Speciale Car Rental. Guida all accettazione dei pagamenti con carta di credito

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1 L A V O R A R E C O N C A R T A S I Speciale Car Rental Guida all accettazione dei pagamenti con carta di credito

2 Come esercente convenzionato con CartaSi puoi offrire ai tuoi clienti la possibilità di pagare qualsiasi noleggio tramite le carte VISA, VISA Electron, MasterCard, Maestro o JCB. Questa guida ti propone tutte le indicazioni utili che ti permetteranno di offrire un servizio di qualità, all insegna della sicurezza e della trasparenza. 2 SPECIALE CAR RENTAL

3 Sommario Presentazione pag. 4 Le Regole Generali pag. 5 Pagamento Immediato e Pagamento Posticipato pag. 6 Regole specifiche per il Pagamento Immediato pag. 7 Regole specifiche per il Pagamento Posticipato pag. 8 Il Servizio Delayed Charge: che cos è e come si applica pag. 10 SPECIALE CAR RENTAL 3

4 Presentazione Quando un cliente decide di pagare il noleggio con carta di credito è necessario seguire alcune Regole Generali, che valgono per tutte le operazioni. A seconda che il pagamento avvenga al ritiro della vettura (Pagamento Immediato), o alla riconsegna (Pagamento Posticipato), dovrai integrare le Regole Generali con le Regole Specifiche che trovi a partire da pagina 6. 4 SPECIALE CAR RENTAL

5 Le regole generali Compilare il contratto di noleggio, redatto in lingua italiana e in lingua inglese Riportare nel contratto di noleggio tutte le voci utilizzate per determinare l importo totale della spesa: tipo di tariffa, data e luogo di ritiro della vettura, data e luogo di prevista consegna, data e luogo di effettiva consegna Fare sottoscrivere al cliente, sia al ritiro sia alla riconsegna della vettura, un documento dettagliato che certifichi lo stato della vettura, incluso il livello di carburante Prima di presentare al cliente l ordine di pagamento da firmare, assicurarsi che sia compilato in ogni sua parte Non richiedere al Titolare della carta di rifondere l importo di voucher prepagati, insoluti o parzialmente pagati dalle agenzie viaggi Conservare tutta la documentazione relativa al noleggio per almeno 12 mesi dal momento del pagamento Tutti i documenti e i registri che contengono i numeri di carta e i dati personali dei clienti, gli scontrini POS, gli ordini di pagamento devono essere conservati in modo sicuro e devono essere accessibili solo al personale autorizzato Fare riferimento, per qualsiasi comunicazione o segnalazione, soltanto al titolare che ha firmato il contratto di noleggio SPECIALE CAR RENTAL 5

6 Pagamento Immediato e Pagamento Posticipato Il Pagamento Immediato, ossia all atto del ritiro della vettura, è possibile per tutti i clienti in possesso di carte VISA, VISA Electron, MasterCard, Maestro o JCB. Il Pagamento Posticipato, ossia il saldo del noleggio al momento della riconsegna della vettura, è possibile solo per i clienti in possesso di carte di credito VISA, MasterCard o JCB. Entrambe le modalità di pagamento sono soggette alle Regole Generali appena viste, e devono essere proposte ai clienti seguendo Regole Specifiche. 6 SPECIALE CAR RENTAL

7 Regole specifiche per il Pagamento Immediato I passi da seguire quando il cliente sceglie il pagamento al momento del ritiro dell auto. Al momento del ritiro della vettura, è necessario: Indicare nel contratto di noleggio nome e cognome, indirizzo, numero di telefono, fax ed (quando disponibili), data di ritiro della vettura e durata del noleggio Calcolare l importo stimato complessivo del noleggio sulla base di: periodo di noleggio, importo giornaliero di noleggio, tasse, servizi/km Far firmare al cliente il contratto di noleggio e il documento che certifica lo stato della vettura al ritiro, compilati in ogni loro parte Se il cliente è titolare di una carta di credito VISA, MasterCard o JCB, far sottoscrivere anche il Delayed Charge Agreement (per dettagli vedi pag. 10) Eseguire l operazione di pagamento per l importo stimato Emettere la fattura relativa al noleggio, in modo che sia riconducibile al contratto di noleggio sottoscritto dal cliente Consegnare al cliente la fattura, copia dell ordine di pagamento e copia del contratto di noleggio Quando il cliente riconsegna l auto è necessario: Calcolare l importo complessivo del noleggio, includendo eventuali addebiti per voci ulteriori: tasse, carburante, assicurazioni Verificare lo stato della vettura e rilevare eventuali danni: compilare il documento che certifica lo stato della vettura e consegnarne una copia al cliente Qualora fosse necessaria un integrazione all importo già versato, il cliente può scegliere di pagare con qualsiasi mezzo: contanti, carta usata per il primo pagamento, nuova carta. Occorre comunque rilasciare al cliente copia dell ordine di pagamento e una seconda fattura SPECIALE CAR RENTAL 7

8 Regole specifiche per il Pagamento Posticipato I passi da seguire quando il cliente sceglie il pagamento alla riconsegna dell auto. Al momento del ritiro dell auto è necessario: Indicare nel contratto di noleggio nome e cognome, indirizzo, numero di telefono, fax ed (quando disponibili), data di ritiro della vettura e durata del noleggio, numero e data di scadenza della carta di credito Calcolare l importo stimato del noleggio sulla base di: periodo di noleggio, importo giornaliero di noleggio, tasse, servizi/km Richiedere a CartaSi la pre-autorizzazione 1 per l importo stimato per il noleggio Attenzione: le regole dei circuiti internazionali non consentono di includere nell im- ❿ porto autorizzato al ritiro della vettura importi relativi a possibili danni arrecati al veicolo, né altri importi non compresi nel calcolo del costo del noleggio. Far firmare al cliente il contratto di noleggio, il documento che certifica lo stato della vettura al ritiro e il Delayed Charge Agreement (per i dettagli, vedi pagina 10) Consegnare al cliente tutta la documentazione relativa al noleggio Quando il cliente riconsegna l auto è necessario: Verificare lo stato della vettura, rilevare eventuali danni, compilare il documento che certifica lo stato della vettura e lasciarne copia al cliente. Chiedere al cliente di pagare immediatamente eventuali danni con il mezzo che preferisce Calcolare l importo effettivo del noleggio, includendo eventuali addebiti per voci ulteriori: tasse, carburante, assicurazioni Assicurarsi che il cliente paghi con la stessa carta di credito utilizzata per la pre-autorizzazione Qualora l importo del pagamento ecceda di oltre il 15% l importo autorizzato al momento della richiesta di noleggio della vettura, richiedere a CartaSi un autorizzazione integrativa per l importo eccedente 8 SPECIALE CAR RENTAL

9 Eseguire l operazione di pagamento 1. Se il pagamento non può avvenire tramite POS, stampigliare la carta di credito sull ordine di pagamento, da compilare con questi dati: Importo della transazione Codice/i di autorizzazione ottenuto/i, importo/i autorizzato/i e data/e di autorizzazione Far firmare al cliente l ordine di pagamento o lo scontrino POS, verificando che la sua firma corrisponda a quella riportata sulla carta Emettere la fattura relativa al noleggio, in modo che sia riconducibile al contratto di noleggio sottoscritto dal cliente Consegnare al cliente la fattura, copia dell ordine di pagamento e copia del contratto di noleggio 1 Questa operazione può essere effettuata telefonicamente, chiamando CartaSi, o utilizzando un POS abilitato alla gestione delle pre-autorizzazioni. SPECIALE CAR RENTAL 9

10 Il servizio Delayed Charge: che cos è e come si applica Il servizio Delayed Charge ti offre la possibilità di addebitare al cliente spese non note al momento della restituzione del veicolo, come eventuali multe o danni* rilevati successivamente alla riconsegna della vettura. Può essere proposto solo ai clienti che possiedono una carta di credito VISA, MasterCard o JCB e l addebito deve avvenire entro 90 giorni di calendario dalla data del pagamento. Per usufruire di questo servizio è necessario predisporre un contratto, chiamato Delayed Charge Agreement, in cui il titolare accetta l addebito di spese o danni riscontrati dall autonoleggio dopo la riconsegna della vettura e debitamente documentati. Tale contratto deve: Riportare nome e cognome del cliente, numero e data di scadenza della carta di credito utilizzata per pagare il noleggio Riportare - se possibile - la stampigliatura dei dati della carta Riportare tutte le franchigie a carico del titolare in caso si rilevino danni alla vettura e nel caso la vettura causasse danni ad altri (responsabilità civile) Riportare la dicitura Riconosco ed accetto fin d ora tutte le spese (carburante, franchigie assicurative, multe o danni) rilevate o riscontrate dopo la riconsegna della vettura e autorizzo l autonoleggio ad addebitarle sulla mia carta di credito Essere sottoscritto dal cliente Una volta riscontrata la necessità di applicare il Delayed Charge, occorre: Compilare un ordine di pagamento CartaSi indicando: Importo complessivo delle spese da addebitare al cliente e importo della commissione da detrarre Numero e data di scadenza della carta Nome del titolare Codice Autorizzazione 10 SPECIALE CAR RENTAL

11 Stampigliatura dei dati dell esercente Dicitura Signature on file in sostituzione della firma del titolare. (Queste operazioni possono essere eseguite tramite un POS abilitato alla digitazione manuale del codice carta) Inviare al cliente, entro 3 giorni dall avvenuta transazione: copia dell ordine di pagamento copia del Delayed Charge Agreement in caso di danni alla vettura*: - preventivo relativo ai danni riscontrati emesso da un ente o un autorimessa autorizzata - fattura con dettaglio delle voci di spesa e importo complessivo in caso di mancato pagamento di parcheggi e pedaggi autostradali o multe: - documentazione/contestazioni fornite dalle autorità competenti - il numero di targa del veicolo in oggetto - data, ora e luogo della violazione - codice/articolo violato - importo Ti suggeriamo di inviare al cliente tutto il materiale tramite mezzi di comunicazione che consentano di dimostrarne l avvenuta ricezione (per esempio raccomandata con ricevuta di ritorno). *Attenzione: nel caso di contratti sottoscritti con carta MasterCard, non può essere applicato il Delayed Charge per il pagamento di danni alla vettura. In questi casi l importo dei danni deve essere calcolato alla presenza del titolare della carta, il quale deve sottoscriverlo e pagarlo immediatamente. SPECIALE CAR RENTAL 11

12 cod. art

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