Nuovo Programma per la gestione delle scadenze. Gestione Informatica delle Scadenze

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1 Nuovo Programma per la gestione delle scadenze Gestione Informatica delle Scadenze ASL Lecco Roberto Sironi 22/04/2011

2 Indirizzo: Home Page Nella barra nera immediatamente sotto al titolo si trova il menu e l area di inserimento criteri di ricerca. Subito sotto troviamo: Le informazioni sull operatore e la sua Unità organizzativa di appartenza Il conteggio (suddiviso per stati) delle scadenze ricevute in carico Il conteggio (suddiviso per stati) delle scadenze inserite autonomamente. Di seguito ci sarà l elenco delle scadenze in capo alla UO di appartenenza (a seconda dei filtri inseriti con Vedi Filtri ) Stati delle Scadenze Vecchie: importate dal vecchio db. Ignorare Chiusa in ritardo: La scadenza è stata chiusa DOPO la sua data di scadenza Chiusa in tempo: La scadenza è stata chiusa ENTRO la sua data di scadenza Scaduta: E scaduta o scade oggi In Scadenza 2gg: scade nei prossimi 2 giorni In Scadenza 15gg: scade nei prossimi 15 giorni Inserita: scade tra più di 15 giorni Rifiutata: la UO a cui è stata assegnata l ha rifiutata (perché non di propria competenza) I simboli a sinistra sono riferiti alla scadenza generale, quelli a destra sono riferiti ad ogni sotto-scadenza ossia alle scadenze che, in capo ad una o più UO, costituiscono la scadenza generale. L esempio grafico può chiarire meglio.

3 Elenco Scadenze L elenco mostra le scadenze in ordine di data di scadenza (prima quelle che scadono prima) Cliccando sul + si espandono le scadenze. E viene mostrato l albero delle assegnazioni In ultima colonna vediamo gli stati della scadenza, quello generale (nella riga con il testo della scadenza) e quelli delle varie UO a cui la scadenza è stata via via assegnata. In questo esempio la Direzione Generale ha creato una scadenza per Direzione Sanitaria e Direzione Amministrativa. La Direzione Sanitaria ha assegnato la scadenza al Dipartimento Cure Primarie che a sua volta l ha assegnata al Servizio Assistenza Farmaceutica. Il parallelo la Direzione Amministrativa ha assegnato la scadenza al Servizio Provveditorato. A questo punto la scadenza è in carico a Servizio Assistenza Farmaceutica e Servizio Provveditorato. Ricevimento, chiusura o inoltro di una scadenza Esempio la Direzione Sanitaria ha ricevuto la mail automatica che avvisa dell avvenuta assegnazione di una scadenza da parte della Direzione Generale. Cliccando sul link allegato si aprirà la pagina di modifica della scadenza.

4 In questa maschera si vede la parte generale della scadenza (in alto, con sfondo blu scuro) NON MODIFICABILE. La parte di competenza della UO destinataria della scadenza (la Direzione Sanitaria nel nostro esempio, quindi il titolo riporta che è stata assegnata dalla Direzione Generale alla Direzione Sanitaria). Qui si può: CHIUDERE LA SCADENZA perché il compito è stato assolto. Scrivere per chiarezza qualche parola di commento e riferimenti (es. Numero di Protocollo o Mail del...) SALVARE UN COMMENTO senza però chiudere ancora la scadenza RIFIUTARE la scadenza, ad esempio perché non di propria competenza (anche qui scrivere la risposta nel campo Commento) In fondo alla pagina c è la lista delle UO dipendenti dalla UO che ha ricevuto in carico la scadenza (se esistono). Qui è possibile selezionare la/le UO figlia/e e INOLTRARE LA SCADENZA a questa/e UO (se si vuole aggiungendo un commento).

5 Quando una UO chiude una scadenza si chiudono anche le scadenze delle UO figlie, normalmente l utente chiude la sua scadenza quando vede che tutte le UO figlie che avevano in carico la scadenza l hanno chiusa, ma potrebbe avvenire anche se le sotto-scadenze sono ancora aperte. Il ragionamento è che chi apre una scadenza può decidere autonomamente quando si può dichiararla chiusa. Non succede il contrario (chiusura automatica verso l alto) perché si è preferito lasciare alla UO originante (principale o intermedia) il compito di chiudere la propria parte, questo per permettere di avere il pieno controllo di ciò che hanno fatto le UO figlie. Testi Standard In fase di inoltro ad altra UO è possibile scegliere un testo standard (es. Si prega di evadere la scadenza almeno 1 giorno prima ). Cliccare sull icona azzurra personalizzarsi. per aprire la finestra dei 2 messaggi standard che ogni UO può Inserire i 2 testi che si desidera usare di frequente per risposte/inoltri poi salvare. In fase di scelta invece cliccare su una delle 2 etichette. Mail automatiche Quando mancano meno di 15gg alla scadenza, arriverà una mail quotidiana per ogni scadenza e una riassuntiva delle scadenze della UO che sono ancora aperte. Ricerca Nel campo di ricerca è possibile inserire una stringa di testo. Verranno visualizzate tutte le scadenze che contengono nel testo il testo ricercato e (se si è inserito un numero) tutte le scadenze con quel numero. Numerazione delle scadenze Ogni scadenza ha un numero progressivo. Le scadenze possono essere ricorsive (es. scadenze che si ripetono ogni tot mesi) in tal caso mentre col vecchio programma la stessa scadenza aveva numeri diversi, col nuovo programma il numero rimane lo stesso ma viene aggiunto un # con il numero progressivo riferito alla stessa scadenza (es. 777 #1, 777 #2, 777 #3, #100). Se apparisse da qualche parte nnn #0 significa che la scadenza nnn non è ricorsiva.