ARTICOLO 61 MARZO/APRILE 2013 LA BUSINESS INTELLIGENCE 1.

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1 ARTICOLO 61 MARZO/APRILE 2013 LA BUSINESS INTELLIGENCE 1 L estrema competitività dei mercati e i rapidi e continui cambiamenti degli scenari in cui operano le imprese impongono ai manager di avere l esatta conoscenza delle prestazioni dell organizzazione ed il controllo dei fattori critici di successo. La proliferazione dei sistemi di elaborazione dei dati all interno delle aziende e la semplice disponibilità degli stessi non implicano il loro controllo e, quindi, potrebbero non essere utili a gestire in modo efficiente ed efficace il processo decisionale. I sistemi gestionali, infatti, sono progettati per attività di tipo transazionale e mal si adattano ad attività di query e reporting. A tal fine è indispensabile affiancare alla singola elaborazione dei dati un sistema di Business Intelligence, il quale è preposto ad individuare, dai singoli dati, le corrette informazioni funzionali ai fabbisogni conoscitivi e decisionali del management. La Business Intelligence diventa quindi un efficace strumento di supporto alle decisioni e non uno dei tanti software da implementare in azienda. Luca Quagini (2004, pag. 110), esperto di BI e di Knowledge Management rafforza questi concetti, definendo la Business Intelligence come l insieme di applicazioni e di sistemi di supporto alle decisioni che consentono all azienda o all utente di valutare e determinare gli obiettivi di business da seguire, cercando di mettere a disposizione applicazioni concrete derivanti dalla ricerca operativa. I sistemi di BI [ ] utilizzano l eterogeneo insieme di dati comunemente disponibili per giungere all analisi delle informazioni in essi contenute, con l obiettivo di scoprire nuove conoscenze da aggiungere al bagaglio di competenze aziendali. 1 L articolo in più punti fa riferimento e talvolta è ispirato ai concetti espressi nel workshop La Business Intelligence a supporto del CFO tenuto giovedì 21 Febbraio 2013 da Sinedi S.r.l. e Miriade S.p.A..

2 L OSSERVATORIO SINEDI Sinedi ha costruito negli anni un osservatorio sul tema della B.I. ed ha realizzato come in questo periodo di crisi economica le imprese abbiano cominciato a porre maggiormente l attenzione su alcuni aspetti economico-finanziari prima trascurati: la qualità del fatturato; il controllo e la riduzione dei costi di struttura; il controllo dell andamento del Capitale Circolante Netto (crediti, debiti, magazzino); il controllo dell andamento della tesoreria e della patrimonializzazione dell impresa; il controllo del proprio rating di accesso al credito (l introduzione delle norme di Basilea 2 ha portato anche le piccole e medie imprese a farlo). A fianco di ciò si è osservato che nelle imprese sono ancora presenti cattive abitudini: la focalizzazione dei risultati sul breve termine; la cultura del navigare a vista ; una forte resistenza al cambiamento; lo scarso utilizzo degli adeguati strumenti di pianificazione strategica (business plan, budget) e di Key Performance Indicator qualitativi; la fornitura dei dati di analisi al management in ritardo rispetto ai bisogni dell azienda; la generazione di molteplici dati e report, privi di informazioni realmente utili. Il tema non è nuovo. Sin dal 1958 si parla di Business Intelligence, cioè da quando Hans Peter Luhn, ricercatore dell IBM, pubblicò nell Ibm Journal of Research and Development il suo lavoro dal titolo A Business Intelligence System. Luhn apre la sua riflessione affermando che: La comunicazione efficiente è la chiave del progresso in tutti i campi in cui l uomo opera [ ]. Negli ultimi anni è ormai evidente che i metodi di comunicazione attuali siano totalmente inadeguati rispetto a ciò che ci aspetta nel futuro [ ] Allo stesso tempo la crescita delle organizzazioni, la specializzazione e la divisionalizzazione hanno creato nuove barriere al flusso di informazioni. C è inoltre la crescente necessità, da parte di chi ha ruoli di responsabilità, di poter prendere le decisioni corrette molto più che in passato [ ] 2/8

3 L automazione sembra poter offrire il metodo più efficiente per la gestione e la disseminazione delle informazioni (Luhn, H.P., 1958, pag 314). I concetti espressi oltre cinquanta anni fa sono condivisibili ed attualissimi anche al giorno d oggi; è necessario infatti: veicolare esclusivamente le informazioni rilevanti, e predisporle in maniera che queste raggiungano le persone giuste; fornire tempestivamente le informazioni, appena se ne viene a conoscenza, evitando inutili ritardi; selezionare le informazioni, affinché siano elaborate su misura e non risultino ridondanti e/o contraddittorie. Investire in un sistema di Business Intelligence, inoltre, è una valida fonte di vantaggio competitivo nel medio/lungo periodo perché non velocemente replicabile dai competitor; se l impresa ha individuato i suoi fattori critici di successo, grazie alla B. I. è possibile monitorare efficacemente gli indicatori di performance che ci si è prefissati di raggiungere. A sostenere l importanza di strumenti di questo tipo gli investimenti che, nell ultimo decennio, i maggiori produttori di software come Oracle, IBM e Sap hanno effettuato in questo settore : Oracle ha acquisito Hyperion Solutions nel marzo 2007 per un prezzo di 3,3 miliardi di $; Sap ha acquisito Business Objects nell ottobre 2007 per 4,8 miliardi di e, nel maggio 2010, ha rilevato Sybase per 5,2 miliardi di $; IBM ha acquisito nel novembre 2007 Cognos per 5 miliardi di $ e, nel Luglio 2009, SPSS per 1,2 miliardi di $. I prezzi alle quali sono avvenute queste acquisizioni (tutte per valori superiori al miliardo di $) indicano che il settore della Business Intelligence è e sarà il protagonista del prossimo futuro nel mondo aziendale, e chi tra gli imprenditori vorrà investire in tali sistemi sarà in grado di rafforzare il proprio vantaggio competitivo. 3/8

4 IL CONTROLLO DELLE PERFORMANCE COME ASSET STRATEGICO, LA CUBE ANALYSIS Sempre Luca Quagini (2004, pag. 81 e ss.) compie un interessante riflessione, affermando come il rilievo assunto dai beni intangibili sia diventato fondamentale ai fini della creazione del valore ; a fronte di ciò gli indicatori di performance di origine contabile stanno perdendo di rilevanza, a favore di rilevatori quantitativi e qualitativi non monetari, riuscendo così a monitorare con maggior precisione l andamento degli intangible assets. L autore afferma inoltre che utilizzare un sistema di controllo delle performance con dei semplici fogli elettronici è quantomeno problematico ; se il Controller non ha la possibilità di gestire oculatamente i dati che gli vengono forniti, poiché provenienti da fonti di dati diverse o aggiornate con timing differenti, non può poi presentare al management dell impresa un report che sia uniforme nella sua costruzione. Il management perciò potrebbe prendere le decisioni sbagliate e inadeguate, nel momento in cui si trovi a dover definire la strategia da adottare. Il software di Business Intelligence deve quindi poter essere in grado di consentire analisi multidimensionali del dato, poiché la possibilità di analizzare i Key Performance Indicator sotto diversi punti di vista (Cube analysis) diviene condizione imprescindibile per consentire esami dei dati approfonditi (Quagini, 2004, pag. 101). Per esplicitare questa idea, la Figura 1 riporta un esempio di Cube analysis operata tramite Business Intelligence. Figura 1: Il trattamento delle informazioni multidimensionali, gli Infocubes Fonte: (Quagini, 2004, pag. 114) 4/8

5 FATTORI CHE LIMITANO I SISTEMI DI BUSINESS INTELLIGENCE Purtroppo, ogni qual volta all interno di un organizzazione si ha intenzione di innovare, si incontrano delle resistenze al cambiamento da parte di soggetti restii alle novità, legati ai vecchi schemi di comportamento. Per queste ragioni, quando si vuole introdurre un sistema di B. I. all interno di un azienda, si possono incontrare almeno cinque tipologie di fattori critici: 1. Problemi riguardanti le risorse umane e finanziarie. In ogni organizzazione la presenza di soggetti chiamati ad agire con un approccio multitasking limita il tempo a disposizione per seguire i nuovi progetti e diventa quindi essenziale trasmettere l importanza della corretta adozione di un sistema di Business Intelligence. In aggiunta, è necessario che le risorse finanziarie siano sufficienti, considerando che un investimento di questo tipo va realizzato con ottica di medio/lungo periodo e che le attività operative, manageriali e di controllo necessitano di una gestione accentrata e non dispersiva; 2. Un approccio di tipo reattivo all interno dell azienda, guidato da logiche di gestione orientate al breve termine, che non fa o non pone molta attenzione all attività di pianificazione; inoltre, quando si fa ricorso a strumenti di direzione e controllo basati sull informatica individuale, questa limita il coordinamento tra le diverse unità componenti l azienda. L approccio deve essere perciò di tipo proattivo, non esclusivamente reattivo; 3. La prevalenza di un sapere tacito, non codificato (la conoscenza non essendo formalizzata, è governata ed è conosciuta solo dall individuo che la racchiude dentro di sé); difficilmente così si possono trasmettere agli altri individui le conoscenze utili al progresso dell azienda. La conoscenza deve diventare esplicita (rappresentata sotto forma di testi, immagini, discorsi): la non codificazione delle informazione è uno dei più forti ostacoli all introduzione di un sistema di controllo delle performance; 4. Direttamente collegata alla precedente, la percezione dei sistemi di controllo come fonte di rigidità. Essi sono associati a strumenti burocratici, poco utili alla risoluzione dei problemi di governo aziendale, ed alcuni imprenditori preferiscono non adottarli nemmeno poiché ritengono di essere così più flessibili ed in grado di rispondere più 5/8

6 velocemente ai cambiamenti del mercato. L ottica però non può essere sempre focalizzata sul breve termine, il vantaggio competitivo va preservato anche nel medio periodo; 5. Un sistema di controllo limitato dall inadeguato utilizzo dello stesso: è necessario conoscere il proprio sistema gestionale, occorre investire nella formazione del personale per non rendere inutile lo sforzo. A volte, soprattutto quando l implementazione viene eseguita dalla software house senza il governo dell azienda o quando sono stati forniti agli uffici dell azienda software gestionali differenti, si provoca la proliferazione di reports individuali. TREND ATTUALE Per poter comprendere l attuale sviluppo che la Business Intelligence sta avendo, è utile citare l articolo di ICT&Strategy (2012), il quale sintetizza i risultati del Rapporto di ricerca 2011 dell Osservatorio Business Intelligence della School of Management del Politecnico di Milano. Lo studio ha coinvolto 90 imprese, e dalle risposte ottenute dal campione si è osservato che nel corso del biennio e del primo semestre 2011 gli investimenti in B.I. sono cresciuti in media del 7%; oltre a ciò è prevista una crescita dell 8% per il triennio I vantaggi riscontrati dall Osservatorio del Politecnico ottenuti dalle imprese che hanno investito in Business Intelligence sono: 1. Una maggior efficacia delle decisioni; 2. Una miglior rapidità di reazione; 3. Una visione univoca delle informazioni ed una maggiore condivisione della conoscenza. Vi sono nuovi scenari all orizzonte, che suggeriscono di investire in sistemi di B.I.: l espansione delle collezioni di big data contenenti exabyte di dati, la diffusione del Cloud Computing, l utilizzo di applicazioni mobile per l accesso agli strumenti di Business Intelligence e la crescita dell utilizzo dei social network, come potenti contenitori di informazioni. 6/8

7 CONCLUSIONI Una soluzione di Business Intelligence si rivela di successo quando fornisce velocemente gli indicatori di performance corretti al management, navigando nel flusso di dati generati dal sistema di controllo interno e integrandosi con i dati forniti dall esterno, con una maggior intuitività e semplicità di utilizzo. È un unico strumento per le diverse esigenze informative, che può analizzare le informazioni con un elevata profondità storica. La B.I. permette di disegnare rapidamente scenari di tipo what if, supportando così, con maggiore fondamento, le decisioni che la direzione d azienda è chiamata a dover effettuare per far fronte ai continui cambiamenti del mercato in cui opera. Permette inoltre di analizzare l operatività dell impresa anche su realtà geograficamente distribuite e tra loro eterogenee e soprattutto di proiettare dei dati da diversi punti di vista con diversi livelli di aggregazione (vedi Cube Analysis). L ottenimento di questo risultato comporta però delle necessità, a partire dal mantenimento e dall aggiornamento del sistema gestionale, dalla presenza in azienda di un unico ente responsabile dei dati e, last but not least; dalla condizione che i medesimi dati siano integrati, certificati e tracciati nel tempo. 7/8

8 PER APPROFONDIRE BIBLIOGRAFIA LUHN, H.P., 1958, A Business Intelligence System. Ibm Journal of Research and Development. Pag. 314 e ss. QUAGINI, L., Business Intelligence e Knowledge Management. Gestione delle Informazioni e delle Performances nell era digitale. 1 ed. Milano: Franco Angeli. SITI WEB DELEON, N., Acquisitions: IBM buys Cognos, Microsoft Buys Musiwave. Techcrunch.com [online], 12 novembre. Disponibile su <http://techcrunch.com/2007/11/12/acquisitionsibm-buys-cognos-microsoft-buys-musiwave/ > [Data di accesso 06/03/2013]. FUCHS, C., Business Intelligence Mergers and Acquisitions. Business Application Research Center [online], 20 febbraio. Disponibile su <http://www.biverdict.com/fileadmin/freeanalyses/consolidations.htm> [Data di accesso 06/03/2013]. ICT&STRATEGY, 2012, Osservatorio Continua la crescita degli investimenti nella Business Intelligence. ICT4Executive [online]. Disponibile su <http://www.ict4executive.it/executive/approfondimenti/osservatorio---continua-lacrescita-degli-investimenti-nella-business-intelligence_ htm> [Data di accesso 07/03/2013]. ROSS SORKIN, A., DE LA MERCED, M.J., Oracle acquires Hyperion Solutions. The New York Times [online], 2 marzo. Disponibile su <http://www.nytimes.com/2007/03/02/business/02oracle.web.html?_r=0> [Data di accesso 06/03/2013]. SAP INVESTOR RELATIONS, SAP to Acquire Business Objects in Friendly Takeover; Combined Companies to Accelerate Leadership for Business User Applications. SAP Corporate Newsroom [online], 7 ottobre. Disponibile su <http://www12.sap.com/corporateen/news.epx?pressid=8360> [Data di accesso 06/03/2013]. 8/8

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