero utenti/anno. Le anagrafiche RES ed FSC sono quindi illimitate. ECM SUITE NO FAD la piattaforma in questo caso, ha tutte le funzionalità gestionali compliant ECM,, ma non include la possibilità di erogare e far fruire agli utenti corsi FAD pur gestendone eventualmente le successive fasi di test on line, valutazione della formazione, qualità percepita, erogazione crediti, file XML, firma digitale ecc. In questo caso il Provider o possiede già una piattaforma per la FAD oppure è un Provider che eroga solo attività RES o FSC e non ha quindi necessità di erogare corsi on line alla Sua utenza. La Server Farm di Intema, dove risiederà l infrastruttura tecnologica dedicata al Provider è un centro appositamente progettato per offrire un insieme di soluzioni di housing ed hosting in grado di mantenere attivi, funzionanti ed accessibili i sistemi utilizzati dal Cliente, assicurando la continuità di servizio 24H. La Server Farm è caratterizzata da elevati standard di sicurezza, sia fisica che logica, da tecnologie all avanguardia per l erogazione e la gestione della stessa, nonché da una vasta gamma di soluzioni qualificanti quali accessi a larga banda per la connettività, assistenza e customer care, back up dati, monitoraggio e gestione estesa 24H. La Server Farm utilizza sistemi di sicurezza fisica (sistemi di antintrusione perimetrale e di controllo degli accessi interno ed esterno, sistema rivelazione di fumi ed antincendio, sistemi antiallagamento, telecamere a circuito chiuso) e logica (sia lato Information Services che lato Network, sistemi di Intrusion Detection, regole di Access Control, ridondanza di linee ed apparati). La localizzazione della server farm è sul suolo italiano ed è quindi sottomessa alla legislazione italiana in caso di contenzioso. La Server Farm Intema è certificata per la sicurezza dell informazione ISO 27001:2005 (sicurezza delle informazioni) e per la Business Continuity, BS :2007 ed autorizzata dal Ministero dello Sviluppo Economico, Dipartimento per le Comunicazioni, per l installazione, il collaudo, l allacciamento e la manutenzione di impianti di trasmissione dati. ECM Suite è approvvigionabile tramite GDA in 4 versioni, due in modalità licenza d uso e una in modalità SAAS: - Licenza ECM Suite complete - Licenza ECM Suite Basic (in doppia versione con o senza fad con o senza payment on line) - SAAS ECM Suite FAD Professional -SAAS ECM Suite NO FAD 6

7 Come è strutturato ECM Suite? ECM Suite possiede un miniportale pubblico che il Provider può anche utilizzare come sito web aziendale (evitando quindi la ridondanza di costi). Accanto alla sezione pubblica ECM Suite ha anche un ampia area riservata (alla quale si accede tramite inserimento di username e password) che consente allo staff del Provider tutta la gestione informatizzata degli eventi ed agli utenti target del Provider di avere una home personale con una serie di interessanti funzionalità (dossier formativo, anagrafica, ecc.). Parte pubblica La parte pubblica può essere usata dal Provider per: promuovere i proprio corsi; 7

8 inserire news e articoli di interesse; descrivere l attività del provider e la sua organizzazione; fidelizzare i clienti; condividere gli eventi sui principali social network; La parte pubblica può essere usata dai discenti del Provider per: registrarsi al sito con scelta del proprio profilo utente: Professionista sanitario (per corsi ECM) o Utente standard (per corsi non ECM); ricercare gli eventi organizzati dal provider anche in base alla propria professione/disciplina; iscriversi ai corsi e pagare l iscrizione on line. 8

9 Area riservata Una volta effettuata la registrazione, gli utenti (sia gestionali del provider che discenti) hanno la possibilità di accedere alla loro area personale in base al profilo assegnato. ECM Suite gestisce 6 tipologie di profili: Amministratore di sistema; Content manager; Operatore Area Formazione; Membro del comitato scientifico; Docente; Discente. Amministratore di sistema L amministratore opera sui dati vitali di ECM Suite. E una sorta di super utente al quale sono delegate tutte le funzionalità di amministrazione del gestionale. Tra le sue facoltà abbiamo: gestione dell anagrafica degli enti censiti dal sistema: partner, sponsor, aziende collaboratrici, segreterie, ecc.; gestione completa delle utenze: anagrafica, credenziali di accesso, profili lavorativi, ruoli, iscrizione, cancellazione; ecc. gestione dei docenti: classificazione in gruppi, aggiornamento curricula; gestione delle sedi/aule di formazione utilizzate dal sistema di prenotazione; gestione dei moduli di espansione: ad es. plug-in di pagamento, importazione massiva degli utenti ; gestione della configurazione di sistema: ad es. attivazione della firma digitale, attivazione della fatturazione automatica, emissione fatture per corsi gratuiti. 9

10 Nell Home page dell Amministratore sono disponibili le voci di menu attive sul suo profilo. 10

11 Content manager Gestisce il portale pubblico di ECM Suite. E una sorta di web master che gestisce per conto del Provider i corsi da pubblicare in home page, la loro promozione, eventuali altri news di interesse ecc. Nello specifico il Content Manager può: creare, eliminare, modificare e pubblicare contenuti di testo, audio e video; gestire il layout ed i contenuti delle pagine del portale di pubblico di ECM Suite; gestire la promozione degli eventi formativi, con possibilità di personalizzazione del layout; 11

12 caricare, classificare e pubblicare documenti; gestire il menù di navigazione; pubblicare news ed eventi; ottimizzare la ricerca delle pagine nei motori di ricerca. 12

13 Operatore di area formazione L operatore di formazione, è ovviamente per il Provider che acquista ECM Suite il ruolo centrale del sistema addetto alla gestione del flusso di vita degli eventi formativi (ECM e non), dalla loro fase di progettazione fino alla loro rendicontazione ed archiviazione nel DB del sistema. 13

14 Nel dettaglio, l operatore di formazione ha facoltà di: creazione e progettazione degli eventi (ECM e non); generazione delle riedizioni con possibilità di clonazione: questa funzione permette di clonare un evento e di modificare solo i campi che servono senza dover riprogettare l evento daccapo; gestione delle stime di costo (con costi/ricavi relativi all evento e possibilità di inserire più voci, con calcolo automatico, stampa ed esportazione del bilancio). Inoltre in qualsiasi momento si possono inserire nuove voci di costo. Il tutto confluisce automaticamente nella relazione annuale; 14

15 gestione delle iscrizioni (con possibilità di segnalare gli utenti reclutati, di accettare o rifiutare iscrizioni, di visualizzare in qualsiasi momento i posti ancora disponibili e le quote versate); controllo automatico, in fase di iscrizione a un evento, della professione/disciplina: il sistema impedisce le iscrizioni non congruenti con professioni e discipline dichiarate per un dato evento; gestione delle assenze in eventi residenziali: lo strumento permette di segnalare a ECM Suite quali utenti non avranno diritto ai crediti a causa delle assenze; monitoraggio dei test e questionari online: con la possibilità di visualizzare il dettaglio di ogni singolo utente, con ora e data di compilazione e risposte date (nell esempio un corso FAD); 15

16 gestione di test e questionari svolti offline: per permettere a ECM Suite di calcolare chi ha diritto ai crediti; accesso in qualsiasi momento alla sintesi dei dati di gradimento man mano che il questionario di gradimento online viene compilato dagli utenti; 16

17 assegnazione dei crediti ECM: con la possibilità di verificare in anteprima la correttezza dei crediti prima di attribuirli; chiusura di eventi formativi ed esportazione della documentazione generata automaticamente da ECM Suite (attestati di frequenza, certificati ECM, consuntivo dei dati di qualità percepita, tracciato record XML di rendicontazione) con possibilità di caricare documentazione aggiuntiva e di scaricare i documenti caricati dai docenti dalla loro area personale; 17

18 gestione delle sedi di formazione e delle prenotazioni; monitoraggio delle richieste di firma digitale degli attestati pervenute dagli utenti: con alert visivo in caso di nuove richieste; gestione degli utenti: inserimento nuovi utenti, esportazione anagrafiche in formato excel o.csv, modifica anagrafiche, assegnazione ruoli, cambio credenziali, visualizzazione dei dossier formativi 18

19 gestione e classificazione dei docenti in gruppi per ricerche rapide: con possibilità di aggiornare i curricula, inviare mail, esportare l anagrafica; 19

20 accesso alla documentazione completa degli eventi in ogni fase; gestione delle campagne di raccolta dei dati di gradimento (sondaggi di qualità); monitoraggio delle transazioni di pagamento delle quote d iscrizione; gestione della fatturazione e delle note di credito: con possibilità, oltre alle fatture create automaticamente dal sistema, di creare fatture ad hoc per individuo o per ente (quote di partecipazione multiple); 20

21 gestione delle comunicazioni e personalizzazione dei testi delle mail inviate in automatico dal sistema grazie al Centro di comunicazione / creazione di messaggi personalizzati: con possibilità di creare nuovi modelli , di scegliere i contenuti e i destinatari, di visualizzare l anteprima del contenuto della mail; 21

22 generazione automatica della relazione annuale e archiviazione: gli eventi gestiti in ECM Suite generano automaticamente la relazione annuale e il provider può in qualsiasi momento integrarla, scaricarla o salvarla in archivio. Possono essere inseriti anche gli uditori e, una volta inseriti, convergeranno nel calcolo dei posti disponibili per un evento, come richiesto dalla normativa Age.na.s; 22

23 uso di codici di iscrizione personalizzati per singolo discente o per gruppi: possibilità di definire scontistiche speciali per determinati utenti o per determinati partner/sponsor; possibilità di creare eventi ad accesso limitato o riservato; monitoraggio del numero di attivazioni e della data di scadenza del codice; procedure di iscrizione massiva agli eventi tramite file excel; procedure di importazione massiva degli utenti tramite file excel o.csv; importazione massiva dei test di verifica e dei tentativi (per eventi RES). 23

24 Discente Ruolo attribuito agli utenti che partecipano agli eventi formativi offerti dal provider e pubblicizzati mediante il portale. Ha una propria area personale dove dispone delle seguenti funzionalità: motore di ricerca degli eventi formativi (ECM e non) in erogazione sul portale; ricerca automatica (auto-ricerca) di eventi formativi compatibili con il proprio profilo professionale; richiesta d iscrizione ad un evento formativo; fruizione di corsi FAD e attività correlate; compilazione del test finale di verifica on-line (nel caso di eventi FAD ECM Suite prima di attivare il test di verifica fa un controllo sull avanzamento del corso e segnala all utente se ci sono sospesi prima di attivare il test); 24

25 compilazione del questionario di gradimento online (con possibilità di invio all Age.na.s): il sistema non permette di accedere al questionario se non si è prima compilato e superato il test di valutazione; consultazione del programma dell evento e delle eventuali assenze; download degli attestati di frequenza e/o certificati di attribuzione di crediti ECM: un area dedicata in cui trovare tutti gli attestati (dei crediti, di presenza, di semplice partecipazione) per scaricarli in qualsiasi momento o richiederne la firma digitale (se attivata dal Provider). richiesta di invio degli attestati con firma digitale; partecipazione alle campagne di raccolta dei dati di gradimento (sondaggi di qualità); consultazione del proprio dossier formativo con relativa analisi del debito formativo; 25

26 autocertificazione degli eventi ai quali ha partecipato con altri provider; gestione di esoneri ed esenzioni; 26

27 storico delle fatture; attivazione dei codici di iscrizione assegnati dal provider; pagamenti online (nel caso di pagamento con bonifico bancario il discente ricevere nella sua mail un messaggio con il riepilogo degli estremi di pagamento). 27

28 Docente Il ruolo di docente viene assegnato ai docenti/tutor/relatori degli eventi progettati dal provider. 28

29 È facoltà del docente: consultare il proprio dossier formativo; scaricare gli attestati; richiedere gli attestati firmati digitalmente; consultare il programma e le assenze per gli eventi ai quali è iscritto; caricare documentazione relativa all evento, che verrà poi automaticamente visualizzata anche dal Provider nella documentazione degli eventi formativi. Membro del comitato scientifico Questo ruolo consente ai membri del Comitato Scientifico di validare programma, test di verifica e contenuti di un evento formativo senza necessità di riunioni in presenza, avviene tutto online. Una volta data una validazione (o un rigetto) il provider potrà vedere e consultare in qualsiasi momento quanto segnalato dal Comitato Scientifico. Lato provider sarà disponibile la voce Valutazioni comitato. 29

30 ECM Suite: un valore aggiunto per il tuo lavoro ECM Suite permette di ridurre i tempi di lavoro grazie alla generazione automatica della documentazione quale: documentazione finale dell evento (programma comprensivo dei curricula dei docenti; foglio firme; file.xml; sintesi dei dati di gradimento elaborata automaticamente dall applicativo sulla base delle risposte date dagli utenti nei questionari; certificati dei crediti acquisiti da tutti i partecipanti; attestati di frequenza di tutti i partecipanti, sempre in un file unico; curriculum singoli e complessivi dei docenti (scheda Docenti ); curriculum singoli e complessivi dei responsabili scientifici; file unico e file singoli dei contratti di sponsorship e partnership degli enti); generazione automatica della relazione annuale sulla base dei dati imputati per ogni evento, con possibilità di modificare/salvare/integrare il file generato. 30

31 Nel dettaglio nella relazione annuale: vengono calcolati automaticamente gli eventi, gli obiettivi e le professioni, il confronto tra il programmato e il realizzato; 31

32 le informazioni sui crediti per ogni singolo evento, la lista degli utenti che non hanno avuto i crediti (suddivisa per evento e con nome, cognome e codice fiscale); 32

33 il calcolo dei costi e dei ricavi. ECM Suite in pillole In via sintetica anche se necessariamente non esaustiva di tutte le funzionalità della Suite, ECM Suite: gestisce tutti gli eventi ECM non solo quelli RES ma anche quelli FAD, blended ed FSC; gestisce anche eventi NON ECM (ad es. per la formazione dei profili amministrativi e tecnici, o per la formazione finanziata, o ancora per progetti formativi europei ecc.); produce tutto quanto necessario all accreditamento ECM dell evento ed alla sua successiva erogazione e rendicontazione (ad es. tracciato XML, relazione annuale ecc.) ai vari enti coinvolti (Agenas) effettua verifiche preventive sulla documentazione evento prodotta ed archivia tutto a norma di legge nel proprio database; consente la raccolta sistematizzata di tutta la documentazione degli eventi (sponsor, contratti, partecipanti, attestati, tracciati XML ecc.) e tutta la documentazione evento è facilmente richiamabile in pochi click; nel caso del SAAS viene effettuato un back up continuo dei dati dell istanza cliente e gli stessi sono rapidamente resi disponibili al provider su semplice richiesta; possiede un micro CMS (ovvero un sito web) facilmente gestibile dal provider per la promozione dei suoi corsi (tutti) e per dare informazioni e news a tutta l utenza di riferimento; 33

34 possiede un motore di ricerca eventi con filtri per professione/disciplina, data e/o luogo di svolgimento, tipologia di evento, n. di crediti ecc. offre al discente la possibilità di una ricerca eventi personalizzata in base a criteri da lui definiti; possiede un modulo di pagamento on line tramite bonifico/keyclient (CC) e PayPal; possiede un modulo di fatturazione completo di emissione note di credito; i pagamenti possono essere controllati con un sistema di alert anche da dispositivi mobile; consente agli utenti di scaricare la fattura direttamente dalla loro home personale e dà al provider un cruscotto dove monitorare l andamento delle iscrizioni, accettare i pagamenti, ecc.; consente l accesso ai corsi tramite codici di iscrizione, codici promozione, sconti ecc. gestisce il caso di utenti reclutati da sponsor commerciali e di utenti ospiti; possiede un modulo per la creazione informatizzata della relazione finale annuale del provider che può essere archiviata e modificata direttamente nell applicativo, conservandone una copia nel database di ECM Suite (archivio delle relazioni annuali); possiede un modulo che consente l invio di notifiche mail agli utenti per scaricare dalla propria home page gli attestati di partecipazione in formato digitale, anche da pec e con firma digitale; possiede un potente Centro di Comunicazione per poter gestire in maniera semplice e veloce tutte le comunicazioni inviate da mail da ECM Suite in merito a notifiche, alert e scadenze e per avvisare discenti e docenti su informazioni critiche riguardanti i corsi, cambi date, riapertura iscrizioni ecc. Il Centro di Comunicazione consente anche di scegliere in maniera mirata il target delle comunicazioni massive (ad es. solo ai docenti, solo ai partecipanti, ai partecipanti che non hanno ancora concluso il test e/o il questionario di gradimento ecc.); possiede un modulo per la validazione della progettazione dei corsi da parte dei membri del board scientifico, con possibilità di inviare note correttive, integrative e/o respingere la progettazione a testimonianza del lavoro continuo provider-comitato; consente di condividere e promuovere eventi sui principali social network con un semplice click; possiede un ricco modulo per la gestione dei docenti, con possibilità di ricercarli tramite filtri e di raggrupparli per gruppi omogenei, inoltre offre a docenti e relatori la possibilità di caricare documentazione dell evento, il proprio CV, immagini, test ecc; possiede un monitor di fruizione a disposizione dell operatore dell area formazione per visualizzare in modo semplificato ed immediato tutta la situazione utenti per ciascun corso gestito ( ad es. stato della compilazione e n. di tentativi del test di verifica, compilazione del questionario di gradimento, stato di maturazione dei crediti, data maturazione dei crediti, ecc.) ed un cruscotto per il monitoraggio delle assenze e la gestione dei crediti/evento con invio di mail ai partecipanti in regola per scaricare l attestato dalla loro home personale. 34

35 contiene un modulo per la creazione di survey per il censimento del fabbisogno formativo e/o per sottomettere questionari di gradimento dell attività del provider diversi rispetto a quello della normativa (anch esso gestito); consente di gestire e prenotare le sedi e le aule della formazione sia di proprietà del provider che esterne; possiede un modulo per l import massivo degli esiti dei test di valutazione da lettura ottica (OCR); possiede moduli per l importazione massiva di utenti nel sistema e di iscrizione massiva agli eventi; non pone limite al numero di corsi/partecipazioni utenti gestibili attraverso di essa ed anche gli attestati sono illimitati; può integrare una piattaforma professionale per l erogazione di corsi in modalità FAD (SCORM Player); consente di gestire il dossier formativo dell utente, che può visionare in formato tabellare lo status dei suoi crediti maturati ed in maturazione ed importare anche i crediti ricevuti da altri provider; l operatore di formazione può tenere sotto controllo il gap di acquisizione crediti rispetto alla normativa ed inviare alert agli utenti; Il punto di forza dell applicazione è la tracciabilità di tutte le fasi, con l attribuzione di specifici profili e responsabilità agli utenti, in base al loro ruolo gerarchico ed alla collocazione nel processo ECM interno al Provider o esterno (a mò di esempio tra i ruoli dei profili utenti contemplati da ECM Suite troviamo amministratore, operatore dell area formazione, docente, discente, membro del comitato scientifico, content manager, ecc.). Grazie ad una moderna interfaccia web semplice ed intuitiva ECM Suite si è adattato perfettamente anche a contesti d uso a media e scarsa informatizzazione, altri punti di forza della soluzione sono la solidità metodologica del software, l aderenza 100% alla normativa AGENAS e gli adeguamenti alla stessa in tempo reale. La piattaforma come è già stato testato- si dimostra assolutamente compliant rispetto agli indici richiesti nel caso delle visite ISPETTIVE dell Osservatorio e del Comitato di Garanzia, dimostrando così la sua reale efficacia nel controllo globale del processo ECM. Essa ha infatti consentito a tutti i nostri clienti visitati di passare dallo stato di Provider provvisorio a quello STANDARD. Demo di prodotto Intema ha previsto di far effettuare a tutti i potenziali interessati all adesione al Gruppo di Acquisto (GDA), che ne facciano richiesta alla mail una demo di prodotto fornendo le credenziali di accesso ad ECM Suite nella versione demo presente sul web. In questo modo, il Provider potrà apprezzare dal vivo le caratteristiche dell applicativo, fare delle simulazioni, esplorarne in autonomia le molteplici funzionalità. Si ricorda inoltre che, in caso di sottoscrizione del GDA ed effettivo raggiungimento del numero minimo di adesioni, è prevista a ciascun cliente la release di un esaustivo Manuale Utente e 2 h di formazione sulla Suite ECM da remoto. 35

36 Termini e condizioni per l adesione al Gruppo di Acquisto Per aderire al Gruppo di Acquisto occorre inviare alla Intema srl, debitamente sottoscritti dal Legale Rappresentante il Modulo di Adesione della versione di ECM Suite scelta il relativo Allegato Tecnico entrambi scaricabili dal sito o richiedibili alla mail oppure alla mail: Per ogni adesione Intema provvederà ad aggiornare il numero di adesioni pervenute nel sottogruppo pubblico su Linkedin, denominato GRUPPO DI ACQUISTO ECM SUITE e sul sito ECM Suite nella sezione news. 36

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