IMPOSTAZIONI SCANSIONE DOCUMENTI ED UPLOAD IN PROCEDURA SEAC. Attività CAF

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1 IMPOSTAZIONI SCANSIONE DOCUMENTI ED UPLOAD IN PROCEDURA SEAC Attività CAF 00 N COPIA CONTROLLATA NON CONTROLLATA SI DISTRIBUITO A Ufficio Qualità 31/03/2015 IN DATA Rev.* Data Causale Redazione Verifica Approvazione 00 28/01/2015 Emissione nuovo documento RdF e RGQ RdF e RGQ DG Pagina 1 di 16

2 INDICE 1. GENERALITÀ 2. SCOPO 3. MODALITA OPERATIVE Pagina 2 di 16

3 1. Generalità La fase preliminare di qualsivoglia elaborazione dei documenti fiscali (UNICO, 730) consiste nella acquisizione digitale (scansione) degli stessi per il successivo trasferimento in procedura SEAC, in un formato idoneo alle elaborazioni successive. La scansione rappresenta, pertanto, una fase particolarmente delicata per la quale si rende necessario un ragguaglio: si rammenta che le impostazioni di scansione incideranno in maniera determinante sulle dimensioni del/i files prodotti: se eccessive, comporteranno tempi di trasferimento in procedura lunghi con rischi di blocco; per contro, dimensioni piccole saranno spesso indicative di scarsa qualità dei documenti acquisiti, al punto di comprometterne la leggibilità e possibilità di utilizzo nelle elaborazioni successive. 2. Scopo Garantire la compatibilità fra le scansioni dei documenti fiscali (730, unico) effettuate e la procedura SEAC, assicurandone parallelamente la qualità necessaria alle successive fasi di elaborazione. 3. Modalità operative Un buon compromesso per ottenere files ben leggibili e nel contempo di dimensioni non eccessive si ottiene impostando i parametri come a seguire: - Risoluzione: 150 dpi (dpi=punti per pollice) - Colore: disattivato - Formato file: pdf/jpeg A seguire sono illustrate le modalità per mezzo delle quali eseguire le suddette impostazioni sulle attrezzature in dotazione all Associazione: - Multifunzione Lexmark (Stampante/Scanner/Fotocopiatrice) - Scanner AVISION Al fine di semplificare l insieme di operazioni da svolgere, l intera sequenza è stata rappresentata attraverso immagini. Pagina 3 di 16

4 1. Multifunzione Lexmark Si tratta di una attrezzatura la cui operatività non è subordinata ad allaccio con un personal computer, potendo così operare determinate funzioni (scansione, copia di documenti) in completa autonomia. Le operazioni Premere, sullo schermo il tasto menù (Figura 1) Premere Figura 1 Pagina 4 di 16

5 Nella schermata successiva scorrere le frecce verticali fino alla comparsa del menù impostazioni. (Figura 2) Premere Figura 2 Pagina 5 di 16

6 Scorrere ancora le frecce verticali di destra fino a visualizzare il Menù unità flash (selezionare) (Figura 3) Premere Figura 3 Pagina 6 di 16

7 Nella schermata successiva selezionare Impostazioni Scansione (Figura 4) Premere Figura 4 Pagina 7 di 16

8 Scorrere quindi le frecce verticali fino a visualizzare l opzione Profondità bit di scansione : impostare il rispettivo valore, agendo sulle frecce di scorrimento, da 8 Bit ad 1 Bit ; salvare le impostazioni premendo il tasto verde Inoltra (Figura 5). ATTENZIONE: LE IMPOSTAZIONI SALVATE DIVENGONO PERMANENTI. RIPETERE IL CICLO REIMPOSTANDO IL VALORE AD 8 BIT PER RIPRISTINARE LO STATO INIZIALE. Figura 5 Pagina 8 di 16

9 Accedere nuovamente al menù principale (tasto home, ), ed impostare (fig.6): Risoluzione: 150 dpi, facendo uso dei tasti freccia; Colore: disattivato; invia come: pdf Assicurarsi che nel riquadro dimensioni originali sia riportato il Rilevamento automatico delle dimensioni. Inserire nel campo Nome File il cognome del contribuente. Figura 6 E ora possibile procedere all acquisizione del documento. Pagina 9 di 16

10 2. Scanner Avision; Si tratta di uno scanner non di tipo piano che può quindi acquisire più documenti in una sola volta o documenti multipagina. A differenza della stampante multifunzione, il funzionamento di Avision è subordinato al collegamento con un personal computer. Al fine di procedere all attivazione dello scanner occorre eseguire il programma Avizion Capture tool (figura 7) Figura 7 Pagina 10 di 16

11 Attivato il programma, apparirà la videata come in figura 8. Impostare nel campo File Format, scorrendo il menù a tendina, il valore M_PDF (pdf multipagina) e fare click sul pulsante Setup (Figura 8); Figura 8 Pagina 11 di 16

12 Nella finestra di dialogo che appare, premere il pulsante Impostazioni Predefinite ed impostare la Risoluzione (dpi) al valore 150 mediante il relativo menù a tendina. Fare click sul pulsante OK per salvare le impostazioni. Figura 9 E ora possibile procedere all acquisizione del documento con il tasto SCAN. Sia nel caso di utilizzo di scanner multifunzione Lexmark sia nel caso di Avision, assicurarsi che ciascun documento scansionato per l inserimento in procedura SEAC non superi 50 pagine; in caso contrario, suddividere il documento in più files pdf nominati sempre utilizzando il cognome dell utente con un numero progressivo finale (i.e. rossi1, rossi2.) Pagina 12 di 16

13 Caricamento in procedura SEAC (Da eseguire a fronte di completo inserimento della dichiarazione) Richiamare, dal menù dichiarazioni, la dichiarazione cui si desideri allegare i documenti precedentemente scansionati. Fare click sul pulsante Archiviazione (Figura 10). Figura 10 Click sul pulsante a forma di cartella nel riquadro Cartella file già scannerizzati (Figura 11) Figura 11 Pagina 13 di 16

14 Apparirà un menù a tendina richiedente dove reperire i files (figura 12): Nel caso di importazione da Multifunzione, inserire nella porta USB l unità di memoria (chiavetta) in cui sono presenti i files stessi e selezionarli per l importazione (doppio click sulla lettera identificativa assegnata dal PC, ad esempio D: o E:). Importazione da Avision: nel caso in cui si desideri importare documenti scansionati mediante Avision (i.e. Lexmark) inserire nella porta USB l unità di memoria (chiavetta) in cui sono presenti gli stessi. Figura 12 Pagina 14 di 16

15 Selezionare i documenti da importare in procedura e fare click sul pulsante Apri (Figura 13) Figura 13 Pagina 15 di 16

16 Qualora tutti i passaggi siano stati eseguiti in maniera corretta, i files selezionati appariranno nella lista dei documenti pronti per l archiviazione (fig. 14). Fare click sul pulsante Elabora File ed attendere l esito dell archiviazione. Nel corso del presente passaggio, non è possibile utilizzare il programma. Figura 14 Pagina 16 di 16