COMUNE RONCO BRIANTINO

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1 COMUNE di RONCO BRIANTINO Piano di informatizzazione ai sensi del D.L. 90/2014, art. 24 c. 3bis Rif. int. : Piano di Informatizzazione ex art 24 dl Creatore : STUDIO MENNI SAS Fabio prof. MENNI Rev. : 1.5

2 PREMESSA La Legge 11 agosto 2014 n. 114 di conversione con modificazioni del Decreto legge 24 giugno 2014, n. 90, recante misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l efficienza degli uffici giudiziari, ha introdotto all art. 24 comma 3-bis, l obbligo per gli enti locali di approvare un piano di informatizzazione delle procedure che permetta a cittadini e imprese la compilazione e presentazione on-line, mediante procedure guidate, di istanze, dichiarazioni e segnalazioni, con una completa informatizzazione del relativo procedimento. A 10 anni dall'entrata in vigore del codice dell'amministrazione digitale per la prima volta le amministrazioni comunali sono chiamate ad adottare uno strumento di pianificazione per dare compiuta attuazione a quel coacervo di norme venutosi a creare nel corso degli anni e finalizzato alla costruzione di una pubblica amministrazione digitale al servizio di cittadini e imprese. Tale strumento di pianificazione, che si articola su un triennio, viene denominato piano di informatizzazione. La disposizione in argomento trova in realtà ulteriore specificazione nell'agenda per la semplificazione adottata il 1 dicembre L'agenda della semplificazione individua un obiettivo generale nella "restituzione del tempo a cittadini e imprese in settori chiave per la qualità della vita e la crescita dell'economia". I settori chiave d'intervento sono individuati come nella cittadinanza digitale, welfare e salute, fisco, edilizia, impresa. Appare chiaro come almeno tre dei settori chiave rientrino nelle competenze dei Comuni: la cittadinanza digitale, l'edilizia, l'impresa. La cittadinanza digitale é finalizzata al mutamento del rapporto tra cittadini e amministrazione partendo dal principio i cittadini sono al centro dell'azione amministrativa, nella considerazione che si sono attribuiti diritti di cittadinanza digitale e sono previsti strumenti di garanzia per la tutela dei medesimi. La cittadinanza digitale rende disponibili strumenti in grado di semplificare il maggior numero di adempimenti realizzando il principio del così detto digital by default secondo il quale i servizi devono essere progettati erogati in primis in forma digitale e solo ove ciò sia possibile in modalità tradizionale.

3 L analisi di quanto sopra sinteticamente esposto evidenzia l'importanza strategica del ruolo dei Comuni nell'attuazione degli obiettivi individuati nell'agenda digitale da parte del Governo e sulla conseguente rilevante responsabilità alla quale i medesimi sono chiamati nel delineare la propria organizzazione ed attività per il perseguimento di tali obiettivi. Il piano di informatizzazione si configura pertanto quale strumento di programmazione, con durata triennale, per addivenire a tale ambizioso risultato trasformando la pubblica amministrazione locale in amministrazione digital by default al servizio di cittadini e imprese.

4 QUADRO NORMATIVO DI RIFERIMENTO La Legge 11 agosto 2014 n. 114 di conversione con modificazioni del Decreto Legge 24 giugno 2014, n. 90, recante misure urgenti per la semplificazione e la trasparenza amministrativa e per l efficienza degli uffici giudiziari, ha introdotto all art. 24 comma 3-bis, l obbligo per gli enti locali di approvare un piano di informatizzazione delle procedure che permetta a cittadini e imprese la compilazione e presentazione on-line, mediante procedure guidate, di istanze, dichiarazioni e segnalazioni, con una completa informatizzazione del relativo procedimento. La norma, di cui al comma 3-bis si abbina, per quanto riguarda l edilizia e le attività produttive, a quanto previsto dal comma 3 del medesimo art. 24 della Legge 11/2014, il quale prevede l adozione, in sede di conferenza unificata, di moduli unificati e standardizzati a livello nazionale. Ad esse si uniscono le norme di cui al Decreto legislativo 14 marzo 2013, n. 33 recante misure per il riordino della disciplina riguardante gli obblighi di pubblicità, trasparenza e diffusione di informazioni da parte delle pubbliche amministrazioni, il quale prevede: - all art. 7 che i documenti, le informazioni e i dati oggetto di pubblicazione obbligatoria ai sensi della normativa vigente, resi disponibili anche a seguito dell'accesso civico di cui all'articolo 5, sono pubblicati in formato di tipo aperto ai sensi dell'articolo 68 del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e sono riutilizzabili ai sensi del decreto legislativo 24 gennaio 2006, n. 36, del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82, e del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, senza ulteriori restrizioni diverse dall'obbligo di citare la fonte e di rispettarne l'integrità; - all art. 12 l obbligo di pubblicazione sul sito istituzionale dei riferimenti normativi con i relativi link alle norme di legge statale pubblicate nella banca dati «Normativa» che ne regolano l'istituzione, l'organizzazione e l'attività, nonché direttive, circolari, programmi e istruzioni emanati e ogni atto che dispone in generale sui procedimenti; - all art. 23 che le pubbliche amministrazioni pubblicano e aggiornano ogni sei mesi, in distinte partizioni della sezione «Amministrazione trasparente», gli elenchi dei provvedimenti adottati dagli organi di indirizzo politico e dai dirigenti, con particolare riferimento ai provvedimenti finali dei procedimenti di autorizzazione o concessione, di cui sono pubblicati il contenuto, l'oggetto, la eventuale spesa prevista e gli estremi relativi ai principali documenti contenuti nel fascicolo relativo al procedimento. La pubblicazione avviene nella forma di una scheda sintetica, prodotta automaticamente in sede di formazione del documento che contiene l'atto;

5 - all art. 24 comma 1 che le pubbliche amministrazioni che organizzano, a fini conoscitivi e statistici, i dati relativi alla propria attività amministrativa, in forma aggregata, per settori di attività, per competenza degli organi e degli uffici, per tipologia di procedimenti, li pubblicano e li tengono costantemente aggiornati; - all art. 24 comma 2 che le amministrazioni pubblicano e rendono consultabili i risultati del monitoraggio periodico concernente il rispetto dei tempi procedimentali effettuato ai sensi dell'articolo 1, comma 28, della Legge 6 novembre 2012, n. 190; - all art. 32 comma 2 che le amministrazioni, individuati i servizi erogati agli utenti, sia finali che intermedi pubblicano i costi contabilizzati, evidenziando quelli effettivamente sostenuti e quelli imputati al personale per ogni servizio erogato e il relativo andamento nel tempo, nonché i tempi medi di erogazione dei servizi, con riferimento all'esercizio finanziario precedente; - all art. 35 l obbligo di pubblicazione sul sito istituzionale dei dati relativi alle tipologie di procedimento di propria competenza ed in particolare, fra gli altri: - breve descrizione del procedimento con indicazione di tutti i riferimenti normativi utili; - l'unità organizzativa responsabile dell'istruttoria; - il nome del responsabile del procedimento e dell'ufficio competente all'adozione del provvedimento finale, unitamente ai recapiti telefonici e alla casella di posta elettronica istituzionale; - per i procedimenti ad istanza di parte, gli atti e i documenti da allegare all'istanza e la modulistica necessaria, compresi i fac-simile per le autocertificazioni, gli uffici ai quali rivolgersi per informazioni, gli orari e le modalità di accesso con indicazione degli indirizzi, dei recapiti telefonici e delle caselle di posta elettronica istituzionale, a cui presentare le istanze; - le modalità con le quali gli interessati possono ottenere le informazioni relative ai procedimenti in corso che li riguardino; - il termine fissato in sede di disciplina normativa del procedimento per la conclusione con l'adozione di un provvedimento espresso e ogni altro termine procedimentale rilevante;

6 - i procedimenti per i quali il provvedimento dell'amministrazione può essere sostituito da una dichiarazione dell'interessato, ovvero quelli per i quali il procedimento può concludersi con il silenzio assenso dell'amministrazione; - il link di accesso al servizio on line, ove sia già disponibile in rete, o i tempi previsti per la sua attivazione; - i risultati delle indagini di customer satisfaction condotte sulla qualità dei servizi erogati attraverso diversi canali, facendone rilevare il relativo andamento; - le modalità per l'effettuazione dei pagamenti eventualmente necessari. Le norme precedenti si innestano sulle indicazioni del Codice dell'amministrazione digitale, di cui al Decreto legislativo 07 marzo 2005 n. 82 da ultimo aggiornato, con le modifiche apportate dal D.L. 21 giugno 2013, n. 69, convertito, con modificazioni, dalla Legge 9 agosto 2013, n. 98 e dalla Legge 27 dicembre 2013, n. 147, il quale prevede: - all art. 7 comma 1 che le pubbliche amministrazioni provvedono alla riorganizzazione ed aggiornamento dei servizi resi; a tale fine sviluppano l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, sulla base di una preventiva analisi delle reali esigenze dei cittadini e delle imprese, anche utilizzando strumenti per la valutazione del grado di soddisfazione degli utenti; - all art. 10 comma 1 che lo sportello unico per le attività produttive di cui all'articolo 38, comma 3, del decreto-legge 25 giugno 2008, n. 112, convertito, con modificazioni, dalla legge 6 agosto 2008, n. 133, eroga i propri servizi verso l'utenza in via telematica; - all art. 12 comma 1 che le pubbliche amministrazioni nell'organizzare autonomamente la propria attività utilizzano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione per la realizzazione degli obiettivi di efficienza, efficacia, economicità, imparzialità, trasparenza, semplificazione e partecipazione nel rispetto dei principi di uguaglianza e di non discriminazione, nonché per la garanzia dei diritti dei cittadini e delle imprese di cui al capo I, sezione II dello stesso decreto; - all art. 12 comma 2 che le pubbliche amministrazioni adottano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione nei rapporti interni, tra le diverse amministrazioni e tra queste e i privati, con misure informatiche, tecnologiche, e procedurali di sicurezza;

7 - all art. 12 comma 3 che le pubbliche amministrazioni operano per assicurare l'uniformità e la graduale integrazione delle modalità di interazione degli utenti con i servizi informatici da esse erogati, qualunque sia il canale di erogazione, nel rispetto della autonomia e della specificità di ciascun erogatore di servizi; - all art. 12 comma 5 che le pubbliche amministrazioni utilizzano le tecnologie dell'informazione e della comunicazione, garantendo l'accesso alla consultazione, la circolazione e lo scambio di dati e informazioni, nonché l'interoperabilità dei sistemi e l'integrazione dei processi di servizio fra le diverse amministrazioni; - all art. 12 comma 5-bis che le pubbliche amministrazioni implementano e consolidano i processi di informatizzazione in atto, ivi compresi quelli riguardanti l'erogazione attraverso le tecnologie dell'informazione e della comunicazione in via telematica di servizi a cittadini ed imprese anche con l'intervento di privati; - all art. 13 comma 1 che le pubbliche amministrazioni nella predisposizione dei piani di cui all'articolo 7-bis, del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, e nell'ambito delle risorse finanziarie previste dai piani medesimi, attuano anche politiche di formazione del personale finalizzate alla conoscenza e all'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione, nonché dei temi relativi all'accessibilità e alle tecnologie, ai sensi dell'articolo 8 della legge 9 gennaio 2004, n. 4; - all art. 15 comma 1 che le pubbliche amministrazioni provvedono a razionalizzare e semplificare i procedimenti amministrativi, le attività gestionali, i documenti, la modulistica, le modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese, attraverso l'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione; - all art. 50 che i dati delle pubbliche amministrazioni sono formati, raccolti, conservati, resi disponibili e accessibili con l'uso delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione che ne consentano la fruizione e riutilizzazione, da parte delle altre pubbliche amministrazioni e dai privati; - all art. 52 comma 1 che le pubbliche amministrazioni consentano l accesso telematico a dati, documenti e procedimenti e il riutilizzo dei dati e documenti, pubblicando nel proprio sito web, all'interno della sezione "Trasparenza, valutazione e merito", il catalogo dei dati, dei metadati e delle relative banche dati in loro possesso e i regolamenti che ne disciplinano l'esercizio della facoltà di accesso telematico e il riutilizzo. Viene inoltre considerato, nel quadro normativo di riferimento, l art. 43 comma 4 del Decreto del Presidente della Repubblica 28 dicembre 2000, n. 445 e s.m.i., il quale prevede che, al fine di agevolare l acquisizione d ufficio di informazioni e dati relativi a stati, qualità personali e

8 fatti, contenuti in albi, elenchi o pubblici registri, le amministrazioni certificanti sono tenute a consentire alle amministrazioni procedenti, senza oneri, la consultazione per via telematica dei loro archivi informatici, nel rispetto della riservatezza dei dati personali. Per quanto riguarda invece la formazione, trasmissione, conservazione e validazione dei documenti informatici vengono considerate le modalità tecniche contenute nel Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre 2014 che disciplinano compiutamente il documento informatico, sul quale si fonda in realtà tutto l impianto normativo sopra richiamato. Ai fini del presente piano si intende per: DEFINIZIONI CARTA D IDENTITA ELETTRONICA, il documento d'identità munito di elementi per l'identificazione fisica del titolare rilasciato su supporto informatico dalle amministrazioni comunali con la prevalente finalità di dimostrare l'identità anagrafica del suo titolare; CARTA NAZIONALE DEI SERVIZI, il documento rilasciato su supporto informatico per consentire l'accesso per via telematica ai servizi erogati dalle pubbliche amministrazioni; DICHIARAZIONE, l atto giuridico con il quale un privato attesta alle pubbliche amministrazioni determinati stati, fatti o qualità che assumono rilevanza nell ambito di procedimento amministrativo; DOCUMENTO AMMINISTRATIVO, ogni rappresentazione, comunque formata, del contenuto di atti, anche interni, delle pubbliche amministrazioni o, comunque, utilizzati ai fini dell'attività amministrativa; DOCUMENTO INFORMATICO, la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; DOCUMENTO ANALOGICO: la rappresentazione non informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti; ENTE, la pubblica amministrazione che redige ed approva il presente piano di informatizzazione, da intendersi il Comune di Ronco Briantino GESTIONE INFORMATIVA DEI DOCUMENTI, l'insieme delle attività finalizzate alla registrazione e segnatura di protocollo, nonché alla classificazione, organizzazione, assegnazione, reperimento e conservazione dei documenti amministrativi formati o

9 acquisiti dalle amministrazioni, nell'ambito del sistema di classificazione d'archivio adottato, effettuate mediante sistemi informatici; ISTANZA, l atto giuridico con il quale un privato chiede alla pubblica amministrazione di avviare un procedimento amministrativo; PIANO, il piano di completa informatizzazione delle istanze, dichiarazioni e richieste che possono essere inoltrate al Comune di Ronco Briantino in base a quanto previsto dal comma 3-bis dell'articolo 24 del D.L. 24 giugno 2014 n. 90, convertito, con modifiche, in L. 11 agosto 2014 n. 114; POSTA ELETTRONICA CERTIFICATA, il sistema di comunicazione in grado di attestare l invio e l avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi; PROCEDIMENTO AMMINISTRATIVO, una sequenza di atti e attività posta in essere da una Pubblica Amministrazione e finalizzata all emanazione di un provvedimento amministrativo; SEGNALAZIONE, un atto giuridico con il quale un privato porta a conoscenza delle pubbliche amministrazioni determinate situazioni che possono avviare o comunque avere rilevanza nell ambito di un procedimento amministrativo; SPID, il sistema pubblico per la gestione dell identità digitale dei cittadini e delle imprese, mediante il quale le pubbliche amministrazioni potranno consentire l accesso in rete ai propri servizi; OBIETTIVI DEL PIANO Il Comune di RONCO BRIANTINO, oltre a rendere disponibili sul proprio sito internet i modelli e formulari per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni, dovrà anche programmare e progettare una completa informatizzazione delle procedure in modo da consentire la compilazione, la presentazione, la gestione ed il monitoraggio delle singole fasi direttamente on line. (Vedi ULTIMA SEZIONE DEL PIANO denominata STRUMENTO UTILIZZATO). Nel dettaglio, l'ente si prefigge di creare, istituire ed utilizzare modelli utili alle istanze, dichiarazioni e segnalazioni.

10 Gli stessi saranno strategici per la pubblicazione all'interno di una piattaforma informatica che permetta (attraverso autenticazione) il servizio on line per il cittadino / contribuente / A.P. e per redigerne l'iter interno del Comune di Ronco Briantino. Già l articolo 1 della L. 6 novembre 2012, n. 190 recante Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell'illegalità nella pubblica amministrazione, ha previsto, ai commi 29 e 30, rispettivamente l obbligo per ogni Pubblica Amministrazione di rendere noto, attraverso il proprio sito web, l indirizzo di posta elettronica certificata cui il cittadino possa rivolgersi per trasmettere istanze e ricevere informazioni circa i provvedimenti e i procedimenti che lo riguardano, nonché l obbligo di rendere accessibili in ogni momento agli interessati, tramite strumenti di identificazione informatica, le informazioni relative ai procedimenti che li riguardano, ivi comprese quelle relative allo stato della procedura, ai relativi tempi e allo specifico ufficio competente in ogni singola fase. Successivamente, l articolo 35 del D.Lgs. 14 marzo 2013, n. 33 (Trasparenza e relativa "Amministrazione Trasparente" ha previsto l obbligo per le pubbliche amministrazioni di pubblicare i dati relativi alle tipologie di procedimento di propria competenza, con tutti i riferimenti utili per il cittadino e l impresa per poter conoscere il responsabile del procedimento, i termini di conclusione e ogni altra informazione utile a tutelare la posizione giuridica soggettiva del privato, nella fattispecie all'interno di "Amministrazione Trasparente" - "Attività e procedimenti" e sottotitoli: "Tipologia di procedimento" - "Monitoraggio tempi procedimentali" - "Dichiarazioni sostitutive e acquisizione d'ufficio dei dati". Il presente piano per il Comune di Ronco Briantino si pone l obiettivo di affiancare alla gestione tradizionale dei procedimenti amministrativi su istanza di parte, anche una gestione completamente informatizzata. Le procedure dovranno essere adeguate in modo da consentire pertanto il completamento della procedura, considerando che, in base al suddetto art. 35 del D. Lgs. 33/13, è già stato inserito, su "amministrazione trasparente", alle voci sopra indicate sia il tracciamento dell istanza con individuazione del responsabile del procedimento e suo sostituto e, ove applicabile, l indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta. Con il D.P.C.M. 24 ottobre 2014 è stato attuato l'articolo 64 del Codice dell amministrazione digitale, individuando le regole di riferimento dello SPID, il quale, in alternativa all'utilizzo della carta di identità elettronica e della carta nazionale dei servizi, ha l'obiettivo di permettere agli utenti di accedere ai servizi in rete messi a disposizione dalla pubblica amministrazione.

11 OBIETTIVI DEL TRIENNIO Il Piano è strutturato, nel rispetto delle norme di riferimento e dell Agenda per la semplificazione approvato dal Consiglio dei Ministri n. 40 in data 1/12/2014, in modo tale da fornire: - l identificazione degli obiettivi della programmazione che necessariamente si pongono in linea con quelli esplicitati nell agenda per la semplificazione - l individuazione degli strumenti a livello del nostro Comune, tenendo conto della situazione attuale e delle risorse disponibili, per l attuazione degli obiettivi Gli obiettivi si posso così sintetizzare: - razionalizzazione e semplificare dei procedimenti amministrativi - digitalizzazione del procedimenti amministrativi - standardizzazione della modulistica - dematerializzazione dei documenti - integrazione tra sistema gestionale, documentale e sistema front-end del Comune - riorganizzazione dell Ente in relazione ai procedimenti digitalizzati attraverso lo sviluppo del sistema informativo esistente per: - la presentazione delle istanze, dichiarazioni e segnalazioni da parte di cittadini e imprese direttamente on-line al Comune di Ronco Briantino, mediante procedure guidate; - l informatizzazione di procedimenti di gestione delle istanze e segnalazioni dei cittadini ed imprese, in cui si possano raccogliere le informazioni relativa al singolo procedimento in un unico fascicolo informativo, inter-operante fra i vari settori dell Ente; - l accesso telematico a dati, documenti e procedimenti dei dati e documenti per la fruizione e riutilizzazione da parte delle altre pubbliche amministrazioni e dei privati; - la digitalizzazione dei documenti dei procedimenti; - attivazione della conservazione documentale a norma delle regole tecniche vigenti;

12 - la formazione del personale coinvolto nella reingegnerizzazione dei procedimenti;

13 IL PIANO DI INFORMATIZZAZIONE Progetto Il Progetto, tramite lo sviluppo e/o il dispiegamento di nuovi sistemi informativi, è lo strumento che delinea il processo che si dovrà adottare per ottenere nel Comune di Ronco Briantino, al termine del triennio di attuazione, una informatizzazione dei procedimenti, dalla loro presentazione, all istruttoria, al coinvolgimento di enti terzi, al provvedimento finale, delle comunicazioni interne, degli atti prodotti d ufficio e delle certificazioni in genere. Il progetto tiene conto delle scadenze previste dalle norme emanate circa la dematerializzazione dei documenti e la digitalizzazione dei procedimenti. Rilevazione e Verifica dei procedimenti E prevista la rilevazione dei procedimenti dell Ente che sono interessati per la gestione di istanze, richieste, segnalazioni on line del cittadino ed imprese. Reingegnerizzazione dei procedimenti E prevista la Reingegnerizzazione dei procedimenti di cui sopra per la gestione di istanze e richieste on line del cittadino attraverso la stesura di specifici workflow che prevedano la gestione dei passi e delle attività da eseguirsi in modo digitale a partire dall istanza on line, con la protocollatura e l istruttoria fino alla conclusione del procedimento con l emissione di un provvedimento o di qualsiasi altro atto previsto. Soggetti coinvolti nell attuazione del piano a) Interni al Comune di Ronco Briantino L attuazione del piano è demandata, ciascuno per la propria competenza a: - Il Segretario comunale del Comune di Ronco Briantino - le Posizioni organizzative - I Responsabili di procedimento - gli operatori di procedura sulla base degli indirizzi approvati dalla Giunta Comunale b) Enti terzi

14 Nell attuazione del Piano potrebbero essere coinvolti Enti terzi che maggiormente partecipano ai procedimenti, per la ricerca di una soluzione informatica inter operante o la stipula di accordi/convenzioni per la trasmissione informatica della documentazione e delle comunicazioni per il conseguimento della migliore interoperabilità. PROCEDURE INTERESSATE Aree interessate All applicazione del Piano sono interessate tutte le aree e servizi del Comune di Ronco Briantino, ciascuno secondo le proprie competenze compresi gli organi di indirizzo politico (Giunta Comunale e Consiglio Comunale). Per la corretta attuazione del Piano è necessaria una sinergia tra lo sviluppo e il dispiegamento di nuovi sistemi informativi e la necessaria competenza dei servizi per attuare, quanto più possibile, una semplificazione dei singoli procedimenti. Procedure interdipartimentali Molti dei procedimenti già oggi gestiti in maniera informatica o ibrida (cartacea e informatica), siano essi attivati d ufficio o su istanza di parte, prevedono, per la loro corretta gestione o, conclusione dell iter procedimentale, il coinvolgimento di più procedure informatiche e più aree di competenza. Laddove possibile, tutti i sistemi informatici e informativi, dovranno fra loro risultare interoperanti per lo scambio di informazioni o documentazione, al fine di evitare la formazione di copie e duplicati per non in incorrere nella ridondanza di informazioni e appesantimento dei sistemi informatici, nonché una inutile conservazione di più documenti informatici dello stesso tipo. ATTUAZIONE DEL PIANO L attuazione del Piano avviene attraverso lo svolgimento di cinque fasi, che interagiscono fra loro nelle seguenti modalità:

15 Analisi dei procedimenti La fase iniziale prevede: - analisi in chiave di semplificazione del procedimento - standardizzazione della metodologia di lavoro - automazione completa del processo Individuazione dei fabbisogni L'analisi di cui sopra consente di addivenire all'individuazione delle risorse necessarie alla completa automazione del processo che possono essere così sintetizzate: - adeguamento dell'architettura informatica dell'ente o delle singole postazioni di lavoro - acquisizione della piattaforma WEB CLOUD per la gestione degli ITER DI PROCEDURE (vedi paragrafo STRUMENTO UTILIZZATO) - adeguamento delle risorse digitali in rete e del sistema di connettività al fine di consentire la reale fruizione dei processi resi interamente digitali - svolgimento di attività di informazione per i soggetti coinvolti nell'azione del piano - attività di comunicazione al fine di informare i destinatari delle azioni previste nel piano in merito alla esistenza e fruibilità delle stesse Acquisizione delle risorse Le risorse come sopra specificate vengono acquisite con le modalità previste dal codice dei contratti e rese disponibili ai soggetti coinvolti nell'attuazione del piano. Nell'acquisizione delle risorse si tiene conto delle priorità individuate dal piano e delle necessità nascenti dalla realtà dell Ente. Realizzazione e controllo La realizzazione e il controllo del Piano si compone di periodiche attività di sviluppo, programmazione teorica e operativa, accompagnata da monitoraggi e revisioni delle informazioni per mantenere costantemente aggiornate le informazioni di front office e in back office.

16 Queste attività che coinvolgono i soggetti di cui al precedente capitolo, sono per lo più svolte attraverso incontri mirati alla raccolta periodica delle informazioni per la necessaria progettazione e successiva verifica dello stato di avanzamento degli interventi, le tempistiche di completamento delle varie attività previste, la risoluzione di eventuali problematiche insorte. Verifica e Chiusura Le attività verranno dichiarate concluse a seguito di collaudo delle procedure da parte dei servizi competenti, che dovranno validare la completa informatizzazione dei singoli procedimenti di competenza. ISTANZE ON LINE Caratteristiche del portale Il portale dovrà rispettare i princìpi di accessibilità che rendano i suoi contenuti fruibili a chiunque, completezza di informazione, chiarezza di linguaggio, affidabilità, semplicità dì consultazione, qualità, omogeneità ed interoperabilità ai sensi di quanto previsto dall art. 54 del Codice dell Amministrazione digitale e dovranno essere realizzati con una tecnologia che ne permetta l'upgrading o integrazione con gestionali o dati esterni. (vedi paragrafo STRUMENTO UTILIZZATO). Sistema di autenticazione Per previsioni di norma, il sistema di autenticazione dovrà avvenire mediante il Sistema pubblico per la gestione dell identità digitale di cittadini e imprese (SPID) e sino al suo avvio, mediante credenziali informatiche. (vedi paragrafo STRUMENTO UTILIZZATO)

17 Metodologia di compilazione on-line Alla compilazione on-line delle istanze dovrà seguire la formazione di un documento informatico da acquisire all interno dei gestionali aventi le caratteristiche di immodificabilità e integrità di cui all art. 3 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre (vedi paragrafo STRUMENTO UTILIZZATO) Protocollo informatico Per i procedimenti che perverranno direttamente dal web tramite procedura guidata, la protocollazione dell istanza, classificazione e inserimento all interno di un fascicolo digitale. (vedi paragrafo STRUMENTO UTILIZZATO) Conservazione dei documenti informatici La conservazione dei documenti informatici avverrà tramite le regole tecniche di cui agli artt. 7 e 11 del Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri del 13 novembre Sicurezza dei dati e del sistema La soluzione che verrà adottata dovrà garantire l'esattezza, la disponibilità, l'accessibilità, l'integrità e la riservatezza dei dati, la stabilità del sistema e delle infrastrutture. Dovranno essere previste procedure per la continuità operativa e messe in campo iniziative di prevenzione per evitare, per quanto possibile, il verificarsi di incidenti informatici. I documenti informatici dovranno essere custoditi con modalità tali da ridurre al minimo i rischi di distruzione, perdita, accesso non autorizzato o non consentito e riversati nel sistema di conservazione.

18 INTEGRAZIONE TRA SISTEMA GESTIONALE E PORTALE Registrazione di protocollo, classificazione e fascicolazione Per i procedimenti che perverranno direttamente dal web tramite procedura guidata, la protocollazione dell istanza, classificazione e inserimento all interno di un fascicolo digitale. Dematerializzazione Nel caso in cui, per alcuni procedimenti, non fosse possibile la presentazione dell istanza, denuncia o segnalazione via web mediante procedura guidata o pervenisse documentazione in formato cartaceo, la stessa dovrà essere dematerializzata. (vedi paragrafo STRUMENTO UTILIZZATO) Per consentire la gestione delle pratiche e degli atti di competenza degli organi di indirizzo politico-amministrativo e dei Responsabili dei Servizi, dovranno essere dematerializzati gli atti con l acquisizione di originali in formato cartaceo e trasformazione su supporto elettronico. CUSTOMER SATISFACTION E VALUTAZIONE Approccio metodologico Il livello di soddisfazione degli utenti verrà rilevato mediante un sistema per valutare i vari servizi offerti, che implica una procedura semplice ed immediata sul portale web dell Ente. Questi dati dovranno essere raccolti dal sistema in modo anonimo e aggregati, in modo tale da poter ottenere una lista completa delle procedure in cui è stato espresso un parere positivo, sufficientemente soddisfacente o negativo. Stato di attuazione e percorso previsto I dati raccolti di soddisfazione verranno utilizzati per identificare i vari servizi che necessitano di maggior intervento, al fine di alzare l indice di gradimento degli utenti e offrire un sempre una migliore semplificazione dei servizi. L esito delle indagini di customer satisfaction dovranno essere resi noti sul sito web dell Ente.

19 MODULISTICA STANDARD Moduli unificati e standardizzati derivati da accordi o intese in sede di Conferenza unificata per l edilizia e le attività produttive Nelle procedure guidate on-line, verranno utilizzati per l'edilizia e le attività produttive, moduli unificati e standardizzati o format approvati in sede di Conferenza unificata fra Governo, regioni ed Enti locali, in attuazione degli accordi o intese effettuati ai sensi dell'articolo 9 del Decreto legislativo 28 agosto 1997, n. 281 e dell'articolo 8 della Legge 5 giugno 2003, n. 131, in applicazione dell art. 24 comma 3-bis della Legge 11 agosto 2014 n Nelle altre procedure guidate on-line verranno, in quanto applicabili, utilizzati i moduli unificati e standardizzati che verranno adottati via via dai Ministeri competenti ai sensi dell art. 24 comma 2 della Legge 11 agosto 2014 n Altri moduli Nelle procedure guidate on-line per cui non è prevista l adozione di moduli unificati e standardizzati di cui al paragrafo precedente, verranno adottati moduli semplificati, unificati e standardizzati realizzati direttamente dal Comune. FORMAZIONE Piano di formazione del personale La formazione del personale del Comune di RONCO BRIANTINO dovrà contenere degli obiettivi in linea con il presente Piano e le risorse finanziare necessarie a renderlo attuativo.

20 STRUMENTO UTILIZZATO Lo strumento utilizzato sarà effettuato tramite un portale INTERNET che si affiancherà al sito WEB tradizionale e ufficiale dell ente utilizzante la stessa componente grafica e dislocato su SERVER CLOUD DEDICATO, per la gestione di tutti gli aspetti di sicurezza informatica a livello italiano ed europeo. Inoltre il SERVER CLOUD DEDICATO sarà predisposto anche per poter effettuare in automatico la conservazione digitale dei documenti associati a tutti i flussi delle procedure e delle istantanze, secondo le certificazioni vigenti. La pagina iniziale del sito WEB dedicato alla gestione degli iter dei procssi e delle istanze sarà resa disponibile con LINK come già accennato nei paragrafi precedenti sulla pagina istituzionale dell ente e inoltre presente all URL di secondo livello con struttura: In questo modo si semplifica la ricerca per il cittadino che rispetto al sito tradizionale ed istituzionale del Comune di Ronco Briantino deve solo sostituire il classicco WWW con la dizione URP. Per entrare nell area del gestionale basta inserire le proprie credenziali che possono essere a seconda delle realtà configurate in: - CNS Carta nazionale dei servizi - Autenticazione SPI - Credenziali fornite dagli uffici

21 Le videate sono strutturate a titolo esemplificativo su prodotti già utlizzati presso ENTI e progettati già a partire dall anno 2008 e continuamente modificati e dotati di nuove implementazioni e sono completamente di proprietà intellettuale dello STUDIO MENNI SAS, e si integrano in modo diretto con gli archivi in possesso dei vari Comuni attraverso QUERY specifiche su i DATABASES SQL. L APPLICATIVO di GESTIONE PROCEDURE e ITER. Una volta entrati la videata compare così i menù laterali possono essere più o meno estesi in funzione delle attività che possono essere gestite dai diversi livelli di utente

22 Al centro della videata si potranno vedere le pratiche in corso (in questa videata nessuna in quanto non ancora create) Nelle pagine seguenti vedrete come inserire pratiche e vedrete anche popolata questa parte di schermo! La videata che segue disponibile solo per gli utenti URP e per l amministratore di rete è quella che corrisponde alla prima voce del menù (UFFICI E RUOLI COMUNALI). In questa sezione è possibile inserire e gestire i settori comunali inserire gli uffici comunali presenti e inserire i diversi ruoli dei dipendenti comunali cosi come si può vedere dalle schermate che seguono!

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25 In fase di inserimento dei diversi utenti presenti in comune oltre alla qualifica di responsabile potranno essere assegnati le diverse cariche o ruoli!

26 In questa pagina è possibile vedere alcuni utenti comunali già presenti e inseriti nell applicativo al momento della scrittura di questo file. Nella prima sezione in alto si possono inserire i nuovi utenti assegnando i diversi ruoli cariche e funzioni mentre nella parte sottostante è possibile notare che gli utenti inseriti oltre a poter esser eliminati possono essere anche disattivati. Le icone di visualizzazione e modifica permettono di poter vedere e modificare le informazioni inserite al momento della creazione degli utenti.

27 Questa invece è la pagina relativa al menù delle pratiche inserite nell applicativo che i diversi utenti possono scegliere per poterle poi inoltrare insieme agli allegati al protocollo e ai diversi uffici. Ogni pratica oltre ad avere un ufficio di competenza e un nome che evidenzia la pratica, ad essa viene associato un file di word protetto, un PDF compilabile o un form automatico che genera a sua volta un PDF finale firmato digitalmente, contenente i diversi moduli inseriti dai diversi uffici. La barra laterale permette di vedere tutte le pratiche finora inserite.

28 Questa voce di menù (UTENTI REGISTRATI) permette di vedere tutti gli utenti in questo momento presenti e poter vedere inoltre le diverse funzioni che essi hanno (colonna tipo cliente). LA colonna successiva contiene tutte le mail inserite in modo tale da poter inviare mail ai diversi utenti memorizzati, mentre le altre voci permettono di poter visualizzare e modificare i vari inserimenti effettuati.

29 Nella videata sovrastante è possibile veder quali sono i dati che devono essere inseriti nella scheda cittadino. Mentre nella videata successiva è possibile veder come si presenta lo schermo all atto della creazione di una pratica. In questo momento ci si accinge ad inserire una nuova pratica cliccando sulla voce SELEZIONA UNA PRATICA COMUNALE.

30 Cliccando comparirà una tendina dal quale poter scegliere tutte le pratiche e scelta la pratica essa comparirà come nel riquadro sottostante.

31 Premendo il tasto continua si passerà alla pagina successiva e dopo aver inserito nel campo azione una descrizione della pratica (per poter la meglio identificare) il cittadino o il dipendente dell urp si potrà premere il tasto attiva nuova pratica.. DA notare che selezionando la pratica compaiono già i modelli dei documenti allegati ed l ufficio competente.

32 Una volta attivata la pratica all utente cittadino essa compare come nella videata successiva, con lo stato di colore giallo ATTIVO. In questa fase il cittadino può compilare la pratica ma essa non è ancora stata inviata al protocollo.

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34 Premendo il tasto di gestione pratica il cittadino entra in questa videata (SOPRA) per poter inserire i propri allegati e documenti (o l utente URP eventualmente per il cittadino) Una volta allegati tutti i documenti necessari alla pratica selezionata il cittadino potrà premere il link invia pratica per poter far passare la pratica al protocollo.

35 Così compare la pratica al cittadino una volta premuto il link. DA notare la compilazione automatica dei campi nella parte superiore della finestra.

36 Una volta inviata la pratica invece di comparire in giallino APERTA, compare a tutti gli utenti interessati IN ARANCIONE e con lo STATO INVATA (ovviamente al protocollo).. l ufficio URP già la vede ma non in modifica! Se il cittadino ha bisogno di chiedere informazioni ai diversi uffici e utenti implicati nella pratica, dalla pratica stessa è possibile inviare mail automatiche ai diversi utenti e richiedere e o ricevere informazioni.

37 Da notare a questo punto che gli uffici URP e il protocollo entrando nella pratica con STATO INVIATO possono inserire dopo averla protocollata col metodo tradizionale, i dati di protocollazione e digitare il tasto protocolla per poter passare all ufficio competente.

38 Ecco la pratica una volta che l utente URP /PROTOCOLLO ha protocollato la pratica (nel riquadro in questo esempio non sono stati inseriti i dati di protocollo volontariamente)., ma nella sezione in alto è possibile notare l avanzamento delle informazioni (ANDREA XXXX ha protocollato in data)

39 A questo punto la pratica cambia di stato e da INVIATA (ARANCIONE) passa allo STATO (PROTOCOLLATA) ed è pronta e disponibile per essere visualizzata in questo caso come si vede dall ufficio TECNICO.

40 In tutte le fasi sia l utente CITTADINO sia tutti gli utenti interessati alla pratica, che come vedete compaiono nella videata in basso a destra possono inviare e ricevere messaggi per poter chiedere e o ricevere informazioni, e che rimangono comunque archiviate come storico nella pratica stessa sempre nel riquadro in basso a destra!.

41 A questo punto come si vede nel riquadro a sinistra il responsabile e gli utenti dell ufficio tecnico (IN QUESTO CASO MASSARO) tra tutte le pratiche che prima si vedevano ora vede solo quelle di sua competenza e in particolare quella in VERDE.. PROTOCOLLATA!.. Ora può essere presa in carica dall ufficio e portata avanti nel modo tradizionale per il suo completamento.

42 Ecco che l utente dell ufficio tecnico in questo caso completata la pratica può chiudere la pratica, con il link in alto a destra COMPARE SOLO AGLI UTENTI INTERESSATI.

43 Questa è la pratica come comapre quando in questo caso MASSARO XXXX la chiude definitivamente, mentre nella videata sottostante è possibile veder come la pratica in corso ha cambiato STATO ed è diventata finalmente BLU cioè CHIUSA.

44 F.to Fabio prof. MENNI PROVA, FEBBRAIO 2015