GESTIONE DOCUMENTALE. Certi&icazione di qualità UNI EN ISO 9001:2008 Servizi offerti e knowledge

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1 GESTIONE DOCUMENTALE Certi&icazione di qualità UNI EN ISO 9001:2008 Servizi offerti e knowledge

2 PROFILO AZIENDALE CERTIFICAZIONI ARCHIDOC, leader regionale nella gestione in outsourcing di archivi documentali, si è specializzata nella consulenza, progettazione e integrazione di processi documentali. I servizi ARCHIDOC sono ideati per migliorare la gestione dei processi documentali aziendali, con l'obiettivo di ottimizzare tempo e risorse impiegate. ARCHIDOC è certi&icata UNI EN ISO 9001:2008

3 PROFILO AZIENDALE LA FORMAZIONE ARCHIDOC, nel 2012 è diventata socio dell ANORC (Associazione nazionale responsabili conservazione) e ha sviluppato un proprio staff interno destinato alla formazione del personale aziendale e dei propri clienti.

4 STRUTTURA OPERATIVA E NUMERI I CENTRI Udine (UD) Udine (UD) Udine (UD) Sesto al Reghena (PN) Villesse (GO) San Donà di Piave (TV) 6 Centri di Archiviazione 18 Dipendenti dedicati all archivio 155 Clienti in tutto il Triveneto mq di archivi Scatole gestite Immagini scansionate ogni mese

5 I SERVIZI

6 MISSION Contribuire al successo dei clienti attraverso la creazione di soluzioni innovative per la gestione integrata - in outsourcing e in totale sicurezza - dell intero ciclo di vita dei documenti Servizi in full- outsourcing per la gestione dei Mlussi documentali. ARCHIDOC prende in carico tutti i processi documentali: ritiro della documentazione, controllo, scansione, indicizzazione, conservazione sostitutiva, archiviazione &isica, distruzione in sicurezza dei documenti cartacei.

7 LE FASI DELL OUTSOURCING DOCUMENTALE Catalogazione Archivistica Know- how speci&ico nella catalogazione in archivi documentali, sia &isici che elettronici, in base alla tipologia documentale e in funzione della successiva ricerca da parte del cliente. Presa in Carico Il personale ARCHIDOC, presso la sede dei clienti, si occupa di tutte le operazioni di confezionamento dei documenti e dei fascicoli de&inendo con il cliente ogni singola unità di archiviazione (scatola, faldone, documento) e applicando bar code sulla documentazione preparata. L operazione si conclude con la redazione di un modulo di dettaglio in formato digitale, che contiene le indicazioni dei documenti consegnati ad ARCHIDOC

8 LE FASI DELL OUTSOURCING DOCUMENTALE Ritiri e consegne in tutta Italia Attraverso l uso di mezzi propri o convenzioni con importanti corrieri a livello nazionale e internazionale Conservazione e Custodia I documenti dei clienti sono custoditi presso le strutture ARCHIDOC, costruite secondo standard architettonici ottimali per la conservazione. Le strutture sono dotate di tutte le certimicazioni previste dalla legge. Acquisizione ottica La documentazione può essere trasferita anche su supporto digitale attraverso utilizzo di scanner professionali, creando un database di immagini.

9 LE FASI DELL OUTSOURCING DOCUMENTALE Indicizzazione Le immagini digitalizzate sono indicizzate attraverso sistemi di OCR oppure, ove questo non possibile, in modalità manuale Data Entry ARCHIDOC può occuparsi del data entry di dati riportati nei documenti, anche direttamente sui sistemi informativi del cliente. Ricerca e Movimentazione Il cliente può richiedere la consultazione e/o la movimentazione dei documenti sia in formato &isico che digitale, tutto attraverso un sistema web based.

10 LE FASI DELL OUTSOURCING DOCUMENTALE Distruzione dei documenti Il cliente può richiedere la distruzione dei documenti conservati attraverso un processo certimicato di triturazione e/o macero. Conservazione Sostitutiva ARCHIDOC può gestire il processo di conservazione sostitutiva a norma di legge che può consentire ai clienti l eliminazione dei documenti &isici, a seguito del loro trattamento elettronico attraverso l'apposizione della marca temporale e della &irma elettronica Postalizzazione ARCHIDOC è in grado di gestire la postalizzazione per conto dei propri clienti, raccogliendo la documentazione, stampandola, affrancandola, etichettandola e compilando la modulistica postale.

11 PROCESSI IN OUTSOURCING Implementazione di soluzioni di automazione dei processi di gestione documentale, &inalizzati all ottimizzazione di tutte le fasi del ciclo di vita dei documenti. Ogni fase dei processi viene informatizzata attraverso l uso di piattaforme software appositamente studiate ed fruibili via web.

12 LE FASI DEI PROCESSI IN OUTSOURCING Analisi dei processi aziendali Attraverso competenze di Business Process Modeling che permettono di progettare e simulare vari modelli di processo per ottenere sempre risultati ottimali. DeMinizione dei processi automatici Attraverso il software per la gestione di work &low è possibile impostare i processi aziendali che possono essere automatizzati, aumentando la produttività e l interazione tra i reparti aziendali. Acquisizione informazioni E possibile acquisire documenti e informazioni in qualsiasi formato, compresi documenti cartacei, e- mail, &lussi informatici, e apposite Form, attraverso l integrazione dei sistemi informativi del cliente per importazioni massive e/o continuative di &lussi dati informatici

13 LE FASI PROCESSI WorkMlow Basato su regole di instradamento dei documenti elettronici che consente agli utenti di processare le attività in modo più efmiciente, più veloce e più preciso rispetto alla lavorazione della tradizionale carta, con l'obiettivo della completa gestione del Mlusso documentale. Sistemi di reportistica Relativo al work &low che garantisce l immediato monitoraggio dello stato del documento e delle variazioni intervenute durante il ciclo di vita dello stesso

14 LE SOLUZIONI SETTORIALI

15 BANCARIO Strumenti e soluzioni per banche e operatori del settore &inanziario. Per trasformare la gestione dei dati in un vantaggio competitivo Specimen di Mirma: raccolta, organizzazione, scansione, pulizia e circolarizzazione alle &iliali dell immagine dello speciment Garanzie: Censimento e catalogazione delle garanzie per la mitigazione del rischio Modulo privacy: Ritiro, catalogazione e analisi conformità Buste di Cassa: Ritiro, catalogazione e conservazione Bobine: ricerca e stampa documenti da micro&ilm Contratti: Ritiro, censimento ed esternalizzazione dell archivio contratti ECM: work&low management e document retrieval integrato ai sistemi del cliente

16 FINANZIARIO Servizi e strumenti per trasformare la gestione delle informazioni &inanziarie in un ef&icace strumento di business. Finanziamenti: ritiro, catalogazione, scansione dei contratti di &inanziamento Ciclo Passivo: raccolta, scansione indicizzazione (tramite OCR) delle fatture fornitori, work&low approvativo Crediti Speciali: ritiro, catalogazione e analisi conformità Conservazione sostitutiva: ciclo passivo e libri contabili Modulo privacy: ritiro, catalogazione e analisi conformità ECM: work&low management e document retrieval integrato ai sistemi del cliente

17 ASSICURATIVO Strumenti, servizi e soluzioni per gestire: contratti, polizze, sinistri e clienti. Polizze: scansione, analisi conformità, gestione &lussi tra &iliali e compagnie Modulo privacy: Ritiro, catalogazione e analisi conformità Sinistri: scansione, analisi conformità, gestione &lussi tra &iliali e compagnie Liquidazioni: scansione, analisi conformità, gestione &lussi tra &iliali e compagnie Contratti: scansione e catalogazione dei contratti assicurativi. Postalizzazione: gestione comunicazioni di NON Conformità tra compagnie e &iliali ECM: work&low management e document retrieval integrato ai sistemi del cliente

18 SANITARIO Gestione delle cartelle cliniche come immagini ad alta risoluzione con consultazione più veloce e sicura Cartelle cliniche: ritiro, catalogazione, scansione e servizio di consegna copia conforme Ciclo Passivo: raccolta, scansione indicizzazione (tramite OCR) delle fatture fornitori, work&low approvativo Referti cardiologici: ritiro, catalogazione e scansione referti cardiologici Conservazione sostitutiva: ciclo passivo e libri contabili Vetrini: ritiri e conservazione in strutture specializzate (umidità e temperatura controllata) con sicurezza specializzata ECM: work&low management e document retrieval integrato ai sistemi del cliente

19 INDUSTRIALE Servizi e strumenti per automatizzare i processi, velocizzare la consultazione degli archivi e gestire i documenti DDT: raccolta, scansione indicizzazione (tramite OCR) dei documenti di trasporto Ciclo Passivo: raccolta, scansione indicizzazione (tramite OCR) delle fatture fornitori, work&low approvativo Ordini: ricezione, scansione, indicizzazione e data entry degli ordini a clienti su sistemi propri e del cliente (SAP R3) Conservazione sostitutiva: ciclo passivo e libri contabili Modulo privacy: Ritiro, catalogazione e analisi conformità Scontrini: raccolta, scansione indicizzazione (tramite OCR) dei documenti di pagamento Contratti GAS: ricezione, scansione, analisi conformità per la sicurezza degli impianti. ECM: work&low management e document retrieval integrato ai sistemi del cliente

20 PUBBLICA AMMINISTRAZIONE Catalogazione, dematerializzazione ed archiviazione del cartaceo Archiviazione Ottica Uf&ici protocollo (posta In & Out) Segreteria (delibere di Consiglio Comunale e di Giunta Municipale, determine dirigenziali) UTC (pratiche edilizie) Uf&icio legale e contenzioso (fascicoli legali) Personale (fascicoli dei dipendenti) Uf&icio Tributi (avvisi di pagamento, accertamenti, schede di rilevazione, coattivo, etc.) Commercio (licenze commerciali sempre per fascicoli) Dematerializzazione massiva del corrente e Scan On Demand del pregresso mista: SOD sul totale del pregresso e massivo su speci&iche categorie; Visualizzazione dei documenti e work- &low tramite Sistema Documentale del cliente Integrazione con una suite per la gestione delle problematiche di privacy e sicurezza (&irma digitale, PEC, conservazione a norma/sostitutiva)

21 ARCHIDOC Sigma Service srl Via Alcide de Gasperi, Udine Telefono: Fax: E- mail: