Gamma PLUS. gestione verticali

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1 Gamma PLUS gestione verticali

2 Gamma PLUS gestione verticali Questo programma può esportare file Acrobat pdf

3 Linea Prodotto: Caratteristiche Tecniche Gamma PLUS Modello: Gestione Verticali Caratteristiche Tecniche: - Linguaggio di programmazione: ACUCOBOL-GT - Sistema operativo: WINDOWS, UNIX, AIX, LINUX - Interfaccia utente: SYSINT Elenco Moduli Esistono problematiche tipiche di alcune attività produttive, commerciali e di servizi che sono difficilmente riconducibili ad un flusso standard di dati e di funzioni. Per queste realtà si è resa quindi necessaria la realizzazione di moduli che, pur innestandosi su una struttura di base unica per tutta la procedura, sviluppano e risolvono funzioni di integrazione e completamento. Tutte le esperienze e le conoscenze acquisite dalle varie sedi TeamSystem sono state riportate in moduli verticali che, integrandosi con lo standard, sono attivabili tramite parametri di personalizzazione. Naturalmente tutti i moduli aggiuntivi sono realizzati con le stesse caratteristiche di ingegnerizzazione e di funzionalità della procedura GAMMA. Così come condividono con la stessa le caratteristiche di portabilità, di integrazione con i principali prodotti di produttività individuale e di migrazione verso altre procedure gestionali. Tutti i moduli verticali sono sistematicamente allineati alle nuove versioni di GAMMA e beneficiano quindi delle innovazioni tecniche e di contenuti di cui la procedura si arricchisce costantemente. Il sempre crescente numero di applicazioni personalizzate vengono studiate e realizzate per essere moduli funzionali indipendenti su una base dati integrata. Una completa documentazione sia funzionale che operativa correda ogni modulo verticale ; grande importanza viene data all interpretazione della base dati per la formazione del personale addetto alla gestione. Modularità delle procedure, aggiornamento costante, flessibilità e facilità d uso significano drastica riduzione degli interventi di manutenzione. Una soluzione applicativa ottimale, oltre a rispondere perfettamente alle esigenze aziendali, deve permettere la crescita dell azienda nella garanzia delle capitalizzazioni di investimenti e di conoscenze. GAMMA, nella completezza dei suoi moduli standard e con le numerose applicazioni verticali, risponde pienamente alle esigenze di un mercato molto evoluto alla ricerca di soluzioni software sempre più sofisticate ed affidabili Autofatturazione e Fatture proforma Abbigliamento/Calzature Distribuzione Bevande Prodotti Ortofrutticoli Caseifici Tentata Vendita Cash Flow Assistenza Software House Scadenze, Lotti e Serial Number Assistenza Caldaie Contributo Conai Presidi Sanitari Mailing e Promozioni Gestione Supermercati Saggi/Omaggi Librerie Rifatturazione da Fornitori Gestione Oleifici Gestione D.A.S./UMA

4 Autofatturazione e Fatture proforma Magazzino e Fatturazione La procedura è stata realizzata per risolvere le problematiche relative alle aziende che acquistano prodotti per i quali il fornitore non è obbligato all emissione dei documenti fiscali. In tal caso, grava infatti sull acquirente l imposizione di emettere autobolla e autofattura o altri documenti similari. Lo stesso modulo è stato esteso per permettere l emissione delle fatture pro-forma per conto del fornitore. Il programma di generazione automatica dei movimenti contabili, IVA, estratti conto, provvigioni, magazzino, portafoglio è operativo sia per le autofatture, sia per le fatture proforma con il numero di fattura assegnato. È possibile inserire i prezzi di acquisto nei movimenti delle autofatture, eseguire il controllo degli acconti anticipati al fornitore ed opzionalmente memorizzare e stampare i totali delle autofatture senza eseguire la stampa del documento. Tramite apposita utility si può procedere all azzeramento del numero autofattura sui movimenti incongruenti, per i quali non esiste il corrispondente numero documento. Il programma è totalmente integrato con gli altri moduli della gestione vendite e acquisti di Gamma e con i moduli di gestione Ortofrutticoli e Caseifici. Tra le operazioni disponibili vi sono, innanzitutto, la creazione, variazione e annullamento dei movimenti per le autofatture/autobolle/fatture pro-forma. Le funzioni operative sono le stesse della gestione dei documenti di vendita con la differenza che viene richiesto, in luogo del codice del cliente, il codice del fornitore. È prevista la stampa dell autofattura in due modalità: - Contestualmente all emissione del documento - Con stampa differita e selezione per limiti. La fattura pro-forma può essere stampata solo in forma differita. Vi sono diverse modalità di stampa anche per i movimenti di autofatturazione/pro-forma: in forma sintetica con i soli totali, con dettaglio degli articoli, ecc. Inserimento acconti a fornitori con emissione contestuale autofattura. Per le fatture pro-forma è stato predisposto un programma di inserimento numero di fattura che rende la fattura pro-forma definitiva e permette, tramite un successivo comando, la generazione dei movimenti contabili IVA e di magazzino. Inserimento numero fattura su fattura proforma. p02

5 Abbigliamento/Calzature Magazzino La procedura è stata realizzata per risolvere le problematiche delle aziende che operano nel settore del commercio di abbigliamento e calzature. Permette una gestione completa dell attività attraverso una totale integrazione con gli altri moduli della procedura Gamma per una risoluzione ottimale delle problematiche del settore. Il carico della merce può essere eseguito sia tramite l evasione dell ordine a fornitore (utilizzando anche lettori laser con memoria) sia attraverso il carico diretto dei movimenti di magazzino. Con questa seconda modalità viene visualizzata la griglia delle misure, nella quale è possibile indicare le varie quantità senza ripetere il codice articolo. La procedura permette di stampare etichette normali o con codici a barre sia su stampanti ad aghi che termiche; è possibile eseguire la stampa dai carichi della merce o in funzione della giacenza dei prodotti. Caratteristica base della procedura è quella di associare ad ogni articolo un codice numerata attraverso il quale è possibile definire le misure o le taglie che l articolo può avere. La numerata è creata dall utente e per ognuna è possibile definire 36 misure; tutte le gestioni possono movimentare la singola taglia o l intera numerata. Sono previste apposite tabelle per i colori, i materiali utilizzati, le descrizioni standard e i codici di classificazione delle misure. Il codice articolo è parlante ed è composto da articolo fornitore, codice descrizione generale, materiale, colore e misura. La creazione degli articoli prevede la richiesta unica dei dati anagrafici 1) codice, descrizione, colore,..., la possibilità di creare un intera numerata digitando solo i prezzi e i costi con i relativi sconti e maggiorazioni delle varie misure. 2) In fase di creazione dell articolo è possibile gestire dopo le tabelle delle taglie anche la griglia dei colori. In quest ultima vanno indicati i colori che interessano per l articolo che si sta generando. La generazione delle descrizioni degli articoli potrà avvenire in maniera automatica, manuale o mista (attingendo parte delle descrizioni dalle tabelle dell articolo, colori, materiale ecc). La procedura permette di variare le descrizioni automatiche memorizzate nell anagrafica articoli e quindi di aggiornare tutti i codici articolo collegati alla tabella. È possibile attribuire automaticamente o in maniera manuale il codice a barre EAN 8 o EAN 13. Creazione articolo di magazzino con griglia misure e possibilita di indicare singolarmente il prezzo di vendita ed il costo. Generazione carico di magazzino con movimentazione da griglia misura e possibilità di indicare costi diversi per singola taglia. p03

6 Abbigliamento/Calzature Nella vendita l articolo può essere richiamato tramite codice interno, codice articolo fornitore, descrizione o codice a barre, con possibilità di utilizzare lettori ottici in emulazione di tastiera o con calamaio ed emettere automaticamente gli scontrini per la vendita al dettaglio. Nella gestione di più punti vendita non collegati tra loro via modem è possibile eseguire il trasferimento dei dati via floppy disk. La procedura permette di codificare le sigle meteorologiche da utilizzare nella tabella per giorno/mese e anno delle situazioni meteorologiche in modo da stabilire il tempo per ogni giorno. Tale gestione consente la stampa di statistiche del venduto per mese/tempo. È disponibile un articolato numero di stampe e situazioni inventariali e di controllo dei movimenti e delle giacenze. Tali stampe hanno la caratteristica di esporre in orizzontale tutte le taglie degli articoli: - stampa analitica dei movimenti di carico e scarico con varie combinazioni; - stampa inventario con le stesse funzionalità della gestione standard di Gamma Magazzino; - stampa della situazione delle giacenze per numerata; - stampa della situazione dell ordinato a fornitore per numerata; - stampa dell inventario di magazzino che tiene conto anche dell ordinato a clienti e fornitori; - stampa inventario suddiviso per anno di acquisto del prodotto; l anno di acquisto può essere identificato da uno qualsiasi degli elementi del codice parlante; - stampa del venduto per anno/mese e per anno/mese/giorno; - stampa dell ordinato per numerata; - stampa del sottoscorta (quantità minima da riordinare) per numerata. Interrogazione giacenze con visualizzazione depositi collegati. È possibile inoltre visualizzare e stampare contemporaneamente le giacenze di un intera numerata, estesa a tutti i punti vendita ed a più ditte, per avere una visione in tempo reale della merce disponibile. Menù iniziale stampe inventariali per misura. p04

7 Distribuzione Bevande Magazzino La procedura è stata realizzata per risolvere le problematiche delle aziende distributrici di bevande, delle aziende ortofrutticole con la gestione analitica dei vuoti e delle aziende con gestione del nolo. È possibile indicare più codici pieni associati a un unico vuoto; ad esempio: due tipi di vini con codici articolo e costi diversi che utilizzano lo stesso tipo di vuoto espresso come casse, bottiglie o entrambi. È possibile inoltre interrogare e stampare la storia vuoti: viene eseguito un controllo analitico per tipo vuoto, indicando i fornitori e relative quantità acquistate, i clienti che hanno comprato il prodotto ed hanno un saldo vuoti, i pieni a magazzino. Il tutto viene confrontato con la giacenza vuoti, con segnalazione delle eventuali differenze. Si posssono gestire e stampare: la situazione dei progressivi fiscali dei codici tappi delle acque e dei vini, relativamente ai depositi e alle attività gestite dall utente; i progressivi riga dei registri fiscali; si può infine effettuare stampa di prova e definitiva dei registri fiscali. Alcune utility consentono inoltre: gestione e ricalcolo dei progressivi da movimenti vuoti; azzeramento dei campi dei progressivi vuoti consegnato e reso con il ricalcolo del campo esistenza iniziale; stampa di controllo vuoti resi; annullamento selettivo dei movimenti vuoti e cauzioni. L articolo vuoto può essere gestito come un normale articolo di magazzino: oltre a seguire la gestione vuoti rispetto ai clienti e fornitori, è possibile seguire anche la giacenza di magazzino per ottenere utili situazioni inventariali e controlli incrociati sui vuoti. È possibile impostare cauzioni simboliche e reali differenziate tra clienti e fornitori e applicare anche cauzioni personalizzate per cliente/articolo. La evidenziazione o meno dei dati dei vuoti e dei depositi cauzionali sui vari documenti di vendita è liberamente gestibile dall utente tramite apposite personalizzazioni. Si possono riportare in automatico le cauzioni depositate e restituite in fattura oppure eseguire in tempo reale la movimentazione contabile. La gestione dei prodotti soggetti a nolo prevede il calcolo automatico in fattura dei giorni nolo e delle relative competenze. Anagrafica articoli, dati aggiuntivi della gestione dei vuoti. Un programma specifico di movimentazione vuoti e cauzioni permette di impostare l esistenza iniziale dei clienti o fornitori, il consegnato o il reso. È prevista l imputazione dei vuoti resi direttamente dai documenti di vendita, con possibilità di eseguire il parivuoti e di indicare il tipo di casse e/o bancali utilizzati per prodotti venduti a bottiglie e con esposizione della situazione vuoti in tempo reale sui documenti di vendita. La gestione delle vendite ai privati comprende l emissione dello scontrino fiscale o di altro documento e la stampa dell eventuale buono di consegna. Si può effettuare l interrogazione e la stampa della situazione progressivi vuoti dei clienti e fornitori, con possibilità di valorizzare a cauzione simbolica o a quella reale; inoltre viene esposta la situazione finanziaria del cliente o fornitore considerando il valore di tutte le cauzioni depositate, il valore di tutti i vuoti e calcolando quindi il residuo. Movimentazione situazione vuoti per cliente, con indicazione dell esistenza iniziale, consegnato e reso progressivo. p05

8 Prodotti Ortofrutticoli Magazzino e Fatturazione Il modulo risolve le problematiche delle ditte del settore ortofrutticolo e comprende sia la gestione della vendita per conto di terzi, sia la vendita diretta. La procedura prevede inoltre la stampa del conto vendita che contiene, raggruppati per ogni fornitore, gli articoli venduti, le quantità, il prezzo medio, con il conteggio delle provvigioni e le spese sostenute dal concessionario. Il fornitore emetterà una fattura al netto di tali importi. È disponibile, infine, una stampa di controllo per evidenziare, per ogni fornitore-articolo, la quantità consegnata e venduta, il prezzo medio di vendita con il relativo saldo quantità e i riferimenti delle bolle di carico dei fornitori. Il programma permette una gestione completa dell attività attraverso una totale integrazione con gli altri moduli della procedura Gamma, in particolare con il verticale dei vuoti, per una gestione particolareggiata ed analitica degli stessi. In primo luogo occorre definire la tabella degli imballi per permettere il calcolo automatico della tara. Si deve indicare pertanto, per ogni articolo, il relativo imballo di default e, nell anagrafica imballo, la tipologia di calcolo (imballo a pezzi, a peso, in questo caso il peso unitario ecc). La gestione parte dal carico della merce che il fornitore consegna al concessionario (se le vendite avvengono con questa modalità); successivamente, durante la vendita, opzionalmente per ogni prodotto viene richiesto: peso lordo, tara, peso netto, tipo di casse e codice fornitore a cui la merce ceduta fa riferimento. Nell emissione dei documenti di vendita è possibile effettuare, sia a quantità che a valore, la richiesta delle casse consegnate al cliente e delle casse restituite. Con il collegamento al modulo vuoti si può ottenere sia il saldo effettivo a quantità, tenendo conto dei residui precedenti, sia il calcolo automatico della cauzione. Gestione vendita con richiesta del numero di partita, del fornitore e calcolo automatico peso netto. È possibile indicare in quali documenti vanno richieste, nel corpo, le informazioni relative al tipo di casse consegnate ed il fornitore della merce venduta e in quali documenti vanno specificate, nel piede, le casse rese dal cliente. Gestione casse consegnate e rese con valorizzazione delle stesse. p06

9 Caseifici Magazzino, Fatturazione e Autofatturazione. La procedura è stata realizzata per risolvere le problematiche delle aziende che operano nel settore caseario. Permette una gestione completa dell attività grazie sia all elevato numero di funzionalità del prodotto (che vanno dalla gestione qualificata delle quote latte, alla produzione specifica per i caseifici), sia alla totale integrazione con gli altri moduli della procedura Gamma, ed in particolare con i moduli di gestione Autofatturazione e Tentata Vendita. Se si vuole gestire la fatturazione passiva (autofatture o fatture pro-forma) dei prodotti acquistati occorre il modulo di Autofatturazione. La procedura Caseifici contiene inoltre un programma che consente l intestazione delle schede beni ceduti XH. Ciò al fine di garantire una maggiore completezza ed evitare che debba essere gestito necesariamente il verticale Tentata Vendita. La procedura considera gli aspetti gestionali e normativi connessi alla gestione delle quote latte (Regolamento CEE 3950/92) e seguenti alla raccolta del latte, con la possibilità di memorizzare e rielaborare i dati di una qualsiasi campagna. Per ogni campagna vengono impostati i dati necessari alle quote latte quali il tenore di grasso, la ritenuta CEE, il coefficiente di adeguamento dei grassi, il codice acquirente, il codice dichiarante, ecc. Per ogni fornitore di latte, inoltre, vanno dettagliati i dati della raccolta e gli altri elementi necessari (variazioni di quota, di denominazione, acquisti di aziende, fideiussioni per prelievo, ecc). Gestione informazioni aggiuntive anagrafica fornitori per procedura caseifici. Si può gestire il giro di raccolta latte tramite apposita procedura di inserimento dell ordine che viene utilizzato dal raccoglitore. È possibile inoltre, variare, annullare e ricostruire i giri in automatico. Il verticale include anche un programma di stampa dei fornitori associati al giro di raccolta latte in ordine di raccoglitore e giro, permettendo di ottenere un tabulato su cui trascrivere i risultati dell analisi. Gestione eventi nell anagrafica fornitori per compilazione automatica L1 e registri legge 3950/92 p07

10 Caseifici Alla conferma del movimento latte viene creato automaticamente un documento di acquisto nel programma di autofatturazione, generando tante righe quante sono le variazioni di prezzo nel corso del mese per il totale delle quantità acquistate. Successivamente è possibile stampare sia le autofatture che le fatture proforma con registrazione automatica in contabilità (nel caso delle fatture proforma è necessaria, però, la preventiva assegnazione del numero di fattura da parte del fornitore). Il programma di stampa delle tessere dei fornitori è completamente personalizzabile con il gestore delle stampe. Sono disponibili due stampe: una di controllo, con possibilità di selezionare solo i fornitori senza tessera o solo quelli con tessera, ed una su modulo prefincato. Il programma di stampa per l esecuzione delle disposizioni contenute nella legge 468/92 e seguenti consente, in particolare: la stampa riepilogativa delle quote latte, del registro mensile previsto dalla Legge 468, del partitario delle quote, delle autocertificazioni per cambio acquirente. Si può usare il programma di stampa delle tessere in ordine di fornitore, in alternativa al precedente, qualora non si voglia utilizzare il giro di raccolta latte. Con il programma di stampa del totale delle bolle in preimpegno si ottiene il totale della quantità da produrre analiticamente per ogni articolo. Intestazione e stampa schede tentata vendita se non è gestita la relativa procedura. È possibile stampare i tabulati in bianco su cui annotare la raccolta fatta presso i produttori. La stampa di controllo evidenzia i prospetti con le quantità, in modo da verificare la correttezza delle imputazioni effettuate nella gestione movimenti del latte; è possibile eseguire la stampa in forma quindicinale o giornaliera. La stampa della distinta di raccolta giornaliera sostituisce, ai fini fiscali, la bolla di accompagnamento. Il programma di stampa importi da pagare ai fornitori indica il totale da pagare al fornitore e i suoi dati fiscali. Definizione giri raccolta latte per raccoglitore, articolo e fornitore. Con la gestione movimenti acquisto latte è possibile imputare le quantità giornalmente o con un unico dato mensile. La procedura consente l adozione contemporanea di quattro prezzi diversi nel corso di un mese. Durante l inserimento dei movimenti di acquisto vengono visualizzati i dati delle quote latte, del totale conferito e della differenza tra le due quantità, in modo da segnalare immediatamente eventuali esuberi di quota. Inserimento di una tessera di raccolta latte. p08

11 Caseifici È possibile stampare il registro dei primi acquirenti, degli acquisti di latte e derivati effettuati da fornitori diversi dai produttori di latte (Caseifici e aziende di commercio). I dati vengono inseriti con le normali procedure di movimentazione di magazzino o con la procedura apposita dei movimenti del latte. Attraverso specifiche funzioni è possibile eseguire a video la compilazione automatica del modello L1 e del riepilogativo. Il programma è dotato inoltre di numerose procedure di controllo, segnalazioni ed automatismi per evitare anomalie nella compilazione dei modelli L1. Al tempo stesso sono previste diverse stampe (dal modello L1 per l AGEA alle stampe di controllo in bianco). Efficaci utility completano i programmi della procedura, quali: azzeramento numero di tessera raccolta latte su anagrafica fornitori; inserimento semplice e veloce delle analisi del latte; annullamento automatico dei movimenti delle campagne vecchie; attivazione automatica nuova campagna prelevando le informazioni utili dalla campagna precedente. Il programma permette di gestire i prodotti correlati; in pratica, si dà la possibilità di acquisire ordini clienti analitici per i vari articoli, ed emettere documenti di vendita riepilogativi per prodotto. Esempio: il cliente ordina bocconcini, trecce, ciliegine, ecc; l ordine alla produzione viene elaborato analiticamente per prodotto, mentre il documento di vendita può essere emesso raggruppando uno o più articoli con uno stesso codice, ad esempio sotto la dicitura Fior di latte, scamorze ecc. Per ogni prodotto si può indicare il codice da utilizzare sui documenti di vendita. Menù iniziale gestione L1 e L1 riepilogativo Sono disponibili, infine, le funzioni di raccolta telefonica degli ordini dei clienti e di stampe per la produzione (dati da inviare al casaro, allo spedizioniere, all addetto all imballaggio). Menù principale stampa registri Quote latte. p09

12 Tentata Vendita Magazzino e Fatturazione La procedura consente di automatizzare le varie modalità di gestione della tentata vendita e in particolare: - Emissione di bolle o fatture accompagnatorie attraverso terminalini; - Gestione tramite le schede di consegna XH. Per la prima modalità, è previsto il collegamento con specifiche versioni di terminale e di software, delle 3 principali aziende operanti nel settore. In particolare è possibile il colloquio con i terminalini: - INTERMEC/NORAND - INFOS - ABB Il verticale tentata vendita permette una gestione completa dell attività attraverso una totale integrazione con gli altri moduli della procedura Gamma ed in particolare con la gestione Caseifici e Autofatturazione. In tal modo viene assicurata una soluzione ottimale delle problematiche del settore. L utente dovrà definire i giri di visita che debbono effettuare gli agenti ossia la sequenza con cui i clienti saranno visitati nel corso di un periodo finito. Nell anagrafica cliente si possono indicare eventuali informazioni sugli orari di apertura, chiusura e consegna dei negozi. Il giro può essere unico per tutti gli agenti, unico ma diverso per ogni agente, oppure differenziato per visita (ogni agente avrà più giri diversi). I giri possono essere variati, annullati o ricostruiti tramite procedure automatiche. Dati aggiuntivi clienti per gestione tentata vendita con modalità di cessione attivata sia con scheda XH che con documento di consegna. E possibile associare gli agenti con gli articoli vendibili nell ambito di ogni giro, allo scopo di permettere l estrazione selettiva dell anagrafica articoli. Un apposita procedura di estrazione dati è predisposta per consentire l emissione dei documenti sui terminalini. In generale vengono estratti i seguenti elementi: il giro del trasportatore, le anagrafiche, i saldi per ogni cliente o l estratto conto, l anagrafica articolo con i vari prezzi di listino, i listini personalizzati, le bolle XE di carico del mezzo e le numerazioni da utilizzare. Definizione composizione giri di consegna merce per trasportatore, con visualizzazione analitica dei dati di apertura del cliente selezionato. p10

13 Tentata Vendita Analogamente, è attivabile una procedura di importazione delle operazioni effettuate dagli agenti sui terminalini della gestione tentata vendita. Il programma effettua la creazione del documento di vendita emesso dall agente sul terminalino. Contestualmente alla creazione delle bolle, in caso di acconti o incassi differiti, provvede ad aggiornare l estratto conto e la scheda cliente di contabilità. Il verticale comprende poi una serie di elaborazioni e stampe di controllo dei movimenti delle schede: scheda quantità consegnata e importi riscossi su carta lettura facilitata, scheda quantità caricata da deposito (automezzo agente) per avere un controllo durante la vendita ecc. Si può produrre inoltre, una stampa dell invenduto dell agente con raffronto fra il carico e le vendite, in modo da evidenziare l invenduto, che deve corrispondere alla giacenza dell automezzo dell agente. È possibile gestire in automatico il reintegro dell automezzo dell agente. Ciò significa che il programma elaborerà le giacenze del deposito (agente) e l operatore dovrà solamente indicare le quantità da aggiungere all invenduto per emettere la nuova bolla di carico XE all agente. Se gestite le schede di consegna XH, si può eseguire l intestazione delle stesse da consegnare ai clienti. Le stampe delle schede sono personalizzabili con la procedura Fmecamp; sono disponibili sia su modulo sia su carta bianca per controllare se sono state stampate le schede a tutti i clienti ed il numero di schede ad essi associato. La memorizzazione dei movimenti provenienti da schede XH viene operata da un programma dedicato che, in automatico, propone i clienti di un agente, nell ordine in cui sono stati codificati nel giro. Per ogni cliente è possibile indicare gli articoli movimentati con proposta automatica del prezzo e sconti ed eventuali somme riscosse. Registrazione dei movimenti da schede di vendita XH con proposta automatica dei clienti nell ordine con i quali sono stati indicati nella codifica del giro. La rielaborazione delle schede può avvenire anche in un secondo momento con apposita procedura, al fine di modificare i prezzi e la scontistica precedentemente memorizzati. Sono previste due modalità di variazione: 1) automatica, in funzione delle priorità prezzi e sconti previsti; 2) manuale, con cui l utente modifica il primo articolo venduto ad un cliente ed in automatico, i prezzi dello stesso articolo e dello stesso cliente vengono adeguati per tutto il periodo di indagine. Emissione di bolla XE o documento di trasporto per carico automezzo, con possibilità di reintegro della merce venduta. p11

14 Cash Flow Gestione vendita e/o Gestione amministrativa Il programma permette di gestire i flussi di cassa previsionali considerando i saldi contabili dei flussi finanziari (cassa e banche), lo scadenzario attivo e passivo, gli ordini clienti e fornitori nonchè elementi gestibili manualmente quali salari e stipendi, contributi, imposte e tasse ed altri valori non reperibili automaticamente dalla procedura. Ad esse si aggiungono le stampe anagrafiche di: conti finanziari, anagrafica voci (descrizione schede e descrizione delle voci delle schede), importi schede manuali, importi clienti manuali, importi fornitori manuali. Con apposita utility è possibile variare le scadenze manuali dei clienti e dei fornitori da portafoglio effetti. Il programma si presenta utile quando i flussi di cassa potrebbero essere falsati da alcune scadenze, inizialmente previste tra gli importi manuali (tipicamente scadenze ripetitive), e poi inserite nel flusso delle operazioni normali. In tal caso infatti, le stesse scadenze risultano presenti anche in portafoglio. Il verticale è totalmente integrato con gli altri moduli della procedura Gamma in modo da garantire una risoluzione ottimale delle problematiche aziendali. Per una gestione efficace, vanno impostati una serie di parametri: i gg. valuta per gli effetti non presentati, la percentuale di insoluti media per le varie tipologie di pagamento/riscossioni, la data o il periodo di fatturazione delle bolle, in modo da avere un flusso attendibile sulle scadenze che verranno generate, ecc. È necessario inoltre codificare le tabelle dei conti finanziari (ossia i conti del P.d.C. coinvolti nella gestione del Cash flow) e le tabelle delle schede e delle voci che saranno poi utilizzate per la definizione delle scadenze manuali. Le schede manuali raccolgono le uscite e le entrate correlate a costi e ricavi fissi, i cui importi sono determinabili a priori in modo abbastanza preciso. Riepilogo scadenze partite aperte raggruppate per data. Nelle voci manuali si fanno confluire tutte le operazioni contabili, per le quali la registrazione avviene dopo l effettiva uscita di cassa e che, di conseguenza, non verrebbero inserite nel flusso (salari, IVA, Assicurazioni, bolli, ecc.). In tali voci si riportano anche i ricavi e i costi ricorrenti, certi o previsionali, dei quali verrà emessa o ricevuta fattura, e per i quali andranno impostati i valori sulla gestione importi clienti/fornitori manuali. In base a tali impostazioni è possibile elaborare a video i flussi di cassa, sia per giorno che per giorno/voce, con gli importi provenienti da: Clienti - ricevute bancarie - portafoglio, clienti - tratte - portafoglio, fornitori - schede manuali, fornitori - ricevute - ordini ecc. Sono disponibili anche stampe di diverse situazioni di Cash Flow, utilizzando vari livelli di analiticità (per giorno, per giorno e voce, per giorno, voce e singolo movimento). Chiusura automatica partite aperte per residui. p12

15 Assistenza Software House Magazzino e Fatturazione La procedura consente di gestire in automatico la problematica legata agli abbonamenti, contratti di assistenza e garanzie delle società che commercializzano prodotti hardware e software. Il programma garantisce una gestione completa dell attività attraverso una totale integrazione con gli altri moduli della procedura Gamma al fine di consentire una risoluzione ottimale delle problematiche del settore. Anche per le fatture soggette ad assistenza è presente lo storico; ad esso si accede solo per consultazioni o manutenzioni particolari, o se si vuole gestire le fatture per le quali non esiste il relativo contratto di assistenza. Per i prodotti che non hanno un contratto di assistenza stipulato al momento della vendita, periodicamente possono essere generate le proposte di assistenza, con relativa stampa su moduli personalizzabili. Anche per le proposte di assistenza è attivabile lo storico per consultazioni e manutenzioni o, se si vogliono gestire per proposte in essere non create. Nella codifica degli articoli di magazzino, oltre alle normali informazioni, vengono richiesti alcuni dati aggiuntivi utilizzati dal modulo. Tra i dati aggiuntivi vengono riportati: il tipo prodotto (Hw - Sw - Altro), se soggetto ad abbonamento, i vari importi e la relativa percentuale, il sistema operativo, formato dei floppies, mesi di garanzia, percentuale di provvigione, modulo e software, ecc. Un apposito programma permette di gestire i diversi tipi di movimenti relativi all assistenza; in pratica vengono schedati i vari passaggi che interessano un prodotto hardware o software durante l iter dei rapporti con il cliente. In particolare, il verticale comprende: - Gli ordini dei prodotti soggetti ad assistenza - Le fatture emesse per rilevare i prodotti in garanzia - Le proposte di assistenza per i prodotti con garanzia prossima a scadenza - I contratti di assistenza in essere - I prodotti fuori assistenza - Le informazioni varie inerenti i contratti. Gestione testata contratto di abbonamento con ricerca agente da finestra di inquiry. Nella gestione degli ordini, viene richiesto se l intero ordine è soggetto ad assistenza, se il contratto di abbonamento è stato stipulato contestualmente alla vendita, nonchè la garanzia concordata e l installatore. È previsto, inoltre, lo storico degli ordini soggetti ad assistenza, per consultazioni o manutenzioni particolari. Alla consegna dei prodotti vengono memorizzati gli estremi della bolla e fattura; se esiste già un contratto di assistenza vengono attivate le date di decorrenza; in caso di consegne parziali, l abbonamento viene sdoppiato in automatico. Menù principale stampe di controllo abbonamenti. p13

16 Assistenza Software House Tali proposte possono diventare abbonamenti effettivi o proposte non accettate (fuori assistenza). I movimenti degli abbonamenti possono essere inseriti manualmente, oppure mediante la trasformazione automatica delle proposte in abbonamenti, o infine, duplicando i contratti di vendita. Quanto detto vale anche per le proposte non accettate. Il programma permette di eseguire diverse tipologie di stampe di controllo sui dati degli abbonamenti, contabili e di magazzino: - Stampa brogliaccio delle proposte di abbonamento - Stampa brogliaccio degli abbonamenti in essere - Stampa brogliaccio dei prodotti fuori assistenza - Stampa brogliaccio degli ordini soggetti ad assistenza - Stampa brogliaccio delle fatture soggette ad assistenza - Stampa per ogni cliente, con il raffronto tra l importo di abbonamento effettivo e quello teorico in modo da ottenere utili indicazioni sui clienti che hanno scostamenti rilevanti e attivarsi conseguentemente per gli opportuni adeguamenti - Stampa delle note particolari dei clienti in assistenza - Stampa in ordine di codice o di codice parlante dei dati degli articoli per assistenza - Stampa per area e zona della situazione delle installazioni in ordine di procedura e totale - Stampa statistica per area/zona o categoria/sottocategoria dove viene evidenziato il numero di clienti, l importo totale abbonamenti e l importo totale fatturato - Scheda cliente full information. Ha un utilizzo estremamente interessante perché, in funzione dei dati che si selezionano per la stampa, può essere utilizzata da tutti i reparti dell azienda per avere una visione totale del cliente per qualsiasi uso - Stampa situazione ordini sintetica per nominativo: presenta un riassunto degli ordini con l'evidenziazione dello stato software e hardware (ordine da installare, installazione aperta, installazione chiusa) - Stampa clienti per nominativo: si tratta in sostanza di un riepilogo dei clienti, ordinati per installatore di riferimento - Stampa redditività ordini: permette di determinare la redditività degli ordini, evidenziando le ore di avviamento disponibili, le ore utilizzate e le ore di avviamento/intervento totali collegate all'ordine - Stampa piano di abbonamento mensile, attraverso la quale è possibile l'individuazione del piano di abbonamento ovvero dello sviluppo della fatturazione dei contratti nel periodo considerato. La stampa può essere effettuata per singolo cliente, per totali, per cliente/articolo - Stampa prodotti in assistenza per codici parlanti. La scelta genera una stampa ordinata per articolo/cliente con totalizzazione a rottura articolo e rottura codice parlante. La stampa può riferirsi solamente ai contratti, a tutta l'assistenza (contratti, garanzie, proposte) - Inserimento articoli su assistenza. Il comando permette l'introduzione di un articolo su tutti i contratti rientranti nel limite imputato, con possibilità di sostituzione nel caso di articolo esistente e con possibilità di modificare manualmente il prezzo e le quantità da inserire - Mensilizzazione ordini. Viene prodotta una stampa mensilizzata degli ordini clienti, ordinata per anno/agente/categoria, con l'indicazione dell'ordinato/consegnato/residuo Il verticale include inoltre, la stampa della lista di approntamento per concessionari e utenti finali delle spedizioni dei programmi, la stampa delle etichette con gli indirizzi dei clienti in assistenza e la stampa dell elenco dei nominativi con inserimento manuale del codice per le spedizioni tramite Raccomandate con le PP.TT. o per altro uso. Gestione licenze e chiavi di attivazione per cliente, sistema operativo e procedura. Menu di visualizzazione dati statistici per interventi e telefonate clienti. p14

17 Assistenza Software House Oltre a ciò, il programma permette di inserire delle note per ogni cliente da utilizzare per la gestione assistenza, suddivise in: note generali, oggetti personalizzati per il cliente, maschere personalizzate per il cliente, menu interni dei programmi personalizzati, comandi di lancio del cliente. È possibile eseguire la stampa delle licenze d uso e delle chiavi di attivazione dei programmi da richiedere/disattivare e/o la generazione del file se non si vuole utilizzare la stampa su carta. La selezione può comprendere tutti i clienti in assistenza, solo quelli senza licenza, solo quelli con licenze oppure solo quelli con matricole disattivate. In ultima istanza, il verticale offre delle stampe per il controllo di qualità. In fase di stampa dell'ordine è possibile produrre una scheda tecnica evidenziante la data di collaudo, la data di installazione ed il tipo di impianto installato presso il cliente. È attiva una gestione completa delle telefonate, interventi e riscossioni, in modo da memorizzare, variare, annullare e stampare, con varie opzioni e limiti, i movimenti delle telefonate con l indicazione dei riferimenti utili quali: il tipo della telefonata, il motivo, la procedura, la descrizione della telefonata, il flag di telefonata da richiamare, ecc. Per gli interventi, come per le telefonate, è possibile memorizzare: tempo, costo, importo, procedura, data apertura, data chiusura, nome di riferimento, prodotto, note, ecc.. Si può provvedere inoltre alla fatturazione degli interventi, indicando negli stessi la distinta degli articoli utilizzati. Sono previste interrogazioni relative alla situazione delle telefonate e degli interventi per: cliente, giorno/procedura, mese/procedura, ad imbuto per cliente/procedura, ad imbuto per procedura, ad imbuto per nominativo, partitario per data, partitario per cliente/data. Visualizzazione statistiche delle telefonate per giorno e procedura. Una serie di interessanti utility completano la procedura, quali: variazione automatica dei codici articolo a causa di cambio di sistema operativo con variazione dei prodotti software; adeguamento automatico degli abbonamenti al valore dell indice ISTAT inserito; interrogazione a video degli abbonamenti totali che si fattureranno in un anno o degli importi effettivamente fatturati; variazione automatica su tutti i movimenti e schede di assistenza del codice cliente; stampa di anomalie relative ai contratti (assenza della data di decorrenza, contratto da non fatturare, ecc.); inserimento della data di scadenza o della data di decorrenza; annullamento automatico di una fatturazione; generazione delle note di credito da una fatturazione di assistenza; raggruppamento dei contratti per un unico cliente, riordino degli articoli all'interno del contratto. Situazione sintetica abbonamenti in essere suddivisi per anno e tipologia di servizio. p15

18 Scadenze, Lotti e Serial Number Magazzino e Fatturazione Scadenze. La procedura permette di gestire i prodotti soggetti a scadenze. Per ogni articolo sarà possibile indicare se il prodotto è soggetto a scadenza e, in caso affermativo, durante il carico della merce, occorre specificare, analiticamente per ogni operazione, il dettaglio della quantità per ogni scadenza. In variazione degli stessi movimenti è possibile eseguire la ricerca per: data, articolo, scadenza, cliente/fornitore. Nei movimenti di vendita è possibile generare i movimenti delle scadenze. Lo scarico potrà essere eseguito in automatico (e in questo caso verranno utilizzate le scadenze più vecchie), o manualmente (l operatore dovrà selezionare le scadenze da utilizzare). La procedura permette inoltre di interrogare e stampare le situazioni dei progressivi, partitari e movimenti per articolo, cliente, fornitore, data scadenza, data movimenti. Nei documenti di vendita quali bolle e fatture, per ogni articolo venduto è possibile stampare anche il dettaglio delle scadenze/quantità. Lotti. La procedura permette di gestire i prodotti suddivisi in lotti specificando analiticamente per articolo se è soggetto alla gestione stessa. In caso positivo, durante il carico della merce bisogna indicare uno o più lotti con la relativa quantità. Carico merce da fornitore e movimentazione contestuale per ogni articolo dei lotti e scadenze. Analogamente, per ogni movimento nei documenti di vendita, viene richiesto il dettaglio dei lotti venduti con la relativa quantità. Gli stessi dati vanno specificati se è attiva la procedura ordini, durante l evasione. Il dettaglio lotto/quantità può essere esposto in stampa sui documenti di vendita e sugli ordini. Sono previste, inoltre, interrogazioni e stampe relative alle situazioni dei progressivi, partitari e movimenti per articolo, cliente, fornitore, lotto, data movimenti, deposito. Carico merce da fornitore e movimentazione contestuale per ogni articolo dei serial-number. p16

19 Scadenze, Lotti e Serial Number Per lo stesso articolo è possibile gestire contemporaneamente anche le scadenze dei prodotti, con totale integrazione delle funzionalità. In questo caso i movimenti verranno scomposti con una movimentazione di tipo Articolo/lotto/scadenza. La gestione dei lotti è integrata con la gestione della merce impegnata: la procedura potrà impegnare ossia riservare, esattamente la quantità di uno o più lotti ad uno specifico cliente. Tale quantità, anche se non consegnata, non sarà pertanto disponibile alla vendita. Questa funzione trova un diffuso utilizzo nella vendita di materiale edile (pavimenti, piastrelle) dove il lotto rappresenta il singolo tono. Serial Number. La gestione è applicabile per i prodotti per i quali ogni unità è identificata da un Serial Number o Matricola ed interessa seguire i movimenti di entrata ed uscita non solo per codice articolo ma anche per singolo Serial Number. Per ogni articolo viene richiesto se è soggetto alla gestione dei serial number. Indicando S durante il carico di magazzino per l articolo stesso, vengono richiesti tanti serial number quante sono le quantità movimentate. Nello scarico è possibile indicare manualmente i serial number oppure, tramite una finestra, vengono visualizzati tutti i serial number ancora in giacenza e, con un tasto, si selezionano quelli da scaricare. Analogamente, se attiva la procedura ordini, durante l evasione, per ogni rigo e per la quantità evasa, viene richiesto il dettaglio dei serial number movimentati. Tale dettaglio può essere esposto in stampa sui documenti stessi ( vendita e ordini). Interrogazione progressivi lotti per articolo, con selezione limiti per codice deposito. La procedura permette inoltre di interrogare e stampare situazioni serial number in ordine di articolo, serial number, data di carico, data di scarico, cliente, fornitore. Visualizzazione movimenti serial number con dettaglio per ogni matricola degli elementi identificativi del carico e dello scarico. p17

20 Assistenza Caldaie Magazzino e Fatturazione Il programma permette di gestire gli interventi e i contratti di assistenza delle caldaie per il riscaldamento domestico e usi affini. E integrato con gli altri moduli della procedura Gamma in modo da rendere possibile una risoluzione ottimale delle problematiche del settore. La procedura prevede in primo luogo la codifica delle tabelle anagrafiche dei dipendenti (ovvero dei tecnici che effettuano gli interventi di manutenzione sugli apparecchi) e quelle degli installatori (cioé degli addetti alla realizzazione degli impianti). La stampa rubrica analitica clienti in assistenza genera un elenco clienti con l aggiunta dei dati specifici quali: la matricola dell impianto, e se è stata effettuata o meno la manutenzione. La stampa foglio di lavoro ha lo scopo di effettuare la stampa di un foglio di lavoro ad uso del tecnico che esegue l intervento presso il cliente. Sul foglio vengono visualizzati i dati anagrafici del cliente e dell apparecchio che necessita dell intervento, nonché una sintesi degli ultimi interventi effettuati. Una utility consente il rinnovo del contratto di assistenza in automatico, per clienti il cui contratto scade, in un determinato periodo richiesto. Il rinnovo consiste nel memorizzare sul cliente la nuova data di inizio assistenza e il numero di interventi previsto, e nell azzeramento del numero degli interventi eseguito e l importo dell assistenza pagato. Il programma gestisce un anagrafica clienti indipendente da quella generale, nella quale sono memorizzati anche i dati degli apparecchi installati presso il cliente: modello impianto, matricola, provenienza, conformità, durata garanzia, installatore, tecnico assistenza, estremi dell abbonamento, interventi effettuati, importi pagati, ecc.. Tra le operazioni eseguibili vi è la registrazione degli interventi di manutenzione sugli impianti installati presso il cliente. Vengono riportati tutti gli estremi dell intervento, gli importi pagati a titolo di manodopera, manutenzione, riparazione; sono richiesti fino a quattro articoli per intervento (che rappresentano i pezzi di ricambio utilizzati) e, se previsto, vengono generati i relativi movimenti di magazzino. Il programma permette la gestione completa delle proposte di abbonamento ai clienti selezionati con l apposita richiesta di limiti. Viene utilizzata una stampa standard valorizzata da una serie di richieste. Tali valori vengono poi memorizzati nella scheda anagrafica del cliente. Scheda identificativa cliente - modello caldaia e gestione elementi contrattuali. La stampa situazione redditività interventi espone un elenco dettagliato degli interventi eseguiti per un cliente, aggiungendo anche i dati significativi della garanzia e dell assistenza. Per ogni intervento, oltre ai dati identificativi, viene valutata la redditività dello stesso per quanto riguarda i pezzi di ricambio e viene evidenziato l importo non ancora saldato. La stampa rubrica clienti elabora l elenco clienti con l opzione se distinguere o meno i diversi apparecchi installati o se stampare solo quelli in assistenza. Si può stampare, inoltre, l eventuale importo sospeso con possibilità di escludere i clienti che non hanno sospesi. Registrazione intervento tecnico con utilizzo parti di magazzino movimentate ed aggiornate contestualmente alla conferma del documento. p18

21 Contributo Conai Magazzino/Fatturazione/Gestione articolo KIT La procedura esegue la stampa dei 4 moduli più importanti (fra le decine previste dal CONAI): Il modulo si rivolge a tutte le aziende che sono assoggettate al pagamento del contributo e quindi alle formalità prescritte dal CONAI (Consorzio Nazionale Imballaggio). - La dichiarazione mensile (Modello CONAI 6.1) - La dichiarazione importazioni (Modello 6.2) - La dichiarazione per esenzione (Modello 6.3) - La dichiarazione esenzione a fornitori e CONAI (Modello 6.5). Come utilità di stampa è prevista la possibilità di poter ottenere un tabulato con l indicazione dei documenti originali, utilizzabile per eseguire controlli. Il programma permette una gestione completa dell attività, attraverso una totale integrazione con gli altri moduli della procedura Gamma volti ad una risoluzione ottimale delle problematiche del settore. In primo luogo, sull anagrafica del cliente occorre aggiungere le informazioni specifiche relative all assoggettamento dello stesso al contributo CONAI. Così, per ogni cliente si deve indicare la tipologia di contributo da calcolare (per intero, con plafond, esonerato, per specifici articoli). Al tempo stesso, è possibile gestire automaticamente variazioni di stato al variare del periodo (ad es. modifiche nelle percentuali di plafond). È previsto infatti, per ogni cliente l inserimento di più valori di un qualsiasi elemento. Per ogni articolo occorrerà indicare se è soggetto, non soggetto o, addirittura, se è l articolo che identifica il contributo (l addebito CONAI avviene infatti mediante degli articoli fittizi che identificano il contributo). Negli articoli CONAI bisogna precisare la classe, il tipo di imballo e il contributo, espresso sia in tonnellate che in chilogrammi. Viene inoltre richiesto, per ogni articolo, se il calcolo in fattura dovrà essere sviluppato in chilogrammi o in tonnellate. Menù stampe contributo CONAI Nella composizione dei KIT, che per questa gestione sono obbligatori, bisogna adottare come padre l articolo soggetto a CONAI e come figlio l articolo che identifica il contributo. Nella quantità sarà necessario indicare il peso per unità di prodotto di contributo da pagare. Nella emissione degli ordini e nei documenti di vendita, se si movimenta un articolo soggetto a CONAI verrà generata in automatico una riga ulteriore con l indicazione del contributo CONAI da pagare per quella riga. Nella fatturazione riepilogativa sarà possibile stampare il contributo CONAI sia per singolo articolo sia con riepilogo a fine documento (come previsto dal regolamento del CONAI). Gestione di un articolo KIT per calcolo contributo CONAI p19

22 Presidi Sanitari Magazzino e Fatturazione La procedura risolve le problematiche della commercializzazione di prodotti soggetti a presidi sanitari (veleni, prodotti chimici, ecc.). Permette una gestione completa dell attività attraverso una totale integrazione con gli altri moduli della procedura Gamma, assicurando una risoluzione ottimale delle problematiche del settore. Gestione completa di stampe quali: - stampa modulo acquisti presidi sanitari, sia di prova che definitiva; - stampa registro dei presidi sanitari; - stampa dichiarazione annuale di vendita da inviare al Ministero delle Sanità, sia su modulo LASER o PDF che su carta bianca; la stampa può avvenire sia con esposizione analitica dei movimenti, sia raggruppandoli per cliente; - stampa di controllo con elaborazione dei movimenti soggetti a presidi sanitari ed evidenzazioni di eventuali errori. In primo luogo, occorre aggiungere ulteriori informazioni sull anagrafica cliente, (tipo cliente, numero tesserino di autorizzazione all acquisto, data autorizzazione, ente concedente, ecc.). Altri dati devono essere indicati nell anagrafica articoli con riferimento alla classe di prodotto per i presidi sanitari e al produttore del presidio. La procedura esegue la stampa dell allegato 2 dei presidi sanitari qualora venga venduto almeno un prodotto Molto tossico Tossico Nocivo Irritante Non pericoloso Infiammabile Per evitare che questa particolare tipologia di articoli venga venduto, anche a clienti cui la legge non consente l acquisto, è attivo un sistema di controllo per accertare che: - Il cliente deve essere in possesso del patentino rilasciato dall ASL - Il patentino non sia scaduto. Gestione informazioni aggiuntive clienti per gestione presidi sanitari. La stampa dell allegato 2 può avvenire integrandolo al documento di vendita sia con un modulo a parte. Nella movimentazione di magazzino, o si può aggiungere, eliminare o variare il numero dell allegato 2 da riportare nel registro dei presidi sanitari. Resta ferma la possibilità di utilizzo delle altre funzionalità della procedura. Gestione informazioni aggiuntive anagrafica articoli per gestione presidi sanitari. p20