PROGETTO PER l INFORMATIZZAZIONE E L AUTOMAZIONE DELLA GESTIONE FARMACI NEI REPARTI OSPEDALIERI

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1 Premessa PROGETTO PER l INFORMATIZZAZIONE E L AUTOMAZIONE DELLA GESTIONE FARMACI NEI REPARTI OSPEDALIERI Nel processo di graduale informatizzazione di tutti gli ambiti applicativi aziendali uno degli elementi più delicati, e tuttavia ancora scoperti in quasi tutte le realtà sanitarie, è il ciclo della erogazione delle terapie farmacologiche ai pazienti ricoverati. Sembra incredibile che ancora oggi, accanto ad esperienze di altissima specializzazione informatica (p. es. le ricostruzioni tridimensionali effettuate da TAC e risonanza magnetica), persista l assoluta assenza o, quantomeno, risulti limitato l impiego dei supporti informatici nella gestione della cura dei pazienti nei reparti. Queste lacune hanno comportato e comportano errori nella somministrazioni dei farmaci talvolta anche letali (sono assurti agli onori delle cronache recentemente i casi del decesso di un bambino per una iniezione di una soluzione errata e di un anziano per un clistere a base di acido) in quantità stimate, secondo la bibliografia scientifica, in almeno un 4% dei casi. Con il presente progetto l ULSS n. 5 Ovest Vicentino ha voluto colmare una lacuna di informatizzazione nei reparti ospedalieri e contemporaneamente adottare un meccanismo in grado di sincronizzare due importanti cicli aziendali attualmente completamente sfasati: - il ciclo della logistica del farmaco (ordine da reparto alla farmacia, consegna in reparto, conservazione nell armadio di reparto, prelievo per la preparazione del carrello); - il ciclo della prescrizione/somministrazione in reparto (il medico prescrive una terapia farmacologia, l infermiere somministra i farmaci prescritti e chiude il ciclo con il check della avvenuta somministrazione). Le immediate conseguenze sono state da un lato l annullamento del rischio clinico nella erogazione delle terapie farmacologiche, dall altro la netta riduzione delle scorte conservate nell armadio di reparto ed i farmaci scartati per scadenza del periodo di validità SITUAZIONE PRECEDENTE. Prima dell installazione del sistema BUSTERSPID tutte le operazioni connesse con la gestione delle fasi di carico e scarico delle confezioni farmaceutiche erano interamente svolte manualmente con l impiego della documentazione cartacea (ad eccezione degli ordini alla farmacia inseriti tramite una apposita procedura informatica). Il personale responsabile della farmacia di reparto svolgeva le seguenti operazioni manuali e ripetitive: calcolo del fabbisogno farmaceutico; compilazione della richiesta di ripristino settimanale (tramite terminale); compilazione delle richieste di ripristino urgenti infra-settimanali (tramite terminale); controllo della merce alla ricezione e confronto con ordinato; carico dell armadio; controllo delle scorte; calcolo del fabbisogno orario/giornaliero; registrazione dei consumi mensili; prelievo dall armadio dei farmaci necessari alla somministrazione delle terapie; 1 di 13

2 controllo delle scadenze; E ciò comportava delle inefficienze e criticità quali: tempo dedicato alle attività amministrative (controllo scorte, controllo scadenze) l incertezza sulle giacenze di magazzino; difficoltà nel mantenere delle scorte adeguate al reale consumo farmaceutico; l impossibilità di registrare le attività connesse con la gestione delle terapie; la possibilità di furto del materiale farmaceutico; difficoltà nella compilazione di statistiche attendibili; maggiore possibilità di errore nella fase di somministrazione dei farmaci. Il sistema BUSTERSPID ha reso quasi completamente automatiche tali procedure con significativi vantaggi in termini di risparmio di ore lavorative, di accuratezza nella generazione degli ordini di approvvigionamento, di drastica riduzione delle scorte e di sicurezza generale dell intero processo. SITUAZIONE ATTUALE. Nel reparto di Medicina di Arzignano è stata realizzata una rete locale Wireless per garantire la copertura in tutte le stanza poi, il , è stato installato il sistema, denominato BUSTERSPID, composto dai seguenti componenti: un distributore elettromeccanico in grado di conservare fino a 700 confezioni farmaceutiche di diverso formato e dotato di un interfaccia utente di facile utilizzo con monitor touch-screen; un PC server collegato in rete locale ai personal computer del reparto, al distributore automatico e, tramite rete Wireless, ai tablet PC. 4 Tablet PC collegati in rete wireless alla rete dati aziendale, due per il personale medico utilizzati per l inserimento delle terapie nel corso del giro visite e due per il personale infermieristico utilizzati per la somministrazione dei farmaci prescritti dalla terapia, direttamente al letto del paziente e per il check. software gestionale, denominato Software TGR, per la gestione informatizzata delle schede terapia dei pazienti costituito da un modulo hardware (penne ottiche) e software di identificazione sicura pazienteterapia-farmaco. Il sistema è in grado di gestire tutto il fabbisogno della sezione Medicina I del reparto di Medicina di Arzignano, pari a 25 posti letto, ma la sperimentazione ha verificato che è sufficiente a soddisfare le esigenze anche del seconda sezione Medicina II, per un totale di 48 posti letto complessivi. FUNZIONAMENTO DEL SISTEMA Il sistema garantisce la razionalizzazione delle risorse e Aspetto esteriore dell armadio distributore automatico Esempio di impiego del Tablet PC da parte del medico 2 di 13

3 pemette di gestire informaticamente tutte le attività di prescrizione, somministrazione approvvigionamento e conservazione dei farmaci in reparto, garantendo una maggiore sicurezza e la completa tracciabilità delle attività svolte. Inoltre gestisce le anagrafiche dei pazienti e le relative terapie con la possibilità di impostare dei profili terapeutici personalizzati. A differenza di altre analoghe sperimentazioni in corso, basate sulla erogazione della singola dose, il sistema manipola confezioni intere ma è in grado di gestisce logicamente la singola dose (compresse, gocce, applicazioni ecc.). In qualsiasi momento il sistema conosce puntualmente la reale consistenza della giacenze nell armadio automatico e con una certa precisione le quantità presenti sui carrelli delle terapie del reparto (dove rimangono presenti le confezioni parzialmente utilizzate) inoltre è a conoscenza dell effettivo fabbisogno espresso in singole dosi per ciascun paziente. Un ulteriore elemento caratterizzante il progetto è che i processi logici avvengono effettuando le normali attività di reparto (p.es. il prelievo manuale di una confezione per una somministrazione estemporanea genera una movimento di scarico che aggiorna la consistenza sia dell armadio che del carrello, e di conseguenza anche l eventuale riordino alla farmacia). Prescrizione Il medico tramite un Tablet PC può prescrivere e modificare le terapie direttamente presso il letto del paziente aggiornando in tempo reale le schede terapeutiche e le schede di somministrazione dei farmaci. L interfaccia utente amichevole e facilmente utilizzabile con lo stilo fornito in dotazione con il Tablet PC rende l operatività molto simile a quella che si ha con l uso di una normale penna. Il medico già nella fase della prescrizione può verificare la disponibilità dei farmaci all interno del distributore (in reparto) e nel magazzino dell ospedale o dell azienda, indifferentemente dal loro nome commerciale, principio attivo o classe terapeutica. Il sistema consente inoltre di verificare se il farmaco prescritto è presente nel prontuario farmaceutico dell azienda oppure se necessita di particolare richieste motivate. Inoltre il medico può compiere delle ricerche su prodotti simili o affini, inoltre può esaminare immediatamente le indicazioni, la posologia e le controindicazioni. Lo stesso Tablet PC è attualmente impiegato al capezzale del paziente per visualizzare l esito degli esami di laboratorio e prescriverne di nuovi. Inoltre, non appena l azienda avrà avviato il nuovo Sistema Informatico Ospedaliero, attualmente in fase di acquisizione, i medici potranno prendere visione dell intera cartella clinica informatica comprese le immagini ivi contenute (Radiologiche, anatomopatologiche, endoscopiche) ed i tracciati elettrocardiografici. Somministrazione Al termine del giro di controllo dei pazienti, da parte dei medici, il sistema ha la conoscenza del reale fabbisogno di farmaci che saranno consumati nella giornata e nei giorni seguenti, quindi stamperà l aggiornamento del foglio terapia. All inizio del giro di somministrazione l infermiere ordina all armadio, identificandosi con il proprio utente e password, l erogazione dei farmaci necessari e questo automaticamente presenta sulla rastrelliera di alimentazione solo i farmaci necessari per la somministrazione delle terapie tenendo conto delle quantità già presenti sul carrello (sotto forma di confezioni parzialmente utilizzate). Un secondo modulo software assiste gli operatori nel corso delle operazioni di somministrazione presentando in modo chiaro ed efficace le terapie da somministrare in ordine cronologico, raggruppate per tipo di terapia o ordinate per ubicazione: stanza/letto. 3 di 13

4 Con un terzo modulo di identificazione sicura terapia-paziente-farmaco, gli operatori sanitari possono garantire l assoluta corrispondenza tra i farmaci prescritti e quelli effettivamente somministrati, con l impiego di un lettore di codici a barre che mette in relazione univoca il paziente con il farmaco prescritto e quello effettivamente somministrato. L infermiere, all atto della somministrazione, passa la penna ottica sul braccialetto identificativo, consegnato al paziente al momento del ricovero, e poi sui farmaci che sta somministrando. In caso di mancata corrispondenza tra il farmaco rilevato, il paziente a cui è destinato oppure dell ora di somministrazione, il sistema ne avvisa immediatamente l operatore. In questo modo si ottiene la tracciatura completa delle attività svolte in reparto garantendo una maggiore serenità operativa ed una tutela nei confronti del paziente e di medici ed infermieri. Gestione magazzino di reparto ed ordini alla farmacia Il sistema informatico gestisce in maniera autonoma e completamente automatica il magazzino di reparto, evitando le gravose e ripetitive attività di conteggio delle confezioni presenti ed il controllo della scadenze dei farmaci. L armadio distributore automatico è accessibile solamente tramite due passaggi controllati: - una rastrelliera di alimentazione e distribuzione multipla; - una bocchetta per lo scarico veloce di una singola confezione. L interno dell armadio è accessibile solo agli tecnici del fornitore per la normale manutenzione e, in caso di emergenza (guasto o blocco della macchina o assenza prolungata di corrente) Il carico dell armadio viene fatto esclusivamente tramite una rastrelliera normalmente ptrotetta da una portiera a comando elettrico che può essere aperta solo dopo l autenticazione dell operatore. I farmaci da caricare vengono riposti uno alla volta su appositi vassoi di plastica di misura standard con il dorso, riportante il codice a barre, rivolto verso l altro. Una volta riempita la rastrelliera con le confezioni da caricare l operatore chiude la portiera e comanda al sistema l avvio delle operazioni di caricamento. Ogni confezione viene raccolta dal braccio mobile, portata sotto uno scanner ottico che legge il codice a barre e poi riposta nella scaffalatura interna. Nel magazzino di reparto sono presenti solo ed esclusivamente i farmaci necessari per la preparazione delle terapie in essere e quelli necessari a garantire il livello minimo per le somministrazioni urgenti, oltre a una piccola scorta di garanzia predefinibile dagli operatori. Prima che l infermiere inizi il giro di somministrazione digita il proprio codice utente sul pannello dell armadio e questo in pochi minuti posiziona i farmaci necessari a Posizionamento confezioni sui vassoietti di caricamento Posizionamento dei vassoi nella rastrelliera completare la dotazione del carrello, tenuto conto delle somministrazioni da effettuare e delle confezioni parziali presenti sul carrello stesso, sulla rastrelliera. Al termine viene sbloccata la porta e l infermiere può prelevare i farmaci e riporli sul carrello. 4 di 13

5 Il sistema dispone della esatta conoscenza delle quantità conservate all interno dell armadio distributore automatico ed il fabbisogno di farmaci nei giorni seguenti, pertanto è in grado di stabilire con precisione il quantitativo di farmaci da ordinare alla farmacia, giorno per giorno o con frequenza inferiore. All arrivo dei farmaci in reparto il sistema, grazie alla lettura ottica del codice a barre riportato sulle confezioni, stabilisce automaticamente la corrispondenza tra ordinato ed effettivamente consegnato dando segnalazione al personale preposto di eventuali incongruenze o errori. E attualmente in fase di studio l interfacciamento con il sistema informatico del magazzino per far si che gli ordini generati dal sistema BUSTERSPID possano automaticamente passare in carico al sistema del magazzino. In questo modo la caposala potrà prendere visione di quanto richiesto dal sistema, apportare eventuali modifiche infine autorizzare l inoltro alla farmacia dell ordine. Il fianco sinistro dell armadio aperto. A sinistra si notano i ripiani di deposito delle confezioni Altre funzioni Il sistema attraverso speciali funzioni di analisi può mettere in relazione i farmaci inseriti in terapia con quelli presenti nel distributore aiutando gli operatori per modificare le terapie pur garantendo l efficacia delle medesime. In questo modo è possibile ridurre il numero di specialità farmaceutiche presenti in reparto e, di conseguenza i livelli delle scorte, evitando l impiego di farmaci con nomi commerciali diversi ma con lo stesso principio attivo o con medesimo codice terapeutico. Il sistema informatico è in grado di gestire in modo sicuro anche i farmaci stupefacenti riposti nella cassaforte del reparto e gli eventuali farmaci di ampio consumo (antibiotici ecc.) conservati al di fuori del medesimo. Per evitare lo scarto di farmaci scaduti sono presenti alcune funzioni che verificano automaticamente la presenza, nei singoli armadi distributori, di farmaci fermi (non prescritti o non utilizzati) da più di un determinato periodo o in eccesso rispetto al fabbisogno reale. In tal caso è possibile rendere alla farmacia i farmaci in eccesso E allo studio l integrazione con le procedure contabili di tipo analitico per poter effettuare analisi per centri di costo dei consumi e dei costi. 5 di 13

6 VANTAGGI Il principale vantaggio del sistema è la riduzione o l annullamento del rischio clinico legato alla gestione delle terapie farmacologiche, anche a discapito di un leggero aggravio delle attività degli operatori sanitari che sono obbligati a registrare per ogni attività di somministrazione svolta sui pazienti. Inoltre, la corretta pianificazione dei consumi attuata dal sistema, grazie alle prescrizioni informatizzate, consente di preparare automaticamente e con precisione i carrelli-terapia, delegando al sistema l onere di calcolare le dosi da prelevare dall armadio distributore, e quindi di ridurre i tragitti camera-farmacia di reparto per prelevare i farmaci finiti o dimenticati nell armadio. Il secondo aspetto positivo è la sincronizzazione dei cicli legati alla gestione dei farmaci, in precedenza menzionati, ed il conseguente abbattimento delle scorte in reparto e degli oneri finanziari connessi. Inoltre, in questo modo, il controllo e la contabilizzazione delle giacenze nei reparti è sotto controllo in tempo reale (a differenza della situazione attuale). Da uno studio interno condotto sui consumi di reparto e sulla riduzione delle giacenze riscontrata nei primi tre messi del presente anno in relazione all analogo periodo del 2004, il tasso di rotazione delle scorte nel magazzino di reparto è passato da 3-4 (rotazioni all anno) del 2004 a ca del 2005 con un beneficio immediato sul bilancio finanziario per l ente. Da alcune stime prudenziali emerge che il costo d acquisto dell armadio distributore automatico viene ammortizzato in meno di un anno di attività. Tutta modulistica prestampata compilata a mano nel reparto è stata sostituita dalle stampe su carta bianca effettuata dal sistema, chiara, intelligibile e che non da adito ad errori di interpretazione o di lettura. In particolare l impiego del software sul Tablet PC consente ai medici di identificare con precisione il farmaco da somministrare selezionandolo dal prontuario ufficiale dell azienda (o da quello nazionale) e di comunicarlo senza possibilità di errori agli infermieri (per il tramite del sistema informatico). La facilità dell utilizzo e la tracciabilità delle attività consente l avvicendamento del personale in tutte le fasi del processo riducendo e semplificando le attività di passaggio delle consegne tra gli operatori e garantendo nel contempo la massima sicurezza e qualità della cura nei confronti dei pazienti. 6 di 13

7 La tracciabilità dell impiego dei farmaci in associazione alle informazioni anagrafiche e della cartella clinica consentiranno ai farmacisti di controllare il corretto impiego dei farmaci, di suggerire l impiego di farmaci diversi ma contenenti lo stesso principio attivo, di controllare l efficacia delle cure prescritte. Ciò consentirà inoltre di ridurre drasticamente le acquisizioni di farmaci, non in prontuario, in regime di urgenza; Il sistema inoltre traccia tutte le attività effettuate dagli operatori (inserimento e modifica di prescrizioni, sostituzioni di farmaci, somministrazioni) e questo garantisce la massima trasparenza delle attività e la tutela la professionalità degli operatori medesimi, infatti, in caso di errore si potrebbero accertare immediatamente le responsabilità. In secondo luogo la tracciatura puntuale delle attività consente di effettuare analisi dettagliate sulla qualità e sui costi della cura, studi comparativi sul tipo di terapia erogata per una medesima patologia, ecc.; SVILUPPI FUTURI Il sistema, fino ad ora, è stato impiegato con successo esclusivamente nelle case di riposo in virtù della tipologia di terapie in uso, stabili e conservative. Per la prima volta è stato sperimentato in maniera estesa in un reparto ampio e complesso come la Medicina, un ambiente dove la brevità dei ricoveri e la estrema variabilità delle cure somministrate ai pazienti e rendono più difficoltoso l impiego del sistema. L azienda ULSS n. 5 sta attualmente elaborando un progetto di replicazione del sistema a tutti i reparti ospedalieri e distrettuali ove i livelli di consumi e di scorte in reparto sono consistenti. Inoltre, a tale scopo, il fornitore sta sviluppando il software per l utilizzo in gruppo degli armadi distributori di un unico plesso allo scopo di gestirli in modo integrato e sinergico. Ciò dovrebbe consentire una gestione ancora più flessibile delle scorte garantendo comunque a tutti i reparti che i farmaci di uso raro o saltuario siano comunque presenti in almeno uno degli armadi distributori della medesima sede. Inoltre il medesimo progetto intende anche analizzare la convenienza economica del rifornimento dei reparti con frequenza quotidiana o addirittura bi-giornaliera (l ordine emesso entro le ore 11:00 del mattino dovrebbe essere evaso entro le 16 del pomeriggio), oggi è bisettimanale e con tempo almeno di un giorno per il rifornimento, eventualmente delegando ad un gestore esterno specializzato le attività logistiche (ricezione merce dai fornitori, stoccaggio, preparazione dei cesti e consegna rapida dei medesimi ai reparti). Infine si ricorda che Ministero della Salute ha emanato delle disposizioni, con il decreto , volte ad ottenere la completa tracciabilità dei farmaci somministrati ai pazienti. Le medesime norme prevedono che i farmaci vengano dotati di una codifica diversa completata con il numero di serie in grado di identificare univocamente ciascuna confezione. Nel momento in cui tale disposizione sarà recepita dai produttori farmaceutici, il sistema BUSTERSPID potrà leggere il codice a barre riportato su ciascuna confezione e conoscere anche la precisa data di scadenza del farmaco caricato. Inoltre anche la somministrazione, grazie della lettura ottica della etichetta sulla confezione, consentirà di adempiere pienamente ai dettami del decreto, senza dover apportare modifiche al sistema attuale. E in fase di predisposizione anche una completa integrazione del sistema BUSTERSPID con il sistema informatico del magazzino in uso presso la ULSS n. 5 allo scopo di inoltrare automaticamente gli ordini emessi dal sistema con minimo intervento manuale. 7 di 13

8 ESEMPI DI FUNZIONI INTEGRATE ALLEGATO 1) Il medico, già nella fase di prescrizione, può verificare la disponibilità dei farmaci nel magazzino centrale, indifferentemente dal loro nome commerciale o principio attivo: E anche possibile verificare se il farmaco prescritto è presente nel Prontuario Farmaceutico di riferimento, se il farmaco prescritto necessita di richieste particolari (Richiesta motivata, Albumina, Farmaco raro o costoso, ecc) 8 di 13

9 E possibile verificare sono presenti nell armadio distributore farmaci fermi (non utilizzati da più di un determinato periodo di tempo o in eccesso rispetto al fabbisogno reale). I farmacisti dell ospedale, operando da qualunque postazione abilitata, possono verificare le terapie prescritte ai pazienti (dosi, tipo di farmaco ecc) ed effettuare sostituzioni di farmaci prescritti ma non disponibili con farmaci equivalenti presenti in magazzino. Lanciare funzioni di verifica automatica dei nomi commerciali, dei principi attivi e dei codici ATC, al fine di ridurre ulteriormente la proliferazione delle specialità utilizzate: 9 di 13

10 ALLEGATO 2) CARATTERISTICHE TECNICHE E FUNZIONALI DEL SISTEMA 4.1 HARDWARE La componente Hardware del Sistema BUSTERSPID è costituita da uno speciale armadio farmacia automatico che utilizza uno speciale braccio robotizzato per la movimentazione delle confezioni farmaceutiche al suo interno. Caratteristiche principali: Altezza 220 cm Larghezza 147 cm Profondità 77 cm Capienza circa 750 confezioni farmaceutiche Tempi di carico: 1 confezione ogni 12 secondi pari a 300 confezioni l ora Tempi di scarico: 1 confezione ogni 10 secondi pari a 360 confezioni l ora Il riconoscimento dei farmaci avviene tramite lettura automatica dei codici a barre per mezzo di una sofisticata telecamera. Le informazioni ottenute dalla lettura del codice a barre consentono di estrarre migliaia di informazioni contenute nei data-base gestiti dal software. Il sistema è dotato di un monitor touch-screen con interfaccia simile a quella di un bancomat che permette all utente di effettuare tutte le operazioni di prelievo e di carico. Il sistema è dotato di alimentazione di emergenza autonoma, tele-assistenza e modalità ridondanti di salvataggio di tutti i dati. L erogazione dei farmaci è garantita da un doppio sistema di espulsione e viene impedito l uso improprio dei farmaci. 4.2 SOFTWARE Uno speciale software, estremamente amichevole ed intuitivo, permette la gestione completa delle terapie attraverso piani di somministrazione personalizzati. 10 di 13

11 La gestione dei farmaci risulta ottimizzata in relazione all effettivo fabbisogno terapeutico. Il Sistema BUSTERSPID è in grado di generare automaticamente le richieste periodiche ed urgenti di ripristino dei prodotti farmaceutici necessari, eliminando tutte le attività correlate alla generazione dell ordine. Operazioni completamente automatiche assicurano la consegna dei farmaci necessari alla preparazione delle terapie giornaliere sulla base di precisi calcoli riferiti alle singole dosi. A posteriori è possibile effettuare delle analisi precise dei consumi reali (per tipo di farmaco, per reparto, per centro di costo, per paziente ecc) grazie a speciali funzioni che elaborano i dati storici: Tutte le operazioni effettuate dagli utenti possono essere ricostruite anche a distanza di anni, garantendone così la completa tracciabilità secondo la logica della qualità totale: 11 di 13

12 Sicurezza delle operazioni Grazie al modulo di identificazione sicura terapia-paziente-farmaco è possibile garantire l assoluta corrispondenza tra i farmaci prescritti e quelli somministrati. Il personale viene quindi sollevato dai rischi di errore nella somministrazione delle terapie. La semplicità di utilizzo permette inoltre la rotazione e l interscambio degli operatori in tutte le fasi del processo: Il pannello di controllo delle somministrazioni in procinto di superare il termine previsto 12 di 13

13 Le schede terapia, in virtù della loro chiarezza, contribuiscono alla precisione delle operazioni: 13 di 13