UNIVERSITÀ DEGLI STUDI ROMA TRE. Master in Project Management

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1 UNIVERSITÀ DEGLI STUDI ROMA TRE FACOLTÀ DI INGEGNERIA Dipartimento di Ingegneria e Automazione Master in Project Management RIORGANIZZAZIONE DEI PROGETTI PER L ULTIMO TRIMESTRE DEL 2004 CON REALIZZAZIONE DI UN INTERFACCIA WEB PER MONITORARE LO STATO D AVANZAMENTO DELLE ATTIVITA Project Work di: Ing. Roberto De Sanctis Tutor Aziendale: Ing. Ciro Cannelonga Tutor Universitario: Dott.sa Gaia Nicosia Anno Accademico

2 tu mi chiedi sempre del mio compleanno, scrivi il giorno in cui ha avuto inizio il nostro amore, quello è il giorno della mia nascita Ing. Roberto De Sanctis 1

3 PREFAZIONE Il Project Management è un sistema gestionale orientato ai risultati. Possiamo definirlo come <<gestione sistemica di un impresa complessa unica e di durata determinata, rivolta al raggiungimento di un obiettivo chiaro e predefinito mediante un processo continuo di pianificazione e controllo di risorse differenziate e con vincoli interdipendenti di costi-tempiqualità>> 1 Il lavoro che ho svolto presso la Menarini, a completamento del ciclo di insegnamenti del Master in Project Management, è perfettamente inquadrabile in questa definizione che Archibald dà del Project Management. Infatti ciò che ho realizzato, è stato di creare uno strumento informatico che permetta di controllare lo stato d avanzamento dei progetti, nelle sue componenti principali di tempo e costi. Di fianco allo sviluppo di questo software ho creato un modello per acquisire al meglio le caratteristiche progetti e le sue attività componenti, quali vincoli, tempistiche, risorse necessarie etc.; ho inoltre attuato una riprogrammazione dei progetti non ancora terminati nell ultimo trimestre del Infine ho applicato alcuni degli insegnamenti avuti nei vari corsi del Master, uno su tutti, la gestione dei fornitori, dall albo alla loro valutazione ai contratti con i fornitori tipici del Procurament Management. 1 Project Management Russel D. Archibald Ing. Roberto De Sanctis 2

4 INDICE 1. INTRODUZIONE SOCIETÀ OBBIETTIVO STAGE 5 2. SITUAZIONE INIZIALE ACQUISIZIONE PROGETTI RISULTATI ANALISI E CONSIDERAZIONI 7 3. STRUMENTO DI WEB-REPORTING MSPROJECT XML E XSL STRUMENTO RIPIANIFICAZIONE QUARTO TRIMESTRE ANALISI ATTIVITÀ RIPIANIFICAZIONE RISULTATI CONCLUSIONI 20 ALLEGATO A 22 ALLEGATO B 24 Ing. Roberto De Sanctis 3

5 INTRODUZIONE In questo primo capitolo viene fatta una breve panoramica sulla Menarini Farmaceutica, azienda nella quale ho svolto lo stage finale del Master in Project Management, illustrando inoltre quelli che sono gli obbiettivi che il gruppo si aspetta di raggiungere alla conclusione di questa esperienza SOCIETÀ La Menarini Farmaceutica è un azienda nata a Napoli nel 1886 e poi trasferitasi nel 1915 a Firenze, dove tutt oggi ha la sede centrale; nel secolo scorso ha stretto accordi ed assorbito altre aziende farmaceutiche del panorama italiano che le hanno permesso di divenire il primo Gruppo Farmaceutico Italiano nel Mondo. Il Gruppo Menarini, oggi non solo è il primo Gruppo Farmaceutico Italiano, ma è presente in tutti i paesi della UE, è tra le prime aziende in Lettonia, Russia e negli altri paesi dell ex Unione Sovietica, è presente in Centro America, in Africa e nei paesi emergenti quali l India e la Cina. Menarini Farmaceutica RTC Research Toxicology Centre MBH Menarini Biotech MR Menarini Ricerche Fig. 1 Gruppo Menarini Il Campus Menarini di Pomezia, è la sede di tre società del gruppo la Research Toxicology Centre spa, la Menarini Ricerche spa e la Menarini Biotech srl, qui è stato sviluppato il Project Work, all interno del Master in Project Management (vedi fig.1), il campus è una realtà importante del gruppo e rappresenta uno dei punti di riferimento all interno delle filiali italiane. Ing. Roberto De Sanctis 4

6 La divisione nella quale è stato realizzato il progetto formativo, è la divisione Engineering Maintenance & Safety (fig.2); questa divisione, è interessata a migliorare gli strumenti e la cultura manageriale al suo interno, ed ha quindi colto questa occasione per dare inizio ad un nuovo modo di programmare ed organizzare il lavoro. M. Ammirati Managing Director G. Petrarca Assistant J. Brightwell Scientific Director & Vice-President L. Valeri Finance & Administration G. Lattanzi Engineering, Maintenance & Safety A. Mosca Human Resources S. Villa Operations M. Weber Business Development A. Cervone Information Technology M.M. Brunetti Quality Assurance Fig.2 Organigramma Campus Pomezia 1.2. OBBIETTIVO STAGE In accordo con Menarini, il Project Work ha lo scopo di realizzare uno strumento informatico in grado di monitorare l andamento dei progetti e di tenere traccia di tutta la documentazione, dalla loro richiesta di approvazione in Budget fino al loro collaudo, con l obbiettivo di avere uno strumento che permetta di intervenire tempestivamente su quei progetti in ritardo. In particolare per monitorare l andamento dei Progetti, oltre che un reporting puntuale personalizzabile, saranno riportati i grafici con indici di completamento, per tener conto del Ing. Roberto De Sanctis 5

7 lavoro svolto in base al tempo trascorso, e con indice di costo in cui monitoriamo il progetto dal punto di vista economico. Ho scelto di realizzare un interfaccia WEB, in quanto permette una consultazione immediata, da qualsiasi punto della rete aziendale, ed eventualmente, anche fuori, delle informazioni desiderate, inoltre, questo tipo di strumento ha il vantaggio di essere indipendente dalla piattaforma e di permettere una facile manutenzione. Le risorse da gestire sono il responsabile di divisione (Project Manager) e i suoi assistenti (Project Engineer), responsabili dell organizzazione e gestione dei vari progetti, all interno del Campus. Ing. Roberto De Sanctis 6

8 2. SITUAZIONE INIZIALE La prima parte dello stage, riguardante l analisi della programmazione predisposta, ed il riscontro con la situazione al termine del terzo trimestre dell anno, mi hanno permesso di avere un quadro chiaro della situazione e programmare al meglio il lavoro da svolgere, come di seguito decritto ACQUISIZIONE PROGETTI 2004 In parallelo con lo sviluppo del sito, e per una sua realizzazione più mirata alle esigenze reali dell azienda, la prima parte del Project Work ha previsto lo studio della situazione aziendale, in particolare le modalità di programmazione dei progetti; da questa prima analisi è emerso che la schedulazione dei progetti non è fatta attraverso nessun algoritmo o software. Il diagramma di Gantt (diagramma temporale delle azioni programmate e progettate) è stilato a fine anno per i progetti dell anno successivo e viene realizzato su foglio EXCEL. L acquisizione dei progetti, in modo particolare dei vincoli e durata delle attività, è necessaria per poter inserire i dati all interno del software Project, questo mi ha permesso di avere un quadro miglior della situazione, in previsione della riprogrammazione delle attività per l ultimo trimestre. In questa fase, inoltre, è emerso come i progetti presenti sul diagramma di Gant, preparato dall azienda, rappresentano solamente i vari progetti programmati, senza alcuna considerazione o riferimento delle sotto attività che lo compongono, tanto meno eventuali vincoli inizio-fine, inoltre non è stato,lo staff della divisione, non ha considerato il tempo che le risorse devono o possono dedicare alle attività RISULTATI ANALISI E CONSIDERAZIONI Il grafico di figura 3 rappresenta l occupazione temporale prevista per i progetti programmati per il 2004 per le quattro risorse responsabili dei progetti sulla base della programmazione estrapolata dal file EXCEL, creato dalla Menarini, nello stesso grafico, oltre ad essere riportate le ore lavorative previste, è anche riportato l andamento delle ore Ing. Roberto De Sanctis 7

9 lavorative teoriche considerando otto ore giornaliere per le quattro risorse, i giorni festivi ed un periodo feriale di due settimane durante il mese di agosto ,00h 900,00h 800,00h Ore di lavoro Attività 2004 Ore Lavorative Previste Ore Lavorative teoriche Ore Lavorative 700,00h 600,00h 500,00h 400,00h 300,00h 200,00h 100,00h 0,00h gen-04 feb-04 mar-04 apr-04 mag-04 Mesi giu-04 lug-04 ago-04 set-04 ott-04 nov-04 dic-04 gen-05 feb-05 mar-05 apr-05 mag-05 giu-05 Fig.3 Raffronto Ore lavorative anno 2004 Risulta così ancora più evidente, come la programmazione predisposta dal management al termine del 2003 risultava già errata, in considerazione anche del fatto che il grafico non riporta tutti quei progetti, di minore entità che non erano considerati nel Diagramma di Gantt iniziale, e che rappresentano circa il 20% dell occupazione temporale. Il basso carico di lavoro di inizio anno deve essere imputato essenzialmente al fatto che, alcuni progetti del 2003 risultavano in ritardo, slittando quindi fino ai primi mesi del 2004, per evitare che i progetti programmati per il 2004 si protraessero nei primi mesi del 2005, i progetti sono stati anticipati il prima possibile, questo ha portato un accumulo di progetti nella parte centrale dell anno. Inoltre, come si vede dal grafico, la mancanza di approfondimento su quelle che sono le tempistiche necessarie alla realizzazione dei progetti, ha portato a non considerare che alcune attività si protrarranno, naturalmente, ben oltre il Una corretta analisi, fatta ad inizio anno, avrebbe permesso di mettere in atto alcuni accorgimenti, quali l utilizzo di più risorse, per poter diminuire i tempi di realizzazione, ovvero posticipare quei progetti che si era nell impossibilità di eseguire nel 2004 e che invece era possibile far slittare di almeno un anno. Ing. Roberto De Sanctis 8

10 3. STRUMENTO DI WEB-REPORTING Un sito WEB può essere visto come la naturale estensione del software Microsoft Project, dal quale si prelevano i dati attraverso in formato XML, e con l ausilio di file XSL, vengono generate pagine in formato HTML. In quest ottica ho realizzato un sito WEB, che permette di visualizzare meglio l andamento dei progetti, ma ancor di più, ho studiato questo nuovo meta-linguaggio, XML, dalle grandi potenzialità future, nel panorama dell informatica MSPROJECT Microsoft Project è uno dei programmi di pianificazione e verifica dei progetti più diffusi ed utilizzati, Microsoft Project è sostanzialmente un database specializzato che archivia e presenta migliaia di dati relativi al progetto, quali: attività, durate, collegamenti, nomi di risorse, calendari, assegnazioni, costi, scadenze e attività cardine; queste informazioni sono correlate e si influenzano vicendevolmente in moltissimi modi. Alla base di questo database di progetto c è il motore di pianificazione che elabora i dati di base del progetto inseriti e presenta i risultati calcolati, come per esempio: le date di inizio e fine attività, la disponibilità delle risorse, il costo totale di una risorsa o di un progetto, è possibile, poi, manipolare e vedere questi dati in diverse visualizzazioni per analizzare la pianificazione e l avanzamento del progetto. Una delle caratteristiche che mi hanno fatto scegliere Project, rispetto ad altri tool, è la possibilità di esportare informazioni di progetto come formato dati XML (extensible Markup Language) e creare relazioni in altre applicazioni o visualizzare queste informazioni come file HTML da visualizzare su sito WEB. Di seguito ho riportato parte del codice, in formato XML, che viene generato da Project, e dal quale si vedono alcuni dei tag da conoscere per poter estrapolare le informazioni e generare successivamente il file in formato HTML. <Tasks> <Task> <UID>0</UID> <ID>0</ID> <Type>1</Type> <IsNull>0</IsNull> Ing. Roberto De Sanctis 9

11 <CreateDate> T15:35:00</CreateDate> <WBS>0</WBS> <OutlineNumber>0</OutlineNumber> <OutlineLevel>0</OutlineLevel> <Priority>500</Priority> <Start> T09:00:00</Start> <Finish> T18:00:00</Finish> </Task> <Task>..</Task> </Tasks> 3.2. XML E XSL XML è un linguaggio di meta-markup per documenti di tipo testuale, i dati vengono inclusi all interno di documenti XML sotto forma di stringhe di testo, circondati dai tag di markup che li descrivono, i tag sono dei segnalini (markup) costituiti da una sequenza di caratteri racchiusa da due parentesi angolari. Il markup di un documento assomiglia a quello di un documento HTML, ma esistono alcune differenze fondamentali tra i due; la differenza più importante consiste nel fatto che XML è un linguaggio di meta-markup, ciò significa che non ha un insieme prefissato di tag e di elementi che si suppone funzionino e siano utilizzati allo stesso modo da tutti e per tutte le applicazioni. XML permette agli sviluppatori di definire gli elementi di cui hanno bisogno nella forma in cui risultano più utili ed efficaci, XML offre la possibilità di creare formati di dati che risultino realmente indipendenti dalla piattaforma e durevoli nel tempo, e può essere adatto alla memorizzazione e allo scambio di qualsiasi tipo di dati che possono essere codificati sotto forma di testo. L extensible Stylesheet Language (XSL), è un applicazione XML che trasforma documenti XML in form che siano visualizzabili da browser Web, questo linguaggio si è scisso in due applicazioni distinte, XSL Transformations (XSLT) e XSL Formatting Objects (XSL-FO). XSLT è divenuto un linguaggio general-purpose per trasformare un documento XML in un altro documento adatto ad essere visualizzato in una pagina WEB. Ing. Roberto De Sanctis 10

12 Di seguito, è riportato una porzione del codice del file XSL che ho realizzato, che permette di generare il report in formato html, simile a quello della figura 4. <xsl:if test="*[local-name()='percentcomplete'][.!= 100]"> <xsl:variable name="data_inizio" select="concat(substring(*[local-name()='start'],1,4), (*[local-name()='start'],6,2), (*[local-name()='start'],9,2))"/>.. <xsl:choose>. <TR> <TD><blockquote><xsl:value-of select="*[local-name()='name']"/></blockquote></td> <TD><xsl:value-of select="*[local-name()='percentcomplete']" /></TD> <TD><xsl:value-of select="$data_inizio_testo" /></TD> <TD><xsl:value-of select="$data_termine_testo" /></TD> </TR> </xsl:choose> </xsl:if> Applicando questo file XSL al file XML generato da Project, è possibile ottener l elenco delle attività che non sono terminate, un altro file XSL, permette ai singoli Project Leader, di controllare lo stato delle attività che direttamente li interessano STRUMENTO WEB L interfaccia WEB che ho realizzato, permette ai Project Leader, di monitorare l andamento delle attività. Il sito che ho realizzato è completamente accessibile secondo le direttive del W3C. Il World Wide Web Consortium (W3C) sviluppa tecnologie che garantiscono l'interoperabilità (specifiche, guidelines, software e applicazioni) per guidare il World Wide Web fino al massimo del suo potenziale agendo da forum di informazioni, comunicazioni e attività comuni, il W3C è di fatto l organizzazione internazionale che detta le regole di tutti quei linguaggi che aspirano a divenire uno standard nell ambito del World Wide Web. Dal sito è possibile scegliere l anno e la società del gruppo a cui si è interessati, quindi si potrà scegliere tra la visualizzazione della documentazione riguardanti i vari progetti, la visualizzazione dei grafici piuttosto che dei Report. Ing. Roberto De Sanctis 11

13 I Report che sono visualizzati, sono del tutto simili a quello riportato nella figura 4, in cui sono visualizzati il nome dell attività, la sua percentuale di completamento e le date di inizio e fine attività programmate. Come evidente dal Report, per permettere una rapida e più semplice focalizzazione dei problemi, ho predisposto una segnalazione delle attività tramite bande colorate, così come esplicitamente richiesto dalla società. Attività % Completato Inizio MR IQ Farmacologia Cappa LF x Chimica Richiesta Offerta Emissione Ordine Consegna & Installazione & Collaudo Sostituzione interruttore generale di BT Fig.4 Esempio Report HTML Fine Le attività che vengono evidenziate in rosso, rappresentano attività che avrebbero dovuto essere iniziate, ma che in realtà ancora non lo sono, le attività evidenziate in blu invece rappresentano attività che non sono ancora terminate, quando invece dovrebbero esserlo, infine le attività che non risultano avere problemi di slittamento temporale, vengono visualizzate senza alcun colore particolare. Di seguito, nella figura 5, è mostrato uno schema esemplificativo di come avviene la generazione dei file di report, a partire da Microsoft Project. Si può vedere come, una volta che sia stato inizializzato il progetto su Project, ed aggiornato regolarmente con gli stati d avanzamento delle varie attività, si genera il file XML che contiene tutti i dati, ottenuto il file in formato XML, la generazione della pagina HTML è immediata, infatti applicando il file XSL a questo file, si estraggono i dati di interesse, secondo il formato specificato, quindi, applicando diversi file XSL, alla stessa basi di dati, sarà possibile estrarre diversi dati e/o in diversi formati, ovvero filtrando il file XML nei suoi vari stati d aggiornamento, con i vari file XSL, è possibile tener traccia dell andamento temporale delle attività. Ing. Roberto De Sanctis 12

14 E per esempio possibile tenere traccia degli stati d avanzamento, in forma tabellare, con frequenza bi-settimanale, delle attività, piuttosto che avere un quadro per ogni mese dell utilizzo delle risorse impegnate. I vari file in codice XSL, che ho realizzato, sono fatti seguendo le specifiche XML 1.0 con le raccomandazioni dell organizzazione W3C, quali la corretta sintassi dei tag, la corretta formazione dei documenti, piuttosto che il rispetto della semantica consigliata, di fatto, per garantire una migliore manutenzione dei file. FILTRO FILE.XSL MS-PROJECT DATI PROGETTO FILE.XML REPORT FILE.HTML Fig.5 Schema di Funzionamento Generazione Report HTML Mentre oggi il file.xsl, e quindi il report finale, viene creato in base all esigenza e alle richieste dei Project Leader, attualmente sto studiando la possibilità di creare i file XSL, direttamente e personalizzabili via WEB, tramite una interfaccia, in questo modo sarà potssibile mostrare ad ogni coordinatore, i dati che più gli interessano e nella forma che preferisce (figura 6). INTERFACCIA WEB Voci da Visualizzare FILE.XSL MODIFICATO ON-LINE Fig.6 Schema di Funzionamento Generazione file XSLT Il report, d altronde, non è uno strumento sufficiente alla completa ed efficace monitorizzazione dei progetti che si susseguono durante l anno, ho quindi affiancato alle pagine HTML di reporting, una serie di grafici che combinati con le altre informazioni, permettono di comprendere al meglio l andamento vero e proprio delle attività. Ing. Roberto De Sanctis 13

15 Nella figura 7 è rappresentato un esempio dei grafici che vengono visualizzati, in particolare l esempio riportato in figura mostra lo stato dei progetti della società MBH, rappresentando il rapporto tra il costo effettivo sostenuto (ACWP Actual Cost of Work Performed) ed il costo a budget per il lavoro effettuato (BCWP Budgeting Cost of Work Performed). In questi tipi di grafici ho anche predisposto una ridondanza sull informazione di slittamento inizio attività. Infatti mentre sulle tabelle di report, le attività il cui inizio risulta in ritardo sono riportate in rosso,in questi grafici vengono riportate con valore di -1. Fig.7 Grafico ACWP/BCWP dei progetti Un'altra tipologia di grafici che sono riportati sul sito, sono quelli in cui viene visualizzato l andamento delle ore lavorative dei vari Project Leader (simile a quello di figura 10), oppure quello di figura 9, in cui viene riportato il grafico delle ore lavorative delle varie aziende, nel caso specifico la MR. Ing. Roberto De Sanctis 14

16 4. RIPIANIFICAZIONE QUARTO TRIMESTRE 2004 La ripianificazione delle attività, con la creazione del modello di acquisizione e la pianificazione vera e propria, ed in particolar modo il controllo settimanale dello stato delle attività e la contemporanea messa a punto del sito, è stata sicuramente la parte più importante e delicata del lavoro svolto presso la Menarini. Questa ripianificazione affianca allo strumento di WEB reporting, è stata apprezzata dalla società e ha dunque fatto emergere le qualità del progetto da me sviluppato ANALISI ATTIVITÀ Per ripianificare i progetti dell ultimo trimestre del 2004, ho realizzato un documento in EXCEL (vedi allegato A) che è stato compilato dal Project Leader e dai Project Engineer. Tale documento permette al Project Manager di acquisire le informazioni necessarie alla pianificazione dei progetti ed alla successiva realizzazione dei grafici e report. In particolare questo documento è diviso in tre sezioni: Nella prima parte, vengono riportate le notizie generali l attività del progetto, quali il responsabile, lo stato dell attività (nuovo, concluso, revisionato, confermato), la percentuale di completamento o la società alla quale appartiene il progetto, oltre ad informazioni su eventuali risorse interne od esterne di cui tener conto. La seconda sezione ha lo scopo di fornire informazioni riguardante la tempistica ed i vincoli dell attività come la durata dell attività, vincoli di durata, fine, inizio o vincoli con altre attività, ed eventuali Milestone. Nella terza ed ultima sezione sono riportati i costi a budget dell attività e la curva di costo a cui far riferimento. Queste curve di costo sono state predisposte, con il tutor aziendale, per poter al meglio controllare l andamento dello speso dei progetti, e sono di tipo esponenziale, lineare e a gradino, che corrispondono alle tipologie di costo più frequenti. Questo modulo, di Analisi Analitica del Progetto nelle sue parti costituenti, è stato studiato in modo tale da poter essere utilizzato ed aggiornato nelle riunioni mensili del dipartimento, da qui la presenza di alcune voci come percentuale di completamento e costo sostenuto. Ing. Roberto De Sanctis 15

17 Grafico esponenziale Speso 10000, , , , , , , , , ,00 0,00 Budgettato Speso reale Settimane Fig.8 Curva di costo di tipo esponenziale Avendo inoltre un formato elettronico, si inserisce perfettamente nella richiesta della società di avere tutta la documentazione del ciclo di vita del progetto memorizzato in un archivio elettronico. Tempistica Attività non prevista ad inizio anno Diagramma di Gant Risorse Acquisizione Attività Vincoli Elaborazione Dati Controllo Budget Servizi Tecnici e Sovrassegnazione Risorse Grafico andamento Attività su base Costi Budget Grafico andamento Attività su base Tempi Curve di Riferimento Fig.9 Ciclo di vita della Pianificazione e controllo dei progetti Nella figura 9 è riportato il ciclo di vita della pianificazione e controllo dei progetti, dalla loro acquisizione nelle caratteristiche principali, alla loro elaborazione e controllo, fino alla fase di reporting sul WEB. Di particolare importanza nel ciclo di vita, riveste la fase di controllo Budget e sovra assegnazione Risorse, in questo step, grazie all acquisizione fatta tramite il modulo, è Ing. Roberto De Sanctis 16

18 possibile controllare che non si stia sforando il Budget a disposizione della divisione, con conseguente annullamento del progetto, ovvero, che si sia nell impossibilità di seguire il progetto, in quanto le risorse risultano soprassegnate, in questo secondo caso se non sarà possibile far slittare il progetto, andrà fatta la ripianificazione a terminare RIPIANIFICAZIONE Una volta acquisite le attività, la fase seguente è stata quella di elaborare queste informazioni, per ottenere una programmazione delle attività ottimizzando al massimo il tempo e l utilizzo delle risorse, fornendo ai Project Engineer, il Diagramma di Gantt, in cui è mostrato con una serie di barre e frecce, quelle che sono le durate dei progetti ed i vincoli tra i vari progetti, oltre ovviamente alla data di inizio e fine previste. Assieme a questo diagramma temporale, ai Project Engineer, vengono forniti dei grafici in cui sono mostrate le ore lavorative previste, sia a livello di singolo responsabile (fig. 11), che a livello di staff (fig. 10). Ore lavorative Ottobre-Dicembre.mpp 300,00h Lavoro Livellato Lavoro non livellato 250,00h 200,00h Lavoro 150,00h 100,00h 50,00h 0,00h 04/10/ /10/ /10/2004 Settimane 25/10/ /11/ /11/ /11/ /11/ /11/ /12/ /12/ /12/2004 Fig.10 Ore lavorative Per la pianificazione delle attività ho utilizzato il programma MS-Project, nel quale ho da prima inserito tutti i progetti con le relative sotto attività, e di seguito, ho provveduto ad organizzare le attività usando come parametro di livellamento, per le risorse, le 40 ore settimanali lavorative. Ing. Roberto De Sanctis 17

19 Una delle particolarità di MS-Project, è data dalla possibilità di andare ad agire sulle ore dedicate ai vari progetti durante il periodo previsto in modo capillare, questo mi ha permesso di andare a fare un livellamento delle ore lavorative più mirato rispetto ad una curva piatta. Per esempio ho agito sull aumento delle ore lavorative giornaliere in alcuni giorni di una settimana che precedeva una riunione importante, all interno del Campus, in quanto ho ritenuto opportuno considerare un lavoro maggiore dovuto alla preparazione del materiale per la riunione. Nella figura 10 è mostrato il grafico delle ore lavorative, relativo ai Project Engineer, riguardante la società MBH, in particolare, assieme alla curva che rappresenta le ore lavorative preventivate per portare a termine i progetti (grafico in blu), è riportato l andamento delle ore previste inizialmente dal software, ossia in assenza di livellamento RISULTATI Nell allegato B, ho riportato una parte del diagramma di Gant, che l azienda ha utilizzato nel quarto trimestre del 2004, in particolare ho riportato la pianificazione che ho previsto per l acquisizione, l analisi e la programmazione dei progetti previsti per il 2005, si vede come nella pianificazione avessi previsto anche delle riunioni per illustrare la corretta compilazione del modulo acquisizione attività. 60,00h Grafico delle ore preventivate sulle attività Ottobre-Dicembre risorsa Paolucci 50,00h 40,00h Lavoro 30,00h 20,00h 10,00h Ore Lavorative Post-Livellamento Ore Lavorative Pre-Livellamento 0,00h 11/10/ /10/ /10/ /11/2004 Settimane 08/11/ /11/ /11/ /11/ /12/ /12/ /12/ /12/2004 Fig.11 Ore lavorative quarto trimestre del 2004 per la risorsa Paolucci Ing. Roberto De Sanctis 18

20 La pianificazione da me effettuata, anche grazie a mie settimanali, nelle quali invitavo i responsabili dei progetti a controllare i report su internet e ad aggiornarmi sullo stato dei progetti, è stato sostanzialmente rispettato. Nella figura 11 è riportato uno dei grafici che sono a disposizione dei responsabili dei progetti, nel quale è mostrato l impegno trimestrale, suddiviso per settimane, che attende il Project Leader, questa tipologia di grafico ha riscosso pareri favorevoli, in quanto, se gli stati d avanzamento dei progetti, risultano essere in linea con quelli pianificati, è possibile pianificare qualche giorno di ferie, così com è accaduto in questo caso, data la coincidenza dell ultimo trimestre dell anno, con il periodo di festività natalizie. Ing. Roberto De Sanctis 19

21 5. CONCLUSIONI Al termine della fase di analisi dello stato iniziale e durante la fase di ripianificazione delle attività dell ultimo trimestre dell anno, sono stati riscontrare una serie di problemi nella gestione ed organizzazione dei progetti. In particolare, ho fatto notare come nel momento in cui viene stilato un Project Plan, dei progetti va analizzato tutto quanto sia possibile analizzare, in particolare: la tempistica, l occupazione delle risorse, eventuali vincoli di qualsiasi genere etc., una volta che si ha un quadro generale ben chiaro, sarà in tal modo possibile attuare una programmazione più efficace. Ora è possibile ridurre gli effetti del problema, dell inadeguata acquisizione delle caratteristiche delle attività, utilizzando il modulo in Allegato A, che permette un analisi più approfondita del progetto e delle attività che lo compongono. Come già menzionato, il Diagramma Gantt che è stilato a fine anno, non viene aggiornato durante l anno, e vista l introduzione di nuovi progetti, o progetti, di minore entità, che non sono stati presi in considerazione, o ancora, gli slittamenti che subiscono le attività programmate, questo comporta che i Diagramma di Gantt diventa obsoleto dopo pochi mesi. Questo problema potrebbe essere risolvibile con la riprogrammazione delle attività, in accordo con la divisione tecnica, abbiamo quindi individuato situazioni nelle quali andremo ad attivare la riprogrammazione delle attività, per esempio all introduzione imprevista di un progetto, della durata superiore ai 5 giorni, che debba essere eseguito con particolare urgenza, od obbligatoriamente in un particolare periodo dell anno, verrà rivisto completamente il diagramma di Gant. L attuale non corretta monitorizzazione dello stato delle attività è anche dovuto alla mancanza di riunioni regolari dello staff della divisione, ho quindi programmato due riunioni mensili, in cui nella prima sarà presente tutto lo staff di divisione, nella seconda, a distanza di 15 giorni, avverrà tra il capo divisione e i responsabili dei progetti. Altro problema emerso dall analisi, è la non corretta gestione dei fornitori e consulenti esterni, in particolare la fornitura di macchinari o materiale in generale, è sovente in ritardo, ed in generale non risultano rispettare le scadenze i consulenti esterni incaricati della progettazione, questo ovviamente comporta uno slittamento di tutto ciò che segue queste attività. Mentre la fase consegna del materiale, va ad influire sulla fase finale del progetto, una consegna in ritardo del progettazione va ad inficiare sin dall inizio la programmazione. Ing. Roberto De Sanctis 20

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