Lezione 10 Business Process Modeling

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1 Lezione 10 Business Process Modeling Ingegneria dei Processi Aziendali Modulo 1 - Servizi Web Unità didattica 1 Protocolli Web Ernesto Damiani Università di Milano

2 Step dell evoluzione del business process È normale aspettarsi un certo miglioramento nel tempo sia a livello individuale che aziendale

3 Obiettivo: miglioramento del processo integrato

4 Formato BPM base (1) Un business process ha un obiettivo ha specifici input ha specifici output usa alcune risorse comprende molte attività eseguite secondo un ordine preciso può influenzare più di un unità organizzativa (impatto organizzativo orizzontale) crea un certo valore per il cliente il cliente può essere un entità esterna o interna

5 Formato BPM base (2)

6 Adattare il modello al proprio progetto I linguaggi BPML, BPEL, ecc. possono essere utili se li si conosce bene e se il pubblico a cui ci si rivolge (l azienda prima di tutto e poi il team tecnico) capisce e ha dimestichezza con il loro utilizzo La maggior parte delle organizzazioni non sono opportunamente attrezzate o preparate per produrre una documentazione con questi standard! Tra le possibili alternative vi è l utilizzo di Visio, Word, PowerPoint, Impress o altri strumenti che possono rappresentare graficamente le attività insieme al testo

7 Come iniziare un esercizio BPM Iniziare con un piano: cosa ho intenzione di fare? Identificare il valore tangibile (prodotto o servizio) che verrà prodotto e che bisogna capire Iniziare dall apice della catena di valori e lavorare verso il basso per identificare le persone e le entità coinvolte nel processo (approccio top-down) Iniziare dal fondo della catena di valori e lavorare verso l alto per capire pienamente il raggiungimento di ogni step che porta ai risultati desiderati (approccio bottom-up) Definire e completare le interviste con le persone ( o una giusta rappresentazione di grandi gruppi) Le interviste possono anche trovare nuove persone o processi periferici che precedentemente non erano stati individuati Fissare un procedimento e lavorare metodicamente Procedere secondo un ordine che abbia un senso per se stessi e/o per il progetto

8 Livelli del process modeling (1) Approccio top-down Livello della catena di valori aziendali Il livello più alto che descrive tutte le funzioni dell organizzazione Perfetto per la visione d insieme della dirigenza, ma troppo vago se usato troppo Livello dei processi aziendali Descrive i principali processi all interno di una parte della catena di valori e i rapporti che intercorrono tra di essi Perfetto per capire la visione, gli obiettivi, la strategia e l architettura aziendali, ma troppo esteso per i requisiti

9 Livelli del process modeling (2) Approccio bottom-up Livello delle attività e dei processi aziendali Descrive le principali attività, decisioni e variazioni con un processo Fondamentale per definire aree di miglioramento, descrizioni di caratteristiche e casi d uso, ma troppo dettagliato per la pianificazione strategica Livello procedurale e delle attività Descrive gli step dettagliati eseguiti per completare un attività (possono esserci molti livelli) Necessario per gli step di casi d uso, per le regole aziendali, i criteri di convalida ecc.

10 Le interviste Programmare tempo a sufficienza per porre domande relative al lavoro che una persona svolge, ma anche per osservare per un periodo di tempo se adempie ai propri doveri Documentare tutto ciò che viene detto e prestare particolare attenzione all ordine specifico degli eventi, pre-requisiti, input e output, ciò che funziona bene e ciò che richiede miglioramenti Porre le domande e iniziare subito l analisi

11 L analisi Il deliverable di un analista aziendale che guida il Business Process Modeling raramente serve per documentare il processo status quo Si deve analizzare il processo e inventare dei modi per migliorarlo o modificarlo con un sistema nuovo o modificato (non sempre un sistema computerizzato) anche durante l intervista Cosa amavano le persone che dovrebbe continuare? Cosa non piaceva che dovrebbe essere modificato? In cosa il processo era inefficiente o limitato tanto da essere migliorato? Sono state identificate delle opportunità per automatizzare le funzioni ripetitive?

12 Cose da ricordare Quando un output dipende fortemente da una logica umana complicata o da un analisi soggettiva, generalmente non è facile automatizzarlo, ma potrebbe essere migliorato in altri modi Le innovazioni possono avere un impatto drastico sulle persone coinvolte in un processo, quindi bisogna essere sensibili alla cultura aziendale e capire l impatto prima di presentare delle alternative Le idee vanno verificate con i primi che le seguiranno e con chi indugia Bisogna assicurarsi di disporre di uno sponsor o un campione

13 Un business process semplice Nuovo abbonamento a una rivista Chiara dopo aver ricevuto in regalo un Labrador, un pomeriggio cerca su Google informazioni sui cani Google restituisce un link al sito web di una Casa Editrice dove compare la rivista Il mio cane Chiara tramite il modulo online sceglie di ricevere gratis la rivista a casa per 2 mesi per prova La Casa Editrice vuole fare l impossibile per vendere a Chiara un abbonamento per 2 anni Qual è il modello e il business process?

14 Una prova gratis Il marketing ha lavorato con Google per mettere in Rete un annuncio pubblicitario (non fa parte di questo modello di processo) Chiara entra nella homepage della rivista che ha già un modulo per abbonamento online Prova gratis (Creato da IT Marketing) Le informazioni inserite da Chiara vengono passate al Sistema Abbonamenti quando Chiara salva i dati A Chiara viene richiesto di inserire nome, indirizzo, , numero di telefono e la razza del suo cane (ci sono anche opzioni per chi non ha cani ma è comunque interessato) Il Sistema Abbonamenti identifica i duplicati dal cognome e dall indirizzo

15 La richiesta di Chiara è stata ricevuta Intervistiamo Paolo che è un supervisore del reparto Abbonamenti e scopriamo che: La richiesta di Chiara è stata posta per l elaborazione nella coda di richieste Nuovi abbonamenti del sistema Abbonamenti Il team di Paolo composto da 5 processori condivide la coda di richieste Nuovi abbonamenti e lavora sulla lista in un ordine FIFO Entro 24 ore (un giorno lavorativo), la richiesta di Chiara verrà elaborata per un nuovo abbonamento

16 L abbonamento viene inserito All inizio della giornata, ogni processore si connette e seleziona Nuovi abbonamenti per elaborare le registrazioni. Il sistema automaticamente seleziona nella coda il primo record da gestire Quando un abbonamento è completato, il sistema visualizza il record successivo da elaborare 2 dei 5 processori usano sulla schermata Nuovi abbonamenti un font troppo piccolo inadeguato alla lettura (Possibile richiesta di miglioramento al sistema) Tutti i processori avvertono che il sistema è troppo lento nel pomeriggio (ogni giorno dalle 13 alle 16) (Possibile limite del sistema che va esaminato)

17 L abbonamento viene elaborato Il processore seleziona il tasto F7 per convalidare o aggiornare l Indirizzo del cliente Se questo non è conforme agli standard postali, automaticamente l indirizzo viene formattato Se un determinato indirizzo non viene trovato, il processore invia una al cliente perché l indirizzo venga aggiornato e il Record viene restituito alla Coda Abbonamenti in sospeso L indirizzo che il cliente userà è: Il sistema automaticamente fa iniziare l abbonamento 30 giorni dopo la data corrente Paolo crede che bisognerebbe migliorare le cose e far sì che tutto si risolva in 10 giorni (Potenziale discussione per agevolare il Marketing e il reparto Vendite)

18 Elenco nuovi abbonamenti Alla fine della giornata, ogni processore stampa l elenco degli abbonamenti elaborati (Report Nuovi Abbonamenti) L elenco mostra il Nome del cliente e la Data d inizio dell abbonamento Nessuno dei processori sa per che cosa l elenco verrà usato Paolo lo invia ogni mattina all Ufficio Recapiti FINE

Lezione 11 Business Process Modeling Part 2

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