OMNIA MAGAZINE. Digitale, a cosa serve? TCM La nuova frontiera del Transactional Content Mangement. pagine. Quale ECM per la mia azienda.

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1 OMNIA MAGAZINE Going up ECM e nuove opportunità di crescita Quale ECM per la mia azienda 4 CASI DI SUCCESSO Le 3 diverse tipologie di sistema ECM TCM La nuova frontiera del Transactional Content Mangement Speciale ECM 38 pagine guida completa Digitale, a cosa serve? Le funzioni ed i vantaggi dei sistemi di gestione documentale

2 Indice 12 TCM - ECM in azione Le caratteristiche di un sistema di Transactional Content Management. Articoli 14 Basi ECM Cosa possiamo fare con un sistema ECM - tutte le funzioni principali. 22 Storie di Successo 4 casi di applicazione di un sistema di Enterprise Content Management. 4 Going up Nuove opportunità di crescita con l Enterprise Content Management, da dove partire? 6 Il Consiglio Come muovere i primi passi per la selezione di un sistema ECM adatto all azienda. 8 Vantaggi Quali sono i principali vantaggi di un sistema di Gestione Documentale? 11 3 Tipi di ECM Scopriamo insieme le 3 principali tipologie di software per la gestione dei documenti aziendali. 23 Documenti in un Click Il sistema per la ricerca in real time dei documenti aziendali. Omnia Magazine No. 16 Anno 2 SENIOR EDITOR Niccolò Francini, Alessio De Luca TESTI Giulia Corsi GRAPHIC DESIGN Eleonora Zucconi, Vincenzo Milone RESPONSABILE AREA ECM Francesco Corti, Area Omnia Gestione Documentale AREA FINANZA E CONTROLLO Stefano Bonuccelli EDIZIONE edizione elettronica a distribuzione limitata 2013 Omnia Group. Tutti i diritti riservati. 26 Nuove Certezze Sempre sicuri su quale sia l ultima versione dei documenti più importanti. 36 Testimonial Cosa pensano le aziende che hanno già implementato un sistema ECM. 2 Guida ECM Omnia Magazine

3 24 Basso Valore? Automatizza le funzioni manuali e ripetitive dell azienda con l ECM. Benvenuto Vogliamo regalarti un edizione speciale del nostro Magazine dedicata al mondo ECM. 30 Leggi e Normative Una delle funzioni più utili dell Enterprise Content Management, la gestione della conformità legale dei documenti aziendali. giorni difficili per il mercato Italiano. La maggior parte delle organizzazioni soffre di problemi comuni: mancanza di competitività, costi crescenti, personale impiegato in mansioni ripetitive a basso valore aggiunto, obblighi normativi sempre più confusi e pressanti, difficoltà nel trovare soluzioni reali per aumentare l efficienza aziendale. Il mondo dell ECM (Enterprise Content Management) in Italia non ha ancora portato i benefici che possiamo osservare nel resto del mondo. Grazie ad OnBase ed alle centinaia di casi studio prodotti dal software statunitense leader Gartner nella Gestione dei Contenuti Transazionali, possiamo scoprire insieme alcuni di questi scenari. Buona lettura! 34 Paper-less Office nel futuro? Lavorare senza carta è possibile? Tempo e spazio come indicatori fondamentali della rivoluzione digitale. 37 Contatti Richiedi una consulenza gratuita inserendo il tuo codice personale. Francesco Persiano CEO Omnia Group Omnia Magazine Guida ECM 3

4 Market Strategy Going up CRESCITA Sei qui perchè vuoi conoscere le tue opportunità. Sai di avere un problema di efficienza (relativo ad un reparto specifico o a livello aziendale), e potresti aver bisogno di una soluzione di Enterprise Content Management. Forse però non sai ancora quale soluzione scegliere, come implementarla, cosa è un sistema ECM e cosa può fare per te. OnBase OnBase è il prodotto leader del mercato ECM transazionale, con casi di successo in oltre 50 paesi. Scopri di più su ECM: Nuove opportunità di crescita? Difficile capire da dove partire. Scopriamolo insieme! 4 Guida ECM Omnia Magazine

5 Domande, domande, domande... Lo sappiamo, lo sappiamo. Il mondo ECM è disorientante, talvolta perfino scoraggiante. E tu devi prendere la decisione giusta. ECM Dov è finito quel contratto? GESTIONE Troppe versioni dei documenti importanti? Continua confusione fra utenti per trovare un documento? Come impiegare il personale? PERSONALE Tanti dipendenti occupati in attività a basso valore aggiunto? Possiamo automatizzare queste attività? Sono in regola con la normativa? NORMATIVE Seguire gli adempimenti normativi è sempre più difficle. Siamo sicuri di non aver commesso errori? Sommersi dalla carta? E normale, se non utilizziamo i vantaggi tecnologici della dematerializzazione. (Quale) Sistema ECM? ECM La nostra Guida ti accompagna dalle basi, attraverso le diverse tipologie di ECM, fino ai benefici che derivano dall implementazione della soluzione strategica più adatta alla tua azienda. Passo per passo, scopriamo tutti i benefici che l ECM può portare ai processi aziendali più complessi, con un risparmio di tempo e di costi, ed un miglioramento dell efficienza dei reparti. Omnia Magazine Guida ECM 5

6 Bon Voyage Parto! Sì, ma da dove? Niente paura, alcuni consigli per iniziare la scelta del sistema ECM. Il concetto fondamentale da capire per evitare il panico da scelta ECM riguarda il fatto che l Enterprise Content Management è un sistema che cresce insieme all azienda. Via via che l impresa cresce, una soluzione ECM impostata correttamente Una scelta che evolve e cresce nel tempo risponde ai nuovi bisogni con nuove funzionalità. Il problema che stai cercando di affrontare deve guidarti nella scelta della soluzione software più indicata. Pensa ai problemi della tua azienda e poi trova la soluzione che si adatta a quelle esigenze, e non viceversa. Nessuna soluzione funziona per tutti. Parti sempre dalle fondamenta, calcola il tuo ROI, e da lì comincia ad espanderti. 6 Guida ECM Omnia Magazine

7 Insider knowledge Conosci il tuo Business Quali attività della tua Azienda vorresti automatizzare? Quali vantaggi vuoi ottenere dal sistema ECM? PROGETTO A seconda delle tue necessità e delle caratteristiche della tua azienda, potresti avere bisogno di sistemi ECM molto diversi fra loro. Pianifica il tuo progetto ECM attentamente, definisci con cura gli obiettivi prima di passare alla selezione del software. Come procedere nella scelta del sistema ECM Il Consiglio su come muoversi: PIANO Pianifica attentamente le attività aziendali che vorresti automatizzare. RICERCA Confronta i diversi sistemi presenti sul mercato e seleziona quelli che rispondono alle tue esigenze. AZIONE Richiedi una demo dei diversi prodotti per vedere in azione le loro caratteristiche e poter fare un vero confronto. CONTROLLO Controlla le referenze del fornitore: da quanti anni si occupa di Gestione Documentale? Ha esperienza specializzata nel settore? Omnia Magazine Guida ECM 7

8 Vantaggi ECM per tutti I vantaggi dei sistemi ECM riguardano qualsiasi tipologia di azienda, in quasiasi mercato si trovi. Personale più Produttivo PRODUTTIVITA Quando il personale lavora su attività più strategiche, tutta la produttività dell azienda cresce, ed il ROI delle singole attività aziendali migliora sensibilmente in tutte le aree. Aumento di Efficienza EFFICIENZA Condivisione, revisione, approvazione dei documenti diventano processi semplici e veloci, a prova di errore, da qualsiasi browser web o mobile. Risparmio di Tempo TEMPO Un sistema ECM abbatte le perdite di tempo legate alla ricerca dei documenti e delle informazioni aziendali, oltre a risolvere problemi di collaborazione fra aree aziendali. Risparmio sui Costi COSTI Eliminazione delle attività manuali e ripetitive a basso valore aggiunto: impiega il personale in funzioni strategiche come customer care, ricerca e sviluppo, promozione dell azienda a nuovi clienti. L azienda digitale BUSINESS Il passaggio dalla carta alle informazioni digitali non è una semplice novità tecnologica, ma uno dei più grandi passi avanti nella gestione delle aziende moderne. 8 Guida ECM Omnia Magazine

9 Expert advice I vantaggi ECM I maggiori vantaggi di un sistema di Enterprise Content Management secondo gli esperti Omnia Group Abbattimento dei Costi FRANCESCO PERSIANO CEO Omnia Group - Automazione ECM significa prima di tutto un risparmio di costi ed una possibilità concreta di riqualificazione del personale. Efficienza Commerciale NICCOLO FRANCINI Direttore Commerciale Omnia Group - Il vantaggio è avere sempre l ultima versione di offerte e documenti commerciali, disponibili ovunque, anche su Mobile. Collaborazione FRANCESCO CORTI Responsabile Area ECM Omnia Group - Collaborare, condividere, scambiarsi informazioni fra gruppi di lavoro diversi: questo è ECM. Sicurezza Finanziaria STEFANO BONUCCELLI CFO Omnia Group - La cosa più importante è la sicurezza che ogni obbligo normativo legato ai documenti fiscali e HR sia sempre stato assolto. Omnia Magazine Guida ECM 9

10 ECM 3.0 Dalla Carta al Digitale Prima di OnBase, praticamente ogni parte dei nostri processi di sottoscrizione era cartacea. Marti Latimner, Manager, Grinell Mutual Business Process Il Transactional Content Management trasforma in digitale ed automatizza tutti i tuoi processi di business, senza cambiarli. Costruire il futuro I sistemi ECM non sono tutti uguali. La tecnologia ha attraversato diverse fasi. Il futuro è già qui, e si chiama ECM transazionale. R ipartiamo dall inizio. Enterprise Content Management (ECM) è un termine relativamente generico e può significare molte cose diverse. Nel tuo viaggio nel mondo dell ECM, incontrerai diversi fornitori di software che usano tutti le stesse parole ed affermano che i loro prodotti fanno tutti le stesse cose... 3 Tipi Diversi di ECM La verità è che nessun software può fare tutto. Per questo è estremamente importante sapere quale tipo di content management Le nuove frontiere dell ECM ci basano su WorkFlow ed Automazione. potrà risolvere al meglio il tuo problema. Hai bisogno di Web, Collaborative o Transactional Content Management? 10 Guida ECM Omnia Magazine

11 La scelta La raccolta di contenuti web e la collaborazione sono le prime fasi che hanno portato all ECM Transazionale. A Brief History 3 Tipi di ECM Web, Collaborative o Transactional Content Management: di cosa ha veramente bisogno la tua azienda? Problemi diversi richiedono soluzioni diverse. Capire cosa vogliamo ottenere nella nostra azienda con l implementazione di una soluzione di Enterprise Content Management è probabilmente il più grande passo per trovare sia il giusto software che il giusto fornitore. Web Content Management Se la nostra azienda ha un sito web ampio e ricco di contenuti o un insieme di siti con contenuti personalizzati per ogni segmento di pubblico, la soluzione che stiamo cercando per rendere più efficienti i nostri processi di comunicazione online è un sistema di web content management. Collaborative Content Management Se molte persone nella nostra azienda hanno accesso frequentemente agli stessi documenti, il Collaborative Content Management consentirà di gestire più velocemente i documenti, seguirne le modifiche, salvare bozze cronologiche e conservare nuove versioni dei nostri file. La scelta del sistema ECM dipende dal tipo di azienda. Omnia Magazine Guida ECM 11

12 TCM Automazione TCM - Realizza WorkFlow per gestire fatture, paghe, ordini, verbali, documenti legali e fiscali Documenti o Processi? TCM - Utilizza con semplicità i documenti acquisiti per automatizzare tutti i processi aziendali Integrazione TCM - Integra il sistema di Gestione Documentale con i sistemi ERP e gestionali pre-esistenti Hot Stuff Scansione TCM - Scansiona automaticamente i documenti cartacei Acquisizione multi-documento TCM - Acquisisci documenti in qualsiasi formato, online ed offline Il Transactional Content Management (TCM) come nuova frontiera dell automazione aziendale dei documenti. Risparmio Reale TCM - Abbatti i costi aziendali legati ad operazioni ripetitive a basso valore aggiunto Conformità TCM - Mantieni la tua azienda automaticamente conforme agli standard normativi interni ed esterni 12 Guida ECM Omnia Magazine

13 Viaggi Business Tutti i tuoi documenti e le informazioni di cui hai bisogno ti accompagnano nei viaggi d affari. Bon Voyage Lavoro in Viaggio Possiamo lavorare in modo efficiente anche in viaggio? Certo, grazie ai sistemi ECM cloud e mobile, abbiamo sempre tutte le informazioni. Portare le informazioni più importanti sempre con sé è ormai un vantaggio competitivo irrinunciabile. Sono sempre di più le persone che hanno bisogno di lavorare in continuo movimento. Dubai, Londra, New York, sono tanti i nuovi centri di business internazionali dove hanno luogo gli incontri d affari più proficui. Con le soluzioni ECM cloud e mobile, tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno per lavorare in mobilità ci accompagnano sempre, in tutto il mondo. In movimento L efficienza di un azienda è ormai profondamente legata alla sua possibilità di muoversi, trovare nuove opportunità, incontrare clienti e partner in tutto il mondo. Grazie al cloud, le informazioni sono disponibili a tutti gli utenti ECM ovunque siano, con una semplice connessione Internet protetta. Presentazioni, contratti, offerte, qualsiasi tipo di documento diventa disponibile e pronto per tutte le opportunità, in qualsiasi momento. Omnia Magazine Guida ECM 13

14 On Base Business Process Management Software che cambiano il modo di lavorare delle aziende Document Imaging Tutti gli archivi cartacei in digitale, pronti da ricercare Ducument Management Tutti i documenti in un unico sistema centralizzato ecm Basi Tutte le funzioni di un sistema ECM complesso Conservazione Sostitutiva Conservazione digitale sicura secondo la normativa italiana System Integration Integrazione IT Automazione Abbattimento dei costi, aumento dell efficienza WorkFlow I processi della tua azienda automatizzati in digitale 14 Guida ECM Omnia Magazine

15 BPM L automazione dei processi di business è alla base della produttività aziendale in tutte le aziende moderne. I sistemi ECM gestiscono i processi di business, senza cambiarli ma adattandosi in modo personalizzato. Business Process Il Business Process Management (BPM) aiuta le aziende a crescere attraverso le nuove frontiere della tecnologia. Il BPM consente al personale di lavorare in maniera più efficaciente, facendo gestire al sistema software i processi ripetitivi e più macchinosi. Le aziende hanno così bisogno di meno dipendenti, e possono impiegarli in attività di alto valore aggiunto, in primis la gestione delle relazioni con i clienti. Un passo alla volta I progetti di implementazione di BPM hanno maggiore successo se si parte da poche aree aziendali (solitamente Partiamo da gestione Fatture e HR. fatture e risorse umane) e poi gradualmente si estende fino a coprire tutti i processi. Procedere per gradi è anche utile per acquisire familiarità con il sistema ed utilizzarlo al massimo. Omnia Magazine Guida ECM 15

16 Go Digital Dagli archivi cartacei agli archivi elettronici tramite scanner. Imaging Document Imaging I documenti cartacei, convertiti in formato elettronico, diventano sempre disponibili e ricercabili con semplicità. Puoi digitalizzare qualsiasi tipo di documento, perfino un antico manoscrtitto! Immagina tutte le cartelle di documenti presenti nell archivio della tua azienda. I tuoi archivi contengono centinaia e centinaia di fogli, report finanziari, presentazioni, documenti legai alcuni dei quali strappati, sbiaditi, duplicati, non identificabili. Un nuovo mondo Pensa invece se tutti quegli archivi fossero organizzati elettronicamente, identificati con etichette precise e parole chiave, facili da cercare e condividere in tempo reale. Ogni documento potrebbe essere trovato in pochi secondi. Il document imaging passa attraverso tutti i processi per i quali i documenti cartacei vengono convertiti in formato elettronico, ed utilizzati per esigenze di business e di archiviazione a lungo termine. 16 Guida ECM Omnia Magazine

17 Gestione GED Tutta la carta in un unico archivio digitale. for Pros Document Management, o Gestione Elettronica Documentale (GED). La base dei sistemi ECM. Se implementiamo la giusta soluzione di Document Management, possiamo concentrare tutti i documenti indispensabili per la nostra azienda in un unico luogo, in formato elettronico; questo permette a tutto il personale di trovare in modo semplice e veloce tutte le informazioni di cui ha bisogno, aumentando la produttività ed abbattendo i costi operativi. Omnia Magazine Guida ECM 17

18 Gestione Documentale Oltre ad archiviare i documenti in digitale, il vero vantaggio ECM è la creazione di WorkFlow che rendano più efficienti i nostri processi. Comprare con un QR code? Possibile grazie ai WorkFlow digitali. Fatture, cedolini, policies, tutti i processi possono essere automatizzati. Iniziare è facile La soluzione ECM non deve necessariamente essere trasversale a tutta l azienda; è sempre meglio partire con il settore aziendale (come fatture o risorse umane) che richiede l intervento maggiore e può portare i maggiori benefici una volta automatizzato. In questo modo si ottengono ottimi risultati molto velocemente. Quando le altre aree aziendali potranno osservare i risultati ottenuti, l adozione del sistema si diffonderà rapidamente in tutta l azienda. Dal Document Management al WorkFlow Una volta presa confidenza con la soluzione di Document Management, che rende centralizzati, condivisibili e ricercabili tutti i documenti, e dopo aver misurato con mano i risultati reali che il sistema riesce a portare, molte aziende iniziano a pensare a una soluzione di WorkFlow. I WorkFlow portano la soluzione ECM al livello successivo, recapitando i documenti nelle mani delle persone giuste, eliminando quasi del tutto la ricerca dei documenti, automatizzando tutti i processi aziendali basati su carta. Ampliare il sistema Fatture, ciclo passivo e attivo, cedolini, policies, tutti i processi possono essere automatizzati con semplicità. Lasciamoci la carta alle spalle con il Document Management. Gli archivi digitali possono alimentare i nostri WorkFlow e processi aziendali. 18 Guida ECM Omnia Magazine

19 Legal Conservazione Sostitutiva e WebDoc Con WebDoc, il servizio di Conservazione Sostitutiva di Omnia, potrai conservare tutti i documenti in formato digitale, in conformità alle normative interne ed esterne La Conservazione Sostitutiva fa sì che tu possa rispondere ad obblighi di legge legati alla conservazione dei documenti, evitando tutti i comuni problemi della gestione cartacea. No stress Una volta impostate normative e regole nel sistema ECM, il sistema lavorerà per noi. Omnia Magazine Guida ECM 19

20 Integration SAP, SharePoint, Gestionali: integrandoli con il sistema ECM, tutte le informazioni dell azienda sono centralizzate. Integrazione INTEGRATO con tutti i sistemi aziendali: questo è l ECM che garantisce la Business Continuity. Hai calcolato bene quanto ci vuole ad arrivare ai tuoi obiettivi? Software Integration La soluzione ECM deve integrarsi alla perfezione con tutti i sistemi ERP e software gestionali già presenti in azienda. Pianificazione Formazione? Integrazione Crescita STEP 1 I software che contengono le nostre informazioni aziendali devono essere completamente integrati per portare effettivi benefici organizzativi. Quali software dobbiamo integrare? STEP 2 Sistemi come OnBase si integrano con i software pre-esistenti e non necessitano quindi di lunghi periodi di formazione del personale. L utilizzo del sistema ECM diventa semplicissimo. STEP 3 SAP, SharePoint, Office ed oltre 150 gestionali specifici di settore sono già integrati con OnBase. Questo permette un notevole risparmio ed un aumento dell efficienza di tutte le operazioni. STEP 4 Il sistema modulare cresce insieme all azienda ed alle nuove necessità che nascono nel tempo. L implementazione della soluzione ECM non crea quindi problemi di Business Continuity.? Sapevi che... OnBase è un sistema pre-integrato, modulare e scalabile Si integra con tutti i software già presenti in azienda Non devi interrompere il tuo Business per introdurre il sistema ECM 20 Guida ECM Omnia Magazine

21 Workflow WorkFlow ECM Fatture, Paghe, Clienti e Fornitori, documenti Legali e Finanziari sono solo alcuni esempi di WorkFlow ECM. WorkFlow next level Con un sistema di Transactional Content Management puoi automatizzare tutte le principali funzioni aziendali, con un notevole risparmio di costi ed incremento di efficienza di tutte le operazioni. Alcuni esempi? Ciclo Attivo e Passivo FATTURE Automazione completa dei cicli di fatturazione attivo e passivo, con riduzione drastica degli errori e messa in efficienza dell intero sistema. Gestione Buste Paga HR Gestione elettronica automatizzata delle buste paga e di tutti i documenti dell aerea risorse umane che coinvolgano normative e policy personalizzate. Gestione Clienti e Fornitori CRM Invio automatico di tutta la documentazione necessaria a clienti e fornitori dell azienda, secondo flussi di comunicazione su misura. Area Finanziaria FINANZA Approvazione, aggiornamento e condivisione automatica dei documenti a tutti gli attori coinvolti nei processi finanziari dell azienda. Omnia Magazine Guida ECM 21

22 Inspiration Case Histories OnBase ECM ha centinaia di storie di Case Histories internazionali, dal Nord America all Asia. 4 storie di successo + Efficienza - Costi Go Electronic Aumentare l efficienza, abbattere i costi ed evitare problemi legali: il mondo ECM porta vantaggi a milioni di aziende nel mondo. Perdi traccia dei tuoi documenti? I tuoi dipendenti sono impiegati in attività a basso valore aggiunto? Hai troppe versioni dei documenti importanti? Gli obblighi normativi ti tengono sveglio la notte? Non sei solo... Tutti i documenti in un click Fine delle attività a basso valore Mai più un documento perso Mai più problemi legali CHFA Documenti tracciati e ricercabili in pochi click - aumento dell efficienza aziendale e consento una gestione completa dei contenuti aziendali più importanti. WHATCOM Una volta automatizzate le funzioni a basso valore aggiunto, il personale può dedicare più tempo ad attività che portano profitto. ALLINA Revisione, gestione ed automazione dei documenti aziendali tagliano drasticamente i costi della gestione condivisa delle informazioni. FDA La conformità a policies interne e normative esterne non è più un problema, il sistema ECM controlla per te tutti i documenti sensibili. 22 Guida ECM Omnia Magazine

23 Business L accesso rapido alle informazioni non è più un optional. Competere sulla velocità di scambio delle informazioni fra aree aziendali. Documenti in un Click Ricercare in modo efficiente i documenti legali, finanziari, commerciali; un elemento sempre più critico per la produttività aziendale. Cosa succede se i tuoi documenti più importanti (cartacei ed elettronici) sono dispersi, mal organizzati o difficili da recuperare? Tempo perso, calo di produttività e doppio lavoro. Il caso CHFA La Colorado Housing and Finance Authority (CHFA) era alle prese con montagne di fogli (i loro progetti possono raggiungere oltre 300 pagine ciascuno); una volta implementato OnBase, CHFA è riuscita a beneficiare di un sistema di gestione dei documenti chiaro ed efficiente. L azienda ha ridotto le tempistiche di recupero file da 12 minuti a circa 10 secondi, rendendo il proprio staff tre Recupero dei file in soli 10 secondi volte più produttivo. Il tempo per eseguire un audit si è ridotto da qualche giorno a poche ore. E adesso CHFA non si deve più preoccupare della perdita di documenti importanti. Tutti i documenti vengono tracciati e sono ricercabili con estrema semplicità. Omnia Magazine Guida ECM 23

24 Fatture Attive e Passive La gestione della fatturazione può essere eseguita interamente da un sistema ECM transazionale. Documenti e Risorse Umane L area delle Risorse Umane è una delle prime a poter beneficiare di un sistema di Content Management. DIGITALE Gli strumenti che ci aiutano in azienda + Scambiarsi documenti è diventato un task centrale in tantissime aziende, e non porta nessun valore alla nostra bottom line. Troppi Dipendenti vengono impiegati nelle aziende per attività ripetitive che possono essere automatizzati grazie alle moderne tecnologie informatiche. 24 Guida ECM Omnia Magazine

25 Valore e Clienti Le attività ad alto valore aggiunto spesso coinvolgono le azioni commerciali e di custome care. Business Value Basso Valore? La maggior parte delle aziende hanno attività a basso valore aggiunto che bloccano la redditività. Spesso queste attività riguardano il trasferimento di documenti cartacei da una persona all altra... Questo è il caso di WhatCom Educational Credit Union, una compagnia di servizi finanziari in rapida ascesa. I capi alla Credit Union sapevano che abolire queste attività a basso valore avrebbe abbattutto i costi e migliorato drasticamente il servizio clienti. Tutti i documenti erano conservati nella sede del gruppo. Il caso WhatCom Ogni volta che un membro di una filiale aveva bisogno di accedere a un documento, qualcuno nella sede doveva occuparsi di trovare il fascicolo, selezionare il giusto documento ed inviarlo per fax. Grazie a OnBase, ora tutti i dipendenti WhatCom hanno accesso immediato a fascicoli e documenti. Il tempo così guadagnato viene adesso impiegato per aiutare i clienti a raggiungere gliobiettivi finanziari (un attività ad alto valore che ha aumentato i profitti). Le attività a basso valore aggiunto non sono solo costose in termini di tempo: i guadagni di un azienda sono proporzionali alla capacità di automazione di task ripetitivi. Omnia Magazine Guida ECM 25

26 Siamo sicuri di inviare sempre la versione aggiornata dei nostri documenti? Efficienza Il 60% della giornata lavorativa viene passata in attività che coinvolgono documenti: gestirli in modo efficiente diventa una necessità. 26 Guida ECM Omnia Magazine

27 Feel Secure Crea Nuove CERTEZZE Troppe versioni dei documenti importanti? Incertezza su quali siano le ultime versioni di contratti, policy, documenti commerciali o fiscali? Il TCM risolve tutti questi problemi. Con una soluzione di TCM, la verifica ed il controllo della versione dei documenti diventa semplicissima. Possiamo in questo modo centralizzare la gestione e la continua evoluzione dei documenti aziendali, e fornire una sincronizzazione online per tutti gli utenti, assicurandosi che il personale acceda sempre alla versione più recente del documento che sta cercando. Il caso Allina Prendiamo, per esempio, Allina Medical Laboratories, aziende farmaceutica con sede a Minneapolis, Minnesota. Senza uno standard per diffondere le policies aziendali, lo staff di laboratorio perdeva spesso l annuncio di una nuova policy o l aggiornamento di una policy già in vigore. Con OnBase, le policy vengono memorizzate e monitorate in un repository Le informazioni sono più sicure in un ambiente digitale. Omnia Magazine Guida ECM 27

28 Ultima Versione I sistemi TCM gestiscono automaticamente le diverse versioni dei documenti fino all approvazione finale. Velocità Velocità e sicurezza nello scambio delle informazioni aumentano la produttività e fanno risparmiare 6 settimane l anno che prima erano sprecate per ricercare documenti perduti. centralizzato. Adesso Allina può facilmente risalire a quale direttore sanitario ha firmato una certa direttiva, e gli impiegati sono sicuri di ricevere le versioni più recenti di ogni policy aziendale. Autostrade dell informazione nell era digitale ogni policy, e non deve più attendere lente approvazioni burocratiche. Le policies sono sempre aggiornate in tempo reale ed Allina rimane sempre in conformità. Troppi documenti Avere la capacità di gestire la creazione, revisione e distribuzione dei documenti aziendali più importanti risolve sia problemi di efficienza che problemi legali, ed evita i normali Inoltre, se una policy deve essere aggiornata, Allina può avviare una bozza condivisa per la revisione. Quando viene rilasciata la versione definitiva, il sistema la invia ad un direttore medico per l approvazione. Dopo 11 mesi, il sistema ricorda a chi di dovere che c è da effettuare la revisione annuale. In questo modo, il personale non deve preoccuparsi di ricordare il momento della revisione di Quali sono i costi della sfida quotidiana con la carta? 28 Guida ECM Omnia Magazine

29 Feel Secure La gestione ottimale dei documenti può determinare successo o fallimento di qualsiasi organizzazione. Siamo produttivi se siamo sommersi dai documenti? incidenti legati alla gestione cartacea dei documenti. In una normale azienda, i dipendenti impiegano circa il 60% della giornata lavorativa occupandosi, in un modo o nell altro, di record e documenti; per questo motivo, ci possiamo rendere conto di quanto la gestione ottimale delle informazioni possa determinare il successo o il fallimento di qualsiasi organizzazione. Per far sì che un azienda goda di buona salute, è necessario che il flusso di informazioni raggiunga le persone giuste al momento giusto; se questo non avviene andiamo incontro a problemi di redditività. Secondo Accenture, su un campione di 1000 aziende di media grandezza intervistate, il 59% afferma che ogni giorno perde molte informazioni importanti perché non riesce trovarle. Quanto tempo perdiamo? Secondo una ricerca condotta da Esselte su un campione di 2600 dirigenti d azienda, i manager passano in media 6 settimane l anno a cercare documenti perduti. I documenti possono trovarsi praticamente dappertutto nella nostra azienda. I fogli viaggiano liberamente negli schedari, sulle scrivanie e nelle cassette di posta interna. I documenti elettronici sono conservati in uno o più server centrali, nel computer personale di un dipendente o in una casella . Solo per nominare alcune delle possibilità. Calcola la perdita di tempo che il tuo personale affronta per cercare i documenti, quindi moltiplica questo valore per il loro stipendio, e scoprirai che tutto questo ti costa già un ingente somma di denaro. Passiamo 6 settimane l anno a ricercare documenti. Il 59% delle aziende perde informazioni importanti ogni giorno. Omnia Magazine Guida ECM 29

30 Senza pensieri La gestione cartacea degli obblighi normativi può diventare un incubo. I sistemi TCM assicurano la conformità in ogni momento. Leggi e Normative La conformità ti tiene sveglio la notte? Con un sistema TCM gli obblighi normativi non sono più un problema. Con il costante aumento del numero e della complessità delle normative di conformità e delle richieste di audit, sia interne che esterne, tenere traccia dei documenti sensibili diventa più importante che mai, e la gestione cartacea non è più affidabile. Il caso FDA Uno dei esempi migliori di problemi relativi alle normative è la recente revisione del sistema di sicurezza alimentare degli Stati Uniti. Il problema riguarda un aumento delle ispezioni governative presso le strutture di trasformazione alimentare ed il potere della Food and Drug Administration (FDA) di richiamare dal mercato alimenti non sicuri. Una parte del processo richiede ai fornitori di garantire alla FDA l accesso remoto ai record critici ed alla documentazione, per scopi di indagine e di revisione contabile. 30 Guida ECM Omnia Magazine