MEGA Process (BPMN) Manuale dell'utente

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1 MEGA Process (BPMN) Manuale dell'utente

2 MEGA 2009 SP4 1ª edizione (giugno 2010) Le informazioni contenute nel presente documento possono essere modificate senza preavviso e non costituiscono in alcun modo un vincolo per MEGA International. Nessuna parte della presente pubblicazione può essere riprodotta, registrata, tradotta o trasmessa, sotto qualsiasi forma e con qualsiasi mezzo, senza l autorizzazione scritta di MEGA International. MEGA International, Parigi, Tutti i diritti riservati. MEGA Process (BPMN) e MEGA sono marchi registrati di MEGA International. Windows è un marchio registrato di Microsoft. Gli altri marchi citati nel manuale appartengono ai rispettivi proprietari.

3 INDICE Indice Introduzione Perché modellare l attività dell azienda? Spiegare il funzionamento dell'azienda Riflettere sui cambiamenti organizzativi Definire le esigenze informatiche Specificare le interazioni con i partner Modellare con MEGA Process Descrivere i processi Produrre i documenti Produrre un sito Intranet Far evolvere i processi Convenzioni utilizzate nel manuale Presentazione di questo manuale I processi operativi Presentazione dell'esempio Definire un'operazione Condizionare una sequenza Creare una sequenza Spostare una sequenza Definire una condizione su una sequenza Definire una condizione predefinita su una sequenza Definire i flussi Definire il contenuto di un flusso Creare un flusso con un contenuto

4 Indice Utilizzare un processo operativo Utilizzare un processo operativo esistente Accedere a un diagramma di processo operativo Utilizzare i data object Creare un data object Associare un data object a una sequenza Utilizzare le decisioni Mettere un processo in un contesto di utilizzo Creare un processo operativo in un diagramma Inizializzare un diagramma di processo operativo Definire gli eventi di un processo Creare un evento Le natura di evento I tipi di evento Le combinazioni dei tipi e delle nature di evento Collegare gli eventi alle sequenze Accedere ai processi precedenti o seguenti Collegare un evento a un processo Utilizzare i partecipanti Creare un partecipante e un attore Assegnare più attori a un partecipante Migliorare la presentazione Aggiungere note agli oggetti Modificare la forma degli oggetti Modificare la presentazione del nome di un oggetto Curare la presentazione dei collegamenti Modificare il tipo di carattere Arricchire la grafica I processi aziendali Creare un processo aziendale Creare un diagramma di processo aziendale Rappresentare le offerte di prodotti Definire le offerte Creare un'offerta Definire i prodotti di un'offerta Rappresentare la contestualizzazione dei processi Definire una contestualizzazione Creare una contestualizzazione Definire il contesto MEGA Process (BPMN)

5 Indice I processi funzionali Creare un processo funzionale Rappresentare un processo funzionale I processi applicativi Gestire un processo applicativo Creare un processo applicativo Connettere un processo applicativo a un processo operativo Creare un diagramma di processo applicativo Esempio I task Creare un task in un processo applicativo Sequenze, eventi e flussi Le sequenze Gli eventi I flussi Le decisioni Decisioni in uscita da una fase Decisioni in entrata da una fase Creare una decisione Modificare una decisione Creare il partecipante di un processo applicativo Specificare il comportamento di un processo applicativo Descrittore della compensazione Gli organigrammi Creare un organigramma Disegnare un organigramma Cercare gli oggetti Specificare le proprietà di un attore Glossario applicazione attività funzionale attore attore esterno contenuto

6 Indice contestualizzazione cruscotto data object decisione diagramma evento flusso funzione aziendale giunzione obiettivo offerta operazione parallelismo parola chiave partecipante partecipante (attore) persona problema processo applicativo processo aziendale processo funzionale processo operativo prodotto progetto sequenza servizio applicativo sincronizzazione sistema utilizzato sito task Indice analitico MEGA Process (BPMN)

7 INTRODUZIONE MEGA Process (BPMN) è un programma prodotto da MEGA International per assistere: gli incaricati dell'ottimizzazione dell'organizzazione e della concezione dei processi dell'azienda. gli incaricati della descrizione dei processi e dell organizzazione. Permette: di descrivere l'organizzazione dettagliata delle operazioni realizzate durante l'esecuzione dei processi operativi e la partecipazione di ogni attore dell'azienda in questi processi; di descrivere le offerte di prodotto o di servizi proposti dai processi aziendali; di descrivere le catene di valore dell'azienda; di descrivere l'organigramma dell'azienda; alla direzione operativa, di completare la descrizione dei processi applicativi esprimendo le esigenze di informatizzazione, che verranno trasmesse ai nuclei di progettazione. In tal modo, risulta estremamente semplice stabilire una mappatura dell organizzazione e del sistema informatico dell azienda (insieme a MEGA Architecture). Perché modellare l attività dell azienda? Esistono vari motivi per cui risulta interessante modellare l'attività dell'azienda: spiegarne il funzionamento riflettere sui cambiamenti organizzativi definire le esigenze informatiche specificare le interazioni con i partner 7

8 Introduzione Spiegare il funzionamento dell'azienda Seguono tre situazioni in cui uno schema esplicativo dei processi implementati nell azienda potrebbe intervenire per una migliore comprensione del funzionamento : un nuovo impiegato fa il suo ingresso in azienda una persona vede cambiare le proprie funzioni si constata che le istruzioni non vengono capite Certo, il classico "organigramma" può fornire un'idea di massima sulla rispettiva posizione degli attori nell'organizzazione, ma non offre nessuna indicazione sul funzionamento dell'organizzazione stessa. Riflettere sui cambiamenti organizzativi Il management è portato a migliorare i processi dell'azienda per eliminarne i punti deboli e può giungere a trasformarne alcuni in veri punti di forza per rendere l'azienda sempre più competitiva. Il management può allora continuare trasformando alcuni processi in modo che diventino un vantaggio concorrenziale per l'azienda. La formalizzazione dei processi permette di mettere in evidenza i punti da migliorare. Definire le esigenze informatiche La descrizione dei processi può essere completata con i mezzi informatici necessari, funzionalità da implementare, applicazioni o servizi applicativi utilizzati: le funzionalità (informatiche o meno) necessarie all esecuzione di ogni operazione le applicazioni utilizzate Le risorse materiali o umane necessarie allo svolgimento di un processo. Specificare le interazioni con i partner Le interazioni con i partner dell'azienda devono essere descritte dettagliatamente in modo da permettere l'automatizzazione degli scambi tra i processi dell'azienda e quelli dei partner nell'ambito di un progetto di E-business o di EAI (Enterprise Application Integration). Modellare con MEGA Process Grazie a strumenti grafici molto efficaci, MEGA Process permette di descrivere facilmente e in modo esaustivo l organizzazione aziendale. 8 MEGA Process (BPMN)

9 Introduzione Descrivere i processi Produrre i documenti È possibile commentare ogni elemento di un processo direttamente a partire dal diagramma. Questo procedimento presenta numerosi vantaggi. Descrivere i singoli elementi è molto più semplice e rapido che descrivere l'insieme del processo. La redazione è strutturata automaticamente. Le descrizioni possono essere recuperate da un processo all'altro. Il volume di testo risulta fortemente ridotto. I documenti sono generati automaticamente a partire dagli elementi inseriti durante la descrizione del diagramma. La formalizzazione è perciò indipendente dal redattore. La generazione del documento è effettuata automaticamente I documenti hanno una presentazione standardizzata. I descrittori vengono automaticamente riutilizzati nei vari documenti. L'uniformità tra i documenti è garantita. È possibile modificare la forma dei documenti generati con MEGA Process (BPMN), e crearne dei nuovi. (Vedi MEGA Publisher). Produrre un sito Intranet MEGA Process (BPMN) permette di generare automaticamente il sito Intranet che descrive i processi utilizzati nell azienda. Far evolvere i processi Per restare al passo con l'evoluzione dell'organizzazione, i processi dovranno inevitabilmente essere modificati. MEGA Process (BPMN) consente di effettuare una sola volta le modifiche che saranno riportate in tutti i processi in cui gli elementi coinvolti sono utilizzati. Rapido accesso alle parti da modificare. Analisi semplificata degli impatti di una modifica apportata a un processo sugli altri processi in cui tale elemento compare. Rigenerazione automatica di tutti i documenti necessari. Lo scopo di questa guida è quello di descrivere le principali funzionalità di MEGA Process (BPMN) per permettere di utilizzarle rapidamente. 9

10 Introduzione CONVENZIONI UTILIZZATE NEL MANUALE Nota sui punti precedenti. Definizione di un termine impiegato. Suggerimento per l'utente. Compatibilità con le versioni precedenti. Cosa evitare... Nota importante per non commettere errori durante una manipolazione. I comandi sono presentati come segue: Base > Apri. I nomi di prodotti e di moduli tecnici vengono presentati come segue: MEGA. 10 MEGA Process (BPMN)

11 Introduzione Presentazione di questo manuale PRESENTAZIONE DI QUESTO MANUALE Il manuale Manuale introduttivo vi ha presentato come realizzare il vostro primo diagramma con MEGA. Il presente manuale vi presenta come tirare vantaggio da questa prima modellazione per descrivere la vostra organizzazione e migliorarne il funzionamento. Il capitolo "I processi operativi", pagina 13, vi mostra come ottimizzare il funzionamento del processo operativo descritto nel manuale introduttivo. Vi presenta inoltre come completarlo e integrarlo con gli altri processi della vostra organizzazione. È possibile completare la descrizione dei processi precisando i mezzi informatici loro necessari. Il capitolo "I processi aziendali", pagina 47, presenta il modo in cui specificare le offerte di prodotti e servizi dell'azienda e la suddivisione dei processi che li producono. Il capitolo "I processi funzionali", pagina 53, descrive la rappresentazione in termini di attività delle sequenze di valori dell'azioneda. In questo modo, l'azienda può superare l'organizzazione esistente per immaginare nuove soluzioni di organizzazione dei processi. Il capitolo "I processi applicativi", pagina 59, descrive il processo di trattamento informatico necessario all'implementazione di un processo operativo mediante la sequenza dei task. Il capitolo "Gli organigrammi", pagina 71, descrive come creare un organigramma dell'azienda e definire le responsabilità di persone e attori. Il "Glossario", pagina 77 contiene le definizioni dei principali concetti trattati nel presente manuale. Il presente manuale è completato dal manuale Manuale introduttivo che vi aiuta a realizzare il vostro primo diagramma con MEGA. È completato anche dal manuale MEGA Common Features che presenta le funzionalità comuni a tutti i prodotti della suite MEGA, nonché dalla guida in linea, accessibile mediante il tasto <F1>, che permette di accedere alla guida su ogni finestra di MEGA Process (BPMN). Le funzioni tecniche più avanzate fanno parte del manuale MEGA Publisher. 11

12 Introduzione 12 MEGA Process (BPMN)

13 1 I PROCESSI OPERATIVI Il presente capitolo descrive come utilizzare le funzionalità di MEGA Process BPMN Edition per ottimizzare l'efficacia di un processo. Questa presentazione si basa sull'esempio di un processo di trattamento delle richieste d'acquisto simile a quello presentato nel manuale introduttivo di MEGA Process BPMN Edition. L organizzazione di questo processo è modificata per prendere in considerazione le evoluzioni destinate a migliorarne l'efficacia. "Presentazione dell'esempio", pagina 14 "Definire un'operazione", pagina 18 "Condizionare una sequenza", pagina 19 "Definire i flussi", pagina 21 "Utilizzare un processo operativo", pagina 23 "Utilizzare i data object", pagina 26 "Utilizzare le decisioni", pagina 28 "Mettere un processo in un contesto di utilizzo", pagina 29 "Definire gli eventi di un processo", pagina 32 "Utilizzare i partecipanti", pagina 38 "Migliorare la presentazione", pagina 42 13

14 1 PRESENTAZIONE DELL'ESEMPIO L organizzazione iniziale è rappresentata dal seguente diagramma. La richiesta d'acquisto è ricevuta da un assistente del servizio acquisti che la inserisce e la sottomette all'approvazione del responsabile degli acquisti. Se la richiesta è rifiutata, il responsabile degli acquisti ne informa il richiedente. Se la richiesta è accettata, l'assistente finalizza la richiesta e la trasmette agli acquirenti incaricati di passare l'ordine e invia un messaggio di conferma al richiedente. 14 MEGA Process (BPMN)

15 I processi operativi Presentazione dell'esempio Il manuale introduttivo spiega come utilizzare i principali oggetti presentati nel diagramma: Il riquadro contenente i diversi componenti rappresenta il processo operativo descritto dal diagramma. Il nome "Trattare le richieste d'acquisto" è visualizzato nel riquadro in alto a sinistra. Un processo operativo è un insieme d'operazioni realizzate dagli attori di un'azienda o di un'organizzazione per produrre un risultato. È descritto come una sequenza di operazioni, controllata da eventi e condizioni. I partecipanti allo svolgimento di questo processo sono attori dell'organizzazione. Sono rappresentati in colonna per una migliore leggibilità del diagramma. Un attore rappresenta una persona o un gruppo di persone che intervengono nei processi o nel sistema informativo dell'azienda. Un attore può essere interno o esterno all'azienda. Un attore rappresenta un membro dell'organizzazione di un'azienda come ad esempio la direzione, un servizio o un posto di lavoro. È definito a un livello più o meno dettagliato in funzione della precisione da fornire sull'organizzazione (cf. tipo d'attore). Es.: la direzione finanziaria, la direzione commerciale, il servizio marketing, l'agente commerciale. Un attore esterno rappresenta un elemento che interagisce con l azienda scambiando flussi informativi. Es.: cliente, fornitore, pubblica amministrazione. Un partecipante (attore) permette di rappresentare tutti gli attori assegnati alla realizzazione di un gruppo d'operazioni di un processo. Consultate "Utilizzare i partecipanti", pagina 38 per ulteriori dettagli sull'assegnazione degli attori dell'organizzazione ai partecipanti del processo. Le diverse fasi di questo processo sono operazioni. L organizzazione di queste fasi è descritta da sequenze. Un'operazione è una fase elementare di un processo operativo corrispondente all'intervento di un attore dell'organizzazione. Non può essere scomposta. Può trattarsi di un operazione industriale, come 'fabbricare un pezzo', o logistica come 'ricevere una consegna', oppure un trattamento delle informazioni come 'registrare un ordine'. I flussi permettono di rappresentare i dati o le informazioni che circolano tra un processo e l'esterno. Un flusso rappresenta la circolazione di informazioni che circolano all interno dell azienda o tra l'azienda e del suo ambiente. Un flusso può trasportare un contenuto. Le evoluzioni apportate a questo processo concernono l'ottimizzazione dei seguenti punti: La durata del trattamento della richiesta, riducendo il numero delle richieste d'acquisto sottomesse all'approvazione del responsabile. La redditività, riorganizzando il trattamento degli ordini. La condivisione dei processi, considerando i contesti di utilizzo. La flessibilità, identificando gli attori implicati nel processo ed i loro supplenti sulle operazioni critiche. 15

16 1 Nel processo esistente, il responsabile degli acquisti deve sistematicamente approvare l'insieme delle richieste d'acquisto immesse dall'assistente. Questa fase d'approvazione genera un intervallo nel trattamento delle richieste d'acquisto che può essere ridotto affidando una parte di questa fase all'assistente. Infatti, la maggioranza delle richieste d'acquisto concernono forniture d'uso corrente e la maggior parte dei rifiuti possono essere decisi soltanto dall'assistente (acquisti fuori catalogo, ad esempio). Sono definiti due assi di ottimizzazione della durata del processo: Le richieste d'acquisto non ricevibili sono scartate dall'assistente che notifica il rifiuto al richiedente. Soltanto le richieste d'acquisto superiori a un determinato importo sono sottomesse all'approvazione del responsabile. Queste evoluzioni sono concretizzate nel diagramma come segue: Un'operazione "Notificare il rifiuto" viene creata ed assegnata all'assistente del servizio acquisti. Tra l'operazione "Inserire la richiesta d'acquisto" e "Notificare il rifiuto" si crea una sequenza condizionata dal rifiuto della richiesta. Un'altra condizione sull'importo è applicata sulla sequenza tra le operazioni "Inserire la richiesta d'acquisto" e "Approvare la richiesta". Infine, è creata una sequenza tra "Inserire la richiesta d'acquisto" e "Finalizzare la richiesta" per gli altri casi. 16 MEGA Process (BPMN)

17 I processi operativi Presentazione dell'esempio Nel diagramma di processo operativo, le modifiche sono rappresentate con dei numeri. Per implementare le modifiche: (1) Creare un'operazione (2) Spostare una sequenza (3) Creare una sequenza e definire una condizione (4) Definire la sequenza predefinita utilizzata. I punti descritti qui sono presentati anche nel manuale introduttivo. 17

18 1 DEFINIRE UN'OPERAZIONE Un'operazione è una fase di un processo. Un'operazione è una fase elementare di un processo operativo corrispondente all'intervento di un attore dell'organizzazione. Non può essere scomposta. Può trattarsi di un operazione industriale, come 'fabbricare un pezzo', o logistica come 'ricevere una consegna', oppure un trattamento delle informazioni come 'registrare un ordine'. State per creare un'operazione e collegarla all'attore incaricato della realizzazione. Per creare un'operazione: 1. Selezionate il pulsante Operazione, quindi fate clic nel diagramma all'interno della forma del partecipante incaricato della realizzazione "Assistente acquisti". Si apre la finestra Creazione di un'operazione. 2. Inserite il nome dell'operazione nel campo Nome, ad esempio "Notificare il rifiuto". 3. Fate clic sul pulsante OK. L operazione è visualizzata nel diagramma. Per informazioni complementari sulle proprietà dei processi e delle operazioni, consultate il paragrafo "Specificare il comportamento di un processo applicativo" del capitolo "I processi applicativi". 18 MEGA Process (BPMN)

19 I processi operativi Condizionare una sequenza CONDIZIONARE UNA SEQUENZA Una sequenza è un legame orientato che rappresenta l'organizzazione cronologica delle diverse fasi di trattamento. Una sequenza è utilizzata per mostrare l'ordine d'esecuzione delle fasi di un processo. Una sequenza ha un'unica origine e un'unica destinazione. Creare una sequenza Per creare una sequenza: 1. Selezionate il pulsante Sequenza 2. Fate clic sul primo oggetto che rappresenta la fase iniziale, ad esempio, l operazione "Inserire la richiesta d'acquisto", e tirate un tratto fino all'oggetto che rappresenta la fase successiva tenendo premuto il pulsante del mouse. In questo caso, si tratta dell'operazione "Notificare il rifiuto". Spostare una sequenza Si può essere costretti a cambiare il predecessore o il successore di una sequenza. Ad esempio, è possibile specificare che l'operazione "Notificare il rifiuto" succede all'operazione "Approvare la richiesta" al posto dell'evento "Fine". Per spostare una sequenza: 1. Fate clic sulla sequenza: Le due estremità del collegamento sono contrassegnate da punti rossi. 2. Tenendo premuto il tasto <Shift>, posizionate il mouse sul punto rosso dell'estremità che desiderate spostare. Una bobina è visualizzata quando si è posizionati correttamente su un'estremità del collegamento. 3. Tenendo premuto il tasto <Shift>, fate clic sul punto e spostatelo verso il nuovo predecessore o successore tenendo premuto il pulsante del mouse. Il collegamento è visualizzato nel diagramma. Definire una condizione su una sequenza Per definire una condizione su una sequenza, ad esempio sulla sequenza tra le operazioni "Inserire la richiesta" e "Notificare il rifiuto": 19

20 1 1. Fate clic sulla sequenza tra l'operazione "Inserire la richiesta d'acquisto" e "Notificare il rifiuto" e visualizzate il menu di scelta rapida con il pulsante destro del mouse, quindi selezionate Proprietà. 2. Dalla finestra visualizzata, fate clic sulla scheda Caratteristiche. 3. Fate clic sulla freccia a destra del campo Tipo di sequenza. 4. Selezionate "Condizionato" dall'elenco a discesa. 5. Completate l'espressione di condizionamento nel campo Predicato. 6. Fate clic su OK. Il testo associato alla condizione è visualizzato sul collegamento che assume la seguente forma. Allo stesso modo, è possibile descrivere la condizione relativa all'importo della richiesta associata alla sequenza verso l'operazione "Approvare la richiesta". Definire una condizione predefinita su una sequenza Se più sequenze condizionate sono generate da un'operazione, potete precisare che una di loro è utilizzata per impostazione predefinita. Ad esempio, dopo avere realizzato l'operazione "Inserire la richiesta d'acquisto", la procedura guidata esegue sempre l'operazione "Finalizzare la richiesta" tranne se la richiesta non è accettabile e se supera l'importo dato. Per definire una sequenza utilizzata per impostazione predefinita: 1. Fate clic sulla sequenza tra l'operazione "Inserire la richiesta d'acquisto" e "Notificare il rifiuto" e visualizzate il menu di scelta rapida con il pulsante destro del mouse, quindi selezionate Proprietà. 2. Dalla finestra visualizzata, fate clic sulla scheda Caratteristiche. 3. Fate clic sulla freccia a destra del campo Tipo di sequenza. 4. Selezionate Predefinito dall'elenco a discesa. 5. Completate eventualmente il campo Predicato se desiderate aggiungere un commento. 6. Fate clic su OK. Il collegamento assume la forma. 20 MEGA Process (BPMN)

21 I processi operativi Definire i flussi DEFINIRE I FLUSSI È possibile precisare il contenuto dei flussi scambiati con l'esterno del processo. Definire il contenuto di un flusso Si precisa il contenuto dei flussi scambiati tra il processo "Trattare le richieste d'acquisto" e l esterno. Un flusso rappresenta la circolazione di informazioni che circolano all interno dell azienda o tra l'azienda e del suo ambiente. Un flusso può trasportare un contenuto. Per definire il contenuto di un flusso: 1. Fate clic sul flusso e visualizzatene il menu di scelta rapida con il pulsante destro del mouse, quindi selezionate Proprietà. È visualizzata la finestra delle proprietà. 2. Fate clic sulla scheda Caratteristiche. 3. Fate clic sulla freccia a destra del campo Contenuto e selezionate il comando Elenca contenuto nell'elenco a discesa. L'elenco dei contenuti della libreria è visualizzato in una finestra. 21

22 1 4. Selezionate il nome del contenuto, ad esempio "Richiesta d'acquisto", quindi fate clic su OK. Un contenuto può essere utilizzato da più flussi poiché non è associato a nessun emittente e a nessun destinatario. Il nome del contenuto è visualizzato nel diagramma. Creare un flusso con un contenuto È possibile precisare il contenuto dei flussi scambiati tra un processo e il suo contesto, direttamente durante al momento della creazione. Un flusso rappresenta la circolazione di informazioni che circolano all interno dell azienda o tra l'azienda e del suo ambiente. Un flusso può trasportare un contenuto. Per creare il flusso e il suo contenuto: 1. Fate clic su Flusso e selezionate Flusso con contenuto. 2. Fate clic sul primo oggetto che rappresenta la fase iniziale e tirate un tratto fino all'oggetto che rappresenta la fase successiva tenendo premuto il pulsante del mouse. Si apre la finestra di Creazione di flusso con contenuto. 3. Selezionate il contenuto da associare al flusso dall'elenco di scelta rapida del campo Contenuto. Il flusso è visualizzato nel diagramma, con il contenuto. È possibile associare più contenuti al flusso (consultate il paragrafo "Definire il contenuto di un flusso" per ulteriori informazioni). 22 MEGA Process (BPMN)

23 I processi operativi Utilizzare un processo operativo UTILIZZARE UN PROCESSO OPERATIVO Un processo operativo è un insieme d'operazioni realizzate dagli attori di un'azienda o di un'organizzazione per produrre un risultato. È descritto come una sequenza di operazioni, controllata da eventi e condizioni. Nel processo iniziale "Trattare le richieste d'acquisto", l operazione "Trasmettere ordine d'acquisto" è realizzata da un acquirente. Nella nuova organizzazione, l'operazione "Trasmettere ordine d'acquisto" diventa un processo operativo nel quale il responsabile degli acquisti è implicato per: Il riapprovvigionamento degli stock. L'implementazione dei contratti fornitori. Il diagramma assume una nuova forma Utilizzare un processo operativo esistente Per fornire ulteriori dettagli sul comportamento di una fase di trattamento come un'operazione, sostituitela con un processo operativo. 23

24 1 Per utilizzare un processo operativo esistente: 1. Selezionate il pulsante Processo operativo e fate clic sul diagramma all'esterno del riquadro del processo descritto. Si apre la finestra Aggiunta di processo operativo. 2. Fate clic sulla freccia a destra del campo Processo operativo e selezionate il comando Elenca processo operativo dell'elenco a discesa. L'elenco dei processi operativi della libreria è visualizzato in una finestra. 3. Selezionate il processo operativo voluto, ad esempio "Trattare ordine d'acquisto". 4. Fate clic sul pulsante OK. 5. Fate clic sul pulsante Fine nella finestra Aggiunta di processo operativo. Il processo operativo è visualizzato nel diagramma. In questo contesto, è possibile spostare il partecipante "Acquirente" del riquadro del processo "Trattare gli ordini d'acquisto" per posizionarlo all'esterno. Il processo "Trattare gli ordini d'acquisto" rimane posizionato all'interno di questo partecipante. Accedere a un diagramma di processo operativo Per accedere al diagramma di un processo operativo: 1. Fate clic con il pulsante destro del mouse sul processo, qui, "Trattare ordine d'acquisto", per accedere al menu di scelta rapida. 2. Selezionate Diagramma di processo operativo. Il diagramma si apre in una nuova finestra. Se il processo non ha nessun diagramma, è possibile crearlo facendo clic su Nuovo dal menu di scelta rapida. 24 MEGA Process (BPMN)

25 I processi operativi Utilizzare un processo operativo Il diagramma del processo "Trattare ordine d'acquisto" è il seguente. La richiesta d'acquisto è analizzata dal responsabile degli acquisti che verifica la disponibilità del prodotto e invia una richiesta di messa a disposizione. Il responsabile verifica anche lo stato delle scorte e, se insufficienti, richiede che un ordine sia inviato da un acquirente. Infine, sulla base dei contratti in corso, gli acquirenti effettuano gli ordini ai fornitori. 25

26 1 UTILIZZARE I DATA OBJECT In un diagramma di processo, un data object può essere utilizzato per rappresentare il fatto che informazioni o oggetti (lettere, materia prima, prodotti finiti, etc.) sono stoccati aspettando di essere utilizzati. Nell'esempio del processo "Trattare ordine d'acquisto", i dati relativi alle scorte sono rappresentati dal data object "Dati scorte". Un data object è utilizzato per spiegare il modo in cui documenti, dati e altri oggetti sono utilizzati e aggiornati durante lo svolgimento del processo. Un data object può rappresentare un documento elettronico o qualsiasi altro tipo di oggetto, elettronico o fisico. Creare un data object Per creare un data object: 1. Fate clic sul pulsante Data object della barra degli oggetti. 2. Fate clic nel diagramma per posizionare l'oggetto. È visualizzata la finestra Creazione di data object. 3. Fate clic sulla freccia a destra del campo Contenuto e selezionate il comando Elenca contenuto nell'elenco a discesa. L'elenco dei contenuti della libreria è visualizzato in una finestra. 4. Selezionate il contenuto, "Dati contratti", quindi fate clic su OK. Un contenuto può essere utilizzato da più data object. 5. Eventualmente, inserite lo Stato del data object. Per impostazione predefinita, il data object ha lo stesso nome del contenuto. La stato è visualizzato tra parentesi. 6. Fate clic su OK. Il data object è visualizzato nel diagramma. Le informazioni necessarie all'esecuzione delle operazioni possono essere lette o aggiornate nei data object. 26 MEGA Process (BPMN)

27 I processi operativi Utilizzare i data object Per indicare che delle informazioni sono ottenute a partire da un data object, ad esempio che i dati di scorta utilizzati dall'operazione "Analizzare richiesta d'acquisto" sono ottenute a partire dal data object "Dati sulle scorte": 1. Fate clic sulla bobina della barra degli oggetti. 2. Fate clic sul data object, ad esempio "Dati sulle scorte" e, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, tirate un collegamento verso l'operazione. Associare un data object a una sequenza È inoltre possibile precisare che il contenuto di un data object è trasmesso durante la sequenza tra due operazioni, ad esempio, un data object "Richiesta d'acquisto" potrebbe essere trasmesso tra le operazioni "Inserire la richiesta d'acquisto" e "Finalizzare la richiesta". Un data object è utilizzato per spiegare il modo in cui documenti, dati e altri oggetti sono utilizzati e aggiornati durante lo svolgimento del processo. Un data object può rappresentare un documento elettronico o qualsiasi altro tipo di oggetto, elettronico o fisico. Per creare simultaneamente una sequenza e un data object: 1. Fate clic su Sequenza e selezionate Sequenza con data object. 2. Fate clic sulla prima operazione che rappresenta la fase iniziale e tirate un tratto fino all'operazione che rappresenta la fase successiva tenendo premuto il pulsante del mouse. Si apre la finestra Creazione di una sequenza con contenuto. 3. Selezionate il contenuto da associare alla sequenza dall'elenco di scelta rapida del campo Contenuto. La sequenza è visualizzata nel diagramma, con il contenuto. 27

28 1 UTILIZZARE LE DECISIONI Il seguente esempio presenta un caso in cui lo svolgimento di un trattamento è condizionato: al termine dell'analisi di una richiesta d'acquisto, il processo si termina o deve essere emesso un ordine presso un fornitore. Per specificare che più trattamenti sono accessibili al termine dello stesso trattamento, è possibile utilizzare una decisione. Una decisione è un elemento di modellazione utilizzato per controllare le sequenze che convergono o divergono all'interno di un processo. Utilizzate una decisione anche per rappresentare il fatto che una fase del trattamento è accessibile da più fasi di un processo. Per ulteriori informazioni sulle sequenze, consultate "Le decisioni", pagina MEGA Process (BPMN)

29 I processi operativi Mettere un processo in un contesto di utilizzo METTERE UN PROCESSO IN UN CONTESTO DI UTILIZZO I processi "Trattare le richieste d'acquisto" e "Trattare ordine d'acquisto" si iscrivono nel processo globale di acquisti standard il cui funzionamento è descritto dal diagramma seguente Le richieste d'acquisto sono trattate dal dipartimento acquisti. Se la richiesta è respinta, una notifica è inviata al richiedente. In caso contrario, la richiesta convalidata è trattata nell'ambito del processo "Trattare ordine d'acquisto". Se il livello delle scorte passa al di sotto di una soglia minima, è emesso un nuovo ordine al fornitore e i prodotti sono ricevuti dal servizio logistico. Quando il prodotto è disponibile, è messo a disposizione del richiedente dal servizio logistica. 29

30 1 Creare un processo operativo in un diagramma Per creare un processo a partire da un diagramma di processo già aperto: 1. Fate clic sul pulsante Processo operativo della barra degli strumenti. 2. Fate clic all'interno del riquadro del processo operativo descritto all'interno della forma del partecipante incaricato del processo. Si apre la finestra Aggiunta di un processo operativo. 3. Inserite il nome del nuovo processo. 4. Fate clic su Fine. Il nuovo processo è visualizzato nel diagramma. Inizializzare un diagramma di processo operativo Se si crea il diagramma di un processo operativo in un contesto, come il processo "Messa a disposizione" dell'esempio, ed è stata selezionata l'opzione Inizializzare il diagramma prima di fare clic su Crea nella finestra di creazione di un diagramma 30 MEGA Process (BPMN)

31 I processi operativi Mettere un processo in un contesto di utilizzo di processo operativo, il nuovo diagramma di processo che si apre è visualizzato nella seguente forma. Il diagramma è inizializzato con: Un partecipante che rappresenta il destinatario dei flussi scambiati dal processo con l'esterno. I flussi stessi come descritto nei diversi contesti di utilizzo del processo descritto. Un evento di tipo intermedio per ogni sequenza scatenante o avviata dal processo. 31

32 1 DEFINIRE GLI EVENTI DI UN PROCESSO Gli eventi permettono di rappresentare i fatti che si svolgono durante l'esecuzione del processo. Un evento rappresenta un fatto che si verifica durante l'esecuzione del processo, ad esempio, un nuovo contratto concluso con un fornitore. Un evento permette di marcare l'impatto sullo svolgimento del processo di un fenomeno interno o esterno al processo stesso. Si possono distinguere gli eventi di inizio, gli eventi di attesa durante l'esecuzione del processo, gli eventi di emissione di messaggio o di segnale e gli eventi di fine. Gli eventi possono essere utilizzati: All'interno di un processo per definire i fatti interni al processo. All'esterno del processo per descrivere le cause e le conseguenze degli eventi del processo in funzione del contesto di utilizzo. I diversi tipi di evento sono presentati nel seguente paragrafo. Creare un evento Per creare un evento: 1. Fate clic sul pulsante Eventi della barra degli strumenti. 2. Fate clic nel diagramma. È visualizzata la finestra Creazione di un evento. 3. Inserite il nome dell'evento. Fate direttamente clic sul pulsante Fine della procedura guidata. È creato un evento di attesa, senza tipo. 4. Selezionate la natura del nuovo evento. Per impostazione predefinita, la natura è Ricezione. 5. Fate clic su Avanti e selezionate il tipo di evento da creare. Per impostazione predefinita, il tipo è Nessuno. 6. Fate clic su Fine. Il nuovo evento è visualizzato nel diagramma. La forma dell'evento rispetta le convenzioni collegate al tipo e alla natura. È possibile creare direttamente gli eventi più utilizzati: 1. Fate clic su Eventi nella barra degli strumenti e selezionate, tra gli eventi predefiniti, l'evento voluto. 32 MEGA Process (BPMN)

33 I processi operativi Definire gli eventi di un processo 2. Fate clic nel diagramma. Il nuovo evento è visualizzato nel diagramma. Le natura di evento I tipi di evento La natura dell'evento permette di specificare la sua posizione nel trattamento. Inizio: inizio della sequenza di trattamento Ricezione: attesa di un evento (ricezione di un messaggio, di un segnale, etc.) prima di continuare il trattamento Emissione: avvio di un evento (messaggio, segnale, etc.) e seguito del trattamento Fine: fine del trattamento Il tipo di evento permette di specificare quanto attiva l'evento o quanto sarà avviato dall'evento. Nessuno: l'attivazione non è specificata, generalmente all'inizio o alla fine di un processo Messaggio: l'evento riceve o emette messaggi Temporale: l'evento è avviato dal tempo Errore: l'evento è avviato da errori o emette errori che provocano l'interruzione del processo Cancellazione: l'evento reagisce all'annullamento di una fase del processo o ne avvia l'annullamento Compensazione: l'evento tratta o avvia la compensazione di un processo che è terminato in errore Condizionale: l'evento è avviato da una condizione Collegamento: questo evento è utilizzato per collegare due sezioni di un processo Segnale: l'evento attende un segnale o emette un segnale. Un segnale emesso può essere elaborato più volte Fine: l'evento indica che tutte le fasi del processo devono essere arrestate immediatamente senza compensazione, né trattamento degli eventi Multiplo: l'evento comporta più trigger Escalation: l'evento è avviato da un errore o emette un errore non critico 33

34 1 Le combinazioni dei tipi e delle nature di evento La seguente tabella presenta le combinazioni valide di tipo e di natura di eventi. Collegare gli eventi alle sequenze In un determinato contesto, un processo può essere collegato a un altro mediante una sequenza. Nell'esempio di cui sopra, il processo "Trattare le richieste d'acquisto" precede il processo "Trattare gli ordini d'acquisto". 34 MEGA Process (BPMN)

35 I processi operativi Definire gli eventi di un processo Quando il processo è descritto da un diagramma, è possibile visualizzare il processo che lo precede. Quando è visualizzato il diagramma che descrive il processo "Trattare gli ordini d'acquisto", è visualizzato il processo "Trattare le richieste d'acquisto" che lo precede. A questo scopo, precisare l'evento implicato nella sequenza: 1. Fate clic sulla sequenza e visualizzatene il menu di scelta rapida con il pulsante destro del mouse, quindi selezionate Proprietà. È visualizzata la finestra delle proprietà. 2. Nella scheda Caratteristiche, considerate le sezioni Evento scatenante e Evento scatenato. Da questa finestra, è possibile aprire i diagrammi contenenti questi eventi dal menu di scelta rapida del processo che li detiene (Elemento detentore). 35

36 1 3. Nella sezione Evento scatenato, fate clic su Collega. È visualizzata la finestra Scelta di una query. 4. Fate clic su Selezione eventi scatenati. L'elenco visualizzato propone gli eventi di inizio o di attesa del processo successore. Il processo successore è avviato generalmente all'inizio e comporta generalmente un unico evento di inizio. L'evento di inizio è quindi quello che vi interessa. 5. Selezionate l'evento che corrisponde alla sequenza. 6. Fate clic su OK. Se aprite il diagramma del processo contenente questo evento, avete la possibilità di visualizzare il processo che lo precede. Allo stesso modo, potete scegliere l'evento scatenante del processo precedente. In questo caso, sono proposti gli eventi di fine o di emissione del processo precedente. Accedere ai processi precedenti o seguenti Nell'organizzazione del processo di acquisti standard, il processo operativo "Trattare l'ordine d'acquisto" è attivo al termine del trattamento della richiesta d'acquisto e attiva il processo di "Messa a disposizione". Al livello degli eventi, per visualizzare i processi precedenti e seguenti il processo descritto: Precisare le sequenze nelle quali sono implicati gli eventi. Attivare la vista che permette di accedere alle informazioni contestuali. Per attivare la vista contestuale: 1. Fate clic su Viste e dettagli della barra degli strumenti del diagramma. 2. Selezionate la casella Vedi processi esterni. 3. Fate clic su OK. 36 MEGA Process (BPMN)

37 I processi operativi Definire gli eventi di un processo Collegare un evento a un processo Per collegare un evento a un processo: 1. Fate clic sull'evento e tenete premuto il pulsante del mouse. 2. Posizionate l'evento sul bordo del processo. Il bordo del processo è sottolineato. Per scollegare l'evento dal bordo del processo: Fate clic sull'evento e visualizzatene il menu di scelta rapida con il pulsante destro del mouse, quindi selezionate Scollega. 37

38 1 UTILIZZARE I PARTECIPANTI Un partecipante permette: di assegnare la realizzazione di un gruppo d'operazioni a uno o più attori dell'azienda; di rappresentare un'entità esterna al processo con la quale il processo comunica con flussi. Nell'esempio del processo "Trattare ordine d'acquisto", notate che "Responsabile Acquisti" e "Acquirente" sono partecipanti incaricati della realizzazione di operazioni, mentre "Fornitore" è un partecipante esterno al processo. Per illustrare l'uso dei partecipanti da questo esempio, consideriamo che per soddisfare le richieste d'acquisto in una durata minima, compresi i periodi di forte carico, si è deciso di introdurre la flessibilità nel processo assegnando attori supplenti alle operazioni critiche. Al livello del diagramma del processo "Trattare ordine d'acquisto", questa modifica è rappresentata come segue: L'operazione "Analizzare la richiesta d'acquisto" presa in carico dal responsabile degli acquisti, è assegnata all'assistente se il responsabile è assente. 38 MEGA Process (BPMN)

39 I processi operativi Utilizzare i partecipanti Creare un partecipante e un attore Per creare un attore a partire da un nuovo partecipante: 1. Fate clic sulla freccia a destra del pulsante Partecipante della barra degli oggetti e dall'elenco a discesa selezionate Partecipante (Attore). 2. Fate clic sul piano di lavoro del diagramma all'interno del riquadro del processo operativo. Si apre la finestra Creazione di un partecipante (Attore). 3. Per creare un attore a partire dal partecipante, inserite il nome del nuovo attore nel campo Attore. 4. Indicate il nome del partecipante se desiderate precisare il ruolo dell'attore nel processo. 5. Fate clic sul pulsante Fine. Il partecipante è allora posizionato nel diagramma. Se non ne avete digitato il nome, porta il nome dell'attore che gli è stato assegnato. Per nascondere il nome del partecipante, aprite il menu di scelta rapida corrispondente e scegliete il comando Forme e dettagli. Nell'albero di sinistra, fate clic sulla cartella "Nome breve", quindi sulla scheda Contenuto, deselezionate il campo Nome breve. Assegnare più attori a un partecipante È possibile assegnare ai partecipanti di un processo attori nuovi o già esistenti. Per assegnare un attore a un partecipante: 1. Fate clic nel riquadro grigio del partecipante. 39

40 1 2. Aprite il menu di scelta rapida del partecipante, "Responsabile acquisti" nell'esempio, e selezionate Proprietà. È visualizzata la finestra delle proprietà. 3. Nella scheda Caratteristiche, nella sezione Assegnazione, fate clic su Collega. Viene visualizzata la finestra di ricerca. 4. Selezionate Attore e fate clic su Trova. È visualizzato l'elenco degli attori esistenti. 5. Scegliete l'attore che desiderate assegnare al partecipante, "Assistente acquisti" nell'esempio, e fate clic su Ok. Una nuova assegnazione è visualizzata nella finestra delle proprietà del partecipante. 6. Fate clic su Chiudi. I nomi degli attori assegnati sono visualizzati nel riquadro del partecipante con il nome del partecipante. Per condizionare la partecipazione di un attore: 1. Aprite la finestra delle proprietà del partecipante. 2. Nella scheda Caratteristiche, selezionate la linea dell'attore del quale desiderate condizionare l'assegnazione. 40 MEGA Process (BPMN)

41 I processi operativi Utilizzare i partecipanti 3. Fate clic nella colonna Condizione d'assegnazione. 4. Inserite il testo della condizione. 5. Fate clic su Chiudi per chiudere la finestra delle proprietà del partecipante. Il testo della condizione è visualizzato tra parentesi in corrispondenza del nome dell'attore nel riquadro del partecipante. 41

42 1 MIGLIORARE LA PRESENTAZIONE Aggiungere note agli oggetti È possibile aggiungere note in un diagramma e collegarle a un oggetto: Per creare una nota e collegarla ad un oggetto (ad esempio, un'operazione): 1. Fate clic sul pulsante Nota. 2. Fate clic nel diagramma. Si apre la finestra Aggiunta di una Nota. 3. Indicate il Nome e il Tipo della nota. Il valore indicato nel campo Nome della nota è generato automaticamente da MEGA. Si ha la scelta tra diversi tipi di note: Ad esempio, "Correzione", "Documentazione", "Evoluzione", "Esempio", "Domanda" e "Nota". 4. Selezionate ad esempio il tipo "Nota" ed inserite il testo della nota. 5. Fate clic sul pulsante Collegamento e collegate la nota all'operazione. 42 MEGA Process (BPMN)