CICLO VENDITE. F210 Ciclo vendite Valutazione definitiva della procedura 1. PRINCIPALI CONTI LEGATI AL CICLO VENDITE:

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1 F210 Ciclo vendite Valutazione definitiva della procedura CICLO VENDITE 1. PRINCIPALI CONTI LEGATI AL CICLO VENDITE: A) CONTI PATRIMONIALI: B) CONTI ECOMICI: Crediti verso clienti Vendite Clienti c/ricevute bancarie Prestazione di servizi Effetti attivi commerciali Sconti e abbuoni passivi Clienti per fatture da emettere Rimborsi spese su vendite OBIETTIVI DI CONTROLLO GNIFICATIVI: Valutazione preliminare Obiettivi VERIFICARE SE: Affidabile Non affidabile A) TUTTE LE VENDITE CHE DEVO ESSERE CONTABILIZZATE LO SO VERAMENTE B) OGNI VENDITA CONTABILIZZATA È UNA VENDITA EFFETTIVA C) OGNI VENDITA CONTABILIZZATA VIENE CORRETTAMENTE VALUTATA D) OGNI VENDITA VIENE CONTABILIZZATA NEL PERIODO DI COMPETENZA E) L IMPUTAZIONE DELLA VENDITA AVVIENE CORRETTAMENTE F) TUTTE LE FATTURE CONTABILIZZATE SO CORRETTAMENTE TOTALIZZATE G) TUTTE LE VENDITE SO CORRETTAMENTE RIPORTATE A MASTRO H) ESTE SEPARAZIONE DEI COMPITI ALL INTER DELLA PROCEDURA 3. VALUTAZIONE PRELIMINARE SULL AFFIDABILITÀ DELLA PROCEDURA: AFFIDABILE Commenti: N AFFIDABILE

2 4. NTE DELLE VERIFICHE PROGRAMMATE:... OBIETTIVO A): Controllare se tutte le vendite che devono essere contabilizzate lo sono veramente Verificare se esistono procedure atte a prevenire o a rilevare che non sia stata omessa la contabilizzazione delle vendite QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché non vi sia spedizione di merce senza emissione della relativa bolla di spedizione? - Esistono procedure manuali o EDP in atto che prevedono la predisposizione di un documento interno per ogni servizio fatturabile reso dalla Società? - Chi o che cosa garantisce che l ufficio fatturazione sia informato circa le spedizioni di merce o l effettuazione di servizi? - Chi o che cosa garantisce che sia emessa una fattura per le merci spedite o i servizi resi ai clienti? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché tutte le fatture emesse siano correttamente contabilizzate nei conti corrispondenti Vendite, Prestazione di servizi, Clienti, IVA vendite, ecc.? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché venga predisposto un documento interno per la merce resa e per i servizi non accettati dal cliente che attesti l effettiva necessità di emettere una nota di accredito? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché venga emessa la nota di accredito per le merci o i servizi non accettati dai clienti? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché tutte le note di

3 accredito emesse (o le note di addebito ricevute) siano correttamente contabilizzate nei conti corrispondenti? VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto? OBIETTIVO B): Controllare se ogni vendita contabilizzata è una vendita effettiva Verificare se esistono procedure in atto che non consentano la contabilizzazione di vendite inesistenti o che le fatture siano contabilizzate più volte QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI spedite merci al cliente sbagliato? - Esistono procedure manuali o EDP che consentano di evitare che il servizio spedizioni prepari la bolla di accompagnamento se la merce non viene spedita? - Esistono procedure manuali o EDP affinché le fatture di vendita siano correttamente compilate per quanto riguarda la quantità di merce o servizi, i termini di pagamento, ecc.? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché, riguardo le fatture di vendita, non si contabilizzino vendite per merci non spedite o servizi non resi? - Esistono procedure manuali o EDP in atto che garantiscano che non siano emesse più fatture per la stessa vendita, o la stessa fattura sia contabilizzata più volte? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché le note di accredito non contengano errori nella quantità delle merci o dei servizi contestati? preparate più note di accredito (ricevute più note di addebito) a fronte dello stesso reclamo? VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto? OBIETTIVO C): Controllare se ogni vendita contabilizzata viene correttamente valutata Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che non siano fatturati importi errati

4 QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché per la fatturazione sia usato il prezzo unitario corretto? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché si rilevino gli eventuali errori di calcolo in fattura? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché si rilevino errori in altri dati contenuti nelle fatture e nelle note di accredito ai clienti, quali sconti per pagamento a pronti, IVA e riconoscimento di anticipi o di depositi già incassati? VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto? OBIETTIVO D): Controllare se ogni vendita viene contabilizzata nel periodo di competenza Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che ogni vendita ed il relativo credito siano contabilizzati nel periodo di competenza QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché l ufficio fatturazione sia informato tempestivamente della spedizione della merce o della prestazione del servizio? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché le bolle di accompagnamento della merce e le fatture indichino la vera data delle operazioni (es.: la data di spedizione)? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché le fatture siano contabilizzate tempestivamente nei conti corrispondenti? - Esistono procedure manuali o EDP in atto affinché le informazioni necessarie per stabilire la competenza (cut-off) siano disponibili ed utilizzate? VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto?

5 OBIETTIVO E): Controllare se l imputazione della vendita avviene correttamente Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che le vendite siano imputate ai conti corretti QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI commessi errori in fattura e sulle note di accredito relativamente al nome o codice del cliente ed alla descrizione della merce spedita o del servizio reso? commessi errori nell imputare le vendite o i resi ai conti di mastro (vendite, altri ricavi, IVA, clienti terzi ed infragruppo, ecc.)? commessi errori nell imputare le vendite o i resi al Libro Giornale e/o ai sezionali? commessi errori nell imputare la vendita o il reso ai registri obbligatori (es. IVA vendite)? commessi errori nell imputare le vendite in contabilità analitica, ad esempio per centro di costo, per consociata, per tipo di prodotto, ecc.? VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto? OBIETTIVO F): Controllare se tutte le fatture contabilizzate sono correttamente totalizzate Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che il dare e l avere delle scritture contabili relative alle vendite ed ai resi da clienti siano correttamente totalizzati QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI - Esistono procedure manuali o EDP in atto che assicurano che non siano commessi errori nel totalizzare i sezionali ed i registri obbligatori (IVA acquisti e vendite)?

6 VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto? OBIETTIVO G): Controllare se tutte le vendite sono correttamente riportate a mastro Verificare se esistono procedure in atto che assicurano che i totali dei sezionali siano correttamente riportati a mastro QUETI ESEMPLIFICATIVI COMMENTI - Esistono procedure manuali o EDP in atto che assicurano che non avvengano errori di riporto a mastro? - Esistono procedure manuali o EDP in atto che assicurano che non avvengano errori di doppio riporto a mastro? VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto? OBIETTIVO H): Controllare se esiste separazione dei compiti all interno della procedura Per il raggiungimento degli obiettivi dei controlli, le funzioni di ricevimento ordini, controllo del fido concesso, spedizione, fatturazione, incasso, emissione note credito e contabilizzazione devono essere separate in quanto una adeguata separazione dei compiti aumenta la probabilità di non commettere o rilevare errori o irregolarità. In linea di principio chi riceve l ordine dal cliente e coloro che ne mantengono i contatti non devono svolgere funzioni di approvazione del credito, spedizione, fatturazione, incasso ecc.; analogamente, coloro che ricevono gli incassi, non devono svolgere funzioni di ricevimento ordini, approvazione del credito, spedizione, fatturazione e contabilizzazione. A tal fine proponiamo un elenco di funzioni per le quali occorrerà individuare il soggetto che effettivamente le esplica. FUNZIONI OPERATIVE SOGGETTO PREPOSTO COMMENTI - Emissione degli ordini di vendita - Autorizzazione del fido - Autorizzazione all accesso agli archivi dati relativi al credito - Autorizzazione alla spedizione - Predisposizione dei documenti di spedizione - Custodia dei prodotti da spedire

7 - Predisposizione delle fatture - Verifica delle fatture - Autorizzazione all accesso agli archivi dati della fatturazione - Controllo della sequenzialità delle fatture - Contabilizzazione delle vendite - Gestione del sezionale clienti - Riscontro concordanza tra sezionale clienti e contabilità generale - Revisione ed approvazione del bilancio di verifica periodico del sezionale clienti ed analisi dello scaduto - Predisposizione degli estratti conto clienti - Esame dei reclami dei clienti e correzione degli errori - Ricevimento degli incassi dai clienti - Autorizzazione allo storno dei crediti irrecuperabili - Controllo della correttezza dei conti inerenti le vendite e dell accesso ai relativi programmi ed archivi dati VALUTAZIONE COMPLESVA: Obiettivo soddisfatto?