Il fascicolo. Apertura, gestione, archiviazione e conservazione. Milano, Archivio di Stato, 9 luglio a cura di Nadia Di Santo

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Ilaria Blasi
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1 Apertura, gestione, archiviazione e conservazione a cura di Nadia Di Santo Milano, Archivio di Stato, 9 luglio

2 Definizione Insieme organico e ordinato di documenti che si forma nel corso dell attività amministrativa dell ente allo scopo di riunire, a fini decisionali o informativi, i documenti utili allo svolgimento di tale attività 2

3 Tipologie Quanto all'oggetto: per procedimento amministrativo per attività per materia Quanto alla durata: annuale permanente 3

4 Struttura interna Il fascicolo può essere organizzato: raccogliendo documenti diversi per formato, natura, contenuto giuridico raccogliendo documenti della stessa tipologia o qualità o forma, raggruppati in base a criteri di natura diversa Non è un contenitore-raccoglitore di documenti, appunti, fotocopie, collazionati in maniera empirica 4

5 Supporti/ 1 - Il fascicolo ibrido il fascicolo è composto da documenti formati su supporto cartaceo e su supporto informatico ciò darà origine a due unità archivistiche di conservazione differenti; l unitarietà del fascicolo è garantita dal sistema mediante l indice di classificazione e il numero di repertorio 5

6 Supporti/ 2 - Il fascicolo informatico Le pubbliche amministrazioni gestiscono i procedimenti amministrativi utilizzando le tecnologie dell informazione e della comunicazione nei casi e nei modi previsti dalla normativa vigente Il fascicolo informatico è realizzato garantendo la possibilità di essere direttamente consultato e alimentato da tutte le amministrazioni coinvolte nel procedimento La gestione informatica dei documenti e degli archivi consente: - l evidenza del legame esistente tra ciascun documento registrato e il relativo fascicolo - il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli e i relativi responsabili (RPA) - la produzione del repertorio annuale dei fascicoli 6

7 Il responsabile del procedimento amministrativo (RPA) cura: apertura di un nuovo fascicolo inserimento di documenti in fascicolo già esistente chiusura di un fascicolo N.B.: Il fascicolo Gestione in fase di formazione / 1 Tali operazioni non possono mai essere demandate all ufficio di protocollo e devono comunque essere condotte in coerenza con il piano di fascicolazione predisposto dal responsabile del servizio archivistico 7

8 Gestione in fase di formazione / 2 La formazione di un nuovo fascicolo avviene attraverso l operazione di apertura effettuata dal responsabile del procedimento (RPA) tramite la registrazione delle seguenti informazioni: indice di classificazione numero del fascicolo oggetto del fascicolo data di apertura ufficio procedente livello di riservatezza 8

9 Gestione in fase di formazione / 3 I fascicoli sono numerati con una numerazione riferita ad: anno solare di apertura del fascicolo indice di classificazione composto da titolo e classe N.B.: Nel corso dell anno non è possibile assegnare con il medesimo indice di classificazione numeri di fascicolo già assegnati 9

10 Gestione in fase di formazione / 4 Dopo le procedure di registrazione di protocollo devono essere inseriti nel fascicolo pertinente: i documenti in arrivo le minute dei documenti in partenza i documenti interni N.B.: i documenti interni, che di norma non sono protocollati, se non informatici, devono essere classificati ed inseriti all interno del fascicolo in base alla data di redazione 10

11 Il piano di fascicolazione prima della fine dell anno solare il responsabile del servizio archivistico provvede a concordare con le unità organizzative dell amministrazione il piano della fascicolazione per l anno successivo in base al quadro di classificazione nel piano sono indicate le tipologie dei fascicoli che ogni anno devono essere aperti e quelli che già si prevede di utilizzare a partire dal mese di gennaio insieme all elenco dei fascicoli il responsabile del servizio archivistico provvederà ad aggiornare, se necessario, l elenco delle serie particolari. 11

12 Il repertorio dei fascicoli/ 1 Elenco ordinato ed aggiornato dei fascicoli istruiti all interno di ciascuna classe del titolario adottato riportante: indice di classificazione completo oggetto dell affare o del procedimento nominativo del responsabile del procedimento dati relativi alla movimentazione dei fascicoli 12

13 Il repertorio dei fascicoli: Il fascicolo Il repertorio dei fascicoli/ 2 è unico per l ente ha cadenza annuale è gestito in forma automatica dal sistema di gestione informatica dei documenti o, in maniera tradizionale, dal responsabile del servizio archivistico N.B.: alcune serie documentarie possono dar luogo a repertori di fascicoli distinti 13

14 Archiviazione/ 1 I fascicoli vengono conservati presso i responsabili dei procedimenti cui sono stati assegnati per la trattazione All inizio di ogni anno, previa richiesta del responsabile del servizio archivistico, ciascuna unità organizzativa responsabile (UOR) è tenuta a individuare i fascicoli relativi agli affari o ai procedimenti conclusi o non più necessari allo svolgimento delle attività correnti 14

15 Archiviazione/ 2 Il responsabile di ciascun servizio cura la formazione di un elenco dei fascicoli e delle serie da trasferire nell archivio di deposito. I fascicoli individuati insieme al repertorio sono trasmessi all archivio di deposito dopo aver ottenuto la necessaria autorizzazione del servizio archivistico. N.B.: Il trasferimento deve essere effettuato rispettando l organizzazione che i fascicoli hanno nell archivio corrente 15

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