APPLICAZIONE WEB PER LA GESTIONE DELLE RICHIESTE DI ACQUISTO DEL MATERIALE INFORMATICO. Francesco Marchione e Dario Richichi

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1 APPLICAZIONE WEB PER LA GESTIONE DELLE RICHIESTE DI ACQUISTO DEL MATERIALE INFORMATICO Francesco Marchione e Dario Richichi Istituto Nazionale di Geofisica e Vulcanologia Sezione di Palermo

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3 Indice Introduzione Tecnologie Obiettivi raggiunti In dettaglio Caratteristiche generali dell applicativo Utenti Flowcharts funzionamento Struttura dell applicativo Conclusioni Appendice Bibliografia... 13

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5 Introduzione Il Laboratorio Servizi Informatici della Sezione di Palermo dell Istituto Nazionale di Geofisica e Vulcanologia si occupa, oltre che dei normali compiti tecnici e di progettazione ad esso assegnati, anche della gestione dell acquisto del materiale informatico richiesto dai dipendenti della sezione di Palermo. Per agevolare il lavoro si è deciso in tal senso di aumentare il controllo di una tra le fasi più critiche dell acquisto, lo stato di avanzamento dei buoni d ordine, creando di fatto un sistema di informazione sullo stato di avanzamento della propria richiesta. I benefici di tale soluzione portano a una migliore informazione e una semplificazione del lavoro, evitando così che i dipendenti chiedano di continuo informazioni ai componenti del laboratorio, impegnati in altri compiti. La soluzione scelta è stata quella di rendere possibile la visione del materiale acquistato direttamente sul web a tutti i dipendenti, per rendere oltretutto trasparenti le fasi dell acquisto. E stato inoltre progettato un database per tenere traccia dei dati utilizzati consentendo di effettuare interrogazioni (QUERY) sullo stesso, in modo che il singolo utente possa verificare le proprie richieste e il relativo stato di avanzamento. 1. Tecnologie La scelta del linguaggio di programmazione è stata PHP 1 per la programmazione delle pagine a contenuto dinamico e MySql 2 per la strutturazione del database. È stato così possibile scrivere un software che si basasse su un ambiente già consolidato, il portale di Sezione [Richichi, 2008], sviluppato proprio su questa architettura. L interfacciamento e il principio di funzionamento sono mostrati in Figura 1: Figura 1. Richiesta pagina (PHP + MySql). L utente, mediante il browser, richiede una pagina al webserver, sul quale sono in esecuzione sia Apache (http server) che MySql (RDBMS). 1 Php (Hypertext Preprocessor) è un linguaggio di scripting interpretato, con licenza OpenSource, originariamente concepito per la realizzazione di pagine web dinamiche. Attualmente è utilizzato principalmente per sviluppare applicazioni web lato server ma può essere usato anche per scrivere script da linea di comando o applicazioni stand alone con interfaccia grafica [Wikipedia, 2008a]. 2 MySQL è un Database Management System relazionale (DBMS), composto da un client con interfaccia a caratteri e un server. E stato usato per la creazione della base di dati necessaria per la realizzazione del software. Scelto per la sua grande affidabilità e le elevate prestazioni, il Data Base MySql gira su almeno 20 piattaforme diverse [Wikipedia, 2008b]. 5

6 Il programma recupera eventuali dati dal database e successivamente l interprete programma è in grado di elaborare la pagina. Il risultato dell elaborazione è inviato dal webserver al browser del client. 2. Obiettivi raggiunti Il sistema è stato progettato per rendere le procedure di gestione degli ordini informatici più funzionali possibili, raggiungendo una serie di obiettivi elencati di seguito: ORDINE Tutto ciò che viene richiesto ha una collocazione spazio-temporale ben definita, oltre a rispettare l ordine con cui vengono ricevute le richieste di acquisto COMPATIBILITÀ L accesso e l utilizzo sono possibili mediante qualsiasi browser e/o Sistema operativo (Linux, Windows o Mac). CONTROLLO Le richieste di acquisto vengono notificate mediante 2 . Una viene inviata allo stesso richiedente, così da accertare la veridicità della richiesta. L altra al tecnico responsabile, così da avere una modalità di riscontro immediata, evitando di dover controllare ogni volta la pagina di riepilogo. Se per errore la richiesta è stata fatta da un altro dipendente, sarà nel suo interesse notificare al più presto l errore verificatosi per evitare disguidi. STORICO Tutte le richieste di acquisto, qualunque sia lo stato attuale delle stesse, vengono memorizzate a lungo termine. È così sempre possibile risalire al richiedente e alla quantità di materiale richiesto. SEMPLICITÀ Il software è stato ideato e realizzato tenendo conto in primo luogo delle esigenze degli utenti che ne avrebbero sfruttato le funzionalità. Sono state evitate caratteristiche inutili che ne avrebbero complicato il funzionamento. Il procedimento è intuitivo e non comporta alcuna preparazione da parte degli utenti. A tale scopo è stata evitata l autenticazione, così da non obbligare l utente a ricordare un ulteriore password. ESPANDIBILITÀ Il software lascia spazio ad eventuali modifiche e miglioramenti successivi. Nulla vieta l aggiornamento con nuove funzioni, così da aggiungere ulteriori funzionalità eventualmente non tenute in considerazione durante la fase iniziale di progettazione, rispettando ad ogni modo il principio di semplicità e fruibilità dell applicazione da parte di tutto il personale. 3. In dettaglio 3.1 Caratteristiche generali dell applicativo L applicativo presenta 3 funzionalità principali: Richiesta Acquisto. Stato Richiesta. Modifica Richiesta. Solo le prime 2 sono accessibili dagli utenti che richiedono l acquisto. Gli incaricati alla gestione delle richieste possono avere accesso indifferentemente alle 3 funzioni. L applicazione presenta così 2 livelli, uno per la sottomissione delle richieste, accessibile senza autenticazione, e l altro per la gestione accessibile solo 6

7 previo inserimento di nome utente e password. Si ricorda che l accesso all applicativo in ogni caso permesso solo agli utenti della Sezione di Palermo mediante autenticazione dell indirizzo IP. 3.2 Utenti Rispecchiando pienamente l architettura a doppio livello accennata in precedenza, sono previste due tipologie di accesso (Figura 2): SENZA AUTENTICAZIONE, permesso a tutti gli utenti della Sezione di Palermo. CON AUTENTICAZIONE, permesso solo al personale autorizzato alla gestione. L applicativo può così essere sfruttato sia dagli utenti normali, i richiedenti, sia dal personale del Laboratorio Servizi Informatici, che ha la possibilità di accedere a funzioni particolari per la gestione delle richieste. Figura 2. Accesso riservato con autenticazione. La pagina caricata subito dopo l accesso è quella di riepilogo degli interventi, lista_admin.php dalla quale è possibile amministrare lo stato e le informazioni degli interventi programmati. Maggiori informazioni nel paragrafo

8 3.3 Flowcharts funzionamento Di seguito (Figura 3) i flowcharts 3 che descrivono il funzionamento dell applicazione, rispettivamente dal punto di vista dell utente e del tecnico incaricato alla gestione. Figura 3. Flowcharts del funzionamento lato Utente (sinistra) e lato Tecnico (destra). 3 Flowchart è una rappresentazione schematica di un processo o di un algoritmo mediante l utilizzo di simboli e connettivi logici [Wikipedia, 2008c]. 8

9 3.4 Struttura dell applicativo Qui di seguito sono riportate alcune immagini che riprendono l applicazione avviata, con informazioni sui controlli e sul funzionamento dettagliato degli stessi. L accesso alla prima pagina (buoni.php) presentata agli utenti è permesso come già ricordato, solo dalla sede INGV di Palermo mediante autenticazione dell indirizzo IP, e non prevede alcun tipo di autenticazione. Il form 4 di inserimento (Figura 4) prevede 4 controlli e un pulsante per la sottomissione della richiesta. La procedura è stata resa più intuitiva grazie ad una piccola guida aggiunta in coda alla pagina che risponde alle domande più comuni sulla compilazione. Figura 4. Pagina "buoni.php". COGNOME: ComboBox ordinata alfabeticamente, per la scelta dell utente che dovrà effettuare la richiesta; MATERIALE DA ACQUISTARE: ComboBox contenente una vasta gamma di componenti e materiale acquistabile oltre la possibilità di selezionare ALTRO, se non contemplato; DESCRIZIONE MOTIVAZIONE E QUANTITÀ: è possibile inserire informazioni dettagliate sull acquisto (Modello, misure, quantità ) e sul perché è stato richiesto; PROGETTO: nel caso in cui l acquisto non debba pesare sui fondi ordinari dell ente, è necessario specificare su quale progetto si appoggerà. Il link STATO ORDINI porta direttamente alla pagina lista.php, con il riepilogo dello stato di tutte le richieste, eventualmente filtrabili. Alla pressione del tasto Richiesta di Preventivo, l applicazione registra sul database il record e viene spedita un sia al richiedente che al personale preposto alla gestione. Per l invio delle è stata utilizzata una classe già pronta per l uso, trattata in Appendice. L applicazione successivamente fa in automatico un redirect alla pagina successiva nella quale l utente può verificare il corretto inserimento della richiesta. 4 Form è un insieme di campi che permettono all utente di inserire dei dati, in seguito inviati ad un server per essere processati [Wikipedia, 2008d]. 9

10 Se dovessero verificarsi degli errori nella compilazione e successivo invio della richiesta, è sempre possibile contattare gli amministratori che provvederanno in tempi brevi a eliminare il record errato. La pagina lista.php, come mostrato in Figura 5, presenta il riepilogo di tutte le richieste ordinate automaticamente per data. Il criterio è semplice: ad ogni modifica di stato, verrà aggiornata la data, quindi l informazione passerà in testa alla lista. Figura 5. Pagina "lista.php". In questa pagina vengono mostrate tutte le richieste ed il loro stato attuale. In fase di accettazione viene assegnato lo stato RICHIESTA DI PREVENTIVO, presentato con colore grigio. Per gli stati successivi vengono usati altri identificativi: ALLA FIRMA azzurro ACCETTATO E ORDINATO giallo ARRIVATO verde RESPINTO nero Gli altri campi visualizzati sono la data di inserimento (automaticamente aggiunta in fase di prenotazione) ed i già citati materiale, descrizione e progetto. Selezionando il cognome e ciccando sul pulsante Cerca è possibile visualizzare soltanto le richieste di preventivo dell utente desiderato. Cliccando sul link Visualizza tutta la lista si ritorna alla visualizzazione normale. La sezione di modifica delle richieste, l ultima delle tre, prevede l alterazione dello stato basandosi sull avanzamento del buono d ordine in amministrazione, come mostrato in Figura 6. 10

11 Figura 6. Pagina "lista_admin.php". I campi visualizzati nella lista di riepilogo dell amministratore o tecnico addetto non sono modificabili, a meno che non si intervenga direttamente sul database. È soltanto possibile modificarne lo stato. Come già detto, la modifica dello stato dipende essenzialmente dall avanzamento della richiesta negli uffici amministrativi, in particolare: RICHIESTA PREVENTIVO : è lo stato iniziale, impostato di default in presenza di una richiesta fatta dall utente; il Laboratorio Servizi Informatici in questa fase deve richiedere i preventivi per l acquisto ALLA FIRMA : una volta preparato il buono scegliendo tra i preventivi pervenuti, il buono passa al responsabile Ufficio Acquisti, che lo sottopone al Direttore ACCETTATO E ORDINATO : se viene firmato dal Direttore, viene subito dopo inviato a mezzo fax all azienda incaricata RESPINTO : se il materiale non può essere acquistato, quindi il buono annullato ARRIVATO : appena il materiale richiesto arriva alla sezione. Tutte le variazioni di stato aggiornano il database, ma riportano alla stessa pagina lista_admin.php, così da permettere più modifiche senza dovere continuamente ricaricare la pagina. 4. Conclusioni Il software realizzato, nella sua prima fase di test, ha creato alcune difficoltà soprattutto agli utenti che dovevano abituarsi ad una gestione automatizzata della richiesta. Ma dopo poco tempo i benefici portati dall applicativo sono stati abbastanza soddisfacenti: si è ridotto il numero di richieste verbali sullo stato del proprio ordine, in quanto visionabile direttamente dal sito; si è ridotto il tempo di attesa per la presentazione della richiesta all ufficio preposto, grazie ad una più accurata gestione delle richieste. L applicativo necessita di ulteriori affinamenti, soprattutto lato utente, magari con l inserimento di un modulo che permetta la gestione delle richieste fin tanto che queste non vengano processate dal personale incaricato. Inoltre si è pensato di intervenire sulle liste del materiale per rendere il programma flessibile ad ogni tipologia di acquisto non solo riguardante il materiale informatico. 11

12 Appendice La sezione del software che si occupa dell invio delle comunicazioni a mezzo , si basa sull utilizzo di una classe esterna, liberamente scaricabile e fornita con Licenza LGPL 5, per la generazione e l invio delle e- mail. Il codice sorgente di seguito [Wrox International, 2008] è stato inserito per completezza, così da mostrare come viene utilizzata la classe all interno del programma. Sono state volutamente omesse porzioni di codice, perchè non indispensabili per la comprensione della classe. <?php require "class.phpmailer.php"; [...codice per la generazione dell indirizzo cui inviare l ...] $mail = new PHPMailer(); $mail->from = $mail->fromname = "Francesco Marchione"; // HTML body $body = "Ciao <font size=\"4\">". "{$PERSONALE}". "</font>, <p>"; $body.= "<i>la tua</i> richiesta di acquisto per: <i> ". "{$DESCRIZIONE}". "</i> è stata ricevuta.<p>"; $body.= "Ps: Se non hai inoltrato tu la richiesta per favore comunicalo tempestivamente.<br>"; $body.= "Francesco Marchione"; [...] $mail->body = $body; $mail->altbody = $text_body; $ _finale = $mail->addaddress($ _finale, $PERSONALE); $mail->subject = "Importante, ricevuta di richiesta acquisto"; if(!$mail->send()) echo "Errore nell invio dell a: ". "{$PERSONALE}". "<br>"; $mail->clearaddresses(); $mail->clearattachments(); [...codice per l invio dell ai tecnici...]?> 5 LGPL è una licenza compatibile con GPL che viene usata soprattutto per librerie e plugin. Il software coperto da LGPL può essere linkato con software non compatibile LGPL (anche proprietario), purché sia reso disponibile il codice sorgente della parte LGPL e sia aggiornabile indipendentemente dal resto del programma con cui è linkata [Potorti, 2005]. 12

13 Bibliografia Potorti, F., (2005). Licenze per il software. Richici, D., (2008). Realizzazione del portale della Sezione di Palermo. Rapporti Tecnici INGV, n pp. Wikipedia, (2008a). PHP. Wikipedia, (2008b). MySQL. Wikipedia, (2008c). Flowchart. Wikipedia, (2008d). Form (web). Worx International, (2008). PHP MAILER. phpmailer.codeworxtech.com. 13

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