Gestire le PEC MANUALE OPERATIVO. Versione 1

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1 Gestire le PEC MANUALE OPERATIVO Versione 1 Marzo

2 INDICE GENERALE 1.0 Panoramica della sequenza dei lavori Spiegazione dei pulsanti operativi della pagina iniziale (cruscotto) Creazione e visibilità delle caselle di posta Come gestire la PEC Posta in arrivo Posta inviata Come inviare un Pulsanti presenti nella pagina di invio Come cercare un messaggio Gestione della rubrica dei destinatari Come inviare un dalla rubrica dei destinatari Impostazioni Possibili problemi e relative soluzioni

3 Capitolo Panoramica della sequenza dei lavori Al primo accesso nell applicativo, selezionare il pulsante Configura Verrà aperta la finestra dove inserire la frequenza di controllo in ore, ovvero ogni quanto tempo il programma preleverà i messaggi ricevuti. Inoltre, è possibile inserire un indirizzo su cui ricevere le notifiche. Le notifiche sono avvisi che comunicano la presenza di nuovi dati da leggere. Es: l indirizzo e- mail ha 1 PEC da leggere. Nella stessa finestra è presente la funzione Procedure Guidate che permette di attivare e disattivare la guida contestuale all utilizzo dell applicativo. 3

4 Il passo successivo è quello di inserire l indirizzo che si vuole gestire. Dal pulsante, presente nella pagina iniziale, entrare su nuovo Inserire l indirizzo e fleggare la casella Possiedo l autorizzazione al trattamento dei dati. Dopo aver selezionato il pulsante avanti, completare i dati per la connessione al server. 4

5 Inserire la stessa password fornita all ente certificatore per il rilascio della PEC. Completata questa operazione, bisogna assegnare la gestione della Pec all operatore, ovvero utente dello studio. Quindi, fare click su Visibilità. 5

6 In questa finestra sono presenti gli operatori dello studio. Per ognuno di essi fleggare l indirizzo da gestire. NB: La Visibilità per l utente con il ruolo di amministratore PEC_ADM non può essere modificata. Questa tipologia di operatore è autorizzata a gestire tutti gli indirizzi di posta certificata dei clienti. Le impostazioni principali sono ultimate, pertanto, è ora possibile utilizzare l indirizzo per conto del cliente. Quindi, fare click sul pulsante l indirizzo da gestire. e selezionare 6

7 Si aprirà la videata dalla quale sarà possibile consultare la posta ricevuta, inviata, inviare un nuovo messaggio o accedere alla rubrica dei destinatari. 7

8 Capitolo Spiegazione dei pulsanti operativi della pagina iniziale (cruscotto) In questa sezione verranno spiegati i pulsanti operativi. La sezione in alto riporta quattro pulsanti con le seguenti funzionalità: Cruscotto: consente di avere un immediata visione dello stato degli indirizzi . Gestione caselle: consente di gestire le funzioni di inserimento, modifica ed eliminazione degli indirizzi . Aiuto: apre la pagina di aiuto. Disconnetti: esce dalla procedura. Subito sotto i pulsanti appena descritti si trova l'indicazione del numero di indirizzi gestiti Account gestiti. Continuando verso il basso, si trova la sezione relativa ai filtri grazie ai quali è possibile filtrare gli indirizzi . Cliccando nell apposito pulsante si vedono solo le caselle che hanno del tipo richiesto. Il numero in basso all'interno del pulsante indica il conteggio totale di appartenenti a quella tipologia. Se tale numero sarà pari a zero il colore della banda sarà verde, mentre se tale numero sarà diverso da zero la banda sarà di colore rosso. Questo, per indicare con un semplice colpo d'occhio la presenza o meno di indirizzi da visualizzare. 8

9 Di seguito la descrizione dei singoli pulsanti di questa sezione: Pec: (PEC) da leggere Mancate Accettazioni: mancate accettazioni da leggere Mancate Consegne: mancate consegne da leggere Anomalie: anomalie da leggere Ultima Ricerca PEC: ricerca libera su tutti i dati Sempre nella stessa sezione, a destra dei pulsanti appena descritti, si trova la casella di ricerca personalizzata. Selezionando la freccia in basso è possibile scegliere uno tra i due metodi di ricerca: Account: ricerca l indirizzo digitato Contenuto mail: consente di effettuare una ricerca all'interno del contenuto delle (PEC) nel testo, nell'oggetto, nel mittente o nel destinatario L'ultima sezione, sottostante alla precedente, rappresenta l'elenco degli indirizzi gestiti, assieme ai dati riepilogativi per ogni indirizzo e- mail. 9

10 Nella banda di sinistra sono presenti due pulsanti: Aggiorna Consente al programma di fare un controllo su tutti gli indirizzi indipendentemente dalle impostazioni (di prelievo automatico) fatte nel pannello di configurazione. Configura Permette la configurazione della frequenza di controllo della posta (ovvero, ogni quanto tempo il programma preleverà i messaggi ricevuti) e la ricezione delle notifiche. 10

11 Capitolo Creazione e visibilità delle caselle di posta Dalla pagina iniziale, fare click sul pulsante Gestione caselle. Le funzioni disponibili nella sezione Gestione caselle sono le seguenti: Nuovo, Visibilità e Diagnostica. Nuovo Al click si apre il pannello per l'inserimento di un nuovo indirizzo . Dopo aver confermato, si apre un dettaglio nel quale sono presenti gli stessi dati registrati presso l ente certificatore. Nello specifico: o o o o o o o Descrizione: il nome associato a questo indirizzo che verrà presentato nel cruscotto. Password: deve essere quella che è stata fornita all ente certificatore durante la registrazione. Conferma password: nuovamente la password associata alla casella di posta. Utente: il nome utente dell'indirizzo (ad esempio se la mail da configurare fosse qui andrebbe inserito mario.rossi). Dominio: il dominio, riprendendo l'esempio di sopra, è pec.it. Protocollo: IMAP oppure IMAPS in base alle istruzioni fornite dal provider. Mail server: l'indirizzo del server IMAP/IMAPS (ad esempio imap.pec.it). 11

12 o o Smtp user: questo campo si popola automaticamente con serve per l'invio di , normalmente coincide con ma alcuni provider di posta elettronica forniscono un utente separato per l'invio (la password resta invariata). Smtp server: l'indirizzo del server smtp per l'invio di posta elettronica (ad esempio smtp.gmail.com). Ci sono 3 sottocampi. Il primo è "ssl" che indica se c'è bisogno di una connessione sicura; nel secondo va inserito l'indirizzo del server smtp, il terzo "Porta" si presenta già compilato e va cambiato solo in rari casi (vedere istruzioni fornite dal provider di posta elettronica). 12

13 Visibilità Al click si apre la pagina per l'assegnazione della gestione degli indirizzi agli operatori ovvero utenti dello studio. Questa funzione può essere svolta solo dall utente amministratore. Es: lo studio Rossi Mario gestisce 10 indirizzi dei suoi clienti. Di questi 10 indirizzi ne assegna 5 ad un operatore dello studio e 5 ad un altro. Diagnostica Al click, appare la pagina che mostra l elenco degli indirizzi e- mail con le eventuali segnalazioni o errori che possono scaturire esempio: password errata, assenza di connessione, timeout del server ecc. 13

14 4.0 Come gestire la PEC Capitolo 4 Dalla pagina iniziale, selezionare l indirizzo che si vuole gestire. La pagina che si presenta è la seguente Nello specifico, i pulsanti a sinistra sono: Posta in arrivo: elenco della posta ricevuta Posta inviata: elenco della posta inviata Bozze: elenco della posta salvata in attesa di essere inviata Cestino: Attenzione se si eliminano le PEC contenute nel cestino, non si avrà più la possibilità di recuperare e visionare i contenuti Spam: elenco della posta considerata indesiderata dal sistema 14

15 In alto sono: Filtri: permette di filtrare solo le PEC appartenenti a quella tipologia. Sono gli stessi filtri presenti nella pagina iniziale. Home: riporta alla sezione Posta in arrivo Scrivi: permette di scrivere un messaggio Cerca: permette di effettuare la ricerca dei messaggi Contatti: permette di accedere alla rubrica dei destinatari A destra sono: Impostazioni: permette di personalizzare alcune gestioni Cruscotto: riporta alla pagina iniziale dove sono presenti tutte le PEC gestite dallo studio Di seguito verranno esaminati i più importanti. 15

16 4.1 Posta in arrivo Per visualizzare l ricevuta, fare click su Posta in arrivo (che contiene l elenco dei messaggi ricevuti). Dopo aver selezionato la posta che si desidera leggere, appare il seguente dettaglio. Attraverso i pulsanti presenti nella parte sinistra, è possibile gestire il messaggio selezionato. Vediamo come: Indietro: consente di tornare alla pagina precedente Rispondi: apre la pagina che permette di rispondere al mittente Rispondi a tutti: apre la pagina che permette di rispondere a tutti gli indirizzi presenti nel messaggio Inoltra:serve a spedire il messaggio ricevuto ad un altro destinatario Cancella: sposta il messaggio nel cestino. NB: Gestire le PEC si limita a leggere i messaggi di posta elettronica certificata presenti nel provider (Aruba, Legalmail, ecc). Nel caso in cui nel provider si dovesse cancellare un messaggio, in gestire le PEC, non sarà più presente. Cosi come, se il messaggio dovesse essere 16

17 cancellato in gestire le PEC sarà eliminato anche nel provider. In entrambi i casi, i messaggi potranno essere recuperati dal relativo cestino (se non svuotato) Spam: sposta il messaggio nella cartella spam Aggiungi contatto: inserisce l indirizzo del mittente nella rubrica dei destinatari Stampa: consente di stampare il messaggio Precedente e successivo: consentono di navigare tra i messaggi Gli stessi pulsanti appena descritti, sono presenti anche nella sezione Posta inviata, Cestino e Spam. 17

18 Nella cartella bozze, con il pulsante Modifica, è possibile modificare il messaggio precedentemente salvato. Ma non sono presenti le funzioni di (Inoltra, Rispondi, Rispondi a tutti e Aggiungi contatto) 4.2 Posta inviata Per visualizzare la posta inviata, fare click su Posta Inviata (che contiene l elenco dei messaggi inviati) e selezionare l indirizzo per leggere il messaggio. Al messaggio inviato sono associate le relative ricevute di accettazione e consegna. Fare click sull icona per visualizzarle Per visualizzare la posta presente nelle cartelle: bozze, cestino e spam, utilizzare la stessa logica operativa. 18

19 4.3 Come inviare un Per inviare un , dalla pagina iniziale, fare click sull indirizzo e- mail. In questa sezione, e da qualsiasi cartella si selezioni (Posta in arrivo, Posta inviata ecc), eseguire le seguenti operazioni: 1. Cliccare su Scrivi nella barra di navigazione 2. Compilare le informazioni sull'intestazione dell o A: Inserire l'indirizzo del destinatario o scegliere un indirizzo dai contatti. Per destinatari multipli utilizzare la virgola (,) per separare gli indirizzi. o CC: Inserire qualunque altro indirizzo di destinazione; una copia dell sarà inviata anche a questo. o Oggetto: Inserire l oggetto del messaggio. 3. Scrivi nel campo sotto, il testo del messaggio. 4. Se necessario, cliccare sul bottone Allegati per allegare i file al messaggio in uscita. 5. Click sul bottone di Invio che si trova in alto nel menu a sinistra. 19

20 4.3.1 Pulsanti presenti nella pagina di invio Nella pagina di composizione del messaggio, nel menù di sinistra sono presenti le seguenti funzioni: Indietro: Il tasto chiude la finestra e riporta nella pagina precedente Destinatari: Da questa gestione possono essere selezionati gli indirizzi da inserire nella sezione A e Cc". Allegati Per allegare i file ai messaggi. 1. Cliccare sul bottone Allegati che si trova nel menù a sinistra. 2. Cliccare su sfoglia/scegli file, una nuova finestra pop-up permetterà di aggiungere l allegato. 3. Cliccare Allega file. 20

21 Una volta che il file è stato caricato si potrà controllare la dimensione o scegliere di cancellarlo. Salva Il pulsante Salva serve per salvare la bozza di un messaggio senza che venga spedito. Il messaggio si potrà aprire in qualsiasi momento dalla cartella Bozze e rimarrà fino a quando non verrà cancellato. 21

22 4.4 Come cercare un messaggio Se si vuole ricercare un messaggio all interno delle cartelle Posta in arrivo, Posta inviata, Bozze, Cestino e Spam fare click sul pulsante Cerca. Si aprirà questa finestra dove sarà possibile inserire gli estremi della ricerca. 22

23 Capitolo Gestione della rubrica dei destinatari Alla rubrica si accede esclusivamente dalla pagine iniziale selezionando con un click l indirizzo . Dopo aver selezionato l indirizzo , click sul pulsante Contatti. Questa pagina contiene la rubrica dei contatti dei destinatari. Sempre da questa pagina, è possibile creare un nuovo contatto, creare un nuovo gruppo ed eliminare il contatto o il gruppo creato. 23

24 Di seguito la spiegazione dei pulsanti Nuovo contatto e Nuovo gruppo. Nuovo contatto Cliccare su Nuovo contatto per inserire i dettagli degli utenti, e selezionare aggiungi per registrarli nella rubrica. E possibile modificare/cancellare i contatti selezionando le icone sulla destra. 24

25 Nuovo gruppo Per creare un Nuovo gruppo selezionare gli indirizzi dal pannello di sinistra e aggiungerli al pannello di destra. E possibile specificare anche i dettagli del gruppo. 5.1 Come inviare un dalla rubrica dei destinatari Dalla videata di gestione della rubrica si possono inviare messaggi nei seguenti modi: Selezionando l indirizzo del destinatario. Utilizzando i pulsanti Scrivi. Nel primo caso, fare click sull indirizzo del destinatario. 25

26 Si aprirà la finestra di composizione del messaggio con il campo del destinatario già compilato. Ultimare il messaggio ed inviare. Nel secondo caso, fare click sul pulsante Scrivi posto a sinistra del menù,oppure, utilizzare quello in alto nella barra degli strumenti. 26

27 In entrambi i casi, si aprirà la finestra di composizione del messaggio dove sarà possibile inserire l indirizzo del destinatario digitandolo, oppure cliccando sul pulsante A e selezionandolo, oppure cliccando sul pulsante Destinatari. Ultimare il messaggio ed inviare. 27

28 6.0 Impostazioni Capitolo 6 Grazie a questa funzione è possibile personalizzare alcune gestioni. Nello specifico: 1. Impostazione Filtri PEC Nella visualizzazione delle in arrivo viene automaticamente impostato un filtro (modificabile tramite questa funzione) che nasconde le ricevute di Accettazione e Consegna. 2. Impostazioni Cartelle Da questa funzione è possibile: monitorare le cartelle, creare nuove cartelle, rinominarle e impostare delle regole per le poste in arrivo (spostare la posta in arrivo dalla cartella di posta in arrivo alla cartella specificata dall operatore). 3. Impostazione Preferenze Da questa funzione è possibile modificare le opzioni dell indirizzo . 28

29 Capitolo Possibili problemi e relative soluzioni Pulsante cancella Attenzione: Gestire le PEC si limita a leggere i messaggi di posta elettronica certificata presenti nel provider (Aruba, Legalmail, ecc). Nel caso in cui, nel provider si dovesse cancellare un messaggio, in gestire le PEC, non sarà più presente. Così come, se il messaggio dovesse essere cancellato in gestire le PEC sarà eliminato anche nel provider. In entrambi i casi, i messaggi potranno essere recuperati dal relativo cestino. Pulsante cestino Attenzione: se si eliminano le PEC contenute nel cestino, non si avrà più la possibilità di recuperare e visionare i contenuti Pulsante P = problema S = soluzione P: Segnalazione su un indirizzo del messaggio: "Autenticazione fallita" S: I parametri di connessione impostati nel pannello di configurazione presente in Gestione caselle sono errati (username, password o server di posta). P: Segnalazione su un indirizzo del messaggio: "Rilevate incongruenze il numero delle accettazioni X non è congruente con quello delle consegne Y. Potrebbero esserci delle PEC non consegnate, oppure sono state cancellate alcune ricevute. S: Differenza tra numero di consegne e numero di accettazioni, dovuti a invii non certificati o cancellazione di ricevute. 29

30 P: Segnalazione su un indirizzo del messaggio: "Attenzione: il server di posta elettronica X ha un tempo di risposta di Y secondi per la sola operazione di login! S: Il server di posta del provider impiega tanto tempo per le operazioni quindi l'utilizzo di tale server potrebbe comportare attese lunghe. All interno di una casella di posta P = problema S = soluzione P: Non compaiono le ma il messaggio "Impossibile connettersi" S: Server di posta del provider irraggiungibile. P: Non compaiono le ma il messaggio "Utente o password non corretti. Messaggio del server: Impossibile connettersi": S: Server raggiunto ma username o password sbagliate. Pagina riepilogo delle (cruscotto) P = problema S = soluzione P: Il numero degli indirizzi visualizzati è inferiore al numero indicato in "Account gestiti". S: potrebbe essere attivato un filtro ("PEC","MANCATE ACCETTAZIONI",ecc) verificare che sia disattivato. P: Viene indicato "Rilevate X nuove PEC da leggere al GG-MM-AAAA" ma non ci sono PEC da leggere S: La dicitura è aggiornata in maniera automatica in funzione delle impostazioni settate nel pannello 30

31 Pur leggendo l non scompare l avviso e non si azzera il contatore del filtro. Così come, è possibile trovare nella posta in arrivo l da leggere senza che sia stato ricevuto l avviso. P: La notifica ricevuta nella casella di posta indicata nel pannello di configurazione di Gestire le PEC indica: 0 PEC \ MANCATE ACCETTAZIONI ecc. da leggere. S: L invio della notifica avviene nel periodo impostato nel pannello Configura e riporta lo stato dell indirizzo in quel preciso momento. Quindi, se la posta è letta prima della ricezione della notifica, la stessa, indicherà 0 da leggere. 31

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