Il Ruolo del TSRM come Amministratore di Sistema II Modulo - Gestione dei Sistemi Informativi RIS/PACS

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1 GESIRAD Il Ruolo del TSRM come Amministratore di Sistema II Modulo - Gestione dei Sistemi Informativi RIS/PACS Copyright Siemens AG Healthcare Sector For internal use only. Roma, 8 marzo 2011 Pellegrini Francesca - Siemens Healthcare Sector This printed copy is not subject to any change control. Please refer to online version.

2 Chi sono Francesca Pellegrini Project Manager & Sales Support Area Centro Sud Siemens Healthcare Sector SYNGO Certificazione Project Manager Senjor del Implementazione e Gestione di Sistemi Informatici RIS, PACS e di Post-elaborazione

3 Perché sono qui L inserimento di un Sistema Informativo RIS-PACS (e di post-elaborazione) stravolge il modo di lavorare all interno della Diagnostica per Immagini.

4 Perché sono qui TECNOLOGIA COMPETENZA

5 Perché sono qui Bisogna: essere preparati; sapere con che cosa si ha a che fare; creare dei punti di riferimento che facciano da guida nella nuova radiologia; sapere con chi si ha a che fare.

6 I computer sono incredibilmente veloci, accurati e stupidi. Gli uomini sono incredibilmente lenti, inaccurati e intelligenti. L'insieme dei due costituisce una forza incalcolabile. Albert Einstein

7 Fase 1 Project Management nella Gestione e Implementazione di Progetti RIS-PACS

8 Definizioni Project Management L insieme di tutti i compiti di leadership e di organizzazione, le conoscenze, le competenze, gli strumenti e le tecniche necessarie per soddisfare i requisiti del progetto. (Wideman Glossary, Wikipedia) L iniziativa del è stata introdotta per aumentare la redditività dei progetti, fornendo ai Project Manager di Siemens degli strumenti standard per qualificare il proprio lavoro e definire delle best practice per il miglioramento continuo nella gestione del progetto.

9 Progetto RIS-PACS: Fasi & Milestones The standard project phases of have been adapted to the specific RIS/PACS business and aligned to the process-house-project: PM010 PM020 PM040 PM050 PM070 PM080 PM100 PM200 PM300 PM400 PM500 PM550 PM600 PM650 PM670 Acquisition Go/No-Go decision Bid decision Bid approval Contract negotiation Project won/lost Start of project Order receipt clarified Approval of detailed planning Dispatch approval Material & resources at site Onsite Install. compl. Integr.. Compl. Release for Customer Accept. Test Customer Accept. Project Closure [*1] [*2] [*3] [*4] Acquisition Sales Delivery Pre- Acquisition Project Acquisition Bid Preparation Contract Negotiation Project Handover Project Opening & Clarification Detailed Planning Orders Pre- Staging Dispatch Shipping Integration Installation Functiontest & Training Customer Accept. Tests Project completion Process specifics for RIS, PACS, Interfaces Milestones Milestones with Review Quality Gate incl. Approval by Review Board [*1] PM050 and PM500 are IKM specific milestones [*2] Either PM080 or PM100 must be handled as a Q-Gate [*3] PM500 is a Q-Gate only if the onsite installation is done by a supplier. Otherwise PM550 will become a Q-Gate [*4] Either PM600 or PM670 must be handled as a Q-Gate

10 Obiettivi di un Progetto RIS-PACS Un affare in cui si guadagna soltanto del denaro non è un affare. Henry Ford

11 Obiettivi di un Progetto RIS-PACS Customer satisfaction Aderenza del sistema alle specifiche iniziali Consapevolezza del cliente dei requisiti e delle specifiche tecniche della fornitura Efficienza Minimizzare il tempo che intercorre tra l ordine del materiale (PM300) e il collaudo del sistema (PM650); Rispettare i costi preventivati (rimanendo in linea con i requisiti della fornitura)

12 Risultati attesi da un sistema RIS-PACS: economici, organizzativi, clinici Garantire la gestione filmless e paperless Refertare a monitor con Strumenti di analisi avanzati adeguati sia alle esigenze dell attività di refertazione di routine, sia le esigenze della diagnostica di immagini più specializzata Permettere Teleconsulto e telediagnosi con strutture remote Ottimizzare le risorse umane e tecnologiche e dei costi di gestione Garantire la Sicurezza nella gestione e conservazione dei dati Garantire la Qualità nella gestione dei dati clinici e del paziente

13 Staff di Progetto della Ditta Project Manager Area Manager Vendita Amministrazione. Project Manager Junior Amministratore di Sistema Customer Service Engineers RIS-PACS Application Specialist Implementation Engineer

14 Project Manager (PM) Il PM è figura imprenditoriale, relativamente al singolo progetto, ed è il responsabile del raggiungimento di tutti gli obiettivi progettuali concordati attraverso accordi individuali e specifici per il singolo progetto. I suoi compiti si dividono in: -Management di Rischi e Opportunità; -Gestione finanziaria del progetto; -Gestione dei rapporti con il cliente; -Pianificazione e monitoraggio del progetto; -Gestione delle comunicazioni verso il cliente e verso l Azienda. Il PM stabilisce le direttive relative ad obiettivi e tempistiche, qualità e costi.

15 Project Manager Junior In progetti complessi il PM Junior (o Implementation Engineer) affianca il Project Manager durante lo svolgimento del progetto: Crea i documenti tecnici richiesti per l implementazione di soluzioni (specifiche dei materiali complessi, specifiche di interfaccia SW, schemi di flusso di lavoro, ecc.). Contribuisce alla creazione del piano di progetto. Nella fase di installazione, coordina le risorse tecniche, organizza i test del sistema installato, verifica che la soluzione installata corrisponde al progetto. Durante lo svolgimento del progetto, si assicura che il supporto tecnico necessario sia sempre fornito tempestivamente (quando necessario).

16 Application Specialist L Application RIS-PACS è una figura professionale con comprovata esperienza nella formazione ed Addestramento del personale: Amministratori di sistema aziendali, Utilizzatori medici, TSRM, Amministrativi. Interviene soprattutto durante le fasi di test functionali e di training (PM600).

17 Customer Service Engineer RIS-PACS Il Customer Service Engineer (CSE) è una figura professionale con comprovata esperienza nelle attività di assistenza tecnica di impianti RIS- PACS medi e ampi. I CSE sono coinvolti nelle fasi di installazione e di avviamento ed intervengono, in caso di guasti, per riparare i sistemi e ripristinare le funzionalità. A seconda della situazione o della gravità di eventuali situazione anomale potranno essere attivati CSE specializzati: Tecnici RIS, Tecnici PACS, Tecnici HW, Tecnici di Sistemi Operativi, di Database, di Telecomunicazioni, di impiantistica.

18 System Administrator Il System Administrator è un tecnico specialista dedicato al progetto e presente on-site che ricopre mansioni di amministratore di sistema. Il suo ruolo prevede: la gestione, la configurazione e la personalizzazione dei sistemi, la responsabilità sull intervento tecnico di primo livello, il management del progetto per le attività di routine.

19 Fase 2 Ruoli e responsabilità dell Azienda nella Gestione e Implementazione di Progetti RIS-PACS

20 Stakeholder Uno dei principali compiti del PM all avvio del progetto (PM080) è l individuazione degli stakeholder. Definizione. Individui e organizzazioni direttamente coinvolti nel progetto o I cui interessi possono essere positivamente o negativamente. Influenzati dal risultato dell esecuzione del progetto o dal suo completamento. Ogni stakeholder può influenzare il progetto e i suoi risultati. Possono essere definiti anche come parti interessate. Stakeholders possono essere clienti, finanziatori, fornitori, organizzazioni non governative, membri del team di progetto e altro personale. Per individuare tutti gli stakeholder rilevanti di un progetto e per valutare la loro potenziale influenza, è necessario condurre un analisi all inizio del progetto.

21 Stakeholder

22 Staff di Progetto dell Azienda Responsabile di Progetto generale Responsabile di Progetto operativo Referente medico radiologo Amministratore / i di sistema TSRM Direttore ICT sanitario Direttore / i Radiologia Medici Radiologi Fisici sanitari Personale ICT Medici di Reparto Personale TSRM Coordinatore / i TSRM

23 Stakeholder Ognuno di loro può influenzare positivamente o negativamente il progetto, in ogni sua fase

24 Fasi del progetto Initiate Plan Execute Evaluate

25 PM080 Start of the project o Kick off E il 1 incontro tra Ditta e Azienda, dopo che è stato approvato il progetto. Tutte le figure principali Viene presentata l idea del progetto da devono essere parte della Ditta e ne vengono verificati i contenuti da parte dell Azienda. coinvolte La Ditta intervista gli interlocutori per avere i dati su cui stilare il progetto: -Dati sul personale; -Dati tecnici / informatici; -Dati sugli spazi delle strutture -. Responsabile di Progetto generale Responsabile di progetto operativo Referente medico radiologo Amministratore / i di sistema TSRM Personale ICT

26 PM200 Presentazione Progetto Esecutivo Viene presentato il piano di svolgimento del progetto che deve essere approvato dai referenti dell Azienda. Viene presentato il layout del progettoe i flussi di lavoro. Responsabile di Progetto generale Responsabile di progetto operativo Referente medico radiologo Amministratore / i di sistema TSRM Personale ICT

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28 PM500 Onsite Installation completation In questa fase, l Azienda svolge solo un ruolo di controlling. Sono altamente coinvolte solo le risorse informatiche e chi è incaricato di gestire la logistica. Deve essere prodotta tutta la documentazione tecnica relativa all installazione Amministratore / i di sistema TSRM Personale ICT

29 PM550 Integration Implementation Registration Referral Order Entry Interpretation / Reviewing Reporting Post Processing CAD Processing Measurements 3D Reconstruction 1 Hospital Information System HIS Patient Information Clinical Data Order Requests Scheduling Tracking Management Departmental Information System RIS 9 Analisi e sviluppo delle integrazioni del RIS-PACS: Reporting Worklists Con le modalità diagnostiche; Acquisition Status Progress / Completion Performed Work Materials / Resources 4 Results 11 - Con il sistema informativo ospedaliero (HIS); - Con i sistemi di prenotazione (CUP, Order Entry). 2 Modality Worklists Patient Data Order Details Procedure Parameters Schedules 12 Reporting Status Progress / Completion Image Acquisition Modality 10 3 Post-Processing Status Progress / Completion Responsabile di progetto operativo Referente medico radiologo Amministratore / i di sistema TSRM Personale ICT 8 7 Image Management PACS Referenti applicazioni integrate 6 5 Post-Processing Worklists

30 PM550 Integration Implementation Registration Referral Order Entry Interpretation / Reviewing Reporting Post Processing CAD Processing Measurements 3D Reconstruction 1 Hospital Information System HIS Patient Information Clinical Data Order Requests 9 Reporting Worklists Results Post-Processing Status Progress / Completion Post-Processing Worklists Scheduling Tracking Management Departmental Information System RIS 2 Modality Worklists Patient Data Order Details Procedure Parameters Schedules Acquisition Status Progress / Completion Performed Work Materials / Resources 4 12 Reporting Status Progress / Completion Image Acquisition Modality 3 Image Management PACS

31 PM600 Training phase La formazione coinvolge tutti gli utenti, non solo lo staff di Progetto. Deve essere prodotta la seguente documentazione: manuali linee guida per gli utenti registro corsi Referente medico radiologo Amministratore / i di sistema TSRM devono essere coinvolti come CORE TRAINER

32 CORSO Obiettivo: Prerequisiti: Contenuto: X SYS AMM Amministratori di sistema RIS/PACS Fornire i concetti necessari alla corretta gestione sistemistica ed amministrativa del sistema informativo RIS/PACS, rendere il personale in grado di effettuare diagnosi di primo livello su malfunzionamenti e risolvere problematiche di base. Conoscenze informatiche di base, e delle problematiche organizzative e operative del reparto di Radiologia. Concetti sistemistici relativi all architettura generica del sistema e dell implementazione del progetto; Profilazione utenti; Definizione layout, toolcard, worklist; Concetti di folder, studio, serie; Funzionalità e relativo utilizzo RIS/PACS; Gestione Workflow radiologico; Problematiche di più frequente occorrenza; know how necessario per svolgere una attività di help desk di I livello agli utenti in merito ai problemi applicativi più frequenti; Modalità di interfacciamento / integrazione con sistemi di terzi.

33 PM650 Customer Acceptance Si eseguono tutti i test di accettazione del sistema. Viene preparato e firmato dalle parti il verbale di collaudo. Verificate la lista delle funzionalità da testare, studiando la documentazione di offerta / gara. Responsabile di Progetto generale Responsabile di progetto operativo Referente medico radiologo Amministratore / i di sistema TSRM Personale ICT

34 PM670 - Start-up of the system E la fase più delicata del progetto. Il sistema viene messo in produzione a routine clinica con il nuovo workflow. Referente medico radiologo Amministratore / i di sistema TSRM devono essere coinvolti come CORE TRAINER

35 Maintenance Il grosso del lavoro è finito per tutti. Il sistema è a routine clinica. Rimangono nello staff coloro che sono stati individuati per la gestione operativa del sistema. Amministratore / i di sistema TSRM

36 Fase 3 Amministratore di Sistema dell Azienda Vs Amministratore di Sistema della Ditta

37 Profilo Amministratore di Sistema della Ditta Diplomato o laureato in discipline scientifiche con predisposizione e passione per l informatica. Attitudine alle relazioni interpersonali. Orientamento al problem-solving. Capacità di self-control. Assume un ruolo di riferimento principale: -per tutti gli utilizzatori, -per il team di lavoro della Ditta. Deve gestire l attività quotidiana fornendo supporto per l uso appropriato dei sistemi alla locale organizzazione.

38 Distinzione delle competenze: la Ditta (1) Attività gestionali Coordinamento di risorse tecniche di 2 livello di A ssistenza tecnica per la gestione e la risoluzione di chiamate e guasti. Gestione escalation.

39 Distinzione delle competenze: la Ditta (2) Attività di supporto agli utenti Assistenza al personale di Diagnostica per Immagini per l utilizzo del sistema RIS-PACS. Assistenza all amministrazione del sistema TSRM per l utilizzo delle funzioni di amministrazione e gestione (creazione nuovi utenti, agende di prenotazione, ecc.). Assistenza al personale di Reparto per l utilizzo degli applicativi di visualizzazione referti / immagini. Formazione di nuovi operatori. Installazione / reinstallazione applicativi per la visualizzazione referti / immagini.

40 Distinzione delle competenze: la Ditta (3) Attività tecniche Operazioni di verifica dei parametri di funzionamento dei sistemi ed eventuale segnalazione all Assistenza tecnica di problemi riscontrati. Verifica dello stato dei processi Attività tecniche di supporto al processo di Archiviazione legale Controllo dei Database Analisi dei log in caso di errori Restart delle applicazioni Shutdown dell applicazione e dell intero sistema Check di I livello in caso di riscontro di un proble ma tecnico. Operazioni di backup quotidiano.

41 Distinzione delle competenze: l Azienda (1) Competenze dell Amministratore di Sistema TSRM (Aziendale) L implementazione e la gestione di un sistema RIS-PACS richiedono l individuazione da parte del cliente di una figura che sia un punto di riferimento tecnico e gestionale del sistema. La figura dell Amministratore del Sistema viene individuata dal cliente, può continuare a svolgere le sue normali mansioni lavorative (!) e, contemporaneamente, si occupa di alcuni compiti specifici attinenti al sistema. La figura diventa un punto di riferimento per gli utenti utilizzatori del sistema e anche per gli interlocutori del team di progetto e dell assistenza tecnica.

42 Distinzione delle competenze: l Azienda (2) Attività gestionali Gestione delle configurazioni sui sistemi RIS e PACS al mutare dell organizzazione (es.: utenti su RIS, agende di prenotazione, esami, utenti per applicativi di Reparto, reparti e centri di costo). Estrazione di parametri statistici per Direttori UU.OO., Direzione Sanitaria, Controllo di Gestione. Coordinamento delle risorse coinvolte in attività specifiche di progetto. Contatti con i referenti di altri applicativi (CUP, Reparti, DEA) per configurazione integrazioni. Interfacciamento con la Ditta per chiarimenti e per la gestione di richieste.

43 Distinzione delle competenze: l Azienda (3) Attività di supporto agli utenti Disponibilità all assistenza di colleghi nell attività. Formazione di nuovi operatori su applicativi RIS-PACS Modifiche anagrafiche su RIS e PACS Modifica esami su PACS Definizione e stesura di linee guida per l utilizzo dei sistemi Formazione nuovi utenti di reparto nell'utilizzo degli applicativi per la visualizzazione immagini e referti Analisi e correzione di Pazienti sconosciuti al RIS

44 Distinzione delle competenze: l Azienda (4) Attività tecniche Attivazione di assistenza tecnica tramite numero verde o contattando il personale incaricato. Disponibilità all interfacciamento con la Ditta per chiarimenti e per la gestione di richieste. Check di I livello in caso di riscontro di un proble ma tecnico non riconducibile direttamente a malfunzionamenti delle apparecchiature RIS- PACS. Check di I livello in caso di non invio / archiviazi one immagini (il problema potrebbe essere sulla diagnostica che invia, quindi serve l'intervento di personale TSRM).

45 Case study 1: Esempio di capitolato l Azienda USL si riserva di applicare, previa tempestiva contestazione per iscritto, le seguenti penalità, giornaliere e cumulabili: - euro 300,00 per ogni ora di ritardo nei tempi di risposta per il servizio di manutenzione e assistenza, stabilito in due ore dalla chiamata. - nel caso in cui la riparazione o la sostituzione dei beni difettosi, o comunque non perfettamente funzionanti, non avvenga entro i termini previsti, l Azienda, dopo 7 giorni di ritardo, potrà far eseguire da altre imprese i lavori necessari ad eliminare gli inconvenienti riscontrati, detraendo l importo dell assistenza e delle penali dal corrispettivo dovuto o dalla cauzione definitiva, fatto salvo il risarcimento RISCHIO dell eventuale maggior danno; ECONOMICO - per ogni altro caso di violazione o inadempimento TROPPO ELEVATO!!! o inesatto adempimento degli obblighi contrattuali previsti, previa tempestiva contestazione scritta, si applicherà una penale di 1.000,00 per ogni violazione contestata..

46 Case study 2: Esempio di correzione di dati clinici h8:58 h17:30 PAZIENTE A PAZIENTE B IMMAGINI PAZIENTE A

47 Case study 2: Esempio di correzione di dati clinici Immagini corrette ma attribuite al paziente errato!!! Paziente con immagini errate:

48 Case study 2: Esempio di correzione di dati clinici

49 Case study 2: Esempio di correzione di dati clinici

50 Case study 2: Esempio di correzione di dati clinici Nel caso di segnalazione tempestiva -Cancellare le immagini errate dal paziente A -Rinviare l esame del paziente B corretto dalla diagnostica RISCHIO CLINICO TROPPO ELEVATO!!! Nel caso di segnalazione a posteriori -Salvare una copia dell esame -Cancellare le immagini errate dal paziente A -Assegnare l identificativo dell esame e del paziente B, alla copia, cancellando da questa le immagini del paziente A

51 Case study 3: Definizione linee guida per Reparti Avvio della gestione informatizzata delle richieste da Reparto. Elenco delle principali attività 1 (back-office): Formazione agli Amministratori di Sistema TSRM sull utilizzo del sistema; Analisi delle configurazioni (quali prestazioni sono richiedibili dal reparto? Quali utenti possono inviare le richieste?) Configurazione del sistema;

52 Case study 3: Definizione linee guida per Reparti Avvio della gestione informatizzata delle richieste da Reparto. Elenco delle principali attività 2 (front-office): LAVORO SVOLTO IN TEAM Incontro con i medici di Reparto e con la Radiologia per la presentazione del nuovo tool; Formazione agli utenti di reparto; Installazione applicativo (web); Definizione delle Linee Guida per il Reparto; Affiancamento on-the-job.

53 L'importante è non smettere di fare domande. Albert Einstein Open Discussion

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55 La conoscenza non può derivare dall'esperienza sola, ma occorre il paragone fra ciò che lo spirito umano ha concepito e ciò che ha osservato. Albert Einstein GRAZIE PER L ATTENZIONE!!!

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