Dematerializzazione dei procedimenti amministrativi PROCESSO DI GESTIONE DELLE FERIE

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1 Dematerializzazione dei procedimenti amministrativi PROCESSO DI GESTIONE DELLE FERIE

2 DESCRIZIONE DELLA PROCEDURA ATTUALE Il dipendente richiede un periodo di ferie, compilando l apposito modulo cartaceo; La richiesta, a seconda dei casi, viene presa in carico dal: Responsabile del settore; Responsabile di area; Direttore Amministrativo, Direttore di Dipartimento, Rettore. La richiesta, se approvata, viene inviata per posta interna all Ufficio Presenze.

3 PROCEDURA INFORMATICA Il processo informatico che, per il momento, dematerializza solo il procedimento delle ferie, si compone di varie fasi: Accesso al sistema informatico da parte del richiedente e compilazione di un modulo elettronico in formato PDF; Autorizzazione/Rifiuto da parte del responsabile, tramite un apposito modulo precompilato dal sistema; Notifiche dello stato di avanzamento del processo; In caso di approvazione, trasmissione automatica del file PDF completo all Ufficio Presenze; Archiviazione del file PDF.

4 FLUSSO DEL PROCESSO

5 FASE 1.1: RICHIESTA DEL PERIODO DI FERIE Per richiedere un periodo di ferie, il dipendente deve accedere ad una postazione dotata di connessione alla rete di Ateneo e: utilizzare un qualsiasi browser (Internet explorer, Firefox, Chrome, etc.) Controllare che siano installati i plug-in Adobe Flash, Adobe Reader e che sia attivata l esecuzione di javascript; collegarsi al seguente indirizzo: livecycle.univaq.it Accedere utilizzando le credenziali del Servizio di Autenticazione Centralizzata di Ateneo.

6 L AUTENTICAZIONE CENTRALIZZATA Il Servizio di Autenticazione Centralizzata di Ateneo permette di accedere ai nuovi servizi, tra cui: Accesso alle reti wireless; Segreteria Virtuale/gestione esami Esse3; Portale della didattica online «E-learning»; Accesso VPN. Qualora non si conoscessero le proprie credenziali, o nel caso fossero state smarrite, si potranno richiedere al Settore Reti e Sicurezza (AGESC) tramite un modulo web.

7 FASE 1.2: RICHIESTA DEL PERIODO DI FERIE

8 FASE 1.3: RICHIESTA DEL PERIODO DI FERIE Cliccare su «Inizia il processo»

9 FASE 1.4: RICHIESTA DEL PERIODO DI FERIE Cliccare sulla barra laterale «Ferie» Cliccare sul riquadro «Invio di Richiesta Ferie»

10 FASE 1.5: RICHIESTA DEL PERIODO DI FERIE Appare un modulo PDF con i dati dell utente e del settore già compilati

11 FASE 1.5: RICHIESTA DEL PERIODO DI FERIE Appare un modulo PDF con i dati dell utente e del settore già compilati; Le informazioni vengono lette dal database Carriere-Stipendi di Ateneo secondo la gerarchia predisposta dal Settore Personale.

12 FASE 1.6: RICHIESTA DEL PERIODO DI FERIE Compilare i dati richiesti, evidenziati in rosso: Tipo di contratto e regime; Giorni di ferie o festività soppresse; Anno.

13 FASE 1.7: RICHIESTA DEL PERIODO DI FERIE Cliccare su «Completa», controllare le informazioni inserite Se sono corrette, confermare cliccando sul bottone «SI» Il processo, una volta confermato, non può essere interrotto.

14 FASE 2.1: VALUTAZIONE DELLA RICHIESTA La richiesta viene automaticamente assegnata al responsabile immediatamente superiore, che viene anche avvisato per , sulla base delle informazioni lette dal database Carriere-Stipendi di Ateneo; Amministrazione Centrale: Per i dipendenti di cat. B, C e D(non responsabili di settore), la richiesta è inoltrata al Responsabile del Settore; Per i Responsabili del Settore viene inoltrata al Responsabile di Area; Per i Responsabili di Area viene inoltrata al Direttore Generale (o al Rettore per il Segretariato Generale di Ateneo e la Segreteria del Rettore); Dipartimenti: Le richiesta dei tecnici vengono inoltrate direttamente al Direttore di Dipartimento; Per i dipendenti di cat. B, C e D(non responsabili di settore), la richiesta è inoltrata al Responsabile del Settore. Per i Responsabili del Settore viene inoltrata al Direttore di Dipartimento.

15 FASE 2.2: VALUTAZIONE DELLA RICHIESTA Cliccare su «To Do» (attività da svolgere)

16 FASE 2.3: VALUTAZIONE DELLA RICHIESTA Selezionare le eventuali richieste pervenute nella lista delle attività assegnate.

17 FASE 2.4: VALUTAZIONE DELLA RICHIESTA Approvare le richieste di ferie o rifiutarle inserendo una motivazione valida.

18 FASE 3: TRASMISSIONE UFFICIO PRESENZE Le domande di ferie approvate o rifiutate sono inviate al richiedente tramite sotto forma di allegato PDF non modificabile e vengono archiviate: Le domande di ferie approvate sono trasmesse all Ufficio Presenze, quelle rifiutate vengono archiviate; L Ufficio Presenze verifica la richiesta in relazione ai giorni di ferie ancora fruibili e provvede al caricamento dei dati sul programma Multi-Time. Il documento PDF viene archiviato dopo il caricamento. Nel caso in cui la richiesta non sia valutata da nessun responsabile nell arco di 15 giorni, viene automaticamente annullata; Il dipendente viene avvisato per .

19 DOMANDE Per informazioni tecniche: Per problematiche sui dati: